Regolamento del Servizio di Cassa Economale

VERONA INNOVAZIONE
REGOLAMENTO
DEL SERVIZIO DI CASSA ECONOMALE
PARTE I – DISPOSIZIONI COMUNI
ARTICOLO 1
(Oggetto del regolamento)
1. Il presente regolamento disciplina il funzionamento del servizio di Cassa interna
e fornisce ulteriori specificazioni rispetto a quanto già disciplinato.
2. Il servizio di cassa interna, precisamente, ha un oggetto il pagamento di spese
economali, da sostenersi in osservanza delle disposizioni vigenti in materia: il
presente regolamento, in particolare, ne disciplina tipologia e limiti di spesa,
oltre che le modalità di gestione.
ARTICOLO 2
(Tipologia di spese economali ammissibili)
1. Si indicano come economali (di seguito anche minute spese) le spese
necessarie per far fronte ad esigenze afferenti il funzionamento degli uffici, al
pagamento delle quali si deve provvedere immediatamente, attraverso la cassa
economale, non essendo possibile oppure essendo antieconomico, data la
esiguità dell’importo, esperire le procedure di rito, sempre che rientrino nei
limiti oggettivi e/o di importo di seguito specificati.
Alle spese economali si ricorre, altresì, nei casi in cui la spesa, per sua natura,
debba essere effettuata in contanti ovvero il bene od il servizio richiesto possa
reperirsi esclusivamente attraverso il ricorso all’e-commerce, oltre che nei casi
di urgenza.
2. Rientrano nella fattispecie delle spese economali le seguenti tipologie di oneri:
a. spese per acquisizione di beni e servizi, per il funzionamento degli uffici
per riparazioni e manutenzioni di beni, per spese postali, per la gestione
degli automezzi, per l’acquisto di giornali, di pubblicazioni periodiche, di
medaglie e divisione di servizio, il cui importo unitario complessivo (al
lordo degli oneri fiscali) sia non superiore ad €500,00 e sempre che non si
tratti di spese connesse a contratti di appalto in corso di esecuzione, con
specifico riferimento a:
i. spese postali e telegrafiche, spese connesse alla corrispondenza
tassata, fatto salvo quanto previsto al successivo punto c;
ii. spese per abbonamenti alla radiotelevisione italiana;
iii. spese telefoniche;
iv. spese per acquisto di materiale informatico;
v. spese condominiali;
vi. acquisizione di generi di Monopolio di Stato o comunque generi
soggetti a prezzo imposto e/o amministrativo;
a. spese per procedure esecutive e notifiche;
vii. imposte e tasse, ivi incluse imposte di registro, spese contrattuali,
diritti erariali e di segreteria, sanzioni ed imposte varie, visure
catastali, iscrizioni di carattere obbligatorio, fatto salvo quanto
previsto al successivo punto c;
viii. inserzioni di carattere obbligatorio per bandi su Gazzette Ufficiali o
Bollettino Ufficiale della Regione ovvero sui quotidiani, fatto salvo
quanto previsto al successivo punto c;
ix. trasporto merci e corrispondenza tramite corrieri, imballaggi,
facchinaggi e deposito, spese per lo smaltimento di rifiuti;
x. acquisti di quotidiani , libri e riviste specialistiche ed altri prodotti
editoriali, anche su supporto non cartaceo, libri e pubblicazioni di
carattere giuridico, tecnico, amministrativo e simili;
xi. spese tipografiche, riproduzioni di documenti e disegni, copie
eliografiche, rilegatura di volumi, fotografie anche su supporto
digitale;
xii. acquisto di titoli di viaggio inerenti le trasferte e/o le missioni del
personale e degli organi camerali;
xiii. acquisti di stampanti, modulistica, cancelleria e materiali di
consumo occorrenti per il funzionamento degli uffici non disponibili
tra le scorte del magazzino;
xiv. spesse connesse con la gestione degli automezzi, come, ad
esempio, oltre all’imposta di bollo, pedaggi autostradali,
carburanti, soste, oneri per le piccole manutenzioni e spese di
assicurazione obbligatoria RC Auto;
xv. medaglie;
xvi. divise di servizio;
xvii. oneri per riparazioni e manutenzioni ordinarie di beni mobili;
xviii. lavori di piccola manutenzione dei locali e degli impianti;
xix. spese per acquisto di utensileria e materiali di ricambio, ed in
generale per l’acquisto di materiale per le piccole manutenzioni da
effettuarsi in amministrazione diretta;
xx. spese per il funzionamento delle riunioni camerali;
xxi. acquisti di dispositivi per la sicurezza e presidi medicali;
xxii. spese di rappresentanza, disposte ai sensi dell’art. 63 del DPR
254/2005 e ss. mm. e ii.;
xxiii. ogni altra spesa minuta di carattere diverso da quelle sopra
indicate, necessaria per il funzionamento degli uffici r servizi
dell’Ente per la quale sia indispensabile il pagamento in contanti,
purché nei limiti sopraindicati;
b. oneri per lavori, provviste e forniture di beni e servizi urgenti il cui
importo unitario non superi €2.500 oltre IVA.
