BILANCI E ANALISI DEI DATI

Release
Manuale
5.20
Operativo
BILANCI E ANALISI DEI DATI
Libro Inventari
La gestione del libro inventari consente di effettuare l’elaborazione e la stampa del libro
inventari.
Può essere composto da:
-
Bilancio CEE
Nota Integrativa
Bilancio di Verifica
Saldi Clienti e Fornitori
Cespiti
Rimanenze di Magazzino
2 – Manuale Operativo
Indice degli argomenti
1
LIBRO INVENTARI ............................................................................................................. 3
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
Includi Bilancio CEE ..................................................................................................... 4
Includi Nota Integrativa ................................................................................................. 5
Includi Bilancio di Verifica ............................................................................................. 6
Allegato Saldi Clienti/Fornitori ....................................................................................... 7
Allegato Cespiti ............................................................................................................ 8
Allegato Rimanenze di Magazzino ................................................................................ 9
Generazione Libro Inventari ....................................................................................... 11
BILANCI E ANALISI: Libro Inventari - 3
1 LIBRO INVENTARI
La nuova funzione1 permette di generare in automatico il LIBRO INVENTARI in formato Word
dando inoltre la possibilità all’utente di inserire in modo agevole eventuali integrazioni. Il
documento finale viene generato come composizione di singoli documenti che vengono emessi
dalle funzioni standard della procedura oppure da documenti ad inserimento manuale.
Per poter effettuare la generazione del libro inventari è innanzitutto necessario indicare
all’interno delle impostazioni della procedura il percorso di dove effettuare il salvataggio dei file
generati: è possibile selezionare una qualsiasi cartella (ad esempio la cartella dell’installazione
server oppure la cartella dei documenti) precedentemente creata (in caso di utilizzo della
procedura in rete, si consiglia di selezionare una cartella a cui possano accedere tutti gli utenti).
Entrare quindi nel Menù Archivi
Impostazioni
Definizione Percorso Licenza ed
Archivi ed indicare il Percorso Libro Inventario.
Le sezioni che costituiscono il LIBRO INVENTARI sono:
•
•
•
•
•
•
Bilancio CEE
Nota Integrativa
Bilancio di Verifica
Saldi Clienti e Fornitori
Cespiti
Rimanenze di Magazzino
La funzione può essere utilizzata sia per le contabilità di studio sia per le aziende: queste
ultime, se gestiscono anche il magazzino, potranno disporre in automatico dei valori delle
rimanenze calcolati dalle funzioni di valorizzazione di magazzino.
Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE
Generazione Libro Inventari
In fondo alla maschera di generazione del libro inventari sono presenti i pulsanti Conferma –
Visualizza Documento – Genera PDF – Struttura File Esterni – Esci
1
presente solo nel caso in cui la società è in contabilità Ordinaria e se è presente il modulo NOTAINT.
4 – Manuale Operativo
1.1
Includi Bilancio CEE
Il libro inventari può essere innanzitutto composto dal Bilancio CEE2: abilitando il flag Includi
Bilancio CEE viene generato in automatico un documento Word (denominato Bilcee_1.doc)
con la situazione del Bilancio CEE aggiornata alla fine dell’esercizio in corso utilizzando la
funzione Riclassificazione e Stampa del menù “Bilancio Cee”.
La stampa del libro inventari, con l’opzione di inclusione del Bilancio CEE, non consente di
includere anche il bilancio di verifica: le due opzioni sono alternative.
Per questa scelta è possibile allegare facoltativamente al documento generato un altro
documento word di dettaglio delle voci presenti (il documento è denominato
Allegato_Cee_1.doc): abilitare il flag Allega il File ed indicare il percorso del file word da
allegare al documento.
Una volta premuto sul pulsante Conferma, viene aperta una nuova maschera in cui sono
presenti le seguenti opzioni:
•
•
•
•
Solo Voci Significative
Arrotonda Importi
Bilancio in Forma Abbreviata
Bilancio Compattato
L’utente potrà quindi impostare le opzioni necessarie e quindi premere il pulsante Prosegui per
procedere con l’elaborazione.
In automatico sono impostate le opzioni di stampa senza il numero di pagina e di generazione
di un nuovo Bilancio (non viene quindi utilizzato lo storico, ma rigenerato il bilancio per
l’esercizio relativo alla data di lavoro).
2
questa scelta è disponibile se è presente il micromodulo “CONT_CEE” nella Licenza e se è attivo il flag per il nuovo
metodo Bilancio CEE (presente nei Parametri della Procedura).
