Linee Guida_Versione del 30.08.2013
Transcript
Linee Guida_Versione del 30.08.2013
SETTORE FISCALE TRASFERTE A PERSONALE CON RAPPORTO DIVERSO DA QUELLO DI LAVORO SUBORDINATO - LINEE GUIDA L’Università si trova spesso nelle condizioni di dover provvedere al rimborso delle spese relative alle trasferte del personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato, quali collaboratori coordinati e continuativi o occasionali, professionisti, consulenti, borsisti ecc... In considerazione della molteplicità di casistiche possibili e delle recenti novità di prassi intervenute sull’argomento, con la presente cerchiamo di fare un quadro riassuntivo 1. Definizione di “personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato” Per “personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato” s’intendono tutti coloro che hanno un rapporto giuridico formalizzato con l’Ateneo, diverso dal rapporto di lavoro subordinato, quali ad esempio: − assegnisti di ricerca − borsisti e figure assimilate (es. tirocinanti) − collaboratori coordinati e continuativi − dottorandi di ricerca − occasionali − “membri di diritto” (es. membri commissioni; professori/dipendenti altre università o enti anche stranieri inseriti in gruppi/progetti di ricerca) − professionisti − specializzandi (medici e non medici) − ecc….. Ai fini fiscali s’intendono: borsisti e figure assimilate Versione del 30.08.2013 coloro che non sono dipendenti del soggetto erogante e percepiscono somme a titolo di borsa di studio o di assegno, premio o sussidio per fini di studio o di addestramento professionale. La borsa di studio, l’assegno, il premio o il sussidio possono essere erogati: − per fini di studio, quando l’erogazione è attribuita a favore di soggetti, anche non studenti, per sostenere l'attività di studio o di ricerca scientifica, di specializzazione, ecc…. − per fini di addestramento professionale quando le erogazioni sono relative a corsi di specializzazione, qualificazione o riqualificazione per fini di addestramento professionale, nonché per corsi finalizzati ad una futura eventuale occupazione di lavoro. 1 collaboratori coordinati e continuativi I soggetti che svolgono attività di collaborazione coordinata e continuativa, caratterizzate cioè da un rapporto di coordinamento rispetto all’attività svolta dal committente, da uno stretto legame con la realizzazione di un programma di ricerca, didattica, funzionamento o di una fase di esso, che costituisce l’oggetto del rapporto, e dallo svolgimento in autonomia senza osservanza di un orario di lavoro predeterminato. membri di diritto i dipendenti di Università o di altri Enti o Amministrazioni che svolgono l’incarico in relazione alle funzioni della propria qualifica e in dipendenza del proprio rapporto di lavoro. L’attività, che potrebbe essere per natura autonoma, viene in questi casi fornita in relazione ad un ordine di servizio ricadente nel rapporto subordinato intrattenuto in via principale. occasionali coloro che svolgono attività di lavoro autonomo occasionali oppure obblighi di fare, non fare o permettere. Attività cioè del tutto occasionali, sporadiche, episodiche, senza i requisiti della professionalità e della prevalenza, e del tutto autonome circa tempo e modo della prestazione. professionisti coloro che esercitano in via abituale, anche se non esclusiva, in forma individuale o in forma associata, attività di lavoro autonomo diverse da quelle di impresa e di lavoro dipendente. Sono titolari di partita IVA (individuale o associata) e possono essere iscritti ad Albi professionali e relative Casse di previdenza o alla Gestione Separata INPS legge 335/95. 