2. Descrizione del problema
Transcript
2. Descrizione del problema
Trasformare i problemi in soluzioni Milano, 18 gennaio 2010 Università Carlo Cattaneo - LIUC Obiettivi del corso ¾ Far conoscere diversi possibili approcci al problem solving. ¾ Sviluppare la capacità di diagnosi a fronte di situazioni problematiche. ¾ Fornire una metodologia per l’analisi delle situazioni, rendendo espliciti e razionali i processi di risoluzione dei problemi. ¾ Presentare e utilizzare strumenti utili a migliorare l’approccio al problema ed alla decisione. Università Carlo Cattaneo - LIUC Un problema è … Università Carlo Cattaneo - LIUC Un problema è: uno scostamento tra la situazione attuale e quella desiderata. Esso può manifestarsi con la presenza di: • un obiettivo o una situazione desiderata • un ostacolo che si frappone fra noi e l’obiettivo o che ci impedisce di ottenere la situazione che desideriamo Università Carlo Cattaneo - LIUC • PROBLEMA CHIUSO è il caso di quando ci si chiede: “COSA NON HA FUNZIONATO?” • PROBLEMA APERTO Università Carlo Cattaneo - LIUC il problema non esiste ancora, ma ci si proietta nel futuro ricercando nuove OPPORTUNITÀ e ponendo OBIETTIVI Saper Saper distinguere distinguere tra tra un un problema problema chiuso chiuso ee uno uno aperto aperto èè molto molto importante importante in in quanto quanto sulla sulla chiarezza chiarezza di di questa questa distinzione distinzione si si basa basa in in parte parte l'efficacia l'efficacia dell'azione dell'azione che che si si intraprende intraprende ee la la correttezza correttezza della della rotta rotta verso verso ilil raggiungimento raggiungimento degli degli obiettivi. obiettivi. Università Carlo Cattaneo - LIUC Caratteristiche dei problemi Dati ignoti Informazioni inesatte Confusione Emozioni emergenti Opinioni diverse Impressioni mutevoli Dilemma equilibrato Persistenza Università Carlo Cattaneo - LIUC L’approccio ai problemi L’approccio preventivo PRIMA I controlli regolari DOPO Gli interventi di soccorso SOLO DOPO CHE... Università Carlo Cattaneo - LIUC Per migliorare la capacità di problem solving bisogna migliorare le capacità di: Saper notare Saper ricercare Saper generare alternative Università Carlo Cattaneo - LIUC Ostacoli alla risoluzione dei problemi • L’attenzione al “qui ed ora” • Poco tempo per pensare • Scarsa attenzione ai costi • Assenza di responsabilizzazione • Responsabilità troppo specifiche e ottica di “orticello” • Paura di mettere in discussione il consolidato • Accento su colpe e non su cause • Resistenza al cambiamento Università Carlo Cattaneo - LIUC Un modello per una risoluzione efficace Università Carlo Cattaneo - LIUC Il modello di problem solving in 6 passi Fase Fase 1: 1: Descrizione Descrizione del del problema problema 11 Riconoscimento Riconoscimento del del problema; problema; 22 Descrizione Descrizione del del problema; problema; 33 Ricerca Ricerca ee analisi analisi delle delle cause. cause. Fase Fase 2: 2: Processo Processo per per individuare individuare la la soluzione soluzione 11 Individuare Individuare delle delle alternative; alternative; 22 Scelta Scelta della della soluzione; soluzione; 33 Implementazione. Implementazione. Università Carlo Cattaneo - LIUC Il modello di problem solving in 6 passi FASI RICONOSCIMENTO Discutete e documentate opinioni individuali, fatti e relativi sintomi, finché tutti coloro che sono coinvolti accettano di riconoscere l'esistenza di un problema. DESCRIZIONE Fornite documentazioni chiare su entrambi i lati del conflitto che volete risolvere. Università Carlo Cattaneo - LIUC RISULTATI Accordo sul fatto