Condotta Aziendale - Bohler Uddeholm Italia

Direttiva di Gruppo della voestalpine AG
Condotta Aziendale
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Direttiva di Gruppo della voestalpine AG
Condotta Aziendale
La presente Direttiva di Gruppo Condotta Aziendale integra e concretizza il Codice di Condotta
(Code of Conduct) della voestalpine AG e costituisce dunque uno strumento coadiuvante per
l’applicazione delle norme di comportamento stabilite nel Codice di Condotta in relazione ai temi
■ Corruzione/Offerta di denaro/Accettazione di omaggi
■ Conflitti d’interesse
Analogamente al Codice di Condotta della voestalpine AG, la presente Direttiva di Gruppo si
applica a tutti i dirigenti e dipendenti (qui di seguito denominati per brevità “dipendenti“
del Gruppo voestalpine.
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I)Corruzione/Offerta di denaro/
Accettazione di omaggi
Il capitolo 6 del Codice di Condotta recita:
“A tutti i dipendenti è severamente vietato offrire o accettare compensi, direttamente
o indirettamente, qualora ciò abbia come obbiettivo quello di influenzare illecitamente
transazioni commerciali, o qualora ciò rischi anche solo semplicemente di dare una simile
impressione. Fanno eccezione solamente omaggi di valore ridotto e la consueta ospitalità
d’uso nel quadro di rapporti d’affari. Ogni altro omaggio deve essere rifiutato o restituito,
e la circostanza dev’essere comunicata ai superiori. L’offerta o l’accettazione di denaro o di
riduzioni presentanti un valore monetario non è in nessun caso ammissibile. In ogni caso,
vanno prese in considerazione le normative e le usanze specifiche di ogni singolo Paese”.
Il capitolo 6 proibisce ai dipendenti del Gruppo voestalpine sia l’offerta e la concessione
di compensi (corruzione attiva) che la richiesta e l’accettazione di compensi (corruzione
passiva), qualora ciò abbia come obbiettivo quello di influenzare illecitamente transazioni
commerciali, o qualora ciò rischi anche solo semplicemente di dare una simile impressione.
1) Offerta e concessione di compensi
(corruzione attiva; offerta di denaro)
In connessione con le attività professionali è fatto divieto di offrire, promettere o garantire
compensi personali a funzionari della propria nazione o di un Paese straniero o a dipendenti
o rappresentanti di imprese della propria nazione o di un Paese estero, con l’obbiettivo di
influenzare decisioni o di ottenere un vantaggio iniquo.
Omaggi di dipendenti del Gruppo voestalpine a dipendenti del Gruppo voestalpine sono in
generale vietati, qualora i costi relativi siano a carico dell’impresa.
Inoltre è vietato concedere pagamenti in denaro o altri compensi indirettamente (per
esempio ad un consulente, rappresentante commerciale, mediatore o altri terzi) qualora le
circostanze suggeriscano che questi pagamenti e compensi, interamente o parzialmente,
indirettamente o direttamente, verranno trasmessi ad un funzionario o ad un dipendente
o rappresentante di un’impresa, con l’obbiettivo di influenzare decisioni o di ottenere un
vantaggio iniquo.
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I dipendenti responsabili dell’assegnazione di incarichi a consulenti, rappresentanti commerciali, partner commerciali o altri terzi sono tenuti ad assicurare che questi terzi conoscano e rispettino le presenti normative anticorruzione del Gruppo voestalpine, e a controllare
le qualificazioni e la reputazione di questi terzi. A questo proposito, si rimanda alle normative del Gruppo voestalpine riguardanti i mediatori commerciali ed i consulenti.
