Capitolato. Allegato A

COMUNE DI DIVIGNANO
Provincia di Novara
ALLEGATO A
CAPITOLATO SPECIALE D’APPALTO PER IL SERVIZIO
DI ELABORAZIONE DEGLI ELEMENTI RETRIBUTIVI
PRELIMINARI ALLA CORRESPONSIONE DEGLI STIPENDI
AL PERSONALE DIPENDENTE E COMPENSI DIVERSI
E SERVIZI CONNESSI.
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CAPITOLATO SPECIALE D’APPALTO PER IL SERVIZIO DI ELABORAZIONE DEGLI
ELEMENTIRETRIBUTIVI PRELIMINARI ALLA CORRESPONSIONE DEGLI STIPENDI AL
PERSONALE DIPENDENTE E COMPENSI DIVERSI E SERVIZI CONNESSI.
Premessa
L’appalto ha per oggetto il servizio di elaborazione degli elementi retributivi preliminari alla
corresponsione degli stipendi al personale dipendente e compensi diversi ed il servizio di integrazione
alla gestione economica del personale con il software di contabilità finanziaria del Comune.
Il numero dei dipendenti e degli amministratori comunali interessati dal presente servizio ammonta
indicativamente a n. 20 unità. Il servizio comprende anche la gestione dei compensi ai professionisti,
in numero variabile, indicativamente non superiore a n. 20 unità. La modifica, in aumento o in
diminuzione, anche in misura superiore al 20%, del personale non costituisce per l’aggiudicatario
causa di risoluzione del contratto e non determina in alcun caso la corresponsione di compensi
aggiuntivi.
TITOLO I – DISCIPLINA DEL SERVIZIO
Articolo 1 - OGGETTO DEL SERVIZIO
L’oggetto del servizio consiste nel complesso delle attività relative alla gestione in outsourcing del
servizio di elaborazione stipendi e dei servizi connessi del Comune di Divignano:
I dati di riferimento riguarderanno i seguenti compensi:
• dei redditi di lavoro dipendenti ed assimilati;
• agli amministratori;
• dei redditi di lavoro autonomo;
• dei contributi ad enti pubblici e privati;
• delle indennità di esproprio.
L’impresa dovrà garantire il rispetto di tutti gli adempimenti normativi, regolamentari e derivanti
dall’applicazione dei contratti di lavoro di settore, con particolare riferimento all’elaborazione delle
buste paga, alla predisposizione e all’invio dei modelli mensili ed annuali previsti dalla normativa
contributiva e fiscale vigente e all’elaborazione di tutti i prospetti riepilogativi ed i report necessari alla
gestione del costo del lavoro.
Il servizio dovrà inoltre includere anche il servizio di consulenza e di aggiornamento professionale in
materia fiscale, previdenziale e di applicazione dei contratti di lavoro per i dipendenti comunali addetti
alla gestione del personale; la consulenza comprenderà specifiche problematiche legate alla gestione
economica dei rapporti di lavoro.
Articolo 2 - DURATA DELL’APPALTO E OPZIONI
L’appalto avrà inizio dalla data di stipulazione del contratto, ovvero dalla data di ordine di avvio del
servizio, comprendendo necessariamente l’elaborazione dei cedolini del mese di marzo 2011 e
terminerà il 31 dicembre 2013.
Il Comune si riserva la facoltà di procedere al rinnovo del contratto, alle medesime condizioni – anche
economiche – e modalità, per un ulteriore anno, qualora consentito dalla legge vigente.
Qualora il Comune intenda avvalersi di tale facoltà, ne darà comunicazione scritta all’aggiudicatario
almeno trenta giorni solari antecedenti la scadenza del contratto.
Articolo 3 - VARIANTI
Non sono ammesse varianti.
Articolo 4 - IMPORTO DELL’APPALTO
L’importo complessivo presunto dell’appalto, per l’intera durata del servizio, comprensivo
dell’eventuale rinnovo, è pari a € 3.600,00 I.V.A. esclusa.
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L’importo a base d’asta, relativo al periodo 01.03.2011 – 31 dicembre 2013, è pari ad euro 2.7000,00
I.V.A. esclusa.
Articolo 5 - START-UP DEL SERVIZIO.
Entro la prima una settimana lavorativa dall’avvio del servizio l’impresa, sulla base dei dati trasmessi
dal Comune, dovrà aver completato le operazioni di implementazione degli archivi gestionali di cui al
successivo art. 6 ed effettuare tutte le attività necessarie al fine della corretta elaborazione degli
elementi retributivi del personale dipendente e non e di tutti gli adempimenti connessi.
Di conseguenza, l’impresa assumerà la totale responsabilità del servizio dal termine della prima
settimana.
- Si evidenziano di seguito, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, gli adempimenti a cura
dell’impresa che dovranno essere effettuati durante il periodo di start-up:
1) Esame delle posizioni retributive con evidenza degli elementi ad personam e di quelli legati
all’anzianità aziendale;
2) Trasferimento di tutte le posizioni anagrafiche, contrattuali e retributive relative a dipendenti e
collaboratori sul sistema software utilizzato dall’impresa;
3) Analisi delle voci retributive e del relativo assoggettamento fiscale e previdenziale;
4) Realizzazione di parametri specifici per la gestione di fattispecie particolari (gettoni di presenza,
indennità reperibilità, incentivi etc.);
Articolo 6 – ACQUISIZIONE DEI DATI PER LA GESTIONE ECONOMICA DEL PERSONALE
Il servizio prevede l’acquisizione da parte dell’impresa di tutte le informazioni di seguito evidenziate
che il Comune dovrà fornire e che sono indispensabili all’impresa per l’erogazione del servizio.
Il Comune potrà fornire i dati sia in forma cartacea sia su supporto magnetico.
