Dispensa di Informatica II ITC

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Graziano Donati
Corso di Informatica
Per il IIo anno
degli Istituti Tecnici Commerciali
Centro Studi Bellini
Graziano Donati
Corso di Informatica
Per il IIo anno
degli Istituti Tecnici Commerciali
Programma di Informatica - IIo Istituto Tecnico Commerciale
TECNOLOGIE PER L'ELABORAZIONE DELL'INFORMAZIONE E DELLA COMUNICAZIONE
Informazione e dati. Difinizione di sistema di elaborazione. Classificazione dei sistemi di elaborazione. Struttura logico
funzionale di un personal computer. L'unità centrale. La C.P.U. Memoria: capacità, tempo di accesso, accesso
sequenziale e casuale. Unità di misura di capacità. La memoria centrale (RAM e ROM). Memorie di massa: floppy
disk, hard disk, cd rom, la formattazione. Le periferiche di input e di output. Porte di I/O e schede di espsnsione. Fattori
che influenzano le prestazioni di un PC. Classificazione del software: software di base e software applicativo.
Acquistare e installare software. I diritti d'autore e i vari tipi di licenza d'uso. La sicurezza dei dati: accessi controllati e
copie di backup. I virus e la pirateria informatica. Informatica e società.
IL FOGLIO ELETTRONICO: MICROSOFT EXCEL
Interfaccia di Excel. Creare una cartella. Inserire i dati. Selezionare le celle. Operare su righe e colonne. Spostare e
copiare i dati. Inserire formule aritmetiche ed espressioni. Riferimento relativo e riferimento assoluto. I formati delle
celle. Bordi, sfondi e sfumature delle celle. Allineare e orientare i dati nelle celle. Centrare il testo su un insieme di
celle. Inserire funzioni. Funzione somma. Le funzioni statistiche: Media, Max, Min, Conta Numeri, Conta Valori. Le
funzione Se: Conta se, Conta più se, Somma se. Le funzioni Matr: somma, prodotto, arrotonda, int, somma se, somma
più se. Funzioni logiche se: E, O.
LE BASI DI DATI: MICROSOFT ACCESS
Differenza tra archiviazione e memorizzazione. Informazione e dato. Microsoft Access. Il menù e la finestra database.
Creare un database. Creare una tabella in modalità visualizzazione struttura. La struttura di una tabella. I campi. I tipi di
dati: contatore, testo, numerico, Si/No, OLE, autocomposizione ricerca (da tabella o con immissione personalizzata). Le
proprietà dei campi. Impostazione della chiave primaria. Visualizzazione, inserimento e modifica dei dati in modalità
visualizzazione foglio dati. Le maschere. Definizione e utilizzo. Creazione di una maschera in autocomposizione e in
visualizzazione struttura. Modifica della struttura di una maschera. Ordinamento dei record. Impostazione e
applicazione dei filtri (filtro in base a maschera). Le query. Definizione ed utilizzo. Creazione di report in
autocomposizione.
Tecnologie per l'elaborazione dell'informazione
e per la comunicazione
1. Architettura dell’elaboratore
1.1
Concetti iniziali
1.1.1 Distinzione fra Hardware e Software
Un sistema informatico è l’insieme di molte parti che cooperano per memorizzare e
manipolare l’informazione. Studiare l’architettura
di un sistema informatico significa individuarne
le varie parti, comprenderne il principio generale
di funzionamento ed intuire come le singole parti
interagiscono fra di loro.
Una prima, iniziale suddivisione del sistema
informatico viene fatta distinguendo due
componenti separate ma mutuamente dipendenti:
l’hardware e il software.
Con il termine hardware si intende l’insieme
hardware
delle componenti fisiche, in particolare circuiti
elettronici, che eseguono operazioni elementari
mentre il software è l’insieme dei programmi che
vengono eseguiti dal sistema.
Viene detta Information Tecnology (IT)
l’insieme di tutte le tecnologie usate per creare,
memorizzare,
elaborare
e
trasmettere
l’informazione nelle sue varie forme (dati
numerici, audio, immagini, filmati, etc.).
software
Sinonimo del termine è telematica, la fusione cioè
di telefonia ed informatica.
1.1.2 Tipologia di elaboratori
Con il termine elaboratore elettronico si designano sistemi informatici con un medesimo
modello teorico, ma caratteristiche ed utilizzi molto diversi. Vengono quindi definite
alcune categorie, dai confini non sempre ben definiti, in cui trovano posto i vari computer,
dai più semplici ai più complessi.
Un laptop o notebook computer è un sistema ad
utente singolo di ridotte dimensione; i primi posti
in commercio avevano la dimensione di una
valigetta, mentre adesso sono grandi quanto
un’agenda e hanno un peso di pochi chili. Il loro
processo di riduzione ha quasi raggiunto il limite
inferiore perché ulteriori diminuzioni non
consentirebbero una tastiera ed uno schermo
funzionali ed efficaci.
Un personal computer (PC) è un piccolo sistema
indipendente in termini di risorse e dedicato ad un
notebook
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unico utente. Normalmente è formato da un corpo centrale (che contiene il processore e la
memoria), da un monitor, da un mouse e da una tastiera.
I network computer sono degli elaboratori costituiti da un processore, memoria RAM e
ROM e da circuiti per collegarsi ad una rete locale o ad Internet. Quando vengono accesi si
collegano immediatamente alla rete per sfruttare le risorse di quest’ultima, i vantaggi che
presentano sono il basso costo, la
semplicità nelle funzioni e la minor
probabilità di guasti.
Simile al personal è la workstation,
che ne mantiene la struttura base, ma
è potenziata in tutte le sue
componenti; il monitor risulta essere
di
notevoli
dimensioni
per
visualizzare anche immagini ad alta
definizione, mentre uno o più
processori consentono di trattare una
grosse mole di dati (di solito di natura
grafica). Negli ultimi tempi, grazie al
workstation
continuo progresso, risulta difficile
distinguere un PC di fascia alta da
una workstation.
Quando le persone che accedono al sistema informatico sono dell’ordine delle decine si
passa ai minicomputer; la notevole potenza di calcolo viene messa a disposizione dei
singoli utenti che colloquiano con il processore tramite terminali stupidi (che non
possiedono un proprio processore) e lavorano come se fossero gli unici fruitori delle
risorse.
In realtà, questo tipo di sistemi va scomparendo, o meglio si sta trasformando in server,
una macchina, cioè, a cui gli utenti si collegano non tramite terminali, ma attraverso
Personal Computer dotati di una scheda di comunicazione che in tal caso assumono il
nome di terminali intelligenti.
Un sistema di più grandi dimensioni che controlla, in modo interattivo, diverse centinaia di
terminali si definisce, invece,
mainframe. Per soddisfare le
esigenze dei suoi molti utenti
mette a disposizione le sue
enormi memorie di massa e i suoi
molti processori. Anche questa
tipologia di sistema informativo è
messa in discussione dall’avvento
delle reti che consentono di
ottenere gli stessi risultati a costi
enormemente inferiori.
In testa alla classificazione stanno
i supercomputer, sistemi che
sfruttano le tecnologie più
moderne e costose (ad esempio la
superconduttività
alle
basse
supercomputer
temperature) per poter elaborare
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in modo veloce dati molto complessi come quelli necessari ad una simulazione di volo o ad
una previsione meteorologica.
Gli utenti sono costretti ad utilizzare dei minicomputer per poter comunicare in modo
efficiente con i supercomputer; il loro possesso è talmente strategico che le loro tecnologie
sono coperte da segreto militare e non possono essere esportati dai paesi d’origine.
Categoria
Impieghi tipici
Costo
Personal Computer Sistema di videoscrittura, Giochi, Attività di
programmazione
1500 $
Notebook
Gestione clienti di un commesso viaggiatore,
Presentazioni multimediali
2500 $
Workstation
CAD (Computer Aided Design) Elaborazione di
immagini e filmati
3500 $
Minicomputer
Gestione completa di una azienda di piccola-media
grandezza
50.000 $
Mainframe
Gestione completa di una azienda di grandi
dimensioni
200.000 $
Supercomputer
Simulatore di volo, Simulazione di processi nucleari, 3.000.000 $
Calcolo di numeri primi
1.1.3 Componenti di base di un personal computer
La parte hardware di un Personal Computer è
composta da alcuni elementi funzionali interagenti
e cooperanti che colloquiano tramite linee
dedicate dette bus.
Il processore o CPU (Central Processing Unit) è
il modulo che svolge effettivamente le
elaborazioni e coordina il flusso dei dati
all’interno del computer. Compito principale di
questa unità di elaborazione è quello di far girare
i programmi, interpretando ed eseguendo le
singole istruzioni che li compongono.
La memoria centrale è utilizzata per memorizzare il programma (o i programmi) in
esecuzione sulla macchina e i dati utili al loro funzionamento. La sua capacità di
memorizzazione è relativamente limitata e, normalmente, è volatile (le informazioni
vengono perse in caso di mancata alimentazione del PC). La sua caratteristica principale è
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quella di poter accedere molto velocemente alle informazioni in essa contenute (tempi di
accesso minimi).
La memoria secondaria (o di massa) consente, invece, lo stoccaggio di enormi quantità
di dati in modo permanente sfruttando fenomeni magnetici od ottici; lo svantaggio
dell’utilizzo di tali tecnologie di realizzazione risiede nel tempo di accesso, notevolmente
maggiore rispetto a quello della memoria centrale.
In un Personal Computer tutte le componenti sopra elencate trovano normalmente posto in
un unico contenitore detto box o case.
Le unità periferiche sono dispositivi utilizzati per fornire i dati da elaborare al computer e
per ottenere da esso i risultati; esse fungono quindi da interfaccia fisica tra l’elaboratore e
l’utilizzatore. Si dividono in periferiche d’ingresso, come tastiera e mouse, e periferiche
d’uscita, come monitor e stampante.
1.1.4 Macchina di Von Neumann
L’architettura della maggior parte dei moderni elaboratori è basata sul modello della
macchina di von Neumann, ricercatore ungherese che per primo individuò una struttura
regolare comune per gli elaboratori elettronici.
Secondo tale architettura un sistema di calcolo è costituito da quattro elementi base: l’unità
di elaborazione, la memoria, le periferiche e il bus di sistema.
La memoria contiene le istruzioni e i dati necessari per eseguire un programma; l’unità di
elaborazione è formata dai dispositivi elettronici che consentono di acquisire, interpretare
ed eseguire le singole istruzioni.
Le varie periferiche consentono lo scambio di informazioni tra l’elaboratore e l’esterno,
mentre il bus di sistema funge da collegamento fra i vari elementi funzionali.
Lo schema della macchina di von Neumann è il seguente:
Nella macchina di von Neumann, le fasi di elaborazione si susseguono in modo sincrono
con una scansione temporale dettata da un orologio di sistema (clock).
B us di sistem a
M em oria
U nità di
elab orazione
P erife riche
Durante ciascun intervallo di tempo l’unità di controllo (che fa parte dell’unità di
elaborazione) decide quali operazioni svolgere: l’acquisizione di istruzioni o dati dalla
memoria, la decodifica e l’esecuzione delle stesse, la manipolazione dei dati o il
trasferimento delle informazioni.
I trasferimenti fra i vari elementi funzionali avvengono attraverso il bus di sistema che si
occupa del collegamento logico fra le parti coinvolte, mentre il collegamento fisico è
sempre presente.
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Il limite dell’impostazione di von Neumann (che è stata formulata 50 anni fa) è la stretta
sequenzialità con cui vengono eseguite le varie operazioni. Per ovviare a ciò sono state
proposte alcune estensioni che rispecchiano le più recenti evoluzioni dell’hardware
soprattutto relativamente alla presenza di più unità di elaborazione e alla gestione, quindi,
di un calcolo parallelo.
La prima concerne l’uso di processori dedicati che sgravano il processore centrale di alcuni
compiti specifici; si parla in pratica dei coprocessori matematici e dei processori grafici
che aiutano il sistema nella gestione dei calcoli numerici e nella presentazione grafica su
video.
Una seconda estensione riguarda la possibilità di dotare il sistema di più processori che
cooperano nell’eseguire le singole istruzioni.
Un’ultima estensione prevede la possibilità di usare diversi tipi di memoria, caratterizzate
da prestazioni e costi diversi (memoria centrale, memoria secondaria e la memoria cache).
In tempi recenti sono state presentate anche architetture alternative a quella di von
Neumann sempre per consentire un elevato grado di parallelismo nell’esecuzione delle
istruzioni. Tra queste ricordiamo le macchine dataflow, in cui l’esecuzione delle varie
istruzioni è guidata dal flusso dei dati derivanti dalle operazioni precedenti.
1.2
Processore
1.2.1 Struttura generale
Come già visto nel precedente paragrafo, il processore è
la “mente” del sistema informatico, la parte cioè che
controlla il flusso dei programmi ed esegue le singole
istruzioni. A livello fisico la CPU è un circuito elettronico
formato da alcuni milioni di transistor che attualmente
trovano posto in un singolo chip (circuito integrato) della
dimensione di pochi centimetri quadrati. Si parla in
questo caso di microprocessore.
Compiti del processore sono lo spostamento dei dati (ad esempio reperisce dati dall’unità
di input ed accede alle informazioni necessarie all’elaborazione, caricate solitamente in
memoria centrale), le operazioni di tipo aritmetico e logico ed il controllo del flusso
delle istruzioni.
Dati in ingresso
(da input e/o da memoria centrale)
CPU
Clock
ALU
CU
Registri
Risultati in uscita
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Operazioni da
eseguire
(programma)
Si individuano, all’interno del processore, alcune parti che sono funzionali agli scopi sopra
descritti; in particolare avremo una Unità di Controllo (CU, Control Unit), una Unità
Aritmetico-Logica (ALU, Arithmetic and Logic Unit), una serie di registri ed un orologio
interno della macchina (clock) che genera un segnale detto, appunto, segnale di clock.
L’ Unità Aritmetico-Logica esegue le operazioni aritmetiche (addizione, sottrazione, etc.)
o logiche (confronti, comparazioni, etc.) richieste.
I registri sono gli elementi di memoria della CPU (costituiti fisicamente da sequenze di
celle di memoria nelle quali si può leggere e scrivere) e vengono utilizzati per memorizzare
temporaneamente istruzioni e risultati parziali delle operazioni, nonché informazioni di
controllo; la loro funzione è equivalente a quella di una memoria molto veloce. Tra i
registri ricordiamo il Program Counter (che contiene l’indirizzo di memoria della prossima
istruzione da eseguire) ed il Registro di Stato (che contiene informazioni sui risultati delle
operazioni precedenti).
L’Unità di Controllo cura l’acquisizione (fetch) e la successiva interpretazione delle
istruzioni che si trovano in memoria, reperisce i dati dall’input e coordina il lavoro della
unità aritmetico-logica fornendo i segnali elettrici che attivano i diversi dispositivi di
memoria o di operazione (in definitiva L’UC dirige e coordina l’elaborazione dei dati).
Questi segnali vengono forniti in sincrono per mezzo del segnale di clock: ad ogni scatto
del clock viene inviato un segnale; il tempo che intercorre tra un segnale e l’altro, detto
periodo o ciclo di clock, indica il tempo massimo di esecuzione di un’operazione e serve a
sincronizzare fra di loro le varie parti del processore in modo che tutte abbiano terminato il
loro compito prima di passare alla gestione dell’istruzione successiva.
La sincronizzazione è importantissima per il buon funzionamento dell’elaboratore; basti
pensare a quanto succederebbe se l’elaboratore tentasse di fornire in output il contenuto di
una zona di memoria non ancora scritta completamente, oppure se l’ALU andasse a
sommare dati contenuti in celle di memoria non ancora scritte o nelle quali sono
memorizzati dati “vecchi”.
1.2.2 Prestazioni
Le caratteristiche prestazionali di una CPU dipendono da molti fattori tra cui:
- Insieme delle istruzioni (Instruction set) eseguite; le istruzioni semplici (addizione)
vengono eseguite in breve tempo a differenza di quelle complesse (moltiplicazione)
che richiedono tempi di esecuzione più lunghi.
I processori CISC (Complex Instruction Set Computer) possiedono istruzioni che
vengono eseguite in molti cicli di clock, mentre i processori RISC (Reduced
Instruction Set Computer) svolgono solo semplici istruzioni che terminano in un ciclo
di clock.
- Dimensione dei registri; più grandi sono i registri maggiori sono le quantità su cui si
può operare con una singola istruzione.
- Frequenza di clock; la frequenza di clock è direttamente proporzionale al numero di
istruzioni che possono essere svolte nell’unità di tempo e quindi alla velocità di
esecuzione dei programmi. Tale frequenza dipende dalle caratteristiche fisiche dei
processori e non può essere aumentata a piacere. Si misura in Hz (cicli al secondo) e i
microprocessori attuali possiedono frequenze dell’ordine dei GHz (un miliardo di cicli
al secondo).
In passato, per misurare la velocità di un processore si usavano come indicatori i MIPS
(Millions of Instructions Per Second), cioè quante operazioni logiche o fra interi vengono
11
eseguite mediamente in un secondo, e i MFLOPS (Millions of Flotting point Operations
Per Second), che invece sono relativi alle operazioni tra numeri decimali.
Entrambi gli indicatori, come del resto la semplice frequenza di clock, hanno il difetto di
non considerare gli altri parametri relativi all’architettura del sistema e all’effettivo utilizzo
dell’elaboratore.
Si deve comunque ricordare che la velocità computazionale del processore è soltanto uno
degli aspetti da considerare per la valutazione complessiva delle prestazioni di un sistema
informatico; ad esempio, come verrà specificato meglio in seguito, la velocità e la
dimensione della memoria centrale oppure la struttura del bus di sistema possono far
modificare sensibilmente le prestazioni di due elaboratori dotati dello stesso processore.
Per avere una valutazione più completa della bontà di un processore, sono stati quindi
ideati dei programmi che eseguono una serie di test molto approfonditi sulla macchina
simulando un certo gruppo di operazioni di alto livello; questi test vengono chiamati
benchmark.
1.2.3 Processori commerciali
Un processore è un circuito elettronico formato da alcuni milioni di transistor che trovano
posto in uno spazio di qualche centimetro quadrato. Il costo del materiale primo per
costruire un processore è irrisorio, ma la tecnologia per sviluppare questa meraviglia della
miniaturizzazione deve essere supportata da
ingentissimi investimenti per la progettazione dei
microcircuiti e per la realizzazione degli impianti di
produzione.
A causa di ciò, esistono al mondo meno di una decina
di produttori in grado di fornire i processori ai
costruttori di sistemi informatici.
Il più importante produttore al mondo di processori
destinati a PC è Intel, che ha equipaggiato il primo
Personal prodotto dall’IBM nel “lontano” 1981 con il
suo microprocessore 8086. Da allora, a ritmo frenetico, si sono susseguiti tutta una serie di
processori compatibili con il precedente e dalle prestazioni sempre più elevate fino ad
arrivare al P4 attuale.