a) Inviti al ristorante e manifestazioni, omaggi ed altri compensi
Inviti (per esempio inviti al ristorante, a manifestazioni sportive o culturali, cibi e bevande
in occasione di manifestazioni, o l’assunzione di spese di viaggio personali), regali ed altri
compensi personali per dipendenti o rappresentanti di partner commerciali o di potenziali partner commerciali, indifferentemente dal fatto che questi partner siano imprese o
istituzioni, sono ammissibili solamente se il loro valore totale e le circostanze concrete non
suscitano l’impressione che ci si aspetti dal beneficiario un certo comportamento come
contropartita. Ciò dipende dalle circostanze concrete del singolo caso, ed in particolare dai
seguenti fattori:
■ Qual è il valore dell’omaggio/invito
■ Qual è la frequenza con la quale vengono offerti omaggi/inviti
■ Qual è la posizione del beneficiario all’interno della propria impresa
■ Se le consuetudini sociali rendono consigliabile o persino obbligatorio offrire
l’omaggio/invito (per esempio, un mazzo di fiori in occasione di un invito)
Gli omaggi/inviti non devono mai essere consegnati di nascosto. Gli inviti o i regali devono
essere sempre spediti all’indirizzo professionale ufficiale del beneficiario, mai all’indirizzo
privato. I principi summenzionati valgono anche per omaggi/inviti a congiunti di dipendenti o rappresentanti di un’altra impresa. In questa Direttiva di Gruppo, con “congiunti“ si
intendono coniugi o compagni, genitori, fratelli e figli o altre persone che vivano da almeno
un anno con la persona in questione.
In nessun caso è ammesso donare denaro in contanti o equivalenti (per esempio buoni
d’acquisto).
Alcuni Paesi ed imprese vietano in toto ai propri dipendenti o rappresentanti di accettare
inviti o omaggi. Altri Paesi ed imprese prevedono delle soglie limite per gli inviti/omaggi
che dipendenti e rappresentanti hanno la possibilità di accettare. Prima di estendere un
invito o consegnare un omaggio, bisogna assicurarsi che il destinatario abbia la facoltà di
accettare l’invito o l’omaggio.
b)
Inviti a viaggi d’affari
È ammesso estendere inviti a viaggi d’affari a partner commerciali o potenziali partner
commerciali esclusivamente per visite ad aziende e nel quadro di conferenze settoriali
organizzate dalla voestalpine, ed in linea di principio è possibile assumersi solo i costi di
permanenza (pernottamento, pasti), ma non i costi di trasferimento del partner commerciale. Assumersi i costi di trasferimento è permesso solo in casi eccezionali e motivati, previa
approvazione del superiore competente.
Per l’assunzione dei costi di voci nel programma di viaggi d’affari non legate alla visita ad
aziende o alla partecipazione ad una conferenza settoriale (per esempio manifestazioni
d’intrattenimento o visite turistiche) valgono i principi delineati alla lettera a).
c) Donazioni, sponsorizzazioni e contributi politici
Le donazioni e le sponsorizzazioni non possono essere utilizzate per aggirare altre norme
del Codice di Condotta della voestalpine AG.
La concessione di donazioni e sponsorizzazioni è di competenza esclusiva della dirigenza
delle Società del Gruppo.
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Donazioni
Con “donazioni“ si intendono contributi finanziari o di altra natura concessi a terzi senza attendersi una contropartita. Come membro responsabile della Società, la voestalpine
effettua donazioni in denaro ed in natura a vantaggio di educazione e scienza, arte, cultura
e necessità sociali, principalmente nell’ambiente delle imprese facenti parte del Gruppo
voestalpine.
La partecipazione di Società del Gruppo a organizzazioni o associazioni non legate alle
rispettive attività aziendali va inserita anch’essa nell’ambito delle donazioni.
Per la concessione di donazioni valgono le regole seguenti:
■ Richieste di donazioni da parte di singole persone vanno in linea di principio rifiutate
■ I versamenti su conti privati non sono ammessi
■ Al momento della concessione di donazioni bisogna fare attenzione a che gli obbiettivi
dei beneficiari siano in armonia con i valori voestalpine. In nessun caso è ammesso concedere contributi ad organizzazioni con dubbia reputazione o integrità
■ La donazione dev’essere trasparente. Il beneficiario della donazione e l’utilizzazione
concreta della stessa da parte del beneficiario devono essere conosciuti. Dev’essere in
qualsiasi momento possibile un rendiconto pubblico delle motivazioni della donazione e
del suo utilizzo conforme all’obbiettivo dichiarato. Il beneficiario dev’essere tenuto a fornire su richiesta le prove dell’impiego conforme all’obbiettivo della donazione ricevuta.