La correttezza del caricamento dei dati dovrà essere comunque verificata dall’impresa e costituisce
esclusivo onere dell’impresa stessa, anche sotto il profilo della responsabilità.
Si descrivono di seguito le categorie di informazioni inerenti i dati anagrafici, retributivi e contrattuali
relativi ai compensi di cui al precedente art.1, che il Comune è tenuto a fornire all’impresa,
a) variazioni anagrafiche, personali e contabili (relative a stato civile e nucleo familiare, residenza e/o
domicilio, coordinate bancarie, capitolo/articolo, imputazione contabile sul bilancio dell’ente);
b) variazioni relative al rapporto di lavoro in essere quali dimissioni, trasformazioni del contratto,
modifiche di inquadramento contrattuale, passaggi di qualifica e interventi retributivi;
c) dati relativi ad Amministratori iscritti all’INPS;
d) dati relativi ai professionisti, prestatori di lavoro occasionale e altri soggetti di cui all’art. 1;
e) assegno per il nucleo familiare e ricalcolo in caso di comunicazioni tardive o variazioni retroattive
delle tabelle nonché conguaglio retroattivo fino a 5 anni precedenti;
f) maternità obbligatoria, astensione facoltativa e congedi parentali;
g) permessi retribuiti e non retribuiti, indennizzati o non indennizzati dagli Enti Previdenziali e
assistenziali in base alla normativa vigente applicabile;
h) dati inerenti le adesioni del personale in forza alle associazioni sindacali di categoria;
i) dati relativi alla cessione del quinto dello stipendio, dei prestiti e dei pignoramenti;
l) dati relativi a contributi erogati dal Comune e soggetti a ritenuta d’acconto;
m) dati relativi agli espropri;
n) dati relativi agli emolumenti specifici erogati al personale distaccato presso altri Enti;
o) dati analitici dei rimborsi relativi alle note spese, alle trasferte e alle spese di rappresentanza dei
lavoratori dipendenti e degli Amministratori, con evidenza degli eventuali anticipi da recuperare;
p) valori relativi ai compensi e ai rimborsi spese da erogare ai collaboratori;
q) adesione a eventuali Fondi assicurativi e previdenziali di natura aziendale e/o contrattuale con
indicazione delle modalità e classe di iscrizione del singolo dipendente;
r) dati relativi al personale impiegato nell’attività elettorale in occasione delle elezioni;
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s) per ciascuna nuova assunzione di lavoratori subordinati o nuovo rapporto di collaborazione
coordinata e continuativa, instaurato nel periodo paga di competenza, il Comune provvederà a fornire
all’impresa tutti i dati utili a consentire la gestione amministrativa e retributiva del contratto di lavoro
stipulato fra le parti e tutte le informazioni richieste per completare la nuova posizione anagrafica;
L’impresa verificherà la regolarità formale delle informazioni trasmesse e provvederà ad alimentare il
proprio software con i dati relativi, dando riscontro, entro i tempi concordati, dei controlli di coerenza
effettuati e dei totali dei valori di input gestiti. In fase di avvio del servizio, l’impresa utilizzerà i
medesimi dati al fine di formare i necessari archivi gestionali, che dovranno essere mantenuti e
costantemente e correttamente aggiornati per l’intera durata dell’appalto.
I dati di cui al presente articolo 6, lett. da a) a s) saranno trasmessi all’impresa, per la
predisposizione dei cedolini paga del mese, indicativamente entro il giorno 12 (dodici) del mese
stesso, o, se festivo, entro il primo giorno feriale successivo
Per il solo mese di dicembre i dati necessari per la predisposizione dei cedolini paga del mese
verranno trasmessi all’impresa indicativamente entro il giorno 6 (sei) del mese stesso, o, se festivo,
entro il primo giorno feriale successivo.
Articolo 7 – ADEMPIMENTI MENSILI DELL’IMPRESA
Sulla base delle informazioni trasmesse via mail, fax o posta, in formato Word ed Excel, l’impresa
effettuerà l’intera gestione economica del personale, nel rispetto della normativa previdenziale, fiscale
e contrattuale, applicando la disciplina vigente relativa alle varie tipologie di rapporto di lavoro.
Procederà, inoltre, a calcolare e trattenere la contribuzione previdenziale e l’imposizione fiscale
dovuta dal lavoratore, determinando il compenso netto da erogare.
