un salto di qualita` per la pubblica amministrazione

UN SALTO DI QUALITA’
PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Snellimento organizzativo, eGovernment, servizi ai cittadini:
il rinnovamento della PA trova slancio nelle tecnologie e soluzioni per la
gestione dei contenuti e dei processi in rete
Introduzione
In Italia e nel mondo la Pubblica Amministrazione è oggi di fronte ad un vasto processo di rinnovamento
caratterizzato da uno snellimento dei processi amministrativi e gestionali e da un più deciso orientamento
all’utente. Tutto questo presuppone la creazione, archiviazione e ricerca di enormi quantità di informazioni,
lo scambio con altri enti pubblici, l’utilizzo dei nuovi strumenti Internet e la capacità di offrire ai cittadini e
alle imprese servizi “online” sicuri ed efficienti.
Gli investimenti effettuati in infrastrutture IT, pur decisivi per l’ammodernamento, non sono però sufficienti
per arrivare a una gestione veramente completa delle informazioni, che comprenda anche quelle non
strutturate come i documenti cartacei e i nuovi contenuti Web.
A queste esigenze rispondono le tecnologie per la gestione dei documenti e dei processi sviluppate da
FileNet e IBM, che hanno pienamente dimostrato la loro capacità di operare in qualsiasi realtà aziendale,
dalle grandi aziende alle PMI. Esse permettono di trattare grandi quantità di documenti tipici del mondo
PAL, di gestire l’elevatissimo numero di contenuti e pagine web che oggi si accompagnano allo sviluppo di
Internet e dei processi in rete, e di interagire con un numero crescente di utenti interni ed esterni.
Pionieri e leader mondiali della gestione integrata dei documenti e dell’automazione dei processi in
azienda, FileNet e IBM sono impegnate nell’area della pubblica amministrazione centrale e locale con
risorse e applicazioni specifiche. Il settore pubblico, infatti, contribuisce in buona percentuale al fatturato
delle due società, con un tasso di crescita tra i più elevati.
Migliaia di enti pubblici utilizzano in tutto il mondo tecnologie e soluzioni FileNet e IBM per automatizzare i
processi di lavoro, per gestire il flusso di informazioni all’interno e all’esterno dell’organizzazione
attraverso un unico punto di accesso e per interagire via Internet con cittadini ed imprese.
Fra i clienti FileNet e IBM si contano enti pubblici di ogni dimensione, dalla Casa Bianca al Senato USA,
dalla Polizia di Los Angeles allo US Postal Service, dalla Commissione Europea al Ministero delle Finanze
Belga, dal Ministero della Difesa britannico a quello della Giustizia olandese.
Fra alcune referenze italiane troviamo INAIL, Ministero dell’Economia e delle Finanze, Comune di Milano,
Comune di Genova, Regione Veneto, ARPAV, Comune di Arzano, Lombardia Informatica, Infocamere,
Università della Calabria, A.O. San Gerardo Monza, A.O. di Padova, ASL 20 Alessandria e Tortona, ASL
11 Empoli.
In Italia la PA è favorita da interventi legislativi, normativi e dal ruolo trainante del CNIPA per rendere più
efficienti i processi degli enti pubblici e facilitarne i rapporti con il cittadino.
Le soluzioni disponibili indirizzano i temi fondamentali del processo di ammodernamento della Pubblica
Amministrazione:
• Gestione del documento informatico
• Dematerializzazione
• Automazione e gestione dei procedimenti
• Conservazione Sostitutiva
• Protocollo Informatico
Esse aiutano le PA nel loro processo di rinnovamento, con una diretta ricaduta positiva sul servizio reso a
cittadini e imprese.
Utilizzando come base le tecnologie FileNet e IBM, la rete di Partner italiani ha sviluppato soluzioni
specifiche per la PAL che recepiscono tutti i dettami delle leggi vigenti e abbinano gestione documentale e
strumenti di workflow, legando fra loro protocollo, archivi e procedimenti amministrativi. Vengono così
automatizzate tutte le fasi di gestione dei documenti, dal loro ricevimento all’autenticazione, dal protocollo
all’assegnazione, dal trattamento all’archiviazione.
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Le soluzioni applicative per la PAL
Protocollo Informatico
E’ la soluzione che consente di automatizzare tutte le fasi di gestione dei documenti cartacei ed elettronici
in ingresso e in uscita: dal loro ricevimento all’assegnazione di un identificativo univoco, sino
all’archiviazione e allo smistamento interno.