2. Definizione di “trasferta” La “trasferta” consiste nel riconoscimento e nel conseguente pagamento da parte dell’Università di somme volte a compensare i soggetti interessati delle spese sostenute per: a) lo svolgimento dell’incarico conferito o comunque dell’attività che si è chiamati a svolgere b) essere destinati occasionalmente e provvisoriamente a svolgere la propria attività in luogo diverso da quello in cui si trova la sede abituale di lavoro Occorre ricordare che la trasferta non rappresenta una regola. In particolare nei rapporti con professionisti o occasionali appare più coerente prevedere un compenso onnicomprensivo, remunerativo cioè anche delle eventuali spese sostenute dal soggetto. Versione del 30.08.2013 2 3. Condizioni per il riconoscimento delle trasferte Le trasferte devono essere espressamente previste nel contratto, nella lettera incarico oppure nell’atto di nomina/conferimento/dichiarazione vincitore (es. membri di diritto e borsisti) Occorre provvedere sempre alla formalizzazione del rapporto (e al conseguente inquadramento fiscale), anche nel caso di personale che collabori con l’Università senza percepire compenso, ma solo i rimborsi delle spese relative alle trasferte La trasferta va riconosciuta in relazione al rapporto formalizzato tra l’Università e il soggetto. ad esempio allo studente inserito in un programma di ricerca ex art.18 comma 5 legge 240/2010 le spese possono essere rimborsate secondo il regime fiscale previsto per il rapporto con cui si formalizza la sua partecipazione alla ricerca. Le spese rimborsabili sono solo quelle sostenute nello svolgimento dell’attività e strettamente necessarie all’espletamento dell’incarico conferito o comunque dell’attività che il soggetto è chiamato a svolgere Le trasferte vanno previste fin dal provvedimento iniziale di autorizzazione dell’incarico o della borsa o comunque della spesa. Il rimborso delle spese relative a ciascuna trasferta deve essere espressamente richiesto dall’interessato mediante la compilazione e la consegna di apposita nota spese. Si forniscono i facsimili di nota spese (Allegato n.1) e di richiesta di anticipazione per trasferta (Allegato n.2), modificabili a seconda delle esigenze. La nota spese e la richiesta di anticipazione possono essere predisposte su carta libera a discrezione dell’interessato fermo restando ovviamente l’indicazione di tutti gli elementi essenziali quali: − dati del soggetto e sua firma − data in cui è stata sostenuta la spesa, − descrizione della spesa, − importo della spesa, − impegno a presentare i documenti a trasferta avvenuta e all’eventuale restituzione della somma avuta in anticipazione − n° e/o descrizione documento giustificativo allegato − per i rimborsi chilometrici: tragitti, società/enti/persone visitati, chilometri percorsi. La nota spese è soggetta a bollo nella misura di 2,00 euro (a decorrere dal 26.06.2013), se eccedente i 77,47 euro (art.13.2 – Tariffa – Allegato A - Parte I - D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642) Si suggerisce di specificare nel contratto, lettera incarico o atto di nomina se l’imposta di bollo sulle note spese, nonché sulle quietanze di pagamento dei mandati è a carico dell’Università o a carico del soggetto. Versione del 30.08.2013 3 4. Spese rimborsabili e massimali Per definire le tipologie di spese rimborsabili e i relativi massimali ammessi a rimborso è possibile: − individuare per ciascun contratto, lettera incarico o atto di nomina specifiche e dettagliate tipologie di spesa e relativi massimali; − adottare una delibera della struttura che definisca tipologie di spesa e massimali ad esempio per categorie di soggetti e/o attività − rimandare al Regolamento Missioni In quest’ultimo caso si fa riferimento ai massimali previsti per il personale tecnico-amministrativo (gruppo B), salvo incarichi di particolare complessità o conferiti ad esperti di elevata professionalità per i quali si renda necessario o opportuno far riferimento ai massimali previsti per il personale docente e dirigente (gruppo A) Si allega una Tabella riepilogativa dei massimali (Allegato n.3) predisposta dall’Ufficio Missioni in base all’attuale Regolamento interno delle missioni (Delibera del Cda del 23/03/1993). 