Allegato 6_ Manuale di gestione e rendicontazione_Micro

Manuale di gestione e rendicontazione
Micro progettazione sociale - Azione A
(art. 4 lett. A del Bando)
PREMESSA
Il presente manuale è rivolto alle Organizzazioni di Volontariato che hanno presentato proposte
progettuali ammesse al finanziamento di Sodalis CSVS nell’ambito del Bando “Progettazione
Sociale 2014”.
Il manuale di gestione e rendicontazione del progetto rappresenta il documento di riferimento
dei responsabili di progetto al fine di garantire la corretta gestione e realizzazione delle
iniziative.
Eventuali modifiche al presente manuale che Sodalis CSV Salerno riterrà necessario apportare,
saranno comunicate alle associazioni beneficiarie e pubblicate sul sito web: www.csvsalerno.it
Art. 1) MODALITÀ DI GESTIONE
Con l’approvazione della graduatoria del bando Sodalis CSVS fa propria l’idea progettuale
presentata dal proponente e ne sostiene gli oneri come declinati nel piano dei costi approvato.
Sodalis CSV Salerno sarà l’unico centro di costo e per questo motivo assumerà direttamente
ciascun onere economico per la realizzazione dell’iniziativa.
Tutti i documenti di spesa (fatture, ricevute, note per rimborsi spese, etc.) dovranno pertanto
essere intestati ed indirizzati a Sodalis CSVS che, previa verifica della regolarità formale e
sostanziale degli stessi, procederà al relativo pagamento.
Il CSV non riconoscerà tutte le spese:
-
Non corrispondenti a quanto indicato nel piano dei costi approvato unitamente al
progetto;
Non comprovate da documenti fiscalmente validi;
I cui documenti non siano intestati direttamente al CSV;
Non coerente con l’attività realizzata o sia superiore al 30% del prezzo corrente di
mercato.
Ai sensi dell’articolo 6 sub a) del bando, gli oneri economici ammissibili sono i seguenti:
1.
Produzione di materiale promozionale e di diffusione;
2.
Noleggio attrezzature (solo nell’eventualità che sia impossibile l’utilizzo di quelle messe
a disposizione gratuitamente da Sodalis CSVS);
3.
Catering (previsto per attività formative e/o evento finale);
4.
Spese postali, oneri correlati all’iniziativa (costi di affissioni, SIAE, ecc..) e assicurativi;
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Bando Progettazione Sociale 2014 – Micro progettazione sociale- Azione A
5.
Nella misura massima del 65% del finanziamento, saranno considerati i compensi per
prestazioni professionali inerenti all’ambito di intervento del progetto di cui il 10% (del
finanziamento) possono ritenersi ammissibili le prestazioni che si riferiscono ad attività
di tutoraggio, coordinamento, amministrazione. Solo in via residuale e ove strettamente
necessario ai fini della realizzazione del progetto potranno essere sostenuti i costi per
prestazioni di formazione e seminariale;
6.
Utenze per un massimo del 10% dell’importo finanziato.
Per le utenze che sono contrattualizzate dall’organizzazione proponente, saranno
rimborsate solo le eccedenze degli importi comparando i costi sostenuti nei sei mesi
precedenti alla realizzazione dell’iniziativa a quelli tenuti durante il periodo dell’iniziativa
stessa.
7.
Rimborsi spese compreso il carburante si può utilizzare al massimo il 20% dell’importo
finanziato;
8.
Costi di vitto, alloggio e di trasporto per un massimo del 30% del finanziamento
richiesto.
L’utilizzo del mezzo proprio è consentito solo nelle tratte non servite da mezzi pubblici.
Le attività di studio e ricerca, compreso l’eventuale personale, sarà ammissibile per un
massimo del 10% dell’importo finanziato.
Non saranno ritenute ammissibili, in alcun caso, le spese relative all’acquisto dei beni durevoli
Per le spese superiori a € 500,00 andranno raccolti un minimo di tre preventivi che saranno
presentati a Sodalis CSVS prima di effettuare la spesa. Sodalis CSVS si riserva il diritto di
autorizzare la spesa o di contattare altro fornitore.
