Il controllo operativo nell`area produzione approvigionamenti

Il controllo operativo
nell’area produzione approvigionamenti
Corso di Gestione dei Flussi
di informazione
Programmazione operativa
della produzione
Processo di approvigionamento
Programmazione operativa della produzione
Budget delle vendite
- Ordini acquisiti nelle
produzioni su commessa
Programmazione operativa
della produzione
- Previsioni di vendita
nelle produzioni per il
magazzino
1) Definizione fabbisogno di
approvigionamento e dei volumi di
produzione come da distinta base
2) Controllo della capacità produttiva
e dei tempi di lavorazione come da
ciclo di lavorazione
3) Programmazione delle attività
connesse alla produzione
Budget della
produzione
4) Lancio in produzione
5) Controllo di avanzamento della
produzione
1) Distinta base
Documento relativo alla composizione
quantitativa e qualitativa del prodotto
Consumi unitari (coefficienti di impiego):
quantità dei singoli componenti (materie prime e semilavorati)
necessaria per realizzare un’unità di prodotto
Obiettivi
determinazione dei volumi di produzione
determinazione dei fabbisogni di approvvigionamento
Modalità di consultazione della distinta base
ESPLOSIONE o sequenza d’assieme
IMPLOSIONE o sequenza di impiego
Trasforma il
prodotto in un
elenco di
componenti
Ricerca dei
possibili
impieghi di un
componente
negli insiemi
di livello
superiore
2) Ciclo di lavorazione
Documento che contiene i dati
relativi alle capacità produttiva
delle risorse disponibili
(macchina, impianti, personale
dipendente) ed ai tempi di
svolgimento delle singole
operazioni
Nelle aziende
industriali di maggiori
dimensioni è presente
un ufficio Tempi e
Metodi che si occupa
della definizione
ottimale del ciclo di
lavorazione
3) Diagramma di flusso della programmazione delle attività di produzione
Clienti
Ordini
clienti
Fornitori
Ordini
acquisto
Distinta
base
Arrivi da
fornitori
Ciclo di
lavorazione
Magazzino
materie
Programma
lavorazione
Avanzamento
Ordini
Spedizioni
Lavorazione
interna
Magazzino
semilavorati
Magazzino
Prodotti finiti
Lavorazione
esterna
4) Lancio in produzione
Documenti di gestione operativa della produzione:
1.
Lista di controllo degli ordini da lanciare in produzione
2.
Lista dei materiali necessari per ciascuna fase di
lavorazione
3.
Buoni di prelievo dei materiali in magazzino
4.
Buoni di versamento del prodotto finito in magazzino
5.
Bolle di lavorazione
6.
Schede per la rilevazione analitica dei costi di
produzione
Controlli di fattibilità del programma previsto
Controllo da effettuare prima del lancio effettivo:
1)
Verifica data di inizio e fine della lavorazione
2)
Verifica disponibilità della capacità produttive nelle diverse fasi
3)
Ri-pianificazione dei tempi in base ai risultati delle verifiche
precedenti
4)
Verifica delle disponibilità dei componenti, tenuto conto dei tempi
di cui al punto precedente.
E’ possibile effettuare questi controlli mediante
un lancio simulato su software gestionale
Incidenza crescente del processo di approvigionamento
sull’economicità aziendale
Crescente rilevanza dei costi d’acquisto di beni/servizi
sul fatturato ed aumento turbolenza ambientale
Cambiamento di atteggiamento: dalla ricerca del minor
costo all’ottica strategica
Il contenuto dello scambio azienda-fornitore è allargato
ad aspetti relativi ai tempi di consegna, agli standard di
qualità, ai problemi logistici…
Oltre a specifiche politiche delle scorte sono possibili
anche la collaborazione allo sviluppo di nuove
tecnologie e nuovi prodotti, alla cooperazione all’interno
della filiera per la riduzione e condivisione dei rischi
Aree chiave del processo di approvigionamento
1. Area direzionale-approvvigionamento
Dal marketing d’acquisto alle analisi di mercato,
alla pianificazione degli acquisti
2. Area amministrativo-approvigionamento
Gestioni ordini di acquisto: dall’emissione dell’ordine fino
al ricevimento dei materiali servizi.