5. Modalità di riconoscimento dei rimborsi delle spese di trasferta Le spese devono essere rimborsate sulla base di idonea documentazione giustificativa (rimborso documentato) Solo per le trasferte all’estero disciplinate con rinvio al Regolamento Missioni è ammessa una modalità alternativa, che prevede, oltre al rimborso delle spese di viaggio e in alcuni casi di vitto debitamente documentate, il riconoscimento di indennità forfettarie giornaliere da corrispondersi senza necessità di documentazione Dal 1.1.2014 la spesa per le trasferte del personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato andrà imputata agli appositi capitoli del piano dei conti 2014, distinti tra ambito istituzionale e ambito commerciale − P.S.1.6.1.05 Trasferte personale non dipendente non soggette a limiti statali − P.S.1.6.1.06 Trasferte personale non dipendente soggette a limiti statali − P.S.3.1.1.05 Trasferte personale non dipendente (commerciale) 6. Trattamento fiscale Per definire il corretto trattamento fiscale da applicare alle trasferte del personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato è sempre necessario qualificare in via preliminare, ai fini fiscali, il rapporto che s’instaura tra l’Ateneo e il destinatario del rimborso spese. 6.1. Assegnisti di ricerca, borsisti e figure assimilate, collaboratori coordinati e continuativi, “membri di diritto”, laureandi privi di reddito - titolari di “redditi assimilati” Ai titolari di redditi assimilati in linea di massima non spetta il rimborso delle spese sostenute per il tragitto casa/lavoro e viceversa, fruendo già di specifiche detrazioni, finalizzate a compensare i costi sostenuti per la “produzione del reddito”. Versione del 30.08.2013 4 Tuttavia per alcune attività di collaborazione coordinata e continuativa, ai fini dell’applicazione della normativa fiscale, si può fare riferimento al domicilio fiscale del collaboratore, sempreché dal contratto, lettera incarico o atto di nomina non risulti diversamente individuata la sede di lavoro. Si tratta di quelle ipotesi in cui non è possibile, in virtù delle caratteristiche peculiari della prestazione svolta, determinare contrattualmente la sede di lavoro né identificare tale sede con quella del committente. La normativa fiscale prevede un trattamento diverso per i rimborsi spese corrisposti per gli incarichi svolti: − fuori dal territorio comunale della sede abituale di lavoro − nell’ambito del territorio comunale della sede abituale di lavoro cd. rimborso a piè di lista in quanto prevede il rimborso dietro presentazione di idonea documentazione delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio sostenute. Non concorre a formare il reddito imponibile del soggetto a prescindere dall’importo delle stesse, sempre che sia comprovato da idonea documentazione I rimborsi spese ed eventuali indennità sostenute dal soggetto per incarichi effettuati nell’ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro sono imponibili in capo al soggetto stesso con la sola eccezione dei rimborsi delle spese di trasporto provate per mezzo di documenti rilasciati dal vettore (es. biglietti dei mezzi pubblici, ricevute taxi, ma non il rimborso chilometrico). Solo per i titolari di redditi assimilati il rimborso delle cd. “altre spese”, diverse da quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio e purchè analiticamente attestate dall’interessato, la normativa fiscale ammette avvenga senza applicazione di ritenute nel limite massimo 15,49 euro in Italia e 25,82 euro all’estero. Solo per i titolari di redditi assimilati la normativa fiscale ammette che per le trasferte all’estero disciplinate con rinvio al Regolamento Missioni, cioè le trasferte per le quali è ammessa la modalità alternativa che prevede (oltre al rimborso delle spese di viaggio e in alcuni casi di vitto debitamente documentate) il riconoscimento di indennità forfettarie giornaliere da corrispondersi senza necessità di documentazione queste indennità non costituiscono reddito fino all’importo di 46,48 euro in Italia e 77,47 euro all’estero - per spese di vitto e alloggio. 