Nome
Processore
4004
8080
8086
80286
386DX
486
Pentium
Pentium II
Pentium III
Pentium 4
Anno di
produzione
Numero di
Transistor
Frequenza
massima
1971
1974
1978
1982
1985
1989
1993
1997
1999
2001
2300
6000
29000
134000
275000
1,2 M
3,1 M
7,5 M
16 M
35 M
1 MHz
2 MHz
4,77 MHz
20 MHz
33 MHz
100 MHz
266 MHz
566 MHz
933 MHz
2,1 GHz
12
Dalla nascita del primo personal computer si sono avute molte migliorie all’architettura dei
processori che hanno consentito, in prima battuta, l’aumento della frequenza di
elaborazione del processore e, successivamente, la creazione di prodotti che forniscono
funzionalità sempre più complesse, fino ad arrivare alla possibilità di integrare su di una
stessa struttura fisica (circuito integrato o chip), oltre all’unità di calcolo vera e propria, un
coprocessore matematico, memoria e strutture per l’elaborazione del suono e delle
immagini.
Tutti i processori della famiglia Intel sono CISC, mentre altri produttori, come AMD,
hanno scelto l’architettura RISC per le CPU destinate a Personal Computer; i processori
per sistemi di categoria superiore (workstation, server, mini, etc.) sono tutti RISC.
1.2.4 Multiprocessori
La storia dei sistemi di elaborazione che sfruttano più processori che lavorano in parallelo
è molto recente. Gli studi per modificare l’architettura da mono a multiprocessore sono
iniziati negli anni ’80 per ricercare prestazioni sempre più spinte; solo nella seconda metà
degli anni ’90 sono comparsi i primi personal computer multiprocessore.
Gli utilizzi tipici a livello di PC e workstation riguardano le applicazioni grafiche, di CAD,
di calcolo intensivo o di gestione di database, mentre nei grandi elaboratori l’architettura si
rivela indispensabile, ad esempio, per i sistemi di prenotazione in tempo reale o per i
sistemi bancari integrati.
I vari sistemi multiprocessore si differenziano fra loro soprattutto per il grado di
specializzazione di ogni processore (che può eseguire qualsiasi operazione o solo un certo
tipo di istruzione) e per il metodo con cui condividono la memoria e le altre risorse del
sistema (che possono essere proprie di ogni CPU o raggiungibili solo attraverso il bus di
sistema). Per poter sfruttare tali sistemi si stanno sviluppando programmi basati su
algoritmi paralleli.
1.3
Memoria
1.3.1 Memorizzazione dei dati
Lo schema della macchina di von Neumann prevede un unico e generico tipo di memoria
da cui il processore preleva istruzioni e dati e dove deposita i risultati delle elaborazioni.
In effetti esistono diverse tecniche per far “ricordare” ad un mezzo fisico un informazione
di tipo binario (uno 0 o un 1) che producono memorie molto diverse tra di loro in termini
di velocità (tempo medio necessario per recuperare l’informazione) e di costo.
Per il fenomeno fisico alla base del processo di memorizzazione, vengono distinte diverse
categorie di memorie:
- Memorie a semiconduttore: il metodo è
elettronico e si fonda sulla conservazione di
una carica elettrica all’interno di un piccolo
conduttore. Si tratta di una memoria di
piccole dimensioni fisiche e molto veloce;
per
contro
il
costo
è
elevato.
L’informazione può essere memorizzata in
modo non permanente e si parla di memoria
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volatile (il contenuto viene perso se cessa l’alimentazione del sistema), oppure
l’informazione viene stabilita in fase di creazione, non è modificabile, e la memoria si
dice non volatile.
- Memorie magnetiche: la tecnica utilizza la caratteristica di alcuni materiali (le sostanze
ferromagnetiche) di assumere e mantenere una direzione di magnetizzazione. Il costo
non è elevato e la memorizzazione è permanente (fino ad una successiva
sovrascrittura); per contro la velocità non è notevole e viene richiesto un dispositivo di
lettura elettro-meccanico (con conseguente possibilità di usura).
- Memorie ottiche: il principio usato è la
possibilità di un raggio laser di causare e poi
riconoscere modifiche nella struttura della
materia (riflettività, polarizzazione). I vantaggi
e gli svantaggi sono simili a quelli delle
memorie magnetiche, ma vengono migliorati i
parametri costo e velocità; per questa ragione,
fra breve, le memorie di tipo ottico
sostituiranno quelle magnetiche.
- Memorie spaziali: sfruttano il movimento di un’onda in un mezzo fisico. Attualmente
sono in fase di studio ed hanno prodotto solo alcuni tipi di memorie (a bolle e
molecolari) che possono essere usati solo in situazioni molto particolari, ma si
attendono notevoli sviluppi.
Vista la disponibilità di memorie con caratteristiche diverse che si rivelano ottimali
solamente per alcuni scopi, i moderni elaboratori (anche se l’architettura di von Neumann
non lo prevede) utilizzano memorie anche funzionalmente e logicamente distinte.
In pratica, anche in un semplice personal computer, possiamo notare la presenza di 3 tipi di
memoria: la memoria centrale, la memoria secondaria e quella di transito (o cache).
14
1.3.2 Gerarchie di memorie
L’uso di gerarchie di memoria dalla velocità e dai costi via via crescenti serve ad
ottimizzare la memoria disponibile in termini di prestazioni e spesa relativa.
L’ideale dal punto di vista delle prestazioni sarebbe implementare tutta la memoria come
registri interni del processore o con tecnologie a semiconduttore consentendo un accesso
quasi istantaneo alle informazioni; d’altra parte, per aver memorie in grado di contenere
una elevata quantità di dati, senza spendere cifre astronomiche, sarebbe opportuno
scegliere memorie dal basso costo per unità di memoria.
Il compromesso fra le due esigenze ha fatto nascere una gerarchia a tre livelli (i registri
interni del processore non vengono considerati memoria vera e propria):
1. Memoria cache (memoria molto veloce, di piccolo dimensioni e costosa)
2. Memoria centrale (memoria veloce, di medie dimensioni e abbastanza costosa)
3. Memoria secondaria (memoria lenta, di notevoli dimensioni ed economica).
CPU
M. cache
M. centrale
M. massa
1.3.3 Memoria cache
La memoria cache è una memoria temporanea utilizzata per migliorare il trasferimento dei
dati tra la memoria centrale e i registri della CPU; la cache, sensibilmente più veloce della
memoria centrale, contiene i dati usati più frequentemente dalla CPU, producendo così
accessi più veloci; infatti quando il processore richiede un dato, questo viene prima
ricercato nella memoria cache (dove con più probabilità si trova) e, in caso positivo,
caricato in modo quasi istantaneo nei registri del processore; in caso negativo,
l’informazione viene recuperata dalla memoria centrale e, in parallelo, vengono aggiornati
i contenuti della memoria cache in modo che i dati in essa residenti siano sempre i più
richiesti (in termini probabilistici).
Il concetto di memoria cache si estende alle situazioni che comprendono dispositivi
funzionanti con velocità diverse: nel caso del trasferimento dati da memoria di massa a
memoria centrale (sulla quale devono essere presenti le istruzioni da eseguire e i dati
15
necessari per eseguirle) una parte della memoria centrale può simulare una memoria cache,
oppure vi sono memorie (dette buffer) poste tra processore e periferiche.
Un esempio tipico di buffer (o memoria tampone) è quello sistemato su ogni stampante
che permette una efficiente trasferimento dei dati dal processore verso la periferica. In
pratica, il processore invia in modo veloce una serie di dati al buffer; la memoria tampone
si occupa di fornirli alla corretta velocità ai meccanismi di stampa, mentre il processore è
libero di compiere altre operazioni; quando il buffer è vuoto, la stampante avvisa il
processore e altri dati vengono inviati verso di essa fino ad esaurire il processo di stampa.
1.3.4 Memoria centrale
Caratteristica fondamentale della memoria centrale è la capacità di permettere l’accesso
alle informazioni in modo “diretto” e in tempi molto brevi. A tale scopo la memoria
centrale è del tipo a semiconduttore.
Dal punto di vista logico essa può essere vista come una grande matrice monodimensionale
formata da celle o locazioni caratterizzate
da un indirizzo e da un contenuto.
Il processore accede al contenuto (in
lettura o in scrittura) della cella per
mezzo del suo indirizzo; la lunghezza
dell’indirizzo è strettamente legato al
numero di celle che si possono
distinguere e rappresenta quindi un indice
dello spazio di indirizzamento del
processore (equivalente alla grandezza
della memoria).
Il tempo di accesso è il tempo necessario
per leggere un dato in una qualsiasi
locazione di memoria; attualmente i
tempi di accesso alla memoria centrale
sono dell’ordine delle decine di
nanosecondi (1 ns = 1 miliardesimo di
secondo).
La memoria centrale è costituita da memoria di tipo ROM (Read Only Memory - memoria
a sola lettura) e da memoria di tipo RAM (Random Access Memory - memoria ad accesso
casuale); queste tipologie si differenziano per il loro uso e le loro caratteristiche e più
precisamente:
• la memoria RAM è cancellabile e riscrivibile ed è adatta a contenere il/i
programma/i in esecuzione e tutti i dati necessari al suo/loro funzionamento; le
dimensioni di tale tipo di memoria influenzano pesantemente la grandezza dei
programmi che possono essere fatti girare sulla macchina.
• la memoria ROM, non cancellabile e non riscrivibile, meno costosa della RAM in
quanto realizzata con circuiti molto più semplici, viene usata in tutti quei casi in cui
non serva modificare il contenuto della memoria, che viene stabilito all’atto della
costruzione; tipicamente contiene le istruzioni che consentono di impostare le
condizioni ottimali di funzionamento della macchina ed effettuare i vari test di
controllo, ossia di realizzare l’inizializzazione o bootstrap del sistema.
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1.3.5 Memoria di massa
La memoria secondaria o di massa è una memoria di supporto che contiene programmi e
dati che possono essere sfruttati solo indirettamente dal processore, visto che l’unica
memoria con cui il processore è collegato risulta essere quella centrale.
I vari dispositivi di memorizzazione attualmente in uso si differenziano per la quantità di
dati memorizzabili, per la loro velocità di fornirli alla memoria interna e per il loro costo
per unità di memoria.
Date le caratteristiche richieste, si utilizzano allo scopo memorie di tipo magnetico e ottico
che coniugano in maniera ottimale i tre parametri sopra descritti.
Per le caratteristiche costruttive e per il metodo di memorizzazione dei dati sono venute a
crearsi numerose famiglie di dispositivi per lo stoccaggio dei dati.
I dispositivi più importanti attualmente in commercio sono il floppy disk, l’hard disk, lo zip
disk, il data cartridge, il CD-RW e il DVD.
Un Floppy Disk è un disco di materiale
magnetizzato sulle due superfici protetto da
una custodia di plastica, che serve per trasferire
informazioni tra computer non collegati
fisicamente. La capacità di memorizzazione è
piccola ed il tempo di accesso è notevole, ma
possono essere facilmente trasportati da un
sistema ad un altro.
Per eseguire le operazioni di memorizzazione è
necessario un dispositivo che contiene la
testina
floppy disk
di lettura/scrittura detto Floppy Disk Drive
(FDD).
L’Hard Disk è un dispositivo formato da una
serie di dischi magnetici che ruotano attorno ad
un perno centrale; ogni superficie dei dischi è
dotata di una propria testina per leggere e
scrivere. Per consentire alte velocità di
rotazione (tempi d’accesso più brevi), i dischi
si trovano in un contenitore sottovuoto e non è
quindi possibile vedere il supporto magnetico.
Lo Zip Disk è un piccolo hard disk portatile
che può trasportare una fetta consistente di
informazione tra due sistemi dotati di un
hard disk
lettore per tale supporto.
I CD-RW (CD riscrivibili) sono simili ai
normali CD audio, ma possono essere scritti,
oltre che letti, tramite un adeguato dispositivo. A differenza dei precedenti dispositivi
usano una tecnologia ottica che consente velocità e capacità considerevoli a basso prezzo.
L’evoluzione naturale dei CD-RW sono i DVD che, utilizzando una tecnologia più
raffinata, consentono di migliorare le prestazioni in termini di velocità e capacità (fino a 25
volte più veloci e 20 volte più capaci di un CD ROM).
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Criteri costruttivi più datati stanno invece alla base dei data-cartridge, cassette con un
lungo nastro magnetico che rappresentano l’evoluzione delle vecchie bobine. Lo
svantaggio dell’accesso sequenziale è bilanciato dal basso costo; questo li rende ideali in
operazioni particolari quali il back-up (salvataggio completo di tutti i dati).
Le caratteristiche dei dispositivi di memoria secondaria sono desumibili dalla seguente
tabella dove, come unità di memoria, si usa il byte (equivalente di un carattere):
Nome
Floppy Disk
Hard Disk
Data cartridge
Zip disk
CD-RW
DVD
Dimensione
360 kB - 2.88 MB
100 MB - 40 GB
200 MB - 16 GB
100 MB - 400 MB
650 MB
4.7 GB - 17 GB
Velocità
100-200 ms
8-20 ms
Lineare
20-40 ms
10-30 ms
5-10 ms
Costo/MB
500 lire *
10 lire
10 lire *
250 lire *
2 lire *
5 lire *
Tecnica
Magnetica
Magnetica
Magnetica
Magnetica
Ottica
Ottica
* per questi dispositivi deve essere anche tenuto conto del costo del lettore
La velocità del data cartridge non è paragonabile alle altre perché, come in tutti i
dispositivi a nastro, il tempo di lettura dipende fortemente dal punto in cui tale dato si trova
(il primo dato è subito disponibile, mentre per l’ultimo è necessario scorrere tutto il nastro).
1.3.6 Relazioni fra memoria e prestazioni dei computer
Le prestazioni di un sistema informatico sono fortemente influenzate dalla gerarchia delle
memoria di tale sistema; essendo infatti il sistema formato da più parti cooperanti, la sua
velocità viene stabilita dalla componente più debole.
Un sistema, benché dotato di un processore con enorme potenza di calcolo, risulterà molto
rallentato da una memoria centrale non correttamente dimensionata in termini di:
a) velocità: l’esecuzione delle istruzioni è infatti preceduta e seguita da operazioni di
lettura e scrittura sulla memoria centrale, se tale memoria non è “veloce” vi sarà
spreco di tempo.
b) capacità di memorizzazione: visto che i programmi da eseguire in genere sono
talmente grandi che solo una parte di essi si trova realmente in memoria centrale,
mentre il resto risiede nella memoria secondaria è ovvio che, se la memoria centrale
è “piccola”, vi sarà un notevole spreco di tempo per caricare e scaricare
informazioni nella e dalla memoria centrale.
In definitiva, la dimensione e la velocità della memoria centrale diventano parametri che
influiscono sulle prestazioni generali del sistema. Per simili motivi, e visto che molti
programmi ne fanno pesantemente uso, anche la velocità della memoria secondaria, e in
particolare dell’hard disk, costituiscono un parametro critico da valutare per il corretto
dimensionamento di un sistema informatico.
18
1.4
Periferiche
1.4.1 Bus
Le varie componenti funzionali che formano un sistema di elaborazione sono collegate fra
loro, nella semplificazione di von Neumann, dal bus di sistema sotto il controllo del
processore. In realtà, il bus di sistema è costituito da una serie di connessioni elementari
lungo le quali viene trasferita l’informazione, che collegano l’unità di elaborazione alla
memoria o all’interfaccia di una specifica periferica.
A seconda del tipo di informazione trasportata individuiamo 3 tipi di bus: un bus dati, un
bus indirizzi e un bus controlli.
BUS DATI
CPU
M.C.
o
PERIFERICA
Il bus dati trasferisce informazioni generiche
in modo bidirezionale; serve ad esempio a
trasferire il contenuto di una cella di memoria
in un registro del processore o, viceversa, per
scrivere il contenuto di un registro in una
locazione di memoria.
M.C.
Il bus indirizzi è unidirezionale e trasmette
indirizzi dal processore alla memoria; serve
per selezionare la cella dove effettuare le
successive operazioni di lettura o scrittura.
PERIFERICA
Il bus controlli è bidirezionale: trasferisce
all’unità stabilita l’istruzione da eseguire e poi
trasmette all’unità di elaborazione il segnale
dell’avvenuto espletamento dell’operazione.
BUS INDIRIZZI
CPU
BUS CONTROLLI
CPU
Le caratteristiche principali di un bus sono la capacità della linea e la velocità di
trasmissione; la prima indica la quantità di dati elementari (binari) che possono essere
trasmessi in ogni operazione, mentre la seconda è legata al tempo medio impiegato da due
unità per scambiarsi un dato.
1.4.2 Interfacce
Le interfacce di ingresso/uscita sono i dispositivi circuitali che consentono il
collegamento fisico e logico dell’elaboratore con le varie periferiche. Tali unità sono molto
diverse fra loro a seconda del dispositivo esterno a cui sono dedicati.
19
Alcune interfacce possono essere intelligenti, dotate cioè di un proprio processore capace
di convertire ed elaborare dati e di gestire il colloquio tra il processore principale e la
periferica.
Tutte le interfacce contengono comunque un registro dati, un registro comandi e
informazioni sullo stato della periferica.
Bus Dati
Registro
Dati
ELABORATORE
Bus Controlli
PERIFERICA
Registro
Comandi
Il registro dati viene collegato al bus dati e serve a trasferire le informazioni dalla
periferica all’elaboratore (i caratteri digitati sulla tastiera) e viceversa (i caratteri che
compaiono sullo schermo).
Il registro comandi è collegato al bus controlli e contiene il comando che la periferica
dovrà eseguire; lo stato della periferica viene comunicato o attraverso il bus controlli o
tramite linee dedicate (interrupt) ed è relativo alla situazione momentanea del dispositivo
(per una stampante, ad esempio, lo stato può essere pronta, occupata oppure in una
condizione di errore).
1.4.3 Dispositivi di ingresso
Le periferiche d’ingresso sono quei dispositivi che consentono all’elaboratore di acquisire
informazioni dal mondo esterno ed in particolare dall’operatore che interagisce con la
macchina.
La loro suddivisione è per tipologia di dati da raccogliere; non esistendo un dispositivo che
consenta il facile inserimento, ad esempio, sia di testo che di suoni, ogni elaboratore sarà
normalmente dotato di più di un dispositivo d’ingresso in modo che l’utente possa
scegliere in ogni momento la periferica più adatta allo scopo contingente.
Le principali periferiche d’ingresso normalmente usate sono:
Tastiera (inserimento alfanumerico)
Le tastiere si differenziano per la
disposizione dei tasti (che è legata al
paese di utilizzo) e per il numero di
tasti di cui dispongono (attualmente
le tastiere per Windows 9x
dispongono di 105 tasti)
20
- Mouse (inserimento posizioni)
I mouse possono essere dotati di due o tre tasti; la
funzionalità di ogni singolo tasto dipende dal
programma, ricordando comunque che il tasto più
importante è il pulsante sinistro e che per Windows
9x il tasto destro mette a disposizione un menù
contestuale legato alla posizione del puntatore sullo
schermo; il pulsante centrale viene utilizzato
attualmente solo nei programma di grafica avanzata.
Il costo di un mouse è legato alla sua sensibilità e
precisione.
- Trackball (inserimento posizioni)
La trackball è un dispositivo simile al
mouse in cui il movimento del cursore è
legato al movimento di una piccola sfera;
fisicamente è un mouse girato con la
pancia verso l’alto.
Altri dispositivi simili e con analoghe
funzioni sono il touch-pad e il joystick,
usato quest’ultimo soprattutto per i
giochi.
- Tavoletta grafica (inserimento posizioni)
La tavoletta grafica è un rettangolo di materiale
elettricamente sensibile in cui possiamo
segnalare delle posizioni utilizzando una
particolare penna o un dispositivo simile al
mouse.