Art. 2) STIPULA DELLA CONVENZIONE PER LA GESTIONE DEL PROGETTO
A seguito dell’approvazione della graduatoria le associazioni utilmente collocate saranno
invitate a sottoscrivere apposita convenzione per la gestione del progetto a mezzo e-mail
all'indirizzo indicato nel formulario.
Le associazioni che non provvederanno alla sottoscrizione entro il termine di giorni 10 dalla
comunicazione di cui sopra, si intenderanno rinunciatarie e si procederà allo scorrimento della
graduatoria.
Art. 3) AVVIO DEL PROGETTO E TERMINE DI DURATA
All’atto della stipula della convenzione sarà concordato un incontro tra il coordinatore o
referente del progetto e lo staff di Sodalis per concordare le fasi esecutive del progetto.
Il coordinatore o referente sarà l’unico soggetto con cui il Centro interagirà sia per la
progettualità che per la rendicontazione
Entro dieci giorni da questo incontro il responsabile del progetto dovrà trasmettere la
progettazione esecutiva con il calendario e cronoprogramma delle attività indicando la data di
inizio del progetto che non potrà essere fissata oltre dieci giorni da tale comunicazione.
Da tale data decorrerà il termine di sei mesi entro il quale il progetto dovrà essere portato a
termine a pena di mancato sostegno delle spese sostenute per le azioni realizzate dopo la
scadenza.
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Bando Progettazione Sociale 2014 – Micro progettazione sociale- Azione A
Si precisa che la mancata presentazione entro il termine suddetto della progettazione
esecutiva e del crono-programma o il mancato inizio del progetto entro la scadenza su indicata
si intenderanno come rinuncia al progetto stesso.
ART. 4) MODALITÀ DI DIFFUSIONE E VERIFICHE
Tutto il materiale di promozione, informazione e diffusione predisposto dall’organizzazione
(inviti, lettere, manifesti, brochure, comunicati stampa, sito web, pagina social network,
materiale multimediale etc.) dovrà tassativamente riportare la seguente dicitura:
“Progettazione Sociale 2014”
e dovrà inoltre riportare il logo di Sodalis e di tutti gli eventuali partner coinvolti nel progetto.
I loghi di enti pubblici o privati non presenti nella partnership, potranno essere inseriti nel
materiale promozionale solo qualora abbiano conferito un apporto in beni o servizi alla
progettualità.
Prima della realizzazione le bozze del materiale promozionale e di diffusione dovranno essere
trasmesse a Sodalis per il controllo di conformità al manuale. Sodalis si impegna ad effettuale
la verifica entro tre giorni lavorativi dalla ricezione. In mancanza di riscontro la bozza si riterrà
approvata.
Tutte le iniziative realizzate dovranno essere documentate a Sodalis CSVS, mediante la
presentazione del materiale prodotto (atti, materiale informativo, report, foto, e tutto quanto
in grado di dimostrare la realizzazione dell’attività), anche al fine di elaborare una
pubblicazione illustrativa di tutti i progetti realizzati attraverso l’iniziativa.
Sodalis CSV Salerno si riserva inoltre la possibilità di essere presente agli eventi previsti.
ART. 5) DOCUMENTI RELATIVI ALL’ AVVIO DEL PROGETTO
Relativamente a tutte le iniziative promosse, l’Associazione dovrà produrre, oltre alla
progettazione esecutiva e al crono programma - calendario delle attività, la seguente
documentazione:
•
•
•
Curriculum vitae di tutte le risorse umane non volontarie impegnate nel progetto ai fini
della contrattualizzazione;
Copia del libro soci dell’Organizzazione di Volontariato proponente e delle organizzazioni di
volontariato partner o in alternativa autocertificazione firmata dal Legale rappresentante;
Copia assicurazione dei volontari ai sensi della L. 266/91 art. 4
ART. 6) VARIAZIONI DEL CALENDARIO E DEL CRONOPROGRAMMA
Le variazioni delle date delle attività e del cronoprogramma dovranno essere preventivamente
comunicate a Sodalis, in caso di mancata comunicazione non saranno sostenute le spese
relative alle attività espletate nella data non comunicata.
