Segretariato Generale di Gruppo Parigi, 14/02/2015 Direzione

Segretariato Generale di Gruppo Direzione Risorse e Innovazione di Gruppo C1 INTERNA Parigi, 14/02/2015 Istruzione N° I Gruppo 014011 V1 FR Istruzione pubblicata in francese e inglese, in caso di divergenze, la versione francese prevarrà COMPORTAMENTO AGLI ACQUISTI RESPONSABILI E REGOLE DEONTOLOGICHE APPLICABILI IN MATERIA DESTINATARI L’insieme del personale, comprese le controllate e le succursali e più specificatamente:  tutti i collaboratori del Gruppo identificati come acquirenti nella nomenclatura del lavoro, o facenti funzione di acquirenti, o che effettuano acquisti in maniera occasionale;  ogni altro collaboratore coinvolto in qualunque momento del processo di acquisto. RIASSUNTO Questa istruzione definisce gli elementi da prendere in considerazione e le azioni da mettere in atto per realizzare acquisti responsabili, cioè in conformità ai Principi Generali Ambientali e Sociali (E&S) e al Codice di Comportamento del Gruppo. La presente istruzione fissa altresì le regole di deontologia professionale e personale, in tema di comportamento agli acquisti, applicabili nell’ambito del Gruppo. Ogni atto di acquisto, all’interno del Gruppo, deve uniformarsi alle azioni descritte in questa istruzione in materia di acquisti responsabili e rispettare le regole di deontologia enunciate. RICHIESTE DI INFORMAZIONI: ‐ Responsabile Acquisti, RESG/ACH, Anaelle Dugué, 01.58.98.69.41 Il Segretariato Generale di Gruppo Il Direttore Risorse e Innovazione di Gruppo Patrick SUET Francoise MERCADAL‐DELASALLES ISTRUZIONE ANNULLATA VALIDITA’ CLASSIFICAZIONE Nessuna Data di effetto: immediata FUNZIONI DI SUPPORTO/Risorse/ Data scadenza: indeterminata Acquisti e Approvvigionamenti/ Politiche e principi direttivi 1 SOMMARIO 1. Definizioni…………………………………………………………………………………………………………………… 4 1.1 L’atto di Acquisto …………………………………………………………………………………………………. 4 1.2 La filiera degli Acquisti………………………………………………………………………………………….. 4 1.3 L’Acquirente ……………………………………………………………………………………………………….. 4 1.4 Responsabile Bancario, Committente, Cliente Interno o Socio in affari ….…………… 4 1.5 Il Processo di Acquisto ………………………………………………………………………………………… 4 1.6 L’Acquisto Responsabile ……………………………………………………………………………………… 4 2. Richiamo agli standard e alle iniziative di Gruppo in materia di Responsabilità Sociale di Impresa……………………………………………………………………………………………………………………… 5 3. I Principi per un Acquisto Responsabile……………………………………………………………………….. 3.1 Principio dell’appello alla concorrenza ………………………………………………………………….. 5 3.2 Principio di correttezza e trasparenza ….……………………………………………………………….. 6 3.3 Principio di equilibrio nelle relazioni …………………………………………………………………….. 6 3.4 Principio di selezione del “miglior offerente” ……………………………………………………….. 7 3.5 Principio di tracciabilità e di audit ………………………………………………………………………… 7 4. Il Processo di comportamento per un Acquisto Responsabile.……………………………………. 7 4.1 Le fasi del Processo di Acquisto ……………………………………………………………………….. 7 4.2 Inquadrare…….. ……………………………………………………………………………………………………. 8 4.3 Conoscere…………………………………………………………………………………………………………….. 8 4.4 Definire ……………………………………………………………………………………………………………….. 9 4.5 Consultare …………………………………………………………………………………………………………… 9 4.6 Negoziare ……………………………………………………………………………………………………………. 10 4.7 Sottoscrivere.……………………………………………………………………………………………………….. 10 4.8 Misurare ……………………………………………………………………………………………………………… 11 5. Regole di deontologia professionale e personale………………………………………………………. 12 5.1 Deontologia professionale ………………………………………………………………………………….. 12 5.2 Deontologia personale ……………………………………………………………………………………..... 12 EVENTUALI RIFERIMENTI ALLE DIRETTIVE E ISTRUZIONI DA CONSULTARE  Direttiva n° 1 del 15/1/2014, “Il Gruppo Société Générale, organizzazione e regole di funzionamento”,  Direttiva n° 013661 del 4/09/2014, “Principi generali ambientali e sociali per la messa in opera delle nostre attività”,  Direttiva n° 13862 del 24/01/2013, “Il codice di comportamento del gruppo Société Générale”,  Direttiva n° 013847 del 17/11/2012 della Direzione Risorse e Innovazione di Gruppo – Direzione Acquisti (RESG/ACH),  Direttiva n° 83 del 20/09/12, “Archiviazione all’interno del Gruppo Société Générale”,  Istruzione n° 13714 del 26/10/2011 di DGLE, “La lotta alla corruzione nel Gruppo Société Générale”,  Istruzione n° 13846 del 17/11/2012 di SEGL/CFT, “Prevenzione e Gestione dei Conflitti di interesse nel Gruppo Société Générale”,  Direttiva n° 013770 del 24/01/2013, “Il controllo del rischio reputazionale”,  Istruzione n° 013774 del 6/04/2012 di SEGL/CFT/CIB e SGIB, “SGCIB – Regali, pasti di lavoro ed eventi” 2 RIFERIMENTI EVENTUALI AD ALTRI DOCUMENTI 
