Domande frequenti

Domande frequenti sulla Helpline
Cos'è la Helpline?
La Helpline General Dynamics è un servizio di segnalazione mirato all'etica e alla
compliance, fornito dalla Società, che consente a chiunque - dipendenti, clienti,
venditori, fornitori o al pubblico in generale - di porre domande, segnalare
problemi o seguire problematiche già segnalate.
Chi gestisce la Helpline?
La Helpline è gestita da EthicsPoint, un appaltatore indipendente. L'indipendenza
di EthicsPoint da General Dynamics ha lo scopo di garantire ai dipendenti maggiore
comodità e sicurezza in merito alla riservatezza delle segnalazioni effettuate.
Perché è necessaria una Helpline?
General Dynamics ha adottato standard etici elevati per lo svolgimento delle
proprie attività. Se ritenete che qualcuno abbia violato tali standard, siete invitati a
segnalarcelo, affinché la Società possa indagare e, se necessario, correggere
eventuali problemi.
Al pari di molte grandi società, General Dynamics mette a disposizione la Helpline
come un servizio facoltativo che consente ai dipendenti di porre domande o segnalare
preoccupazioni su problematiche correlate ai nostri Standard Etici e di Condotta
Aziendale. Sebbene la maggior parte delle domande e delle preoccupazioni segnalate
possano essere risolte rapidamente e senza indugio discutendone con i dirigenti, la
Helpline fornisce un'ulteriore opzione per trovare aiuto qualora non vi sentiate a
vostro agio nel porre domande o segnalare preoccupazioni alla direzione. La Helpline
non ha lo scopo di sostituire le conversazioni fra dipendenti e dirigenti, ma fornisce
piuttosto una risorsa aggiuntiva ai dipendenti.
Quando è necessario usare la Helpline?
Dovreste fare ricorso alla Helpline ogniqualvolta riteniate che una questione
correlata all'etica o alla compliance andrebbe riferita a terzi piuttosto che al vostro
dirigente o ad altri con i quali lavorate direttamente. La decisione di fare ricorso
alla Helpline è del tutto volontaria.
Come si usa la Helpline?
Sono disponibili due metodi per accedere alla Helpline. Il primo è il numero verde
gratuito, che risponde 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tutti i giorni dell'anno. All'atto
della chiamata, un addetto professionalmente qualificato di EthicsPoint vi guiderà
attraverso una serie di domande mirate a identificare i dettagli pertinenti della
segnalazione o della domanda.
Pagina 1 di 4
Se si desidera lasciare il proprio nome e le proprie informazioni di contatto,
l'addetto prenderà nota. Si può scegliere, comunque, di rimanere anonimi e di non
rivelare la propria identità. EthicsPoint non tenterà di rintracciare la chiamata o di
apprendere la vostra identità. Se, contattando la Helpline, decidete di identificarvi,
General Dynamics farà il possibile per garantire la riservatezza del vostro nome
durante l'indagine o il follow-up.
Alla conclusione della chiamata, l'addetto riepilogherà le informazioni presentate e
apporterà le modifiche necessarie per assicurarsi che siate soddisfatti della
precisione della vostra segnalazione o richiesta di informazioni.
General Dynamics ha istituito numeri verdi in ogni Paese nel quale la Società ha
dipendenti. Operatori multilingua sono disponibili per consentire ai chiamanti di
effettuare segnalazioni o porre domande nella propria lingua madre.
La seconda opzione prevede l'uso del portale Web dedicato, che è disponibile ovunque
sia presente un accesso ad Internet. Il portale richiede le stesse tipologie di dettagli
pertinenti sulle domande e le preoccupazioni sollevate richieste dal servizio
telefonico. Anche in questo caso è possibile scegliere di rimanere anonimi: EthicsPoint
non tenterà di rintracciare il vostro indirizzo Web o di identificarvi in altro modo.
Il servizio Web offre anche una funzione di chat, che consente di avviare una
sessione di chat dal vivo, facilitata tramite EthicsPoint, con il personale General
Dynamic, mantenendo sempre l'anonimato.
Al pari del servizio telefonico, il portale Web è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su
7, ogni giorno dell'anno. L'accesso è consentito da qualsiasi computer dotato di
connessione a Internet.
L'uso della Helpline può causarmi problemi?
No. La Helpline viene fornita per il vostro uso e a vostra tutela. General Dynamics
vieta severamente qualsiasi ritorsione nei confronti di chi ha scelto di rivolgersi
alla Helpline per segnalare in buona fede problemi di natura etica.