3. Area tecnico-operativa
Dal ricevimento dei materiali/servizi, controllo qualitativo
E quantitativo, stoccaggio e movimentazione
4. Area amministrativo-finanziaria
Gestione debiti e pagamenti a fornitori
La matrice di Kraljik
Esprime il “posizionamento” dell’azienda rispetto
ai mercati di approvigionamento sulla base di
due coordinate:
Rilevanza
degli acquisti, espressa nella forma del
valore aggiunto per linea di prodotto, di percentuale
dei costi di materie prime sui costi totali o loro impatto
sulla redditività
Complessità del mercato della fornitura (numero di
fornitori, evoluzione tecnologica, barriere all’entrata,
fattori logistici).
La matrice di Kraljik
Elevata
Gestione dei materiali
Criteri di rendimento
fondamentali:
Costo/prezzo
Gestione del flusso
Importanza
Gestione degli acquisti
degli acquisti
Criteri di rendimento
fondamentali:
Efficienza funzionale
Modesta
Modesta
Gestione strategica degli
approvigionamenti
Criteri di rendimento
fondamentali:
Disponibilità a lungo termine
Gestione delle fonti di
approvigionamento
Gestione dei costi
Fonti affidabili a breve
termine
Elevata
Complessità del mercato della fornitura
Attività direzionali chiave
Conoscenza del mercato di
approvigionamento
Attivazione di una politica dei materiali e
dei servizi
Predisposizione di una politica dei fornitori
L’analisi del mercato dei fornitori
Informazioni da monitorare:
Grado
di concentrazione
Grado di concorrenzialità e presenza di
fornitori di prodotti sostitutivi
Barriere all’entrata o all’uscita
Ritmo innovazione tecnologica
localizzazione
Politica dei materiali e dei servizi
rischio di
B approvvigionamento A
matrice portafoglio materiali
materiali
materiali
collo
collo di
di
bottiglia
bottiglia
materiali
materiali
strategici
strategici
materiali
materiali
non critici
critici
non
materiali
materiali
effetto
effetto leva
leva
B impatto sulla redditività
A
Politica delle relazioni azienda-fornitori
Ricerca e selezione dei fornitori
Parametri di selezione:
Fattori dimensionali: capacità produttiva e possibilità di far fronte ad
aumenti repentini degli ordini
Fattori tecnologici
Fattori organizzativi: organizzazione operativa e contabile
Fattori economico-finanziari
Controllo delle rete di fornitura
A livello tecnico-produttivo (costi-tempi-qualità)
A livello finanziario (gestione dei debiti)
A livello manageriale (gestione del know how comune)
Il marketing d’acquisto
Procurement mix: insieme di attività di gestione del
sistema degli approvigionamenti finalizzati porre
l’azienda in condizioni di vantaggio competitivo rispetto
ai concorrenti:
• Politica dei materiali ( decisioni relative ai materiali e
alle tecnologie).
• Analisi della convenienza (definire gli aspetti
economici delle forniture).
• Scelta dei canali di acquisto ( valutazione del numero
di fornitori, dei mercati ).
• Comunicazione (relazioni da intraprendere con il
fornitore, tipologie contrattuali, procedure di
coordinamento, controllo..).