Di seguito si descrivono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le attività operative mensili da
trasmettersi entro il giorno 12 di ogni mese, che l’impresa dovrà effettuare fermo restando che tutte le
attività necessarie alla corretta erogazione degli stipendi ai dipendenti e agli amministratori del
Comune di Divignano sono a completo carico dell’impresa:
1) Cedolino paga per ogni tipologia di lavoratore
2) Riepilogo voci stipendiali analitico (totale e per singolo capitolo) con dettaglio oneri riflessi a
carico Ente suddivisi per competenza e residui;
3) Contabilizzazione separata di compensi accessori e relativi oneri;
4) Riepilogo contributi IRAP, INPS, INPDAP, IRPEF (totale e per singolo capitolo) con dettaglio
5)
6)
7)
8)
oneri riflessi a carico Ente;
Elaborazione cartacea modello F24
Elaborazione cartacea modello F24 EP (Enti Pubblici) con relativi codici;
Elaborazione cartacea del tabulato utile alla redazione dei mandati in favore dell’INPDAP;
Tabulati cessioni varie
1. Elaborazioni dei cedolini
L’impresa predispone i cedolini retributivi per i soggetti individuati all’art.1, conformi alla normativa
contrattuale vigente e contenenti i dati da quest’ultima previsti concordati con il Comune nella fase di
start-up di cui al precedente art. 5. A tale scopo l’impresa provvede ad effettuare le seguenti
prestazioni:
a) sviluppo e stampa, ovvero caricamento on-line, del cedolino per tutto il personale in servizio alla
data di elaborazione, anche se in aspettativa senza assegni, e per i lavoratori cessati dal servizio cui
competono emolumenti arretrati;
b) elaborazione della distinta per banca e per contanti;
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c) liquidazione degli emolumenti relativi ad anni precedenti contestualmente a quelli ordinari del mese,
evidenziandone a parte le relative quote, contributi, e IRAP;
d) calcolo e liquidazione emolumenti arretrati dovuti a rinnovi contrattuali, progressioni verticali od
orizzontali o contratti integrativi decentrati;
e) gestione del cambio di livello o qualifica nel corso del mese;
f) gestione dello spostamento del dipendente durante l’anno su diversi centri di costo, in maniera tale
da imputare il pagamento degli emolumenti al centro di costo dove è stato assegnato il dipendente nel
mese di pagamento stesso;
g) calcolo e liquidazione della tredicesima mensilità;
h) calcolo e liquidazione dell’indennità di mancato preavviso e delle ferie non godute;
i) previsione della possibilità, previa acquisizione dei relativi dati, di effettuare i conguagli fiscali di
legge per i lavoratori assunti nel corso dell’anno, relativamente anche a periodi di servizio prestati
presso altri datori di lavoro;
j) conguagli automatici a seguito di cessazione del rapporto di lavoro;
k) valorizzazione, nei casi di riassunzione del medesimo lavoratore nel corso dello stesso anno, dei
periodi di servizio precedenti;
l) calcolo degli imponibili e delle ritenute previdenziali, assistenziali e fiscali, a carico del datore di
lavoro e del lavoratore secondo le normative di legge vigenti, tenuto conto delle diverse tipologie
contrattuali di appartenenza dei dipendenti; il calcolo riguarda anche istituti diversi dall’INPDAP (ad
esempio l’INPS);
m) calcolo dei contributi, per anno di competenza, con eventuale suddivisione automatica degli
imponibili sulle diverse aliquote valide in date differenti e ricalcalo dei contributi variati
retroattivamente;
n) calcolo dell’aliquota media e applicazione, su richiesta del soggetto interessato, dell’aliquota IRPEF
relativa allo scaglione di reddito superiore a quello di competenza;
o) la predisposizione, la stampa e l’invio all’Ufficio Segreteria del Comune dei cedolini. La stampa può
essere sostituita dal caricamento on line, ai sensi del successivo art. 11; anche in tal caso, i cedolini
dovranno sempre essere inviati in formato elettronico all’Ufficio Segreteria;
p) la consultazione preliminare della stampa, o del caricamento on line, eventuale e su richiesta del
Comune;
L’impresa dovrà inoltre, in caso di pagamento di emolumenti arretrati dovuti a rinnovi contrattuali,
provvedere autonomamente ai calcoli delle voci stipendiali, delle voci connesse e delle somme
arretrate dovute ai dipendenti nel rispetto dei dati forniti in fase di start up.
2) Riepilogo voci stipendiali
L’impresa dovrà predisporre un prospetto analitico (totale e per singolo capitolo) con dettaglio oneri
riflessi a carico Ente suddivisi per competenza e residui, nel quale siano contenuti i riepiloghi:
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- per voce e/o tipologia di spesa (fisse e continuative, accessori, rimborsi, etc.);
- delle imposte (IRAP, IRPEF, addizionali etc.) e dei contributi a carico dell’ente e del dipendente, con
progressivo mensile e totale annuo;
- dei versamenti per i quali il Comune funge da tramite (es. trattenuta sindacale, cessione del quinto,
pignoramenti), con progressivo mensile e totale annuo;
- delle somme arretrate e dei relativi oneri e tasse suddivise per anno di competenza.
3) Contabilizzazione separata di compensi accessori e relativi oneri
L’impresa, nel caso di pagamento di compensi accessori, quali ad esempio gli straordinari effettuati in
occasione di attività elettorale, dovrà provvedere alla contabilizzazione separata di tali emolumenti e
dei relativi oneri ed IRAP.
4) Riepilogo contributi IRAP, INPS, INPDAP, IRPEF
Mensilmente, l’impresa dovrà elaborare un tabulato indicante i diversi contributi (totale e per singolo
capitolo) con dettaglio oneri riflessi a carico Ente.
5) Modello F24
L’impresa deve predisporre, secondo le disposizioni di legge e le relative scadenze il modello cartaceo
conforme allo schema ministeriale compilato nelle sezioni: INPS.
Il Comune provvede autonomamente alla trasmissione on-line.
6) Modello F24 Enti Pubblici
L’impresa deve predisporre, secondo le disposizioni di legge e le relative scadenze il modello cartaceo
con l’indicazione dei corretti codici tributo e codici ente, conforme allo schema ministeriale compilato
nelle sezioni: Erario, IRAP, regioni, altri tributi locali.
Il comune provvede autonomamente alla trasmissione on-line.
7) Contributi INPDAP
L’Impresa provvede all’elaborazione cartacea di un tabulato utile alla redazione dei mandati in favore
dell’INPDAP.
8) Tabulati vari:
L’impresa dovrà inoltre elaborare mensilmente:
Tabulato cessioni varie
Tabulato assicurazioni volontarie
Tabulato ritenute sindacali
Tabulato ricongiunzioni e riscatti
Articolo 8 - ELABORAZIONI PERIODICHE
L’impresa predispone ed elabora i dati e le statistiche richieste dalle leggi speciali in materia, dalle
leggi finanziarie e dalla normativa complementare, in riferimento agli adempimenti obbligatori per il
Comune. Oltre alle certificazioni di legge, da rilasciare ai dipendenti ed assimilati, l’impresa
predispone e mette a disposizione i dati richiesti anche da Enti esterni al Comune, quali, a titolo
esemplificativo, I.N.P.S., I.N.P.D.A.P.
