Allegato 2 - Obiettivi PEG 2015 Settore 1 Affari Generali, Legali

SCHEDA RIASSUNTIVA OBIETTIVI PEG 2015
SETTORE AFFARI GENERALI, LEGALI ED ISTITUZIONALI
- Responsabile di Settore Dott.ssa Anna Molinelli
TOTALE OBIETTIVI N. 8
Servizio Ufficio Segreteria
Obiettivo
1 - Processo di dematerializzazione delibere e determine
Tipologia
miglioramento
Peso %
10
- Servizio Ufficio Demografico
Obiettivo
2 - Separazioni e divorzi in Comune
3 - Rinnovo contratti cimiteriali
4- Implementazione nuovo software gestionale
5 - Digitalizzazione fascicoli elettorali
Tipologia
sviluppo
miglioramento
miglioramento - sviluppo
sviluppo
Peso %
20
10
15
10
- Servizio Ufficio Staff del Sindaco-Giunta
Obiettivo
6 - Programmazione e organizzazione iniziative e cerimonie istituzionali
Tipologia
miglioramento
Peso %
10
- Servizio Ufficio Relazioni con il Pubblico e Protocollo
Obiettivo
7 - Implementazione nuovo software gestionale
sviluppo
Tipologia
Peso %
15
Tipologia
Peso %
- Servizio Ufficio
UfficioRelazione
Personalecon il Pubblico e Protocollo
Obiettivo
8-Progetto di consolidamento della banca dati delle posizioni assicurative degli iscritti
alla gestione dipendenti pubblici
sviluppo
10
Servizio Ufficio Segreteria
Obiettivo n. 1 Miglioramento
Processo di dematerializzazione delibere e determine
La finalità dell'obiettivo è quella di avviare il processo di eliminazione del "cartaceo" nella formazione dei principali atti amministrativi emessi dall'Ente ossia le delibere,
adottate dal Consilgio Comunale e dalla Giunta Comunale, e le determine assunte dai Responsabili di Settore, in piena aderenza alle linee guida del progetto di
modernizzazione della P.A. promosso dal Governo con l'emanazione delle nuove regole introdotte dal codice dell'amministrazione digitale . L'obiettivo finale è quello di
costituire un archivio delle delibere e delle determine completamente informatizzato.
Fasi di attuazione obiettivo:
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Fase 5
Analisi dei vari passaggi amministrativi dell'iter di formazione degli atti
Messa a punto della procedura operativa con la ditta che gestisce il programma informatico "delibere e determine"
Acquisizione firme digitali mancanti con particolare riferimento agli amministratori
Introduzione dell'utilizzo delle nuove funzionalità nel software gestionale in uso
Corso di formazione per illustrare agli operatori le nuove procedure del programma gestionale
Tempistica:
Fase 1
entro il 30/09/2015
Fase 2
entro il 15/10/2015
Fase 3
entro il 31/10/2015
Fase 4
entro il 30/11/2015
Fase 5
entro il 31/12/2015
Peso:
10%
Indicatori misurabili:
Creazione dell'archivio informatico delle delibere e delle determine
Riduzione del cartaceo
Servizio Ufficio Demografico
Obiettivo n. 2: Sviluppo
Separazione e divorzi in Comune
Con l'entrata in vigore del D.L. 132/2014 convertito in Legge 162/2014 sono già in atto numerose richieste di accordi di separazione /divorzi dinnanzi all'Ufficiale di Stato
Civile, nonchè numerose richieste di trascrizione di negoziazioni assistite inviate dagli avvocati relative a matrimoni di persone sposate a Castel San Giovanni e/o residenti a
Castel San Giovanni. La profonda evoluzione normativa in materia, condizionata anche dalle nuove norme sul divorzio breve (L. 6/05/2015 n. 55) e da ulteriori istruzioni
ministeriali che hanno ampliato il margine di azione dell'ufficiale di stato civile (possibilità di previsione dell'assegno di mantenimento, figli minori di una sola delle parti),
richiede una precisa analisi delle varie fasi, anche attraverso una specifica formazione, ed un'accurata organizzazione del servizio. L'obiettivo finale del progetto è quello di
garantire agli utenti la possibilità di avvalersi delle nuove disposizioni normative che consentono di separarsi o divorziare senza costi e in tempi brevi rispetto al tradizionale
e ancora vigente procedimento giudiziario.