In tali casi, l’urgenza è dichiarata del Dirigente, nello stesso atto
(documento) con cui viene richiesta la presentazione.
c. a prescindere dall’importo e comunque nei limiti di dotazione del fondo:
i. anticipi e rimborsi spese di missione;
ii. imposte e tasse, qualora non sia differibile il pagamento e,
pertanto, lo stesso non possa effettuarsi mediante altra forma, ivi
incluse imposte di registro, spese contrattuali, diritti erariali e di
segreteria, sanzioni ed imposte varie; visure catastali, iscrizioni di
carattere obbligatorio;
iii. rimborsi di diritto di segreteria, diritto annuale ed altri corrispettivi;
iv. spese connesse alla corrispondenza tassata di importo superiore a
quanto stabilito nella precedente letta a., qualora non sia differibile
il pagamento, ovvero lo stesso non possa effettuarsi mediante altra
forma;
3. A prescindere dalle fattispecie di cui al precedente comma 2, non potranno
essere effettuati acquisti di beni e servizi con il fondo economale, né disposti
lavori, in ogni caso, qualora siano attivabili le ordinarie procedure di acquisto.
ARTICOLO 3
(Organizzazione e gestione della cassa economale)
1. La gestione della cassa economale (di seguito anche cassa o fondo economale o
fondo cassa) è affidata al Cassiere formalmente incaricato ed individuato tra i
dipendenti assegnati all’Ufficio è affidata la gestione del servizio di cassa
interna.
2. Il cassiere è personalmente responsabile delle somme ricevute e della regolarità
dei prelievi eseguiti sino a che non abbia ottenuto legale discarico.
Alla fine di ciascuno esercizio, entro due mesi dalla chiusura dello stesso, il
Cassiere ha l’obbligo di redigere il conto giudiziale. Allo stesso obbligo è tenuto
il Cassiere che, per qualsiasi ragione, cessasse dall’incarico nel corso
dell’esercizio: in tal caso dovrà provvedervi tempestivamente, anche
contestualmente al passaggio di consegne con il nuovo cassiere, ai sensi del
successivo comma3.
3. All’atto del passaggio delle funzioni, il cassiere che cessa dal servizio per
qualunque causa dovrà procedere alla consegna di atti e dei valori al
subentrante. il cassiere subentrante assumerà le sue funzioni previa verifica e
presa in consegna del contante e di ogni altra consistenza di cassa.
4. Con lo stesso provvedimento di cui al punto 1, sono altresì individuati i sostituti
del cassiere, i quali, in caso di sua assenza od impedimento possono operare sul
fondo di cassa, con i limiti e secondo le modalità indicate nel presente
provvedimento.
I sostituti del cassiere, in ogni caso, operano sul fondo cassa utilizzando la
normale diligenza a titolo di consegnatari per debito di vigilanza, per cui la
responsabilità della corretta gestione del fondo stesso grava esclusivamente sul
Cassiere.
I sostituti del cassiere sono, tuttavia, responsabili delle spese e dei prelievi
effettuati in caso di inosservanza delle disposizioni contenute nel presente
regolamento.
PARTE II – CASSA CONTANTI
ARTICOLO 4
(Fondo economale costituito in contanti)
1. All’inizio di ogni esercizio finanziario viene costituito un fondo economale in
contanti.
2. Detta somma viene custodita in idonea struttura presente presso l’Ufficio
amministrativo. Il Cassiere ed i suoi sostituti sono responsabili della corretta
conservazione dei contanti nella misura richiesta dall’ordinaria diligenza, e
secondo la natura dell’incarico.
ARTICOLO 5
(Modalità di assunzione delle spese economali e contabilità)
1. L’acquisizione di lavori, beni e servizi, di cui all’articolo 2, deve essere
preceduta da apposito atto (modello autorizzazione spesa), adottato dal
richiedente la spesa. Nello stesso atto, ove occorra, il Dirigente dichiari
l’urgenza.
2. I pagamenti sono, quindi, eseguiti prelevando dal fondo economale la
corrispondenza somma in contanti.