■ Dev’essere garantita alla voestalpine la possibilità di rendere pubblica la donazione
■ Se possibile, la donazione dev’essere deducibile dalle tasse
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Sponsorizzazioni
Con “sponsorizzazioni“ si intende qualsiasi contributo della voestalpine sotto forma di denaro, beni, prestazioni o know-how (per esempio progettazione, organizzazione e realizzazione) per una manifestazione organizzata da terzi, o per altri scopi/attività di terzi, quando
come contropartita si presenta la possibilità di reclamizzare il marchio voestalpine o altri
marchi appartenenti alla voestalpine, per esempio tramite l’utilizzo del logo voestalpine,
la menzione del nome voestalpine in annunci o tramite la partecipazione di un dipendente
voestalpine come conferenziere o oratore in una tavola rotonda.
Tutte le attività di sponsorizzazione devono essere trasparenti e definite in modo contrattuale, ed essere proporzionate alla contropartita offerta dal terzo. Non sono ammesse le sponsorizzazioni a manifestazioni che potrebbero danneggiare la reputazione della voestalpine.
Qualunque sponsorizzazione per attività sportive professionistiche da parte di Società del
Gruppo deve essere decretata dalla dirigenza della voestalpine AG.
Contributi politici
La voestalpine non concede nessun contributo politico (donazioni a politici o partiti politici, organizzazioni vicine a partiti o movimenti politici). Le donazioni non possono verificarsi neppure
attraverso media appartenenti a partiti o ad organizzazione vicine a partiti, per esempio sotto
forma di contributi per le spese di stampa, inserzioni o altri tipi di pubblicità. Resta ammissibile
un sostegno a giornali o altri media appartenenti a consigli aziendali, ma non a media appartenenti a frazioni del consiglio aziendale.
d) Pagamenti incentivanti/facilitation payment
I pagamenti incentivanti sono versamenti di importo ridotto aventi come obbiettivo quello
di accelerare il trattamento di pratiche ufficiali alle quali chi effettua il pagamento ha diritto
(per esempio lo sdoganamento di merci importate legalmente). Simili pagamenti sono
­illegali nella maggior parte delle Nazioni e dei casi e non devono essere effettuati.
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2) Richiesta ed accettazione di compensi (corruzione passiva)
I dipendenti non possono richiedere, lasciarsi promettere o accettare alcun compenso per
sé o per altri da parte di partner commerciali o potenziali partner commerciali, qualora il
partner commerciale si aspetti un determinato comportamento come ricompensa, o anche
qualora sia possibile dare l’impressione che sia atteso un determinato comportamento da
parte del dipendente coinvolto. Questo vale anche nel caso in cui questo comportamento
non ha alcun impatto sulle decisioni commerciali relative al partner commerciale.
In particolare, i dipendenti voestalpine non possono richiedere, lasciarsi promettere o
accettare alcun compenso da fornitori come contropartita per l’assegnazione di incarichi o
per altri comportamenti utili ai fornitori (per esempio il tralasciare di avvalersi del diritto al
risarcimento danni nei confronti di un fornitore a causa della consegna di prodotti difettosi).
a) Inviti al ristorante ed a manifestazioni, omaggi ed altri compensi
I dipendenti possono accettare inviti o omaggi personali (per esempio inviti al ristorante, a
manifestazioni sportive o culturali, regali “sponsorizzazioni“ di manifestazioni) solo se ciò
non dà l’impressione che ci si aspetti da loro una contropartita. In particolare questo può
verificarsi quando nel futuro immediato un dipendente deve prendere una decisione significativa per chi estende l’omaggio o l’invito. Il fatto che si susciti o no una simile impressione
dipende dalle circostanze concrete di ogni singolo caso, in particolare dai seguenti fattori:
■ Valore dell’omaggio/invito
■ Frequenza con la quale vengono concessi omaggi/inviti
■ Posizione del beneficiario all’interno del Gruppo voestalpine
■ Consuetudini sociali (per esempio omaggi di valore ridotto
in occasione delle feste di Natale)
Gli omaggi/inviti non devono mai essere accettati di nascosto. I dipendenti non possono ­accettare alcun omaggio spedito al proprio indirizzo privato o a congiunti. Anche per
­quanto riguarda gli inviti e gli omaggi rivolti ai congiunti di dipendenti voestalpine valgono
le normative sopra delineate.
