ASSISTENTI AMMINISTRATIVI ORARIO E CARICO DI LAVORO

ASSISTENTI AMMINISTRATIVI
ORARIO E CARICO DI LAVORO
Nell’affidare i compiti al personale assistente amministrativo si è tenuto conto della continuità e
della professionalità specifica acquisita nel tempo dalle singole unità.
Non sembra superfluo ricordare che comunque in momenti di grave difficoltà sia per maggiori
carichi di lavoro o per assenza del personale, ognuno è chiamato a svolgere i compiti connessi al
proprio profilo, indipendentemente dal settore di lavoro affidato ma comunque secondo le direttive
impartite dal Direttore Amministrativo.
Tale onere darà diritto di accesso al Fondo di Istituto con modalità da definire in sede di
Contrattazione Integrativa.
L’eccedenza giornaliera del servizio che comporti monetizzazione o recuperi dovrà essere di volta
in volta autorizzata dal DS su proposta del DSGA soprattutto in concomitanza con operazioni di
scrutinio ed esame o per complessi adempimenti di spettanza dell’ufficio amministrativo.
L’orario di lavoro individuale, peraltro concordato con le singole unità, rispetta pienamente le
esigenze degli uffici amministrativi e didattici aperti dalle ore 7,45 alle ore 14,30
La struttura oraria prevista consente infatti di:
-ricevere le comunicazioni delle assenze del personale in anticipo rispetto all’inizio delle attività
scolastiche in modo da poter predisporre il piano delle sostituzioni;
- monitorare le attività del TP in modo particolare la gestione della mensa.
Disposizioni di carattere organizzativo:
Nell’ambito delle varie aree assegnate tutti gli assistenti provvedono autonomamente
all’organizzazione e gestione amministrativa di tutti gli atti di ufficio, al trattamento e alla gestione
informatizzata in ambiente di sicurezza dei dati trattati. Ove strettamente richiesto, trasmettono in
modalità cartacea gli atti (di regola deve avvenire per via telematica).
L’attività amministrativa di ogni area è da intendersi come attività funzionale e di supporto alla
didattica e pertanto tutti gli assistenti partecipano e concorrono alla realizzazione del POF.
La segreteria per complessità e quantità di lavoro deve essere messa in condizione di poter lavorare
con la necessaria integrità, concentrazione e tranquillità.
L’uso dei videoterminali e della postazione di lavoro deve essere conforme alla normativa vigente
in materia di sicurezza e salute in ambiente di lavoro e riassunta nelle seguenti raccomandazioni:
ogni due ore continuative ed ininterrotte di lavoro di fronte ad un monitor è obbligatorio osservare
un quarto d’ora di interruzione che verrà utilizzato in altri compiti (es.. archiviazione).
Non è ammesso l’utilizzo di alcun bene, strumento o postazione informatica presente nell’istituto
per finalità diverse da quelle che possono ritenersi ammissibili per l’espletamento dei compiti del
proprio ambito lavorativo.
Sarà fatto rispettare rigorosamente l’orario di ricevimento mediante appositi cartelli; docenti, ata,
genitori ed alunni sono invitati al rispetto della regola: le eventuali urgenze o deroghe saranno
valutate di volta in volta.
In assenza del DSGA si opererà nel modo seguente :
nell’impossibilità di ricorrere ad unità beneficiarie dell’art.2 della sequenza contrattuale 25.7.2008
si potrà ipotizzare una sostituzione a rotazione o per anzianità di servizio accedendo al compenso di
1/360mo della quota variabile di indennità di direzione per ogni giorno di assenza del DSGA.
In caso di rifiuto è applicabile l’art. 57 del CCNL 29.11.2007 (collaborazioni plurime ATA) previo
accordo con altra istituzione scolastica.
Ad esito negativo sarà cura del DS comunicare la circostanza all’Ufficio Scolastico Territoriale.
Direttive organizzative quotidiane:
Comunicazioni telefoniche:
l’interlocutore telefonico deve essere invitato, ove possibile, ad utilizzare la posta elettronica
istituzionale, sarà cura della segreteria inoltrare la mail al referente o ai referenti a seconda
dell’argomento trattato.
La durata delle telefonate deve essere essenziale. Non si accettano telefonate riguardanti proposte
commerciali, finanziarie, didattiche o formative o da parte di associazioni, enti anche se finalizzate
a scopi benefici. A costoro dovrà essere fornito indirizzo mail istituzionale: sarà data eventuale
risposta da parte dei referenti solo se come scuola ci sarà una manifestazione di interesse. Nessuno,
a parte gli interlocutori istituzionali, potrà pretendere una risposta da parte della scuola.
