Episodio numero 7: Partecipare a riunioni e incontri

“Self Empowerment – Time management”
Episodio numero 7: Partecipare a riunioni e incontri
Testo dell’episodio “Partecipare a riunioni e incontri”
Contenuto
Ar. : Ciao Andrea, devi assolutamente aiutarmi. Due giorni fa sono stata ad un incontro con la
mia compagnia teatrale. Un disastro… due ore di discussioni inutili! Era meglio se mi davo
malata…
An. : Forse potresti portare l’episodio 6 di questa serie di podcast al tuo regista…
Ar. : Già, quello sulle modalità di preparazione di una riunione. Sarebbe stato di aiuto. Abbiamo
cominciato in ritardo, senza uno straccio di ordine del giorno; tutti parlavano, chi mandava
messaggi, chi guardava sull’iPhone non so quali notizie. Insomma un campionario di errori
stando alle tue osservazioni.
An. : Mi dispiace, ma forse c’è qualcosa di utile in questa piccola disavventura. Ora sei in grado
di osservare i comportamenti che non valorizzano il tuo impegno, il tuo tempo. Mi verrebbe da
dire che ora hai qualche strumento per difenderti, no?
Ar. : Forse. Ma… un aiuto in più?
An. : Certo. Abbiamo visto come si organizza un riunione. È, diciamo, il punto di vista di chi ha in
mano le redini della riunione. Ma cosa succede ai partecipanti? Si può in qualche modo
contribuire alla buona riuscita di una riunione? Proviamo a rispondere.
Ar. : Cos’è una pubblicità subliminale? Però in fondo hai ragione; ogni tanto dobbiamo ricordare
ai nostri ascoltatori che con questa serie di episodi, vogliamo offrire strumenti per gestire il
tempo. Dai sono in attesa delle nuove regole. Ne hai ancora per me, vero?
An. : Ti hanno divertito, eh? Bene, la regola n. 1 è non lasciarsi sorprendere. La riunione la puoi
preparare anche quando sei invitata non solo se sei tu a convocarla.
Ar. : Non lasciarsi sorprendere…
An. : Per non lasciarsi sorprendere è bene avere una proposta da portare. Se non c’è un ordine
del giorno, c’è sempre qualcosa che è nell’aria, un argomento che è stato discusso per i
corridoi, o, nel tuo caso, sul palcoscenico, dietro le quinte, nei camerini.
Ar. : C’era stata una discussione tra di noi nei giorni scorsi, una discussione accesa, forse per il
nervosismo. Si sta avvicinando la data del debutto, e la tensione si è spostata sul piano della
produzione: il movimento sul palcoscenico, i dialoghi, le luci…
An. : Quindi in qualche modo era prevedibile sia l’argomento della riunione sia come sarebbe
andata. Capita spesso nelle fasi finali del lavoro. Si percepisce che il tempo si riduce, si vede
ciò che ancora manca per terminare il lavoro, si è più stanchi, più nervosi. Prepararsi a questo
genere di riunioni è molto importante e può essere davvero di aiuto nel riportare un clima
positivo.
Ar. : Cosa avrei potuto fare?
An. : Poche cose semplici per alleggerire il clima di tensione. Ad esempio proporre di
concentrarsi solo su un aspetto della produzione, e proporre di tornare a riunirsi sugli altri il
giorno dopo, magari di mattina quando la lucidità è, in genere, maggiore.
Ar. : Una strategia di riduzione del danno, in definitiva.
An. : Una strategia di aumento dell’efficacia nell’uso del tempo. Le riunioni sono un impegno
che fa parte del lavoro e sono essenziali per motivi diversi, ma devono essere produttive, offrire
soluzioni, dare conferme, proporre nuove vie e nuove strategie, garantire valutazioni e
controllo. Se non producono nessuno di questi risultati sono una perdita di tempo.
Ar. : Preparare la riunione è dunque una soluzione di riserva che eventualmente posso attuare
nel caso in cui il mio geniale regista ci convochi senza un’idea di come condurre l’incontro.
An. : Passiamo ad un’altra strategia.
Ar. : La regola n. 2?
An. : Sì, chiamiamola così. La regola delle alleanze. È un’opzione che vale quando si conoscono
i partecipanti all’incontro.
Ar. : Mh… mi suona come qualcosa di militare.
