Relazione sui conti annuali dell`Ufficio per l

IT
C 388/214
Gazzetta ufficiale dell’Unione europea
15.12.2012
RELAZIONE
sui conti annuali dell’Ufficio per l'armonizzazione nel mercato interno relativi all’esercizio 2011
corredata delle risposte dell’Ufficio
(2012/C 388/36)
INTRODUZIONE
1.
L’Ufficio per l’armonizzazione nel mercato interno (di se­
guito l’«Ufficio»), con sede ad Alicante, è stato istituito dal re­
golamento (CE) n. 40/94 del Consiglio (1). Il compito dell’Ufficio
è di attuare la normativa UE su marchi, disegni e modelli, che
conferisce alle imprese una protezione uniforme su tutto il
territorio dell’Unione europea (2).
controllo interni necessari per la compilazione di conti de­
finitivi (8) privi di inesattezze rilevanti risultanti da frode o
errore, e di garantire la legittimità e regolarità delle opera­
zioni su cui sono basati i conti.
La responsabilità del revisore
INFORMAZIONI A SOSTEGNO DELLA DICHIARAZIONE DI
AFFIDABILITÀ
2.
L’approccio di audit adottato dalla Corte include proce­
dure analitiche di audit, verifiche dirette delle operazioni e
una valutazione dei controlli chiave dei sistemi di supervisione
e controllo dell’Ufficio. A ciò si aggiungono gli elementi proba­
tori risultanti dal lavoro di altri auditor (ove presenti) e un’ana­
lisi delle dichiarazioni dei responsabili della gestione (manage­
ment representations).
DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ
3.
In virtù dell’articolo 287 del trattato sul funziona­
mento dell'Unione europea, la Corte ha esaminato i conti
annuali (3) dell'Ufficio, che includono «gli stati finanziari» (4)
e le «relazioni sull’esecuzione del bilancio» (5) per l’esercizio
chiuso al 31 dicembre 2011, nonché la legittimità e rego­
larità delle operazioni su cui sono basati tali conti.
La responsabilità della direzione
4.
In qualità di ordinatore, il presidente dà esecuzione alle
entrate e alle spese iscritte in bilancio conformemente al
regolamento finanziario dell’Ufficio, sotto la propria respon­
sabilità e nei limiti degli stanziamenti autorizzati (6). Il pre­
sidente ha il compito di porre in essere (7) la struttura or­
ganizzativa, nonché i sistemi e le procedure di gestione e
(1) GU L 11 del 14.1.1994, pag. 1.
(2) L’allegato espone in maniera sintetica le competenze e le attività
dell’Ufficio, a titolo informativo.
(3) Questi conti sono accompagnati da una relazione sulla gestione
finanziaria e di bilancio dell'esercizio che fornisce ulteriori informa­
zioni sull’esecuzione e gestione del bilancio.
(4) Gli stati finanziari comprendono il bilancio finanziario e il conto del
risultato economico, la tabella dei flussi di cassa, la situazione di
variazione del patrimonio netto ed una sintesi delle politiche conta­
bili significative, nonché altre note esplicative.
(5) Le relazioni sull’esecuzione del bilancio comprendono il conto di
risultato dell’esecuzione di bilancio e il relativo allegato.
(6) Articolo 33 del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della
Commissione (GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72).
(7) Articolo 38 del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002.
5.
La Corte ha il compito di fornire, sulla base del pro­
prio audit, al Parlamento europeo e al Consiglio (9), una
dichiarazione relativa all’affidabilità dei conti annuali dell’Uf­
ficio e alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostan­
ti.
6.
La Corte ha espletato l’audit conformemente ai principi
internazionali di audit e ai codici deontologici dell’IFAC
nonché ai principi internazionali delle istituzioni superiori
di controllo dell’INTOSAI. In base a tali principi, la Corte è
tenuta a pianificare e svolgere i propri audit in modo da
ottenere una garanzia ragionevole riguardo all’assenza di
inesattezze rilevanti nei conti annuali dell’Ufficio, nonché
alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.
7.
