application portfolio management

APPLICATION PORTFOLIO
MANAGEMENT
Un approccio pragmatico alla razionalizzazione
e alla modernizzazione del portafoglio applicativo
Intervista ad Antonello di Vittorio, Amministratore Delegato di MEGA Italia
Stiamo assistendo ad un sempre crescente
massima flessibilità e rapidità di risposta al
interesse delle aziende per l’Application
cambiamento delle esigenze di business.
Portfolio Management. Ci può spiegare
Come affrontare queste sfide quando i diparin cosa consiste?
timenti IT si trovano a gestire un gran numero
L’Application Portfolio Management, o APM, è
di applicazioni accumulatesi nel tempo, spesso
una practice utilizzata dai Dipartimenti IT per otanche a seguito di molteplici processi di fusioni
timizzare il portafoglio applicativo aziendale.
e acquisizioni? Non è raro trovare centinaia di
L’APM si basa fondamentalmente sull’analisi
applicazioni all’interno di una sola azienda,
del portfolio applicativo attivo, con riferimento
senza avere, in alcuni casi, nemmeno una
ai costi ed ai rischi. L’utilizzo di un sistema APM
mappa chiara e aggiornata dei sistemi esistenti
comporta una serie di vantaggi nell’immediato
e dei relativi costi di mantenimento.
e progressivi nel tempo. Il vantaggio nel breve
Tutto questo si riflette sui costi: mediamente,
periodo è di fornire una chiara visione del parco
tra il 40% e l’80% del budget complessivo
Antonello di Vittorio
applicativo esistente e di come i vari sistemi
della funzione IT è assorbito dai costi di mansono integrati tra di loro e, naturalmente, dei
tenimento delle applicazioni esistenti, lasciando
costi connessi di mantenimento. Sarà quindi
di conseguenza poco spazio per le necessarie
semplice evidenziare le potenziali aree di miglioramento sia in
evoluzioni tecnologiche e applicative.
termini di riduzione dei costi, con l’ottimizzazione dei server e
In quest’ottica i sistemi legacy sono un gran peso per i CIO, indelle applicazioni e con la dismissione di applicazioni non più
teressati soprattutto ad aumentare la loro capacità di realizzare
giustificate in termini di costi rispetto alle esigenze di business,
nuovi progetti, riducendo al contempo i costi informatici.
sia in termini di efficacia con l’ottimizzazione dei rischi di fail
Oltre a questo, l’indispensabile evoluzione dei sistemi IT non
over applicativo e di perdita di dati sensibili. Il vantaggio nel mepuò essere organizzata senza l’integrazione con i sistemi ledio lungo termine sarà di disporre di uno strumento potente e
gacy. È, infatti, quasi impossibile, per le grandi aziende, sviflessibile per simulare gli impatti, sulla mappa applicativa e sui
luppare un nuovo sistema informatico da zero ed è quindi escosti / rischi connessi, di eventuali progetti di trasformazione IT,
senziale conoscere la funzione delle applicazioni esistenti e di
consentendo facilmente di valutare scenari di evoluzione alcome contribuiscono al business. Inoltre, con la globalizzaternativi e di compararli in termini di costi e di rischi. Il tema delzione, la complessità nella distribuzione delle applicazioni su
l’APM è all’ordine del giorno per una serie di realtà aziendali
molteplici uffici e in sedi diverse, l’impiego di tecnologie difdi medio grandi dimensioni, vista la necessità costante di referenti, se non già sul cloud, rende tutto molto difficile da orcuperare efficienza e viste le esigenze pressanti di riduzione dei
ganizzare.
costi che hanno investito tutte le funzioni aziendali e che,
Spesso si perde la conoscenza di quali applicazioni siano resempre di più, investono anche la funzione IT.
almente utilizzate. Inoltre l’autonomia locale delle singole
branch limita la riduzione dei costi a livello globale. Come posQual è la differenza oggi rispetto al passato e perché
sono i CIO mantenere il controllo della situazione?
l’APM è un approccio così necessario?
Penso che la maggior parte dei CIO abbia compreso non solo
Il mercato attuale si basa su due main pillar con cui tutte le
la necessità di ridurre i costi del portafoglio applicativo, ma anaziende devono confrontarsi: massima riduzione dei costi e
che l’importanza di mantenere il controllo sulle tante e diffe-
renti installazioni. Proprio questo è uno dei benefici dell’approccio APM: centralizzare in un unico luogo tutte le informazioni riguardanti la totalità delle applicazioni in uso nella
propria azienda e fornire gli strumenti per ottimizzarle, con un
punto di vista globale. Un tale approccio si adatta perfettamente all’attuale centralizzazione dei dipartimenti IT Corporate, che fungono da punto nevralgico per la razionalizzazione
e l’ottimizzazione delle operazioni IT e permettono il controllo
sui differenti processi ovunque dislocati.
