- Quaderno Elettronico

Windent
Servizio SMS
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ATTIVAZIONE SERVIZIO E INVIO SMS
Per poter inviare gli SMS attraverso il programma, è necessario attivare il servizio telefonando alla
Quaderno Elettronico, comunicando:
- il vostro Codice di Licenza.
- uno o due indirizzi e-mail dai quali spedirete le richieste SMS.
Con questo servizio, trarremo vantaggio in:
Velocità di comunicazione;
Costi sostenuti;
Risparmio di tempo.
Inviando gli SMS attraverso il Quaderno Elettronico infatti, potremo contattare i pazienti quasi in tempo
reale.
Il costo di un SMS è molto inferiore rispetto all’invio di una lettera affrancata o di una telefonata.
Stampare le lettere, chiuderle ed affrancarle oppure telefonare al paziente, costringendo la segretaria ad
attendere al telefono una sua risposta, sono operazioni molto più lunghe e sicuramente più costose da
effettuare in confronto all’invio di un SMS.
L’invio degli SMS mediante il quaderno elettronico, si suddivide in 2 fasi distinte:
1.Raccolta delle informazioni per l’invio
2.Invio delle informazioni al Centro Servizi
Nella prima fase, vengono raccolte le informazioni relative ai numeri di telefono da contattare.
Viene quindi creata una vera e propria lista di numeri e messaggi, che ritroveremo durante la seconda
fase.
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Raccolta delle Informazioni per l’Invio
La compilazione della lista dei messaggi da inviare con il quaderno elettronico è molto semplice e la sua
generazione è distribuita un po’ ovunque all'interno del programma.
Dall’Agenda
È possibile inviare SMS ai pazienti che hanno già degli appuntamenti inseriti in agenda.
Per accedere a questa funzionalità, entrare in agenda e premere il pulsante “Esplodi” sulla destra.
Selezionando la voce Invia SMS, diremo al programma di inserire nella lista di invio, tutti i nominativi che
hanno fissato un appuntamento per un particolare giorno (il giorno di riferimento è quello inserito
nell’apposita area sotto i bottoni Ok e Annulla, e, per default, è domani).
È possibile inserire nella lista tutti i nominativi, oppure scegliere di immettere Solo gli appuntamenti per i
quali è stata attivata l’opzione “@ da Ricordare”, o i pazienti con più di un certo numero di appuntamenti
saltati. Premendo sul tasto “Ok”, quaderno inserirà nella lista di invio, numero di cellulare e relativo
messaggio, per ogni paziente trovato.
Alla fine di questo processo, verrà chiesto se stampare la lista di riepilogo degli SMS:
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Grazie a questa stampa visualizzeremo i pazienti ai quali non è stato possibile inviare SMS, per
mancanza del numero di cellulare.
Dalla Gestione Richiami
Nella finestra di stampa, è stata aggiunta la possibilità di inviare alla lista scelta (ovvero a tutti i pazienti
con richiamo, a quelli evidenziati o a quelli selezionati), degli SMS:
Anche in questo caso, alla conferma (tasto Stampante), il quaderno elaborerà le informazioni dei
pazienti per cercare i numeri di cellulare ed inserirli quindi nella nostra lista di invio SMS.
Come già visto per l’agenda, potremo stampare il Riepilogo degli SMS inviati.
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Dal Quaderno Pazienti
Dal quaderno pazienti, potremo inviare SMS attraverso l’opzione Multiscelta. Per accedervi, premere sul
pulsante Stampa, quindi selezionare la linguetta Stampe di LISTA.
Premendo il pulsante con i 3 puntini posto di fianco all’opzione Multiscelta, apriremo una finestra per
ricercare i pazienti desiderati (le opzioni sono molte e di argomenti diversi; possiamo ad esempio
scegliere tutti i pazienti, quelli dalla A alla B, gli insoluti, quelli che non hanno appuntamenti futuri in
agenda o che non tornano in studio da più di 3 mesi, ecc.…).
Una volta confermate le opzioni dentro la Multiscelta, sarà necessario impostare il Formato (in basso a
sinistra) su “Invia SMS”.
Premere sul pulsante “Quaderno”, quindi confermare l’invio mediante “Stampa”: apparirà una finestra,
all’interno della quale potremo scrivere il testo del messaggio, oppure riportare una delle frasi impostate
dal tasto “Scegli”:
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Premuto il tasto “OK”, il quaderno ricercherà, come per i casi precedenti, i numeri di cellulare dei pazienti
scelti e li inserirà nella lista (avremo comunque la possibilità di stampare il riepilogo degli invii).
L'invio degli SMS non avverrà immediatamente, ma solo in un secondo momento (da una finestra che
illustreremo nel paragrafo 1.2).
Attenzione! È possibile inviare SMS solo a numeri di cellulare ITALIANI.