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In particolare l’impresa effettua le seguenti prestazioni:
a) Elaborazione e stampa dei modelli CUD o certificazioni di legge
L’impresa deve predisporre, elaborare, creare ed inviare, secondo le disposizioni di legge e le relative
scadenze il modello che dovrà essere consegnato in formato cartaceo al Comune direttamente
imbustato, con evidenza del destinatario del documento, per la consegna ai destinatari per tutti i
soggetti di cui all’art. 1.
In caso di cessazione del rapporto di lavoro in corso di anno il modello suddetto dovrà essere
elaborato nel mese stesso di liquidazione delle competenze finali al dipendente.
L’impresa dovrà fornire anche i file in formato PDF contenenti la copia dei modelli Cud.
b) Elaborazione e invio del modello 770
L’impresa deve predisporre, elaborare, creare ed inviare, secondo le disposizioni di legge e le relative
scadenze, il file in formato ministeriale del modello 770 secondo la normativa vigente.
L’impresa dovrà consegnare al Comune la comunicazione, rilasciata dall’ente destinatario, che attesti
la ricezione del file.
L’impresa provvede all’importazione di dati o file provenienti da altre procedure informatiche ai fini
dell’elaborazione provvisoria, con possibilità di effettuare delle variazioni, e della successiva
elaborazione definitiva.
c) Imponibili Inail
L’impresa dovrà fornire, entro un mese dal termine di pagamento e secondo le disposizioni di legge, le
retribuzioni soggette ad INAIL distinte per posizione assicurativa INAIL su formato excel, che tengano
conto di assunzioni, cessazioni, eventuali passaggi di un lavoratore ad una nuova posizione durante
l’anno, per una corretta compilazione dell’autoliquidazione del premio INAIL.
d) Gestione I.R.A.P.
L’impresa predispone ed invia al Comune tutti i dati di propria competenza necessari per la
compilazione della dichiarazione IRAP annuale entro i termini di legge.
e) Gestione Pensioni e T.F.R.
L’impresa deve predisporre e mettere a disposizione del Comune, autonomamente all’atto della
cessazione dal servizio del lavoratore:
- I Modelli PA- 98.2 – 755, TFR1, TFR2, 350P, compilati come da indicazioni contenute nelle
circolari INPDAP;
- i modelli per la corresponsione dell’indennità di disoccupazione da parte dell’INPS;
L’impresa inoltre provvede alla predisposizione, se richiesta dal Comune, di ulteriori n. 1 pratica
previdenziali all’anno, in favore di personale in servizio o cessato, per le motivazioni richieste
dall’INPDAP. Il Comune provvederà, in caso di personale cessato, a fornire ogni dato necessario
all’elaborazione della pratica.
f) Elaborazione e stampa della denuncia INPS - EMens
L’impresa deve predisporre, elaborare, creare ed inviare, secondo le disposizioni di legge e le relative
scadenze il file della denuncia mensile INPS per ogni tipologia di lavoratori: ruolo, tempo determinato,
amministratori, collaboratori ed ogni altra figura per cui è prevista.
L’impresa dovrà consegnare al Comune la comunicazione, rilasciata dall’ente destinatario, che attesti
la ricezione del file.
g) Elaborazione e stampa della Denuncia Mensile Analitica INPDAP
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L’impresa deve predisporre, elaborare, creare ed inviare, secondo le disposizioni di legge e le relative
scadenze, il file in formato ministeriale per la denuncia mensile INPDAP.
L’impresa dovrà consegnare al Comune la comunicazione, rilasciata dall’Ente destinatario, che attesti
la ricezione del file.
h) Modello Dm 10/2
L’impresa deve predisporre, elaborare, creare ed inviare, secondo le disposizioni di legge e le relative
scadenze, il modello secondo i tracciati INPS.
L’impresa dovrà consegnare al Comune la comunicazione, rilasciata dall’Ente destinatario che attesti
la ricezione del file.
l) Tabulato annuale L. 68/99
L’impresa, previa richiesta del Comune, elabora un prospetto in formato excel con il dettaglio della
situazione occupazionale del Comune in relazione agli obblighi di riserva previsti dalla L.68/99, con
l’evidenza del personale in forza al 31 dicembre di ogni anno, suddiviso per categorie occupazionali
(dirigenti, impiegati e lavoratori part-time) ed elenchi nominativi come previsti dai modelli ministeriali.
l) Conto Annuale e Monitoraggio Trimestrale
L’impresa si impegna a predisporre, elaborare e mettere a disposizione del Comune i flussi per il
Conto Annuale e per il Monitoraggio Trimestrale della spesa del personale secondo quanto
attualmente disposto dal titolo V del D.Lgs. n. 165 del 30 marzo 2001 e normativa complementare,
con possibilità di estrarre report mensili di controllo entro i termini di legge.
Qualora la normativa lo richieda o consenta, l’impresa fornisce, entro lo stesso termine, un file,
contenente i dati necessari, da inviare o importare nella procedura predisposta dal Ministero
competente.
m) Riepilogo emolumenti dipendente
L’impresa, su richiesta del Comune, provvede ad elaborare e stampare un foglio riepilogativo per ogni
dipendente, con ogni voce suddivisa per anno di competenza, contenente:
- tutte le competenze retributive corrisposte allo stesso;
- tutte le ritenute del dipendente;
- i relativi imponibili fiscali e previdenziali;
- i relativi contributi a carico del Comune riferiti al dipendente stesso.