In vista di eventuali controlli da parte dell’Amministrazione Comunale e della Provincia sarà tenuto
un registro di tutte le chiamate effettuate in uscita.
Posta elettronica:
In osservanza dell’attuale stringente normativa vigente che impone a tutti i livelli la
dematerializzazione, si dispone di utilizzare la stampante esclusivamente per la posta strettamente
indispensabile.
Successivamente la posta sarà visionata dal DS con esclusione di:
- richieste di fascicoli personali, aggiornamenti individuali delle graduatorie d’istituto, curricula per
messa a disposizione per i quali sarà costituita apposita cartella da visionare in caso d’uso.
A posta ricevuta, il DSGA siglerà gli atti di propria ed esclusiva competenza che verranno a Lui
restituiti dopo l’apposizione del protocollo.
L’unità addetta procederà alla distribuzione della posta ricevuta ai colleghi assistenti per gli
adempimenti richiesti nell’ambito dei compiti individuali assegnati.
Si precisa che la posta protocollata costituisce ed incrementa le dimensioni dell’Archivio
dell’istituto, sottoposto alla vigilanza del Ministero dei Beni Culturali. Le pratiche per ottenere lo
scarto d’archivio sono lunghe ed impegnative e pertanto si dispone di scaricare / stampare la sola
posta istituzionale (tutta la Pubblica Amministrazione, Enti Locali, Provincie, Regioni, Comuni,
ASL ecc..).
La posta proveniente dai Sindacati verrà resa nota ai rappresentanti e agli interessati in una apposita
cartella ubicata all’ingresso antistante la segreteria amministrativa. I rappresentanti sindacali
presenti nell’istituzione adotteranno i relativi provvedimenti per ulteriori comunicazioni.
Deve essere solo visualizzata a monitor e non deve essere né scaricata, né stampata, né protocollata
la posta inviata da coloro i quali adoperano la pubblicità ingannevole o camuffata da proposte
didattiche per reclamizzare o sponsorizzare prodotti addirittura sotto forma di richieste di
adempimenti normativi e amministrativi.
Saranno accettate solo proposte per le quali l’istituzione ha richiesto specifico preventivo o indetto
gara.
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Indossare obbligatoriamente il tesserino di riconoscimento per tutta la durata del servizio
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Il superamento della trattazione cartacea delle pratiche amministrative e la
dematerializzazione costituisce obbligo di servizio.
PRIVACY : Normativa sulla custodia dei dati personali
La normativa sulla privacy (DL n. 196/2003) prescrive che i dati personali, una volta acquisiti dal
soggetto richiedente, vengano custoditi in modo riservato senza poter essere resi pubblici, se non a
seguito di espressa autorizzazione da parte di coloro ai quali appartengono o per fini esclusivamente
istituzionali.
Ciò premesso tutti i dati acquisiti da parte del personale ATA non possono essere pubblicizzati
ovvero forniti a soggetti estranei richiedenti.
In relazione a tale obbligo i dati individuali attualmente in possesso della nostra istituzione
scolastica dovranno essere acquisiti e custoditi con le dovute garanzie in modo da evitarne la
diffusione. Si raccomanda inoltre la massima cura nell’evitare comportamenti che possano
provocare una diffusione involontaria dei dati.
Orario di lavoro individuale:
Baffetti Emilia:
Biti Marinella:
Cavallari Carmela:
Ciucci Anita:
Grilli Giuseppa:
8,00 - 14,00
7,45 - 13,45
8,00 - 14,00
8,00 - 14,00
8,00 - 14,00
Gli orari individuali durante la sospensione delle lezioni e nel periodo estivo saranno tutti
uniformati al seguente orario : 8,00 - 14,00
Nel giorno di mercoledì gli uffici saranno aperti all’utenza dalle ore 15,00 alle ore 18,00.
Gli assistenti, a rotazione, effettueranno un orario di servizio pomeridiano così strutturato:
12,00 - 18,00
Per assicurare servizio nei giorni in cui è previsto il Tempo prolungato l’ ass.te che effettua il TP
del mercoledì, nei giorni di lunedì e venerdì presterà il seguente orario antimeridiano: 8,30 - 14,30.
CARICHI DI LAVORO
SEGRETERIA DIDATTICA : CIUCCI e GRILLI
Nell’ambito dell’organizzazione dei servizi di segreteria viene affidata la gestione “ALUNNI “ .
Non si ritiene necessario distinguere la gestione in base alla tipologia degli alunni in quanto il
settore prevede interazione e visione sintetica dei dati.
Una suddivisione di massima dovrà comunque essere concordata tra le 2 assistenti e portata a
conoscenza del DSGA.