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Norma AFNOR – NF X50‐135‐1; Acquisti Responsabili – Guida all’utilizzo ISO26000; agosto 2012. Proposta di legge relativa al dovere di vigilanza delle società capo‐gruppo e delle imprese committenti; n° 1519: registrata presso la Presidenza dell’Assemblea Nazionale; 6 novembre 2013. Carta delle Relazioni del Fornitore Responsabile: la Mediazione tra le Imprese, la Mediazione degli Appalti Pubblici e la CDAF (Compagnie des Dirigeants et Acheteurs de France); 2010. Metodologia applicabile in materia di acquisti; RESG/ACH, Per i collaboratori di SGPM, il Regolamento Interno di Société Générale modificato il 1°/03/2013 al quale sono allegati: la carta all’utilizzo dei mezzi di comunicazione elettronica, unitamente alla clausola relativa alla protezione delle informazioni e alla sicurezza informatica. Per i collaboratori esterni a SGPM, il Regolamento Interno applicabile nell’ambito delle loro società, Per le filiali e le agenzie, la Carta di Collaborazione tra la Direzione Acquisti e la filiale/agenzia. PREAMBOLO Société Générale è impegnata a condurre l’insieme delle proprie attività in maniera responsabile. Tener conto dei temi ambientali, economici e sociali nell’esercizio della propria attività costituisce uno degli assiomi della sua politica di sviluppo sostenibile. Per Société Générale, lo sviluppo sostenibile è un processo di miglioramento continuo che si ispira non solo alle migliori pratiche della professione bancaria, ma anche a quelle di altri settori dell’economia. L’obiettivo di questo processo è conoscere, governare e migliorare l’influenza della Banca sulla Societa’ e sull’Ambiente in collaborazione con tutti i soggetti coinvolti. Questo è il motivo, per cui Société Générale ha fissato dei Principi Generali Ambientali e Sociali (E&S). Tali Principi Generali si inseriscono nel quadro regolamentare e legislativo applicabile alle attività del Gruppo e, trovano conferma nell’adesione volontaria di Société Générale ad una serie di Iniziative. Siccome la Banca si basa su procedure o politiche specifiche a seconda dei diversi contesti in cui opera, ne consegue che una parte dell’impatto che la Banca ha sulla Società e sull’Ambiente derivi anche dallo svolgimento delle attività inerenti gli acquisti e le relazioni con i suoi fornitori. La presente istruzione definisce gli elementi da prendere in considerazione e le azioni da mettere in pratica per realizzare acquisti in conformità ai Principi Ambientali e Sociali (E&S) del Paese in cui opera Société Générale. Ogni collaboratore, così come tutte le parti coinvolte nel processo di acquisto, devono applicare quanto indicato in questo documento. Quando alcune modalità pratiche o iniziative possono differenziarsi da Paese a Paese, tale possibilità è segnalata esplicitamente nei paragrafi che seguono. Société Générale ha definito anche un corpo di regole di comportamento applicabili all’interno del Gruppo in materia di lotta alla corruzione e di prevenzione ai conflitti di interesse, ovviamente oltre a quanto già disciplinato in materia dalle leggi e dai regolamenti dei vari Paesi in cui opera. Le 3 regole di deontologia professionale e personale relative alla condotta da ternersi nell’ambito degli acquisti devono essere rispettate dai dipendenti e da tutti i collaboratori del Gruppo. 1. Definizioni 1.1 L’atto di Acquisto Per atto di Acquisto si intende l’insieme dei comportamenti volti a rispondere ai bisogni funzionali del Gruppo tramite la selezione dei fornitori, prodotti e servizi ritenuti più appropriati in base all’efficacia operativa, ai rischi associati e al costo totale (come definito al paragrafo 3.4). 1.2 La filiera degli Acquisti La filiera degli Acquisti comprende la Direzione Acquisti di Gruppo (RESG/ACH), i Centri Servizi condivisi di Approvvigionamento (SSSC – Sourcing Shared Services Centers), esistenti nei principali Paesi di operatività del Gruppo, e i settori dedicati agli Acquisti presenti all’interno delle varie società del Gruppo. Le suddette strutture operano sulla base delle norme comuni definite dalla Direzione Acquisti di Gruppo, che sono altresì applicabili ad ogni acquirente così come definito al seguente punto 1.3. 