regolamento cassa OK - Azienda Ospedaliero

Regione Gonzole 10 – 10043 Orbassano TORINO
Centralino tel.+39 011.90261 – fax +39 011.9026602
e-mail: [email protected]
Cod. Fisc 95501020010 – P.I. 02698540016
Regolamento
di Cassa Economale
e di pagamento con carta di credito
prepagata della
Azienda Ospedaliera Universitaria
San Luigi Gonzaga
Approvato con Deliberazione del Direttore Generale
n. 715 del 10/12/2015
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INDICE
Art. 1 – Oggetto del regolamento
Capo I – CASSA ECONOMALE
Art. 2 – Cassa Economale: attribuzione
Art. 3 – Fondi a disposizione del Servizio di Cassa Economale
Art. 4 – Fattispecie spese di Cassa Economale
Art. 5 – Altre spese
Art. 6 – Fondo di anticipazione
Art. 7 – Contabilità della Cassa
Capo II – CARTA DI CREDITO PREPAGATA
Art. 8 – Carta di credito prepagata: attribuzione
Art. 9 – Fattispecie spese con carta di credito prepagata
Art. 10 – Fondi di anticipazione
Art. 11 – Rendicontazione
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Art. 1 – Oggetto del Regolamento
Il presente regolamento disciplina il servizio di cassa economale e il servizio di
pagamento con carta prepagata, definendo le funzioni attribuite e le modalità di espletamento in
conformità alla normativa vigente.
CAPO 1 – CASSA ECONOMALE
Art. 2 – Cassa Economale: struttura e attribuzioni
Il servizio di Cassa Economale è strutturato nell’ambito della S.C. Provveditorato Economato
dell’Azienda Ospedaliera Universitaria (qui di seguito denominata: Azienda) ed è unico per tutta
l’Azienda.
L’Amministrazione dell’Azienda provvede
ad attivare una copertura assicurativa per le somme depositate presso la Cassa Economale e,
in caso di furto, per valori eventualmente depositati.
Per la gestione operativa del Servizio di Cassa Economale, la Struttura Complessa si avvale
di propri operatori.
Il Servizio di Cassa Economale provvede ad ordinare, liquidare e pagare direttamente le
seguenti categorie di spesa:
a) Minute spese economali per la cui natura è indispensabile il pagamento immediato per
contanti;
b) Spese concernenti beni e servizi a prezzo amministrativamente predeterminato, imposte
tasse, tributi ed accessori, anticipi e/o rimborsi di trattamenti di missione e spese di
rappresentanza;
c) Altre spese riguardanti progetti regionali, fondi relativi alla S.C. O.S.R.U. dell’Azienda
per l’attivazione di corsi di aggiornamento (cancelleria, supporti meccanografici, etc,).
Il Servizio di Cassa Economale dispone di una “cassa contanti” e di un conto corrente
bancario presso l’Istituto Bancario che svolge il Servizio di tesoreria dell’Azienda.
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Art. 3 – Fondi a disposizione del Servizio di Cassa Economale
Viene quantificato in € 1.500,00 il limite massimo giornaliero di prelievo bancario, da
parte del Responsabile del servizio di Cassa Economale o dal funzionario delegato.
Il limite massimo di spesa mensile effettuabile dal Servizio di Cassa Economale è
quantificato in € 30.000,00.
Art. 4 – Fattispecie di spese di Cassa Economale
Le minute spese economali per la cui natura è indispensabile il pagamento immediato in
contanti, devono essere d’importo singolo non superiore a € 1.000,00 (Iva esclusa) ed essere
effettuate per provvedere all’acquisto sul mercato di servizi e beni imputabili sia alla spesa
corrente che al conto capitale, oppure relative a fondi vincolati o infine concernenti i servizi
economali, sanitari, amministrativi e generali dell’Azienda e più specificamente:
a) Beni e materiali necessari ai servizi economali, sanitari (strumentario chirurgico, presidi
sanitari, prodotti farmaceutici, etc.), amministrativi generali (cancelleria, mobilio, etc.);
b) Materiali necessari alle piccole manutenzioni e riparazioni di attrezzature tecniche ed
igienico-sanitarie;
c) Vestiario, indumenti in genere, D.P.I. occorrenti al personale dipendente dell’Azienda,
prescritto o comunque occorrente all’espletamento del servizio;
d) Carburanti, lubrificanti e liquidi tecnici per il funzionamento degli automezzi
dell’Azienda utilizzati dagli operatori della stessa;
e) Tessere stradali prepagate per le attività del Servizio autisti;
f) Analisi di beni merceologici;
g) Sangue, plasma e farmaci particolari;
h) Acquisto, rilegatura e manutenzione di libri, riviste di interesse tecnico, sanitario e/o
amministrativo, quotidiani e periodici;
i) Estratti e fotoriproduzioni di libri, riviste, articoli ed altri lavori urgenti di stampa e di
riproduzione;
j) Pagamenti per trasporti, spedizioni, assicurazioni relative ai trasporti, imballaggi e
magazzinaggi;
k) Carta e cartonaggio di materiale ed oggetti vari per disegno, cancelleria e stampati;
l) Prodotti necessari all’igene dei pazienti in particolari condizioni clinico-diagnostiche;
m) Prodotti relativi all’organizzazione e quant’altro necessario all’affettuazione dei “coffee
break”.
