B3 – Capitolato speciale VIAGGI - IIS "Einaudi

 Capitolato speciale Affidamento del servizio di «agenzia viaggi» ‐ pacchetti del lotto A C.I.G.: X1E16A2C4F 1. Premessa L’I.I.S. “Einaudi‐Scarpa” di Montebelluna (TV), anche al fine di realizzare economie di scala e gestionali, seleziona per i viaggi di istruzione operatori economici cui affidare in esclusiva il servizio di «agenzia viaggi» in favore dei propri studenti e degli accompagnatori, relativamente a gruppi di “pacchetti” di viaggio. Il presente appalto, denominato Lotto A, si intende unico e comprensivo di 3 “pacchetti” di viaggio. 2. Oggetto Costituiscono il Lotto A, oggetto del contratto di affidamento dell’appalto, i 3 “pacchetti” A1, A2 e A3 come di seguito meglio specificati ed eventualmente integrati con le migliorie di cui alla Scheda di Offerta Tecnica: Pacchetto A1 LISBONA ‐ soli servizi a terra durata 5 giorni, 4 notti periodo dal 23 al 27 novembre 2015 allievi partecipanti 40 studenti delle classi 5ªB AFM e 5ªA INFO accompagnatori 3 accompagnatori servizi base richiesti trasfert in pullman per e dall’aeroporto di Bergamo trasfert in pullman dall’aeroporto di Lisbona all’albergo e viceversa Sistemazione in camere con servizi privati (2/3/4 letti per allievi, singole o doppie uso singolo per accompagnatori) Pernottamento e prima colazione Pacchetto A2 PRAGA ‐ soli servizi a terra durata 5 giorni, 4 notti periodo dal 24 al 28 novembre 2015 allievi partecipanti 18 studenti della classe 5ªA AFM‐SIA accompagnatori 2 accompagnatori servizi base richiesti trasferimento in pullman dall’aeroporto di Praga all’albergo e viceversa Sistemazione in camere con servizi privati (2/3/4 letti) per allievi Sistemazione in camere singole (o doppie uso singolo) per accompagnatori Trattamento mezza pensione (colazione + cena) B3 – Capitolato speciale VIAGGI – Lotto A, pag. 1 Pacchetto A3 VALENCIA ‐ soli servizi a terra durata 5 giorni, 4 notti periodo dal 19 al 23 aprile allievi partecipanti 18 studenti della classe 4ªC AFM accompagnatori 2 docenti trasferimento in pullman dall’aeroporto di Valencia all’albergo e viceversa servizi base richiesti Sistemazione in camere con servizi privati (2/3/4 letti per allievi, singole o doppie uso singolo per accompagnatori) Pernottamento e prima colazione Una cena in ristorante tipico, a base di paella Il servizio appaltato consiste: ‐ nella prenotazione e fornitura dei titoli alberghieri, di transfer, di biglietti di accesso in tutte le località destinazione dei viaggi di istruzione, mediante l’emissione di voucher, ‐ nell’assistenza dedicata all’istituto scolastico durante i viaggi ed i soggiorni; ‐ nella gestione di eventuali emergenze a fronte di particolari necessità, quali, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, l’effettuazione di una nuova prenotazione o la modifica di una prenotazione esistente, la sostituzione di un mezzo di trasporto avariato o di una struttura ricettiva rivelatasi inadeguata, ecc. L’Agenzia deve prestare il servizio nel rispetto delle indicazioni fornite dall’Istituto e deve assicurare la ricerca e l’utilizzo delle tariffe, dei costi e delle condizioni più convenienti, secondo il percorso più favorevole, tenuto conto della disponibilità di posti e delle richieste dell’Istituto. Il servizio di prenotazione dei servizi accessori eventualmente richiesti all’Agenzia anche successivamente ed in aggiunta di quelli “base”, dovrà comprendere ogni incombenza amministrativa relativa alla prenotazione ed alla scelta della tariffa o prezzo più conveniente. Il servizio consiste altresì in qualunque tipo di collaborazione usualmente richiesta per viaggi scolastici all’estero: informazioni inerenti i passaporti, visti, disbrigo pratiche, attivazione dell’assicurazione sanitaria, ecc. 3. Adempimenti per la stipula del contratto La ditta risultata aggiudicataria ha 8 (otto) giorni a far data dalla comunicazione dell’aggiudicazione definitiva per presentare la seguente documentazione: a) certificato di iscrizione alla C.C.I.A.A. (Registro delle imprese); b) polizze assicurative RC e infortuni previste per i partecipanti. Qualora l’aggiudicatario non produca la documentazione necessaria alla stipulazione del contratto entro 8 giorni dall’aggiudicazione definitiva, ovvero non risulti in possesso dei requisiti dichiarati all’atto della presentazione dell’offerta, decadrà automaticamente e l’Istituto scolastico procederà all’aggiudicazione a cascata scorrendo la graduatoria. L’Istituto si riserva, comunque, la facoltà di chiedere, ad avvenuta aggiudicazione, l’anticipazione dell’inizio dell’esecuzione del servizio nelle more della stipula del contratto, per esigenze di necessità o urgenza. 