Scheda Descrittiva - Data Management HRM

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GEPE Next: Trasferte & Missioni ovunque
GEPE Next | Trasferte & Missioni
è un software di facile utilizzo,
che ha l’obiettivo di ottimizzare
le procedure amministrative e
fornire appropriati strumenti di
controllo per la gestione delle
trasferte e delle note spese.
La gestione delle trasferte e
delle note spese è un problema
per molte aziende. I costi
generati sono infatti tipicamente
caratterizzati da discrezionalità,
difficoltà di previsione e
hanno spesso un’incidenza
significativa sui costi di gestione
del personale. Il processo di
controllo ed autorizzazione
risulta poi oneroso, assorbendo
tempo e costi.
LA GESTIONE DELLE TRASFERTE
INSERIMENTO RICHIESTE
Si può accedere da qualunque dispositivo, via Internet o Intranet, per l’inserimento e l’autorizzazione delle richieste di trasferta.
GESTIONE RICHIESTE E WORKFLOW AUTORIZZATIVO
La procedura permette di personalizzare tutti gli aspetti della gestione del
workflow. La variazione di stato di ogni workflow avviene in modo automatico e, al termine della funzione, il sistema invia all’interessato l’esito della
transazione via email. È disponibile anche l’autorizzazione massiva, che può
essere configurata per operare a fronte di autorizzazioni automatiche.
GESTIONE MEZZI DI TRASPORTO E ALBERGHI CONVENZIONATI
Alla trasferta vengono associati i dati relativi ai mezzi di trasporto, agli alberghi convenzionati e ad ogni altro insieme di dati di interesse per l’azienda.
GESTIONE CARTE DI CREDITO AZIENDALI
L’informazione relativa alla carta di credito aziendale è gestita anagraficamente e, nella compilazione della nota spese, è disponibile solo per i possessori di carta.
GESTIONE PARCO AUTO AZIENDALE
Consente la gestione anagrafica delle auto aziendali e la loro assegnazione ai
dipendenti. È previsto l’addebito uso promiscuo ai dipendenti, la gestione consumo carburante e carte carburante, con quadratura automatica delle carte
carburante tramite flusso inviato dai vari gestori. Le informazioni relative all’auto aziendale sono gestite con profondità storica e nella compilazione della nota
spese l’informazione sarà visibile solo ai possessori di auto aziendale.
IT14B
LA GESTIONE DELLE NOTE SPESE
REGOLE DI CONTROLLO IN FASE DI DATA ENTRY
Per garantire una piena applicazione della Travel Policy aziendale, sono stati previsti una serie di controlli modificabili dal cliente che vengono eseguiti in fase di data
entry. L’esito negativo può generare un errore bloccante o non bloccante.
GESTIONE AUTOMATICA DELLE DISTANZE CHILOMETRICHE
Le distanze chilometriche tra due località vengono calcolate in automatico,
basandosi sulla distanza dichiarata da Google Maps. Qualora si decidesse di
lasciare al dipendente la facoltà di inserire il chilometraggio effettuato, la procedura preleva la distanza reale e verifica l’attendibilità del dato inserito per segnalare l’eventuale superamento del massimale previsto o un warning quando il
chilometraggio valorizzato dal dipendente è diverso dalla distanza reale.
VANTAGGI
REGOLE DI CALCOLO E RICALCOLO
Tutte le regole di calcolo possono essere personalizzate in relazione all’azienda,
alla mansione od a qualsiasi altro elemento distintivo. Viene comunque effettuato
il ricalcolo di pratiche già liquidate permettendo anche un ‘eventuale conguaglio.
◾◾ ottimizzare il controllo dei costi
STRUMENTI DI CONTROLLO E QUADRATURA
Per i responsabili di area e/o amministrativi sono stati pensati diversi strumenti di
controllo riepilogativi in formato Excel, con la possibilità di estrarre i dati secondo una molteplicità di criteri. È possibile attivare funzioni di controllo su gruppi e
effettuare verifiche incrociando le informazioni provenienti dall’area Presenze/
Assenze. L’applicazione permette inoltre di tenere sotto controllo, in tempo reale,
i costi di una specifica area rispetto al budget annuale predefinito, inviando una
mail di alert al raggiungimento del limite di residuo budget. È disponibile anche la
funzionalità di quadratura per la gestione degli anticipi erogati.
◾◾ migliorare il servizio degli addetti ai lavori
GESTIONE DIGITALE DOCUMENTI NOTA SPESE
L’utente può allegare i giustificativi di spesa in formato digitale consentendo
una riduzione nel costo della carta, l’ eliminazione del rischio di smarrimento
del giustificativo e la visualizzazione immediata del documento di spesa.
LETTORE OTTICO DI CODICI A BARRA
Alcune funzionalità dell’applicazione possono essere gestite tramite un lettore
ottico di codici a barra. L’applicativo provvede a stampare il codice sulla nota
spese e sulla busta destinata all’Ufficio del Personale così, tramite il lettore ottico, è possibile personalizzare la funzione con controlli e/o calcoli.
GEPE Next | Trasferte & Missioni, realizzato in
ambiente web nativo, altamente interattivo e di
immediato utilizzo, è la soluzione indicata per
tutte le organizzazioni che vogliono monitorare
l’intero processo delle trasferte per:
◾◾ rendere i processi amministrativi più efficienti
◾◾ aumentare la qualità dei servizi ai dipendenti.
500 specialisti
40 ML € di ricavi
1,5 ML dipendenti gestiti
300+ clienti
13 sedi sul terriorio
LIQUIDAZIONE DELLE NOTE SPESE
Vi è un’ampia scelta della modalità di accredito del rimborso spese spettante:
tramite flusso (excel, txt, CBI), per accredito bancario diretto o per passaggio
dati a paghe, parte con accredito diretto (rimborso spese no urbani, eventuali
anticipi), parte in busta paga (diarie, rimborsi urbani).
REPORTING E FLUSSI PER LA CONTABILITÀ
MODULO REPORTING
Il modulo di Report System nativo, aiuta nella creazione di report e consente di
utilizzare diversi template per l’impaginazione di output in vari formati.
USCITA CONTABILITÀ GENERALE
Con periodicità configurabile, vengono estratti i dati per la contabilità generale, generando flussi dati, nel formato richiesto, sia per le voci da esportare sia
per le condizioni di estrazione. Le tipologie di voci possono essere anticipi di
ogni tipo (cassa, biglietti viaggio, biglietti albergo, carte di credito, autonoleggi,
ecc.) o spese di trasferta (diaria, piè di lista, mista, ecc.).
00128 – Roma (RM)
Largo Lido Duranti, 1
e-mail: [email protected]
Tel.: (+39) 06 50263.1
Fax: (+39) 06 50263.256