3. Ogni spesa viene rendicontata, in ordine cronologico, nel giornale delle minute
spese, e inserisce i relativi giustificativi, i quali sono costituiti da attestazioni di
versamento in conto corrente postale, ricevute fiscali, fatture, scontrini fiscali e,
per gli acquisti presso la grande distribuzione, da scontrini non fiscali emessi ai
sensi dell’art. 1, comma 429, della L. 311/2004 e ss. mm. e ii.; in alternativa, è
altresì possibile unire ogni atto idoneo a comprovare univocamente la spesa,
visitato dal Dirigente, quali, ad esempio, i titoli di viaggio stessi ovvero i relativi
voucher elettronici, le note di consegna della corrispondenza tassata rilasciata
dall’ufficio postale, la copia fotostatica del documento sul quale vengono
apposti valori bollati, le minute rilasciate per quietanza dai messi notificatori
e/o ufficiali giudiziari, et similia.
4. Il Fondo è reintegrabile, durante l’esercizio, previa rendicontazione delle somme
già spese.
ARTICOLO 6
(Controlli sulla tenuta del fondo economale)
1. La ratifica delle spese mensilmente sostenute dal cassiere è disposta con
determinazione del Dirigente dell’Area economico-finanziaria, espletate le
verifiche sulla congruità delle spese sostenute e la conformità dei giustificativi
di spesa, comprovate dalla sottoscrizione del giornale delle minute spese. Con
tale provvedimento, le minute spese si considerano legalmente discaricate.
2. La gestione della cassa è soggetta al controllo del Collegio dei Revisori dei
Conti: della verifica viene redatto apposito verbale, secondo le disposizioni che
regolano il funzionamento del collegio stesso.
PARTE III – CARTA DI CREDITO
ARTICOLO 7
(Fondo economale costituito con carta di credito)
1. Il fondo economale, costituito con il provvedimento di cui al precedente art. 4,
può essere reso disponibile anche su carta di credito per l’assunzione di spese
economali che possono essere acquisite tramite e-commerce o e-procurement
ovvero qualora il ricorso a tali forme di negoziazione sia economicamente
vantaggioso od opportuno, al fine di una immediata reperibilità della risorsa.
ARTICOLO 8
(Tipologia di spese sostenibili con la carta di credito)
1. È consentito l’utilizzo della carta di credito prepagata per l’assunzione delle
spese economali definite ai sensi del precedente articolo 2, secondo le modalità
e caratteristiche di cui all’art. 8 comma 1.
A titolo esemplificativo, si ricorre all’e-commerce per l’acquisto di:
i. titoli di viaggio presso le biglietterie elettroniche delle compagnie
aeree o ferroviarie;
ii. acquisto di abbonamenti a quotidiani, riviste o pubblicazioni, in
formato elettronico ovvero cartaceo;
iii. visure telematiche presso altri Enti;
iv. software specifici per il funzionamento degli uffici.
2. E’ vietato l’uso della carta di credito per prelievi di contante, spese personali e,
comunque, per spese non riferite o riferibili alla Camera di Commercio.
ARTICOLO 9
(Emissione della carta di credito)
1. La carta di credito è uno strumento di pagamento strettamente personale, e ,
pertanto, non può essere in nessun caso intestata alla struttura di appartenenza
né ceduta a terzi.
Il rilascio della stessa viene richiesto all’Istituto cassiere in esecuzione del
provvedimento di cui all’art. 4, comma 1, e, di regola, è intestato al Dirigente
responsabile.
Parimenti, la revoca, sospensione o limitazione dell’uso della carta pregata è
disposta con atto del Direttore e notificata alla società che l’ha messa.
ARTICOLO 10
(Uso della carta di credito prepagata – Rendicontazione della minute spese e controlli)
1. Le operazioni conseguenti all’utilizzo della carta prepagata sono annotate, in
ordine cronologico, nel giornale delle minute spese, in apposta sezione dedicata
a tale strumento di pagamento.
ARTICOLO 11
(Pagamenti attraverso i sistemi elettronici)
1. Il titolare della carta di credito, in solido con l’utilizzatore, è obbligato ad
adottare misure di massima cautela per la custodia e l’utilizzo della stessa ed è
personalmente responsabile, nei confronti di Verona Innovazione, secondo le
regole generali in materia di responsabilità amministrativa e contabile.
2. In caso di smarrimento o furto il titolare della carta di credito è tenuto a darne
immediata comunicazione alla società che gestisce il servizio e
all’Amministrazione, nonché a denunciare l’accaduto all’Autorità di Pubblica
Sicurezza.
PARTE IV – CASSA VIRTUALE
ARTICOLO 12
(Fondo economale costituito in “moneta virtuale”)
1. Detta somma viene custodita in idoneo conto presso PayPal. Il Cassiere ed i suoi
sostituti sono responsabili della corretta conservazione della valuta nella misura
richiesta dall’ordinaria diligenza, e secondo la natura dell’incarico.