Un audit comporta l’esecuzione di procedure volte ad
ottenere elementi probatori relativi agli importi e alle infor­
mazioni riportate nei conti, nonché alla legittimità e regola­
rità delle operazioni sottostanti. La scelta delle procedure
avviene in base al giudizio dell’auditor, che include la valu­
tazione dei rischi di inesattezze rilevanti nei conti e di si­
gnificative inosservanze del quadro giuridico dell’Unione eu­
ropea, dovute a frode o a errore, nelle operazioni sottostanti.
Nel valutare tali rischi, l’auditor esamina i controlli interni
applicati alla compilazione e alla presentazione fedele dei
conti nonché i sistemi di supervisione e controllo posti in
essere per garantire la legittimità e regolarità delle operazioni
sottostanti, allo scopo di definire procedure di audit ade­
guate alle circostanze. Un audit include altresì una valuta­
zione dell'adeguatezza delle politiche contabili adottate e
della ragionevolezza delle stime contabili elaborate, nonché
la valutazione della presentazione complessiva dei conti.
(8) Le norme relative alla presentazione dei rendiconti e alla tenuta della
contabilità da parte delle agenzie sono stabilite dai capi 1 e 2 del
titolo VII del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002, modificato
da ultimo dal regolamento (CE, Euratom) n. 652/2008 (GU L 181,
del 10.7.2008, pag. 23) e sono state riportate testualmente nel
regolamento finanziario dell’Ufficio.
(9) Articolo 185, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom)
n. 1605/2002 del Consiglio (GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1).
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8.
La Corte considera che gli elementi probatori ottenuti
forniscano una base sufficiente e adeguata per l’espressione
dei giudizi esposti qui di seguito.
Giudizio sull’affidabilità dei conti
9.
A giudizio della Corte, i conti annuali dell’Ufficio (10)
presentano fedelmente, sotto tutti gli aspetti rilevanti, la
posizione finanziaria dello stesso al 31 dicembre 2011,
nonché i risultati delle sue operazioni e i flussi di cassa
per l’esercizio chiuso in tale data, conformemente alle dispo­
sizioni del regolamento finanziario e alle norme contabili
adottate dal contabile della Commissione (11).
Giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni su
cui sono basati i conti
10.
A giudizio della Corte, le operazioni su cui sono
basati i conti annuali dell’Ufficio per l’esercizio chiuso al
31 dicembre 2011 sono, sotto tutti gli aspetti rilevanti,
legittime e regolari.
11.
I commenti che seguono non mettono in discussione i
giudizi della Corte.
COMMENTI SULLA GESTIONE FINANZIARIA E DI BILANCIO
12.
La Corte ha individuato numerose carenze per quanto
riguarda l’accordo sul livello dei servizi per il 2011 stipulato tra
l’Ufficio e il Centro di traduzione degli organismi dell’Unione
europea (CDT). L’accordo è stato firmato dall’Ufficio il 20 giugno
2011 e,in base all’articolo 10, applicato a decorrere dal 1o
gennaio 2011. L’esecuzione del contratto è iniziata prima della
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firma dello stesso. Su richiesta del CDT, l’Ufficio ha eseguito un
pagamento di 1,8 milioni di euro a titolo di compensazione (12).
Inoltre, tale pagamento è stato autorizzato, pur in assenza del
relativo impegno di bilancio e di stanziamenti disponibili (13).
13.
La Corte ha individuato cinque casi, per un importo di
2,9 milioni di euro, in cui gli impegni di bilancio erano stati
approvati dopo gli impegni giuridici.
COMMENTI SUI CONTROLLI CHIAVE DEI SISTEMI DI SUPER­
VISIONE E CONTROLLO DELL’UFFICIO
14.
È necessario che l’Ufficio migliori la gestione delle im­
mobilizzazioni. Per le immobilizzazioni immateriali create in­
ternamente, le procedure contabili e le informazioni sui costi
non erano affidabili.
15.