Per ogni dipendente dovrà essere possibile estrarre una scheda economica, contenente le variazioni
stipendiali conseguenti ad aumenti contrattuali, avanzamento di carriera, progressioni orizzontali,
verticali, etc.
n) Gestione bilancio del personale (allegato al personale)
L’impresa, previa richiesta del Comune, deve elaborare, mettere a disposizione e stampare tutti i dati
necessari per la predisposizione del bilancio di previsione, del consuntivo e del monitoraggio costante
della spesa di personale, anche in relazione alla riduzione programmata della spesa.
La procedura permette di tenere conto di tutte le voci fisse e continuative per ogni dipendente,
compresi i ratei di tredicesima, rapportate alla percentuale di lavoro per coloro che sono a tempo
parziale, degli oneri a carico dell’ente, della possibilità di inserire spese previsionali per nuovi
assunzioni di ruolo e non, dei futuri possibili collocamenti in quiescenza, aumenti contrattuali, per
centro di costo ed in forma aggregata.
La procedura tiene conto del fondo per il personale delle categoria di cui alla successiva lett.o).
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o) Gestione fondi retribuzione
L’impresa, previa richiesta del Comune, fornisce la situazione del fondo previsto dall’articolo 15 del
contratto collettivo nazionale di lavoro 1 aprile 1999, e di quello inerente la retribuzione di posizione e
risultato della dirigenza, conformemente alle vigenti normative contrattuali.
In particolare, stabilito l’importo totale dei due fondi, l’impresa fornisce le voci retributive erogate ai
dipendenti o ai dirigenti.
p) Dati previdenziali
L’impresa deve estrarre e rendere disponibili i dati riguardanti le voci fisse e continuative nonché le
voci accessorie, suddivise per anno di competenza, utili per la ricostruzione della carriera
previdenziale del dipendente (calcolo della pensione, riscatti, ricongiunzioni economiche).
q) Attività di supporto per il rendiconto elettorale
In occasione delle elezioni l’impresa provvederà ad inviare al Comune il riepilogo dettagliato della
spesa del personale utilizzato nell’attività elettorale unitamente al dettaglio dei relativi contributi.
Eventuale contabilizzazione separata delle retribuzioni di cui sopra è a carico dell’impresa.
r) Creazione di tabulati e supporti informatici
L’impresa si impegna ad effettuare, su richiesta del Comune, la creazione di tabulati e supporti
informatici riportanti varie combinazioni di dati (anche in relazione al codice rapporto di lavoro),
desunti dagli archivi storici e correnti con possibilità di estrazione e stampa anche su fogli elettronici
(xls) e l’estrazione di elenchi e riepiloghi, riferiti o a singole voci retributive o a più voci retributive
sommate fra loro.
Articolo 9 - GESTIONE DELLA DOTAZIONE ORGANICA
L’impresa dovrà mantenere continuamente aggiornata la dotazione organica del Comune in base ai
dati forniti da quest’ultimo; dovrà quindi essere sempre possibile controllare la struttura organizzativa
nei suoi aspetti principali:
Configurazione della struttura organizzativa del Comune e delle dotazioni (profili, qualifiche, posti
previsti);
Piano di assegnazione annuale e dei posti effettivamente ricoperti (causati da distacchi temporanei,
assegnazioni funzionali, trasferimenti, assunzioni e dimissioni).
I dati dovranno essere storicizzati e dovrà essere sempre possibile per il Comune consultare e
estrarre copia delle informazioni relative alla dotazione organica ad una determinata data.
L’impresa dovrà raccogliere e mantenere aggiornati i dati della carriera del dipendente (intendendo
con ciò il complesso degli eventi che caratterizzano la vita lavorativa del dipendente sia all’interno che
all’esterno dell’ente), in particolare:
inquadramento del dipendente (dati anagrafici, rapporti di lavoro, passaggi di profilo e qualifica,
sedi storiche);
mansioni superiori;
aspettative senza assegni;
stato matricolare;
invalidità.;
titoli di studio;
provvedimenti disciplinari;
proroghe;
anagrafica familiari;
annotazioni (es.: congedo di maternità, variazioni regime giuridico dipendente, ecc.,) ;
incarichi esterni o altre attività;
riscatti, ricongiunzioni, riconoscimenti;
stampa attestati di servizio;
stampa inquadramento del dipendente;
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stampe dei dati memorizzati;
liste dipendenti con selezioni e contenuto definibile di volta in volta.
Articolo 10 – ATTIVITÀ DI CONSULENZA
Il servizio di consulenza deve includere le attività di supporto e assistenza amministrativa al Comune
relativamente alla gestione economica del personale e al rapporto di lavoro in genere.
L’attività di consulenza potrà riguardare i seguenti ambiti:
Problematiche contrattuali, fiscali e/o previdenziali inerenti casistiche specifiche ed aspetti
particolare della realtà del Comune di Divignano;
Criticità gestionali in relazione a situazioni inerenti particolari tipologie di assunzioni e/o
collaborazioni e/o incarichi professionali e/o prestazioni occasionali;
Problematiche procedurali nell’ambito del contenzioso del lavoro;
Problematiche procedurali legate agli obblighi di riserva ai sensi della legge n.68/1999 gravanti sul
datore di lavoro per assunzioni obbligatorie;
Problematiche insorte nelle relazioni amministrative con gli Enti previdenziali ed assistenziali (si
precisa comunque che la gestione diretta dei rapporti con tali enti permarranno in capo al Comune
di Divignano).
Articolo 11 – PROGETTO “CEDOLINO ON LINE”
Il Comune intende avviare il progetto “Cedolino on line”, al fine di concorrere alla realizzazione
dell’obiettivo di ridurre il consumo di carta e la relativa spesa, nonché di semplificare il processo di
gestione delle paghe. Tale progetto consiste, sinteticamente, nel sostituire, anche progressivamente
(per tipologia di personale), la modalità di consegna cartacea dei cedolini con il loro caricamento e,
quindi, estrazione da parte degli amministratori e del personale su piattaforma Internet. A tal fine
l’impresa si impegna a mettere disposizione una sezione del proprio sito, riservata al Comune di
Divignano, tramite la quale gli amministratori e il personale del Comune possano accedere ai
documenti relativi ai loro compensi.