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E’ vietato qualsiasi frazionamento dal quale possa derivare l’inosservanza dei limiti di spesa
stabiliti dalle precedenti disposizioni.
L’acquisto di beni e servizi di cui al presente articolo, ritenuto urgente e necessario, non deve
rientrare in alcuni procedimento di gara aggiudicato salvo che non si configuri come acquisto
in danno dell’aggiudicatario inadempiente.
Art. 5 – Altre Spese
Le altre spese che il Servizio di Cassa Economale ha facoltà di eseguire direttamente su
richiesta dei singoli uffici, senza limite d’importo, ma sempre nei limiti complessivi previsti dal
precedente articolo 3, riguardano i beni e servizi a prezzo amministrativamente fissato, imposte,
tributi e accessori, nonché forme particolari di anticipazione e/o rimborso.
Rientrano in tali tipi di spesa:
Acquisto di generi di monopolio di Stato o, comunque, con prezzi fissati dal Monopolio;
Spese postali, telegrafiche e valori bollati;
Spese di registrazione contratti;
Tasse varie previste per la legge e relative ai servizi dell’Azienda (bollo autoveicoli, tasse
per impianti tecnici, concessioni governative);
Spese di controversie (notifiche, etc.);
Abbonamenti RAI-TV relativi agli apparecchi dell’Azienda;
Anticipi su spese di viaggio ed indennità da corrispondere a dipendenti o a persone
comunque incaricate di missioni o comandi e rimborsi delle spese vive connesse alle
missioni e comandi medesimi;
Rimborso spese pasto agli autisti dell’Azienda in missione;
Spese per pubblicazione su organi ufficiali, giornali ed altre pubblicazioni, obblighi
connessi ai procedimenti amministrativi;
Acquisti di pubblicazioni, periodici, quotidiani, etc.;
Spese per quote associative.
Le spese di cui agli articoli precedenti sono pagate dal Responsabile della Cassa
Economale.
Le spese e le anticipazioni di cui trattasi devono essere effettuate su richiesta dei
competenti Uffici e Servizi.
Nei casi previsti di anticipazioni di somme necessarie per l’esecuzione della spesa, il
Funzionario preposto al servizio di Cassa Economale deve ricevere quietanza dal Dirigente
Responsabile della S.C. interessata che ha richiesto la spesa stessa.
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Il Dirigente che ha rilasciato al suddetto funzionario la quietanza di tale anticipazione ne
è responsabile di fronte all’Amministrazione ed ha l’obbligo di presentare le debite
giustificative al Responsabile della Cassa Economale, o funzionario delegato, il quale le
allegherà al proprio rendiconto mensile.
Art. 6 – Fondo di anticipazione
Il fondo di anticipazione per le spese di cui agli articoli precedenti, stante la necessaria
continua liquidità dello stesso è stabilito in € 200.000,00.
All’inizio di ogni anno il Responsabile della S.C. G.E.F. dell’Azienda emette disposizioni
di pagamento nella misura sopra indicata a titolo di anticipazione a favore del Responsabile del
Servizio di Cassa Economale. Con cadenza mensile il suddetto Responsabile compila il
rendiconto delle spese sostenute secondo le modalità di cui al successivo art. 7.
Dopo l’approvazione del medesimo, verificati i contenuti e le indicazioni contabili
secondo quanto disposto dal successivo art. 7, il Responsabile della S.C. G.E.F. dell’Azienda
provvede ad emettere la relativa disposizione di pagamento a rimborso e reintegro del Fondo di
Anticipazione.
Alla fine di ogni anno il Responsabile della S.C. G.E.F. dell’Azienda pone in essere le
opportune registrazioni contabili per l’estinzione e la riapertura del Fondo di Anticipazione.
Art. 7 – Contabilità della Cassa
Tutte le spese sono registrate nel programma informatico aziendale con numerazione
progressiva autonoma cronologica.
