DIREZIONE CENTRALE SOCI SM Prot. n. 0303065/23 - Csai

DIREZIONE CENTRALE SOCI
SM
Prot. n. 0303065/23 del 22/10/2004
Ai Sigg.ri Direttori
Automobile Club
LORO SEDI
Ai Sigg.ri Direttori
Regionali e Interregionali
LORO SEDI
Al Sig. Direttore Generale
Divisione ACI Rete
Via Solferino, 32
00185 Roma
OGGETTO: PROGRAMMA FEDELTÀ IP – ACCORDO IP/ACI
IP, Italiana Petroli, ha lanciato anche per l’anno 2004/2005 un
Programma Fedeltà rivolto ai suoi clienti, acquirenti di carburante e lubrificante IP.
L’elevato successo della passata edizione del Programma, in termini di
gradimento e di adesione, ha portato ACI a concludere un accordo con IP finalizzato
ad ottenere condizioni vantaggiose per i Soci ACI partecipanti al suddetto
Programma Fedeltà per il 2004/2005.
Prima di esporre in dettaglio l’iniziativa IP/ACI, si illustrano le
caratteristiche generali del Programma Fedeltà IP.
* CARATTERISTICHE GENERALI DEL PROGRAMMA FEDELTÀ IP *
Il nuovo Programma Fedeltà IP, denominato “Insieme per lo Sport”,
prevede l’assegnazione di premi tramite l’accumulo di punti riconosciuti ogni volta
che si acquista carburante o lubrificante presso i punti vendita IP partecipanti
all’iniziativa (circa 3.000 pdv su tutto il territorio nazionale). Sul sito
www.ipitalianapetroli.it è possibile individuare il gestore più vicino in ragione della
provincia e della località desiderata.
I premi messi in palio da IP fanno riferimento al mondo dello Sport e
sono rappresentati sia da oggetti – come per esempio zainetti per il trekking, orologi,
biciclette, borsoni, tute, etc. – sia da sconti fruibili presso negozi sportivi (Cisalfa) e
Palestre (American Contourella).
I punti vengono accumulati elettronicamente tramite apposito microchip
contenuto su una Carta Fedeltà rilasciata gratuitamente a tutti i clienti che ne fanno
richiesta direttamente ai gestori IP. Al momento dell’acquisto di carburante o
lubrificante il gestore IP effettua la strisciata della Carta Fedeltà del cliente su
apposito supporto elettronico fisso (POS) e i punti vengono caricati su un conto
virtuale collegato alla Carta stessa.
Secondo il criterio generale, IP riconosce al cliente 1 punto per ogni
10,00 euro spesi per l’acquisto di carburante o lubrificante.
Il Programma Fedeltà 2004/2005 partirà il 1° novembre 2004 e
terminerà il 31 ottobre 2005.
* ACCORDO IP/ACI - CARATTERISTICHE PRINCIPALI *
Ai Soci ACI partecipanti verrà riconosciuto un vantaggio esclusivo,
consistente nella opportunità di vedersi riconosciuti 2 punti per ogni 10,00 euro
spesi (anziché 1) per l’acquisto di carburante o lubrificante presso i punti
vendita IP aderenti al Programma Fedeltà.
Per consentire la più ampia diffusione possibile dell’iniziativa intrapresa
in partnership con ACI, IP sta provvedendo a fornire, a tutti i suoi punti vendita
aderenti al Programma Fedeltà, materiale pubblicitario – stendardi, sagomati e
sovrapompe – da esporre nei posti più visibili dai clienti; su tutto il materiale di cui
trattasi sarà valorizzata la presenza di ACI con lo spot: “Per i Soci ACI i punti
raddoppiano”.
IP ha provveduto, inoltre, a produrre un congruo quantitativo di
materiale promopubblicitario dell’iniziativa da destinare agli Automobile Club e alle
Delegazioni. Si tratta di leaflet (dimensioni cm. 10 x 21) e locandine (dimensioni cm.
35 x 50). In particolare, il leaflet funge anche da catalogo premi; infatti esso espone
per ciascun premio messo in palio una sua descrizione/illustrazione, il monte punti
necessario per richiederlo e il relativo codice.
Sul sito internet www.aci.it l’iniziativa a favore dei Soci e potenziali
Soci sarà adeguatamente promossa e verrà creato un link con il sito internet di IP.
È previsto, infine, l’inserimento di un leaflet in ciascuna rivista
“Automobile Club” del mese di dicembre, spedita in abbonamento a tutti i Soci ACI.
Per favorire la partecipazione dei Soci e l’automatico accumulo del
doppio punteggio, IP ha prodotto 200.000 Carte Fedeltà co-branded IP/ACI destinate
a soddisfare le richieste dei Soci che intendono aderire al Programma Fedeltà. Il
quantitativo – anche in ragione dei trend storici ricavabili da iniziative similari –
dovrebbe essere sufficiente a consentire la partecipazione di tutti i Soci interessati.