Il sistema, gestito dall’impresa, dovrà garantire la riservatezza e l’integrità dei dati e il rispetto della
disciplina in materia di trattamento dei dati personali, ai sensi, rispettivamente, del D.Lgs n.196/2003 e
del D.Lgs n.82/2005 (Codice dell’Amministrazione digitale) e delle relative norme attuative. Anche le
modalità di accesso ai cedolini dovranno, pertanto, garantire le medesime riservatezza ed integrità.
Il servizio dovrà consentire a ciascun amministratore ed a ciascun dipendente o collaboratore di
scaricare il proprio cedolino attraverso un’area del sito Internet dell’impresa riservata al Comune di
Divignano, tramite il rilascio di user id e password (in ossequio alla vigente normativa sulla privacy),
così eliminando la consegna materiale degli elaborati.
L’Ufficio Personale dovrà disporre e quindi poter accedere ad un unico file che contenga tutti i cedolini
degli stipendi, tramite password ed user id dedicate; detto file dovrà essere caricato dall’impresa sul
sito contestualmente ai cedolini dello stesso mese.
Le modalità di caricamento, accesso ed estrazione dei documenti saranno realizzate a cura
dell’impresa, previo accordo con il Centro Elaborazione Dati e l’Ufficio Personale del Comune. Il
sistema dovrà essere disponibile, totalmente o parzialmente, in base alle indicazioni che verranno
date dai suddetti uffici, dal mese di maggio 2009.
Articolo 12 – FASE TRANSITORIA DI CONCLUSIONE
Per “fase transitoria di conclusione” si intende la fase contrattuale che precede il termine di scadenza
del contratto. In questa fase (della durata di tre mesi) dovranno essere assicurate, oltre alle attività
previste nel presente capitolato speciale d’appalto, le attività volte a rendere possibile il subentro del
nuovo gestore; in particolare dovranno essere trasferiti tutti i dati elaborati dall’impresa nel corso
dell’appalto.
In tale fase, l’aggiudicatario dovrà garantire, oltre alla gestione ordinaria, le attività di seguito
specificate:
1. consegna di tutta la documentazione, debitamente aggiornata, alla nuova impresa;
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2. studio e pianificazione dettagliata del progetto di trasferimento di tutti i dati verso il software della
nuova impresa, dal momento in cui essa sarà nota;
3. preparazione di un primo scarico di prova;
4. rilevazione e correzione delle (eventuali) anomalie riscontrate;
5. preparazione ed esecuzione dello scarico definitivo.
La conclusione positiva della fase transitoria finale sarà attestata da apposito verbale sottoscritto, in
contraddittorio con l’impresa, dal responsabile della corretta esecuzione del contratto di cui al
successivo art. 23.
Articolo 13 - RESPONSABILE OPERATIVO DELL’IMPRESA
E' fatto obbligo all’impresa di nominare un responsabile del servizio avente i requisiti professionali
adeguati ed esperienza lavorativa nell'organizzazione del servizio, indicandone il nome e i requisiti
all’atto della stipulazione del contratto.
Il responsabile operativo sarà il referente unico dell’impresa per il Comune, e dovrà rapportarsi con il
responsabile comunale per la definizione del piano di start up del servizio.
Il responsabile operativo avrà inoltre il compito di intervenire, decidere, rispondere direttamente
riguardo ad eventuali problemi che dovessero sorgere relativamente a tutti i servizi previsti dal
presente capitolato speciale d’appalto.
Il responsabile operativo avrà inoltre il compito di coordinare le attività di gestione e di controllo dei
servizi richiesti. Sarà sua cura garantire l’applicazione delle procedure e delle metodologie concordate
e coordinare le attività di servizio pianificate.
Dovrà essere sempre reperibile dal responsabile dell’esecuzione del contratto di cu al successivo art.
23 nelle fasce orarie di lavoro dell’Ufficio Segreteria del Comune e dovrà garantire il corretto
andamento del servizio.
L’impresa dovrà individuare il sostituto, in caso di assenza del responsabile operativo, per fronteggiare
situazioni di emergenza.
TITOLO II - CLAUSOLE CONTRATTUALI
Articolo 14 – OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DELL’AGGIUDICATARIO
Il servizio deve essere eseguito a regola d’arte.
L’aggiudicatario è tenuto a rispettare tutte le vigenti leggi in materia contrattuale, fiscale, previdenziale
che attengono al servizio in oggetto e ad adeguarsi con immediatezza e, comunque, con congrua
tempestività, a tutte le modifiche e novità normative che dovessero subentrare nel corso di validità del
contratto.
Le eventuali modifiche del servizio necessariamente derivanti da quanto sopra devono essere
immediatamente comunicate al Comune di Divignano, il quale può chiedere, in relazione al subentro
di nuove norme, diverse modalità prestazionali.
L’aggiudicatario assume responsabilità piena e diretta in relazione al rispetto delle norme che
disciplinano la materia, nonché al corretto contenuto ed alla trasmissione dei documenti di cui agli
artt. 7, 8 e 9.
Il Comune ha pieno diritto di rivalsa sull’aggiudicatario, qualora dovesse essere assoggettato a
sanzione per ritardi, omissioni, errori di compilazione, trasmissione e quant’altro attiene al servizio, per
il solo fatto della sanzione irrogata ed a prescindere da ogni possibile giustificazione
dell’aggiudicatario.
In caso di errori nella modulistica che dovessero derivare da un non perfetto funzionamento delle
procedure, anche informatiche, poste in essere dall’aggiudicatario, sarà onere di quest’ultimo
l'immediato rifacimento della elaborazione errata.
