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Domande frequenti
Informazioni su EthicsPoint
Segnalazione – Informazioni generali
Protezione e riservatezza delle segnalazioni
Suggerimenti e procedure consigliate
Informazioni su EthicsPoint
Che cos'è EthicsPoint?
EthicsPoint è uno strumento di segnalazione globale e riservato, scelto da ITW per ospitare la Helpline
Riservata ITW. Storicamente, le persone sono state incoraggiate a riferire problematiche e violazioni
della Dichiarazione dei Principi di ITW direttamente al Responsabile degli Affari Legali o al Vice
Presidente, Servizi di Audit, di ITW. A seguito della propria espansione, la società ha deciso di affidare il
processo di segnalazione a una terza parte, specializzata nell'acquisizione e nella gestione delle
segnalazioni per multinazionali come ITW. La Helpline Riservata ITW consentirà inoltre ai dipendenti di
porre domande su temi etici, prima di prendere una decisione o di agire. EthicsPoint inoltrerà rapporti e
domande a ITW; dopodiché il personale da quest'ultima designato provvederà a valutarli e a svolgere il
follow-up del caso.
Segnalazione – Informazioni generali
Come inoltrare una segnalazione o porre una domanda in materia di etica?
La Helpline Riservata ITW è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Le segnalazioni possono essere
inviate tramite Internet: www.itwhelpline.ethicspoint.com. Le segnalazioni possono essere trasmesse
anche telefonicamente. I numeri telefonici di accesso variano da paese a paese. I numeri locali sono
reperibili su www.itwhelpline.ethicspoint.com, o sui cartelli affissi nelle bacheche dedicate ai
dipendenti delle varie unità commerciali. Il sito Web è disponibile in 12 lingue, mentre il servizio
telefonico supporta oltre 100 lingue.
Il processo è essenzialmente lo stesso, sia che si usi Internet, sia telefonicamente. Su Internet, digitare
le risposte a una serie di domande, nelle caselle dedicate del sito Web. Per telefono, un intervistatore
chiederà le stesse informazioni, digitando le risposte nel sito Internet della Helpline Riservata ITW. In
seguito, l'intervistatore rileggerà le risposte e, se confermate dal soggetto chiamante, presenterà la
segnalazione per suo conto.
Che cosa mi verrà chiesto?
Le prime domande che vi saranno rivolte riguarderanno la vostra sede e la località dell'incidente oggetto
della segnalazione. Il tutto in conformità con le varie leggi a tutela della privacy in vigore nei paesi nei
quali i dipendenti della società operano.
Domande frequenti
In seguito vi sarà chiesto di identificare l'unità commerciale presso la quale si è verificato l'incidente.
Selezionare "Altro/non sa" se la città o l'unità commerciale non sono elencate o se non siete sicuri della
loro ubicazione.
In seguito vi sarà chiesto di identificare l'oggetto della segnalazione o della domanda da un elenco di
problematiche esemplificative. Se non siete sicuri, o se le categorie elencate non descrivono ciò che
intendete segnalare o chiedere, selezionare la categoria "Altro".
In seguito vi sarà chiesto di rispondere a una serie di domande basilari sulla situazione oggetto della
segnalazione o della domanda. Si tratta di domande del tipo "chi, cosa, dove e quando". Le domande
obbligatorie sono contrassegnate da un asterisco rosso. Al termine delle domande, vi sarà chiesto di
scegliere una password. Tale password, insieme al codice di segnalazione che verrà generato alla
presentazione della segnalazione o della domanda, vi consentirà di tornare e inserire informazioni
aggiuntive o di rispondere a domande di approfondimento.
Quando siete soddisfatti delle risposte, premete il tasto "Invia Segnalazione" per completare la
segnalazione.
Quali tipi di situazioni è consigliabile segnalare?
Su base quotidiana, riteniamo che la maggior parte delle problematiche o delle domande possano
essere gestite in maniera corretta presso l'unità commerciale locale, discutendone con il vostro
immediato supervisore, con il Rappresentante delle RU o il Direttore Generale dell'Unità Commerciale.
Prendiamo atto, tuttavia, che in alcuni casi potrebbe essere difficile segnalare una situazione o rivolgere
una domanda alla direzione locale; in quei casi, la Helpline Riservata ITW vi offrirà una procedura
alternativa, sicura e riservata, per segnalare una problematica o porre una domanda correlata alla
Dichiarazione dei Principi ITW. Preferiamo infatti ricevere una segnalazione tramite la Helpline Riservata
piuttosto che rimanere all'oscuro.
La direzione ITW è davvero favorevole alle segnalazioni?
Certamente. In realtà ne ha bisogno. I dipendenti sanno esattamente cosa avviene all'interno della
società, in bene e in male. Se un dipendente viene a conoscenza di un'attività che potrebbe creare
problemi, segnalandola può minimizzarne i potenziali effetti negativi sulla società e su tutti i suoi
dipendenti e collaboratori. È inoltre possibile offrire suggerimenti che aiutano a identificare i problemi,
per migliorare la cultura e le prestazioni di ITW.