Ci può spiegare come funziona?
In sostanza, APM è un processo in tre fasi, che deve essere attuato a lungo temine, come progetto continuo.
Il processo inizia con la realizzazione dell’inventario di tutte le
applicazioni esistenti. In questa fase è importante coinvolgere
tutti gli application manager e gli altri attori implicati nelle operations: è essenziale organizzare la raccolta decentralizzata
delle informazioni in modo da garantirsi informazioni aggiornate e essere ben certi del reale utilizzo delle applicazioni. A
questo punto è fondamentale raccogliere tutti i dati di cui si
ha bisogno, per determinare il valore del portafoglio IT e
creare una visione dettagliata e completa di tutte le applicazioni e delle loro caratteristiche.
Il secondo passo è la valutazione, basata sull’analisi di tutte le
informazioni raccolte. Di solito si prendono in considerazione
solo i costi del portafoglio applicativo (manutenzione, noleggio, supporto, ...), ma è altrettanto importante misurare il valore del portfolio applicativo rispetto al valore apportato in termini di contribuzione alle attività di business, come anche
analizzare i rischi che si potrebbero correre rimuovendo una
parte di infrastruttura che supporta l’esecuzione di applicazioni
critiche. La possibilità di eseguire analisi incrociate del proprio
patrimonio d’informazioni è la chiave che permette di sfruttare al massimo i dati raccolti, analizzando, nello stesso tempo,
tutte le diverse variabili.
Nella sua terza fase, APM permette di individuare e analizzare
i possibili scenari di trasformazione, ovvero di descrivere tutte
le diverse opzioni per l’evoluzione del proprio portafoglio IT,
di valutare tutte le possibili variabili per ogni modifica e di pianificare una roadmap di trasformazione.
proprio portafoglio IT. Tali soluzioni si basano su un modello
d’informazioni semplice ma coerente, indispensabile per gestire molteplici caratteristiche per ogni applicazione (spesso diverse decine per ogni applicazione) in ciascuna fase del loro
ciclo di vita e su un repository centrale per memorizzare tutte
le informazioni con i loro riferimenti incrociati. Queste soluzioni
prevedono dei workflow per gestire processi decentralizzati e
per coordinare la realizzazione di un inventario su cui lavorano
diversi attori in diverse localizzazioni geografiche. Naturalmente i tool includono sia una vasta gamma di strumenti di
analisi multidimensionale dei dati, che facilita il processo decisionale (report, dashboard, analisi d’impatto, statistiche, business intelligence, ecc.), sia strumenti per creare e confrontare
i diversi scenari di trasformazione.
Queste nuove soluzioni APM colmano le lacune esistenti riguardo alla complessità dell’IT Resource Management. Come
i dipartimenti Finance utilizzano gli ERP, i CIO possono trarre
vantaggio dall’utilizzo di soluzioni APM dedicate, strumenti per
migliorare la governance e il processo decisionale e, quindi,
adatti a supportare le nuove priorità dei CIO: l’analisi e l’esecuzione dei processi di trasformazione dell’azienda.
ADVERTORIAL
Quali sono le soluzioni APM in termini di software? Immagino esistano dei tool che supportino questo processo.
Naturalmente è necessario un tool che permetta di raccogliere
e gestire le informazioni, come anche di analizzarle attraverso diverse metodologie. Molte aziende hanno avviato iniziative del genere attraverso soluzioni sviluppate in-house,
spesso basate su spreadsheet, che hanno però velocemente
mostrato i propri limiti non appena ci si è ritrovati a dover eseguire molteplici attività ricorrenti, riguardanti l’inventario,
l’analisi e la trasformazione del portafoglio applicativo.
Oggi esistono moderne soluzioni APM per la gestione dell’inventario delle applicazioni, per l’analisi del valore, dei costi,
della sicurezza e del rapporto efficace tra business e tecnologia e per organizzare il processo decisionale e l’evoluzione del
Chi è MEGA
MEGA è leader nella realizzazione di soluzioni per l’Enterprise Architecture, la Business Process Analisys e la
GRC (Governance, Risk & Compliance).
Società privata fondata nel 1991, con i suoi 130 consulenti, MEGA ha guidato progetti di successo per oltre
2.400 clienti, in più di 40 paesi, fornendo oltre 75.000
licenze software.
Ascoltando le esigenze del mercato, l’azienda ha lanciato MEGA Application Portfolio Management,
una soluzione software per la gestione delle risorse IT.
APM è uno strumento che supporta la razionalizzazione e la modernizzazione del parco applicativo e permette alle aziende di capitalizzare gli investimenti già
effettuati, ridurre costi, rischi e complessità e di alimentare l’innovazione e la crescita.
www.mega.com