4. Condizioni generali Gli alberghi, della categoria e nelle ubicazioni offerte, dovranno comunque assicurare adeguate condizioni igienico‐sanitarie e di sicurezza, secondo la normativa vigente. Le sistemazioni saranno in camere con servizi privati. L’agenzia aggiudicataria garantirà la sistemazione di ciascun gruppo in un solo albergo/struttura ricettiva. Le camere destinate agli accompagnatori devono essere preferibilmente situate al medesimo piano di quelle degli studenti, e comunque nella dislocazione più favorevole possibile ai fini della sorveglianza. In particolare, al momento dell’arrivo presso la struttura ricettiva individuata, l’Istituto, nelle persone degli B3 – Capitolato speciale VIAGGI – Lotto A, pag. 2 accompagnatori, avrà cura di verificare la rispondenza dei servizi e delle strutture a quanto previsto e contenuto nel pacchetto turistico offerto. Eventuali difformità riscontrate saranno immediatamente contestate per successive azioni e transazioni. Egualmente, qualora, durante il viaggio di istruzione, in qualsiasi sua fase, i docenti accompagnatori rilevino il mancato rispetto delle condizioni igienico‐sanitarie e/o di sicurezza dei mezzi di trasporto e degli hotel, l’Agenzia sarà tenuta a provvedere ad idonea sostituzione, senza pregiudizio o sovrapprezzo per l’Istituto. In caso di partecipazione al viaggio di istruzione di alunni in situazione di handicap, dovranno essere osservate le seguenti indicazioni: ‐ l’Istituto, per una corretta e funzionale organizzazione, nonché per la rideterminazione del costo del viaggio, comunicherà all’Agenzia la presenza di allievi in situazione di handicap, i relativi servizi necessari e l’eventuale presenza di assistenti educatori culturali; ‐ agli allievi in situazione di handicap e agli assistenti educatori culturali dovranno essere forniti i servizi idonei, secondo la normativa vigente in materia. 5. Oneri dell’agenzia Ad aggiudicazione avvenuta, l’Agenzia provvederà al servizio di prenotazione e fornitura dei titoli di viaggio deve nel più breve tempo possibile, tenuto conto della natura della richiesta e dei tempi tecnici ad essa connessa. Al fine di garantire che la effettiva fornitura dei documenti di viaggio avvenga in tempi utili, l’Agenzia dovrà comunque provvedere all’espletamento del servizio entro le 72 (settantadue) ore naturali e consecutive precedenti la partenza. L’Agenzia rilascerà all’Istituto tutti i documenti relativi al viaggio (voucher, titoli di trasporto). Sui voucher saranno indicati: il nome dell’Istituto, l’entità del gruppo, i servizi prenotati ed il fornitore relativo ad ogni servizio. L’Agenzia è tenuta a comunicare preventivamente all’Istituto il nominativo della persona responsabile dell’organizzazione e della realizzazione del viaggio stesso, con il numero di telefono che ne garantisca la reperibilità durante tutto il viaggio e l’ indirizzo e‐mail cui far pervenire speditivamente comunicazioni. L’agenzia è altresì tenuta ad organizzare un servizio di reperibilità h24 per tutta la durata del viaggio, comunicando anticipatamente all’istituto le modalità ed i recapiti cui rivolgersi in caso di emergenze. In caso di avaria dei mezzi di trasporto (transfert da e per gli aeroporti, pullman in loco…) l’Agenzia aggiudicataria dovrà provvedere alla immediata sostituzione del mezzo, sia alla partenza che in itinere, fatto salvo il diritto di risarcimento del danno che ne derivasse. In caso di palese inadeguatezza della struttura ricettiva, ovvero di difformità rispetto a quanto offerto in sede di gara, l’Agenzia aggiudicataria dovrà provvedere alla immediata individuazione di una struttura ricettiva