Fasi di attuazione obiettivo:
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Analisi e studio della normativa
Partecipazione corsi di formazione organizzati da ANUSCA
Aggiornamento nella formulazione degli atti di stato civile e/o delle relative annotazioni dei nuovi istituti di divorzio e separazione in aderenza al fomulario
ministeriale emanato in materia
Tempistica:
Fase 1
28/02/2015
Fase 2
30/04/2015
Fase 3
31/12/2015
Peso:
20%
Indicatori misurabili:
Il numero dei divorzi, delle separazioni e degli accordi di negoziazione assistita
Obiettivo n. 3 miglioramento
Rinnovo contrati cimiteriali
A seguito della criticità a proposito della carenza di loculi e la situazione delle concessioni scadute o prossime alla scadenza, emerge la necessità di provvedere alla verifica
delle concessioni cimiteriali che risultano agli atti scadute o di imminente scadenza. Occorre rilevare che si tratta di un'operazione complessa in quanto nella maggioranza
dei casi, visto la data di sottoscrizione del contratto di concessione, l'originario concessionario risulta, spesso, deceduto, e non risulta sempre facile reperire gli "eredi". Per
quanto riguarda i depositi si provvederà ad effettuare una precisa ricognizione, attraverso sopralluoghi, nei diversi cimiteri, per verificare l'esistenza di aree libere da
destinare a tale finalità.
Fasi di attuazione obiettivo:
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Fase 5
Fase 6
Verifica dei contratti cimiteriali scaduti (sia loculi che depositi)
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Fase 5
Fase 6
30/06/2015
31/07/2015
31/12/2015
31/12/2015
31/12/2015
31/12/2015
Peso:
Invio della comunicazione ai concessionari
Stipulazione di un nuovo contratto di concessione
Predisposizione operazioni di esumazione/estumulazione nel caso mancato rinnovo
Eventuale stipulazione di un contratto con un concessionario diverso da quello originario
Sopralluogo nel cimitero del capoluogo e delle frazionali per verificare la disponibilità delle aree da destinare alla costruzione di depositi
10%
Indicatori misurabili:
Il numero delle concessioni cimiteriali rinnovate e/o assegnate a nuovo concessionario
Obiettivo n. 4: miglioramento-sviluppo
Implementazione nuovo software gestionale
Il Ministero dell'Interno, Dipartimento per gli Affari Interni e territoriali, ha emanato la circolare n. 1/2015 avente ad oggetto "Pubblicazione del D.P.C.M. 10 novembre
2014, n. 194 (Regolamento recante modalità di attuazione e di funzionamento dell'Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) e di definizione del piano per il
graduale subentro dell'ANPR alla anagrafi della popolazione residente)". Il graduale subentro dell'ANPR alle anagrafi comunali (APR e AIRE), verrà realizzato sulla base di
criteri di distribuzione geografica, dimensione geografica, livelli di informatizzazione, uniformità dei sistemi informativi. L'anagrafe nazionale della popolazione residente
verrà così realizzata con il necessario preventivo allineamento dei dati contenuti nelle varie banche pubbliche, eliminando le incongruenze nei tempi che saranno dettati
dal Ministero dell'Interno. I dati anagrafici inviati dai Comuni saranno sottoposti a controlli formali e di qualità, sulla base di standard e indicatori definiti d'intesa con
l'Istituto Nazionale di Statistica, sentito il Garante per la protezione dei dati personali.
Ai comuni l'ANPR rende disponibili seguenti servizi: servizi di registrazione, che consentono di effettuare le operazioni di iscrizione, mutazione e cancellazione; servizi di
consultazione ed estrazione, che consentono di interrogare l'ANPR per campi o combinazioni di campi, per tipo di operazione e per intervalli temporali e di estrarre i dati di
competenza; servizi di certificazione che rendono disponibili al Comune i dati necessari per il rilascio di certificazioni anagrafiche anche in modalità telematica. Per poter
effettuare le operazioni sopra descritte è necessario sostituire il software oggi utilizzato dai servizi demografici, in quanto tale soluzione applicazione operativa è obsoleta e
non più adeguata ai modelli informatici richiesti dalla nuove proposte applicative in uso.