che una questione ha bisogno di una soluzione. Una descrizione del problema stabilita di comune accordo. Il modello di problem solving in 6 passi FASI RISULTATI CAUSE Individuate di comune accordo la singola fonte davvero fondamentale del problema. Identificazione unanime della radice del problema che deve essere corretta. ALTERNATIVE Elencate tutte le strategie che abbiano la minima possibilità di risolvere il problema alla radice. Un elenco completo di possibili soluzioni. Università Carlo Cattaneo - LIUC Il modello di problem solving in 6 passi FASI SCELTA Scegliete la soluzione migliore tra quelle del vostro elenco, valutando in modo obiettivo le possibili strategie. IMPLEMENTAZIONE Organizzate in fasi sistematiche compiti, tempi d'azione, staff e risorse per mettere in atto la decisione presa. Università Carlo Cattaneo - LIUC RISULTATI Una ferma decisione collettiva sulla soluzione prescelta. Un percorso completo fase per fase che traduca in realtà la decisione. Vantaggi nell’utilizzo del modello Buona descrizione del problema Individuazione di soluzioni più efficaci Miglioramento delle decisioni Diffusione di processi decisionali più produttivi Sviluppo dell’apprendimento Creazione di uno spirito di squadra Università Carlo Cattaneo - LIUC 1. Riconoscimento del problema D. “Quali sono i fattori che vi fanno ritenere che vi sia un problema?” “I sintomi individuati sono soggettivi o oggettivi?” Università Carlo Cattaneo - LIUC 1.Riconoscimento del problema: Alcuni aspetti da considerare • Il concetto di efficacia ed efficienza • La competenza individuale • Il coinvolgimento di altri • La definizione di priorità • Mantenere la traccia • Sviluppare continuo un Università Carlo Cattaneo - LIUC approccio di miglioramento Università Carlo Cattaneo - LIUC Da Marsiglia tiriamo una linea in orizzontale, cioè percorriamo il parallelo verso destra. Quale importante città italiana incontreremo (all’incirca)? Dall’estrema propaggine del “tacco” dello stivale Italia, tiriamo invece una linea verticale, cioè muoviamoci lungo il meridiano. Quale capitale europea incontriamo? Decolliamo da Napoli in elicottero, in verticale e puntiamo su Trieste. Quale sarà (grosso modo) la rotta da seguire? Università Carlo Cattaneo - LIUC Università Carlo Cattaneo - LIUC Università Carlo Cattaneo - LIUC Università Carlo Cattaneo - LIUC “Nessuna donna diventerà Primo Ministro, e io non vorrei mai esserlo” Margareth Thatcher, 1969. “Penso che nel mondo ci sia mercato forse per 4 o 5 computer” Thomas Watson, Presidente IBM, 1943. “Che bisogno ha una persona per tenersi un computer a casa?” Kennet Olsen, Fondatore Digital Equipment, 1977. “Wellington è un pessimo generale. Prevedo la vittoria entro l’ora di pranzo” Napoleone Bonaparte, la mattina della battaglia di Waterloo, 1815. “Scavare sotto terra per cercare petrolio? Siete pazzi?” Gli esperti della compagnia mineraria consultati per il 1° progetto di trivellazione petrolifera, 1859. Università Carlo Cattaneo - LIUC “Credetemi, la Germania non può entrare in guerra” David Lloyd Gorge, Primo Ministro Britannico, 1° Agosto 1934. “I miei figli non hanno alcuna ambizione politica” Joseph Kennedy, padre di John e Bob, 1936. “Cosa ce ne facciamo di questo giocattolo elettrico?” William Orton, Presidente della Western Union, inizio 1900. “Veicoli per andare sott’acqua? Servirebbero solo ad annegare gli equipaggi” H.G. Wells, scrittore britannico, 1901. “Cartoni animati con un topo? Che idea orribile: terrorizzerà tutte le donne incinte” Louis B. Mayer, capo della MGM, rifiutando il personaggio di Topolino, 1928. Università