1.3 L’Acquirente Il termine “Acquirente” designa: ‐ i collaboratori del Gruppo identificati come tali dalla nomenclatura del lavoro, o facenti funzione di Acquirenti, o che effettuano gli acquisti in maniera occasionale, ‐ ogni altro collaboratore che interviene in qualunque momento delle varie fasi del processo di acquisto, a partire dall’espressione della necessità di un Acquisto fino al pagamento delle corrispondenti fatture. 1.4 Responsabile Bancario, Committente, Cliente Interno o Socio in Affari Il Responsabile Bancario (o il Committente dell’Ordine, o il Cliente Interno della Funzione Acquisti o del Socio in Affari del servizio Acquisti) è il responsabile abilitato, secondo le regole di Gruppo, a sostenere una spesa. Rappresenta la direzione o il servizio interno dell’impresa che esprime l’esigenza di acquisto di un prodotto o della prestazione di un servizio. 1.5 Il Processo di Acquisto Il Processo di Acquisto segue le fasi normate volte all’ottenimento di un bene o di un servizio. E’ descritto al paragrafo 4.1 della presente istruzione e pubblicato nei documenti di riferimento in materia di acquisti sul portale Risorse (RESG). 1.6 L’Acquisto Responsabile Per Acquisto Responsabile si intende un acquisto rispondente alle attese del Responsabile Bancario e integra, nello spirito di equilibrio tra le parti interessate, esigenze, specifiche e criteri a favore della salvaguardia e valorizzazione dell’ambiente, del progresso sociale e dello sviluppo economico. 2. Richiamo agli standard ed alle iniziative di Gruppo in materia di Responsabilità Sociale di Impresa 4 Il Gruppo persegue il proprio sviluppo nel rispetto dei diritti umani e sociali fondamentali così come nella salvaguardia dell’ambiente ovunque operi. Vigila in questo ambito anche sull’attività delle proprie controllate, dei fornitori e dei subappaltatori, cercando di prevenire i danni e i rischi sanitari e ambientali, così come quelli derivanti dalla violazione dei diritti fondamentali. Con riferimento all’impatto Sociale e Ambientale, il Gruppo è altresì impegnato attivamente all’utilizzo responsabile delle risorse naturali ed energetiche. A tal proposito, Société Générale fa suoi e rispetta i valori e i principi enunciati:  nella Dichiarazione universale dei Diritti dell’Uomo e negli impegni complementari assunti (Patto internazionale relativo ai diritti civili e politici e Patto internazionale relativo ai diritti economici, sociali e culturali);  nelle convenzioni fondamentali dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro;  nella Convenzione del patrimonio mondiale dell’UNESCO;  nelle Linee Guida per le Imprese Multinazionali dell’OCSE. Inoltre, volontariamente Société Générale ha aderito alle seguenti iniziative pubbliche o private:  l’iniziativa finanziaria del Programma delle Nazioni Unite per l’Ambiente;  il Patto mondiale delle Nazioni Unite;  i Principi dell’Equatore;  il Patto PME (1);  la Carta dei Rapporti con i Fornitori Responsabili (2). 3. I Principi per un Acquisto Responsabile Ogni atto di acquisto deve essere responsabile e rispondere ai seguenti quattro principi: ‐ deve risultare dalla messa in concorrenza libera e leale dei potenziali fornitori, ‐ deve garantire l’equità tra i fornitori e la trasparenza della scelta, ‐ deve avvenire in un clima di fiducia reciproca per assicurare un dialogo costruttivo ed equilibrato tre le due parti, ‐ il fornitore ritenuto idoneo, deve corrispondere al “miglior offerente”. 3.1 Principio dell’appello alla concorrenza La messa in concorrenza dei fornitori potenziali è il principio fondamentale per un acquisto responsabile, poiché permette a tutti i fornitori di ottenere contratti in base alla qualità della loro offerta e all’uguaglianza delle possibilità tra tutti i concorrenti. Il Gruppo favorisce la libertà di accesso ai mercati poiché si preoccupa e si impegna per uno sviluppo economico giusto e sostenibile. In via del tutto eccezionale, si potrà ricorrere ad una diversa negoziazione, per esempio nel caso di un fornitore che operi in regime di monopolio, per soddisfare esigenze complementari a seguito di una recente gara d’appalto relative al prodotto o al servizio utilizzato, o ancora nel caso di assegnazione dell’ordine a imprese operanti nel settore dell’economia sociale e solidale, ecc. (1) Iniziativa francese. (2) Iniziativa francese. 