Fasi di attuazione obiettivo:
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Fase 5
Fase 6
Ricerca delle soluzioni presenti sul mercato
Dimostrazioni operative dei software proposti
Fornitura del software selezionato
Conversione e caricamento dati
Piano di formazione per gli operatori comunali
Installazione e caricamento del nuovo applicativo
Tempistica:
Fase 1
15/10/2015
Fase 2
31/10/2015
Fase 3
15/11/2015
Fase 4
31/12/2015
Fase 5
31/12/2015
Fase 6
31/12/2015
Peso
15%
Indicatori misurabili:
implementazione del nuovo software gestionale che permetterà una riduzione dei tempi e semplificazione delle attività di competenza dei servizi Demografici
Obiettivo n. 5: sviluppo
Digitalizzazione fascicoli elettorali
Il Ministero dell'Interno, con circolare n. 43/2014 del del 13 novembre 2014, ha emanato disposizioni sulle nuove modalità di comunicazione telematica tra Comuni in
materia elettorale. In particolare, la disciplina stabilita dalla normativa in materia di semplificazione e sviluppo (Legge 4 aprile 2012 n. 35) ha stabilito che le comunicazioni
e trasmissioni tra Comuni di atti e documenti previsti dal Testo Unico delle leggi per la disciplina dell’elettorato attivo e per la tenuta e la revisione delle liste elettorali
(d.P.R. 20 marzo 1967 n. 223) vengano effettuate esclusivamente in modalità telematica, in conformità alle disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 7
marzo 2005, n. 82), demandando ad uno o più decreti ministeriali la disciplina delle modalità e dei termini per l'attuazione di tali prescrizioni.
Il Ministro dell'interno ha emanato il decreto del 12 febbraio 2014 che, per la parte relativa alla materia elettorale, impone l'obbligo a tutti i Comuni, dal primo gennaio
2015, dopo la cancellazione dalle proprie liste elettorali, di trasmettere telematicamente ai comuni di immigrazione degli elettori cancellati il nuovo modello 3D in
formato.xml, senza più inviare per posta né il tradizionale modello 3-D/a, né il 3-D/b di ricevuta, né il fascicolo personale dell'elettore. Pertanto, sin dalla revisione
dinamica ordinaria di gennaio 2015, per evitare la trasmissione per corrispondenza di documentazione cartacea al comune di immigrazione, in sua sostituzione, è stato
inviato telematicamente il suddetto modello 3D con tracciato .xml, debitamente compilato per ogni singolo elettore trasferito. Nel corso del 2015 sarà altresì
implementato il fascicolo elettronico per i nuovi elettori: maggiorenni, acquisto cittadinanza italiana, atttraverso la dematerializzazione dei certificati necessari (penale,
estratto di nascita).
Fasi di attuazione obiettivo:
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Fase 5
Analisi della nuova normativa introdotta in materia elettorale
Partecipazione corso formazione personale organizzato da Anusca
Aggiornamento ed installazione delle modifica del software gestionale utilizzato la fine di creare il file in formato xml (modello 3/D)
Invio dei mod. 3/D e ricezione dei Modelli 3/D
Creazione ed archiviazione del fascicolo elettorale elettronico
Tempistica:
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Fase 5
Peso
31/03/2015
30/04/2015
30/04/2015
31/07/2015
31/12/2015
10%
Indicatori misurabili:
Numero dei fascicoli elettorali informatici creati
Servizio Ufficio Staff del Sindaco-Giunta
Obiettivo n.6: miglioramento
Programmazione e organizzazione iniziative e cerimonie istituzionali-attività
Le attività saranno improntate alla promozione dell'immagine istituzionale sia nei confronti della Città che a dimensioni più ampia, mantenendo la supervizione della
comunicazione istituzionale e garantendo il corretto flusso informativo tra l'amministrazione e i cittadini ed i rapporti diretti tra i cittadini ed il vertice dell'Amministrazione.
E' assicurato il corretto espletamento delle funzioni istituzionali di rappresentanza relative a tutte le attività istituzionali riguardanti il lavoro di segreteria. All'Ufficio Staff
del Sindaco-Giunta è affidato in particolare il compito di gestione e consolidamento delle diverse iniziative organizzate per promuovere la celebrazione delle principali
solennità civili, sia nazionali che locali, oltre al compito di allestire manifestazioni ei diverso carattere sulla base degli indirizzi espressi di volta in volta dal Sindaco e
dall'organo esecutivo. In particolare ad oggi risultano caledarizzate le seguenti iniziative: celebrazione della ricorrenza istituzionale del 25 Aprile, organizzazione
manifestazione di Floravilla, gemellaggio con la città di Slunj, celebrazione della ricorrenza del IV Novembre, organizzazione convegni e conferenze stampa.
Obiettivo primario di questo ufficio è quello non solo di potenziare la funzione di rappresentanza, ma di migliorare l'azione amministrativa e l'immagine esterna dell'Ente.