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ART. 7) DOCUMENTAZIONE DELLE SPESE SOSTENUTE
Le spese relative al progetto dovranno essere documentate mediante fatture o ricevute fiscali,
titoli di viaggio, bollettini di conto corrente, biglietti di pedaggio autostradale, ed altri
documenti di spesa fiscalmente validi.
Non è consentito rendicontare spese documentate da scontrini, anche fiscali, salvo che si tratti
di importi complessivamente inferiori a € 100,00 (cento/00) e che lo scontrino abbia valore
fiscale e rechi l’indicazione dettagliata delle merci acquistate e il codice fiscale dell’acquirente.
In tale ultimo caso gli scontrini possono essere rendicontati esclusivamente in note rimborsispesa individuali.
I documenti di spesa vanno consegnati a Sodalis CSV Salerno, accompagnati da una lettera di
presentazione.
In caso di consegna a mano, sarà contestualmente rilasciato dal CSV il numero di protocollo.
La presentazione dei documenti per il pagamento potrà avvenire preferibilmente in non più di
due tranches.
Saranno liquidati i documenti contabili che presenteranno tutti i requisiti di cui al punto
precedente.
ART. 8) INDICAZIONI PER LA FATTURAZIONE O EMISSIONE DI RICEVUTA, NOTA DI
ADDEBITO
Ogni fattura, ricevuta fiscale o nota di addebito dovrà riportare in maniera chiara ed
inequivocabile: l’oggetto della stessa con l’elenco dettagliato dei prodotti o dei servizi
acquistati e della relativa data di acquisto;
La nota di addebito va prodotta nel caso in cui la fornitura di un bene o di un servizio è operata
da un ente non commerciale senza scopo di lucro, che non possiede partita IVA. La
rendicontazione della spesa avviene quindi previa presentazione di una nota di debito intestata
a Sodalis CSVS e che riporti il codice identificativo del progetto e la voce di costo impegnata
nel budget. Essa deve essere conforme alle normative fiscali e previdenziali e deve contenere
un’assunzione di responsabilità dell’emittente circa il rispetto dell’obbligo delle norme
previdenziali e fiscali, come da modello allegato.
Tutti i documenti di spesa prodotti dovranno essere intestati come di seguito:
Associazione Sodalis CSVS
Centro Servizi per il Volontariato di Salerno e Provincia
corso Vittorio Emanuele, 58 – 84123 - Salerno
Codice Fiscale: 91036230653
Su ciascun documento contabile andrà apposta una dicitura recante:
1. Il nome del progetto e il codice identificativo assegnato da Sodalis CSVS al progetto
stesso;
2. La voce di spesa del budget a cui è riferita la spesa.
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Bando Progettazione Sociale 2014 – Micro progettazione sociale- Azione A
ART. 9) PRESTAZIONI DI LAVORO AUTONOMO, ANCHE OCCASIONALE (max 65%
dell’importo finanziato)
I prestatori di lavoro autonomo, anche occasionale, dovranno sottoscrivere un’apposita lettera
di incarico, conforme al modello allegato.
La lettera di incarico viene utilizzata per tutte le collaborazioni stabilite con il personale non
volontario previsto nel progetto.
Ad essa deve essere allegato il curriculum vitae dell’incaricato e la copia del suo documento di
identità in corso di validità. La lettera di incarico va prodotta in triplice copia.
Si sottolinea che la forma più adeguata di collaborazione ammessa dal progetto (fatta salva quella
formalizzata con l’emissione di una fattura) è quella della prestazione occasionale che prevede l’emissione
da parte del collaboratore di una ricevuta su cui verrà operata la ritenuta d’acconto e l’IRAP da parte del
committente (anche in questo caso il compenso sarà pattuito al lordo della ritenuta d’acconto e
dell’IRAP).
Affinché la collaborazione occasionale possa essere ammissibile, occorre che risponda ai
seguenti requisiti (per ciascuna prestazione che abbia il medesimo committente):
-
Durata temporale complessiva non superiore ai 30 giorni nell’anno solare (anche non
consecutivi);
Compenso lordo non superiore a € 5.000,00 nell’anno.