Viene utilizzata, ad esempio, per inserire mappe
geografiche o per memorizzare nel computer
disegni già eseguiti su carta.
- Scanner (inserimento immagini)
Lo scanner consente di acquisire immagini in bianco e nero o a colori. L’acquisizione
viene effettuata punto a punto e quindi la memorizzazione richiede un notevole spazio:
non è infrequente trovare immagini che occupano decine di MB. Gli scanner disponibili
sono essenzialmente di tre tipi:
- Manuale: il dispositivo viene fatto scorrere sopra l’immagine da acquisire
memorizzandola così per strisce di circa 10 cm che potranno essere poi incollate
con appositi programmi software.
- Flat : il foglio viene inserito nel
dispositivo che, similmente ad un fax lo
fa scorrere al suo interno per
visualizzarlo. Con questo tipo di scanner
si possono acquisire immagini di
dimensioni paragonabili ad un foglio A0.
- Piano: il foglio viene inserito nel
dispositivo che, con funzionamento
Scanner Piano
analogo ad una fotocopiatrice, muove il
21
rilevatore di immagine lungo la superficie dell’immagine da acquisire. Esistono
scanner piani che consentono di ottenere immagini fino al formato A3.
- Modem (inserimento dati)
Il modem (MOdulatore-DEModulatore) è un dispositivo attualmente in auge grazie al
suo utilizzo in ambiente Internet. Consente di trasformare impulsi elettrici provenienti
dalla linea telefonica o da altre linee dedicate in dati memorizzabili sul calcolatore. La
sua caratteristica principale è la velocità di trasmissione che va dai 2400 baud (byte per
secondo) dei vecchi dispositivi ai 128 Kbaud (standard attuale).
- Microfono (suoni)
Un normale microfono può essere collegato, con l’ausilio di una speciale scheda detta
scheda audio, ad un Personal Computer; si rende così possibile l’acquisizione di dati
sonori che consentono, ad esempio, di far funzionare il PC tramite comandi vocali.
- Fotocamere e telecamere digitale (immagini e filmati)
Particolari macchine fotografiche digitali o telecamere
possono essere collegate direttamente ad un sistema di
elaborazione per acquisire semplici immagini o filmati. La
potenza di calcolo necessaria per elaborare tali dati e la
notevole memoria necessaria per gestirli, rende possibile
l’utilizzo proficuo di tali strumenti solo su macchine di
livello superiore (workstation). Se però si è disposti a
rinunciare alla qualità dell’immagine anche un normale PC
dotato di una piccola telecamera (webcam) può acquisire e
gestire un filmato anche di decine di minuti.
1.4.4 Dispositivi di uscita
Le periferiche d’uscita sono tutti quei dispositivi che consentono di ottenere i risultati
delle elaborazioni effettuate dal calcolatore. Analogamente al caso dei dispositivi
d’ingresso, queste periferiche si suddividono in base al supporto fisico su cui vengono
fornite le elaborazioni.
I principali dispositivi attualmente in uso sono:
- Monitor (visualizzazione)
E’ una periferica fondamentale ed è
indispensabile
per
il
funzionamento
dell’intero calcolatore. I dati vengono forniti
all’utente in forma di immagini visualizzate
su di uno schermo televisivo.
Esistono anche particolari monitor detti
touch screen che consentono, tramite il tocco
di aree particolari della loro superficie, di
acquisire informazioni.
I parametri fondamentali di un monitor sono
la sua dimensione (da 12 a 22 pollici), la sua
risoluzione intesa come punti distinti che
possono essere attivati sulla superficie (da
200x320 a 1280x1024) e la sua precisione
misurata con un indice che varia da 0.21
(migliore) a 0.38 (peggiore).
22
Si vanno ora diffondendo gli schermi LCD che, grazie alle nuove tecnologie, sono in
grado di fornire prestazioni simili o migliori di quelle dei monitor tradizionali con una
minore emissione di onde elettromagnetiche e un minore ingombro. Attualmente l’unico
inconveniente è il costo che risulta essere dalle 3 alle 5 volte superiore ad un monitor
tubo catodico.
- Stampanti (trasferimento su carta)
Consentono di trasferire su carta i risultati delle elaborazione per poi poterli utilizzare
come strumenti di verifica o di memorizzazione. Esistono essenzialmente tre tipi di
stampanti che si distinguono per la loro tecnica di trasferimento su carta:
- ad impatto: il trasferimento avviene in maniera meccanica premendo un intero
carattere od una serie di aghi su di un nastro inchiostrato che, a sua volta, va a
contatto con la carta lasciando l’immagine desiderata. E’ un metodo di stampa
vecchio ma economico; l’inconveniente del rumore prodotto dall’impatto è ripagato
dal fatto che è l’unica tecnologia che consente di ottenere copie multiple
simultanee.
- a getto d’inchiostro: in questo caso l’inchiostro
viene sparato attraverso una serie di fori calibrati
sulla carta per ottenere le forme desiderate. La
definizione è migliore delle stampanti ad impatto ed
anche il rumore è ridotto a quello causato dal
movimento della carta; per contro il costo per copia
è più elevato, non si possono ottenere copie multiple
e il funzionamento cessa improvvisamente al
termine della cartuccia d’inchiostro.
- Laser: il funzionamento è simile a quello di una fotocopiatrice solo che l’immagine
da riprodurre viene fornita direttamente dall’elaboratore. La qualità di stampa è
ottima, ma il costo del dispositivo e della sua manutenzione sono elevati.
- Plotter (disegni e grafici)
A questo dispositivo è demandato il compito di
trasferire su carta immagini e grafici di dimensioni
elevate, normalmente per disegno tecnico o meccanico.
La tecnologia attuale è quella a getto d’inchiostro del
tutto simile a quella della stampanti, anche se esistono
ancora dei plotter a penna, in cui la macchina simula il
funzionamento del braccio umano con più precisione e
velocità. I plotter possono fornire disegni fino alla
dimensione di un foglio A0 utilizzando anche la
tecnologia a colori. Vi sono inoltre dei plotter in cui la
testina lancia-inchiostro o la penna sono sostituiti da
strumenti quali lame o punte laser; tali plotter sono detti
da taglio e consentono di sezionare, sotto il controllo
del computer, superfici più consistenti della carta, dal
semplice cartoncino alle lastre d’acciaio.
- Modem (dati)
Lo stesso strumento che consente di acquisire dati dalla linea telefonica può essere
utilizzato per lo scopo inverso e cioè per trasformare dati memorizzati nel calcolatore in
impulsi elettrici trasmissibili tramite linee dedicate.
23
- Casse acustiche (suoni)
Una coppia di normali casse acustiche possono venire collegate, con l’ausilio della
scheda audio, ad un Personal Computer; vengono così rese esplicite le capacità
multimediali del PC, consentendo di ascoltare musica, un corso di lingua straniera o una
teleconferenza.
- Macchine a controllo numerico
Un elaboratore può avere come periferica d’uscita a diretto contatto anche una macchina
operatrice a controllo numerico; in tale caso i dati in uscita dal computer sono i
manufatti realizzati dalla macchina stessa.
24
GUIDA RAPIDA DI EXCEL
Indice
SCHERMATA INIZIALE DI EXCEL? ....................................................................................................................... 5
LE BARRE DI EXCEL ............................................................................................................................................. 5
LE CELLE, LE RIGHE E LE COLONNE .................................................................................................................... 6
CELLE ATTIVE ................................................................................................................................................. 6
COME SPOSTARSI TRA LE CELLE .................................................................................................................... 6
COME SCRIVERE E FISSARE I DATI ................................................................................................................. 7
COME CANCELLARE I DATI............................................................................................................................. 7
COME MODIFICARE E AGGIUNGERE DATI ..................................................................................................... 7
COME VEDERE TUTTO IL FOGLIO DI LAVORO................................................................................................ 7
LE FORMULE ...................................................................................................................................................... 8
COME INSERIRE UNA FORMULA.................................................................................................................... 8
COME CREARE DELLE FORMULE CON IL MOUSE .......................................................................................... 9
LA FUNZIONE SE:ERRORE .............................................................................................................................. 9
UN PRIMO ESERCIZIO IN EXCEL ..................................................................................................................... 9
COME SOMMARE PIU' CELLE....................................................................................................................... 10
LA SOMMA AUTOMATICA ........................................................................................................................... 10
2° METODO PER LA SOMMA AUTOMATICA ................................................................................................ 11
COME FORMATTARE IN EURO......................................................................................................................... 11
L’USO DEGLI OPERATORI ................................................................................................................................. 11
L’ORDINE DELLE OPERAZIONI ...................................................................................................................... 11
LECOLONNE ..................................................................................................................................................... 12
COME ALLARGARE LE COLONNE ................................................................................................................. 12
ALCUNI ESERCIZI IN EXCEL ............................................................................................................................... 12
LA MODALITA' MODIFICA ................................................................................................................................ 14
COME MODIFICARE LE CELLE ...................................................................................................................... 14
I VARI CONTENUTI DELLE CELLE .................................................................................................................. 14
COME DIGITARE NUMERI ................................................................................................................................ 14
COME DIGITARE DATA E ORA .......................................................................................................................... 15
SE LE CELLE IMPAZZISCONO ! ...................................................................................................................... 15
CANCELLARE TUTTO ........................................................................................................................................ 15
1
Guida rapida di excel
FORMATO DELLA CELLA .................................................................................................................................. 16
IL RIEMPIMENTO AUTOMATICO...................................................................................................................... 16
RIEMPIRE GIORNI, MESI E ... TESTO ............................................................................................................ 17
TRASCINARE NUMERI .................................................................................................................................. 18
INSERIRE SOLO I GIORNI FERIALI ................................................................................................................. 19
CREARE UN GRAFICO ....................................................................................................................................... 20
COME AGGIUNGERE DATI AL GRAFICO ....................................................................................................... 21
COME MODIFICARE LE DIMENSIONI DEL GRAFICO ..................................................................................... 22
COME CAMBIARE LO SFONDO DELL'AREA DEL GRAFICO ............................................................................ 24
COME CAMBIARE IL BORDO DEL GRAFICO.................................................................................................. 24
INSERIRE UNO SFONDO COLORATO CON SFUMATURE AL GRAFICO .......................................................... 25
INSERIRE UN'IMMAGINE DI SFONDO AL GRAFICO ...................................................................................... 26
MODELLI .......................................................................................................................................................... 27
MODELLI FATTURA EXCEL GRATUITA .......................................................................................................... 27
PRIMI PASSI PER CREARE UN MODELLO FATTURA CON EXCEL................................................................... 27
NASCONDERE LO ZERO USANDO LA FUNZIONE "SE" DI EXCEL ................................................................... 28
COPIARE LE FORMULE IM MODO QUASI AUTOMATICO ............................................................................. 28
EVIDENZIARE I BORDI E FORMATTARE LE COLONNE .................................................................................. 29
INSERIRE FORMULE PER IL CALCOLO DELL'IVA E DEL TOTALE FATTURA .................................................... 29
INSERIRE RIGHE E COMPLETARE L'INTESTAZIONE DELLA FATTURA ........................................................... 31
CENTRARE E UNIRE LE CELLE IN EXCEL ........................................................................................................ 32
COME INSERIRE UN NUMERO CHE INIZIA CON ZERO SU UNA CELLA DI EXCEL .......................................... 32
COME CENTRARE NEL FOGLIO I DATI INSERITI............................................................................................ 33
MODELLI PER ARCHIVIARE DATI ...................................................................................................................... 33
CREARE UN MODELLO PER ARCHIVIARE CD ................................................................................................ 34
ALLARGARE PIU' COLONNE IN MODO UGUALE .......................................................................................... 34
ABBELLIRE IL FORMATO DEL MODELLO ...................................................................................................... 34
AVERE IL CONTROLLO DELLO SPESSORE DEI BORDI .................................................................................... 35
APPLICARE IL TESTO A CAPO SULLE CELLE .................................................................................................. 37
MANTENERE I DATI NELLA PARTE ALTA DELLA CELLA................................................................................. 37
ORDINARE I DATI ............................................................................................................................................. 37
VISUALIZZARE SOLO UNA PARTE DEI DATI .................................................................................................. 38
STAMPARE UN FOGLIO DI EXCEL ..................................................................................................................... 39
COME VIENE DIVISO PER LA STAMPA UN FOGLIO DI EXCEL ....................................................................... 40
CONTROLLARE LA STAMPA CON "ANTEPRIMA DI STAMPA" ...................................................................... 42
2
"NAVIGARE" IN ANTEPRIMA DI STAMPA..................................................................................................... 43
OTTIMIZZARE LA LARGHEZZA DELLE COLONNE .......................................................................................... 43
COME CAMBIARE L'ORIENTAMENTO DELLA PAGINA ................................................................................. 44
CAMBIARE I MARGINI DEL FOGLIO.............................................................................................................. 45
COME RIDURRE TUTTO IN UNA SOLA PAGINA ............................................................................................ 46
COME RITORNARE ALLA STAMPA "ORIGINALE".......................................................................................... 46
STAMPARE SOLO UNA DETERMINATA PAGINA .......................................................................................... 46
INSERIRE UN INTERRUZIONE DI PAGINA ..................................................................................................... 47
STAMPARE SOLO UN INTERVALLO DI CELLE (UNA SELEZIONE)................................................................... 47
COSA SONO IN COMANDI RAPIDI DA TASTIERA .............................................................................................. 48
CTRL + HOME ............................................................................................................................................... 48
CTRL + FINE .................................................................................................................................................. 48
CTRL + Z ....................................................................................................................................................... 48
CTRL + C ....................................................................................................................................................... 48
CTRL + V ....................................................................................................................................................... 49
CTRL + X ....................................................................................................................................................... 49
MAIUSC + F12 .............................................................................................................................................. 49
CTRL + MAIUSC + F12 .................................................................................................................................. 49
CTRL + MAIUSC + T ...................................................................................................................................... 49
CTRL + G ....................................................................................................................................................... 49
CTRL + I ........................................................................................................................................................ 49
CTRL + S ....................................................................................................................................................... 49
CTRL + B ....................................................................................................................................................... 49
MAIUSC + CURSORE..................................................................................................................................... 49
CTRL + INVIO ................................................................................................................................................ 49
CTRL + > ....................................................................................................................................................... 49
CTRL + MAIUSC + > ...................................................................................................................................... 50
CTRL + PAG_GIU .......................................................................................................................................... 50
CTRL + PAG_SU ............................................................................................................................................ 50
CTRL + TAB ................................................................................................................................................... 50
CTRL + 1 ....................................................................................................................................................... 50
ALTRI COMANDI RAPIDI DA TASTIERA............................................................................................................. 50
CTRL + N ....................................................................................................................................................... 50
CTRL + F12 ................................................................................................................................................... 50
F11 ............................................................................................................................................................... 50
3
MAIUSC + F3 ................................................................................................................................................ 50
CTRL + MAIUSC + punto e virgola ................................................................................................................ 50
CTRL + MAIUSC + due punti ......................................................................................................................... 50
CTRL + barra spaziatrice .............................................................................................................................. 50
MAIUSC + barra spaziatrice ......................................................................................................................... 50
CTRL + MAIUSC + barra spaziatrice ............................................................................................................. 51
4
SCHERMATA INIZIALE DI EXCEL?
Quando si apre l’applicativo EXCEL viene automaticamente aperta una
CARTELLA DI LAVORO (queste cartelle non vanno confuse con quelle
del sistema operativo "quelle gialle").
Per fare un paragone: quando si apre Word, viene aperto un
"Documento vuoto", mentre quando si apre Excel, viene aperta una
"Cartella di lavoro vuota".
Questa "cartella di lavoro" è inizialmente composta da n.3 FOGLI DI
LAVORO , e questo lo si nota dalle "linguette" in basso a sinistra.
Il "foglio di lavoro" ATTIVO (quello in cui stai
lavorando) si distingue dagli altri per il colore uguale
allo sfondo.
LE BARRE DI EXCEL
Alla "cartella di lavoro" viene inizialmente assegnato il nome di Cartel1, e questo lo si nota sulla
BARRA DEL TITOLO (la prima barra in alto).
In alto a sinistra, a fianco della barra del titolo, si trova la BARRA DI ACCESSO RAPIDO composta
da qualche icona.
Sotto viene visualizzata la BARRA MULTIFUNZIONE dove si trovano tutti i comandi per lavorare
con Excel.
Cliccando sulle singole SCHEDE in alto, (Home - Inserisci - Layout di Pagina - Formule - Dati Revisione - Visualizza) la BARRA MULTIFUNZIONE cambia aspetto, mostrando i comandi sotto
forma di icone, associate alla SCHEDA cliccata.
Nella BARRA DELLA FORMULA si può vedere il contenuto delle celle e cosa più importante, si
inseriscono e vedono le formule.
5
La BARRA DI STATO si trova, invece in fondo al FOGLIO DI LAVORO, e da indicazioni sui
comandi in uso.
LE CELLE, LE RIGHE E LE COLONNE
Nel centro della schermata si trova il foglio di lavoro vero e proprio, suddiviso in tante piccole
CELLE .
Ogni cella (come per la "battaglia navale") è identificata da una RIGA (numero) e una COLONNA
(lettera) ed è in queste celle che si inizierà a scrivere, testo, numeri e formule.
CELLE ATTIVE
Quando si apre una nuova cartella di lavoro, la prima cella attiva è la cella A1 (riga 1 colonna A)ed
è la cella che riceverà i dati digitati da tastiera.
COME SPOSTARSI TRA LE CELLE
Premendo il tasto cursore destro da tastiera. la cella attiva passa da A1 a B1, e questo lo si nota:
1.
2.
3.
dai bordi più spessi della cella;
dalla casella nome (a sinistra della barra della formula c'è scritto B1);
dallo sfondo colorato in modo diverso della colonna B e della riga 1.
Provando a premere sui tasti cursori si rendono attive altre celle del foglio e di conseguenza cambia
il contenuto della casella nome e i riferimenti di riga e di colonna.
Si può anche attivare una cella anche cliccandoci direttamente sopra con il mouse.
6
COME SCRIVERE E FISSARE I DATI
Si seleziona (si rende attiva) una cella ad esempio la cella A1.e si inizia a digitare “sto
(inizialmente non occorre preoccuparsi se il testo sconfina nella cella
successiva)
scrivendo su una cella”
Ora (a differenza di word) bisogna confermare i dati immessi, e lo puoi fare in diversi modi:
1.
2.
3.
4.
premendo il tasto INVIO da tastiera,
premendo uno dei tasti cursore,
cliccando su un altra cella,
cliccando sul segno di spunta nella barra della formula.
COME CANCELLARE I DATI
Per cancellare il contenuto di una cella:
1.
selezionare la cella, effettuare quindi una della opzioni sotto riportate,
•
premere il tasto CANC,
•
premere il tasto backspace ed in seguito premere il tasto INVIO,
•
digitare subito il testo che deve essere sostituito ed in seguito premere il tasto
INVIO.
COME MODIFICARE E AGGIUNGERE DATI
A volte non si vuole cancellare tutto il contenuto di una cella, ma si vuole aggiungere o modificare
parte di esso. Per modificarne il contenuto si deve entrare in modalità modifica nei modi seguenti:
•
•
•
doppio clicca sulla cella,
selezionare la cella e premere il tasto F2 da tastiera,
cliccare sulla casella della barra della formula.