Compiti comuni
Iscrizione degli alunni ( compresa la verifica dei documenti relativi all’iscrizione degli allievi
diversamente abili e stranieri ); verifica della documentazione
- Controllo assenze
- Verifica dell’obbligo scolastico
- Trasferimento degli alunni ad altre scuole (rilascio nulla-osta e trasmissione fascicolo)
- Rilascio certificazioni e dichiarazioni relative agli alunni
- Tenuta e aggiornamento dei fascicoli personali
- Operazioni connesse alla tenuta del registro elettronico dei docenti
- Gestione scrutini e stampa tabelloni e schede
- Gestione operazioni connesse agli esami e relativa stampa diplomi
- Gestione statistiche e monitoraggi riguardanti il settore
- Gestione procedura per l’adozione libri di testo
- Tenuta registri (diplomi, scarico e carico diplomi, registro certificati alunni)
- Aggiornamento del sistema informatico di tutti i dati inerenti la carriera dell’allievo
- Comunicare o inviare all’ass.te preposta Cavallari tutti gli atti di propria produzione da
pubblicare all’albo informatico della scuola .
Compiti individuali
CIUCCI ANITA incarico a TD
- Gestione giornaliera dati mensa secondo le direttive dell’Amministrazione Comunale
- Copiatura atti prodotti dal DSGA
…………………….
GRILLI GIUSEPPA
- Predisposizione documenti relativi alle denunce infortuni e resp. civile alunni e docenti con tenuta
aggiornata del registro obbligatorio.
- Aggiornamenti periodici programmi
- Trasmissione Mod. F24
- Organi collegiali (predisposizione di tutti gli atti inerenti le elezioni)
……………
Nell’espletamento dei compiti assegnati le unità dovranno osservare le seguenti istruzioni
operative:
- tutti i documenti elaborati debbono essere controllati nella forma e nei contenuti e siglati
- le denuncie di infortunio, dovranno rispettare le modalità e la tempistica previste dalla normativa
vigente INAIL e dal contratto di polizza stipulato con AMBIENTE SCUOLA.
- la modulistica distribuita agli alunni, ai genitori e all’utenza tutta deve essere tenuta
costantemente aggiornata.
- attenta lettura ed analisi di leggi, decreti, circolari riguardanti materie inerenti il settore affidato
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SEGRETERIA AMMINISTRATIVA : BAFFETTI, BITI, CAVALLARI
BAFFETTI EMILIA
Nell’ambito del settore gestione “Personale“ vengono affidati i seguenti compiti:
- Gestione giuridico-amministrativa del personale docente ed ata:
- Ricostruzioni di carriera (con supporto dell’ass.te Biti)
- Redazione certificati di servizio e dichiarazioni richieste dal personale
- Tenuta e aggiornamento fascicoli
- Aggiornamento a sistema di tutti i dati contabili e personali
- Richiesta e trasmissione notizie del personale
- Gestione assenze del personale e relativa emissione dei decreti
- Orario docenti e ata: controllo firme giornaliere
- Gestione sostituzioni brevi docenti assenti secondo le direttive del Dirigente
- Comunicare o inviare all’assistente preposta Cavallari tutti gli atti di propria produzione da
collocare all’albo informatico della scuola.
BITI MARINELLA
- Produzione graduatorie d’Istituto DOCENTI ed ATA e relativi procedimenti di individuazione
personale per incarichi a TD.
- Graduatoria interna d’istituto Docenti e ATA ed individuazione soprannumerari
- Diretta collaborazione con l’ass.te Baffetti nelle ricostruzioni di carriera e nella stipula dei
contratti
- Diretta collaborazione con l’ass.te Grilli durante la gestione dello scrutinio elettronico e degli
esami di stato nei due ordini di scuola secondaria.
CAVALLARI CARMELA
- Scarico posta elettronica
- Protocollo informatico
- Posta in uscita
- Cura e firma degli atti da parte del DS: la cartella, unitamente alla posta ricevuta dovrà essere
portata quotidianamente nell’ufficio di presidenza alle ore 12,00
- Diretta collaborazione con il Dirigente Scolastico per tutte le comunicazioni interne ed esterne
- Rapporti con Enti esterni: Provincia e Comune
-Tenuta del Sito della scuola e aggiornamento per argomenti di competenza e per gli atti trasmessi
o comunicati dagli Ass.ti Amm.vi.
Nell’espletamento dei compiti assegnati le 3 unità dovranno osservare quanto segue:
-attenta lettura ed analisi di normative inerenti i compiti affidati
-tutti i documenti prodotti debbono essere controllati nella forma e nei contenuti e siglati
-aggiornamento della modulistica.
Tutti gli assistenti amministrativi sono tenuti all’applicazione delle norme sulla
semplificazione amministrativa (autocertificazioni, imposta di bollo ecc…) e sui processi di
dematerializzazione.