In nessun caso è ammesso accettare denaro in contanti o equivalenti (per esempio buoni
d’acquisto).
b) Inviti a viaggi d’affari
È ammesso accettare inviti a viaggi d’affari esclusivamente per visite ad aziende e partecipazione a conferenze presso partner commerciali o potenziali partner commerciali, previa
appreviazione da parte del superiore competente. Il superiore deve prendere la decisione
basandosi sull’ordine del giorno presentato dal dipendente e sull’utilità per l’azienda di una
tale partecipazione. In caso di approvazione, i costi di viaggio e pernottamento sono a carico
del datore di lavoro.
3) Omaggi ed inviti all’interno del Gruppo
Gli omaggi e gli inviti di dipendenti del Gruppo voestalpine ad altri dipendenti del Gruppo
voestalpine sono in generale vietati, se i costi relativi sono a carico dell’azienda.
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II) Conflitti d’interesse
Il capitolo 8 del Codice di Condotta recita:
“Nel quadro delle attività lavorative è possibile che i dipendenti si trovino in s­ ituazioni
in cui i propri interessi personali o professionali entrano in conflitto o presentano la
­potenzialità di entrare i conflitto con gli interessi del Gruppo. In tali circostanze il Gruppo
voestalpine richiede ai propri dipendenti di agire esclusivamente nell’interesse del Gruppo.
Dato che non è sempre possibile escludere simili conflitti d’interesse, il Gruppo voestalpine
esige dai propri dipendenti che affrontino queste situazioni nel modo più trasparente.
Ciascun dipendente è tenuto a comunicare immediatamente, spontaneamente e nei dettagli
ai propri superiori l’esistenza di conflitti d’interesse, conclamati o potenziali, o la possibilità
che possa crearsi anche soltanto l’impressione che esistano conflitti d’interesse, e richiedere
una speciale approvazione.
In particolare, conflitti d’interesse possono verificarsi in connessione con i seguenti aspetti:
■ Attività secondarie possono essere in contrapposizione o portare ad un conflitto d’interessi con i doveri all’interno del Gruppo voestalpine, e dunque richiedono in ogni caso
la previa approvazione scritta da parte dei superiori, ed una comunicazione all’ufficio
personale competente. Ciò vale anche per la collaborazione a consigli di vigilanza o
comitati in Società esterne al Gruppo.
■ Un impegno d’affari presso concorrenti o partner commerciali del Gruppo v
­ oestalpine,
in particolare clienti o fornitori (con l’eccezione di partecipazioni di entità ridotta in
Società quotate in borsa, nella misura in cui queste corrispondano ad una normale
amministrazione patrimoniale) non è ammissibile. In caso questi impegni riguardino
dei congiunti di dipendenti voestalpine, la circostanza deve essere comunicata in modo
documentabile ai rispettivi superiori. Con “congiunti” si intendono coniugi o compagni,
genitori, fratelli e figli dei dipendenti o altre persone che vivano da almeno un anno con
i dipendenti voestalpine.
■ Allo stesso modo, prima dell’inizio dei negoziati contrattuali per transazioni con partner
commerciali del Gruppo voestalpine va effettuata una segnalazione se tra le persone
direttamente coinvolte nei negoziati o comunque investite di potere decisionale presso il
partner commerciale figurano parenti stretti di dipendenti voestalpine.
■ Conflitti d’interesse possono sorgere anche a causa di rapporti di parentela tra dipendenti appartenenti allo sesso reparto. Tali rapporti di parentela vanno dunque comunicati ai superiori.”
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1) Attività secondarie
Le attività secondarie dietro compenso richiedono la previa comunicazione scritta ai
superiori, e devono essere da questi approvate per iscritto. I superiori possono concedere
l’approvazione solo nel caso in cui l’impegno temporale richiesto non influenzi lo svolgimento dei compiti del dipendente all’interno della voestalpine, e l’attività secondaria non
si contrapponga in alcun modo agli interessi della voestalpine. I superiori devono prendere
la decisione in accordo con l’ufficio personale competente, e documentarla in modo appropriato includendo anche le motivazioni alla sua base.
Precluse in ogni caso e dunque non approvabili sono le seguenti attività secondarie:
■ Attività secondarie presso un concorrente
■ Attività secondarie presso un fornitore
■ Attività secondarie presso un cliente
Precluse sono anche le attività come partner contrattuale indipendente o consulente diretto
o indiretto presso concorrenti, clienti o fornitori.