Il responsabile del Servizio di Cassa Economale, entro il giorno 10 (dieci) del mese
successivo a quello nel quale le spese sono state effettuate, predispone il rendiconto delle spese
sostenute, distinto per conto economico, corredandolo dalla stampa relativa ai movimenti di
cassa.
Le operazioni effettuate dal servizio di Cassa Economale sono anche annotate in apposito
registro. Successivamente, la S.C. G.E.F. dell’Azienda provvede, con determina dirigenziale, alla
rendicontazione mensile della spese in oggetto.
Tutte le spese devono essere debitamente comprovate e corredate dalla seguente
documentazione:
1) Richiesta scritta dell’Ufficio, Servizio, Struttura per il quale si effettua la spesa;
2) Copia dell’eventuale ordinazione conferita alla ditta;
3) Copia del documento di magazzino comprovante l’effettivo ricevimento delle merci
(nell’eventualità di consegna presso il magazzino generale dell’Azienda);
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4) Dichiarazione di regolare esecuzione o rapporto d'intervento sottoscritta dall’Ufficio,
Servizio, Struttura interessati;
5) Fattura emessa in conformità al disposto dell’art. 21 del D.P.R. 26.101972 n. 633 (“La
Legge IVA”), e successive modifiche ed integrazioni, o idoneo documento sostitutivo
emesso ai sensi degli articoli 22 e 31 del medesimo D.P.R. (es. scontrino fiscale, ricevute
di prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande, di prestazioni per
trasporto di persone o cose, di spese vive effettuate da autisti dell’Azienda in missione
per carburante e pedaggi autostradali);
6) Ricevuta di conto corrente postale;
7) Altri giustificativi di cassa.
CAPO II - CARTA DI CREDITO PREPAGATA
Art. 8 – Carta di credito prepagata: attribuzione
Per consentire il ricorso alla moneta elettronica, in alcuni casi unico pagamento possibile,
come risulta da esplicite disposizioni ministeriali, l’Azienda mette a disposizione dei responsabili
della S.C. Provveditorato Economato una carta di credito prepagata nominativa.
Il funzionario titolare della carta di Credito è tenuto ad assicurare la migliore
utilizzazione e il più efficace impiego delle risorse strumentali e finanziarie assegnate allo stesso.
Art. 9 – Fattispecie spese con carta di credito prepagata
Le spese oggetto di pagamento mediante carte di credito prepagata sono le minute spese
economali come disciplinate dagli art. 4 comma 5 del presente regolamento ove compatibili.
Art. 10 – Fondi di anticipazione
La S.C. G.E.F. attribuisce a ciascuna carta, mediante disposizione di pagamento
(mandato) una anticipazione che viene quantificata in 1.000,00 Euro, quale limite massimo
anticipato.
Qualora nel corso del mese il titolare della carta debba effettuare una spesa con carta di
credito prepagata che non rientri nel fondo di anticipazione mensile, deve richiedere su
apposito modulo (allegato della S.C. G.E.F.) l'autorizzazione all'emissione della disposizione
di pagamento, prima di effettuare la spesa.
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Art. 11 – Rendicontazione
Le spese sostenute mediante pagamento con carta di credito prepagata devono essere
rendicontate dal titolare della carta di credito prepagata. Le operazioni effettuate con carta di
credito prepagata sono annotate su apposito registro separato dal registro di cassa economale.
Entro il 10 del mese successivo il titolare della carta rendiconta alla S.C. G.E.F. le spese
sostenute .
Tutte le spese devono essere corredate dalla seguente documentazione:
1) richiesta scritta dell’Ufficio, Servizio, Struttura per il quale si effettua la spesa;
2) copia dell’eventuale ordinazione conferita alla ditta;
3) copia del documento di magazzino comprovante l’effettivo ricevimento delle merci
(nell’eventualità di consegna presso il magazzino generale dell’Azienda);
4) dichiarazione di regolare esecuzione o rapporto d’intervento sottoscritta dall’Ufficio,
Servizio, Struttura. interessati;
5) ricevuta di pagamento on-line o altro documento idoneo a comprovare il pagamento.
Dopo l’approvazione della rendicontazione, verificati i contenuti e le indicazioni contabili
secondo quanto disposto dal precedente art. 7, il Responsabile della S.C. G.E.F. dell’Azienda
provvede ad emettere la relativa disposizione di pagamento a rimborso e reintegro del Fondo di
Anticipazione.
Alla fine di ogni anno il Responsabile della S.C. G.E.F. dell’Azienda pone in essere le
opportune registrazioni contabili per l’estinzione e la riapertura del Fondo di Anticipazione.
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