Una volta in modalità modifica (lo si nota nella barra di stato in basso) il contenuto si può cambiare
usando lo stesso sistema che si usa per modificare un testo in word.
COME VEDERE TUTTO IL FOGLIO DI LAVORO
Quando si apre un foglio di lavoro, non lo si vede tutto ma solo una piccola parte (dimensioni totali
16384 colonne e 1048576 righe).
Per vederne la fine:
1.
premere e tenere premuto il tasto CTRL;
7
2.
premere il tasto cursore giù
In questo modo (se tutte le celle sottostanti alla cella attiva sono vuote) si attiva la cella dell'ultima
riga (della colonna della cella attiva).
Tenendo premuto il tasto CTRL e premendo il tasto cursore destro si attiva la cella relativa
all’ultima riga dell’ultima colonna.
Per riportare in modo veloce la cella attiva su A1:
1.
2.
premere e tenere premuto il tasto CTRL;
premere il tasto Home.
LE FORMULE
COME INSERIRE UNA FORMULA
ESEMPIO:
•
•
•
•
Digitare 12 nella cella A1;
Digitare 27 nella cella B1;
Selezionare la cella C1;
Digitare nella cella C1 =A1+B1 e premere INVIO.
In questo modo si è creata la prima formula.
Nella cella C1 ora si vede il risultato della somma della cella A1 più la cella B1.
Il risultato visualizzato nella cella è un valore numerico, per leggere la formula scritta bisogna
selezionare la cella C1 e osservare la barra della formula.
Digitando altri numeri nelle celle A1 e B1 il risultato della formula in C1 cambia.
8
COME CREARE DELLE FORMULE CON IL MOUSE
Prima si è creata una formula digitandola da tastiera, esiste però un modo più semplice e a prova di
errore per crearne una.
Partendo dall’esempio precedente inserire i valori in A1 e B1 quindi:
•
•
•
•
•
•
Digitare al suo interno il simbolo = da tastiera;
Cliccare sulla cella A1;
Digitare + da tastiera;
Cliccare sulla cella B1;
Premere il tasto INVIO da tastiera.
LA FUNZIONE SE:ERRORE
La funzione SE.ERRORE è una delle nuove funzioni presenti in Excel 2007.
Questa particolare funzione aiuta a "nascondere" il risultato di una formula o di una funzione
quando questa restituisce un errore, come ad esempio #DIV/0 (errore di divisione per zero), #N/D
(Valorfe non disponibile, tipico delle funzioni CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ), #NOME?
(Nome di funzione o di cella errato).
Se ad esempio vogliamo dividere la cella A1 per la cella B1, e in B1 è contenuto il valore Zero, la
formula =A1/B1 restituirebbe l'errore #DIV/0
Per evitare di visualizzare l'errore potremmo allora scrivere: =SE.ERRORE(A1/B1;""). In questo
caso, se la formula A1/B1 restituisce un errore, Excel non scriverà nulla nella cella, in caso
contrario effettuerà la divisione normalmente.
UN PRIMO ESERCIZIO IN EXCEL
Prima di proseguire verrà proposto un esercizio:
•
Inserire i dati come da immagine seguente
9
•
creare sulle celle C2, C3 e C4 le formule usando il mouse e/o la tastiera.
COME SOMMARE PIU' CELLE
Per sommare tutte le celle da C1 a C4, si potrebbe creare la seguente formula in C5 =C1+C2+C3+C4
Ovvero:
•
selezionare la cella C5;
1.
Digitare = da tastiera;
2.
Cliccare sulla cella C1;
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Premere INVIO da tastiera.
Tutto questo risulta essere molto noioso e tedioso si usa quindi la somma automatica.
LA SOMMA AUTOMATICA
In excel esiste la funzione somma automatica che aiuta a sommare celle adiacenti in modo veloce e
sicuro.
1.
2.
Dalla scheda "Home" cliccare su "Somma automatica"
3. Premere INVIO da tastiera.
Lo stesso risultato si poteva ottenere digitando da tastiera
=SOMMA(C1:C4).
10
2° METODO PER LA SOMMA AUTOMATICA
Un altro metodo per usare la somma automatica è il seguente:
1.
Selezionare le celle che si vogliono sommare, in questo caso le celle da C1 a C4 (per
selezionarle, cliccare sulla cella C1 e tenendo premuto il tasto del mouse trascina in basso
fino alla cella C4);
2.
3.
Rilasciare il tasto del mouse;
Dalla scheda "Home" cliccare su "Somma automatica".
COME FORMATTARE IN EURO
Per inserire il simbolo dell'euro:
1.
2.
3.
Selezionare la cella o il gruppo di celle desiderato;
Cliccare sulla scheda "Home";
Clicca sull'icona "formato numeri contabilità" (Questo formattazione funziona, se il
contenuto della cella/e è un valore).
Nell'inserire dei prezzi o valori in euro, conviene scrivere prima tutti i valori in numeri semplici, ed
in seguito selezionarli e dare loro il formato euro (o viceversa).
L’USO DEGLI OPERATORI
I simboli degli operatori che vengono usati in excel sono i seguenti:
•
•
•
•
•
+ per l'addizione;
- per la sottrazione;
* per la moltiplicazione;
/ per la divisione;
^ per l'esponente.
L’ORDINE DELLE OPERAZIONI
Per non commettere madornali errori, è utile conoscere l'ordine delle operazioni. Prima vengono
eseguite le operazioni di moltiplicazione e divisione, e poi le operazioni di addizione e sottrazione.
Facciamo un esempio pratico.
11
•
•
Digitare in A1 =5+10*2 e premere INVIO;
Digitare in A2 =(5+10)*2 e premi INVIO.
Si noterà che il risultato è diverso.
Nella cella A1 viene eseguita prima la moltiplicazione 10*2 e poi viene sommato 5, perché la
moltiplicazione ha la precedenza sull'addizione.
Nella cella A2, invece sono state inserite le parentesi, e quindi viene eseguita prima l'addizione
5+10 e poi il risultato viene moltiplicato per 2, questo perché, le parentesi hanno la precedenza su
tutti gli operatori.
LECOLONNE
COME ALLARGARE LE COLONNE
Per allargare una colonna:
1.
2.
Posizionare il puntatore del mouse nell'intersezione delle due colonne (sull'intestazione);
Quando il puntatore si trasforma in due doppie frecce divergenti cliccare e tenere premuto
il pulsante del mouse e
• trascinare a destra per allargare la colonna,
•
trascinare a sinistra per restringerla.
ALCUNI ESERCIZI IN EXCEL
1.
2.
Aprire una nuova cartella excel.
Costruire le tabelle seguenti iniziando dalla cella C2.
Ovviamente al posto delle formule, sulla colonna F, si vedranno i risultati.
A B
C
D
E
F
lunedì
martedì
totale
30
35
=D5+E5
1
2
esercizio 1 - uso
l’operatore
dell’addizione
4
5
Vitto
12
6
viaggi
12
32
=D6+E6
7
Varie
5
7
=D7+E7
8
Totale
=SOMMA(F5:F7)
9
10
11
esercizio 2 - uso
l’operatore della
sottrazione
13
prezzo
sconto
totale
14
Penna
2
0,3
=D14-E14
15
matita
1,5
0,2
=D15-E15
16
gomma
1
0,1
=D16-E16
17
Totale
=SOMMA(F14:F16)
18
19
20
esercizio 3 - uso
l’operatore. della
moltiplicazione
22
quantità
prezzo
totali
23
coperto
5
1
=D23*E23
24
Primo
5
5
=D24*E24
25
secondo
3
7
=D25*E25
26
Frutta
3
3
=D26*E26
27
Caffè
2
1
=D27*E27
28
Totale
=SOMMA(F23:F27)
29
30
31
esercizio 4 - uso
l’operatore della
divisione
33
km
giorni
Km/gg
34
gennaio
1350
31
=D34/E34
35
febbraio
1300
28
=D35/E35
36
marzo
1200
31
=D36/E36
37
Totali
3850
90
=D37/E37
3.
Salvare la cartella excel nominandola primi esercizi excel.
13
LA MODALITA' MODIFICA
Per modificare una cella senza cancellare il suo contenuto, bisogna entrare in modalità modifica
ovvero nella cella. Per sapere se si è in modalità modifica, bisogna osservare la barra di stato che si
trova in fondo al foglio di lavoro.
In modalità normale si vede scritto "Pronto".
COME MODIFICARE LE CELLE
Per entrare in modalità modifica si possono usare vari metodi:
1° metodo: fare doppio clic direttamente sulla cella da modificare.
2° metodo: attivare la cella da modificare (con un clic o spostandosi con i tasti cursori)e premere il
tasto "F2" da tastiera.
3° metodo: attivare la cella da modificare (con un clic o spostandosi con i tasti cursori) e cliccare
all'interno della barra della formula.
Ora che si è in modalità modifica si può usare:
•
Il tasto " CANC " per cancellare il carattere a destra del cursore;
•
il tasto " backspace " per cancellare il carattere a sinistra del cursore;
•
il tasto "fine" per posizionare il cursore alla fine;
•
il tasto " Home " per posizionare il cursore all'inizio;
•
la combinazione di tasti " CTRL " + " tasto cursore sinistro" per posizionare il cursore
all'inizio della parola;
•
la combinazione di tasti "CTRL" + "tasto cursore destro" per posizionare il cursore alla
fine della parola.
Eseguita la modifica si preme il tasto " INVIO " per confermarla, oppure il tasto "esc" per
annullarla.
I VARI CONTENUTI DELLE CELLE
Ogni singola cella può contenere Testo, Valori o Formule. I Valori possono essere espressi in
quantità oppure in data e/o ora.
COME DIGITARE NUMERI
Quando si digitano numeri nelle celle, si possono usare i seguenti metodi che velocizzano le
operazioni di inserimento.
•
•
Digitare ,34 anzichè 0,34 .
Digitare 12,5 anzichè 12,50 .
Sono piccoli dettagli, ma servono per risparmiare un po' di tempo !
14
COME DIGITARE DATA E ORA
Se si applica uno dei formati data e ora predefiniti di excel, il programma riconoscerà la data e l'ora
come "valore" (ovvero su questi formati potrà eseguire calcoli).
Alcuni esempi di formati ora (equivalenti):
•
PM
- 3.21.04 PM - 15.21 - 15.21.04
Alcuni esempi di formati data (equivalenti):
•
25/11/2004
- 25-nov-04 - 25-nov - nov-04
SE LE CELLE IMPAZZISCONO !
Aprire una nuova cartella di lavoro excel;
•
Digitare nella cella "A1" 11/4 e premere INVIO.
A seconda della versione, si visualizzerà sulla cella "11/04" oppure "11-apr".
•
Digitare sulla cella "A2" 11/04/04 e premere INVIO.
Si visualizzerà sulla cella "11/04/2004" (o qualcosa di simile!) E fin qui va tutto bene!
•
Cancellando il contenuto della cella "A1", si digita 11/04/04 e si preme INVIO.
•
Cancellando il contenuto della cella "A2", si digita 25 e si premi INVIO.
Ma cosa succede ... ?
Inserendo le date sulle celle "A1" e "A2", quest'ultime hanno "preso" automaticamente questo
formato e non può semplicemente essere cancellato con il tasto "CANC" o sostituito con valori di
formato diverso.
CANCELLARE TUTTO
Per cancellare il contenuto della cella, e il formato della cella,(ovvero per portare la cella al suo
stato originale),
1.
selezionare le celle interessate
2.
3.
4.
dalla scheda "Home" cliccare sull'icona "cancella" (sotto la somma automatica)
cliccare su "cancella tutto"
Se invece si vogliono mantenere i dati selezionare “cancella formati”
15
FORMATO DELLA CELLA
Se invece si vogliono cambiare il formato di una cella:
1.
2.
selezionare la cella desiderata
dalla scheda "Home" aprire il menu a discesa cliccando sul triangolino a destra del
"Formato Numero"
3.
cliccare sul formato desiderato ("Numero", nell'esempio).
IL RIEMPIMENTO AUTOMATICO
Se si sono eseguiti gli esercizi della lezione " primi esercizi con excel ", si sarà notato, quanto può
diventare noioso inserire le formule una ad una. Bene, con il riempimento automatico, si possono
inserire una sola formula, ed in 1 secondo inserire 10, 100, 1000 formule "uguali".
•
Inserire dei valori nelle celle da "A1" a "B4".
•
Nella cella "C1" digitare la formula =A1+B1 e premere INVIO.
•
Attivare la cella "C1".
Se si osserva: nella cella attiva si vede un quadratino nero in basso a destra.
Posizionare il puntatore sul quadratino, fino a quando il puntatore si trasforma in una crocetta
nera (fina)
16
Cliccare, tenendo premuto il pulsante del mouse e trascinarlo in basso fino alla cella "C4" e
rilasciarlo.
Come per "magia" le formule sona state create.
Se si attivano le celle una ad una e si osserva nella barra della formula, si nota come le formule sono
state create.
RIEMPIRE GIORNI, MESI E ... TESTO
Con il riempimento automatico, si possono trascinare, non solo formule, ma qualsiasi valore o testo
ed alcuni riempimenti hanno effetti sorprendenti !
•
•
Digitare in "A1" lunedì e premere INVIO.
Riattivare la cella "A1"; posizionare il puntatore sul quadratino in basso a destra,
trascinare in basso (vale anche a destra) e rilasciare.
In un "colpo" solo si sono inseriti tutti i giorni della settimana.
Tutto questo, lo si può fare anche per i mesi e per tanti altri tipi di parole.
Si osservi questa tabella.
A
Tabella di esempio di riempimento automatico
B
C
D
E
F
1
Giugno
Luglio
Agosto
Settembre
Ottobre
Novembre
2
giu
lug
ago
set
ott
nov
4
Gen
Feb
Mar
Apr
Mag
Giu
5
04/01/97
05/01/97
06/01/97
07/01/97
08/01/97
09/01/97
6
17
7
Trimestre 1
Trimestre 2
Trimestre 3
Trimestre 4
Trimestre 1
Trimestre 2
8
Trim 1
Trim 2
Trim 3
Trim 4
Trim 1
Trim 2
9
T1
T2
T3
T4
T1
T2
10
Prodotto 1
Prodotto 2
Prodotto 3
Prodotto 4
Prodotto 5
Prodotto 6
11
1° prodotto
2° prodotto
3° prodotto
4° prodotto
5° prodotto
6° prodotto
Si inseriscano solo i dati della prima cella di ogni riga e si usi il riempimento automatico per
riempire le celle a destra. In questo caso si trascina il cursore a destra invece di trascinarlo in basso.
TRASCINARE NUMERI
Con i numeri, il riempimento automatico, funziona diversamente.
•
•
Digitare in "A1" 1 e premere INVIO;
attivare la cella "A1" e trascinala usando il riempimento automatico.
In questo modo vengono creati una serie di uno. Se ci si aspettava la progressione 1, 2, 3, 4 ...
non ci sono problemi ad avere la progressione usando il pulsante DESTRO del mouse.
•
•
•
•
•
Digitare in "A1" 1 e premere INVIO;
attiva la cella "A1";
posizionare il puntatore sul quadratino in basso
cliccare con il pulsante destro e trascina in basso
rilasciare il pulsante del mouse, si apre un menu
•
cliccare sulla voce "Ricopia in serie" in questo modo si ottiene la progressione dei numeri
incrementati di una unità.
Se invece si vuole ottenere una serie di numeri, incrementata di 2 unità, ad esempio la serie 1, 3, 5,
7, 9 ... e così via,
•
dal menu contestuale cliccare sulla voce "Serie..."
18
•
digitare 2 da tastiera (valore di incremento)
•
cliccare su OK.
INSERIRE SOLO I GIORNI FERIALI
Con il riempimento automatico si possono anche inserire solo i giorni feriali (da lunedì a venerdì,
escludendo quindi il sabato e la domenica) tra un intervallo di date note.
•
•
Nella cella A1 digitare la data iniziale (nell'esempio: 01/03/2007) e premere INVIO
riattivare la cella A1
•
•
•
posizionare il puntatore sull'angolino in basso della cella,
quando il puntatore si trasforma in una crocetta nera fina,
cliccare e tenere premuto il pulsante DESTRO del mouse trascinando in basso (fino alla
100^ riga o anche oltre !!),
•
•
rilasciando il mouse si apre un menu,
scegliere la voce "Serie ...", si apre la finestra di dialogo "Serie",
•
•
selezionare l'opzione "giorni feriali",
inserisci la data finale sulla casella "valore limite", (nell'esempio: 30/04 )
19
•
cliccare su OK. Per spostarti velocemente sulla data finale, tenere premuto il tasto "CTRL"
da tastiera e clicca sul tasto "cursore giù" (sempre da tastiera).
CREARE UN GRAFICO
Ecco come creare un grafico velocemente.
1.
Creare la seguente tabella
A
1
B
C
Produzione stabilimenti italiani
2
maglie
3
Zona_Nord
1250
4
Zona_Sud
1605
5
Zona_Est
1052
2.
Seleziona dalla cella A2 alla cella B5
A
1
C
2
3
B
maglie
Zona_Nord
1250
20
4
Zona_Sud
1605
5
Zona_Est
1052
3.
4.
Dalla barra multifunzione cliccare sulla scheda "Inserisci"
cliccare su "Istogramma"
5.
dal menu a discesa cliccare sul grafico desiderato (nell'esempio "colonne 2d").
6.
Il grafico è stato creato.
7. Esiste un modo ancora più veloce
per creare un grafico. Dopo aver
selezionato le celle dei dati, premere il
tasto "F11" da tastiera. Verrà creato un
grafico su un nuovo foglio di lavoro.
COME AGGIUNGERE DATI AL GRAFICO
Se bisogna cambiare i dati inseriti nelle celle, dopo aver confermato l'immissione dei nuovi dati con
il tasto "invio", si vedrà il grafico aggiornarsi automaticamente. Se invece occorre aggiungere dei
dati all’interno di nuove celle, il grafico non li considera.
Aggiungere alla tabella in precedenza creata i seguenti dati:
A
1
B
C
2
maglie
pantaloni
3
Zona_Nord
1250
1820
4
Zona_Sud
1605
1150
5
Zona_Est
1052
2060
21
I dati sono stati aggiunti ma il grafico non è cambiato !! Per aggiungere i nuovi dati al grafico
bisogna:
1.
selezionare con un clic il grafico
Si vedrà la tabella dei dati contornata da bordi colorati.
2.
3.
4.
Posizionare il puntatore sull'angolo in basso a destra della tabella, in modo che venga
trasformato in una doppia freccia divergente
Cliccare e mantenere premuto il pulsante del mouse
trascinare a destra fino a comprendere i dati inseriti
5.
rilasciare il pulsante del mouse. Il grafico è stato aggiornato con i nuovi dati.
COME MODIFICARE LE DIMENSIONI DEL GRAFICO
Ogni grafico creato con Excel è composto da vari oggetti. Per conoscere il nome dei vari oggetti che
compongono il grafico, è sufficiente posizionare il puntatore sopra il grafico. A seconda di dove si
posizioni il puntatore, dopo circa un secondo, appare un messaggio con la descrizione del nome
dell'oggetto:
•
•
•
•
•
Area del grafico
Asse delle categorie
Asse dei valori
Serie
Leggenda
22
•
•
Area del tracciato
Griglia principale dell'asse dei valori.
Per dimensionare (ingrandire o rimpicciolire il grafico),
1. cliccare sopra il grafico per selezionarlo
2.