Carlo Cattaneo - LIUC “Prevedo che il ’29 sarà un anno di prosperità” Roger Babson, economista e fondatore del Babson Institute. “Entro sei mesi la gente si stancherà di stare a guardare quella scatola di legno chiamata TV” Darryl F. Zanuck, Presidente 20TH Century Fox, 1946. “Il cavallo resterà, l’auto è una moda passeggera” Horace Rackham, Avvocato di Henry Ford, 1903. “Gli aerei sono bei giocattoli ma di nessuna utilità militare” Ferdinand Foch, Comandante Esercito Francese, 1911. “Niente ci autorizza a pensare che si possa ottenere energia dall’atomo” Albert Einstein, 1932. Università Carlo Cattaneo - LIUC “L’uomo non arriverà mai sulla luna” Lee de Forest, Scienziato, uno dei padri della radio, 1967. “Non li vogliamo. La loro musica non funziona e le band che usano chitarre sono fuori moda” Portavoce della Decca Records, riferendosi ai Beatles, 1962. “Finita questa mostra, di luce elettrica non sentiremo più parlare” Erasmus Wilson, Docente a Oxford,1889, esposizione di Parigi. “Fidel Castro rimarrà al potere al massimo per un anno” Fulgencio Batista, Ex Dittatore di Cuba, 1959. Università Carlo Cattaneo - LIUC “Grazie alle radio i Giapponesi non potranno mai attaccarci di sorpresa” Josephus Daniels, Capo di Stato Maggiore della Marina USA, 1922. “E’ impossibile che qualcosa di più pesante dell’aria possa volare” Lord Kelvin, famoso fisico e presidente della Royal Society Britannica, 1895. “Per almeno altri 50 anni l’uomo non volerà” Wilbour Wright, pioniere del volo, 1901. “E’ assurdo pensare che una locomotiva possa andare più veloce di una carrozza a cavalli” The Quarterly Review (GB), 1825. Università Carlo Cattaneo - LIUC 2. Descrizione del problema D. “Qual è il problema? “Qual è la questione centrale?” “In che cosa la situazione è diversa dallo scenario ideale?” “Cosa vogliamo risolvere o eliminare?” “In quale conflitto di idee o intenzioni siamo coinvolti?” Università Carlo Cattaneo - LIUC 2. Descrizione del problema: Alcuni aspetti da considerare • Definire gli scostamenti in maniera chiara • Evidenziare l’elemento di confronto: - un obiettivo - un preventivo - una specifica - un risultato - un indicatore Università Carlo Cattaneo - LIUC 2. Descrizione del problema TEST DI VERIFICA: La descrizione scelta... precisa ciò che volete risolvere? afferma in generale a quale aspetto del problema volete porre rimedio? individua le divergenze di opinioni? determina qual è l’ostacolo a quale traguardo? enuncia la questione fondamentale? documenta il dilemma in modo chiaro e specifico? identifica il tipo di problema che state affrontando? se esiste conflitto, produce un accordo di tutte le parti coinvolte? individua chi “ha” il problema? Università Carlo Cattaneo - LIUC 3. Ricerca delle cause D. “Che cosa ci ha causato il problema?” “Perché il problema esiste?” “Dove è iniziato e da dove proviene?” “Quali cambiamenti ci sono stati prima di queste difficoltà?” “Che cosa l’ha provocato in primo luogo?” “Perché le cose non migliorano nonostante tutto ciò che è stato fatto?” Università Carlo Cattaneo - LIUC 3. Ricerca delle cause Sintomi Sintomi Superficie Superficie Radice Radice del problema del problema Università Carlo Cattaneo - LIUC Università Carlo Cattaneo - LIUC Università Carlo Cattaneo - LIUC 3. Ricerca delle cause: Alcuni aspetti da considerare • Non fermarsi alle cause “solite” e spesso considerate inamovibili • Adottare un approccio scientifico nella valutazione dell’impatto di ogni causa • Documentare il lavoro di ricerca • Non cercare colpe Università Carlo Cattaneo - LIUC 4. Individuazione delle alternative D. “Che cosa