Filtri e regole

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LA GESTIONE DEI FILTRI e delle REGOLE in iDocMAIL
è possibile creare e memorizzare o meno filtri e regole automatiche semplici ed avanzati,
oppure ricercare una qualsiasi parola anche parziale presente nelle email, sia in:
Mittente/Destinatario
oggetto
corpo.
RICERCA RAPIDA:
inserire nell'apposita casella la parola da ricercare anche parziale, (es. per ricercare la
parola “opzione” è possibile inserire anche “opz” oppure “pzio”), la ricerca verrà
effettuata nei campi Mittente / Destinatario / oggetto, oppure nell'apposito menù a
tendina è possibile scegliere in quali campi specifici delle email si vuole effettuare la
ricerca.
cliccare sull'icona lente
per iniziare la
ricerca, quindi verranno selezionare solo
le email desiderate, lo sfondo della casella di ricerca diventerà di colore rosso
finché la ricerca sarà attiva, al fine di ricordare all'utente che un filtro è attivo, per
escludere il filtro di
ricerca e ritornare nella modalità normale, cliccare sull'icona
“lente con la x rossa”
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FILTRI • filtro Dettagliato
è possibile eseguire ed anche salvare i filtri e le regole, che possono essere di tipo:
“Dettagliato”, “per Mittente” e “per Destinatario”, iniziamo a vedere come utilizzare i
filtri più completi, “i Dettagliati”. cliccare sull'icona lente
si apre la maschera, per la gestione dei filtri, scegliere Dettagliati, ed inserire i parametri
di ricerca desiderati
i parametri di ricerca possono essere diversi e specifici per i vari campi email, come
riportato nell'esempio di seguito. Per aggiungere un nuovo parametro cliccare
sull'icona +
Filtro per: va indicato su quale account email deve essere applicato il filtro/regola,
questa (scelta è molto importante,)
quindi scegliere il campo email sul quale applicare il filtro poi scegliere la condizione e
l'opzione del tipo di condizione, ovvero “Soddisfano tutte le condizioni”, indica che si
devono verificare congiuntamente o contemporaneamente tutte le condizioni,
la seconda invece “Soddisfano anche una sola condizione”, indica che basta che si
verifichi una sola delle condizioni inserite.
Nell'esempio, verranno filtrate tutte le email che nel campo oggetto contengono le
diverse stringhe relative alle conferme di lettura.
cliccare sull'icona
impostazioni, per
visualizzare anche il
pulsante “salva”,
altrimenti sarà presente
solo il pulsante “applica”
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Cliccando su “applica”, il filtro viene attivato, la maschera filtro NON deve essere
chiusa finchè si vuole mantenere il filtro attivo. (scorrere sulle varie pagine nel caso il
filtro sia composto da più pagine)
I filtri possono essere anche salvati (memorizzati) per essere ri-utilizzati senza doverli
ricompilare, per salvare o memorizzare un filtro cliccare sull'icona impostazioni
apparirà
anche
il
pulsante
“salva”,
sul
quale
cliccare.
Una volta salvato un filtro, verrà inserito nell'apposito riquadro filtri, a sinistra dello
schermo, basterà un click per attivarlo.
IL FILTRO DIVENTA ANCHE UNA REGOLAEV0S003B
possiamo fare in modo che un filtro dettagliato diventi anche una regola, che
automatizza le operazioni desiderate.
Per creare la regola in base al filtro, cliccare sulla scheda Regola, scegliere il tipo
Azione:
Imposta Etichetta: per assegnare automaticamente un'etichetta alle emails che
corrispondono al filtro, quindi nel menù a tendina a destra selezionare l'etichetta da
assegnare
Sposta in cartella: per spostare nella cartella desiderata le email che corrispondono al
filtro,quindi nel menù a tendina a destra selezionare la cartella da assegnare
Sposta nel cestino: per spostare nel cestino (posta indesiderata)
Inoltra: questa azione permette di inoltrare le email verso un'altra casella, sempre in
base al filtro abbinato alla regola
applicare regola allo scarico della nuova posta:
se attivata, la regola viene lanciata
automaticamente quando ogni volta che arriva una
nuova email, altrimenti occorre cliccare sull'icona
applica, quando si desidera eseguire la regola.
attiva/Disattiva regola:
Spuntare per mantenere attiva la regola, non
spuntata la regola è disattivata
Nota:
Le email inoltrate da una regola, vengono marcate
come tali, pertanto al lancio della stessa regola non
saranno inoltrate di nuovo email che corrispondono
alla regola, ma che sono già state inoltrate in
precedenza.
