Specifica Tecnica - Fornitura di cancelleria, carta per ufficio

SPECIFICA TECNICA
Edizione ottobre 2015
Fornitura di cancelleria, carta per ufficio, consumabili
per stampanti, buste e biglietti da visita
Acea SpA - Acquisti e Logistica
Specifica Tecnica - Cancelleria, carta, consumabili, buste e biglietti da visita – Ed. ottobre 2015
INDICE
1
OGGETTO DEL CONTRATTO E DESCRIZIONE DELLE PRESTAZIONI ................... 3
2
DURATA DEL CONTRATTO ................................................................................ 3
3
CORRISPETTIVO DEL CONTRATTO ................................................................... 3
4
MODALITÀ DI FORNITURA ............................................................................... 3
5
LUOGO DI CONSEGNA ...................................................................................... 4
6
TERMINI DI CONSEGNA ................................................................................... 4
7
CARATTERISTICHE TECNICHE E SPECIFICHE DEI PRODOTTI........................... 5
8
RINNOVO DEI PRODOTTI ................................................................................ 5
9
VERIFICHE E DIFFORMITÀ ............................................................................... 6
10 QUALITÀ DEL SERVIZIO .................................................................................. 6
11 PENALI ............................................................................................................ 6
12 HELP DESK E REPORTING ................................................................................ 7
13 ESCLUSIONE DI RESPONSABILITÀ .................................................................. 7
14 RISOLUZIONE DEL CONTRATTO ....................................................................... 8
15 CAUZIONE DEFINITIVA ................................................................................... 8
16 FORO COMPETENTE ......................................................................................... 8
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OGGETTO DEL CONTRATTO E DESCRIZIONE DELLE PRESTAZIONI
Oggetto del contratto è la fornitura di cancelleria, carta per ufficio, consumabili per
stampanti, buste e biglietti da visita per i dipendenti delle Società del Gruppo, tramite la
stipula di uno o più accordi quadro.
L’elenco degli articoli è riportato nei relativi modelli di offerta.
La fornitura di eventuali articoli, non ricompresi nel suddetto elenco, dovrà essere
garantita dal Fornitore con riferimento al proprio Catalogo ufficiale.
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CORRISPETTIVO DEL CONTRATTO
L’importo di ogni singolo Lotto - pari alla base d'asta dello stesso - è assunto quale tetto
massimo di spesa, pertanto l’aggiudicazione della gara non impegna il Committente
all’acquisto dell’intera fornitura, né all’utilizzo degli interi importi contrattuali, nè
all’acquisto in esclusiva degli articoli oggetto di gara.
Il Fornitore, pertanto, non avrà nulla a pretendere se il tetto massimo di spesa non sarà
raggiunto.
Le quantità hanno un carattere puramente indicativo e potranno variare nel corso del
periodo contrattuale a discrezione del Committente, che si riserva di poter utilizzare
l’intero importo dell’appalto richiedendo anche una sola tipologia di materiale.
I prezzi dei prodotti inseriti nei diversi Lotti non potranno variare per tutto il periodo di
durata dell’affidamento.
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DURATA DEL CONTRATTO
La durata del Contratto è fissata in 2 (due) anni a decorrere dalla data di perfezionamento
del medesimo e comunque non oltre l’esaurimento dell’importo contrattuale, qualora tale
condizione si verifichi prima della naturale scadenza.
Decorso il suddetto termine o ad esaurimento dell'importo contrattuale, qualora
antecedente alla scadenza originaria, il Committente ha la facoltà, a suo insindacabile
giudizio, di rinnovare il contratto per un ulteriore anno agli stessi prezzi, patti e condizioni
per un importo pari al 50% dell'importo contrattuale iniziale.
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MODALITÀ DI FORNITURA
La consegna dei materiali non è in un unica soluzione.
La consegna dei prodotti dovrà avvenire presso tutti i siti aziendali delle Società del
Gruppo Acea (vedere allegato). L’attività di consegna si intende comprensiva di ogni onere
relativo ad imballaggio, trasporto e consegna “alla scrivania” del singolo richiedente.
Qualunque sia la modalità di trasporto, saranno a cura e spese del fornitore sia i sistemi di
carico/scarico che il personale adibito alla suddetta operazione, il quale per accedere ai siti
di consegna dovrà essere riconoscibile, dotato di divisa e tesserino identificativo.
I prodotti dovranno essere imballati in contenitori atti a preservarne l’integrità, ed essere
consegnati con la loro confezione originale, debitamente sigillata ed integra.
Il personale delle diverse Società inolterà al Fornitore i propri fabbisogni tramite un
sistema informatico dedicato (c.d. portale), tramite l’emissione di un ordine applicativo.