risolverebbe il problema alla radice?” “Quale strategia potrebbe risolvere la radice del problema?” “Quali soluzioni sono già state elaborate?” “Quali approcci non sono mai stati presi in considerazione?” “Come potremmo impedire che questa situazione diventi ricorrente?” Università Carlo Cattaneo - LIUC 4. Individuazione delle alternative Tutte le idee sono potenzialmente valide TRAMPOLINO Una risposta costruttiva al problema anche se ancora non è una soluzione Università Carlo Cattaneo - LIUC 4. Individuazione delle alternative idee pratiche TRAMPOLINI soluzioni in embrione idee irrealizzabili In questa fase è importante che: • ci si accerti che l’idea sia stata compresa • ne vengano individuati tutti gli aspetti positivi • si cerchi di trasformare gli aspetti negativi in possibili miglioramenti Università Carlo Cattaneo - LIUC 4. Individuazione delle alternative: Alcuni aspetti da considerare • Non aver paura del cambiamento • Non porre limiti alla creatività Università Carlo Cattaneo - LIUC 5. Scelta della soluzione D. “In che misura ognuna delle soluzioni è all’altezza della situazione?” “Qual è l’opzione che sembra maggiormente realizzabile?” “Quale soluzione ha maggiori probabilità di successo?” “Quanto è rischiosa ciascuna soluzione?” “Qual è la soluzione in cui ognuno s’impegnerà pienamente?” “Quale soluzione scegliete in modo definitivo?” Università Carlo Cattaneo - LIUC 6. Implementazione D. “Che cosa si deve fare perché questa soluzione funzioni?” “Chi dovrebbe fare che cosa?” “Come sapremo se ci troviamo o meno sul percorso giusto?” “Quale criterio di controllo utilizzeremo per assicurare il compimento del piano?” Università Carlo Cattaneo - LIUC 6. Implementazione PIANIFICARE LE INIZIATIVE Consente di adattarsi rapidamente e di reagire con saggezza Non significa stabilire schemi rigidi e privi di flessibilità per le azioni future Università Carlo Cattaneo - LIUC 6. Implementazione PREVENIRE LE CONSEGUENZE SFAVOREVOLI (A) Identificare gli imprevisti potenziali (B) Valutare la probabilità degli imprevisti (C) Predisporre le contromisure Università Carlo Cattaneo - LIUC 6. Implementazione SAPER VENDERE LE PROPRIE DECISIONI • Presentare ogni proposta in modo professionale • Comunicare in modo adeguato il proprio entusiasmo • Anticipare le critiche • Mettere in luce solo i vantaggi/svantaggi principali • Prepararsi ad un’eventuale “negoziazione” • Scegliere bene l’occasione adatta • Prepararsi in modo adeguato Università Carlo Cattaneo - LIUC 6. Implementazione ALCUNI SUGGERIMENTI • Dimostrare l’importanza del problema • Indicare i criteri di valutazione • Rendere la proposta comprensibile • Specificare gli aspetti di miglioramento • Indicare i “plus” della soluzione scelta • Essere flessibili nelle modalità di realizzazione • Richiedere risorse limitate ad un periodo “breve” • Giustificare i costi • Dimostrare il raggiungimento del risultato Università Carlo Cattaneo - LIUC Gli strumenti Università Carlo Cattaneo - LIUC Le regole del Brainstorming 1. Tutti i partecipanti sono uguali. 2. Pensare sempre in modo positivo. 3. Ogni partecipante esprime un'idea per volta e quando è il suo turno. 4. Un'idea non è mai stravagante o ingenua: spesso queste idee riescono ad aprire una strada nuova, inesplorata. Università Carlo Cattaneo - LIUC Le regole del Brainstorming 5. Nessuna idea espressa deve essere criticata, né verbalmente, né con un gesto o un atteggiamento del corpo. 6. Non verrà fatta alcuna domanda durante la seduta di brainstorming. 