3.
Appariranno dei puntini sui bordi del grafico. Questi puntini sono chiamate "maniglie".
portare il puntatore sopra ad una di queste maniglie fino a quando si trasforma in una
doppia freccia divergente
4.
cliccare e mantenendo premuto il pulsante, spostare il mouse nella direzione desiderata
(Verso il centro del grafico per rimpicciolire oppure verso l'esterno per ingrandire).
rilasciare il pulsante del mouse.
5.
23
COME CAMBIARE LO SFONDO DELL'AREA DEL GRAFICO
1.
2.
3.
4.
Posizionare il puntatore sopra l'Area del grafico. Ricordarsi di aspettare un secondo per
visualizzare il contenuto del messaggio e quindi verificare di essere sopra l'Area del
grafico.
Fare un clic per selezionare l' "Area di grafico"
dalla barra multifunzione cliccare sulla scheda "Home"
cliccare sul triangolino a destra dell'icona "colore di riempimento"
5.
cliccare su uno dei quadratini colorati.
6.
Si noterà che passando il puntatore sopra i quadratini, il colore del grafico cambia,
permettendo di vedere un'anteprima del grafico colorato in tempo reale.
COME CAMBIARE IL BORDO DEL GRAFICO
Per modificare la forma del grafico si può utilizzare il tasto destro del mouse. Ad esempio per
cambiare il bordo:
1.
cliccare con il tasto destro sopra l'area del grafico. Verranno aperti due menu contestuali.
Osservando il menu della formattazione (quello piccolo con le icone)
2.
3.
4.
cliccare sul triangolino posto a destra dell'icona bordi
cliccare sul quadratino corrispondente al colore desiderato
riaprire il menu con un clic sul triangolino posto a destra dell'icona bordi
24
5.
6.
posizionare il puntatore sulla voce "Spessore"
cliccare sulla linea 3pt (ad esempio)
7.
8.
Se si vuole dare un tocco più professionale al grafico, si può arrotondare gli angoli:
riaprire il menu con un clic sul triangolino posto a destra dell'icona bordi
9.
10.
posizionare il puntatore sulla voce Spessore
cliccare sulla voce "altre linee"
11.
dalla finestra di dialogo "formato area grafico" spuntare con un clic la casella di controllo
"Angoli arrotondati"
12.
13.
"Chiudi" la finestra di dialogo
cliccare su una cella per deselezionare il grafico e vedere meglio l'effetto degli angoli
arrotondati.
INSERIRE UNO SFONDO COLORATO CON SFUMATURE AL GRAFICO
Per inserire uno sfondo con sfumature:
1.
2.
cliccare con il tasto destro sopra l'area del grafico
Dalla barra contestuale cliccare sul triangolino posto a destra dell'icona "colore sfondo"
3.
posizionare il puntatore sulla voce "sfumatura"
25
4.
dal nuovo menu cliccare sulla sfumatura desiderata.
INSERIRE UN'IMMAGINE DI SFONDO AL GRAFICO
1.
2.
3.
4.
Posizionare il puntatore sopra l'Area del grafico.
cliccare con il tasto destro
apri il menu a discesa "colore riempimento"
cliccare su "Immagine"
5.
dalla finestra di dialogo selezionare l'immagine con un doppio clic
Questo potrebbe non bastare, perché l'immagine è coperta dall'Area del tracciato. Allora bisogna
proseguire nel seguente modo:
6.
posizionare il puntatore sopra l'Area del Tracciato (Al centro del grafico)
7.
8.
cliccare con il tasto destro
dal menu contestuale cliccare su "Formato area del tracciato"
26
9.
attivare con un clic l'opzione "nessun riempimento"
10.
chiudere la finestra di dialogo.
Ecco il risultato finale
MODELLI
MODELLI FATTURA EXCEL GRATUITA
Se non si ha nessuna intenzione di seguire questa lezione, si puoi scaricare gratis il modello fattura
excel cliccando sull'icona sottostante o utilizzando il link .
Per chi usa Office
www.pcdazero.it/downloadpb/modello+fattura+excel+decorativa.xls
Per chi usa Openoffice
www.pcdazero.it/downloadpb/modello+fattura+openoffice+decorativa.zip
Altrimenti seguire il corso di questa lezione per imparare a creare e personalizzare una fattura con
Excel.
PRIMI PASSI PER CREARE UN MODELLO FATTURA CON EXCEL
Prima di tutto bisogna preoccuparsi di inserire le colonne base per una fattura. L'intestazione, il
destinatario e gli altri dati, potranno essere inseriti in seguito.
27
•
Inserire i dati come da tabella:
A
B
C
D
E
F
codice
articolo
un .mis.
quantità
prezzo
totale
1
2
3
•
•
•
•
Inserire nella cella F3 (sotto il totale) la formula che moltiplichi D3 (la quantità) per E3 (il
prezzo).
Digitare = D3*E3 e premere invio per confermare.
In F3 si vedrà uno zero.
Attivando la cella F3, sulla barra della formula si vedrà invece la formula appena digitata.
NASCONDERE LO ZERO USANDO LA FUNZIONE "SE" DI EXCEL
Per non visualizzare lo zero come risultato della formula, modificare la formula appena scritta in
F3 nel modo seguente:
•
Questa formula usa la funzione "SE". In questo caso la formula
immessa ha questo significato: se nella cella D3 non viene scritto nulla, allora non
scrivere nulla (in F3), altrimenti (in caso contrario) esegui il calcolo D3*E3.
=SE(D3="";"";D3*E3).
COPIARE LE FORMULE IM MODO QUASI AUTOMATICO
Per copiare la formula nelle celle sottostanti,
•
attivare la cella F3 e posizionandosi sul quadratino in basso a destra della cella,
trascinare il suo contenuto fino alla cella F23.
Apparentemente le celle della colonna F sembrano vuote, ma in realtà cliccando sopra di esse, si
potrà osservare sulla barra della formula il loro reale contenuto.
Ora per rendere più pratico l'esempio,inserire alcuni dati di esempio come da tabella:
A
B
C
D
E
F
2
codice
articolo
un .mis.
quantità
prezzo
totale
3
11
matita H3
cad
12
0,7
8,4
4
21
foglio A4
risma
5
18
90
5
32
colla stick
cad
6
2
12
1
6
7
8
28
EVIDENZIARE I BORDI E FORMATTARE LE COLONNE
Per evidenziare i bordi (o meglio per poterli stampare),
1.
2.
3.
selezionare dalla cella A2 alla cella F23
dalla scheda "Home"
cliccare sul triangolino a fianco dell'icona bordi
4.
dalla tavolozza scegliere l'icona tutti i bordi.
Per formattare le colonne "prezzo" e "totale" in euro,
1. selezionare dalla cella E3 alla cella F23
2. (dalla scheda "Home") cliccare sull'icona "Formato numeri contabilità".
INSERIRE FORMULE PER IL CALCOLO DELL'IVA E DEL TOTALE
FATTURA
Per inserire nella cella F24 la formula che calcola la somma dei totali,
1.
selezionare dalla cella A3 fino alla cella F24
2.
dalla scheda "Home"
3.
cliccare sull'icona "Somma automatica".
A
B
C
D
E
F
2
codice
articolo
un .mis.
quantità
prezzo
totale
3
11
matita H3
cad
12
0,7
8,4
4
21
foglio A4
risma
5
18
90
5
32
colla stick
cad
6
2
12
1
6
29
7
8
9
10
11
13
14
15
16
17
18
19
20
22
23
24
134,4
Nella cella E25 inserire la percentuale IVA (ad esempio 20%).
Per calcolare l'IVA, nella cella F25 digitare la formula =F24*E25
Per calcolare il totale della fattura, nella cella F26 inserire la formula =F24+F25
Per evidenziare il contenuto, formattare in grassetto e bordi spessi le celle D26 ed F26.
A
B
C
D
E
F
2
codice
articolo
un .mis.
quantità
prezzo
totale
3
11
matita H3
cad
12
0,7
8,4
4
21
foglio A4
risma
5
18
90
5
32
colla stick
cad
6
2
12
1
6
7
9
10
11
12
13
14
30
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
SOMMANO
25
IVA
26
TOTALE FATTURA
134,4
0,2
26,88
161,28
Bene il corpo della fattura è stato fatto. Bisogna ora inserire alcuni dati fondamentali per l'emissione
della fattura: il mittente, il destinatario, la partita iva, il numero e la data.
INSERIRE RIGHE E COMPLETARE L'INTESTAZIONE DELLA FATTURA
Per inserire dieci righe sopra la tabella appena creata:
1.
cliccare sul numero uno della prima riga e tenere premuto il pulsante del mouse
2.
trascinare in basso fino alla 10^ riga e rilasciare.
In questo modo si sono selezionate le righe dalla 1 alla 10.
3.
Cliccare con il tasto destro, sopra la selezione
4.
dal menu contestuale, cliccare sul comando inserisci.
31
5.
Digitare ora, in A1 il nome della ditta che emette la fattura.
Nell'esempio: IPERCARTOLERIE.
CENTRARE E UNIRE LE CELLE IN EXCEL
Per centrare il nome,
1.
selezionare dalla cella A1 alla cella F1
2.
(dalla scheda Home) cliccare sul comando unisci e centra.
Per ingrandire,
1.
(dalla scheda Home) cliccare sul comando dimensione carattere
2.
cliccare sul numero desiderato (16 nell'esempio).
Digitare in A2 i dati della ditta che emette la fattura (indirizzo, telefono, partita iva).
Unire e centrare le celle dalla A2 alla F2.
Dimensionare i caratteri (8 nell'esempio).
Completare i dati come da immagine seguente:
COME INSERIRE UN NUMERO CHE INIZIA CON ZERO SU UNA CELLA DI
EXCEL
Se si vuole inserire un numero che inizia con zero in una cella di excel, (come ad esempio una
partita iva), prima di digitare lo zero, digitare un apostrofo. Sulla tastiera l'apostrofo si trovi a
fianco del tasto dello zero, dove c'è il punto di domanda.
32
COME CENTRARE NEL FOGLIO I DATI INSERITI
Per centrare il modello fattura excel al centro del foglio,
1.
dalla barra multifunzione cliccare sula scheda "Layout di pagina"
2.
cliccare su "Margini"
3.
cliccare in fondo al menu, sulla voce "Margini personalizzati"
4.
attivare la casella di controllo "Orizzontalmente"
5.
cliccare su OK per confermare.
MODELLI PER ARCHIVIARE DATI
Esistono molti software per archiviare dati. Ma ognuno è specifico per un solo tipo di dati. Quindi
ci sarà un programma per archiviare cd, un altro per archiviare dvd, un altro ancora per archiviare
libri. Con il foglio elettronico (Excel o OpenOffice) potrai personalizzare qualsiasi tipo di archivio
dati.
Questi sono alcuni modelli vuoti per poter archiviare in modo ordinato numeri telefonici, libri, cd,
dvd e file mp3, creati con un foglio elettronico che potrai scaricare sul tuo computer cliccandoci
sopra.
> Modello excel rubrica telefonica
> Modello excel per archiviare libri
> Modello excel per archiviare cd o mp3
> Modello excel per archiviare dvd - film
> Modello openoffice rubrica telefonica
> Modello openoffice per archiviare libri
> Modello openoffice per archiviare cd o mp3
> Modello openoffice per archiviare dvd - film
33
CREARE UN MODELLO PER ARCHIVIARE CD
Creare modelli con excel per archiviare dati è facile, si inizia ad inserire i seguenti dati come da
tabella.
A
1
COLLEZIONE CD
2
autore
B
C
D
E
nr
brano musicale
titolo CD
genere
F
3
ALLARGARE PIU' COLONNE IN MODO UGUALE
Nella lezione Creare formule e allargare colonne si è descritto come allargare o restringere una
singola colonna. Per poter invece, allargare più colonne contemporaneamente,
1.
selezionare più colonne.
In questo caso,
•
cliccare sulla lettera della colonna A
•
tenere premuto il pulsante del mouse
•
trascinarlo fino alla lettera della colonna E
•
rilasciare il pulsante.
2.
Posizionare il puntatore su una delle intersezioni di colonna fino a quando si trasforma in
una doppia freccia divergente
3.
4.
cliccare e tenere premuto il pulsante del mouse
spostare a destra il puntatore per allargare le colonne, oppure
5.
6.
spostare a sinistra il puntatore per restringere le colonne
rilasciare il pulsante del mouse.
ABBELLIRE IL FORMATO DEL MODELLO
Centrare e unire la cella A1 espandendola fino alla colonna E.(Si veda lezione precedente)
Creare un modello fattura excel.
•
Selezionare la cella A1
•
cliccare su grassetto
•
cliccare su colore carattere (rosso nell'esempio
34
•
•
•
•
•
•
•
•
cliccare su dimensione carattere (16 nell'esempio).
Selezionare dalla cella A2 alla cella E2
cliccare su allineamento centrato
cliccare su grassetto
cliccare su colore carattere (blu nell'esempio)
cliccare su colore riempimento (giallo nell'esempio).
Selezionare dalla cella A3 alla cella E20
cliccare su colore riempimento (verde chiaro nell'esempio).
AVERE IL CONTROLLO DELLO SPESSORE DEI BORDI
Nella lezione precedente è stato descritto come inserire i bordi alle celle in modo veloce usando
l'icona posta sulla scheda "Home". Ma in questo modo non si poteva scegliere lo spessore dei bordi.
Per poter controllare lo spessore ,
1.
selezionare l'area interessata (dalla cella A3 alla cella E15 nell'esempio)
2.
dalla barra Home cliccare a fianco dell'icona bordi
3.
in fondo al menu a discesa cliccare su "Altri bordi"
35
4.
dalla finestra di dialogo formato celle, scegliere lo stile cliccando sulla linea desiderata
(nell'esempio, cliccare sulla linea posta sotto "nessuno")
5.
cliccare sul pulsante "Bordato" per applicare il bordo all'esterno dell'area selezionata
6.
cliccare sul pulsante "Interno" per applicare il bordo anche all'interno di ogni cella
dell'area selezionata
7.
cliccare sul pulsante "OK" per confermare.
8.
Ecco il risultato:
36
APPLICARE IL TESTO A CAPO SULLE CELLE
Ora se si prova ad inserire i dati nelle celle, funziona tutto ma solo fino a quando i caratteri inseriti
non superano la larghezza della cella. Infatti i caratteri che eccedono, o vanno a sconfinare nella
cella successiva (quando la cella successiva è vuota) oppure sono nascosti (quando la cella
successiva contiene dati). Sarebbe quindi utile in questo caso che i caratteri eccedenti si
posizionassero sotto e che la riga si allargasse automaticamente.
Per ottenere questo effetto, si deve applicare il "testo a capo".
1.
Selezionare l'area interessata (dalla cella A3 alla cella E15 nell'esempio)
2.
dalla scheda "Home"
3.
cliccare sull'icona "Testo a Capo".
MANTENERE I DATI NELLA PARTE ALTA DELLA CELLA
Per mantenere i dati nella parte alta della cella, quando verrà automaticamente ingrandita,
1.
selezionare l'area interessata
2.
cliccare sull'icona "allinea in alto".
ORDINARE I DATI
I dati che vengono inseriti non devono necessariamente rispettare un ordine, perché in qualsiasi
momento si potranno ordinare con un semplice clic.
Dopo aver inserito i dati,
1.
attivare una cella della colonna sulla quale si vuole ottenere l'ordinamento (colonna A
"autore" nell'esempio).
2.
ATTENZIONE : ATTIVARE (selezionare) SOLO UNA CELLA ALTRIMENTI I DATI
SARANNO ALTERATI.
3.
Dalla scheda "Home" cliccare sul comando "Ordina e Filtra"
4.
cliccare su "ordina dalla A alla Z" per avere un ordine crescente dei dati (in ordine
alfabetico o, da valore minore a valore maggiore)
5.
oppure cliccare su "ordina dalla Z alla A" per avere un ordine decrescente dei dati.
37
VISUALIZZARE SOLO UNA PARTE DEI DATI
Per poter visualizzare solo una pare dei dati inseriti (ovvero Filtrare i dati) bisogna procedere nel
seguente modo:
1. selezionare le celle di intestazione (dalla cella A2 alla cella E2 nell'esempio)
2. cliccare su "Ordina e Filtra"
3. dal menu a discesa cliccare su "Filtro".
Si osservi: a fianco di ogni cella di intestazione appare un triangolino nero.
1.
Cliccare su un triangolino nero (autore nell'esempio)
2.
dal menu a discesa togliere con un clic la spunta su "Seleziona tutto"
3.
con un clic spuntare i dati da filtrare (Franco Battiato, nell'esempio)
4.
cliccare su OK.
Se si osserva, il triangolino a fianco della cella si nota che è accompagnato dal simbolo del filtro: un
imbuto.
Per poter rivisualizzare tutti i dati,
1.
cliccare sul triangolino / imbuto
38
2.
dal menu a discesa cliccare su "cancella filtro da ... " ("autore" in questo caso).
STAMPARE UN FOGLIO DI EXCEL
Nella nuova versione Excel 2007, un foglio di lavoro è lungo oltre 6000 metri e largo circa 400
metri !
Quando viene aperto un nuovo foglio di lavoro, sullo schermo, si vede solamente una piccolissima
parte di esso: l'angolo sinistro in alto di questo enorme foglio.
Se ci si limita ad inserire dati entro le prime 50 righe e le prime 9 colonne (da A a I), mantenendo
l'altezza e la larghezza standard delle righe e colonne, si potrà stampare il tutto in una singola
pagina.
Per stampare,
1.
fare clic sul pulsante "Office" (in alto a sinistra)
2.
dal menu a discesa posizionare il puntatore su "Stampa"
39
3.
cliccare su "Stampa immediata".
COME VIENE DIVISO PER LA STAMPA UN FOGLIO DI EXCEL
Per vedere come un foglio di excel viene diviso per la stampa,
1. inserire almeno un dato su una cella e premere INVIO da tastiera
2. fare clic sul pulsante "Office" (in alto a sinistra)
3. dal menu a discesa posizionare il puntatore su "Stampa"
4. cliccare su "Anteprima di stampa" (dal menu che appare sulla destra).
5. cliccare sul pulsante "Chiudi" (per chiudere l'anteprima di stampa).
Si osservi, sulla destra dello schermo si trova una linea tratteggiata verticale. Quella linea
tratteggiata, corrisponde ad un "taglio della pagina". Usando la barra di scorrimento (oppure
40
premendo e tenendo premuto il tasto cursore giù da tastiera), per "scendere" e visualizzare le righe
n.50 - n.60. si trova una linea tratteggiata orizzontale, che corrisponde alla fine della prima pagina.
Riportandosi sulla cella A1
•
dalla barra multifunzione cliccare sulla scheda "Visualizza"
•
cliccare sull'icona "Zoom"
•
dalla finestra che appare, cliccare sul pulsante di opzione 25% e quindi su OK.
Questo comando ti permette di vedere una parte più ampia del foglio di lavoro e fa capire meglio
come viene diviso nella stampa (vedasi le linee tratteggiate).
41
CONTROLLARE LA STAMPA CON "ANTEPRIMA DI STAMPA"
Prima di stampare è buona norma controllare la stampa con il comando "Anteprima di stampa" che
permette di vedere su schermo quante e come vengono stampate, senza sprecare nessun foglio di
carta.
Solo a titolo di esempio immettere alcuni dati sul foglio di lavoro.
1.