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Tale sistema sarà lo strumento attraverso il quale il Fornitore confermerà l’eventuale
disponibilità e relativi tempi di consegna degli articoli richiesti.
A tal fine il Fornitore dovrà garantire l’interfaccia dei propri sistemi con il suddetto sistema
informatico, senza che ciò comporti onere alcuno per il Committente.
I termini di consegna indicati al paragrafo “Termini di consegna”, decorreranno dal
ricevimento della richiesta trasmessa mediante il portale. Il Fornitore dovrà consegnare il
materiale presso i siti che saranno indicati in ciascuna richiesta di fornitura. La consegna
sarà effettuata senza costi aggiuntivi per il Committente dal lunedì al venerdì, dalle ore
8.30 alle 16.30, festivi esclusi; ciascuna consegna avverrà franco destinatario e dovrà
essere accompagnata da idoneo documento di trasporto, compilato secondo la legislazione
vigente, che riporti chiaro riferimento al numero ordine progressivo assegnato dal
Committente nell’ordine applicativo.
Non saranno accettate consegne discordanti e/o in eccesso-difetto rispetto al quantitativo
richiesto nell’ordine applicativo. Nello specifico non saranno accettate consegne parziali
rispetto al quantitativo richiesto nell’ordinativo. Dette partite dovranno essere ritirate a
cura e spese del Fornitore entro 3 giorni lavorativi dalla data di contestazione, che sarà
formalizzata mezzo e-mail o fax dal richiedente. Decorso tale termine, le partite di cui
trattasi saranno acquisite dal Committente senza che il Fornitore abbia diritto ad alcun
corrispettivo.
I quantitativi, di cui ai singoli ordini applicativi della convenzione, dovranno essere resi in
unica soluzione.
In casi di estrema urgenza, il Fornitore dovrà procedere alla consegna del materiale just in
time indipendentemente dall’importo fatturabile dello stesso.
La fornitura minima richiesta, per ogni ordine applicativo, non sarà inferiore a € 100,00
per i Lotti 1, 2 e 3 (cancelleria, carta per ufficio, consumabili per stampanti).
Per il Lotto 4 (buste e biglietti da visita) la fornitura minima richiesta, per ogni ordine
applicativo, non sarà inferiore a € 40,00.
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LUOGO DI CONSEGNA
Il luogo di consegna sarà specificamente indicato nella richiesta di fornitura, l’elenco
attuale è riportato nel documento “Sedi di consegna” (vedere allegato).
Le Società del Gruppo si riservano la facoltà, previa accettazione da parte del fornitore, di
integrare l’elenco delle sedi di consegna.
6
TERMINI DI CONSEGNA
Lotti 1, 2 e 3 (cancelleria, carta per ufficio, consumabili per stampanti):
•
Materiale a catalogo: consegna alla scrivania del richiedente entro 3 giorni
lavorativi dalla richiesta;
•
Materiale non presente a catalogo: consegna alla scrivania del richiedente entro 7
giorni lavorativi dalla richiesta.
Lotto 4 (buste e biglietti da visita): consegna alla scrivania del richiedente entro 5 giorni
lavorativi dalla richiesta.
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CARATTERISTICHE TECNICHE E SPECIFICHE DEI PRODOTTI
I prodotti devono essere conformi a quanto previsto dalla legislazione vigente, con
particolare riguardo alla D. Lgs. 81/08 e ss.mm.ii.
Laddove previsto dalla normativa vigente, tutti i prodotti dovranno essere corredati dalle
Schede Dati di Sicurezza compilate in conformità al D.M. 28 gennaio 1992 e ss.mm.ii.
I prodotti dovranno essere, nuovi di fabbrica e di ultima produzione, esente da difetti di
progettazione e/o produzione, oppure da vizi dei materiali.
Tutti i prodotti, ed il relativo confezionamento, devono essere realizzati con l'uso di
materie prime non nocive e devono comunque avere forme e finiture tali da non arrecare
danni all’utilizzatore finale.
Di seguito si dettagliano le specifiche tecniche che deve possedere la Carta per ufficio,
oggetto della fornitura del Lotto 2:
•
Carta multiuso naturale bianca per fotocopiatrici, stampanti laser e stampanti a
getto d’inchiostro.
•
Dimensioni: A2, A3 e A4.
•
Peso: A2 90 g/mq; A3 e A4: 75-80 g/mq.
•
Carta costituita interamente da
maniera responsabile o da fonti
“catena di custodia” in relazione
fine, i prodotti devono essere in
corso di validità:
•
•
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fibre vergini provenienti da foreste gestite in
controllate, con certificazione che garantisca la
alla provenienza della cellulosa impiegata. A tal
possesso di una delle seguenti certificazioni, in
o
FSC (Forest Stewardship Council);
o
PEFC (Programme for Endorsement of Forest Certification schemes).