Dove vengono indirizzate le segnalazioni? Chi può accedervi?
Le segnalazioni vengono immesse direttamente nel server protetto di EthicsPoint per evitare qualsiasi
potenziale violazione della sicurezza. EthicsPoint inoltrerà le segnalazioni e le domande a ITW. Il
personale designato da ITW valuterà la segnalazione e svolgerà le indagini del caso e il follow-up
tempestivamente e con riservatezza.
Protezione e riservatezza delle segnalazioni
Posso inviare una segnalazione anonima?
Domande frequenti
Sì, è possibile. Preferiamo infatti ricevere una segnalazione anonima piuttosto che rimanere all'oscuro
su una possibile violazione etica. Tuttavia, vi incoraggiamo a identificarvi, in quanto sarà più facile per
la società indagare sui fatti tempestivamente e intraprendere le azioni del caso.
ITW o EthicsPoint possono identificarmi tramite il mio computer?
EthicsPoint non genera né mantiene alcuna registrazione interna delle connessioni con gli indirizzi IP,
pertanto non sono disponibili informazioni che colleghino i PC degli utenti a EthicsPoint o ITW.
Se l'idea di effettuare la segnalazione dal PC dell'ufficio vi mette a disagio, potete scegliere di utilizzare
un PC situato al di fuori dell'ambiente di lavoro (ad esempio in un Internet café o a casa vostra o di un
amico), per connettervi al sito Web protetto della Helpline Riservata ITW. A prescindere dal computer
usato, l'anonimato sarà garantito, a meno che non decidiate di identificarvi. Tuttavia, se si desidera
rimanere anonimo, l'autore della segnalazione deve verificare che il testo immesso non riveli
accidentalmente la sua identità, ad esempio è consigliabile evitare frasi quali "dal mio box accanto a
quello di Jan Smith…" o "nei miei 33 anni…".
Suggerimenti e procedure consigliate
Non sono certo che quello che ho visto o udito costituisca una violazione della Dichiarazione dei
Principi, ma comunque non mi sembra corretto. Cosa devo fare?
In caso di incertezza, è possibile fare ricorso alla Helpline Riservata ITW per porre domande. Preferiamo
ricevere una segnalazione per una situazione di fatto regolare, piuttosto che ignorare un potenziale
comportamento contrario all'etica a causa dell'incertezza dei testimoni. ITW non consentirà né
praticherà ritorsioni di sorta contro chiunque segnali in buona fede una violazione o una problematica
etica. ITW non tollererà che un individuo sia minacciato (apertamente o implicitamente) o oggetto di
ritorsioni - anche in materia di retribuzione - per avere sollevato una preoccupazione o un reclamo,
ovvero per avere partecipato a un'indagine su un reclamo o per essersi rifiutato di aderire a un
comportamento contrario all'etica. Non dimenticate che le informazioni fornite, siano esse personali,
riferite a colleghi o a qualsiasi aspetto delle attività di ITW, potrebbero comportare decisioni che
coinvolgono altre persone. Vi preghiamo quindi di fornire solo informazioni che, al meglio delle vostre
conoscenze, siano corrette. Inoltrare deliberatamente segnalazioni false sarà considerato un
comportamento scorretto, passibile di sanzioni disciplinari, fino al licenziamento.
Cosa devo fare se ricordo un particolare importante sull'incidente dopo aver presentato la
segnalazione? Cosa avviene se ITW deve pormi ulteriori domande riguardanti la segnalazione?
Quando inoltrate una segnalazione tramite la Helpline Riservata ITW, mediante il sito Web o
telefonicamente, potete scegliere di indicare un numero di telefono o un indirizzo e-mail di contatto per
ulteriori informazioni. Alla vostra segnalazione verrà assegnato un codice di segnalazione unico e vi sarà
chiesto di scegliere una password. Grazie al codice di segnalazione e alla password, potrete entrare
nuovamente nella Helpline Riservata ITW (tramite Internet o telefonicamente) per accedere alla vostra
segnalazione iniziale e inserire maggiori dettagli. Se avrete presentato una segnalazione anonima, ITW
inserirà eventuali domande di follow-up nella vostra segnalazione originale. Pertanto, vi suggeriamo di
Domande frequenti
accedere nuovamente alla segnalazione originale dopo alcuni giorni, per rispondere a eventuali
domande inserite.
Cosa dovrei fare se perdo il mio codice di segnalazione o la mia password?
Il codice di segnalazione e la password sono riservati e noti solo a voi. Né ITW, né EthicsPoint possono
risalirvi. In caso di smarrimento di uno di questi numeri, se desiderate integrare la vostra segnalazione
sarete tenuti a presentarne una nuova.