6.2. Lavoratori autonomi occasionali Con Risoluzione n.49 dell’11 luglio 2013 l’Agenzia delle Entrate – Direzione Centrale Normativa – ha ammesso che nell’ipotesi in cui al soggetto vengano rimborsate solo le spese strettamente necessarie per lo svolgimento dell’attività riconducibile all’attività di lavoro autonomo occasionale è possibile – previa acquisizione dei titoli giustificativi in originale - non assoggettare alla ritenuta d’acconto del 20% le spese di viaggio, vitto e alloggio rimborsate direttamente all’interessato, nonché le spese eventualmente sostenute direttamente dall’Ateneo (cd.prepagato). Il soggetto in questo caso non sarà tenuto ad indicare i rimborsi spese nella dichiarazione dei redditi. Versione del 30.08.2013 5 Nel caso invece al soggetto venga riconosciuto un compenso oltre al rimborso spese o un compenso onnicomprensivo, eccedente anche marginalmente le spese strettamente necessarie allo svolgimento dell’attività, è obbligatorio assoggettare compenso e rimborsi spese alla ritenuta d’acconto del 20% e all’IRAP. Non sono invece assoggettate al contributo previdenziale INPS, anche se eccedenti il limite dei 5.000 euro. In sintesi: − Solo rimborso spese strettamente necessarie (nota spese + documenti giustificativi originali acquisiti e conservati da Ateneo) NO IRPEF NO IRAP − Compenso + rimborso spese − Compenso onnicomprensivo > spese strettamente necessarie (nota spese + documenti giustificativi originali conservati da soggetto – ad Ateneo mere fotocopie) SI’ IRPEF SI’ IRAP Sul punto saranno possibili ulteriori, futuri aggiornamenti. Il nostro Ateneo ha infatti presentato un’ulteriore richiesta di interpello alla Direzione Regionale Emilia Romagna dell’Agenzia delle Entrate 6.3. Professionisti Per i professionisti occorre distinguere due tipologie di spese rimborsabili: − spese sostenute in proprio inerenti la produzione del reddito, tra le quali rientrano anche i rimborsi spese per trasferte − spese anticipate e sostenute in nome e per conto dell’Università Le spese inerenti all’attività esercitata, indipendentemente dalla modalità con cui vengono riconosciute (analitica o forfettaria), devono essere fatturate e assoggettate a ritenuta d’acconto del 20% e IVA, se dovute, oltre ai contributi previdenziali pro cassa del 2% o 4% o rivalsa INPS del 4%. I documenti originali vanno conservati dal professionista che deve inviare all’Università le mere fotocopie, ovviamente leggibili, insieme alla nota spesa. Rientrano in questa casistica ad esempio le spese di vitto, alloggio, viaggio per raggiungere la sede del committente, le indennità chilometriche, ecc.. A queste si applica la stessa disciplina tributaria prevista per il compenso professionale. Tra le spese inerenti all’attività quelle di vitto e alloggio possono essere prepagate dal committente che, ad esempio, provvede a prenotare e pagare direttamente l’albergo per il professionista. Secondo le istruzioni dell'Agenzia delle Entrate (circolare 28/E/2006, paragrafo 38) infatti il committente deve ricevere fattura da colui che presta il servizio alberghiero o di ristorazione con l'indicazione del professionista che ha usufruito del servizio e provvedere a pagarlo. Dopo di che deve comunicare al professionista l'ammontare della spesa effettivamente sostenuta, inviando allo stesso copia della relativa documentazione fiscale. Il professionista, dal canto suo, emette fattura comprensiva del compenso e delle spese pagate dal committente e il committente ovviamente corrisponderà al professionista un importo al netto delle Versione del 30.08.2013 6 spese di albergo e/o di ristorazione già da lei direttamente sostenute, oltre che dell’eventuale ritenuta d’acconto. Facendo un esempio: Spese di albergo e di ristoranti - prepagate dal committente € 500 Fattura del professionista: compenso = 2.000 euro + spese prepagate = 500 + contributo pro cassa 4% (calcolato su 2.500) = 100 + IVA = 546 → Totale fattura = 3.146 Totale fattura = 3.146 meno ritenuta d’acconto = 500 (su 2.500) meno spese prepagate = 500 → Netto a pagare = 2.146 Le spese anticipate e sostenute in nome e per conto dell’Università devono essere regolarmente documentate e non sono soggette ad alcun trattamento fiscale e previdenziale. Vengono esposte in fattura di solito con il riferimento all’art.15 DPR 633/1972. Rientrano fra queste, ad esempio, le spese sostenute per pagamenti di tasse, di diritti di cancelleria, di diritti di visura e quelli per acquisto di materiale sostenute dall’esercente arti e professioni per conto del committente. 