Dalla scheda "Visualizza", riportare lo "zoom" al 100% cliccando sulla relativa icona
2.
3.
inserire dalla cella B1 alla cella AF1 i numeri da 1 a 31
inserire nella cella A2 gen-07 e con il riempimento automatico riempire le celle fino alla
cella A100 (mar-15)
42
4.
dal pulsante "Office" eseguire l'anteprima di stampa.
"NAVIGARE" IN ANTEPRIMA DI STAMPA
Ora che si è in modalità anteprima di stampa, in basso a sinistra si può vedere il numero di pagina
visualizzata sullo schermo ed il numero di pagine totali.
Per visualizzare le pagine successive, cliccare sul comando "Pagina successiva".
In alternativa premere "il tasto cursore GIU" da tastiera. In basso a sinistra si osserverà il numero di
pagina visualizzato (pag.2 di 7 - ecc.).
Per ritornare a visualizzare le pagine precedenti, cliccare sul comando "Pagina precedente".
In alternativa premere il "tasto cursore SU" da tastiera.
Per ingrandire, cliccare sul pulsante "Zoom",
oppure, portare il puntatore sul punto del foglio che si vuole ingrandire e cliccaci sopra.
Per togliere lo zoom,
•
cliccare sul pulsante "Zoom", oppure
•
cliccare sopra il foglio.
Cliccare sul comando chiudi per chiudere l'anteprima di stampa e rivisualizzare il foglio di lavoro.
OTTIMIZZARE LA LARGHEZZA DELLE COLONNE
Se si stampano i dati del precedente esempio così come sono, (vedasi lezione precedente) si
dovrebbero consumare 7 fogli di carta. In excel esistono diversi modi per ridurre il numero dei fogli
stampati. Prima di tutto si può ottimizzare la larghezza delle colonne. Ovvero ridurre al minimo le
43
colonne mantenendo i dati leggibili. Esiste un modo rapidissimo per ottimizzare la larghezza delle
colonne.
•
Cliccare sul quadratino grigio in alto a sinistra del foglio
In questo modo tutto il foglio viene selezionato.
•
portare il puntatore sopra una intersezione di colonna
•
cliccare due volte in rapida successione (doppio clic).
Le colonne contenenti i dati vengono così ridotte al minimo.
Eseguire l'anteprima di stampa per vedere gli effetti. Le pagine si sono ridotte a 3.
COME CAMBIARE L'ORIENTAMENTO DELLA PAGINA
Un altro modo per ridurre il numero di pagine, è quello di cambiare l'orientamento della pagina.
1.
Cliccare sulla scheda "Layout di pagina"
2.
cliccare sull'icona "Orientamento"
44
3.
dal menu a discesa cliccare su "Orizzontale".
Eseguire l'anteprima di stampa per vedere gli effetti. In questo caso però le pagine sono rimaste 3.
Oppure sono addirittura aumentate!
Per tornare all'orientamento verticale,
1.
cliccare sull'icona "Orientamento"
2.
dal menu a discesa cliccare su "Verticale".
CAMBIARE I MARGINI DEL FOGLIO
Ridurre i margini del foglio può a volte essere sufficiente per ridurre il numero di pagine stampabili.
Tenere attiva la scheda "Layout di pagina",
•
cliccare sull'icona / comando "Margini"
•
dal menu a discesa cliccare sulla voce "Stretto".
Eseguire l'anteprima di stampa per vedere gli effetti. Le pagine si sono ridotte a 2 (con
orientamento verticale).
Si possono personalizzare i margini. Dopo aver cliccato sul comando "Margini",
•
dal menu a discesa cliccare su "Margini personalizzati"
•
cliccare sui pulsanti di incremento e decremento per ridurre o allargare i margini del
foglio
Nell'esempio, il margine destro e sinistro sono stati dimensionati ambedue a 0,1 cm.
45
•
clicca sul pulsante OK.
COME RIDURRE TUTTO IN UNA SOLA PAGINA
Esiste un modo veloce ed efficace per ridurre tutti i dati presenti in un foglio di lavoro, ad una sola
pagina di stampa.
•
Dalla scheda "Layout di pagina"
•
cliccare sulla piccolissima icona a destra della voce "Imposta pagina".
•
Verrà aperta la scheda "Pagina" della finestra di dialogo "Imposta pagina".
•
Cliccare sul pulsante di opzione "Adatta a" ( 1 pag. di larghezza per 1 di altezza)
•
cliccare su OK.
Eseguire l'anteprima di stampa per vedere gli effetti. La stampa si è ridotta ad una pagina. Tutti i
dati del foglio di lavoro sono stati rimpiccioliti per essere stampati in una solo pagina. Questo
comando, non andrà sempre usato, perché il risultato della stampa potrebbe essere illeggibile. Una
soluzione possibile a quest'ultimo tipo di problema è di cambiare il numero di pag. di larghezza o di
altezza sulla riga dell'opzione "Adatta a".
COME RITORNARE ALLA STAMPA "ORIGINALE"
Se il comando adattare tutto in una solo pagina non soddisfa, si può tornare alla stampa "originale".
•
Sempre dalla scheda "Layout di pagina"
•
cliccare sulla piccolissima icona a destra della voce "Imposta pagina"
•
cliccare sul pulsante di opzione "Imposta al"
•
•
cliccare sui pulsanti di incremento per portare a 100% della dimensione normale (o
digitare 100)
cliccare su OK.
STAMPARE SOLO UNA DETERMINATA PAGINA
Per stampare solo una o più pagine del foglio di lavoro,
•
dopo aver attivato l'Anteprima di stampa
e quindi dopo aver individuato le pagine da stampare, rimanere in Anteprima di stampa e,
•
cliccare sul comando "Stampa"
•
46
•
•
dalla finestra di dialogo "stampa", cliccare sull'opzione "Pagine"
digitare l'intervallo di pagine da stampare sulle caselle "da" e "a".
Se ad esempio si vuole stampare solamente la pagina 2, digitare 2 su entrambe le caselle "da" e "a".
•
cliccare su OK per confermare.
INSERIRE UN INTERRUZIONE DI PAGINA
Excel, divide il foglio di lavoro in più pagine tagliandole in modo predeterminato. Per cambiare il
modo in cui viene "tagliato" il foglio di lavoro,
1.
attivare il punto (la cella) in cui effettuare il taglio
2.
dalla scheda "Layout di pagina"
3.
cliccare sul comando "Interruzioni"
4.
dal menu a discesa cliccare su "Inserisci interruzione di pagina".
Per rimuovere l'interruzione di pagina,
1.
riattivare la cella in cui si è inserita l'interruzione
2.
dopo aver cliccato su "Interruzioni", dal menu a discesa cliccare su "Rimuovi interruzione
di pagina"
STAMPARE SOLO UN INTERVALLO DI CELLE (UNA SELEZIONE)
Molto utile è il comando che permette di stampare solo una piccola (o grande) parte del foglio di
lavoro.
Esempio:
•
Selezionare l'intervallo di celle da stampare
•
dal pulsante "Office" in alto a sinistra, avviare la stampa.
47
Dalla finestra di dialogo "Stampa",
•
cliccare sull'opzione "Selezione"
•
•
cliccare su OK per stampare solo la parte selezionata, oppure
cliccare sul comando "Anteprima" per controllare cosa verrà stampato.
COSA SONO IN COMANDI RAPIDI DA TASTIERA
In Excel, come in ogni altro programma, esiste la possibilità di
usare delle scorciatoie per eseguire alcuni comandi. Tali scorciatoie, consistono nel premere più
tasti per muoversi più velocemente e per effettuare le operazioni più comuni. Alcune combinazioni,
qui di seguito esposte, possono essere usate anche in molti altri programmi.
CTRL + HOME
Ad esempio se occorre attivare la prima cella,
•
premere e tenerei premuto il tasto CTRL
•
premere il tasto HOME (la freccia obliqua)
Per velocizzare: premere il tasto CTRL con il pollice e il tasto HOME con il medio !
CTRL + FINE
Attivare l'ultima cella
Rende attiva la cella posta nell'intersezione dell'ultima colonna in uso con l'ultima riga in uso.
CTRL + Z
Annullare l'ultima operazione effettuata
CTRL + C
Copiare,
Equivale al comando Modifica > Copia
48
CTRL + V
Incollare
Equivale al comando Modifica > Incolla
CTRL + X
Tagliare
Equivale al comando Mondifica > Taglia
MAIUSC + F12
Salvare
Equivale al comando File > Salva
CTRL + MAIUSC + F12
Stampare
Equivale al comando File > Stampa
CTRL + MAIUSC + T
Trovare
Equivale al comando Modifica > Trova
CTRL + G
Formattare la selezione in grassetto
CTRL + I
Formattare la selezione in corsivo
CTRL + S
Formattare la selezione in sottolineato
CTRL + B
Formattare la selezione in barrato
MAIUSC + CURSORE
Selezionare un gruppo di celle
CTRL + INVIO
Riempire l'intervallo di celle selezionato con l'immissione corrente.
Esempio:
•
selezionare un gruppo di celle
•
scrivere ciao
•
premere CTRL + INVIO
Tutte le celle conterranno la parola ciao
CTRL + >
Copiare il contenuto della cella che sta sopra Se viene usato dopo aver selezionato più celle, tutte le
celle saranno riempite o sovrascritte dal contenuto delle prime celle in alto selezionate.
49
CTRL + MAIUSC + >
Copiare il contenuto della cella che sta a sinistra
CTRL + PAG_GIU
Attivare il Foglio successivo
CTRL + PAG_SU
Attivare il Foglio precedente
CTRL + TAB
Passare alla cartella di lavoro successiva. In questo caso bisogna avere aperto più file di excel
CTRL + 1
Visualizzare la finestra di dialogo "Formato celle".
Equivale al comando Formato > Celle
ALTRI COMANDI RAPIDI DA TASTIERA
Qui di seguito elenco altri comandi rapidi da tastiera, degni di nota:
CTRL + N
Aprire una Nuova Cartella di lavoro
Equivale al comando File > Nuovo
CTRL + F12
Aprire un file esistente
Equivale al comando File > Apri
F11
Creare un grafico dall'intervallo selezionato.
Equivale al comando Inserisci > Grafico + OK
MAIUSC + F3
Avviare la procedura guidata "Incolla Funzione"
Equivale al comando Inserisci > Funzione
CTRL + MAIUSC + punto e virgola
Inserire la data del giorno
CTRL + MAIUSC + due punti
Inserire l'ora corrente
CTRL + barra spaziatrice
Selezionare la colonna corrente
MAIUSC + barra spaziatrice
Selezionare la riga corrente
50
CTRL + MAIUSC + barra spaziatrice
Selezionare tutto il foglio di lavoro attivo
51
DBMS
Database Management System
MICROSOFT ACCESS 2007-2010
1
Indice
Introduzione ......................................................................................................................................... 4
Progettazione di una base di dati ........................................................................................................ 5
1.1
Entità e relazioni .................................................................................................................... 5
Le entità ........................................................................................................................................ 5
Le relazioni .................................................................................................................................... 5
1.2
Dal modello al data base ....................................................................................................... 6
1.3
Chiavi primarie e chiavi esterne ............................................................................................ 7
La "chiave primaria"...................................................................................................................... 7
La "chiave esterna" ....................................................................................................................... 8
Vantaggi pratici ............................................................................................................................. 8
Dalla teoria alla pratica: le tabelle ....................................................................................................... 9
1.5
Il primo avvio di Access ......................................................................................................... 9
1.6
Creare una tabella ............................................................................................................... 10
1.7
Vincoli sui campi e indici ..................................................................................................... 11
Gli indici ...................................................................................................................................... 12
1.8
Operazioni sui dati............................................................................................................... 13
Ordinamento............................................................................................................................... 13
Filtri ............................................................................................................................................. 13
Le query .............................................................................................................................................. 15
1.9
Creare una query ................................................................................................................. 15
1.10 Modificare le query ............................................................................................................. 17
Modificare i collegamenti tra tabelle ......................................................................................... 17
1.11 Cenni sul linguaggio SQL...................................................................................................... 20
Le maschere ....................................................................................................................................... 21
1.12 Creare una maschera .......................................................................................................... 21
1.13 Personalizzare le maschere ................................................................................................. 22
1.14 Aggiunta di componenti alle maschere ............................................................................... 24
1.15 Aggiungere una casella combinata ..................................................................................... 26
Report e Macro .................................................................................................................................. 29
1.16 Creare un report .................................................................................................................. 29
1.18 Creare una macro ................................................................................................................ 32
2
3
Introduzione
Il concetto di "archivio" è ben noto: si tratta di un contenitore di informazioni raggruppate secondo
un criterio specifico, ad esempio l'ordine alfabetico, che ne permetta il recupero, l'aggiornamento,
l'inserimento e l'eliminazione nel modo più efficiente possibile.
Nelle biblioteche, fino a non molto tempo fa, per cercare un certo libro si utilizzava lo schedario; se
si conosceva il nome dell'autore si poteva usufruire delle schede che suddividevano i nomi degli
autori in ordine alfabetico. Una volta trovato il libro bastava appuntare su un foglio il codice della
collocazione. La stessa cosa valeva per l'argomento: se si volevano trovare testi che parlassero ad
esempio di informatica, si cercava la parola "informatica" o "computer" nell'apposito schedario.
I problemi arrivavano quando non si aveva un'idea precisa del tema del libro o si ricordava solo una
parte del nome dell'autore: cercare un determinato volume, riguardante la progettazione delle basi di
dati scritto da D. Tsichritzis e F. Lochovsky, non era proprio agevole.
Oggi è tutto molto più semplice; grazie al computer si eseguono tutte le ricerche possibili in modo
facile e veloce anche se non si ricordano bene il titolo o l'autore. È altrettanto noto che questo è
possibile grazie ai sistemi di gestione di basi di dati (DBMS), che ci permettono di manipolare le
informazioni in modo rapido e sicuro.
Un DBMS (più comunemente "data base") quindi non solo ospita le informazioni (le schede dei
vecchi archivi cartacei) ma anche tutta la logica necessaria per la loro gestione.
Nel corso della guida ci confronteremo con Microsoft Access, un data base semplice ma molto utile
per piccole applicazioni, capace di accontentare tanto il neofita, che comincia a programmare da
poco, quanto l'analista esperto.
Chi è alle prime armi è in grado di essere produttivo in poco tempo e di avere un'idea visuale della
progettazione gestionale, grazie all'interfaccia grafica. Il programmatore esperto invece, può
dedicarsi alla soluzione di problematiche complesse utilizzando i moduli in Visual Basic (VBA) e il
linguaggio SQL.
Lo scopo della guida è fornire una panoramica pressoché completa delle funzionalità del software,
che consentirà, a chi chi parte da zero, di sviluppare piccoli ma interessanti e realistici progetti e
fornirà, a chi mastica un po' di programmazione, la possibilità di approfondire la propria
conoscenza.
4
Progettazione di una base di dati
1.1 Entità e relazioni
La progettazione di un data base richiede la conoscenza di alcune nozioni di base sul concetto di
modello entità/relazione, che è alla base dei database cosiddetti "relazionali".
Le entità
Le entità sono gli oggetti principali del data base. Un'entità rappresenta un gruppo omogeneo
d'informazioni.
Supponiamo di voler progettare un data base per una biblioteca, possiamo individuare come entità il
libro, che è l'oggetto preponderante.
Ma la biblioteca non è solo un magazzino di libri, nel modello dobbiamo inserire il concetto di
biblioteca come "servizio" ed aggiungere l'entità "utente".
Tornando al libro, riflettiamo sul fatto che il libro è scritto da uno o più autori, è pubblicato da una
casa editrice e appartiene ad un genere; quindi sono nate altre entità autore, casa editrice e genere.
Frequentando una biblioteca o chiacchierando con qualcuno che ci lavora sicuramente ci
accorgiamo che di entità ce ne sono molte di più, ma per acquisire familiarità con le basi di dati,
possiamo accontentarci di un modello di biblioteca in miniatura.
Vediamo ora in cosa consiste un'entità; partendo dall'esempio del libro: per descrivere un libro
abbiamo bisogno di un titolo, di un autore, di un genere, di una casa editrice, di una data di
pubblicazione, etc. Tutte queste informazioni che costituiscono l'entità libro, si chiamano attributi.
Le relazioni
Le entità non sono oggetti a se stanti ma sono in relazione tra loro. Ad esempio i libri sono legati ai
generi; ogni libro appartiene ad un genere ed esistono molti liberi diversi dello stesso genere. Un
libro è scritto da uno o più autori ed ogni autore può scrivere più libri.
Figura 1. Modello entità/relazione
5
I libri sono presi in prestito dagli utenti; un utente può prendere in prestito uno o più libri e un libro
può essere preso in prestito solo da un utente per volta.
Modellare un data base può non essere semplice, bisogna scegliere bene quali elementi sono entità,
quali attributi e quali relazioni.
1.2 Dal modello al data base
Dopo aver introdotto il concetto di entità, scendiamo nel dettaglio della realizzazione. Per
rappresentare un'entità con Access utilizziamo una tabella. Ogni colonna corrisponde ad un attributo
dell'entità, (detto anche campo) e ogni riga della tabella (detta anche record) rappresenta un'istanza
dell'entità (un caso particolare)
Volendo rappresentare ad esempio l'entità persona, possiamo impostare una tabella che abbia come
colonne gli attributi di una persona (nome, cognome, data di nascita, indirizzo). Ogni riga (o
record) corrisponde ad una persona particolare.
Figura 1. Tabella "persona"
Gli attributi (o campi) rappresentano tipi diversi di informazione, ad esempio possiamo avere campi
numerici o campi di testo, oppure campi per le date. In gergo informatico questa natura diversa
dell'informazione si indica con la parola "tipo". Anche Access lavora con i tipi: il nome dell'autore è
di tipo testo (o stringa: sequenza di caratteri alfanumerici), la data è di tipo "data", l'anno di
pubblicazione può essere un tipo "numerico intero" e così via.
Figura 2. I tipi dei campi della tabella "persona"
6
È importante che i dati siano coerenti con i tipi corrispondenti, ad esempio, se nel campo data di
nascita dell'autore inseriamo un numero come 01121980, commettiamo un errore di coerenza.
Lo schema della figura è quello che visualizziamo quando chiediamo di visualizzare la struttura
della tabella. Nella visualizzazione della struttura possiamo impostare, visualizzare e modificare il
tipo degli attributi; ad esempio nel campo nome inseriremo solamente delle stringhe di caratteri
pertanto il tipo idoneo è il tipo testo; all'attributo data abbiamo assegnato il tipo data.
Approfondiremo i tipi più avanti nella guida.
1.3 Chiavi primarie e chiavi esterne
Se consideriamo un lungo elenco di persone, come l'elenco del telefono ad esempio, risulta
plausibile trovare omonimie tra le persone, questo significa che alla coppia di informazioni nome,
cognome corrisponde più di un record.
Risulta indispensabile allora realizzare un meccanismo che ci permetta di idenitificare in modo
univoco i record, anche se hanno tutti i campi uguali tra loro.
La "chiave primaria"
La soluzione è quella di inserire nella tabella un nuovo campo che funzioni da chiave primaria; è il
più importante tra tutti gli attributi e garantisce l'individuazione di un determinato record all'interno
di una tabella.
Tipicamente si tratta di un numero intero che viene incrementato automaticamente da Access
ogni volta che aggiungiamo un record.