Il materiale IP/ACI (carte fedeltà, leaflet e locandine) verrà inviato nel
corso del periodo 25/29 ottobre 2004 agli Automobile Club e – per i soli AA.CC.
appartenenti ad ACI Rete – anche alle rispettive Delegazioni.
Potranno partecipare al Programma Fedeltà tutti i Soci – sia nuovi che
rinnovanti – titolari di tessere individuali (ACI Sistema, ACI Charta, ACI Viaggi,
ACI Motocity); sono esclusi, pertanto, i titolari di tessere e moduli Azienda.
* DESCRIZIONE DEL PROCESSO OPERATIVO *
I Soci potranno richiedere la Carta Fedeltà IP/ACI agli uffici di Sede
dell’A.C. presso cui sono iscritti oppure ad una delle sue Delegazioni.
All’atto della consegna della Carta Fedeltà l’operatore ACI dovrà
acquisire a sistema “Socio on line” alcuni dati specifici inerenti all’iniziativa. A tale
scopo ACI Informatica ha provveduto all’adeguamento del software e in allegato è
presente una scheda sintetica con le indicazioni di carattere tecnico-informatico da
seguire per il rilascio della Carta Fedeltà e l’acquisizione dei dati.
I dati che dovranno essere obbligatoriamente inseriti (e che andranno
ad aggiungersi alle informazioni che ACI già possiede sul Socio) sono:
Codice Carta Fedeltà IP/ACI. Si tratta del numero posto sul fronte
della Carta composto da nove cifre. L’inserimento di questo codice è fondamentale in
quanto consente di abbinare la Carta Fedeltà alla tessera ACI del Socio richiedente.
•
• Numero di telefono del Socio. In assenza di questo dato, IP non sarà
in grado di garantire la consegna dei premi, soprattutto con riferimento a quelli di
maggior valore e/o volume.
I dati indicati devono essere acquisiti per il rilascio di ciascuna Carta
Fedeltà IP/ACI, pena l’impossibilità per il Socio di partecipare compiutamente
alla Campagna; senza di essi, infatti, la Carta rilasciata non consentirà alcun
utilizzo dei punti raccolti.
ACI Informatica trasferirà settimanalmente ad IP un flusso informatico
per comunicare i dati dei Soci che sono entrati in possesso della Carta Fedeltà
IP/ACI; in tal modo i Soci partecipanti saranno esonerati dall’incombenza di
comunicare direttamente ad IP i loro dati (obbligo gravante, invece, su tutti i clienti IP
non Soci che intendono partecipare all’iniziativa).
Al termine dell’inserimento dati, l’addetto ACI dovrà consegnare al
Socio una ricevuta, stampata in automatico dalla procedura SOL, che attesta
l’avvenuta iscrizione del Socio al Programma Fedeltà IP/ACI e che evidenzia la data
della stessa e l’informativa sulla privacy. La ricevuta dovrà essere firmata e timbrata
dal pdv ACI.
Se la richiesta della Carta Fedeltà IP/ACI avviene contestualmente alla
richiesta di associazione/rinnovo della tessera, l’operatore dovrà consegnare, insieme
alla suddetta ricevuta di iscrizione al Programma Fedeltà, la consueta ricevuta
sostitutiva della tessera ACI. Tuttavia, resta ferma la possibilità per tutti i Soci in
essere – a prescindere dalla data di iscrizione e scadenza – di richiedere in ogni
momento dell’anno associativo la Carta Fedeltà IP/ACI.
Con il rilascio della Carta Fedeltà, il Socio potrà cominciare la raccolta
punti presso i distributori IP partecipanti al Programma.
Una volta raggiunto il monte punti che dà diritto al premio desiderato, il
Socio dovrà recarsi presso il punto vendita IP il quale, previa lettura della Carta
IP/ACI e selezione del premio richiesto, rilascerà uno scontrino contenente le
informazioni necessarie per ottenere il premio: n° di Carta, punti disponibili, premio
richiesto e punti necessari, prenotazione premio ed eventuale saldo punti
(quest’ultimo utilizzabile per ulteriori richieste premio). Il premio scelto verrà inviato
a casa del Socio oppure potrà essere ritirato presso il gestore IP di riferimento.
In alternativa ai premi da catalogo IP, il Socio ACI potrà scegliere di
utilizzare i punti accumulati per ottenere lo sconto sul rinnovo della tessera ACI.
Esistono 12 fasce di sconto, che vanno da un minimo di 5,00 euro (con 100 punti
disponibili) ad un massimo di 60,00 euro (con 1.200 punti disponibili).
Le modalità di gestione dei premi consistenti in sconti sul rinnovo
associativo saranno oggetto di specifica comunicazione che verrà diramata dalla
scrivente Direzione entro fine anno.