La liquidità di cassa detenuta dall’Ufficio al 31 dicembre
2011 ammontava a 520 milioni di euro (495 milioni di euro
nel 2010). Conformemente alla politica in materia di gestione
della tesoreria approvata dal comitato del bilancio nel 2010, tale
liquidità è stata detenuta in nove banche in cinque Stati mem­
bri.
ALTRE OSSERVAZIONI
16.
L’Ufficio deve migliorare la trasparenza delle procedure
di assunzione. I punteggi minimi da ottenere per l’ammissione
ai colloqui e alle prove scritte non erano precedentemente sta­
biliti e le domande per le prove orali e scritte non erano state
elaborate dalle commissioni giudicatrici prima dell’esame delle
candidature. Inoltre, non vi era alcuna decisione dell’Autorità
che ha il potere di nomina che designasse una commissione
giudicatrice e, in un caso, non era garantita la separazione dei
compiti tra l’Autorità che ha il potere di nomina e la commis­
sione giudicatrice.
La presente relazione è stata adottata dalla Sezione IV, presieduta da Louis GALEA, Membro
della Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 18 settembre 2012.
Per la Corte dei conti
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Presidente
(10) I conti annuali definitivi, compilati il 27 giugno 2012, sono per­
venuti alla Corte il 29 giugno 2012. I conti annuali definitivi,
consolidati con quelli della Commissione, sono pubblicati nella
Gazzetta ufficiale dell’Unione europea entro il 15 novembre dell’anno
successivo. Tali conti sono pubblicati nei seguenti siti Internet
http://www.eca.europa.eu o http://www.oami.europa.eu/.
(11) Le norme contabili adottate dal contabile della Commissione sono
derivate dagli International Public Sector Accounting Standards (IPSAS)
emanati dalla Federazione internazionale dei revisori contabili (In­
ternational Federation of Accountants — IFAC) o, in mancanza di
questi, dai princìpi contabili internazionali [International Accounting
Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS)] ema­
nati dall’International Accounting Standards Board (IASB).
(12) Il valore minimo stabilito nell’accordo era di 16,3 milioni di euro. I
servizi forniti nel 2011 sono ammontati in totale a 14,5 milioni di
euro.
(13) Questo pagamento è stato eseguito a titolo del bilancio 2012.
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ALLEGATO
Ufficio per l’armonizzazione nel mercato interno (Alicante)
Competenze e attività
Ambiti delle competenze
dell’Unione secondo il trattato
(Articoli 36 e 56 del trattato sul
funzionamento dell’Unione europea)
Libera circolazione delle merci
[…] i divieti o restrizioni giustificati da motivi di tutela della proprietà industriale e
commerciale non devono costituire un mezzo di discriminazione arbitraria, né una
restrizione dissimulata al commercio tra gli Stati membri. […]
[…] le restrizioni alla libera prestazione dei servizi all’interno dell’Unione sono vietate
nei confronti dei cittadini degli Stati membri stabiliti in uno Stato membro che non
sia quello del destinatario della prestazione. […]
Competenze dell'Ufficio
Obiettivi
[Regolamento (CE) n. 40/94 del
Consiglio]
Attuare la normativa UE su marchi, disegni e modelli che conferisce alle imprese il
diritto di acquisire una protezione uniforme su tutto il territorio dell’Unione europea.
Funzioni
— Ricezione e deposito delle domande di registrazione,
— Esame delle condizioni di deposito e di compatibilità con la normativa UE,
— Ricerca presso i servizi della proprietà industriale degli Stati membri sull’esistenza
di marchi nazionali anteriori,
— Pubblicazione delle domande,
— Esame dell’eventuale opposizione di terzi,
— Registrazione o rigetto delle domande,
— Esame delle domande di decadenza o di nullità,
— Trattamento dei ricorsi contro le decisioni.
Organizzazione
Consiglio d'amministrazione
Composizione
— Un rappresentante per Stato membro,
— Un rappresentante della Commissione nonché i rispettivi supplenti.
Compiti
— Consigliare il presidente nelle materie di competenza dell’Ufficio,
— Stilare gli elenchi di candidati (articolo 125) alle funzioni di presidente, vicepre­
sidenti, presidenti e membri delle commissioni di ricorso.
