Procedura di Acquisizione Beni e Servizi

Asse 1 – Obiettivo Operativo 1.4
Progetto “Affiancamento straordinario alle Autorità di gestione dei
Programmi Operativi regionali dell’obiettivo Convergenza”
CUP G81I12000390006
Procedura acquisizione di Beni e
Servizi
Rev. 0 del 19 gennaio 2015
1. OBIETTIVI
La procedura in oggetto definisce i ruoli e le responsabilità relativi alle diverse modalità di
acquisizione di beni e servizi.
2. CRITERI GENERALI
L’acquisizione di beni e servizi riguarda due distinte fattispecie:

Acquisto di beni e servizi;

Affidamento a terzi di servizi ed incarichi professionali caratterizzati da intuitu
personae.
Fermo restando il necessario coordinamento tra tutte le strutture aziendali competenti, i
soggetti responsabili dell’applicazione della seguente procedura sono così individuati in
funzione delle diverse modalità di acquisto previste:

la Direzione Operativa è responsabile dell’acquisto di beni di consumo;

la Direzione Operativa garantisce il rispetto della procedura interna negli affidamenti
di servizi e incarichi professionali legati ad una commessa;

la struttura aziendale richiedente garantisce il rispetto della procedura in affidamenti di
servizi ed incarichi professionali di tipologia differente da quella prevista nel punto
precedente;
3. DESCRIZIONE ANALITICA
3.1 Acquisto di beni e servizi di consumo per il funzionamento della struttura
Sono da considerarsi beni e servizi da acquistare secondo le seguenti modalità, a titolo non
esaustivo, la cancelleria e i materiali di consumo, le utenze e i servizi agli immobili
occupati dalla Società, gli acquisti informatici e i servizi tecnici e di assistenza.
Per il materiale di cancelleria l’Area /Settore richiedente compila il modulo di richiesta di
prelievo cancelleria, che il Settore Affari Generali evaderà prioritariamente con le scorte
presenti in Sede.
L’Area/Settore richiedente invia al Settore Affari Generali una Richiesta d’Acquisto
contenente le indicazioni quantitative e qualitative del prodotto.
La Direzione Operativa di fronte ad una Richiesta d’Acquisto idonea, seleziona il
fornitore ritenuto più conveniente attraverso la richiesta di almeno 3 offerte, che devono
pervenire in sede ed essere valutate. Accertata l’offerta più conveniente (dal punto di vista
tecnico-economico), si procede alla sottoscrizione di apposito incarico o all’accettazione
del preventivo ricevuto da parte del Direttore Generale. In ogni caso, il documento
sottoscritto dal Direttore Generale dovrà contenere:






i dati del fornitore individuato;
gli elementi quantitativi e qualitativi necessari al fornitore per soddisfare
adeguatamente la richiesta;
il periodo di validità dell’offerta;
le modalità di pagamento concordate;
la data di consegna concordata;
il centro di costo su cui registrare l’acquisto.
3.1.1 Selezione dei fornitori
La politica degli acquisti prevede che la Società, per quanto concerne gli acquisti abituali
necessari al funzionamento della sua struttura, tenda ad approvvigionarsi da fornitori di
comprovata efficienza e convenienza economica.
Nell’ambito delle tipologie di beni e servizi di acquisto, la Direzione Operativa deve
provvedere, ogni volta che le circostanze lo richiedano, e comunque almeno una volta
l’anno, ad effettuare una indagine di mercato e a raccogliere le migliori offerte almeno da
3 fornitori. La valutazione finale delle offerte pervenute è approvata da una Commissione,
appositamente nominata.
Nel caso in cui la tipologia d’acquisto lo richieda, la Direzione Operativa si avvarrà del
supporto specialistico dell’Area/Settore richiedente per meglio identificare i possibili
fornitori e per valutarne le successive proposte.
3.2 Altri acquisti di beni e servizi e/o affidamento a terzi ed incarichi professionali
La selezione del contraente per l’acquisto di beni e/o servizi avviene nel rispetto delle
norma applicabili alla Società in ragione della sua totale partecipazione pubblica.
A tale fine, le procedure di selezione vengono differenziate sulla base della seguente
griglia contenente le fasce prezzo:
Limite Minimo
0
Limite massimo
€ 1.000,00
Procedura
Affidamento
diretto
€ 1.001,00
€ 20.000,00
Acquisizione di
almeno 3
preventivi
Soggetti coinvolti
Il Responsabile dell’attività
sottopone alla Direzione Generale
un fabbisogno in termini di
beni/servizi, la Direzione
Generale valutata la congruità e
necessità della richiesta ne
autorizza l’acquisizione o procede
direttamente.
Il Responsabile del Progetto
sottopone al Direttore Generale la
necessità di procedere
all’acquisizione di un
bene/servizio e indica le
società/soggetti da invitare
selezionati a seguito di una
€ 20.001,00
Limite di legge
sottosoglia
Avvio procedura
per Richiesta di
offerta ad almeno
5 soggetti
Limite di legge
sottosoglia
Limite di legge
soprasoglia
Avvio procedura
prevista dalla
disciplina vigente
esplorazione informale di
mercato. Il Direttore Generale,
valutata la congruità e la
correttezza della richiesta,
autorizza l’espletamento della
procedura. Tempi minimi di
presentazione delle offerte 7
giorni solari.
Il Responsabile del Progetto
sottopone al Direttore Generale la
necessità di procedere
all’acquisizione di un
bene/servizio e indica le
società/soggetti da invitare
selezionati a seguito di una
esplorazione informale di
mercato. Il Direttore Generale,
valutata la congruità e la
correttezza della richiesta,
autorizza l’espletamento della
procedura tramite l’invio di
formale richiesta di offerta a
mezzo di raccomandata A/R..
Tempi minimi di presentazione
delle offerte 25 giorni solari.
Direttore Generale individua le
risorse professionali da nominare
per il corretto espletamento delle
procedure di gara; il RUP
nominato segue tutto l’iter
procedurale collaborando per
l’aggiudicazione con la
Commissione di valutazione
appositamente nominata. Tempi
minimi di presentazione delle
offerte come da normativa
vigente.
I soggetti individuati nella tabella di cui sopra governano tutte le fasi del processo di
acquisto quando si tratta dell’acquisizione di output connessi direttamente alla
realizzazione di attività riconducibili ad una specifica commessa. Quando, invece, gli
output oggetto della procedura sono da considerarsi afferenti ad aree aziendali, le
attività/responsabilità su codificate non sono riferite al Responsabile dell’attività o al
Responsabile di Progetto, ma si intendono riferite al Direttore Operativo.
Quando l’affidamento di incarichi professionali avviene al di fuori di una commessa, il
Responsabile dell’Area/Settore richiedente sottopone la richiesta all’approvazione del
Direttore Operativo che la inoltra per la formalizzazione al Direttore Generale.
In ogni caso, le modalità precedenti non si osservano in caso di contratti d’opera
intellettuali conclusi con professionisti per i quali sia determinante l’intuitu personae
dell’incarico. In tali ipotesi, la selezione del professionista è rimessa al Direttore Generale,
previa informativa al Direttore Progetti e/o al Responsabile di commessa.
L’individuazione dei terzi esterni cui proporre la partecipazione ad una selezione o la
presentazione di preventivi di offerta avviene a cura del Responsabile dell’attività di
riferimento in raccordo con il responsabile del Progetto.
Il disciplinare di affidamento e l’invito alla fase di selezione deve contenere:









il CUP di Progetto;
il CIG;
l’oggetto del contratto (attività che il soggetto esterno deve svolgere o fornire);
le modalità di svolgimento delle attività;
i termini entro i quali svolgere le attività;
i corrispettivi per le attività svolte;
altre condizioni contrattuali (penali, cauzioni, polizze assicurative, ecc.);
le modalità ed i termini di presentazione delle offerte;
i criteri di aggiudicazione.
3.4 Selezione diretta
Sono previsti due percorsi:
1. All’interno di una commessa, l’individuazione delle risorse esterne cui proporre la
partecipazione alla selezione avviene a cura del Responsabile di Progetto.
Il Responsabile di Progetto mette a conoscenza il Direttore Generale circa i risultati della
selezione con l’evidenza del migliore candidato individuato.
2. Per affidamenti di incarichi non inerenti attività di commessa l’individuazione e
selezione dei Professionisti Esterni è svolta dal Direttore Operativo e/o dai Responsabili di
Area di riferimento, previa approvazione del Direttore Generale.
Il conferimento dell’incarico, viene redatto dal Direttore Generale.
MODALITA’ OPERATIVE INTERNE
FASI DELLE PROCEDURE DI ACQUISIZIONI DI BENI E SERVIZI
A. PROCEDURA PER ACQUISIZIONE DI SERVIZI DI IMPORTO SOTTO I 1.000 EURO:
Affidamento diretto al fornitore
1. Il Responsabile dell’Attività/ Project Manager sottopone al Responsabile del Progetto
un fabbisogno in termini di beni/servizi con una nota (testo via e-mail format 01
semplice) e, autorizzato via e-mail dal Responsabile del Progetto, invia la richiesta di
preventivo via e-mail (format 02 semplice) a 1 o più fornitori. La Direzione Generale,
coinvolta dal Responsabile del Progetto, provvede direttamente all’individuazione
dell’operatore e firma la lettera di accettazione del preventivo (format 04 semplice)
con protocollo in uscita da inviare al fornitore via e-mail.
B. PROCEDURA PER ACQUISIZIONE DI SERVIZI DI IMPORTO SUPERIORE A 1.000 EURO A
20.000 EURO:
Richiesta di almeno 3 preventivi
1. Il Responsabile dell’Attività/ Project Manager indirizza al Responsabile del Progetto
via e-mail (format 01) una nota riepilogativa con la descrizione del servizio
necessario, gli elementi identificativi del costo e l’elenco delle possibili ditte da
invitare, motivando tale scelta (l’eventuale esplorazione in internet deve essere
attestata dalla stampa delle schermate con le specifiche tecniche delle attività prestate
dalla società/CV societario).
2. Sulla base della nota ricevuta, il Responsabile del Progetto invia al Direttore Generale
una richiesta, con protocollo aziendale in entrata, di autorizzazione all’avvio delle
procedure di acquisizione del servizio. Il Direttore Generale la controfirma per
autorizzazione.
3. Il Responsabile del Progetto provvede alla richiesta dello smart CIG. (Referente per la
richiesta CIG sul portale AVCP: Claudio Coretti) e autorizza via mail il Responsabile
dell’Attività/ Project Manager a procedere.
4. Il Responsabile dell’Attività/ Project Manager invia la richiesta di preventivo via email (format 02) alle Società indicate nella nota che deve contenere:






il CUP di Progetto;
il CIG;
l’oggetto del contratto (attività che il soggetto esterno deve svolgere o fornire);
le modalità e i termini entro i quali svolgere le attività;
il corrispettivo massimo per le attività da realizzare;
le modalità ed i termini di presentazione dei preventivi dando il termine di
almeno 7 giorni solari entro cui rispondere;
 i criteri di aggiudicazione.
In allegato si invia inoltre il format di autocertificazione (format 03).
5. Il Responsabile dell’Attività/ Project Manager valuta le proposte pervenute sulla base
dei criteri indicati e redige un verbale di aggiudicazione (format 04 e All.1),
motivando la scelta, che viene controfirmato dal Direttore Generale.
6. Il Responsabile dell’Attività/ Project Manager comunica gli esiti di gara (format 0506) alle società che hanno risposto, trasmette le informazioni a Claudio Coretti per
l’AVCP/ANAC e per la sezione trasparenza del sito www.studiaresviluppo.it,
predispone la bozza di incarico da sottoporre al Responsabile di progetto per
validazione e successivamente al Direttore Generale per la firma.
C. PROCEDURA PER ACQUISIZIONE DI SERVIZI DI IMPORTO SUPERIORE A 20.000,1 EURO
FINO A 40.000:
Richiesta di offerta ad almeno 5 operatori del settore
1. Il Responsabile dell’Attività/ Project Manager indirizza al Responsabile del Progetto
una nota riepilogativa con la descrizione del servizio necessario e il relativo costo e
l’elenco delle possibili ditte da invitare, motivando tale scelta (l’eventuale
esplorazione in internet deve essere attesta dalla stampa delle schermate con le
specifiche tecniche delle attività prestate dalla società/CV societario).
2. Sulla base della nota ricevuta, il Responsabile del Progetto invia, con protocollo
aziendale, una richiesta di autorizzazione all’avvio delle procedure di acquisizione del
servizio al Direttore Generale, allegando l’elenco dei fornitori a cui inviare la richiesta
e la bozza di testo della richiesta di offerta che deve contenere:
 il CUP di Progetto;
 l’indicazione del CIG (che verrà richiesto subito dopo
l’autorizzazione);
 l’oggetto del contratto (attività che il soggetto esterno deve
svolgere o fornire);
 le modalità di svolgimento delle attività;
 i termini entro i quali svolgere le attività;
 il corrispettivo massimo per le attività da realizzare;
 altre condizioni contrattuali (penali, cauzioni, polizze assicurative,
ecc.);
 le modalità ed i termini di presentazione delle offerte, non inferiori
a 15 giorni solari;
 i criteri di aggiudicazione.
Il Direttore Generale controfirma la richiesta per autorizzazione.
7. Il Responsabile del Progetto provvede a richiedere lo smart CIG (Referente per la
richiesta CIG sul portale AVCP: Claudio Coretti)
8. Il Responsabile dell’Attività/ Project Manager predispone le Richiesta di Offerta da far
firmare al Direttore Generale.
9. Firmate e protocollate le Richieste di offerta, il Responsabile dell’Attività/ Project
Manager avvia la procedura tramite l’invio di formale richiesta di offerta a mezzo PEC
alle società indicate nella nota.
10. Una volta scaduti i termini di presentazione delle offerte, il Direttore Generale
individua con Ordine di servizio la commissione di valutazione, composta da
personale dipendente diverso da quello coinvolto nelle attività dirette di progetto.
11. La Commissione si riunisce per concordare la data e l’ora di apertura delle offerte e il
Responsabile dell’Attività provvede a darne comunicazione, con almeno 3 giorni di
anticipo, alle società che hanno inviato le offerte.
12. La Commissione, in seduta pubblica, verifica giorno e orario di arrivo delle offerte,
l’integrità delle buste e prosegue con l’apertura delle stesse e alla verifica della
documentazione amministrativa. Successivamente si riunisce in seduta privata per la
valutazione delle offerte tecniche ed, infine, procede all’apertura delle offerte
economiche in seduta pubblica e all’aggiudicazione del servizio. Nel caso l’apertura
delle offerte economiche avvenga in un data diversa da quella dell’apertura delle buste
deve esserne data comunicazione alle società in gara con almeno 3 giorni di anticipo.
Gli esiti della valutazione vengono trascritti nel verbale di aggiudicazione sottoscritto
dai componenti della commissione.
13. Il Responsabile dell’Attività/ Project Manager comunica gli esiti di gara alle società
che hanno risposto, cura la pubblicazione degli esiti della procedura sul sito
(adempimenti per la trasparenza), trasmette le informazioni per l’AVCP a Claudio
Coretti e predispone la bozza di incarico da sottoporre al Responsabile di Progetto per
validazione e successivamente al Direttore Generale per la firma.