Gestione degli approvigionamenti
1)
2)
3)
4)
5)
6)
“Esplosione dei fabbisogni”, come da distinta
base
Controllo della disponibilità di magazzino
Scelta del fornitore
Emissione dell’ordine
Sollecito dell’ordine
Controllo sul ricevimento delle materie
Schema di flusso informazioni e attività di gestione degli approvigionamenti
Ordini
clienti
Informazioni
Attività
Distinta
base
Definizione
fabbisogno
Archivio
magazzino
Controllo
disponibilità
magazzino
Archivio
fornitori
Scelta
fornitore
Archivio
ordini
acquisto
Emissione
ordine
Programma
produzione
Sollecito
ordine
Previsioni
vendita
Ricevimento
materie
2) Controllo disponibilità di magazzino
2 modelli fondamentali di gestione delle scorte e di
riordino:
1) riordino ad intervalli fissi di quantità variabili
2) riordino di quantità fisse ad intervalli variabili
Il primo modello è funzionale alla revisione
periodica delle scorte, specie nelle situazioni in
cui vengono effettuati controlli contabili delle
scorte o sia utile esaminare periodicamente e
ad intervalli regolari il magazzino.
Il secondo modello prevede un controllo
continuo del magazzino.
Primo modello per il calcolo delle quantità da ordinare (Q)
Si considerano:
1) Il tempo medio di approvigionamento (TA): l’intervallo di tempo tra emissione
ordine e ricevimento materie (espresso in gg., settimane o mesi)
2) Scarico medio in produzione (o consumo medio CM) espresso nella stessa
unità di misura del tempo di approvigionamento;
3) Scorta di sicurezza (SS), scorta necessaria per prevenire “rotture di stock”
dovute a consumi superiori a quelli previsti o a ritardi nell’evasione degli
ordini da parte dei fornitori. La SS può essere definita con metodi statistici.
4) Quantità in rimanenza (RIM)
5) Quantità ordinate e non ancora ricevute (ORD)
L’ammontare delle materie da
ordinare ad ogni periodo di riordino
(intervallo fisso) è:
Q = (TA*CM) – (RIM+ORD) + SS
Consumo del
periodo
Quantità
disponibili
3) Scelta del fornitore
Indicatori di efficacia della fornitura
Qualità delle materie
Affidabilità su tempi e modalità di consegna
Prezzo e condizioni di fornitura (condizioni di pagamento, sconti
quantità, condizioni di trasporto, imballaggio…)
Un set di indicatori deve essere utilizzato come
requisito per l’accettazione e l’inserimento
iniziale del fornitore nell’archivio fornitori.
L’archivio deve essere costantemente aggiornato in
relazione ad emissione ordini, ricevimento materie ed
evasione ordini in rapporto alle condizioni pattuite, per
monitorare l’efficacia delle forniture.
4) Emissione ordine
5) Sollecito dell’ordine
Archivio
articoli
(ordini in corso)
Portafoglio
ordini in corso
Archivio
Fornitori
(ordini in corso)
L’analisi e l’elaborazione dei dati del portafoglio ordini consente
il controllo della situazione ordini, il sollecito degli ordini scaduti
e previsioni economico-finanziarie di livello più alto (con
riferimento alla contabilità direzionale)
6) Evasione ordini e controlli di corrispondenza
La presa in carico in magazzino delle materie ricevute avviene
attraverso l’emissione del BUONO DI CARICO, nel quale vengono
indicati anche i risultati dei controlli di corrispondenza sulle materie
ricevute:
1) Corrispondenza tra le quantità indicate nella bolla di
consegna e quelle presenti nella copia dell’ordine
2) Corrispondenza tra le quantità indicate nella bolla di
consegna e quelle effettivamente consegnate
3) Corrispondenza tra le caratteristiche qualitative delle
materie consegnate e le caratteristiche pattuite
Diagramma di flusso della procedura di gestione degli approvigionamenti
Fornitore
Ufficio acquisti Magazzino
Amministrazione
Fabbisogno
materie
Ordine
Uffici/
Operazione
Richiesta
Emissione
ordine a
fornitore
Ordine
acquisto
Ricevimento e
controllo
materie
Bolla
Emissione
Buono di
carico
buono di carico
Fattura
Disposizione
di pagamento
Cassa e
banche
Ricevimento e
controllo
fattura
Emissione
disposizione
di pagamento