L’aggiudicatario è altresì responsabile di ogni danno che potesse derivare all'Ente ed a terzi dal non
corretto adempimento del servizio assunto.
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Articolo 15 – PERSONALE ADDETTO
Per adempiere alle prestazioni oggetto del presente capitolato, l’aggiudicatario deve avvalersi di
personale, convenientemente esperto e formato, operante sotto la propria esclusiva responsabilità e
nel rispetto della normativa, anche fiscale e previdenziale, sui rapporti di lavoro a qualunque titolo in
essere tra l’aggiudicatario e il personale di cui si avvale.
In caso di inadempienza da parte dell’aggiudicatario, si applicheranno le disposizioni di cui ai
successivi artt. 19 e 20.
Il personale addetto ai servizi dovrà essere adeguato per numero e qualificazione professionale alle
esigenze del Comune.
Articolo 16 – PAGAMENTI E FATTURAZIONI
Il corrispettivo dovuto dal Comune è corrisposto mediante fatture con cadenza mensile posticipata.
Dette fatture dovranno essere intestate ed inviate a: "COMUNE DI DIVIGNANO – Ufficio Segreteria,
via Francesco Costa, 6 – 28010 Divignano (NO);
L’Aggiudicatario deve comunicare al Comune, prima della stipulazione del contratto, gli estremi del
conto corrente, codice IBAN, intestazione ed agenzia su cui accreditare il corrispettivo contrattuale.
La cessazione e la decadenza dall'incarico dell'Istituto di credito designato, per qualsiasi causa
avvenga ed anche qualora ne sia fatta pubblicazione nei modi di legge, deve essere tempestivamente
notificata al Comune, il quale non assume alcuna responsabilità per i pagamenti eseguiti a Istituto non
più autorizzato a riscuotere.
Il Comune provvede ai pagamenti a mezzo mandato esigibile presso la propria Tesoreria, entro 90
giorni dalla data di ricevimento delle suddette fatture, comprovata dall'apposizione del timbro a
calendario sulle fatture stesse. Le eventuali spese di bonifico sono a carico dell’impresa.
Il ritardato pagamento della fattura determina il diritto alla corresponsione degli interessi moratori
calcolati sulla base del tasso medio Euribor a tre mesi, come rilevato da “Il Sole-24Ore”, relativo al
periodo di ritardato pagamento.
Eventuali rilievi e contestazioni concernenti le modalità di fatturazione ovvero la regolare esecuzione
del servizio, notificati all’Aggiudicatario a mezzo raccomandata AR, telefax o e-mail, determinano la
sospensione del termine di pagamento di cui al precedente comma 4, relativamente alla/e fattura/e
contestata/e, fatta salva la facoltà del Comune di avvalersi della disposizione di cui ai successivi artt.
19 e 20.
La sospensione del termine di pagamento delle fatture si intenderà cessata a decorrere dalla data
della dichiarazione del Responsabile dell’esecuzione del contratto, attestante l’avvenuto adempimento
da parte dell’Aggiudicatario.
Articolo 17 - PENALI
A tutela degli adempimenti contrattuali descritti nel presente capitolato, l’Amministrazione Comunale si
riserva di applicare penali, che saranno precedute da regolare contestazione di addebito entro 48 ore
dal verificarsi del fatto o dal momento in cui l’Amministrazione Comunale ne sia venuta a conoscenza.
All’aggiudicatario sarà assegnato un termine non inferiore a 5 giorni lavorativi, decorrenti dal
ricevimento della contestazione, per presentare le proprie controdeduzioni.
Trascorso tale termine senza che l’aggiudicatario abbia presentato le proprie difese, o qualora
l’Amministrazione le ritenga, a propria discrezione, non accoglibili, si provvederà all’applicazione della
penale.
L’applicazione delle penali non impedisce il risarcimento di eventuali maggiori somme che
l’Amministrazione dovesse eventualmente sostenere durante la gestione per fatto dell’appaltatore a
causa di inadempimento o cattiva esecuzione dell’appalto.
L’entità delle penali è così stabilita:
- euro 25,00 al giorno per ogni ritardo relativo alle prestazioni a periodicità mensile sopra
descritte;
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-
da 50,00 a 100,00 euro, a discrezione del Comune, per ciascun errore nell’elaborazione dei
compensi di cui all’art. 1;
da 50,00 a 100,00 euro, a discrezione del Comune, per ciascun errore nell’elaborazione dei
modelli contributivi e fiscali di cui all’art. 7;
euro 150,00 per ritardi o errori nell’elaborazione dei servizi periodici di cui all’art. 8
euro 250,00 per ciascuna violazione della normativa, anche fiscale e previdenziale, sui rapporti
di lavoro a qualunque titolo in essere tra l’aggiudicatario e il personale di cui si avvale.
Articolo 18 - INADEMPIMENTI CONTRATTUALI E RISOLUZIONE DEL CONTRATTO
Ogni inadempienza agli obblighi contrattuali sarà specificamente contestata all’aggiudicatario dal
Responsabile dell'esecuzione del contratto a mezzo di comunicazione scritta, inoltrata anche per
telefax, in cui faranno fede esclusivamente la data e ora di trasmissione del Comune, inoltrata al
domicilio eletto dall’aggiudicatario; entro 5 giorni lavorativi idalla data della suddetta comunicazione
l’aggiudicatario può presentare eventuali osservazioni. Decorso il suddetto termine il Comune, qualora
non riceva giustificazioni oppure, ricevutele, non le ritenga valide, applicherà le penali di cui al
precedente art. 17, o comunque adotterà le determinazioni ritenute più opportune, compresa la
risoluzione del contratto ai sensi dell’art. 1453 c.c.