6.4. Non residenti Il regime fiscale dei rimborsi spese per trasferte ai soggetti non residenti è diverso a seconda della natura del rapporto giuridico che lega il soggetto all’Università Se collaboratori coordinati e continuativi si applica il medesimo regime previsto per i collaboratori coordinati e continuativi residenti (Paragrafo 6.1) Se lavoratori autonomi occasionali, vale quanto già affermato al precedente Paragrafo 6.2 quindi: in Italia NO IRPEF NO IRAP all’estero NO IRPEF NO IRAP rimborso spese strettamente necessarie (nota spese + documenti giustificativi originali acquisiti e conservati da Ateneo) Ferma restando la prevalenza dell’eventuale Convenzione contro le doppie imposizioni tra lo Stato di residenza del soggetto e lo Stato italiano, se: SI’ IRPEF in Italia pari al 30% (a titolo d’imposta) SI’ IRAP − Compenso + rimborso spese − Compenso onnicomprensivo > spese strettamente necessarie (nota spese + documenti giustificativi originali conservati da soggetto – ad Ateneo mere fotocopie) all’estero NO IRPEF SI’ IRAP Versione del 30.08.2013 7 Se professionisti, ferma restando la prevalenza dell’eventuale Convenzione contro le doppie imposizioni tra lo Stato di residenza del soggetto e lo Stato italiano, se l’incarico per il quale si riconosce il rimborso è effettuato: − in Italia (nota spese + documenti giustificativi originali conservati da soggetto – ad Ateneo mere fotocopie) − all’estero (nota spese + documenti giustificativi originali conservati da soggetto – ad Ateneo mere fotocopie) SI’ IRPEF pari al 30% (a titolo d’imposta) SI’ IRAP NO IRPEF SI’ IRAP Per i professionisti non residenti occorrerà valutare caso per caso se è dovuta l’integrazione della fattura del prestatore tramite il meccanismo del reverse charge Per i professionisti i documenti originali vanno conservati dagli interessati che invieranno all’Università le mere fotocopie. 7. Documentazione da allegare quale giustificativi del rimborso Tutta la documentazione deve essere il più possibile precisa e dettagliata. Per ottenere il rimborso il personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato deve compilare e presentare la nota spese nella quale dovranno essere annotati i dati relativi alla trasferta, la lista analitica delle spese. In caso di rimborso forfettario le uniche spese da inserire nella nota spese sono quelle di viaggio e trasporto. La nota spese deve essere debitamente sottoscritta dall’interessato e bollata (vedi Paragrafo 3) Particolare attenzione va prestata alla corretta compilazione della nota spese: da questa si devono poter ricostruire tutti gli elementi probatori del sostenimento e dell’inerenza delle spese Note spese incomplete o inesatte, se contestate in seguito a verifiche sia dell’amministrazione finanziaria che degli istituti previdenziali e assicurativi, possono venire assoggettate a tassazione come redditi non dichiarati da parte del soggetto con conseguenti sanzioni a suo carico e comportare sanzioni anche per l’Università per l’inosservanza degli obblighi previdenziali e assicurativi, nonché di errata determinazione del reddito d’impresa, se rimborsate in ambito commerciale. Alla nota spese vanno allegati tutti i documenti originali comprovanti le spese di cui il soggetto chiede il rimborso. Le spese di viaggio e trasporto con mezzi pubblici possono essere documentate con i relativi biglietti rilasciati dal vettore, anche se anonimi. Nel caso di rimborso spese analitico le spese possono ritenersi validamente documentate anche tramite scontrini fiscali non indicanti il nome dell’acquirente, a patto che le stesse risultino sostenute nei luoghi Versione del 30.08.2013 8 e nel tempo di svolgimento della trasferta stessa e che siano attestate/riepilogate dal soggetto nella nota spese. Naturalmente è possibile allegare fatture e ricevute fiscali: l’intestazione del documento dovrà essere a nome del soggetto. Per le eventuali altre spese diverse da quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio, qualora espressamente riconosciute, non è necessario che siano documentate, purché siano analiticamente attestate dal dipendente. 