La Carta IP/ACI non ha scadenza e il Socio dovrà conservarla anche per
i futuri Programmi Fedeltà IP/ACI.
* GESTIONE SITUAZIONI PARTICOLARI *
¾ I Soci ACI che già partecipano alla campagna IP e hanno accumulato un
monte punti su una carta ordinaria IP (1 punto ogni 10,00 euro spesi) potranno
optare per la Carta Fedeltà IP/ACI, richiedendola al delegato ACI o
all’Automobile Club e acquisendo – da tale momento – il diritto ad ottenere il
doppio punteggio. L’operatore ACI dovrà anche in questo caso inserire i dati su
SOL (Codice IP e numero di telefono del Socio richiedente).
Il Socio potrà poi richiedere direttamente al gestore dell’impianto IP il
trasferimento sulla Carta Fedeltà IP/ACI dei punti accumulati fino a quel
momento sulla carta ordinaria IP; il gestore registrerà la richiesta tramite il
locale POS e i punti verranno automaticamente accreditati sulla Carta Fedeltà
IP/ACI entro circa 15 giorni dalla registrazione della richiesta (con conseguente
automatica disattivazione della carta ordinaria IP).
Tuttavia, nel caso specifico, per portare correttamente a termine l’operazione, è
necessario che il Socio abbia a suo tempo provveduto (oppure vi provveda per
l’occasione) a comunicare direttamente i suoi dati ad IP; ciò in deroga al principio
generale già evidenziato, secondo il quale i Soci non devono comunicare i loro
dati ad IP in quanto vi provvede ACI. Infatti nella circostanza si chiede di
movimentare una carta ordinaria IP, che soggiace all’obbligo della comunicazione
diretta dei dati ad IP da parte del cliente.
¾ In caso di smarrimento o smagnetizzazione della Carta Fedeltà IP/ACI, il
Socio dovrà recarsi presso il proprio Automobile Club o una delle sue
Delegazioni per chiedere il rilascio di una nuova Carta Fedeltà IP/ACI sostitutiva
della precedente; l’operatore ACI dovrà acquisire su SOL il nuovo numero di
Carta Fedeltà IP/ACI ma sul sistema SOL resterà memoria del precedente, in
modo che IP possa disporre – nel file settimanale che riceverà da ACI Informatica
– di entrambi i codici (sia della Carta smarrita o smagnetizzata che della Carta
sostitutiva). Il Socio potrà così richiedere al gestore dell’impianto IP l’accredito
sulla nuova Carta dei punti fino a quel momento raccolti, accredito che avverrà
automaticamente nei 15 giorni successivi alla registrazione della richiesta sul POS
dell’impianto IP.
¾ Se durante la raccolta punti l’associazione ACI giunge a scadenza e non viene
rinnovata, la Carta Fedeltà IP/ACI abbinata consentirà di proseguire la raccolta
per i successivi 90 giorni. Il Socio che in tale lasso temporale non abbia
provveduto al rinnovo si vedrà bloccare – dal 91° giorno successivo alla scadenza
della tessera – la possibilità di accumulo, ferma restando invece la possibilità di
utilizzo dei punti fino a quel momento raccolti.
Per proseguire la Campagna, il Socio che rinnova oltre i 90 giorni dopo la
scadenza dell’associazione dovrà farsi rilasciare dall’A.C./Delegazione una nuova
Carta Fedeltà IP/ACI e chiedere poi al gestore il trasferimento dei punti dalla
vecchia alla nuova Carta secondo il processo già illustrato per le Carte smarrite o
smagnetizzate. Anche in questa occasione, infatti, il sistema SOL verrà aggiornato
con il nuovo numero di Carta mantenendo memoria del vecchio, in modo da
consentire ad IP – tramite il file settimanale inviato da ACI Informatica – di
conoscere entrambi i codici e gestire il trasferimento dei punti dalla vecchia alla
nuova Carta previa registrazione della richiesta sul POS dell’impianto IP.
¾ Rilevanti problematiche gestionali potrebbero nascere da un’eventuale
nuova associazione ACI (con nuovo numero di tessera) rilasciata in luogo del
rinnovo al Socio che ha in corso la raccolta punti sulla Carta Fedeltà IP/ACI a
suo tempo ottenuta; in tale circostanza, invero, ACI Informatica non sarebbe in
condizione di trasmettere ad IP il movimento di rinnovo ma semplicemente una
nuova associazione e pertanto il Socio – in totale buona fede – si vedrebbe
bloccata la Carta Fedeltà IP/ACI dal 91° giorno successivo alla scadenza della
precedente tessera. Si prega pertanto di voler considerare – nell’ottica del cliente
– il valore legato al mantenimento del medesimo numero di associazione nei casi
di tempestivo rinnovo.