BILANCI E ANALISI: Libro Inventari - 5
1.2
Includi Nota Integrativa
Nel caso in cui sia stata selezionata l’opzione Includi Bilancio CEE, è possibile effettuare la
generazione del libro inventari includendo anche la Nota integrativa abilitando il flag Includi
Nota Integrativa.
L’utente deve selezionare il file della nota integrativa precedentemente creato tramite la
funzione di Generazione Nota Integrativa (con l’opzione Nota No Link): viene generato un
documento denominato Nota1.doc che verrà utilizzato per la composizione del libro inventari.
6 – Manuale Operativo
1.3
Includi Bilancio di Verifica
Abilitando il flag Includi Bilancio di Verifica viene generato un documento con la situazione
saldi alla fine dell’esercizio in corso: tale documento viene denominato Bilv_1.doc.
E’ possibile includere il bilancio di verifica solo se non è stata selezionata la scelta “Includi
Bilancio Cee” (le due opzioni sono alternative).
Anche per questa scelta è possibile allegare facoltativamente al documento generato un altro
documento word di dettaglio delle voci presenti (il documento generato è
Allegato_Bilver_1.doc): abilitare il flag Allega il File ed indicare il percorso del file word da
allegare al documento.
Per la generazione di questi documenti sono automaticamente impostate alcune opzioni:
•
•
•
Solo Significativi
Escludi Bilancio di chiusura
Non stampare il numero di pagina
BILANCI E ANALISI: Libro Inventari - 7
1.4
Allegato Saldi Clienti/Fornitori
Abilitando il flag Allegato Saldi Clienti/Fornitori vengono generati due documenti Word, uno
con la situazione saldi clienti (BilvCli_1.doc) l’altro con quella dei fornitori (BilvFor_1.doc).
Per questa scelta è possibile allegare facoltativamente al documento generato un altro
documento word di dettaglio delle voci presenti (il documento generato è
Allegato_CliFor_1.doc): abilitare il flag Allega il File ed indicare il percorso del file word da
allegare al documento.
L’utilizzo di un file esterno come allegato della situazione clienti e fornitori può essere utilizzata,
ad esempio, dagli utenti che nella procedura gestiscono le società solo per bilanci: non è infatti
possibile, in questi casi, avere una situazione dei clienti e dei fornitori in quanto sono presenti
solamente i saldi finali contabili.
Per la generazione di questi documenti sono automaticamente impostate alcune opzioni di
stampa:
•
•
•
•
Tipo di stampa bilancio verifica clienti o fornitori
Significativi diversi da 0
Escludi Bilancio di chiusura
Non stampare il numero di pagina
Bilancio Verifica Clienti
Bilancio Verifica Fornitori
8 – Manuale Operativo
1.5
Allegato Cespiti
Abilitando il flag Allegato Cespiti3 viene generato un documento Word con la situazione
Cespiti alla fine dell’esercizio in corso (il documento generato è Cesp_1.doc).
Al fine di effettuare la stampa dell’Allegato Cespiti è stata realizzata una nuova funzione
“Elenco Cespiti a Fine esercizio” presente nel menù Cespiti che consente di ottenere un report
con l’elenco dei cespiti presenti alla fine dell’esercizio.
Il dettaglio dei cespiti può essere ottenuto in automatico se la società gestisce i cespiti integrati
(vengono estratti i cespiti attivi alla fine esercizio) oppure tramite importazione dei dati da un file
esterno con il seguente tracciato fisso (formato excel o testo):
•
•
•
•
•
•
•
Codice Categoria
Descrizione Categoria
Codice cespite
Descrizione cespite
Valore Aggiornato (separare i decimali con la virgola)
Fondo Ammortamento (separare i decimali con la virgola)
Valore Residuo
Se il file è in formato testo i campi devono essere delimitati dal carattere punto e virgola, se il
file è in formato excel non deve essere presente nella prima riga l’intestazione delle colonne.
Per ulteriori informazioni sulla struttura del file si rimanda al paragrafo Generazione Libro
Inventari.
3
scelta disponibile se è presente il micromodulo “CESPITI” nella Licenza
BILANCI E ANALISI: Libro Inventari - 9
1.6
Allegato Rimanenze di Magazzino
Le rimanenze di magazzino si possono ottenere in automatico se è gestita la movimentazione
di magazzino (Aziende)4: è comunque possibile importare i dati da un file esterno avente un
tracciato fisso (formato excel o testo).