All’atto del pagamento il prestatore di lavoro autonomo dovrà rilasciare apposita ricevuta,
intestata a CSV, su cui verrà operata la ritenuta d’acconto e l’IRAP da parte del committente
(anche in questo caso il compenso sarà pattuito al lordo della ritenuta d’acconto e dell’IRAP).
Il compenso stabilito nella lettera di incarico si intende sempre al lordo dell’IVA (se dovuta)
degli oneri previdenziali e di ogni altro onere (es. bollo) e della ritenuta d’acconto.
Ai sensi della L. 266/91 non possono intercorrere rapporti di natura patrimoniale tra l’OdV ed il
volontario per cui a quest’ultimo è consentito il rimborso delle spese effettivamente sostenute
e documentate per l’espletamento delle attività progettuali.
ART. 10) RIMBORSI SPESE E SPESE GENERALI
Le spese vive sostenute dai singoli soggetti impegnati nel progetto e i rimborsi delle spese di
carburante devono essere rendicontate in apposita nota spese conforme al modello allegato
Alla nota vanno allegati gli originali di tutti i documenti di spesa (biglietti di viaggio,
ricevute/fatture per il vitto e per l’alloggio, scontrini nei limiti di cui all’art. 6, ecc.) che
dovranno, ove possibile, essere intestati all’Associazione proponente o ai partner, al
coordinatore/responsabile del progetto ovvero, per le sole spese di vitto e trasporto, ai singoli
soggetti che hanno fatto anticipazione.
È tassativamente escluso qualunque rimborso forfettario salvo quanto previsto per i rimborsi
carburante e che quindi, in mancanza dei documenti in originale comprovanti la spesa
sostenuta, il Centro non procederà al relativo rimborso.
a) Rimborsi spese viaggi (max 20% dell’importo finanziato)
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Manuale di gestione e rendicontazione
Bando Progettazione Sociale 2014 – Micro progettazione sociale- Azione A
Per le spese di viaggio si provvederà al rimborso dei biglietti di autobus, treni (2a classe),
aerei.
E' previsto il rimborso delle spese di carburante per gli spostamenti delle persone impiegate
nel progetto con uso di mezzo proprio, solo nelle ipotesi di tratte non servite da mezzi pubblici
o difficilmente raggiungibili con mezzo pubblico ovvero in caso di trasporto di più persone o
merci o in orari non coperti sufficientemente dal servizio pubblico.
La misura del rimborso è pari ad 1/5 del prezzo della benzina alla data di inizio del progetto
per Km percorso. Per la determinazione del percorso si farà riferimento alla voce “percorso più
breve” del sito www.viamichelin.it con specifica indicazione degli indirizzi di partenza e arrivo.
Sono esclusi i rimborsi per gli spostamenti nell'ambito della stessa città e per percorsi inferiori
ai 10 km a/r.
Non saranno rimborsati i costi di carburante per raggiungere le sedi centrali e periferiche di
Sodalis CSVS, ad eccezione delle tratte effettuate nei due giorni di consegna delle
rendicontazioni e ogni qual volta il responsabile del progetto sarà convocato formalmente dal
referente del monitoraggio.
b) Rimborsi spese telefoniche (max 10 % dell’importo finanziato)
Le spese per ricariche di telefoni mobili sono ammesse a rimborso solo se riferite a utenze
intestate alle associazioni proponenti o partner ovvero al coordinatore o responsabile di
progetto. I numeri delle utenze interessate dovranno essere indicati al momento della
presentazione del progetto esecutivo e non possono subire variazioni nel corso del progetto,
salva l’ipotesi di sostituzione del referente, che dovrà essere tempestivamente comunicata.
c) Spese di vitto, alloggio e trasporti (max 30% dell’importo finanziato)
Fatta eccezione per i catering, coffee break e rinfreschi previsti in occasione di eventi, nonché
per il vitto previste in campi, corsi di formazione residenziali e similari a favore dei destinatari
del progetto, le spese di vitto possono essere rimborsate solo se relative ai volontari e alle
risorse umane retribuite impiegate nel progetto e solo quando un'attività si protragga per oltre
cinque ore nella stessa giornata.