Invio di un solo SMS
Sarà possibile inviare un SMS ad un solo paziente, ad un elemento della rubrica, ad un fornitore, o
ad un numero generico. Premendo F1 da tastiera o facendo click sul pulsante “Quaderno
Communicator”, comparirà una finestra che, in automatico, rileggerà le informazioni della
registrazione selezionata (cellulare, e-mail, altri numeri telefonici, …).
Potremo inserire manualmente il numero di cellulare a cui spedire il messaggio; questo, diventerà quindi
inviabile a chiunque (alla figlia, al marito, all’amico), anche a coloro che non sono pazienti del
Quaderno Elettronico.
Attraverso il pulsante “Scegli Messaggio” apriremo un libretto con frasi precompilate.
Premendo sul pulsante “Aggiungi alla Lista”, andremo ad accodare questo SMS nella lista di invio.
Premendo sul pulsante in alto a destra “INVIO SMS”, inoltreremo la lista alla finestra descritta nel
paragrafo 1.2.
Invio delle Informazioni al Centro Servizi
Per spedire la lista dei messaggi al centro servizi, che si occuperà dello smistamento e del relativo invio,
premere sul pulsante “INVIO Richiesta”.
(Qualora al momento della chiusura del quaderno elettronico, vi siano ancora messaggi da spedire, la
finestra di invio si aprirà automaticamente)
Attenzione! In caso di utilizzo in rete, la lista dei messaggi sarà condivisa.
Ogni computer, oltre ad inserire sms nella lista, potrà, all’uscita del programma, inviare la richiesta:
ricordatevi di fare quest'operazione solamente da un PC.
Attenzione! Per inviare la lista al centro servizi sarà necessario utilizzare un computer connesso ad
internet (potrà essere usato qualsiasi computer, anche se se non provvisto di Quaderno Elettronico).
Sul PC in questione, sarà necessario configurare Outlook Express, ed impostare l’indirizzo comunicato al
Centro Servizi come predefinito.
Per configurare l’account, seguire le istruzioni riportate nel paragrafo 1.3 oppure consultare il tecnico dei
computer.
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La finestra che ci premette di inviare la lista al Centro Servizi si presenterà così:
Da qui potremo rimuovere numeri e messaggi inseriti e inviare la richiesta mediante l’apposito pulsante.
Se il computer è connesso ad internet ed il programma di posta elettronica è configurato in modo
corretto, la richiesta partirà automaticamente.
Se, per alcune ragioni, la connessione ad internet è disattivata, la lista di invio non verrà spedita al
Centro Servizi, ma resterà all’interno del programma di posta elettronica (Posta in Uscita).
In questo caso, dovrete aprire tale programma e provvedere manualmente alla spedizione (premendo il
pulsate Invia/Ricevi una volta riattivata la connessione).
Se lo studio non è dotato di connessione ad internet, potrete salvare la lista dei messaggi su un
dispositivo usb, per poterla inviare da un computer predisposto (per esempio da casa o da un altro
studio). Cliccando sul bottone “Sposta in ...”, salveremo il file “SMSPIXEL.PIX” (che contiene tutte le
richieste effettuate) in una cartella a nostro piacimento.
Per recapitare la lista dei messaggi al Centro Servizi, sarà necessario inviare una e-mail con allegato il
suddetto documento all’indirizzo di posta elettronica [email protected].
Attenzione! L’invio dei messaggi al centro servizi deve essere effettuato da almeno uno dei due indirizzi
e-mail comunicati precedentemente.
Configurare Outlook Express
La configurazione di un programma di posta elettronica prevede una certa competenza tecnica.
Se non siete in grado di configurare il programma da soli, contattate il vostro tecnico dei computer.
Per impostare l'indirizzo di posta elettronica è necessario essere in possesso delle seguenti informazioni:
Indirizzo di posta elettronica (es. [email protected])
Password di accesso alla casella di posta
Server di posta in ingresso POP3 (es. pop3.quadernoelettronico.it)
Server di posta in uscita SMTP (es. smtp.quadernoelettronico.it)
L’indirizzo di posta elettronica, deve essere quello comunicato a Quaderno Elettronico al
momento dell’attivazione del servizio SMS.
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1. Aprire Outlook Express e, dal menu in alto, scegliere la voce 'Strumenti'.
Fare click su 'Account'.
Scegliere 'Aggiungi' - 'Posta elettronica'.
2. Inserire i propri dati (Nome e Cognome o alias).
Fare click su 'Avanti'.
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3. Nel campo “Server posta in arrivo” inserire il POP3 del server di posta e nel campo “Server posta in
uscita” inserire l'SMTP del vostro provider Internet
4. Nei due campi successivi inserire il proprio nome account per esteso e la propria password:
Fare click su 'Avanti'.
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5. Per salvare tutte le informazioni appena inserite e completare la configurazione dell'account, scegliere
'Fine'.
6. Nel caso in cui sul programma di posta elettronica siano state già configurate altre caselle, sarà
necessario impostare come “Predefinito” quella appena creata.
Per fare ciò, selezionare tale casella e premere il pulsante Predefinito.
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