7. Un solo prerequisito per tutto il gruppo: NON AVERE PREGIUDIZI Università Carlo Cattaneo - LIUC Indicazione dei sintomi È una scheda di lavoro per classificare tutte le manifestazioni visibili, le conseguenze e gli effetti del problema. Università Carlo Cattaneo - LIUC SINTOMO OGGETTIVO SOGGETTIVO Domande CCDQCP È una tecnica che permette di: • ricercare informazioni riguardo un problema per ottenere una buona descrizione; • fissare le modalità di implementazione della soluzione. Perché? COSA? Cosa si fa? Perché lo si fa? CHI? Chi lo fa? Perché questa persona? DOVE? Dove si fa? Perché in questo posto? QUANDO? Quando si fa? Perché in questo momento? COME? Come si fa? Perché in questo modo? Università Carlo Cattaneo - LIUC Metodo K – T (Kepner - Tregoe) È una tecnica adatta per la risoluzione dei problemi chiusi in cui si è verificato uno spostamento dalla situazione desiderata. Consiste nel chiedersi: • cosa è andato storto; • cosa caratterizza i vari aspetti del problema; • quali variazioni segnalano l'esistenza del problema. Università Carlo Cattaneo - LIUC Metodo del “perché” È una tecnica molto semplice per ricercare le cause di un problema. Al verificarsi di un problema ci si chiede Perché? e si ripete ininterrottamente questa domanda fino a quando la risposta fornita individua la causa prima del problema. Università Carlo Cattaneo - LIUC Analisi dei campi di forza È un metodo molto semplice per ricercare le forze contrapposte in un problema. Può essere di due tipi: 1. FORZA A CONTRO FORZA B Università Carlo Cattaneo - LIUC Cosa si vuole ottenere? Cosa non si vuole ottenere? Analisi dei campi di forza 2. OSTACOLI Università Carlo Cattaneo - LIUC Come si desidera che siano le cose? Di che cosa c’è bisogno? Quali ostacoli impediscono di ottenere la situazione desiderata? Analisi dei campi di forza (continua) SITUAZIONE ATTUALE Forze Università Carlo Cattaneo - LIUC Forze SITUAZIONE DESIDERATA Diagramma a spina di pesce Questo diagramma (diagramma di Ishikawa) consente di rappresentare in modo strutturato l’insieme della cause che hanno concorso a determinare un certo effetto (il problema). Università Carlo Cattaneo - LIUC Foglio di analisi delle conseguenze È uno strumento utile per esaminare le possibili conseguenze delle alternative individuate. Su di esso si possono annotare gli effetti dei quali si vuole tenere conto in base ai criteri di scelta che si è stabilito di rispettare. Università Carlo Cattaneo - LIUC Soluzioni possibili Conseguenze positive (benefici/vantaggi) Conseguenze negative (costi/rischi) Conclusioni Tavola di confronto Per confrontare tra loro soluzioni diverse su una base di alcuni criteri predeterminati e quantificabili Ipotesi A B C D Università Carlo Cattaneo - LIUC Tempo necessario Costo da sostenere Strumenti richiesti Necessità di formazione Modulo del Piano di Azione È una tabella in cui si evidenziano: • • • • • l'obiettivo che si intende raggiungere, le azioni da compiere, i relativi responsabili, gli standard di performance da rispettare, le tecniche di monitoraggio per controllare lo stato di avanzamento del Piano e il rispetto degli standard, • le scadenze temporali, • le risorse necessarie. : Università Carlo Cattaneo - LIUC Modulo del Piano di Azione (continua) FASI DI COSTRUZIONE: • fissare l’obiettivo, • definire il Piano di Azione, • individuare le "milestone" del Piano, • fissare scadenze, standard di performance, risorse, • assegnare le responsabilità per ogni fase. Università Carlo Cattaneo - LIUC Modulo del Piano di Azione (continua) Obiettivo Azione Responsabile Università Carlo Cattaneo - LIUC Standard di performance Tecnica di monitoraggio Scadenza di completamento Risorse necessarie