5 L’assenza della messa in concorrenza deve essere motivata e formalizzata dall’Acquirente e dal Responsabile Bancario. 3.2 Principio di correttezza e trasparenza In ogni fase del Processo di Acquisto, l’Acquirente deve essere imparziale nei confronti dei fornitori. Non esclude nessuna società durante la gara d’appalto senza che vi sia una ragione valida, oggettiva e formalizzata. Vigila sull’uguaglianza del trattamento tra i fornitori durante tutta la fase di consultazione. Le informazioni fornite o richieste, come anche le tempistiche, devono essere identiche per tutti i soggetti esaminati. Inoltre, in caso di asimmetria informativa risultante dallo storico con alcuni fornitori, l’acquirente opera affinché venga riequilibrata la situazione tenendo a disposizione nuovi potenziali fornitori. Le analisi condotte per la selezione devono fondarsi su fonti oggettive sulla base di criteri definiti in anticipo rispetto alla gara di appalto, condivisi dai Responsabili Bancari, che permettano di giustificare le selezioni intermedie, la scelta finale e spiegare ai fornitori non ritenuti idonei i motivi della loro mancata selezione. 3.3 Principio di equilibrio nelle relazioni Le relazioni tra Société Générale e i fornitori devono favorire: ‐ la creazione di valore, motivando i fornitori a proporre le migliori offerte volte alla reciproca soddisfazione, ‐ l’equità finanziaria, garantendo gli impegni assunti in particolar modo per ciò che riguarda le scadenze dei pagamenti. In Francia, il Responsabile Bancario e l’Acquirente vigilano affinché siano rispettati i termini indicati nella Legge di Modernizzazione dell’Economia (LME), ‐ l’innovazione, valorizzando le offerte emergenti del mercato e contribuendo alla trasformazione del Gruppo, ‐ il miglioramento della collaborazione con i fornitori, sviluppando le relazioni con l’insieme dei fornitori e principalmente intensificando il dialogo con le Piccole e Medie Imprese (3), ‐ la partecipazione allo sviluppo del territorio, tenendo in considerazione la situazione locale dell’impresa. 3.4 Principio di selezione del “miglior offerente” La nozione di “miglior offerente” tiene conto: ‐ della performance economica globale, intesa come l’insieme dei costi generati dall’acquisizione e dall’utilizzo del prodotto o del servizio per tutto il suo ciclo di vita, quali i costi diretti di acquisizione, logistici, di installazione o di messa in servizio e di manutenzione, così come i costi indiretti di sfruttamento, di formazione, di adattamento ai processi, di assicurazione, di smantellamento, ecc. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ (3) Le Piccole e Medie Imprese hanno meno di 250 persone ed un volume di affari annuale inferiore ai 50 milioni di Euro o un totale di bilancio che non supera i 43 milioni di Euro (Commissione Europea e INSEE). 6 Questa nozione è generalmente detta TCO (Total Cost of Ownership), ma anche “costo totale del possesso” (traduzione letterale), “costo globale” o ancora “costo del ciclo di vita”. E’ necessario altresì portare i fornitori, ogni volta possibile, ad allineare le loro offerte in termini di contenuto al fine di poter realizzare una comparazione delle offerte di prezzo a perimetro strettamente omogeneo. Inoltre, l’Acquirente deve essere particolarmente attento alle offerte che dovessero essere nettamente inferiori in termini di prezzo rispetto a quelle degli altri concorrenti. L’Acquirente deve, in parecchi casi, assicurarsi che la struttura del costo del prodotto o del servizio permetta di raggiungere il livello di prezzo applicato in maniera non rischiosa e definitiva, soprattutto quando nella struttura del costo incide particolarmente la mano d’opera, ‐
degli aspetti sociali, rispettando le legislazioni nazionali e internazionali, così come i Principi stabiliti dal Gruppo. Si tratta principalmente di rispettare le raccomandazioni fondalmentali dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro per quanto concerne il lavoro minorile, l’igiene e la sicurezza, le condizioni di lavoro e la lotta alla discriminazione, ma anche di sviluppare iniziative basate sull’impiego di lavoratori con handicap e sul reinserimento professionale delle persone senza un lavoro stabile, dignitoso e correttamente remunerato, ‐
