DATA ENTRY AI Solution adotta stringenti politiche di sicurezza

DATA ENTRY
AI Solution adotta stringenti politiche di sicurezza nella realizzazione dei servizi sia di data entry elettronico
o da immagine, che per quanto concerne il data entry con modalità on-line. I servizi vengono erogati
effettuando un monitoraggio continuo per garantire il rispetto degli SLA e dei tempi di lavorazione.
E' garantita la tutela dei dati ed il loro utilizzo nel pieno rispetto delle leggi vigenti in termini di privacy.
Processo di lavorazione
Il servizio consiste nell’acquisizione di dati ed informazioni da documenti cartacei complessi, mediante la
digitazione manuale da parte degli operatori. Quando i documenti sono strutturati in moduli, attraverso il
data entry elettronico o da immagine, si possono utilizzare tecnologie più avanzate al fine di ridurre i tempi
di lavorazione ed aumentare la qualità del servizio. La soluzione strategica per affidare in outsourcing ad un
data center specializzato tutte le attività di back office è il data entry in modalità on line, tramite linee
dedicate, si opera direttamente sulle procedure residenti sui server aziendali del cliente.
Stampa e postalizzazione
La stampa e postalizzazione sono caratterizzate da:
- preparazione per la stampa. Questa si avvale di programmi SW e/o procedure di stampa-unione che
permettono anche di effettuare la suddivisione della stampa per:
• tipologia di spedizione
• codice di avviamento postale
• numero di pagine per destinatario, per facilitare l’imbustamento, individuando, inoltre, quelle relative a
destinatari cui si inviano molti fogli (fino a 16) che richiederanno un intervento di imbustamento manuale.
- stampe di prova per allineamento dei dati del destinatario alla finestra della busta
- stampe a blocchi predefiniti per controllo sincronizzazione e qualità (per garantire un controllo degli invii,
relativi ad un elenco ordinato di destinatari, si effettuano stampe dei contenuti dei plichi in blocchi
uguali,relativi ad esempio a 100, 200 o più, così che si possa verificare che il primo e l’ultimo destinatario
del blocco stampato corrispondano ai nominativi nella stessa posizione in elenco. Inoltre è controllata la
caduta di qualità della stampa)
- imbustamento manuale e meccanico
- consegna alle poste di tutto il materiale pronto per la spedizione insieme ad un documento indicante il
numero di buste consegnate, la data di consegna, la tipologia di spedizione (posta prioritaria,
raccomandata, raccomandata AR, ecc.) e il costo della postalizzazione
Il limite di accettabilità sta nell’accertarsi di aver stampato ed inviato il plico giusto a tutti i destinatari e
questo è verificato dal controllo della qualità della stampa; dal controllo che ad ogni destinatario sia inviato
quanto era previsto nelle tipologie stabilite.
Modalità differenti di data entry
AI Solution opera con diverse modalità di data entry a seconda delle specifiche esigenze delle aziende
clienti.
- Data entry tradizionale: L’inserimento avviene in modo classico acquisendo i dati desunti dai documenti
cartacei. I dati si possono presentare in posizione fissa o in posizione variabile.
- Data entry elettronico o da immagine: Si utilizzano le tecnologie più avanzate al fine di ridurre i tempi,
aumentare la qualità del servizio. Si tratta di tecniche di rilevazione automatica dei dati estrapolati
direttamente da documenti e che richiedono solo interventi di correzione da parte dei nostri operatori
direttamente da immagine digitale a video.
- Data entry con modalità on line: Tramite linee dedicate operiamo sulle procedure residenti sui server
delle aziende clienti.
Acquisizione ottica
L’attività di Data Entry, è semplicemente identificata dall’acquisizione tramite la digitazione da parte di
operatori di determinati documenti. Più specificatamente può includere le operazioni di seguito descritte in
un processo più complesso che incorpora le specifiche fasi riportate.
L’acquisizione ottica è caratterizzata da:
- una serie di operazioni manuali (ordinamento dei documenti, timbratura, pulitura e smistamento per
tipologia) atte alla preparazione dei documenti da acquisire
- in caso di riconoscimento dei caratteri, le immagini (in vari formati) vengono elaborate attraverso
applicativi software che, andando a leggere determinati campi, vanno a riconoscere quanto riportato nel
documento originale e ne determinano un valore o termine formalmente corretto
- la correzione manuale di quanto sopra riconosciuto, anche attraverso la verifica del documento stesso o
correzione dei campi contenenti caratteri speciali (dovuti ad un riconoscimento ottico errato)
- l’esecuzione di prove e verifiche pianificate sul prodotto realizzato
I requisiti di accettazione del prodotto acquisito in immagine e/o convertito in testo sono, rispettivamente,
la chiara e completa corrispondenza all’originale e l’esatto riconoscimento delle cifre e del testo. Il
riconoscimento per alcuni progetti si avvale di un Software personalizzato che riconosce gli addendi di una
somma e riscontra che la somma risultante corrisponda a quella acquisita e di un dizionario per verificare
nel caso di caratteri non chiari, l’esatta corrispondenza con un lemma.
ARCHIFED: CARTA E BIT INSIEME
ArchiFED è il frutto di un meticoloso processo, ottimizzato negli anni grazie all’esperienza maturata nel
settore. Scanner professionali permettono di riprodurre fedelmente i documenti in formato digitale.
Personale altamente qualificato provvede ad una puntuale supervisione del processo di scansione
per garantire l’ottimale qualità delle immagini processate.