ARTICOLO 13
(Modalità di assunzione delle spese economali e contabilità)
2. L’acquisizione di lavori, beni e servizi, di cui all’articolo 2, deve essere
preceduta da apposito atto (modello autorizzazione spesa), adottato dal
richiedente la spesa. Nello stesso atto, ove occorra, il Direttore dichiari
l’urgenza.
3. I pagamenti sono, quindi, eseguiti prelevando dal fondo economale la
corrispondenza somma.
4. Ogni spesa viene rendicontata, in ordine cronologico, tramite la stampa mensile
del saldo e dei movimenti sul conto. L’operatore inserisce i relativi giustificativi
o, in alternativa, ogni atto idoneo a comprovare univocamente la spesa.
5. Il Fondo è reintegrabile, durante l’esercizio, previa rendicontazione delle somme
già spese.
ARTICOLO 14
(Controlli sulla tenuta del fondo economale)
1. La ratifica delle spese mensilmente sostenute dal cassiere è disposta con
determinazione del Dirigente dell’Area economico-finanziaria, espletate le
verifiche sulla congruità delle spese sostenute e la conformità dei giustificativi
di spesa, comprovate dalla sottoscrizione del giornale delle minute spese. Con
tale provvedimento, le minute spese si considerano legalmente discaricate.
2. La gestione della cassa è soggetta al controllo del Collegio dei Revisori dei
Conti: della verifica viene redatto apposito verbale, secondo le disposizioni che
regolano il funzionamento del collegio stesso.
PARTE V – CONTO TELEMACO
ARTICOLO 15
(Fondo economale costituito con conto telemaco)
1. Il fondo economale, costituito con il provvedimento di cui al precedente art. 4,
può essere reso disponibile anche su conto telemaco di tipo prepagato per
l’assunzione di spese relative a servizi erogati da infoca mere e al pagamento di
diritti e bolli connessi alle pratiche di Comunicazione Unica
2. L’importo massimo dell’anticipazione, istituita nella modalità di cui al comma 1,
è fissata in € 1.000,00.
ARTICOLO 16
(Tipologia di spese sostenibili con conto telemaco)
1. E’ consentito l’utilizzo del conto telemaco per l’assunzione delle spese
economali definite ai sensi del precedente articolo 2, secondo le modalità e
caratteristiche di cui all’art. 8 comma 1.
A titolo esemplificativo, si ricorre al conto telemaco per l’acquisto di:
i. diritti di segreteria;
ii. tariffa acquisto Visure;
iii. tariffa invio pratica.
2. E’ vietato l’uso del conto telemaco per prelievi di contante, spese personali e,
comunque, per spese non riferite o riferibili al Varona Innovazione.
ARTICOLO 17
(Autorizzazione uso conto prepagato)
1. Il conto telemaco è uno strumento di pagamento legato alle esigenze dell’Ufficio
Com.Unica, e , pertanto, non può essere in nessun caso utilizzato per altri fini.
2. Il conto prepagato, quindi, viene messo a disposizione degli operatori dell’ufficio
Com.Unica per l’utilizzo ai fini dell’effettuazione delle spese, a norma del
presente regolamento.
L’autorizzazione ad operare e la revoca della stessa devono risultare da
apposito verbale, sottoscritto dal titolare stesso e dal Cassiere (di seguito anche
utilizzatore).
ARTICOLO 18
(Uso del conto prepagato – Rendicontazione della minute spese e controlli)
1. Le operazioni conseguenti all’utilizzo della carta prepagata sono archiviate, in
ordine cronologico, nel giornale delle minute spese, in apposta sezione dedicata
a tale strumento di pagamento tramite la stampa mensile dell’estratto conto
2. Il reintegro del fondo viene disposto alla bisogna, con provvedimento
espressamente motivato, adottato ai sensi del precedente art.6
3. Si applicano le disposizioni in merito ai controlli sul fondo economale, di cui
all’art. 7.
PARTE VI – NORME FINALI
ARTICOLO 19
(Norme finali e di rinvio)
1. Per quanto non previsto dal presente regolamento, si osservano le disposizioni
della legge sulla amministrazione del patrimonio e sulla contabilità generale
dello Stato ed, in generale, della normativa di settore, applicabile alle aziende
spec. della CCIAA:
2. Le disposizioni contenute nel presente regolamento, che facciano espresso e
formale rinvio alla normativa di settore vigente in materia, si intendono
automaticamente adeguate, senza necessità di modifica formale, nel caso di
norme sopravvenute che modifichino ovvero abroghino la normativa di
riferimento.