Carta bianca, la cui pasta non sia stata sbiancata con cloro. Per la comprova del
requisito sarà ritenuto idoneo uno dei seguenti documenti:
o
Certificazione Elemental Chlorine Free – ECF;
o
Certificazione Total Chlorine Free – TCF;
o
Etichetta ambientale Ecolabel Europeo;
o
Altre etichette ambientali ISO di tipo I equivalenti rispetto al criterio,
di cui dovrà essere fornito il nome e il link al sito web da cui poter
consultare lo standard del sistema di etichettatura;
Carta di tipo C o superiore.
RINNOVO DEI PRODOTTI
Qualora durante la vigenza del contratto, i prodotti oggetto di fornitura fossero sostituiti
da nuove versioni, il Fornitore si impegna ad aggiornare automaticamente il catalogo. La
fornitura sarà eseguita alle medesime condizioni di prezzo, prestazionali, funzionali,
tecniche del precedente prodotto offerto senza che ciò comporti alcun onere aggiuntivo
per il Committente. Le nuovi versioni dovranno essere equivalenti e/o migliorative rispetto
a quelle oggetto di sostituzione. Sarà onere del fornitore comunicare al Committente, il/i
prodotto/i oggetto di sostituzione.
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VERIFICHE E DIFFORMITÀ
In caso di difformità tra i prodotti consegnati e quelli di cui agli specifici allegati (a titolo
puramente esemplificativo e non esaustivo: marca, colore, ecc.), il Fornitore è tenuto a
sanare le difformità rilevate entro 10 giorni solari dalla contestazione del Committente. In
caso di mancato ripristino del materiale oggetto di difformità, sarà facoltà del Committente
provvedere all’approvvigionamento dei prodotti in questione addebitando le maggiori
spese al fornitore. Il Fornitore si impegna a ritirare senza alcun addebito verso il
Committente, entro 10 giorni solari dall’invio della suddetta comunicazione, i prodotti
oggetto di difformità. Qualora, nel corso della durata contrattuale, si riscontrassero più di
cinque difformità, anche non consecutive, sarà facoltà del Committente risolvere il
contratto.
10 QUALITÀ DEL SERVIZIO
Nel caso di reclami/contestazioni circa la fornitura oggetto dei singoli ordini applicativi
della convenzione, il Committente richiederà al Fornitore le relative giustificazioni, che
dovranno essere prodotte entro 10 giorni solari dalla data di notifica.
Qualora, nell’arco di un anno solare, si riscontrasse un numero di reclami non giustificati
e/o con giustificativi rigettati dal Committente superiore a 5 (cinque), il livello di servizio
fornito dal Fornitore sarà considerato non soddisfacente. In presenza di tale circostanza è
facoltà del Committente risolvere il contratto.
11 PENALI
Penali in caso di inosservanza dei termini di consegna stabiliti1 (il ritardo decorre a far
data dall’ordinativo effettuato sul portale):
•
pari al 2% dell'importo del relativo ordinativo fino a tre giorni solari di ritardo;
•
pari al 10% dell'importo del relativo ordinativo da quattro a sette giorni solari di
ritardo;
•
pari al 15% dell'importo del relativo ordinativo da otto a quindici giorni solari di
ritardo;
•
pari al 20% dell'importo del relativo ordinativo da sedici a trenta giorni solari di
ritardo. Oltre tale termine, sarà facoltà del Committente di provvedere alla
fornitura oggetto del contratto come meglio creda, a rischio e maggiori spese del
fornitore.
Non si dovrà comunque superare il limite massimo di ritardo di 30 giorni solari. Trascorso
invano detto termine, il Committente potrà esercitare la facoltà di risolvere
unilateralmente il contratto e il Fornitore sarà sospeso per un anno dalla partecipazione
alle gare del Gruppo Acea. In caso di risoluzione del contratto il Committente procederà,
con semplice provvedimento amministrativo, all'incameramento del deposito cauzionale
definitivo; riservandosi inoltre di chiedere il risarcimento di qualsiasi ulteriore danno
conseguente alla mancata effettuazione della fornitura.
Tuttavia, nei casi in cui le Società del Gruppo dovessero ritenere, a loro insindacabile
giudizio, di accettare consegne effettuate oltre il limite sopraindicato, sarà applicata una
penale giornaliera del 3% del valore della partita in ritardo, per ogni ulteriore giorno di
1
Nel calcolo dei tempi di consegna effettivi non si terrà conto del periodo dell’anno compreso fra il 23 dicembre
ed il 1 gennaio e del periodo dell’anno che va dal 10 agosto al 25 agosto.