Presidente dell’Ufficio
— Nominato dal Consiglio sulla base di un elenco di tre candidati al massimo,
compilato dal consiglio di amministrazione.
Comitato del bilancio
Composizione
— Un rappresentante di ciascuno Stato membro ed un rappresentante della Com­
missione, nonché i rispettivi supplenti.
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Compito
— Adottare il bilancio, il regolamento finanziario, dare atto al presidente dell’esecu­
zione del bilancio, fissare il prezzo delle relazioni di ricerca.
Decisioni nell’ambito delle procedure
Le decisioni sono prese da:
a) gli esaminatori;
b) le divisioni di opposizione;
c) la divisione legale e di amministrazione dei marchi;
d) le divisioni di annullamento;
e) le commissioni di ricorso.
Audit esterno
Corte dei conti europea.
Autorità competente per il discarico
Comitato del bilancio dell’Ufficio.
Risorse messe a disposizione
dell’Ufficio nel 2011 (2010)
Bilancio
387 (365) milioni di euro.
Effettivi al 31 dicembre 2011
687 (643) posti previsti nella tabella dell’organico, di cui occupati 629 (608) + 116
(133) altri posti (contratti ausiliari, esperti nazionali distaccati, agenti locali ed inte­
rinali, consiglieri speciali).
Totale effettivi: 745 (741)
Attività e servizi forniti nel
2011 (2010)
Marchi
Numero di domande: 105 859 (98 200). Numero di registrazioni: 93 849 (100 800)
Numero di opposizioni ricevute: 17 026 (17 700)
Ricorsi presso le commissioni di ricorso: 2 622 (2 570). Ricorsi in sospeso: 2 573
(2 157)
Disegni e modelli
Disegni pervenuti: 87 473 (74 700). Disegni registrati: 77 665 (73 500)
Fonte: Informazioni fornite dall'Ufficio.
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LE RISPOSTE DELL’UFFICIO
12.
L’accordo per il 2010 è stato tacitamente rinnovato e quello per il 2011, essendo stato ultimato solo
nel giugno 2011, è stato applicato con effetto retroattivo. Poiché il numero minimo di pagine da tradurre
nel 2011 era inferiore rispetto a quanto programmato, le parti hanno convenuto una compensazione per
mantenere invariato l’importo complessivo di 16,3 milioni di euro. L’impegno di bilancio corrispondente è
stato inserito nel bilancio 2012. L’Ufficio ha accentrato la gestione di tutte le transazioni in una sola unità
operativa, al fine di rafforzare la comunicazione tra le unità ed evitare la convalida ex post degli impegni di
bilancio.
13.
A seguito della missione della Corte sono stati effettuati ulteriori impegni di bilancio prima della fine
del 2011.
14.
L’Ufficio prende debitamente atto delle osservazioni e continuerà a migliorare le procedure e le
pratiche per quanto riguarda la precisione delle informazioni sullo sviluppo del software.
15.
Al 31 dicembre 2011 l’Ufficio custodiva la propria liquidità in 9 banche in 6 Stati membri. I fondi
erano investiti presso istituti caratterizzati da un rating di almeno una doppia A in linea con il rating
minimo previsto nelle linee guida della tesoreria sottoscritte dal comitato del bilancio, nonché in conformità
con le istruzioni della Commissione. Nel 2012, l’Ufficio ha aperto un conto bancario presso altre due
banche centrali per diversificare ulteriormente i rischi.
16.
Al fine di migliorare la trasparenza delle procedure di selezione, l’Ufficio sta ultimando le relative
linee guida. Intende inoltre lavorare a una regolamentazione interna sul funzionamento dei comitati di
selezione. In base alla prassi adottata, questi discutono nella loro prima riunione l’interpretazione dei criteri
dell’avviso di posto vacante e definiscono contenuti e struttura del colloquio. La riunione si svolge prima che
siano esaminati i curriculum vitae. L’Ufficio presterà particolare attenzione per evitare incongruenze di
qualsiasi tipo nella nomina dei comitati di selezione.
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