Presentazione Testa - SBA

Corso di formazione in house su “La nuova procedura
amministrativo-contabile per l’acquisizione del materiale
bibliografico in formato cartaceo dell’Ateneo di Messina”
Dipartimento di Economia, 2. piano, aula 2
Messina, 15 dicembre 2015
NUOVO MODELLO ORGANIZZATIVO DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO
DELL’UNIVERSITA’ DI MESSINA
Sistema Bibliotecario
D’Ateneo
Facoltà – Dipartimenti
Biblioteche
Biblioteche di Polo
Sistema Bibliotecario d’Ateneo
Bibliotecari
Servizi
Modello decentrato
Amministrazione Centrale
SBA
Procedura CIA
database amministrativo.
Gestione separata dei
fornitori, budget e ordini
Facoltà – Dipartimenti
Centri
Biblioteche
CATALOGO ALEPH
Database bibliografico
MES01
Modello Centralizzato
SBA - Catalogo Aleph
Database Bibliografico
MES01
Database Amministrativo
MES50
Polo Centrale Polo Annunziata Polo Papardo
Punti
Erogazione servizi
Punti
Erogazione servizi
Punti
Erogazione servizi
UFFICIO ACQUISTI
SBA
Polo Policlinico
Modello centralizzato applicato a ordini provenienti
da Dipartimenti o Centri
SBA - Catalogo Aleph
Database Bibliografico
MES01
Database Amministrativo
MES50
Biblioteca di
Polo
Punti
Erogazione servizi
UFFICIO ACQUISTI
Dipartimenti / Centri
IL PROCESSO DI “ACQUISIZIONI” IN ALEPH
500 E SUE APPLICAZIONI NELLA NUOVA
PROCEDURA AMMINISTRATIVO-CONTABILE
Il processo di “Acquisizioni” include i seguenti passaggi:
1.
Ricezione ed elaborazione delle proposte d’acquisto.
2.
Creazione di un record bibliografico "breve" con il modulo
“Acquisizioni”.
3.
Creazione di un ordine compilando la "Scheda ordine" del
modulo “Acquisizioni”.
4.
Invio dell'ordine (stampa della lista ordini da inviare al fornitore).
5.
Registrazione parziale o completa dell'arrivo del materiale.
6.
Inventariazione.
7.
Catalogazione.
8.
Distribuzione.
9.
Collocazione.
SCHEMA GENERALE DELLA NUOVA PROCEDURA ACQUISTI BIBLIOGRAFICI
Flusso Acquisizioni – 1° fase <<Ordini>>
Polo
Richiesta d’acquisto
Creazione lista ordine Aleph
Punto
erogazione servizi
Controllo sul posseduto
Creazione di record bibliografici brevi e lista dei desiderata
CIG, preventivo, buono d’ordine U-Gov, invio dell’ordine
al fornitore
UFFICIO ACQUISTI
Flusso Acquisizioni – 2° fase <<Arrivi>>
Registrazione parziale o completa dell’arrivo
del materiale librario
Polo
Inventario
Catalogazione
Distribuzione
Punto
erogazione servizi
Timbratura e collocazione
Pagamento fattura e chiusura
Ordine U-GOV
UFFICIO ACQUISTI
Proposte d’acquisto
Le proposte d’acquisto o liste dei desiderata arrivano alle
Biblioteche dei servizi centrali di Polo attraverso i seguenti
canali :
•Posta elettronica all’indirizzo di ogni singola biblioteca di
Polo
•Cataloghi editoriali cartacei con evidenziata la proposta
da parte del docente
;
La gestione delle proposte prevede le seguenti procedure:
•
lettura della posta elettronica;
• stampa delle proposte e suddivisione per Punti di
erogazione servizi come “Proposte arrivate”;
• invio della proposta d’acquisto al punto di erogazione
servizi più pertinente (per controllo sul posseduto) e
creazione della lista dei desiderata filtrata;
•
annotazione del totale proposte per resoconti mensili.
PARTICOLARE DI UNA LISTA DEI DESIDERATA FILTRATA
Schema riassuntivo iter richieste d’acquisto
e lista dei desiderata
Lista dei desiderata
filtrata Aleph
Le proposte d’acquisto o
“liste dei desiderata” sono
inviate ai Poli centrali e,
da questi, inoltrate ai Punti di
erogazione servizi
Polo
Si ottiene una lista dei
desiderata filtrata contenente i
record dei titoli da ordinare
creati in “catalogazione
provvisoria”. La lista si
trasmette ai servizi di Polo.
Ricerca
bibliografica
Proposte d’acquisto
(Comitato Tecnico Scientifico
/altra tipologia di utente)
Punto
erogazione servizi
Il bibliotecario effettua
un’accurata Ricerca
nei cataloghi elettronici,
cartacei, archivi, risorse
elettroniche e banche dati
Lista ordine Aleph
Punto
erogazione servizi
Lista dei desiderata
filtrata Aleph
Biblioteca di Polo
UFFICIO ACQUISTI
SBA
CIG; richiesta
preventivo
fornitore/editore
Lista ordini Aleph
SCHEMA RIASSUNTIVO ITER LISTA ORDINE ALEPH
Punto
erogazione servizi
Titolo trovato
Ricerca bibliografica
Catturare il record e
avviare l’ordine
Catalogazione veloce
Lista dei desiderata
filtrata Aleph
Titolo non trovato
Biblioteca di Polo
Lista ordini Aleph
Lista dei desiderata
filtrata Aleph
UFFICIO ACQUISTI
SBA
Buono d’ordine U-GOV
Biblioteca di Polo
Lista ordini Aleph
UFFICIO ACQUISTI
Buono d’ordine
U-GOV
Fornitore / Editore
Lista ordini Aleph
REGISTRAZIONE ARRIVI, INVENTARIO, CATALOGAZIONE,
DISTRIBUZIONE E COLLOCAZIONE
Biblioteca di Polo
Procedura
arrivi
Inventario
Aleph
Catalogazion
e
Punto
erogazione servizi
Timbratura
Collocazione
Procedure in “arrivi” di competenza dell’Ufficio Acquisti:
PAGAMENTO FATTURA E CHIUSURA BUONO D’ORDINE ALEPH-U-GOV
CIG; richiesta
preventivo
fornitore/editore
Buono d’ordine
U-GOV
Lista dei desiderata
filtrata Aleph
Pratic
a n. x
Lista ordini Aleph
Fattura
elettronica
UFFICIO ACQUISTI
Copia della
bolla/fattura
con inventari
Alla fine dell’iter della “Nuova procedura Acquisti”
finalmente i documenti diventano consultabili nel catalogo di Ateneo
e pronti per la consultazione e i servizi di prestito.
OPAC del Catalogo
collettivo d’Ateneo
ALEPH
Prestito e
consultazione