degli aspetti ambientali, rispettando le legislazioni nazionali e internazionali, come anche i Principi definiti dal Gruppo. Si tratta di privilegiare i prodotti e le prestazioni di servizio aventi un impatto ambientale limitato. In particolare, il Gruppo promuove le iniziative volte alla riduzione del consumo energetico e alle emissioni di biossido di carbonio. 3.5 Principio di tracciabilità e di audit L’insieme delle parti costitutive l’atto di acquisto deve essere archiviato e conservato al fine di garantire la tracciabilità e l’attività di audit di tutto il dossier di acquisto. Questo dossier deve comprendere come minimo il capitolato d’oneri, la lista dei fornitori consultati e l’insieme delle loro risposte, la griglia di analisi delle offerte, gli scambi di domande‐risposte complementari, l’accordo del committente sulla scelta proposta, il contratto e i suoi allegati. 4. Il Processo di comportamento per un Acquisto Responsabile Ad ogni fase del Processo di Acquisto, è necessario porre in essere una serie di azioni specifiche affinché si possa garantire la realizzazione di un Acquisto Responsabile. 4.1 Le fasi del Processo di Acquisto Per memoria, si ricorda che il Processo di Acquisto è composto dalle 7 fasi seguenti: 7‐Misurare
6‐Sottoscrivere 5‐Negoziare
3‐Definire
4‐Consultare
1‐Inquadramento 2‐Conoscere
7 4.2 Inquadramento Questa fase serve a raccogliere l’insieme delle informazioni sull’esistente, lo storico, il bisogno funzionale, le previsioni di spesa e la programmazione auspicata. Sono esaminati l’opportunità di ristudiare/riqualificare il bisogno e la conseguente metodologia per soddisfarlo. Vengono ricercate le possibilità di sinergia con altri soggetti del Gruppo e sono analizzate le differenti risposte al bisogno. L’organizzazione del progetto di acquisto è conclusa con la produzione di un documento che ne descrive la sua governance. In termini di responsabilità ambientale e sociale, è necessario:  identificare i differenti impatti ambientali del prodotto o del servizio e ricercare le soluzioni che permettano di ridurli. La cartografia dei rischi Ambientali & Sociali per categoria di acquisto facilita questa identificazione (questo documento è consultabile e reso accessibile online nell’ambito della documentazione di riferimento in materia di acquisti sul portale Risorse RESG),  valutare la possibilità di riservare tutto o parte della prestazione al settore dell’economia sociale e solidale (4). 4.3 Conoscere Durante questa fase, l’Acquirente deve assicurarsi di conoscere le soluzioni e i fornitori che possano rispondere alla sua esigenza. Se necessario, una Richiesta di Informazioni (RFI) può essere formalizzata per censire le soluzioni e i fornitori presenti sul mercato da esaminare nella fase di consultazione. Tuttavia, prima di verificare sul mercato, diventa imperativo definire esattamente il prodotto o il servizio ricercato. La redazione di un capitolato d’oneri con l’indicazione dei livelli di qualità o di performance richiesti permette di specificare meglio le attese nei confronti del prodotto o del servizio necessari. A questo punto, si procede ad un’analisi dei rischi sui fornitori identificati da invitare alla gara d’appalto. Pertanto, si devono reperire prioritariamente le seguenti informazioni: ‐ ragione sociale e domiciliazione, ‐ solidità finanziaria come pegno di stabilità e livello di indipendenza economica (5), ‐ coperture assicurative, ‐ capacità di consegna, di produzione e referenze verificabili, ‐ reputazione della società, delle società collegate e dei principali dirigenti in tema di: ambiente, diritti fondamentali e probità. A questo proposito, una semplice ricerca su internet permette generalmente di identificare le interazioni notorie. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ (4) Il settore dell’economia sociale e solidale (ESS) corrisponde ad un insieme di imprese organizzate sotto forma di cooperative, associazioni o fondazioni, il cui funzionamento interno e attività sono fondate sul principio di solidarietà e di utilità sociale. (5) Salvo eccezioni, un tasso di dipendenza sul mercato di riferimento superiore al 25% del volume di affari è considerato critico. 