Il Comune ha, inoltre, la facoltà di risolvere il contratto, ai sensi dell'art. 1456 del Codice Civile, nei
seguenti casi:
a) frode nella esecuzione del servizio;
b) inadempimento alle disposizioni del Responsabile dell'esecuzione del servizio riguardanti i tempi
di esecuzione del servizio e l'eliminazione di vizi ed irregolarità;
c) applicazione di n.3 (tre) penalità di cui al precedente art. 17;
d) cessione dell’Azienda, per cessione ramo di attività, oppure nel caso di concordato preventivo, di
fallimento, di stato di moratoria e di conseguenti atti di sequestro o di pignoramento a carico del
broker;
e) subappalto al di fuori dei casi espressamente consentiti dalla legislazione vigente;
f) violazione della vigente normativa antimafia;
g) qualora l'aggiudicatario non risulti possedere i requisiti richiesti ai fini della partecipazione alla
gara;
h) inadempienza accertata alle disposizioni normative in materia di rapporto di lavoro, di previdenza
ed assistenza sociale;
i) reiterate e gravi violazioni delle norme di legge, di regolamento e delle clausole contrattuali, tali da
compromettere la qualità, la regolarità e la continuità del servizio. In tal caso il contratto si
intenderà automaticamente risolto quando siano decorsi inutilmente 10 giorni dalla preventiva
diffida ad adempiere formulata dal Comune.
Ove si verifichino deficienze e inadempienze tali da incidere sulla regolarità e continuità del servizio, il
Comune può provvedere d'ufficio ad assicurare direttamente, a spese dell’Appaltatore, il regolare
funzionamento del servizio.
Qualora si addivenga alla risoluzione del contratto, l’operatore economico, oltre al pagamento delle
eventuali penali, è tenuto al rigoroso risarcimento di tutti i danni, diretti ed indiretti, ed alla
corresponsione delle maggiori spese che il Comune dovrà sostenere per il rimanente periodo
contrattuale.
Il Comune si riserva, inoltre, il diritto al risarcimento dei danni subiti a causa di negligenze, errori
professionali e infedeltà dei dipendenti e collaboratori dell’Impresa.
L’Appaltatore può chiedere la risoluzione del contratto in caso di sopravvenuta impossibilità ad
eseguire la prestazione per causa non imputabile allo stesso, secondo le disposizioni del Codice
Civile (art. 1463 c.c.).
Articolo 19 - RECESSO
Il Comune può recedere dal contratto nei seguenti casi non imputabili all’impresa:
- per motivi di pubblico interesse;
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- in qualsiasi momento dell’esecuzione, avvalendosi delle facoltà concesse dal Codice Civile ed in
particolare dell’art. 1464 c.c.
L’aggiudicatario è tenuto all’accettazione in qualsiasi momento del recesso unilaterale dal contratto,
salvo l’obbligo del preavviso di almeno 60 giorni naturali e consecutivi, qualora il Comune intenda
provvedere diversamente in merito all’esecuzione, totale o parziale, del servizio assegnato.
Il Comune è in ogni caso esonerato dalla corresponsione di qualsiasi indennizzo o risarcimento.
Articolo 20 - CESSIONE E SUBAPPALTO
L’appaltatore è tenuto ad eseguire in proprio il servizio oggetto dell’appalto.
E' assolutamente vietata, sotto pena di immediata risoluzione del contratto per colpa dell’appaltatore e
del risarcimento di ogni danno e spese del Comune, la cessione totale o parziale del contratto, salvo
quanto previsto dall’art. 116 D. Lgs. 12.04.2006 n. 163 e s.m.i..
Articolo 21 - RESPONSABILE DELL’ESECUZIONE DEL CONTRATTO
Il Responsabile dell'esecuzione del contratto è il Responsabile del Servizio Area SegreteriaAmministrazione-Personale del Comune di Divignano.
Il Responsabile dell’esecuzione del contratto comunica all'aggiudicatario ogni dato relativo
all'esecuzione del servizio, sovrintende e vigila sull'osservanza delle prescrizioni contrattuali
adottando le misure coercitive eventualmente necessarie, compresa l’applicazione delle penali.
Il Responsabile della corretta esecuzione del contratto è il referente del gestore per ogni questione
relativa alla gestione del servizio. Egli, inoltre rilascia, su richiesta dell’appaltatore, l’attestazione degli
stati di avanzamento del servizio anche ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 113 co 3 D.lgs. 163/2006.
Articolo 22 – PROPRIETA’ DEI DATI
Tutti i dati e le informazioni relativi al Comune di Divignano, al personale – dipendente e non – che
presta a qualunque titolo attività lavorativa presso l’ente, compresi gli Amministratori, sono di proprietà
del Comune.
L’aggiudicatario si impegna ad utilizzarli esclusivamente per le finalità del presente contratto, a non
cederli a terzi e a restituirli al Comune allo scadere del contratto,.
Articolo 23 - TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
L’aggiudicatario è responsabile del trattamento dei dati personali del Comune dei quali venga
eventualmente a conoscenza nel corso dell'esecuzione del presente contratto ai sensi e per gli effetti
del D. Lgs. 30.06.2003 n. 196. Tali dati quindi potranno essere utilizzati esclusivamente per le finalità
strettamente connesse all'esecuzione del presente contratto.
L’aggiudicatario si impegna a comunicare al Comune i nominativi dei soggetti incaricati del
trattamento dei dati personali prima della stipula del contratto.
Articolo 24 - SPESE
Tutte le spese e gli oneri fiscali inerenti al contratto, comprese le imposte di bollo e di registrazione,
sono a carico dell'aggiudicatario.
Articolo 25 - FORO COMPETENTE
Per tutte le controversie comunque attinenti all'interpretazione o all'esecuzione del contratto, è stabilita
la competenza esclusiva del Foro di Novara.
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