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UN ESEMPIO Di REGOLA INOLTRO EMAIL.
la funzione inoltra, può ad esempio, essere utilizzata per inoltrare le email che arrivano
sul server iDocMAIL verso un account di posta esterno come, gmail, yahoo, hotmail
ecc,
in modo che possiamo leggere le email da startphone quando siamo fuori ufficio,
evitando di dover configurare le varie caselle email aziendali nello smartphone,
In questo esempio la regola inoltra
automaticamente tutte le email che
arrivano sulla casella“
[email protected]”, con Data
uguale o successiva al 15/12/2014,
verso la casella gmail indicata.
COME GESTIRE FILTRI e REGOLE DAL PANNELLO VERTICALE
un click sulla descrizione della regola apre la maschera che contiene il
relativo filtro regola, cosi' possiamo verificare su quale email avrà effetto la
regola (la regola non viene eseguita)
un click sull'icona “esegui” applica la regola,
l' icona verde indica che la regola è attivata, rossa significa che è
disattivata.
Un click sull'icona a destra per modificare la regola
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I numeri tra le parentesi (xx), indicano
quante email sono ancora da leggere per
ciascun filtro.
Cliccando sull'icona di fianco si apre la
maschera per modificare il filtro
Se si è selezionato un filtro, (nell'esempio in alto
“CREDENZIALI iDocBOX”) e si clicca sull'icona lente in alto
è
selezionato
il
filtro
viene riaperta la maschera contenente il filtro, a questo punto è possibile inserire altri
parametri di ricerca nel filtro (già esistente), utilizzando l'icona +, quindi se si clicca il
pulsante “applica” verrà applicato il filtro anche con i nuovi parametri appena inseriti,
e se vogliamo salvare il filtro con le nuove modifiche, cliccare sull'icona impostazioni
e scegliere “salva”, altrimenti se si clicca sulla X in alto a sinistra della maschera del
filtro, quest'ultima viene chiusa senza salvare le nuove modifiche appena effettuate,
(quindi rimane il filtro originale).
E' possibile inoltre effettuare dei filtri a più livelli, ovvero se selezioniamo un filtro, e poi
inseriamo nella ricerca rapida una parola da ricercare, verranno selezionate le email
che conterranno quella parola all'interno del filtro già attivo, ATTENZIONE LA
MASCHERA FILTRO DEVE RESTARE APERTA, UTILIZZANDO L'ICONE LENTE
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Quando un filtro è attivo, in alto nella barra di stato viene memorizzato il numero di
email filtrate, se inseriamo una parola da filtrare anche nella ricerca rapida, il numero
delle email filtrate cambierà in base all'ulteriore “sub-filtro” email.
FILTRI per PERIODO – predefiniti e personalizzabili
i filtri periodo sono dei filtri “pre-definiti” in base al periodo prescelto,
questo esempio di filtro visualizzerà soltanto le email del giorno corrente.
cliccando
su
“posta in arrivo”,
“posta inviata” o
“posta eliminata”,
il
filtro
verrà
applicato su una
di queste cartelle
selezionate.
La Maschera di
selezione filtro
deve restare
aperta
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Se il periodo non è tra quelli predefiniti è possibile personalizzare i filtri periodo in base
alle proprie esigenze
Questo esempio riporta un
filtro che seleziona le email
del periodo :
Dal 1° al 15 Dicembre 2013.
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FILTRI per MITTENTE
è un tipo di filtro che raggruppa tutte le email provenienti da un determinato mittente
(casella email) esempio: “[email protected]”, oppure dal dominio del mittente,
esempio, tutte le email provenienti da un mittente che abbia come dominio
“@italiadigitale.it”. E' possibile creare questo filtro in maniera molto semplice con
l'apposita icona che si trova a sinistra del mittente nella maschera di apertura email.
selezionare mittente per creare un filtro in base all'indirizzo email, oppure selezionare
Dominio per creare un filtro in base al Dominio del mittente
Il filtro verrà creato ed inserito nell'apposito riquadro “filtri”della barra verticale.
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APRIRE FILTRI in una NUOVA SCHEDA DEL BROWSER
una possibilità “molto comoda” è quella di poter aprire ed applicare un filtro in una
nuova scheda del browser, in modo che nella scheda principale abbiamo la ns.
situazione generale, ed in una o più schede vogliamo visualizzare altri filtri, ad esempio,
soltanto le email arrivate ieri, basta posizionarsi sulla scheda iDocMAIL fare click col
tasto destro del mouse e scegliere apri link in una nuova scheda, selezionare la nuova
scheda appena aperta ed applicare il filtro desiderato.
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LISTA EMAIL in SCHEDA ANAGRAFICA DEL CRM
Nel modulo CRM nella scheda anagrafiche aziende (ad. es. clienti e fornitori),
vengono collegate ed elencate nell'apposita sezione “email” le email dell'anagrafica
che stiamo consultando.
(freccia rossa email inviate, freccia verde email ricevute)
lista email collegate.
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