8 In termini di responsabilità ambientale e sociale, le azioni da intraprendere sono: ‐ definire le specifiche in materia ambientale (per esempio: il rispetto dei marchi di qualità ecologica, l’utilizzo di materiali non nocivi, la limitazione dell’impatto di emissione di anidride carbonica e del consumo di energia, ecc.), ‐ ricercare fornitori del settore dell’economia sociale e solidale, così come della sfera della Piccole e Medie Imprese e delle ETI (imprese di dimensioni intermedie) (6), N.B.: lo sviluppo del volume di affari con le PMI, che si concretizza attraverso il nostro impegno in seno al Patto PME, è un’iniziativa francese. Tuttavia, si tratta di una good practice economica universale, e si raccomanda a tutti i soggetti internazionali del Gruppo di trarne ispirazione e di promuovere il ricorso alle piccole e medie imprese locali, ‐ analizzare i rischi finanziari (solidità patrimoniale e stabilità, livello di indipendenza economica, coperture assicurative, ecc.). 4.4 Definire A questo stadio del Processo di Acquisto sono determinate: la modalità di consultazione, la lista dei fornitori da interpellare, così come la struttura della gara d’appalto. I criteri di analisi e la loro ponderazione, per le selezioni intermedie e la scelta finale del fornitore, sono conclusi. Questi criteri devono essere chiaramente definiti, oggettivi e misurabili. Una griglia riepilogativa è validata. La lista dei fornitori da consultare è validata dopo aver analizzato i rischi che possono presentare. In termini di responsabilità Ambientale e Sociale, le azioni da compiere sono:  validazione dei criteri di analisi in materia di Ambientale e Sociale e la loro ponderazione nella scelta del fornitore,  validazione delle PMI che saranno consultate,  validazione dei fornitori del settore dell’economia sociale e solidale che saranno consultati,  determinare la quota di mercato che sarà eventualmente riservata alle imprese del settore dell’economia sociale e solidale. 4.5 Consultare I fornitori sono consultati secondo la strategia definita in anticipo, le varie fasi della gara d’appalto, un planning, la modalità di comunicazione, i documenti da fornire, ecc. sono comunicati ai fornitori per mezzo del regolamento di gara, al quale è allegato il capitolato d’oneri, unitamente ad una bozza del contratto. Le gare di appalto sono gestite online tramite lo strumento tool@chats da parte degli acquirenti RESG/ACH e dei Centri Servizi Condivisi di Approvvigionamento (SSSC – Sourcing Shared Services Centers) di tutta la filiera Acquisti internazionali. Ai fini di audit, ogni altro collaboratore che deve effettuare un acquisto dovrà garantire la correttezza e la trasparenza della consultazione effettuata, la tracciabilità dell’insieme degli scambi e la scelta fatta. (6) In Francia la definizione è la seguente: le imprese di dimensione intermedie (ETI) impiegano tra i 250 e i 4.999 dipendenti ed hanno un volume di affari annuale inferiore a 1,5 miliardi di Euro o un totale di bilancio non superiore ai 2 miliardi di Euro (INSEE). 9 L’acquirente organizza parimenti gli scambi necessari (domande, presentazioni, visite ai siti…) per verificare la pertinenza tecnica delle risposte e la capacità dei fornitori alla consegna del prodotto o ad effettuare il servizio. Gli scambi devono essere tracciabili, farsi in totale trasparenza e con correttezza (anche le informazioni trasmesse ai vari fornitori devono avere le stesse tempistiche). In termini di responsabilità Ambientale e Sociale, si rende necessario:  valutare tutti i fornitori consultati in merito al loro coinvolgimento e attività sul tema Ambientale e Sociale. Questa valutazione è condotta, in Francia, tramite la società ECOVADIS (7) e i risultati che ne derivano devono essere integrati nella selezione dei fornitori,  richiedere ad ogni fornitore tutte le specifiche necessarie per assicurarsi che la proposta corrisponda bene al bisogno espresso,  spiegare chiaramente ai fornitori i punti della proposta da modificare per essere totalmente conformi al capitolato d’oneri,  assicurarsi che le risposte dei fornitori contengano gli adeguamenti alle specifiche ambientali e sociali,  valutare che le risposte dei fornitori siano conformi ai criteri ambientali e sociali. 