Qualsiasi documento - strutturato o non strutturato, dalla corrispondenza tradizionale all’e-mail - assieme
ai suoi allegati, va a formare un fascicolo elettronico, che può così essere consultato e distribuito
istantaneamente, internamente o ad altri enti, accompagnando lo sviluppo dei Procedimenti Amministrativi
di cui costituisce un fondamentale supporto. Il sistema segue l’avanzamento di ogni pratica, fornisce avvisi
per urgenze e priorità, controlla tempi e percorsi di lavoro di tutti i documenti.
Questo consente l’automazione dei flussi documentali e dei processi, migliorando così il controllo di
gestione, incidendo direttamente su efficienza ed efficacia generali della struttura amministrativa, sulla
trasparenza di ruoli e fasi e sulla qualità del servizio prestato.
Tra le principali funzionalità della soluzione occorre prevedere la creazione/acquisizione, la
classificazione, la ricerca, la condivisione, la distribuzione, la fascicolazione e l’archiviazione dei
documenti di protocollo. Sono inoltre richieste funzionalità di gestione degli archivi documentali (corrente e
di deposito), dell’organigramma, del titolario di classificazione, dei registri di protocollo, dei fascicoli e delle
Aree Organizzative Omogenee.
La gestione della disposizione dei fascicoli consente il mantenimento di un archivio ordinato e nel quale
sono conservati i soli documenti realmente necessari all’Amministrazione, realizzando allo stesso tempo
un significativo contenimento dei costi di gestione.
La soluzione deve inoltre prevedere un meccanismo di tracciamento delle attività (log) che consenta di
registrare tutte le operazioni effettuate sui dati (autore e data): ogni operazione può quindi aggiungere
informazioni specifiche che ne dettagliano meglio l’ambito.
Conservazione Sostitutiva
E’ la soluzione che abilita la dematerializzazione di tutti i documenti originali cartacei, e la loro
conservazione in formato esclusivamente elettronico, in qualità di documenti originali con valore legale e
opponibili a terzi.
Grazie all’impiego di tecnologie a norma di legge atte a garantire l’autenticità e la validità temporale, come
la firma digitale, la marcatura temporale e la conservazione su supporto idoneo alla memorizzazione, è
possibile conservare tutti i documenti originali consentendo l’eliminazione delle copie cartacee secondo
quanto previsto dalla normativa.
Questo porta a una considerevole riduzione dei costi logistici e di consultazione.
Gestione Procedimenti Amministrativi
E’ l’insieme delle tecnologie di disegno e definizione processi che affronta e risolve l’automazione delle
pratiche amministrative e rende possibile la gestione dei procedimenti strutturati all’interno di una Pubblica
Amministrazione.
La Gestione dei Procedimenti Amministrativi rappresenta un vero e proprio salto di qualità nella
automatizzazione dei processi e delle attività documentali di una amministrazione: l’utilizzo di un sistema
avanzato di gestione del workflow – come il Business Process Manager di IBM FileNet – permette di
descrivere in modo sofisticato i processi stessi, risolvendo insieme le esigenze di tipo collaborativo con
quelle di processo.
Mentre le soluzioni di Protocollo Informatico e Conservazione Sostitutiva gestiscono l’intero processo di
formazione dell’archivio (acquisizione, protocollazione, classificazione, assegnazione documenti,
registrazione e dematerializzazione), la Gestione dei Procedimenti Amministrativi si occupa di tutte le
attività che scaturiscono quando, a valle della fascicolazione dei documenti, viene avviata una pratica
amministrativa.
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Un esempio potrebbe essere la gestione del flusso di lavoro e di informazioni presenti all’interno degli iter
giudiziari ed amministrativi, dove è richiesto un valido supporto ai processi decisionali tramite strumenti di
workflow avanzati.
Monitorando i processi sul sistema è possibile tracciare tutti gli step del workflow e quindi tenere sotto
controllo quei processi che hanno delle scadenze temporali prestabilite.
L’integrazione di questa soluzione con quella di Protocollo Informatico descritta in precedenza, consente
di creare un sistema organico nel quale le varie fasi del processo documentale di una Pubblica
Amministrazione formano un insieme omogeneo di metodologie e strumenti di lavoro.
Con Internet verso l’eGovernment
La rivoluzione di Internet, con le sue potenzialità e la sua dimensione economica e sociale, ha toccato
anche la PA. Si sta imponendo un nuovo modello organizzativo che collega il personale in rete attraverso
tutta la struttura e favorisce il lavoro in team; le informazioni e le procedure diventano immediatamente
consultabili da tutti i dipendenti sul proprio PC; i processi di lavoro si svolgono sempre più attraverso la
rete, accorciando i tempi e semplificando i controlli; si scambiano informazioni e si dialoga in tempo reale
con altri enti pubblici.
D’altra parte, cittadini ed imprese sono sempre più esigenti, richiedono servizi di maggiore qualità (pari a
quelli forniti dal settore privato) e si aspettano di utilizzare Internet per accedere facilmente e velocemente
alle informazioni personali e per svolgere in modalità “self-service” le transazioni più comuni.