L’assunzione di una carica in consigli di vigilanza o comitati in Società esterne al Gruppo
necessita, sia che preveda un compenso sia che non lo preveda, l’approvazione scritta da
parte dei superiori. L’approvazione dell’assunzione di una carica in una Società esterna al
Gruppo è superflua solamente nel caso in cui questa carica venga assunta su mandato di
una Società del Gruppo voestalpine.
Le attività di volontariato vanno comunicate ai superiori solamente quando queste hanno un
impatto sulle prestazioni lavorative; lo stesso vale per attività secondarie che prevedono un
compenso ma vengono esercitate solo occasionalmente (per esempio attività come scrittori o
conferenzieri).
2) Impegno economico presso concorrenti, fornitori o clienti
A causa della partecipazione ad un’impresa terza, per il dipendente coinvolto possono sorgere conflitti tra gli interessi della voestalpine e gli interessi dell’impresa terza. Per evitare
simili conflitti di interesse, vanno osservate le seguenti norme:
Non è ammessa alcuna partecipazione diretta o indiretta dei dipendenti voestalpine all’attività di un concorrente o partner commerciale, in particolare se si tratta di fornitori o clienti.
Una partecipazione diretta o indiretta di congiunti di un dipendente voestalpine alle attività
di un concorrente, fornitore o cliente va comunicata per iscritto dal dipendente stesso,
­qualora ne sia a conoscenza, ai superiori ed all’ufficio personale responsabile.
Esenti da queste normative sono partecipazioni di entità ridotta in Società quotate in borsa,
nella misura in cui queste corrispondano ad una normale amministrazione patrimoniale.
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3) Occupazione di congiunti presso la voestalpine
In linea di principio, nulla si oppone all’occupazione all’interno del Gruppo voestalpine di
congiunti di dipendenti voestalpine, anche nella stessa Società appartenente al Gruppo
voestalpine, a meno che non si presenti il rischio di conflitti d’interesse.
I rapporti di parentela di dipendenti appartenenti allo stesso reparto vanno comunicati ai
superiori. Per evitare ogni tipo di conflitti d’interesse, in linea di principio va evitato che dei
congiunti facciano parte della stessa catena di comando. Se necessario, bisognerà procedere a delle riallocazioni interne. Le eccezioni necessitano di previa approviazione da parte
dei superiori, che dovranno prendere la decisione in accordo con l’ufficio personale competente, e documentarla in modo appropriato includendo anche le motivazioni alla sua base.
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4) Occupazione di congiunti di dipendenti voestalpine
presso clienti, fornitori o concorrenti
Naturalmente i congiunti di dipendenti voestalpine sono liberi di lavorare presso clienti,
fornitori o concorrenti della voestalpine. Tuttavia nell’interesse della voestalpine va assicurato che gli interessi della voestalpine non vengano danneggiati da questa situazione.
In particolare ciò si può verificare tramite
■ La trasmissione di informazioni riservate
■ Un influsso generale sull’obbiettività delle decisioni
I dipendenti della voestalpine sono dunque tenuti a garantire nelle modalità più appropriate che l’attività dei congiunti presso clienti, fornitori o concorrenti non abbia alcuna influenza sul proprio obbligo di lealtà verso la voestalpine e sugli interessi della voestalpine in
generale. I dipendenti devono evitare di essere coinvolti e di influenzare i rapporti d’affari
in cui siano attivi congiunti appartenenti ad altre imprese (per esempio assegnazione di
incarichi e relativi negoziati, approvazione di fatture). Qualora il coinvolgimento in simili
decisioni non possa essere evitato, i dipendenti voestalpine devono segnalare la situazione
per iscritto e tempestivamente (per esempio prima dell’inizio delle trattative contrattuali) ai
propri superiori.
5) Acquisto privato di merci e servizi da clienti o fornitori
Se i dipendenti voestalpine richiedono merci o servizi per scopi privati a fornitori o clienti,
sono tenuti a pagare il normale prezzo di mercato. È concesso avvalersi di sconti ed altre
riduzioni offerte da clienti o fornitori solamente nel caso in cui queste siano estese a tutti i
dipendenti della rispettiva Società appartenente al Gruppo voestalpine.
La presente direttiva è in vigore dal 26 Settembre 2012, revisionata nell`Ottobre 2012.
Il Consiglio d’Amministrazione della voestalpine AG
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voestalpine AG
voestalpine-Strasse 1
4020 Linz, Austria
T. +43/50304/15-0
F. +43/50304/55-0
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