E' previsto il solo rimborso delle spese per pranzo e cena nei limiti di € 20,00 a persona per
singolo pasto.
ART. 11) RIMODULAZIONE ECONOMICA
La rimodulazione economica è prevista solo in casi eccezionali e va inoltrata con istanza scritta
su apposito modulo. Nell’istanza vanno specificate chiaramente le motivazioni della variazioni
richieste e le voci di budget interessate. Il budget potrà essere rimodulato previa istruttoria e
autorizzazione del Coordinatore del CSV. In ogni caso non potranno essere apportate variazioni
che avrebbero inciso negativamente sul punteggio attribuito al progetto in sede di valutazione.
ART. 12) PAGAMENTI
Sodalis CSVS si impegna a pagare tutte le quietanze/fatture entro 5 giorni lavorativi dalla
presentazione della singola rendicontazione completa (fa fede la data del protocollo di Sodalis
CSVS).
Nell’eventualità che i tempi di pagamento delle quietanze/fatture creino difficoltà agli attuatori
del progetto, Sodalis CSVS si rende disponibile ad individuare soluzioni alternative.
ART. 13) APPORTO DELLE RISORSE UMANE VOLONTARIE
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Manuale di gestione e rendicontazione
Bando Progettazione Sociale 2014 – Micro progettazione sociale- Azione A
Il contributo delle risorse umane volontarie dovrà essere “rendicontato” utilizzando la
modulistica prevista (registro presenze e diario di bordo), in quanto oggetto di punteggio.
All’atto della firma della convenzione, è obbligatoria la consegna di copia conforme all’originale
del libro soci, aggiornato alla data della firma, dell’Organizzazione di Volontariato proponente e
di tutte le OdV coinvolte nel partenariato o in mancanza, autocertificazione del legale
rappresentante riportante l’elenco dei soci.
ART. 14) ALTRI ONERI
Le spese correlate agli oneri assicurativi, gli oneri correlati alla promozione dell’iniziativa e altre
tipologie non contemplate nel presente vademecum, ma ritenute ammissibili in fase di
valutazione dei progetti, saranno valutate in itinere e dovranno essere autorizzate formalmente
dal Coordinatore del CSV.
ART.15) ALTRI FINANZIAMENTI
E’ tassativamente vietato, nella realizzazione del progetto, utilizzare altre fonti di
finanziamento pubbliche e private e/o integrare altre azioni progettuali finanziate e sostenute
da enti pubblici e privati, se non sono state preventivamente comunicate nel formulario di
presentazione della proposta o successivamente nel corso del progetto e prima della effettiva
percezione.
Tali finanziamenti dovranno in ogni caso essere rendicontati a Sodalis quali risorse aggiuntive
del progetto.
E’ altresì tassativamente vietato, all’interno delle attività progettuali, svolgere alcun tipo di
attività commerciale, ad esclusione di quelle commerciali e produttive marginali indicate nel
Decreto del Ministero delle Finanze del 25 maggio 1995 che in ogni caso potranno essere
espletate solo dalle OdV presenti nella partnership.
ART. 16) NORMA FINALE
La responsabilità civile nei confronti di tutti i partecipanti a qualsiasi titolo ai progetti restano
esclusivamente in carico all’Associazione la quale nulla potrà pretendere a riguardo dal CSV.
Si ricorda per le Organizzazioni di Volontariato vige l’obbligo di assicurare i propri aderenti ai
sensi dell’art. 4 della legge n. 266 dell’11 Agosto 1991.
In allegato:
-
Modello per lettere di incarico per la prestazione occasionale d’opera;
Modello per lettere di incarico per i possessori di partita IVA;
Modello ricevuta per le lettere di incarico;
Modello per rimborsi spese;
Modello registro presenze;
Modello di consegna del materiale didattico;
Modello richiesta di rimodulazione;
Modello nota di addebito
Scheda progettazione esecutiva e crono-programma;
Modello di diario di bordo (per il personale volontario e non volontario);
Loghi CSV Salerno.
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