Attraverso l’interfaccia web la PA deve offrire servizi “online” come l’accettazione di una richiesta,
l’emissione di certificati e atti, o la possibilità di conoscere lo stato di avanzamento di una pratica in corso.
In questo quadro di rinnovamento, volto a una maggiore efficienza e a un miglior servizio, la tecnologia
IBM FileNet ECM di gestione contenuti e processi riveste un ruolo di primo piano, grazie alla sua capacità
di trattare contenuti informativi web e di automatizzare i processi in rete.
Essa consente infatti la creazione, memorizzazione, ricerca e distribuzione di qualsiasi informazione, la
costruzione e l’aggiornamento dinamico di siti intranet e portali informativi web, che permettono
l’interazione con il personale, con gli uffici decentrati e con il pubblico.
I processi di lavoro in rete vengono automatizzati e sveltiti e possono essere estesi all’esterno verso altri
enti, verso cittadini, imprese o fornitori.
Montagne di carta e documenti non strutturati
L’attività di un ente pubblico è contrassegnata da enormi volumi di documenti cartacei. La stragrande
maggioranza delle informazioni da trattare non sono contenute nei database strutturati gestiti dai sistemi
centrali: sono invece costituite da fax e corrispondenza, da formulari e moduli compilati a mano, da leggi e
procedure di riferimento, da pratiche voluminose contenute in faldoni, da fotografie, disegni catastali o
microfilm.
A questo si aggiungono poi i messaggi di posta elettronica e i contenuti web sempre più numerosi,
documenti, informazioni e pagine Internet che devono essere ricercati, rielaborati e trasmessi attraverso la
rete.
Con la tecnologia IBM FileNet ECM, che integra fra loro i dati strutturati e quelli non strutturati inserendoli
nel flusso elettronico del sistema informativo, qualsiasi documento o informazione può essere acquisita,
memorizzata, classificata, ricercata, elaborata e distribuita all’interno e all’esterno dell’organizzazione.
Centinaia di milioni di documenti, indipendentemente da dove siano stati originati e archiviati, sono resi
disponibili rapidamente e automaticamente a chiunque sia autorizzato e abbia necessità di accesso,
mediante un comune browser web o un’interfaccia client/server.
Si possono eliminare così montagne di carta, ridurre gli errori, la perdita di documenti e ridurre al minimo
le duplicazioni. Le pratiche, rese elettroniche, possono essere recuperate e consultate in pochi secondi,
riducendo i cicli di lavoro e i tempi decisionali, e aumentando la produttività delle persone.
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Ulteriori incrementi di produttività si realizzano con la componente IBM FileNet Business Process
Management che automatizza i processi, controllando l’iter delle approvazioni, guidando una pratica fra
persone e uffici, fornendo priorità e scadenze e coinvolgendo tutti i settori interessati nei vari passi.
Cresce così l’efficienza gestionale e amministrativa, ruoli e fasi dei processi diventano trasparenti e si
fornisce al cittadino una risposta puntuale e rapida.
Portali Web dinamici, interattivi e personalizzati
Con la tecnologia IBM FileNet ECM, attraverso un unico punto di accesso – sito web o portale Internet – e
impiegando un comune browser web, l’utente è in grado di ricercare, utilizzare e scambiare sia i nuovi
contenuti Internet sia i documenti di ogni tipo e formato memorizzati negli archivi dell’ente.
Il portale diventa quindi il punto focale:
• nelle intranet, per la comunicazione con i dipendenti e per il dispiegamento dei processi attraverso
tutta l’organizzazione
• nelle extranet per la loro estensione ai fornitori
• nei siti rivolti all’esterno per informare il pubblico e consentire operazioni ondine
FileNet e IBM rendono automatico, tempestivo ed economico il gravoso processo di pubblicazione e
aggiornamento delle informazioni e dei contenuti sui siti e sui portali di grandi dimensioni.
Si trasformano automaticamente i normali documenti di lavoro in contenuto navigabile di un sito web,
senza richiedere all’autore alcuna conoscenza delle tecnologie Internet e al web master alcuna
conoscenza nella creazione di testi e contenuti.
FileNet e IBM sono inoltre impegnate a sviluppare portali informativi orientati all’interazione con gli utenti
interni ed esterni all’ente: tecniche di ricerca e navigazione intelligente consentono di ricercare ed estrarre
informazioni, generando in modo automatico aggregazioni e sintesi personalizzate secondo le esigenze
individuali o di gruppo.