8. Prime indicazioni su come operare su CIA Trasferta senza ritenute con rimborso analitico e rinvio al Regolamento Missioni Se la trasferta non è da assoggettare a ritenute, è riconosciuta con modalità analitica e le tipologie di spese e relativi massimali sono disciplinati rinviando al Regolamento missioni si suggerisce di utilizzare il Modulo Missioni in CIA (Missioni – Missione – Creazione Missione), che effettua il controllo sui massimali di spesa. Per default la procedura propone il flag su “dipendente”. Per il personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato occorre invece flaggare “persona fisica”. Prima della registrazione della trasferta è necessario aggiornare l’anagrafica del soggetto (Anagrafiche Creditori e Debitori – Anagrafica – Modifica Anagrafica), inserendo nel pannello “Dettagli Anagrafici” e nel campo “Ruolo”: • END3: per riconoscere i massimali previsti per il personale tecnico – amministrativo (gruppo B) • EPA: per riconoscere i massimali previsti per docenti e dirigenti (gruppo A) Trasferta senza ritenute con rimborso analitico senza rinvio al Regolamento Missioni Se la trasferta non è da assoggettare a ritenute, è riconosciuta con modalità analitica ma le tipologie di spese e relativi massimali sono stati determinati senza rinviare al Regolamento Missioni si suggerisce di registrare e liquidare un Compenso utilizzando il nuovo codice compenso C241. Tale tipo compenso è completamente esente e pertanto il sistema non applicherà nessun contributo e ritenuta né a carico ente, né a carico percipiente. Nella “descrizione” del compenso si suggerisce di inserire il tragitto della trasferta A discrezione la ripetizione delle date di inizio e fine trasferta (nel nostro esempio: Trasferta ROMA – BOLOGNAROMA del 11/07/2013). Versione del 30.08.2013 9 Versione del 30.08.2013 10 Trasferta all’estero senza ritenute con rinvio al Regolamento Missioni e con modalità alternativa (rimborso spese + indennità) Se la trasferta è stata effettuata all’estero, non è da assoggettare a ritenute, è stata disciplinata con rinvio al Regolamento Missioni ed è stata riconosciuta la modalità alternativa (rimborso spese + indennità) si suggerisce di utilizzare il Modulo Missioni in CIA (Missioni – Missione – Creazione Missione), che effettua il controllo sui massimali di spesa. Per default la procedura propone il flag su “dipendente”. Per il personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato occorre invece flaggare “persona fisica”. Prima della registrazione della trasferta è necessario aggiornare l’anagrafica del soggetto (Anagrafiche Creditori e Debitori – Anagrafica – Modifica Anagrafica), inserendo nel pannello “Dettagli Anagrafici” e nel campo “Ruolo”: • END3: per riconoscere i massimali previsti per il personale tecnico – amministrativo (gruppo B) • EPA: per riconoscere i massimali previsti per docenti e dirigenti (gruppo A) 9. Allegati: 1. facsimile nota spese per trasferta 2. facsimile richiesta anticipazione per trasferta 3. tabella riepilogativa spese e massimali attuale Regolamento interno delle missioni (Delibera del Cda del 23/03/1993). 4. tabella di sintesi e riepilogativa trattamenti fiscali trasferte personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato 5. facsimile bando di selezione incarico lavoro autonomo 6. facsimile contratto di collaborazione coordinata e continuativa 7. facsimile contratto di prestazione occasionale 8. facsimile contratto di prestazione professionale (con partita IVA) Versione del 30.08.2013 11