sostitutiva, fatto salvo il diritto di risarcimento del danno che ne derivasse. L’Istituto, nelle persone del responsabile accompagnatore, avrà cura di rilevare l’esatto numero dei partecipanti/fruitori nonché l’effettiva fruizione dei servizi previsti, con apposita dichiarazione sottoscritta. Tali adempimenti consentiranno all’Istituto di poter, eventualmente, ottenere il rimborso qualora, per causa di forza maggiore, il numero dei partecipanti sia stato oggetto di variazioni in meno oppure non sia stato possibile fruire di tutti i servizi. L’Istituto si riserva, al rientro in sede della comitiva e, comunque, entro e non oltre cinque giorni, di informare l’Agenzia delle eventuali variazioni, nonché dei servizi di cui non si è giocoforza potuto usufruire. Per quanto non specificatamente stabilito nel presente documento e nel contratto, si rinvia al D. Lgs. 79/2011 ‐ Codice del turismo, in quanto applicabile, nonché alla restante normativa vigente, ivi comprese le buone prassi nell’esercizio del servizio di agenzia di viaggi. 6. Cause di risoluzione anticipata Il venire meno, successivamente all'aggiudicazione o durante l'esecuzione del servizio, dei requisiti prescritti nei documenti di gara e dichiarati in sede di partecipazione alla selezione, determina la risoluzione B3 – Capitolato speciale VIAGGI – Lotto A, pag. 3 anticipata del rapporto, salva ed impregiudicata ogni pretesa risarcitoria da parte dell’istituto. Con la sottoscrizione del contratto l’aggiudicatario dichiara di essere consapevole che l’Istituto scolastico ha facoltà di revocare l’aggiudicazione qualora l’Agenzia non ottemperi agli obblighi di cui al Capitolato speciale e che tale facoltà può essere esercitata senza aver prima intimato o costituito in mora il Concessionario e senza bisogno di pronuncia giudiziaria. Costituirà in ogni caso motivo di risoluzione espressa, impregiudicato il diritto al risarcimento, il verificarsi anche di una soltanto delle seguenti situazioni: 1. ricorso al subappalto; 2. non veridicità delle dichiarazioni fornite ai fini della partecipazione alla gara ed alla fase contrattuale; 3. violazione dell’obbligo di riservatezza; 4. mancanza, anche sopravvenuta in fase successiva all’affidamento dei servizi, dei requisiti minimi di ammissibilità indicati nel Disciplinare di gara e dichiarati nella domanda di partecipazione; 5. frode o grave negligenza nell’esecuzione degli obblighi e delle condizioni contrattuali; 6. cessione dell’azienda o dell’attività da parte dell’affidatario, oppure fallimento concordato preventivo o altra procedura concorsuale che dovesse coinvolgere lo stesso. La risoluzione espressa prevista nel precedente paragrafo diventerà senz'altro operativa a seguito della comunicazione che l’Amministrazione darà per iscritto all’aggiudicatario, tramite raccomandata con avviso di ricevimento. La risoluzione dà diritto all’Istituto di rivalersi su eventuali crediti dell’affidatario. La risoluzione dà altresì all’Istituto il diritto di affidare a terzi l’esecuzione dei servizi, in danno dell’affidatario con addebito ad esso del costo sostenuto in più dall’Istituto rispetto a quello previsto. 7. Prezzi e modalità di pagamento I prezzi si intendono “tutto compreso”, tasse e diritti di agenzia inclusi, al lordo dell’IVA. Eventuali servizi aggiuntivi a quelli base, richiesti e resi anche in corso di esecuzione, saranno remunerati nello stesso modo. L’Agenzia si impegna a mantenere fermi i prezzi sino alla data di completa effettuazione del relativo viaggio, sia per i servizi base offerti in fase di aggiudicazione, sia per eventuali servizi aggiuntivi richiesti e prenotati successivamente, facendo comunque salvi i diritti dell’Istituto di cui all’art. 5. La Scuola s’impegna a procedere alla liquidazione in due tempi: il 25% alla partenza; il restante 75%, a saldo, dopo lo svolgimento del viaggio, a seguito di una relazione dei docenti accompagnatori, e salvo le eventuali rideterminazioni di cui all’art. 5. La liquidazione avviene 30 gg. data fattura. Per normativa, l’Istituto scolastico può ricevere e onorare esclusivamente fatture elettroniche. B3 – Capitolato speciale VIAGGI – Lotto A, pag. 4