L’abbinamento di un portale dinamico e sicuro con la gestione integrata dei documenti e l’automazione dei
processi critici assicura una condivisione capillare e controllata delle informazioni all’interno
dell’organizzazione, una distribuzione mirata delle stesse ove necessario, il coinvolgimento automatico di
tutte le persone e i settori interessati ad un certo processo.
Leggi e normative, procedure, manuali, modulistica sono portati immediatamente a conoscenza degli
impiegati per il miglior svolgimento del loro lavoro.
Sul piano dell’interazione con cittadini ed imprese, con un portale robusto e interattivo il canale Internet
aiuta invece a stabilire il contatto, a fornire informazioni e a consentire in piena sicurezza operazioni selfservice e servizi online.
Attraverso il sito dell’ente pubblico, il cittadino sarà ad esempio in grado di conoscere lo stato di
avanzamento di una pratica e i tempi di completamento, mentre un’impresa potrà informarsi su appalti o
bandi di gara.
Integrazione con i sistemi gestionali, moduli elettronici, gestione delle
manutenzioni
La tecnologia FileNet e IBM contempla anche un ampio spettro di altre attività in cui è essenziale
l’integrazione con i sistemi gestionali di tipo ERP, i moduli elettronici e la gestione dei lavori di
manutenzione.
La tecnologia IBM FileNet ECM si integra con le soluzioni ERP (Enterprise Resource Planning) dei
principali leader di mercato. Progettata per aumentare le prestazioni generali di SAP R/3, archivia e
gestisce milioni di documenti e immagini acquisite o generate dal sistema gestionale: dagli ordini di
acquisto alle fatture, dalle autorizzazioni di spesa ai contratti.
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Si possono automatizzare moduli e formulari elettronici, eliminando i costi di stampa, archiviazione e
distribuzione, riducendo i tempi di produzione e la possibilità di errori. Per un singolo modulo si
raggiungono ritorni sugli investimenti che arrivano fino al 200-300%.
Manutenzioni, revisioni e riparazioni di impianti pubblici di ogni tipo coinvolgono la consultazione di
schemi, disegni tecnici e procedure di sicurezza: gli impiegati dell’ente e le imprese appaltatrici possono
accedervi facilmente, dialogare fra loro via web, controllare l’iter dei lavori e aggiornare la documentazione
tecnica.
Conclusioni
Le soluzioni FileNet e IBM, sviluppate in collaborazione con la propria rete di partner certificati e basate su
tecnologia Enterprise Content Management (ECM) di gestione contenuti e processi, contribuiscono a
risolvere i problemi più pressanti della pubblica amministrazione, come:
- la necessità di reperire in tempi rapidi qualsiasi informazione, strutturata o non strutturata,
ovunque archiviata, per rispondere alle richieste dei cittadini e degli altri utenti
- la costruzione di portali web che consentono ai dipendenti di gestire dinamicamente le
informazioni attraverso tutta l’organizzazione
- l’automazione dei processi amministrativi e gestionali – con strumenti di workflow – per renderli
più semplici e trasparenti
Attraverso il web, cittadini e imprese potranno inoltre accedere alle informazioni che li riguardano, ottenere
direttamente atti e certificati, pagare le tasse o partecipare a gare e forniture di beni e servizi.
La tecnologia IBM FileNet ECM diventa così l’infrastruttura su cui innestare tutte le applicazioni dell’ente
pubblico, sia quelle rivolte a sfruttare le nuove opportunità offerte da Internet, sia quelle rivolte a gestire
l’ente come un’impresa efficiente e competitiva.
Il patrimonio informativo viene gestito al meglio, collegando fra loro le varie “isole” di dati archiviati; i
sistemi documentali si integrano senza problemi con i sistemi gestionali e contabili di tipo ERP (Enterprise
Resource Planning), con quelli geografici e territoriali e, più in generale, con tutti i sistemi IT preesistenti e
con le varie applicazioni affidate ai sistemi centrali di tipo proprietario.
Le soluzioni specializzate per il Settore Pubblico, messe a punto da FileNet e IBM con i propri Partner,
sono basate su tecnologia IBM FileNet ECM, che si compone di diversi moduli fra loro integrati in grado di
gestire i documenti e i contenuti non strutturati, dislocati nell’ente e sul Web e che possono essere
facilmente ricercati, aggiornati e utilizzati mediante un unico punto di accesso per dipendenti ed utenti:
l’intranet o il portale web.
Grazie all'architettura J2EE basata su standard, IBM FileNet ECM è progettato per operare in
infrastrutture SOA (Service Oriented Architecture) e garantire l'interoperabilità con una vasta gamma di
database, sistemi operativi, ambienti per l'archiviazione, protezione dei dati e Web server, consentendo
un'ampia libertà di scelta e riducendo i costi di integrazione con le architetture IT esistenti.
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