Cosa occorre fare in caso di emergenza?
Le preoccupazioni relative a minacce immediate di lesioni fisiche o danni alla
proprietà non devono essere segnalate a EthicsPoint. Per ottenere assistenza di
pronto soccorso, si prega di contattare il 911 o i servizi di emergenza locali.
Cosa accade quando presento una segnalazione?
Tutte le segnalazioni, siano esse effettuate telefonicamente o via Web, vengono
prontamente esaminate da un addetto professionalmente qualificato di EthicsPoint.Le
segnalazioni vengono quindi inviate all'Ufficio per l'Etica dell'Unità Aziendale General
Pagina 2 di 4
Dynamics corrispondente all'unità aziendale dalla quale è partita la segnalazione.
Le parti interessate di General Dynamics ne vengono informate, per poter avviare
l'indagine e risolvere il problema o la preoccupazione. Verrà eseguita un'indagine
tempestiva e approfondita. Verranno adottati gli opportuni rimedi per affrontare
violazioni di leggi e normative, nonché degli Standard Etici e di Condotta Aziendale o
delle nostre politiche. I responsabili del follow-up del problema segnalato sono
professionisti qualificati per gestire la situazione con la massima discrezione possibile.
Tutte le segnalazioni vengono inserite in un database globale a scopo di
archiviazione e gestione dei casi. Eventuali documenti, registrazioni, foto o video
potranno essere inviati a EthicsPoint, nel qual caso verranno inseriti nel dossier
della segnalazione. Informazioni relative a origine razziale o etnica, opinioni
politiche, credo religioso o filosofico, appartenenza a sindacati e stato di salute o
altre caratteristiche personali di altre persone dovranno essere fornite solo qualora
siano assolutamente necessarie in relazione all'incidente segnalato.
Posso effettuare una segnalazione parziale riservandomi di completarla in seguito?
No, perché se rimarrete inattivi per diversi minuti si attiva il "time out" del portale
Web di EthicsPoint. Scegliete un momento e un luogo in cui potete usare il sistema
per completare la segnalazione in un'unica seduta.
Cosa accade quando inoltro una richiesta di informazioni?
Quando inoltrate una richiesta informazioni (ossia, ponete una domanda su una
politica o una procedura) la questione verrà reindirizzata alla risorsa più
appropriata di General Dynamics.
La Helpline è sicura?
Sì, le segnalazioni vengono immesse direttamente nel server protetto di
EthicsPoint, per evitare qualsiasi possibile violazione della sicurezza. Solo un
numero assai ristretto di dipendenti di General Dynamic hanno accesso alle
segnalazioni. Lo scopo della Helpline è facilitare il libero flusso di informazioni
garantendo ai dipendenti una procedura sicura per formulare domande ed
esprimere preoccupazioni.
Posso mantenere l'anonimato?
L'anonimato è garantito in tutti i Paesi, tranne in quelli che vietano segnalazioni
anonime. Pur essendo in molti casi più semplice risolvere la questione
identificandovi, non vi è chiesto di farlo. Se decidete di rimanere anonimi,
EthicsPoint o General Dynamics non tenteranno di identificarvi.
Pagina 3 di 4
Se mantengo l'anonimato, come potrò ricevere informazioni sullo stato della
mia segnalazione?
Se decidete di mantenere l'anonimato, vi verranno assegnati un codice di
segnalazione e una password, da annotare e custodire in luogo sicuro.
Successivamente potrete usare il codice di segnalazione e la password per
contattare nuovamente EthicsPoint per controllare lo
stato della segnalazione, fornire ulteriori informazioni o rispondere a eventuali
domande di verifica (follow up) delle persone che stanno svolgendo l'indagine.
Se mantengo l'anonimato, come potranno contattarmi gli investigatori per
eventuali domande di follow up?
Quando vi vengono assegnati codice di segnalazione e password, sarete in grado di
mantenere il contatto con EthicsPoint (telefonicamente o tramite il Web). Se un
investigatore desidera contattarvi, potrà lasciarvi un messaggio o rivolgervi una
domanda. Ad esempio, se avete depositato una segnalazione anonima su spese
improprie effettuate presso la vostra divisione, ma ne avete dimenticato la
denominazione, l'investigatore potrà lasciarvi un messaggio per chiedervi ulteriori
informazioni, ai fini di una migliore esecuzione dell'indagine.
Pagina 4 di 4