Non è sempre indispensabile creare un campo a parte; a volte esiste già un campo che è univoco per
natura (ad esempio il codice fiscale) oppure si riescono a raggruppare un gruppo di più campi che
presi tutti assieme costituiscono un elemento univoco. Ma è molto più frequente, specie nelle
piccole applicazioni, che la chiave primaria sia un campo numerico, spesso indicato come campo
ID (identificatore).
Figura 3. Tabella con chiave primaria
7
L'unicità di questo campo viene inoltre garantita dal fatto che, quando cancelliamo un record, il suo
ID non è più riutilizzato. Ad esempio, se cancelliamo l'autore con identificativo 23, quella chiave
viene persa per sempre.
La "chiave esterna"
Riportiamo il concetto di chiave primaria nel contesto della biblioteca: possiamo immaginare che
ogni libro nella tabella dei libri sia riconoscibile univocamente dagli altri grazie al suo "ID". Sarà
molto comodo poter indicare solo questo numeretto per raggiungere sicuramente un certo testo.
Abbiamo anche detto che le tabelle possono essere messe in relazione tra loro. Prendiamo ad
esempio la relazione tra libro e autore:
Libro
->
scritto da
->
Autore
Supponiamo che un libro sia scritto da un autore e che un autore abbia scritto diversi libri. Secondo
il discorse della chiave primaria la tabella Autore avrà un codice ID che identifica univocamente
ogni autore. Quindi, per associare un libro ad un autore possiamo prevedere un campo, nella tabella
Libro che contenga il codice dell'autore. Questo campo viene detto chiave esterna.
Possiamo pensare di effettuare lo stesso ragionamento anche per la relazione edito da con la casa
editrice: il campo casa editrice nella tabella Libro è una chiave esterna e corrisponde ad un
campo ID (chiave primaria) della tabella case editrici.
Figura 4. Tabella con chiavi esterne
Vantaggi pratici
Discorsi concettuali a parte il lavoro con le relazioni semplifica anche alcuni aspetti più pratici. Ad
esempio possiamo essere certi che se inseriamo 100 libri della stessa casa editrice, scrivendo il
nome 100 volte commetteremo qualche errore e comunque potremmo non scriverlo in modo
identico e coerente ogni volta.
Se invece selezioniamo lo stesso nome da un elenco possiamo sbagliare editore me non avere lo
stesso nome scritto male o in modo diverso. Questo garantisce miglior coerenza e semplicità di
reperimento delle informazioni. Se, ad esempio cercassimo l'editore "Mondadori" il sistema non
capirebbe che "Mondadori", "mondadori", "MONDADORI" e "Mondadorri" sono la stessa cosa.
Prendiamo anche ad esempio la modifica di un dato come l'indirizzo dell'editore. Ci convinciamo
facilmente che è molto più semplice modificarlo una volta sola (mantenendo inalterato l'ID) che
riscriverlo su centinaia di record dei libri.
8
Dalla teoria alla pratica: le tabelle
1.5 Il primo avvio di Access
In questo capitolo cominciamo ad esplorare più da vicino le funzionalità di Access. Metteremo in
pratica tecniche comuni a tutte le versioni del programma anche se, per alcune di esse, i bottoni o
parte dell'interfaccia grafica potrebbero risultare leggermente diversi.
Facciamo partire il programma e creiamo il nostro primo data base. Se la maschera iniziale di MS
Access (fig. 5) non appare automaticamente, possiamo creare il progetto dal menu file>nuovo e
selezionare database vuoto.
Il file creato ha la classica estensione .mdb, propria del database Microsoft. Esiste anche
l'estensione .mde che incotreremo verso la fine della guida.
La maschera principale che abbiamo quando lanciamo Access ci presenta un menu con una serie di
categorie (a sinistra) e l'elenco di alcuni modelli predefiniti (in base alla categoria scelta) sulla parte
centrale.
Figura 5. Maschera iniziale di Ms Access
9
L'elemento che salta subito all'occhio usando la nuova suite di prodotti di casa Microsoft è
sicuramente la veste grafica, totalmente rinnovata rispetto alle versione precedenti. Anche Access
non fa eccezione. La nuova GUI è infatti divisa in widget e rende disponibile, fin dal primo avvio,
l'intero set di funzionalità.
Tra le funzionalità più importanti, che incontreremo ed approfondiremo nel corso della guida,
ricordiamo:






Query - elementi importantissimi che ci permettono di effettuare interrogazioni, anche
combinate, di diverse tabelle
Maschere - permettono di creare interfacce grafiche, per la manipolazione e la
visualizzazione dei dati. Si possono creare interfacce con finestre, menu, pulsanti, etc. Il
tutto in maniera visuale, a favore anche dei meno esperti
Report - modelli per la stampa personalizzabili
Pagine - sono utilizzate per creare finestre grafiche in formato html
Macro - sequenze di istruzioni espresse in linguaggio naturale; in pratica ci aiutano ad
automatizzare alcuni processi anche se non siamo programmatori
Moduli - pacchetti di codice scritti in linguaggio VBA con i quali si possono
personalizzare in modo profondo i comportamenti delle applicazioni
1.6 Creare una tabella
Finalmente creiamo la nostra prima tabella: la tabella libri. Dal menu crea nella finestra
principale scegliamo Tabella, Access creerà in automatico una tabella che metterà in ultima
posizione nell'elenco delle tabelle già presenti. Dalla voce di menù Foglio dati, scegliamo
Visualizza Struttra dal menù Visualizza. Il sistema ci chiederà di dare un nome alla tabella,
inseriamo Libri. La nuova finestra ci permette, così, di impostare i nomi dei campi e di sceglierne
il tipo.
Figura 6. Struttura della tabella
Ogni riga della struttura rappresenta un campo della tabella. Nella colonna Nome campo inseriamo il
nome del campo e nella colonna Tipo dati gli assegnamo un tipo tra quelli disponibili. L'ultima
colonna può servire a descrivere l'utilizzo di un certo campo il cui nome non risulti abbastanza
autoesplicativo.
Iniziamo inserendo il campo id_libro come identificatore. Gli assegnamo il tipo Contantore:
questo tipo di dato è perfetto per le chiavi primarie perché rappresenta un campo numerico che si
incrementa automaticamente.
10
Il campo id_libro non è ancora una chiave primaria, anche se il suo tipo è contatore. Perché lo
diventi clicchiamo col tasto destro del mouse sul quadratino celeste alla sua sinistra e selezioniamo
"Chiave primaria" nel menu.
Figura 8. Chiave Primaria assegnata
Alle chiavi esterne assegneremo invece il semplice tipo numerico: in questo caso non è necessario
un contatore, poiché le chiavi esterne possono ripetersi (ad esempio, un autore scrive più libri!).
La scelta del tipo testo per il campo titolo e del tipo numerico per il campo anno di
pubblicazione non dovrebbero creare incomprensioni. Altri tipi disponibili di nostro interesse
sono:



memo:
è un campo testo di dimensioni illimitate, utile per campi come post dei blog o
come i commenti
data/ora: per memorizzare una data in diversi formati
valuta: utilizzato per campi numerici espressioni di valori monetari
Non ci resta che chuidere la finestra.
Nella finestra centrale adesso la tabella libri appare in bella mostra e possiamo eliminarla, farne una
copia o rinominarla semplicemente cliccandoci su col tasto destro del mouse.
Selezionando la tabella possiamo ora riaprirla in modalità struttura col relativo pulsante nel menu o
in modalità foglio dati, utile per inserire, modificare, eliminare, cercare record all'interno del
nostro database.
Proviamo ad inserire dei dati. Puntiamo il cursore sul titolo e scriviamo qualcosa, facciamo lo stesso
su gli altri campi inserendo numeri (a caso) nelle chiavi esterne.
Il campo id_libro si incrementa automaticamente passando dall'inserimento di un record all'altro.
Nota: non è necessario salvare i dati. Access salva automaticamente i dati inseriti o modificati quando si sposta il
cursore su un record differente.
Per eliminare un record posizioniamo il cursore nel quadratino celeste alla sua sinistra e, cliccando
col tasto destro del mouse scegliamo elimina record oppure premiamo il tasto CANC quando il
record è selezionato.
1.7 Vincoli sui campi e indici
11
Abbiamo visto che possiamo assegnare ad ogni campo un particolare tipo di dato. Per ogni tipo,
nella "visualizzazione struttura" appaiono una serie di elementi aggiuntivi, in basso, che servono a
specificare altre caratteristiche del campo.
Figura 7. Dettagli del campo numerico
La dimensione del campo ci permette di determinare, ad esempio, il massimo numero
rappresentabile per gli interi (intero, intero lungo) o per i decimali (precisione singola o
doppia); possiamo inoltre scegliere il formato e quante cifre desideriamo dopo la virgola.
Per i campi testo la dimensione assume un altro signigficato. Ad esempio possiamo limitare la
dimensione del campo titolo a 30 caratteri.
Il formato può essere utile nel caso di un tipo numerico. Tra le altre cose, ci permette di scegliere il
formato valuta o la notazione esponenziale.
Valido se, indica i valori consentiti per quel campo. Ad esempio assegnamo la stringa ">1800" nel
campo valido se dell'anno di pubblicazione e scriviamo "anno errato" nell'opzione
messaggio errore. Ora se proviamo a scrivere nel campo anno un numero minore o uguale a
1800 apparirà un messaggio di errore.
Valore predefinito, indica un valore che Access inserisce quando non inseriamo. Per il nostro
esempio togliamo lo zero dai valori predefiniti dei campi id_autore e id_casa_editrice.
Gli indici
Soffermiamoci sull'opzione indicizzato e riprendiamo un po' di teoria. Se cerchiamo il numero di
telefono di una persona sull'elenco telefonico e il cognome inizia con la lettera "p", non iniziamo la
ricerca dalla prima pagina ma cerchiamo direttamente nella seconda metà della lista. L'ordine
alafabetico facilita e velocizza la ricerca.
In modo analogo, quando rendiamo un campo indicizzato, Access costruisce un indice interno
basato su quel campo garantendo maggiore velocità per ogni operazione che lo riguarda.
Ricordiamo, però, che gli indici occupano spazio e aumentano la complessità del file quindi è
meglio non abusarne.
Per le applicazioni Web, a parte gli indici, molte delle caratteristiche addizionali non sono
necessarie, ma risultano utili per applicazioni desktop.
12
1.8 Operazioni sui dati
Dopo avere riempito la tabella libri con diversi record, esaminiamo alcuen importanti operazioni sui
dati.
Ordinamento
Possiamo visualizzare i dati in ordine basandoci su un certo campo, senza modificare il modo in cui
i dati sono memorizzati nel file .mdb. Ad esempio possiamo elencare i libri mettendo i titoli in
ordine alfabetico. Nella visualizzazione tabellare, puntiamo il mouse sulla scritta titolo,
clicchiamo col tasto destro del mouse e scegliamo il pulsante "ordinamento crescente" (o
decrescente).
Figura 9. Icone per l'ordinamento
La stessa cosa si può replicare per ogni altro campo.
Filtri
Immaginiamo di avere una tabella con numerosissimi record e di volerne individuare uno in
particolare oppure di volerne isolare un sottoinsieme, ad esempio quello dei libri pubblicati tra il
1900 e il 1986.
In questo caso utilizziamo un filtro in base a maschera. Dal menu Home, andiamo nella sezione
Ordina e filtra, e dal menu a tendina Avanzate scegliamo la voce Filtro in base a
maschera.
Figura 10. Selezionare un filtro
Appare una nuova tabella vuota, serve per inserire nei campi delle chiavi di ricerca. Ad esempio,
volendo cercare tutti i libri pubblicati nell'anno 1987 basta scrivere 1987 nel campo anno e cliccare
sul pulsante applica filtro.
13
Figura 11. Pulsante "applica filtro"
Per rimuovere il filtro basta ciccare una seconda volta sullo stesso pulsante.
Dopo aver posizionato il cursore nello spazio dell'anno appare una casella a discesa con l'elenco
degli anni presenti nella tabella. Possiamo sfruttare anche questo menu per impostare il filtro, ma
non è disponibile per tutti i tipi di campi.
Facciamo un esempio di filtro più complesso. Cerchiamo i libri pubblicati tra il 1980 e il 1999. Per
farlo facciamo partire il filtro dopo aver scritto ">= 1980 and <= 1999".
Possiamo combinare i filtri, ad esempio cercando le pubblicazioni di un autore in un certo anno. In
questo caso impostiamo l'anno nell'apposito campo e scriviamo il codice dell'autore nel campo
id_autore.
Possiamo utilizzare anche una porzione di testo per effettuare delle ricerche. Ad esempio una
parte del titolo. Se cerchiamo un libro su Visual Basic e non ne sappiamo il titolo esatto, scriviamo
*visual* e applicando il filtro otterremo tutti i libri che nel titolo hanno la parolina visual.
L'asterisco viene interpretato come "qualunque sequenza di caratteri".
Possiamo anche comporre questo tipo di ricerche. Ad esempio scrivendo ""*visual*" or
"*java*"" otterremo i titoli che contengono la parola "visual" e quelli che conterranno "java".
14
Le query
1.9 Creare una query
Finora abbiamo lavorato per creare un piccolo database. Perché tutti i dati siano gestiti in modo
coerente abbiamo separato le entità in tabelle e creato relazioni tra loro grazie ai codici ID.
In questa lezione iniziamo ad esaminare i meccanismi per recuperare i dati, con le relative
correlazioni tra le diverse tabelle. Si può dire che interroghiamo il database o, più tecnicamente,
che effettuiamo delle query.
L'interrogazione non serve solo a visualizzare una tabella. Se esaminiamo una tabella singola, ad
esempio quella dei libri, abbiamo alcune informazioni "in chiaro" come il titolo e altre sotto forma
di codici, ad esempio l'autore, che rimandano ad altre tabelle.
Creare una query significa realizzare l'associazione tra i codici e le informazioni. Vedremo che
con una query possiamo ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i libri con i nomi dei relativi autori,
invece dei codici.
Creiamo una tabella autori. Possiamo inserire tutti i campi che vogliamo, ma è fondamentale, ai
fini dell'esempio, inserire almeno i campi id_autore e nome. Una volta creata aggiungiamo qualche
record.
Figura 12. Esempio di tabella "autori"
Per visualizzare il nostro elenco di libri con i relativi nomi degli autori dobbiamo creare la query
che utilizzi il legame logico stabilito dalle chiavi esterne.
Dalla sezione Altro del menu Crea, scegliamo Struttura Query.
All'apparire della finestra "Mostra tabella", selezioniamo la tabella libri e clicchiamo sul pulsante
Aggiungi; facciamo altrettanto con la tabella autori.
Figura 13. Aggiungere tabelle per la query
15
Se le chiavi primarie ed esterne hanno lo stesso identico nome, viene creata automaticamente una
connessione, raffigurata da una freccia che unisce i due campi.
Figura 14. Correlazione tra le chiavi
Se invece abbiamo dato nomi diversi, non importa; basta posizionare il cursore su uno dei due
campi (ad esempio, id_autore) e, tenendo premuto il pulsante del mouse, trascinare il cursore sopra
l'altro campo.
Nota: se creiamo un legame tra id_libro ed il numero civico dell'autore, Access lo prende tranquillamente
anche se è evidente che dal punto di vista logico non ha alcun senso!
Una volta messe in gioco le tabelle, selezioniamo i campi che ci interessano. Per assegnare i campi
alla query è sufficiente andarli a cliccare due volte direttamente nelle tabelle. Li vedremo apparire
nella griglia in basso.
Figura 15. Un esempio di query definita in modo visuale
16
Una volta stabiliti tutti i campi possiamo lanciare la query cliccando sul pulsante a forma di punto
esclamativo nella barra degli strumenti in alto. Otterremo il nostro elenco dei libri con i relativi
autori.
Possiamo chiudere e salvare la query, ricordando che è buona norma dare nomi significativi.
1.10
Modificare le query
Nella scorsa lezione abbiamo creato una query che ci forniva i dati dei libri e i relativi autori.
Supponiamo ora di voler aggiungere anche i dati della casa editrice. Creiamo una tabella per le case
editrici ed inseriamo alcuni record, per il nostro esempio sarà sufficiente che la tabella abbia i campi
id_casa_editrice e nome.
Riprendiamo la query creata nella lezione precedente in modalità struttura, per aggiungere la
tabella appena creata, clicchiamo col pulsante destro del mouse in uno spazio vuoto della finestra
grigia. Nel menu che appare, clicchiamo su Mostra tabella.
Figura 16. Aggiungere tabelle alle query
Dall'elenco che appare selezioniamo la tabella case_editrici e aggiungiamola. Access dovrebbe
effettuare automaticamente il collegamento con la tabella libri, in caso contrario creaimo il
collegamento manualmente. A questo punto possiamo aggiungere il campo nome della casa editrice
nella tabella in basso e salvare.
Una volta eseguita la query e visualizzato il risultato, possiamo applicare i filtri con le stesse
modalità utilizzate per le tabelle. Ad esempio possiamo cercare i libri di un singolo autore o
pubblicati in un certo anno. Possiamo utilizzare anche i criteri di ordinamento in modo analogo a
quanto visto per le tabelle. Ad esempio possiamo ordinare i risultati pertitolo.
Per eliminare una tabella da una query, apriamo la query in struttura, clicchiamo con il tasto
destro del mouse sulla tabella da cancellare e selezioniamo rimuovi tabella.
Modificare i collegamenti tra tabelle
17
Supponiamo di avere, nella tabella degli autori, un record al quale non corrisponde alcun libro. In
pratica inseriamo un autore con i suoi dati anagrafici ma nella tabella libri non includiamo
nessuna delle sue opere.
Se creiamo una query che elenca tutti gli autori della biblioteca, con i relativi libri, noteremo che
all'elenco manca proprio l'autore senza libri.
Quando effettuiamo un collegamento, prendiamo tutti i dati delle tabelle che rispettino le condizioni
stabilite dalla query. Nel nostro caso prendiamo tutti gli autori e tutti i libri che hanno un certo
autore. Se manca una delle condizioni (es. libri che hanno autore) la combinazione non viene
effettuata.
Quindi se un autore non ha scritto libri, non appare nella nostra query.
Rimane il problema di come elencare tutti i nomi degli autori ed i relativi testi elencando anche gli
autori che non hanno scritto nulla.
Per risolvere la questione apriamo la query in modalità struttura; posizioniamo il cursore sulla linea
che rappresenta il collegamento che unisce le tabelle libri ed autori e cliccando col pulsante
destro scegliamo proprietà join dal menu contestuale.
La finestra che appare, non solo risolve il problema ma ci aiuta a personalizzare il nostro
collegamento.
Figura 17. Proprietà join
Le opzioni sono piuttosto intuitive e basta leggere bene per non sbagliare:



la prima corrisponde ad una query standard e visualizza tutti i campi della tabella libri e
della tabella autori con i loro collegamenti, ma solo se tali collegamenti esistono; se un
autore non ha libri (o se un libro non ha autore) le informazioni non appaiono nel
risultato
nella seconda (quella che fa al caso nostro) i record degli autori sono visualizzati tutti,
anche se non ci sono libri corrispondenti
La terza è simmetrica alla seconda
È utile sperimentare il comportamento di queste opzioni, effettuando qualche prova.