********************
Come sopra evidenziato, tutto il materiale IP/ACI (carte fedeltà, leaflet e
locandine) verrà inviato nel corso della settimana che va dal 25 al 29 ottobre 2004
agli Automobile Club. Gli AA.CC. non appartenenti ad ACI Rete sono invitati –
come d’uso – a voler coinvolgere adeguatamente le rispettive Delegazioni, fornendo
loro congruo quantitativo del materiale in questione e approfondite informazioni in
merito all’iniziativa.
Per l’esposizione dei leaflet all’interno dei punti vendita potranno
utilizzarsi gli espositori in plexiglass trasparente a sei tasche già in possesso di
AA.CC. e Delegazioni.
Una appropriata promozione locale della Campagna a cura degli
Automobile Club e di ACI Rete, a completamento dell’insieme di iniziative
comunicazionali che sono state e saranno intraprese a livello centrale (promozione
presso le stazioni IP, sito internet, rivista, estratti conto ACI/Diners, etc.) non potrà
non generare positivi ritorni in termini di partecipazione e soddisfazione dei Soci ad
una Campagna che offre loro esclusivi e ben percepibili vantaggi.
Si segnala – da ultimo – che tutti gli attuali clienti IP partecipanti alla
Campagna saranno informati in merito; infatti lo scontrino che verrà consegnato
dal gestore ad ogni caricamento punti conterrà in basso lo spot “Se sei Socio
ACI, IP raddoppia i punti”. Tale scontrino – diversamente da altre Campagne
similari – verrà sempre consegnato al cliente a valle di ogni singola transazione di
acquisto e consentirà di tenere costantemente aggiornato il titolare sul monte punti
disponibile; la comunicazione così impostata, quindi, ha la finalità di raggiungere la
gran parte degli attuali partecipanti alla Campagna, stimolando di conseguenza
interesse per l’associazione all’ACI.
Con l’intento di supportarVi nell’organizzazione delle attività inerenti
all’iniziativa in argomento, sono a Vs. disposizione i colleghi Enrico Primerano
([email protected], tel. 06/49982231) e Sara Mosca ([email protected], tel.
06/49982964).
Per questioni tecnico/operative, tutti gli AA.CC. e tutte le Delegazioni
possono fare riferimento al call center ACI Rete, attivo dal lunedì al giovedì
(9,00/13,30 e 14,30/17,00) e il venerdì (9,00/14,00) al tel. n. 06/52999900 (3 linee)
oppure inviare una e-mail ad [email protected].
Con i migliori saluti.
IL COORDINATORE
(Alessandro Paita)
All.: scheda sintetica con le indicazioni tecnico-informatiche.
SCHEDA SINTETICA CON LE
INDICAZIONI TECNICO-INFORMATICHE
Operazioni da eseguire in sede di rilascio della Carta
1) La Carta IP/ACI è configurata su SOL come un servizio associativo a costo zero.
2) L'operatore per registrare su SOL la consegna della carta seleziona la funzione "Servizi
associativi".
3) Sceglie nell'apposita maschera il servizio IPCard.
4) La procedura richiede il numero della Carta IP/ACI, la causale viene automaticamente
impostata a "emessa", il telefono e l'indirizzo vengono proposti con i dati prelevati dai dati
Soci e si consente all'operatore di variarli e verranno comunque identificati come indirizzo
e telefono validi per il recapito del premio IP (trattasi di dati obbligatori).
5) Alla conferma, viene stampato un modulo di accompagnamento della Carta IP/ACI con i
dati acquisiti e una informativa sul trattamento dei dati, da consegnare al Socio
debitamente firmato e timbrato a cura del pdv ACI.
Operazioni da eseguire in caso di smarrimento/smagnetizzazione
1) L'operatore per variare su SOL i dati della Carta IP/ACI seleziona la funzione "Servizi
associativi".
2) Sceglie nell’apposita maschera il servizio IPCard.
3) Modifica il numero della Carta IP/ACI; la causale viene automaticamente impostata a
"duplicato".
4) Alla conferma, viene stampato un modulo di accompagnamento della nuova Carta IP/ACI
con i dati acquisiti e una informativa sul trattamento dei dati, da consegnare al Socio
debitamente firmato e timbrato a cura del pdv ACI.
Operazioni da eseguire in caso di variazione recapito
1) L'operatore per variare su SOL i dati della Carta IP/ACI seleziona la funzione "Servizi
associativi".
2) Sceglie nell’apposita maschera il servizio IPCard.
3) Modifica il recapito; la causale viene automaticamente impostata a "variazione recapito".
4) Alla conferma, viene stampato un modulo di accompagnamento della Carta IP/ACI con i
dati acquisiti e una informativa sul trattamento dei dati, da consegnare al Socio
debitamente firmato e timbrato a cura del pdv ACI.