Abilitando il flag Allegato Rimanenze di Magazzino viene generato un documento Word con le
rimanenze di magazzino valorizzate alla fine dell’esercizio in corso (il documento generato è
Maga_1.doc).
Le Rimanenze di magazzino possono essere calcolate per “Codice Articolo”: abilitando il flag
Raggruppa per Categoria Merceologica saranno raggruppate per la relativa Categoria
Merceologica.
Se è attivata la gestione automatica delle rimanenze di magazzino vengono estratti i dettagli
per l’esercizio in elaborazione.
Prima di effettuare la generazione del libro inventari, è necessario procedere con l’elaborazione
da una delle seguenti funzioni di stampa impostando il flag Memorizza Valorizzazione per
Libro Inventari.
Le funzioni di stampa sono:
•
•
•
4
Stampa Valorizzazioni LIFO / FIFO
Stampa FIFO Movimenti
Stampa Valorizzazioni di Magazzino
solo se è presente il micromodulo “MAGA_BASE” nella Licenza.
10 – Manuale Operativo
Nel caso in cui non sia gestito il magazzino (ad esempio lo studio commercialista) è possibile
importare i dati da un file esterno con un tracciato fisso (formato excel o testo). Il file esterno
deve essere in formato Excel o Txt con il seguente tracciato record:
•
•
•
•
•
Codice Articolo/Categoria Merceologica
Descrizione Articolo/Descrizione Categoria Merceologica
Unità di misura
Quantità (separare i decimali con la virgola)
Costo Unitario / Importo (separare i decimali con la virgola)
Per ulteriori informazioni sulla struttura del file si rimanda al paragrafo Generazione Libro
Inventari.
Se il file è in formato testo i campi devono essere delimitati dal carattere punto e virgola, se il
file è in formato excel non deve essere presente nella prima riga l’intestazione delle colonne.
BILANCI E ANALISI: Libro Inventari - 11
1.7
Generazione Libro Inventari
Una volta effettuata l’impostazione dei file da includere nel libro inventari, premendo sul
pulsante Conferma , vengono creati i singoli documenti word per gli elementi che compongono
il libro inventari i quali verranno poi integrati in un unico documento finale con il nome Libro
Inventari.doc.
Questo documento riepilogativo è salvato nella cartella indicata nel Percorso Libro Inventari
presente nella funzione Definizione Percorso Licenza ed Archivi (dal menù Archivi
Impostazioni): per ogni società elaborata viene creata una cartella con il nome della società
suddivisa per esercizi.
Al termine dell’elaborazione viene automaticamente aperto il file Word che è stato salvato
nell’apposito percorso.
Ogni volta che si genera il libro inventari viene sovrascritto il file precedentemente elaborato: è
quindi necessario, in caso di modifiche effettuate da parte del cliente, salvare una copia del file
prima di effettuare una nuova generazione.
Il documento integrato generato è composto da una pagina introduttiva con indicato “LIBRO
INVENTARI”, i dati dell’esercizio, i dati della società e dagli allegati selezionati: tutte le pagine
che costituiscono il documento sono numerate automaticamente.
La configurazione del documento da generare viene salvata e riproposta ad ogni nuova
generazione sia se effettuata nello stesso esercizio sia se effettuata in quelli successivi: per gli
esercizi successivi si dovrà solamente indicare nuovamente i nomi dei files da allegare.
Con il pulsante Visualizza documento è possibile visualizzare il documento word
precedentemente generato.
Con il pulsante Genera PDF è possibile convertire il documento Word precedentemente
generato in formato PDF. Il documento viene visualizzato a video e salvato con il nome Libro
Inventari.pdf nella stessa cartella del documento Word.
12 – Manuale Operativo
Con il pulsante Struttura Files Esterni è possibile verificare la struttura dei files esterni dei
Cespiti e delle Rimanenze di Magazzino (utilizzati per l’importazione).
Per le rimanenze di magazzino occorre impostare la struttura del file a seconda che si desideri
importare il riepilogo per categoria oppure i singoli articoli.
Nel primo caso (per categoria) occorre avere la seguente struttura:
•
•
•
•
•
Categoria merceologica
Descrizione Categoria Merceologica
Unità di Misura
Quantità
Importo totale per categoria
Nel secondo caso (singolo articolo) occorre avere la seguente struttura:
•
•
•
•
•
Codice Articolo
Descrizione Articolo
Unità di Misura
Quantità
Costo Unitario