Pertanto compito di questo ufficio è anche di migliorare l'accoglienza e la qualità delle informazioni al cittadino attraverso l'indirizzo dell'utente all'ufficio comunale
competente e/o agli assessorati di riferimento oltre a fungere da interfaccia tra il Sindaco e i dipendenti
Fasi di attuazione obiettivo:
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Gestione dell'agenda del Sindaco: programmazione appuntamenti e incontri, organizzazione eventi/cerimonie ufficiali richieste dagli organi istituzionali
Adozione atti amministrativi relativi alle celebrazioni istituzionale del 25 aprile e 4 novembre
Organizzazione manifestazione di Floravilla presso parco Villa Braghieri
Gemellaggio con città croata di Slunj: organizzazione incontro tra le delegazioni ufficiali
Tempistica:
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Peso
tutto l'anno
31/10/2015
31/05/2015
05/08/2015
10%
Indicatori misurabili:
Il numero delle celebrazioni/eventi organizzati secondo gli indirizzi dell'amministrazione comunale
Servizio Ufficio Protocollo
Obiettivo n. 7 sviluppo
Implementazione nuovo software gestionale
L'obbligo di fatturazione elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato è stato introdotto dalla Finanziaria 2008. La Legge ha stabilito che la trasmissione delle
fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Iterscambio (SdI), individuato nell'Agenzia delle Entrate, cioè
un sistema informatico di supporto al processo di "ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie" nonchè alla "gestione dei dati
in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica". Le modalità di funzionamento dello SdI
sono state definite con il decreto ministeriale 3 aprile 2013, n. 55. La fattura elettronica è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le
disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio. Il sistema operativo in uso non permetteva un collegamento diretto con l'ufficio Ragioneria per il
caricamento delle fattue elettroniche: al fine di evitare il caricamento manuale delle fatture si è deciso in collaborazione con l'ufficio finanziario di sostituire il software del
protocollo.
Fasi di attuazione obiettivo:
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Individuazione soggetto per installazione software protocollo
Valutazione delle proposte pervenute relative al software e successiva installazione
Partecipazione incontro formativo organizzato presso la sede comunale dalla ditta per mostrare le funzionalità del software che sarà utilizzato per realizzare
l'obiettivo
Attivazione del nuovo piano di informatizzazione del protocollo
Tempistica:
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
entro il 15/03/2015
entro il 20/03/2015
entro il 28/03/2015
entro il 30/03/2015
Peso:
15%
Indicatori misurabili:
Implementazione nuovo software gestionale del protocollo compatibile con le caratteristiche del software in dotazione presso l'ufficio Ragioneria
Servizio Ufficio Personale
Obiettivo n. 8 sviluppo
Consolidamento banca dati posizioni assicurative dipendenti pubblici
L'INPS con circolare n. 49 del 03/04/2014 , successivamente modificata, ha definito le modalità operative per il consolidamento della banca dati delle posizioni assicurative
dei dipendenti pubblici, prevedendo l'impiego esclusivo delle di "vie di alimentazione" telematiche: UNIEMENS, ListaPOsPA delle denunce mensili e l'applicativo Nuova
Passweb. Nel mese di giugno 2015 l'INPS ha inoltrato un primo contingente di comunicazioni informative individuali atte a far conoscere agli iscritti la propria situazione
previdenziale. L'Amministrazione tramite l'Ufficio Personale farà da tramite nel consegnare ai propri dipendneti la comunicazione relativa alla disponibilità dell'Estratto
Conto INPS secondo le modalità che riterrà opportune e si farà carico di assistere i singoli dipendenti nella verifica della propria posizione assicurativa previdenziale,
nonchè in caso si ravvisino inesattezze verranno effettuati i necessari aggiornamenti.
Fasi di attuazione obiettivo:
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Invio da parte dell'INPS dell'estratto conto contributivo - primo lotto
Partecipazione dei dipendenti comunali all'incontro formativo organizzato presso la sede dell'INPS territoriale per mostrare le funzionalità del software che sarà
utilizzato per realizzare il progetto
Verifica con i singoli dipendenti della singola situazione previdenziale
Eventuale correzione/modifica delle comunicazioni effettuate da INPS
Tempistica:
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Peso:
20/07/2015
30/07/2015
31/12/2015
31/12/2015
10%
Indicatori misurabili:
Numero degli estratti conto dei dipendenti verificati
0