18
19
1.11
Cenni sul linguaggio SQL
Abbiamo visto come effettuare intorrogazioni incrociate tra tabelle grazie alle query. Lo strumento
Query di Access è molto potente che consente, anche al programmatore non esperto, di operare
sulla base di dati con grande potenza e versatilità.
Una potenza ancor più grande si può ottenere con la conoscenza del linguaggio più utilizzato nel
mondo dei data base: il linguaggio SQL.
SQL è universalmente utilizzato per interrogare e gestire basi di dati. Permette di creare,
modificare, eliminare tabelle ed attributi, o anche interi database.
La creazione delle query tramite la modalità struttura non è nient'altro che un metodo visuale per
semplificare la scrittura di una query SQL. Per rendercene conto possiamo aprire in modalità
struttura la query creata nelle lezioni precedenti e dal menù in alto scegliere visualizza, quindi
visualizza SQL. La strana frase che appare nella nuova finestra è proprio quella stessa query
scritta in SQL.
È importante conoscere SQL per diversi motivi: a volte capita che le query visuali risultino
inefficienti per la soluzione di un certo problema. In quei casi la conoscenza di questo linguaggio
può offrire soluzioni più performanti.
In secondo luogo non è detto cha dal semplice progetto di un archivio elettronico non si passi alla
creazione di pagine Web dinamiche che accedono al database. In situazioni del genere la
conoscenza di SQL è un passo obbligato. Pertanto è utile introdurre alcuni concetti basilari di
questo linguaggio.
Torniamo alla finestra di visualizzazione SQL con e scriviamo qualcosa anche noi. Cancelliamo
tutto quello che vediamo e sostituiamolo con l'espressione:
SELECT * FROM libri
Per vedere che effetto ha questa query, clicchiamo sul punto esclamativo. Vediamo apparire tutti i
record della tabella libri. Abbiamo domandato infatti, tramite SQL, di selezionare (select) tutti i
campi (*) della tabella (from) libri.
Anche se non tutto è sempre così semplice, possiamo dire che la sintassi di questo linguaggio è
parecchio intuitiva.
Facciamo un secondo esperimento con quest'altra espressione (è indifferente scrivere maiuscolo o
minuscolo):
SELECT titolo, nome FROM libri, autori WHERE libri.id_autore = autori.id_autore
Abbiamo chiesto al data base di visualizzare i nomi degli autori ed i titoli dei loro libri dicendo in
maniera esplicita che i campi si trovano nelle tabelle Libri ed Autore e che per collegare (where) i
record nel modo giusto, il valore id_autore della tabella Libri deve essere identico al valore
id_autore della tabella Autori.
20
Per il momento ci ferimamo qui. Ora però sappiamo che le nostre query non sono altro che
espressioni SQL espresse in modalità grafica.
Le maschere
1.12
Creare una maschera
In questo capitolo esploreremo le tecniche necessarie a costruire un'interfaccia grafica per inserire,
leggere, modificare e recuperare dati dalle tabelle del nostro database. Possiamo creare semplici ma
potenti applicazioni, dotate di pulsanti, caselle a discesa, opzioni e altre caratteristiche che rendono
accessibile a tutti l'utilizzo dei dati.
Cominciamo subito selezionando la voce Creazione guidata Maschera dal menu a tendina
Altre maschere che compare andando nel menu Crea.
Figura 18. Creazione guidata di una maschera
Nella casella a discesa della prima finestra che appare scegliamo la tabella Autori e decidiamo di
inserire nella maschera tutti i campi uno alla volta, col tasto di parentesi angolare singola, o tutti
assieme con l'altro tasto.
Figura 19. Aggiungere i campi alla maschera
21
Le finestre successive servono solo per lo stile e qui, come sempre, possiamo sbizzarrirci con i
nostri esperimenti. Arrivati in fondo alla procedura, assegnamo un nome alla maschera e salviamo.
La maschera appena costruita è piuttosto semplice ma ha già un'interfaccia che potremmo definire
piuttosto intuitiva.
Figura 20. La maschera "Autori" completa
In basso troviamo una barra che ci permette di scorrere i record, oppure di posizionarci direttamente
sul primo e sull'ultimo elemento.
Per modificare i dati basta mettere il cursore nel campo che ci interessa e scrivere a nostro
piacimento. I dati saranno salvati immediatamente, questo perché la maschera è una versione
grafica della tabella.
IL pulsante più a destra con l'asterisco serve per l'inserimento di un nuovo record.
Proviamo ad inserire un nuovo autore, a chiudere la maschera ed ad aprire la tabella Autori, i dati
inseriti e le modifiche effettuate si riflettono immediatamente sulla tabella. Questo perché, è utile
ricordarlo, il contenitore dei dati è la tabella e la maschera è solo un modo diverso di rappresentarla.
1.13
Personalizzare le maschere
Con lo stesso processo visto nelle lezioni precedenti creiamo anche la maschera per la tabella Libri
e dopo averle dato un nome e chiusa, la riapriamo in modalità struttura.
Cliccando su un punto vuoto della maschera col tasto destro appare un menu contestuale
importantissimo che serve a garantire una personalizzazione al 100%; scegliamo proprietà.
Figura 21. Menu contestuale della maschera
22
Qui abbiamo tutti gli strumenti necessari per modificare l'aspetto della maschera e le possibilità
sono davvero molte. Ad esempio possiamo scegliere formato e modificare l'aspetto o il colore di
sfondo, oppure scegliere se una data sezione della maschera (ad esempio il piè di pagina) deve
essere visibile ma non stampabile o viceversa.
Sempre con la finestra delle proprietà aperta, clicchiamo sull'etichetta del campo id_libro; adesso
le proprietà si riferiscono solo a quel campo e sono diverse dalle precedenti.
Nalla sezione formato e nella proprietà Etichetta scriviamo ad esempio "codice libro" e, già
che ci siamo, modifichiamo anche il colore di sfondo.
Figura 22. Proprietà dell'etichetta
23
Ora clicchiamo sul quadratino in alto a sinistra; le proprietà che troviamo sono quelle riferite
all'intera maschera e permettono addirittura di modificare la fonte dati, ossia la tabella o la query di
provenienza.
Figura 23. Proprietà generali della maschera
Naturalmente per raggiungere un buon livello di confidenza con questi strumenti e comprenderne
appieno le potenzialità, è utile soffermarsi a sperimentare un po' tutte le opzioni.
1.14
Aggiunta di componenti alle maschere
In questa lezione vediamo com aggiungere alle maschere gli elementi necessari a dare loro un
aspetto più professionale. Cominciamo con la maschera Libri, la modifichiamo in modalità
struttura.
Anzitutto andiamo nella sezione Controlli del menu Struttura. Gli strumenti presenti ci
permettono di inserire molti oggetti professionali e perfettamente funzionanti senza scrivere una
riga di codice.
Figura 25. Casella degli strumenti della maschera
Posizionando il mouse sopra le icone, appare un fumetto che ci dice di che tipo di strumento si
tratta.
24
Le due icone separate (freccia e bacchetta magica) definiscono il modo che utilizziamo per
definire un componente. Se selezioniamo la bacchetta magica utiizziamo le composizioni
guidate, in caso contrario imposteremo tutti i parametri del componente a mano.
Vediamo come inserire un pulsante di chiusura della maschera. Con la bacchetta selezionata
clicchiamo sullo strumento pulsante di comando e disegniamo un rettangolino puntando il mouse
in un punto della maschera, cliccando e trascinando il vertice opposto.
Una volta definita l'area del pulsante, visto che abbiamo selezionato la bacchetta magica, appare la
finestra della creazione guidata.
Figura 26. Creazione guidata di un pulsante
Nella finestrina a sinistra ci sono le categorie di operazioni che possiamo utilizzare con
l'autocomposizione mentre in quella di destra ci sono le operazioni ammesse per ciascuna categoria.
Dovendo creare un pulsante per la chiusura di una maschera scegliamo operazioni su maschere
come categoria e chiudi maschera come operazione.
Nella finestra successiva scegliamo se associare un'immagine od una scritta al pulsante ed in quella
successiva ancora diamo un nome al nostro oggetto.
A questo proposito, è sempre utile non lasciare agli oggetti i nomi di default, può essere utile poter
riconoscere un oggetto dal proprio nome, specie quando il numero di elementi comincia a crescere.
Possiamo finalmente chiudere, salvare e provare. Una volta lanciata la maschera, ci accorgiamo che
la crocetta in alto a destra non ci serve più e che vogliamo toglierla. Riapriamo allora la maschera in
struttura, richiamiamo la finestra delle proprietà relativa a tutta la maschera (quadratino in alto a
sinistra selezionato) e alla voce pulsante chiusura della sezione formato impostiamo no.
Vediamo infine come modificare il selettore dei record per renderlo più intuitivo. Inseriamo al
suo posto nuovi pulsanti.
Dalla casella degli strumenti scegliamo il pulsante di comando (sempre con la bacchetta magica
selezionata), spostamento tra record come categoria e record successivo come azione.
25
Inseriamo allo stesso modo gli altri pulsanti di spostamento ed eliminiamo la barra dei record in
basso.
Per eliminare la barra per lo spostamento dei record, nella finestra delle proprietà della maschera,
sezione formato, individuiamo la voce pulsanti spostamento e la impostiamo a no.
Possiamo rendere la maschera più gradevole ed inserire un titolo (un'etichetta) ed un'immagine.
Per l'etichetta selezioniamo il controllo relativo e dopo aver disegnato un rettangolo scriviamo il
testo direttamente; per modificarlo in seguito sarà sufficiente aprire la finestra della proprietà
relativa all'etichetta e riscrivere il contenuto della voce etichetta.
Per inserire un'immagine togliamo la selezione dalla bacchetta magica e scegliamo immagine
dagli oggetti; il resto è intuitivo.
1.15
Aggiungere una casella combinata
Uno dei problemi più importanti da risolvere è quello che ci si presenta in fase di inserimento,
quando abbiamo una relazione tra due tabelle e dobbiamo inserire il codice dell'elemento correlato.
Ad esempio quando vogliamo definire l'autore di un certo libro, vorremmo poter indicare il nome
dell'autore e non il suo codice ID.
Per assegnare in modo corretto i codici nelle relazioni possiamo utilizzare quella che viene chiamata
casella combinata, che mostra in un menu a discesa tutti i nomi degli autori e prende
automaticamente il numero ID dell'autore selezionato.
Apriamo allora la maschera Libri in struttura, richiamiamo la Casella degli strumenti e tra gli
oggetti scegliamo casella combinata (con la bacchetta magica selezionata).
Disegnamo un rettangolo alla destra del campo id_autore, appare la finestra che ci permette di
impostare in che modo la nostra casella dovrà prelevare i dati.
Figura 27. Selezionare la fonte dei dati
26
Scegliamo la prima opzione, a noi serve prendere i valori da una tabella. Nella seconda finestra
scegliamo la tabella che chiaramente in questo caso sarà la tabella Autori.
Nel terzo step della creazione guidata dobbiamo indicare ciò che vogliamo far apparire nella lista a
discesa; chiaramente non scegliamo il campo id_autore, che non semplifica la vita a nessuno, ma
inseriamo nome e cognome.
Figura 28. Scegliere i campi da mostrare nel menu a discesa
Al passo successivo impostiamo la larghezza delle colonne. Ma più importante è il sesto passo della
procedura. A ciascuna voce del menu a discesa è associato il valore della relativa chiave. È molto
importante perché sarà questo il valore che siamo chiamati a gestire a questo punto.
Figura 29. Impostare la destinazione del valore scelto
Access ci chiede se ed eventualmente dove, memorizzare il valore selezionato; nel nostro caso
scegliamo di memorizzarlo nel campo id_autore (siamo nella tabella Libri). Il sistema salverà
27
direttamente nel campo id_autore della tabella Libri, la chiave primaria dell'autore, che
selezioniamo scegliendone il nome dal menu a discesa.
Chiudiamo, salviamo e riapriamo la finestra in modalità normale. Adesso quando inseriamo un
nuovo libro, basta scegliere il nome dalla casella a discesa e Access farà il lavoro per noi.
Un oggetto molto simile è la casella di riepilogo che ha la stessa funzione di quella combinata ma
ha un formato visivo differente.
28
Report e Macro
1.16
Creare un report
In questa lezione ci dedicheremo alla stampa dei dati tramite lo strumento dei report. Access ci
permette di progettare stampe organizzando i dati in modo personalizzato.
Questa caratteristica risulta molto interessante specie per chi progetta piccoli sistemi gestionali da
far girare come applicazioni a sé stanti, ma per chi utilizza Access come semplice base di dati può
essere una feature secondaria.
Creiamo quindi un report utilizzando la creazione guidata. La prima finestra è uguale a quella che ci
appare quando creiamo una maschera con la modalità guidata.
Possiamo creare un report partendo da una qualsiasi tabella o query; questa volta lo creeremo
basandoci sulla query costruita nelle lezioni precedenti vale a dire, quella che lega i libri ai rispettivi
autori.
L'obiettivo è quello di creare una stampa di tutti gli autori presenti nell'archivio e per ciascuno di
loro elencarne tutti il libri.
Quando ci viene chiesta la fonte dati del report, scegliamo la nostra query.
Figura 30. Scegliere i campi da stampare
La maschera successiva ci chiede se vogliamo aggiungere dei livelli di gruppo; dovessimo stampare
semplicemente il contenuto di una tabella non sarebbe il caso ma, poiché voglio raggruppare per
ogni autore tutti i suoi libri, direi che questa possibilità fa al caso nostro.
Come livello di gruppo scegliamo la chiave primaria dell'autore.
29
Figura 31. Creare raggruppamenti
Dopo il raggruppamento ci viene chiesto nella successiva maschera se desideriamo anche un
ordinamento. Un ordinamento per cognome e nome degli autori è l'ideale.
Figura 32. Scegliere i criteri di ordinamento
Le finestre successive servono esclusivamente per lo stile e l'impaginazione. Infine diamo un nome
al report, chiudiamo e riapriamo per vedere il risultato.
1.17 Personalizzazione del report
30
Nella lezione precedente abbiamo visto come creare un report per il nostro database, ma al contrario
delle maschere che, a parte eventuali aggiunte, sono già molto valide subito dopo la loro creazione,
nel report possiamo trovare alcune imperfezioni.
I valori dei campi a volte non sono allineati come li desideriamo e i nomi delle intestazioni sono
quelli assegnati alle colonne della tabella. Ad esempio è meglio chiamare una colonna "codice
autore" pittosto che "id_autore".
Ma i problemi maggiori li troviamo con l'ordinamento: i record sono raggruppati per id_autore e
pertanto l'ordinamento basato sul cognome risulta del tutto ignorato. Ad esempio se l'autore Kafka
ha chiave primaria 1 e l'autore Bisio ha la chiave 2, Kafka viene comunque stampato per primo.
Una soluzione possibile ed elegante è una modifica della query utilizzando il linguaggio SQL.
L'idea è quella di creare una query che abbia come chiave primaria la terna cognome-nomeid_autore.
Un report raggruppato su tale campo risolverebbe entrambi i problemi in un colpo solo; difatti il
raggruppamento sarebbe per il singolo autore a prescindere dai casi di omonimia (nella terna c'è la
chiave primaria) e l'ordinamento si baserebbe sul cognome e sul nome (i primi 2 elementi della
terna).
Per modificare la query è sufficiente aprirla in struttura ed entrare nella visualizzazione SQL. Qui
sostituiamo l'espressione presente con una nuova che tenga conto del nostro raggruppamento:
SELECT Autori.cognome & Autori.nome & Autori.id_autore AS gruppo, Libri.titolo, Autori.nome
FROM Libri, autori
WHERE libri.id_autore = autori.id_autore
Abbiamo costruito la terna che cercavamo inserendovi i 3 campi, uniti con la e commerciale (&) a
chiamando la terna gruppo.
A questo punto conviene creare un nuovo report. Qui non abbiamo bisogno di impostare
l'ordinamento perché è già incluso nel raggruppamento della query.
Le altre imperfezioni sono decisamente più facili da eliminare aprendo il report in struttura.
Figura 33. Report in modalità struttura
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Prima di tutto cambiamo il titolo della stampa; q_autori_libri non è granché come titolo.
Utilizziamo il tasto destro per accedere alle proprietà ed alla voce Etichetta digitiamo il nome
desiderato.
Nello stesso modo potremmo scrivere "anno" invece di "anno di pubblicazione" nella relativa
etichetta così la scritta sta dentro i margini.
Posizionandoci sui rettangoli che delimitano i campi si possono inoltre modificare le dimensioni; ad
esempio possiamo stringere il campo dell'anno ed allargare quello del titolo.
Un suggerimento è quello di rendere invisibile il campo gruppo, che non vogliamo visualizzare,
pur essendo utile all'ordinamento. L'opzione utile allo scopo è visibile impostato su No. Ora che il
campo non si vedrà più nelle stampe (anche se, giustamente, si vede ancora in struttura) possiamo
ulteriormente allargare i campi dei nomi e del titolo. A questo punto impostare colori, grandezza e
tipo dei caratteri sarà molto intuitivo.
Per concludere è possibile modificare la maschera degli autori inserendo un pulsante di comando
che faccia apparire il report in anteprima o che lo invii direttamente alla stampante.
1.18
Creare una macro
Un macro è una sequenza di istruzioni richiamabile attraverso un pulsante o una combinazione di
tasti. Per vederle all'opera creiamo una maschera con un menu e un pulsante che esegue
automaticamente una serie di operazioni.
Creare una macro è molto semplice: dal menu Crea di Access scegliamo Macro. Appare una
maschera molto simile a quella per la creazione di tabelle.
Figura 34. Maschera di creazione delle macro
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Dalla casella a discesa della colonna "Azione" possiamo scegliere il comando da eseguire, l'elenco
contempla praticamente tutti le operazioni disponibili su Access.
Per esempio creaiamo un pulsante di comando che esegua un certo numero di azioni. Le azioni
saranno eseguite in ordine dalla prima riga all'ultima.
Supponiamo di aver già creato la maschera utilizzando la modalità struttura:
Figura 35. Maschera col menu
Possiamo anche modificare colori o tipi di carattere oppure inserire un'immagine significativa. Una
volta finita la salviamo e le diamo il nome maschera_menu per esempio.
Ora creiamo una macro che apra una delle maschere generate in precedenza e allo stesso tempo
chiuda il menu.
Torniamo alla maschera di creazione della macro e aggiungiamo l'azione chiudi. Nella finestrina al
di sotto delle azioni impostiamo che tipo di oggetto si vuole chiudere (nel nostro caso una
maschera) ed il nome maschera_menu.
Figura 36. Impostazioni dell'azione "chiudi"
Come seconda azione scegliamo ApriMaschera e inseriamo il nome, ad esempio libri, nel
pannello in basso.
Figura 37. Impostazioni dell'azione "ApriMaschera"
Salviamo e diamo un nome alla macro. A questo punto non resta che aggiungere alla maschera del
menu un pulsante che lanci la macro.
Dalla struttura della maschera inseriamo un pulsante (con la bacchetta magica attiva). Tra le
categorie scegliamo varie e tra le azioni disponibili esegui macro.
Figura 38. Creare il bottone che richiama la macro
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Nella finestra successiva inseriamo il nome della macro da lanciare.
Se poi vogliamo che la maschera di menu appaia automaticamente quando carichiamo il database
andiamo su strumenti poi su avvio. Nella finestra che appare impostiamo la maschera da aprire
all'avvio.
Figura 39. Impostare la maschera da caricare all'avvio
34

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