An. : Se si conoscono i partecipanti si può parlare con loro prima della riunione, chiedere un
parere sulle priorità, o cercare di capire quali possono essere i motivi della convocazione
dell’incontro. Disporre di informazioni è certamente un modo per contribuire in maniera
efficace al buon andamento di un incontro; e le informazioni che si reperiscono da coloro che
condividono lo stesso tavolo sono certamente importanti. A volte bastano solo poche parole,
pochi scambi per capire l’orientamento o per proporre una linea comune.
Ar. : Mi pare che il concetto ricorrente sia quello di come sia possibile partecipare in modo
efficace.
An. : Si la partecipazione. Viviamo in contesti relazionali complessi e spesso molto orizzontali.
Ar. : Cosa intendi per orizzontali?
An. : Che spesso siamo in presenza di organizzazioni che non sono verticistiche, non hanno
livelli gerarchici. Sono organizzazioni del lavoro piatte, in cui la collaborazione, la cooperazione
tra le persone è la modalità di lavoro. In queste condizioni la capacità di partecipare e la
qualità della partecipazione diventano elementi imprescindibili del lavoro. L’alternativa è un
faticoso girare a vuoto, alla mercè degli eventi.
Ar. : Costruire alleanze rappresenta, dunque, un modo per far funzionare una riunione
cominciata male. Sono pronta alla prossima regola!
An. : Assumere un ruolo. Una riunione che non è stata organizzata è dispersiva e
probabilmente i ruoli sono indefiniti. Non c’è un capo, un responsabile. Una riunione che non è
organizzata è dominata dall’anarchia. Assumere un ruolo significa riportare qualche elemento
di certezza. Può essere il ruolo del mediatore che cerca di comporre i conflitti. Può essere il
ruolo del saggio che riformula quello che viene detto per portare un po’ di chiarezza.
Ar. : Come si può fare?
An. : Il tuo regista e Marco si stanno parlando uno sopra l’altro, un po’ concitati, magari
rinfacciandosi a vicenda cose che non funzionano.
Ar. : Succede. Anche con altri, a volte io stessa mi irrito…
An. : Il ruolo del saggio è interrompere questo scambio con la scusa di avere un chiarimento.
Non è una mediazione ma una riformulazione. Ad esempio: “Scusa Marco non ho capito bene.
Tu pensi che la scena fatta in questo modo non funziona perché è poco potente il personaggio
che parla? Ho capito bene?”
Ar. : A cosa serve questa riformulazione?
An. : Marco sarà costretto a spiegarti meglio quello che intende. Per un attimo potrà distogliere
l’attenzione dal regista e si renderà conto che ci sono altre persone oltre a lui e il regista e che
se vuole affermare il suo punto di vista deve coinvolgere e cercare la comprensione e la
solidarietà dei presenti.
Ar. : E il regista?
An. : In quella sospensione in cui Marco parla a te per spiegarti meglio, potrà riflettere,
riascoltare quello che Marco voleva dire. Magari non cambia idea ma è costretto anche lui a
riformulare il suo punto di vista perché ci sei anche tu. Altrimenti provi a riformulare anche il
suo punto di vista come hai fatto con Marco.
An. : Ci sono altri ruoli che possono essere giocati?
Ar. : Certo, sei un’attrice no? Quello che devi cogliere è il clima e i motivi per cui la riunione non
sta funzionando e riportarla su binari accettabili. Se il problema è il conflitto tra le persone puoi
anche decidere come gesto estremo di farlo notare e abbandonare la riunione. Naturalmente è
pericoloso perché aggiunge al conflitto un nuovo fronte ma solo tu puoi capire cosa fare,
conoscendo gli interlocutori.
An. : E se non li conosci? Non è che te ne puoi andare così…
Ar. : La riformulazione è sempre di aiuto, basta non esagerare per non passare per quelli un po’
sempliciotti per non dire di peggio.
Ar. : Ci sono altri ruoli?
An. : Puoi offrirti di fare il verbale. Sul momento non aiuta anche se il richiamo ricorrente che il
tuo ruolo di autorizza a fare del tipo “Cosa devo scrivere nel verbale di quello che hai appena
detto Marco?” oltre a scocciare i presenti, è un invito a parlare di cose concrete che può essere
accolto.
Ar. : Altri consigli?
An. : Valgono anche per i partecipanti alle riunioni i suggerimenti che abbiamo già visto
nell’episodio numero sei, per chi le riunioni le organizza e le conduce.