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ritardo. Il Fornitore, comunque, potrà essere sospeso per un anno dalla partecipazione alle
gare del Gruppo Acea.
Penali per insoddisfacente livello di servizio:
•
pari al 20% della somma degli importi dei singoli ordinativi oggetto di reclami non
giustificati e/o con giustificativi rigettati, per insoddisfacente livello di servizio,
come definito al paragrafo “Qualità del servizio”.
Nel caso le penali totali raggiungano il limite massimo del 30% dell’importo contrattuale,
opererà la risoluzione automatica del contratto per grave inadempimento del Fornitore e
sarà sospeso per un anno dalla partecipazione alle gare del Gruppo Acea.
12 HELP DESK E REPORTING
Il Fornitore, al fine di permettere il completo monitoraggio della fornitura, dovrà
assicurare:
•
Help desk appositamente dedicato per informazioni e assistenza agli utenti circa le
forniture oggetto del presente documento;
•
Sistema di tracciabilità delle consegne finalizzato alla condivisione delle
informazioni e al monitoraggio in tempo reale dello stato di esecuzione delle varie
fasi di consegna;
•
Account dedicato in grado di assicurare un’adeguata reperibilità;
•
Al fine della gestione del contratto, il Fornitore dovrà inoltre garantire l’interfaccia
con il Portale, fornendo una tabella comparativa in formato Microsoft Excel tra i
Codici ACEA e i Codici del Fornitore dei singoli prodotti (una volta che ACEA avrà
comunicato al Fornitore i suoi Codici) e dovrà rendere disponibile con cadenza
trimestrale un report in formato Microsoft Excel, o compatibile, contenente la lista
dettagliata dei prodotti acquistati con (almeno) i seguenti campi: Data ordine;
Società richiedente; Centro di Costo; Codice articolo ACEA; Descrizione articolo;
Unità di misura; Quantità ordinate; prezzo unitario; prezzo totale; Lotto di
appartenenza; Prodotto Ecologico (SI/NO), definito tale in quanto in possesso di
etichetta ambientale Ecolabel Europeo o di altre etichette ambientali di Tipo I (ISO
14024).
La reportistica all’uopo predisposta dovrà essere prodotta in formato elettronico, con
relative rappresentazioni grafiche. Il layout definitivo sarà concordato con il Committente.
I report dovranno essere forniti con cadenza trimestrale ed inoltrati al Committente.
13 ESCLUSIONE DI RESPONSABILITÀ
Il Committente non assumerà altri oneri, oltre gli importi indicati nei singoli ordinativi di
fornitura. Qualsivoglia impegno e responsabilità comunque assunti nei confronti di terzi
per l’esecuzione della fornitura saranno in carico al Fornitore.
Il Committente è altresì esonerato da ogni responsabilità per danni, infortuni e quant’altro
dovesse verso il personale del Fornitore, o che dovessero essere arrecati a terzi, dal
personale stesso nell’esecuzione della fornitura. Sono inoltre, a carico del Fornitore i rischi
di perdita e danni ai prodotti.
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14 RISOLUZIONE DEL CONTRATTO
Qualora, nel corso di validità del contratto dovessero sopraggiungere per le Società del
Gruppo situazioni tali da far venir meno i presupposti di validità del contratto stesso, esse
potranno risolvere il contratto senza che il Fornitore abbia nulla a che pretendere.
Il Committente considererà risolto di diritto il contratto nei seguenti casi:
•
esecuzione irregolare
contraente;
•
qualora il contraente non si attenga alle disposizioni contenute nel Codice Etico di
Acea pubblicato sul sito web di Acea www.acea.it - Sezione “Regole e Valori” che
con la sottoscrizione del contratto è da intendersi accettato.
della
fornitura
o
grave
inadempienza
da
parte
del
In tali ipotesi il Committente previa contestazione degli addebiti al contraente, si riserva la
facoltà di rivalersi sulla garanzia prestata e di procedere all’esecuzione della fornitura in
danno del contraente inadempiente a carico del quale resterà l’onere del maggior prezzo
pagato rispetto a quello convenuto, fatta salva l’azione per il risarcimento del maggior
danno subito, o eventuale ulteriore azione che il Committente ritenga di intraprendere a
tutela dei propri interessi.
15 CAUZIONE DEFINITIVA
È previsto l’obbligo per il Fornitore di costituire la cauzione definitiva di importo pari al
10% dell’importo del contratto.
16 FORO COMPETENTE
Per eventuali controversie, è competente in via esclusiva il foro di Roma.
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