il budget

IL BUDGET
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1) che cosa è il budget
2) budget e rolling forecast
3) perché elaborarlo
4) quando prepararlo
5) come costruirlo
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Il Budget !
parola assolutamente consueta che spesso viene usata a sproposito, quindi possiamo iniziare
definendo che intendiamo per budget:
“una previsione ed un obiettivo”
una previsione perché nel budget vengono indicati i risultati che si ritiene si possano o si debbano
raggiungere nell’anno successivo e di conto economico e di stato patrimoniale.
un obiettivo perché l’azienda tutta si impegna al raggiungimento dei risultati di vendita, fatturato,
profitto indicati controllando mensilmente quanto fatto e reagendo di conseguenza.
Il budget quando dopo analisi e discussioni è concordato è definitivo, non più oggetto di modifiche
ed è su questo che a chiusura dell’anno si confrontano i risultati e si misurano le percentuali di
raggiungimento
Se le chiusure contabili mensili o trimestrali si discostano seriamente da quelle stimate ed indicate
in budget per riadeguare gli obiettivi e programmare eventuali azioni correttive si ricorre allo
strumento del : rolling forecast
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“rolling forecast”
questa nuova previsione che deriva dalla revisione dei risultati raggiunti ( positivi o negativi che
siano ) e che non modifica il budget e che può essere rivista tutti i mesi ( rolling ) permette di
promuovere tutte quelle azioni correttive necessarie a dimensionare l’azienda o parte delle sue
attività, sia che si tratti di cercare volumi per coprire la capacità produttiva sia che si tratti di
aumentare le capacità produttive per far fronte ai volumi o nel peggiore dei casi di ridurre
quest’ultima in linea con i ridotti consumi del mercato.
Soprattutto in aziende di produzione il rolling forecast è strumento indispensabile, come i piani
triennali, perché permette di allineare in corso d’opera le capacità dell’azienda alle esigenze di
mercato come detto più sopra. Inutile continuare a raccogliere ordini se non si ha la possibilità di
consegnare i prodotti nei tempi richiesti, ma ancora peggio inutile e pericoloso continuare a
comperare materie prime e semilavorati e produrre prodotti che resteranno in magazzino invenduti
anche in certi casi a rischio di obsolescenza.
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Perché
elaborare un budget:
La principale motivazione va ricercata nella necessità delle aziende , in un mercato fluttuante di non
essere colte di sorpresa da tutte la variazioni che possono intervenire da un anno al successivo.
Variazioni che possono essere di :
Volumi: possono variare in positivo o in negativo per molteplici fattori: aumento della domanda, o
riduzione della stessa per l’inserimento di nuovi concorrenti o introduzione di nuovi prodotti in
alternativa
Prezzi: come sopra possono diminuire per una concorrenza particolarmente aggressiva o dover
essere aumentati per aumentati costi delle materie prime o del lavoro.
Nuovi prodotti: le stesse variazione sopra indicate possono essere dovute all’inserimento sul
mercato di nuovi prodotti vuoi da parte della azienda o dei concorrenti.
Nuovi produttori: con la globalizzazione in diversi settori si dovrà concorrere non solo più con i
produttori nazionali ma anche con le imprese estere.
Quindi lo scopo del budget è non solo quello di stabilire un obiettivo contabile ma è soprattutto
quello di informare tutta la azienda su quello che si vuole fare nell’anno successivo e quindi di
poter prendere con il dovuto anticipo le decisioni su quello che deve essere fatto per preparare ad
affrontare il mercato
Quando preparare un budget
In funzione di quanto sopra tenuto conto dei tempi necessari per qualsiasi azione si voglia
intraprendere la preparazione di un budget deve iniziare i settembre e concludersi in 4 ,5 settimane.
Naturalmente queste indicazioni possono variare con il variare della tipologia di azienda e delle sue
dimensioni.
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Come costruire un budget:
Il primo compito è di competenza delle vendite e del marketing o servizio commerciale
le vendite con i dati storici dell’anno in corso e degli anni precedenti, con la conoscenza del
mercato ed i suoi movimenti , con le informazioni sui clienti stabiliranno i loro obiettivi in valore e
se possibile in volumi per ogni linea di prodotto.
Questi obiettivi possono essere imposti dalla direzione o meglio costruiti dai singoli venditori e
consolidati in un totale per la azienda . Se sono dati per quantità prodotto si dovrà calcolare un
prezzo medio per valorizzare il fatturato, se saranno dati viceversa in valore dovrà di nuovo essere
stimato il prezzo medio ( salvo indicazioni più precise ) per calcolare i volumi
La direzione finanziaria lavora sul valore mentre la fabbrica sui quantitativi.
Il marketing dovrà inserire i suoi dati su prodotti nuovi o nuovi clienti o nuovi mercati
Il passo successivo coinvolge la produzione che indicherà in funzione delle capacità produttivi
richieste il fabbisogno di mezzi ( macchine, attrezzature, stampi etc. ) e di risorse umane.
Il medesimo esercizio verrà richiesto alla direzione tecnica e alla direzione assicurazione qualità
per quanto può concernere gli sviluppi dei nuovi prodotti e l’eventuale adeguamento delle
attrezzature in loro dotazione.
La logistica poi analizzerà i fabbisogni di materie prime e di semilavorati di produzione esterna
affinché a cascata anche i fornitori si allineino.
La direzione del personale calcolerà i costi del personale considerando ovviamente i nuovi
inserimenti e tutti gli adeguamenti delle retribuzioni dovute o concordate.
A questo punto subentrerà la direzione finanziaria che valuterà gli investimenti, tutti i costi
indicati e consoliderà tutte queste informazioni in un budget contabile ed i uno stato patrimoniale e
verificherà con la direzione generale la fattibilità dello stesso.
Se questa è confermata il budget è definito, in caso contrario si interverrà sui vari fattori per
raggiungere un risultato che sia accettabile e sopportabile ed i diversi servizi della azienda, ad
iniziare dalle vendite, avranno i loro obiettivi per i quali lavorare.
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