Ar. : Aiutami a ricordare…
An. : Chiedere a tutti di spegnere i cellulari, chiedere di fissare l’orario di conclusione della
riunione. E, infine, proporre di stabilire insieme un ordine del giorno per l’incontro successivo.
Ar. : Che fatica… Ma non se ne può proprio fare a meno di queste riunioni?
An. : Stiamo parlando in generale e ci sono certamente contesti di lavoro in cui le riunioni non
sono necessarie o sono rare. Ma questi incontri sono anche occasioni di crescita e di
conoscenza reciproca. In queste occasioni nascono idee nuove, si affermano valori comuni, si
valutano i risultati. In queste riunioni possiamo trovare le risposte che cerchiamo per
proseguire il nostro lavoro, oppure la soluzione a problemi che abbiamo incontrato. E possiamo
essere di aiuto agli altri. Insomma il lavoro può procedere più speditamente.
Ar. : Sono un piccolo sacrificio necessario, insomma.
An. : Sono uno strumento, niente di più. Ci sono mestieri in cui la riunione è un momento
ricorrente e una modalità di lavoro. Ti faccio un esempio: vedi mai Criminal Minds?
Ar. : Sì bellissimo, anche se mi fa paura. Tutti quei serial killer…
An. : In quella serie, se hai notato, le riunioni sono continue. Hotch, il protagonista, si presenta
con l’ordine del giorno che in genere coincide con un nuovo assassinio che è stato scoperto e
per il quale il gruppo dei profiler è stato chiamato. In breve fa il quadro della situazione per
mettere tutti al corrente delle informazioni. Condivide ciò che sa, pone gli obiettivi e ascolta il
primo giro di osservazioni. Reid fa una lettura del profilo psicologico.
Ar. : In genere comincia dicendo che il serial killer, esse-i (soggetto ignoto), è un sociopatico,
forse maschio, bianco, benestante per il modus operandi che mostra. Uccide solo donne,
bionde, belle, ricche e disponibili. A pensarci bene più che di un maschio, una donna bionda,
bella, ricca e disponibile potrebbe essere la vittima perfetta di un’altra qualsiasi donna, che
non è bella, non è ricca e combatte ogni giorno contro la cellulite!
An. : Ogni personaggio dà il suo contributo e porta la sua competenza nel caso. Hotch è pronto
per affidare a tutti gli incarichi, a delegare i compiti. La squadra si prepara e parte. Più volte
questa modalità sarà ripetuta nell’episodio.
Ar. : Capisco quando dici che la riunione può essere un metodo di lavoro.
An. : Sono protagonisti della riunione tutti i componenti della squadra ed ognuno dà il suo
contributo, anche se la riunione è stata convocata nel cuore della notte e nessuno ha potuto
prepararla. Ma con un gioco di domande e risposte, molto rapide e concrete, tutti si fanno
un’idea del lavoro da fare.
Ar. : Anche Doctor House è così no? Sono sempre là a parlare davanti alla lavagna con i fogli
bianchi. Però le riunioni le conduce solo lui e sembra quasi un modo per chiarirsi le idee più
che per coinvolgere.
An. : Mi pare proprio che tu abbia ragione. House è una sorta di investigatore che insegue
batteri, parassiti, virus e malattie. Le sue riunioni sono per lo più un modo per rafforzare l’idea
che ha ed escludere altre possibili soluzioni. Usa i collaboratori per smontare le loro
interpretazioni che potrebbero anche essere sue e smontandone una per una arriva alla
soluzione. Che in genere è geniale. Le riunioni sono però utili agli altri per crescere, per
accumulare esperienze e per condividere un modo di lavoro che è originale ed è il marchio di
fabbrica del gruppo “House”.
Ar. : Che ne dici se vado a studiare un po’? Ci sono un sacco di serie tv che possono essere
utili: NCIS, CSI, Bones, Castle, Numbers, Lie to me…
An. : Permesso concesso. Solo un’osservazione finale: fai un confronto con altri famosi telefilm
del passato. Pensa al tenente Colombo, a Ellery Queen, a Maigret o alla Signora in giallo. Tutti
personaggi che per il loro lavoro usano il dialogo, l’interrogazione, non il lavoro di gruppo. È un
indice, una traccia di come si sia modificato il lavoro negli anni; dal lavoro dell’artigiano al
lavoro in squadra.