4.6 Negoziare Durante questa fase, l’Acquirente persegue l’obiettivo di raggiungere il miglior rapporto qualità/prezzo in conformità alle specifiche e al livello di performance descritti nel capitolato d’oneri. Le sessioni di negoziazione devono permettere un dialogo chiaro e preciso con i fornitori, mettendo in risalto i punti di forza e di debolezza delle loro offerte. I fornitori devono poter percepire gli eventuali margini di miglioramento richiesti a livello economico, funzionale e qualitativo sul prodotto o sul servizio richiesto. In termini di responsabilità Ambientale e Sociale, è necessario:  esprimere chiaramente gli obiettivi funzionali, qualitativi ed economici ricercati dall’acquirente,  negoziare in totale buona fede ricercando un risultato equilibrato e sostenibile per entrambe le parti,  fare la scelta finale, con il Responsabile Bancario, tenendo in considerazione l’insieme dei criteri di analisi definiti in anticipo, nelle specifico quelli ambientali e sociali,  informare tutti i fornitori simultaneamente della scelta finale,  spiegare ai fornitori esclusi le ragioni oggettive della decisione. 4.7 Sottoscrivere Il contratto formalizza gli impegni reciproci del fornitore e di Société Générale, riporta tutti i termini degli accordi presi durante la negoziazione. La bozza del contratto è predisposta sistematicamente prima della gara d’appalto e allegata dall’Acquirente al dossier di consultazione. Tale documento deve basarsi, per quanto possibile e con riserva di modifiche, sul diritto locale, utilizzando il contratto standard messo a disposizione dalla filiera degli Acquisti. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ (7) ECOVADIS: società indipendente specializzata nella valutazione Ambientale & Sociale delle imprese (www.ecovadis.com). L’utilizzo di questa piattaforma è destinato ad essere esteso all’interno del Gruppo. 10 L’Acquirente deve garantire la conservazione sicura del contratto, così come dell’insieme dei documenti componenti il dossier di acquisto per tutta la durata legale secondo la legislazione di ogni Paese, con un minimo di dieci anni. Tutta la documentazione deve poter essere messa a disposizione per l’Audit o per l’Ispezione. In termini di responsabilità Ambientale e Sociale, è necessario:  formalizzare nel contratto gli impegni del fornitore corrispondenti alle specifiche Ambientali e Sociali presenti nel capitolato d’oneri e nell’offerta del fornitore,  inserire nel contratto la clausola di Responsabilità Ambientale e Sociale, che riprende i valori e le Linee Guida del Gruppo in materia (pubblicarlo e renderlo consultabile tra i documenti di riferimento acquisti sul portale Risorse RESG),  includere la clausola di audit, permettendo principalmente un controllo in materia Ambientale e Sociale durante la fase di esecuzione del contratto (pubblicarlo e renderlo consultabile tra i documenti di riferimento acquisti sul portale Risorse RESG),  includere la clausola di ricorso alla Mediazione Interna (pubblicarlo e renderlo consultabile tra i documenti di riferimento acquisti sul portale Risorse RESG),  includere la clausola facente riferimento al codice di comportamento del Gruppo e al “diritto di allerta” in caso d’intervento di un prestatore d’opera esterno rispetto a quelli del Gruppo in loco (pubblicarlo e renderlo consultabile tra i documenti di riferimento acquisti sul portale Risorse RESG). 4.8 Misurare Per tutta la durata del contratto, è garantito il monitoraggio qualitativo della prestazione da parte dei rappresentanti del Responsabile Bancario e del fornitore. I livelli di qualità o di performance richiesti in base al contratto sono controllati e sono oggetto di un rapporto formalizzato e condiviso con il fornitore. Se sono previsti contrattualmente penalità o bonus, gli stessi saranno regolarmente applicati. L’Acquirente si tiene informato sulle condizioni di esecuzione del contratto ed interviene qualora delle controversie non possano essere risolte direttamente dal rappresentante del Responsabile Bancario e del fornitore. Ogni negoziazione complementare o che dovesse avvenire nel periodo di esecuzione del contratto sarà trattata dall’Acquirente. In termini di responsabilità Ambientale e Sociale, è necessario:  garantire un dialogo regolare con il fornitore, informarlo rapidamente delle eventuali insoddisfazioni constatate relativamente alla consegna del prodotto o alla prestazione del servizio,  favorire la risoluzione amichevole delle controversie con i fornitori e, se necessario, ricorrere alla Mediazione Interna (8),  realizzare eventualmente un audit ambientale e sociale in loco, quando il prodotto o il servizio sono giudicati sensibili sotto questi aspetti,  incoraggiare il fornitore a migliorare il proprio operato in termini ambientali e sociali. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ (8) Al fine di giungere alla risoluzione amichevole delle controversie con i propri fornitori, Société Générale ha messo in piedi una procedura volta a favorire il dialogo e a cercare le soluzioni migliori nell’interesse di entrambe le parti. A questo proposito, è stato nominato un mediatore interno. Il suo intervento è previsto quando il fornitore ritiene che il rapporto con il Responsabile Bancario e l’acquirente si siano conclusi in modo non soddisfacente. I riferimenti della Mediazione Interna sono accessibili sulle pagine fornitori del sito web istituzionale di Société Générale. 11 5. Regole di deontologia professionale e personale 5.1 Deontologia professionale Ogni collaboratore che interviene nel processo di Acquisto svolge la propria missione in modo professionale e nell’interesse esclusivo del gruppo Société Générale e delle sue controllate. E deve conformarsi ai seguenti principi di comportamento :  rispetta questa norma chi è tenuto al segreto professionale, così come definito dal Codice di Comportamento del gruppo Société Générale (Direttiva n° 13862). Nello specifico, si ricorda che ogni elemento costitutivo dei dossier Acquisti è da considerarsi riservato,  non pratica nei confronti dei fornitori nessuna operazione commerciale volta a forzare l’entrata in relazione. Rifiuta qualunque accordo di reciprocità e non ne impone,  non opera con i fornitori che, in base alle sue informazioni, non rispettano le disposizioni vigenti nel Paese in cui operano, nello specifico quelle del diritto commerciale, del lavoro o dell’ambiente o le cui pratiche contravvengono alle regole di deontologia del gruppo Société Générale,  ricerca sistematicamente la messa in concorrenza, interpellando almeno due fornitori, salvo casistiche particolari che dovrà giustificare ai responsabili gerarchici,  si assicura che la selezione del fornitore si faccia secondo il principio del “miglior offerente”,  si assicura della solidità finanziaria delle società consultate e si astiene dall’interpellare imprese che realizzino in modo ricorrente più del 25% del proprio giro di affari con il gruppo Société Générale, salvo eccezioni approvate dalla Direzione Acquisti. Queste informazioni vanno riviste regolarmente e aggiornate almeno una volta l’anno,  viene identificato come persona abilitata a negoziare per conto del gruppo Société Générale o delle sue controllate ed è riconosciuto come tale dai fornitori,  si avvale sistematicamente dei modelli di contratto standard messi a disposizione dal settore Acquisti, e se necessario, coinvolge il settore legale del gruppo, o avvocati esterni prima di inviare la bozza del contratto allegata all’offerta,  rispetta le vigenti procedure di archiviazione, permettendo la tracciabilità dell’atto di acquisto. Queste procedure devono essere conformi alla direttiva n° 83 del 20/09/12, “Archiviazione all’interno del Gruppo Société Générale”. 5.2 Deontologia personale Al fine di preservare la sua imparzialità, in nessun caso un collaboratore che interviene nel processo di Acquisto deve sentirsi obbligato o debitore nei confronti di un fornitore con il quale è venuto in relazione. A tal proposito:  rifiuta di beneficiare, o di far beneficiare chiunque, di vantaggi personali che potrebbero essere offerti da un fornitore,  vigila affinché i contratti stipulati con un fornitore, ex dipendente del gruppo Société Générale o di una delle sue controllate, rispettino le stesse condizioni che avrebbero con qualunque altro fornitore, 12 
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non accetta nessun regalo, sotto qualsiasi forma durante la gara di appalto o la fase di consultazione, e, in tutti i casi qualora fosse di valore superiore ai 150 euro (per anno civile) in Francia, o qualunque altro importo definito dalla direzione locale degli altri Paesi, al fine di non pregiudicare la sua indipendenza di giudizio. Ogni dono, regalo o beneficio eccedente tale valore, o proposta in tal senso, deve dar luogo a un’informativa al proprio responsabile gerarchico e al suo Responsabile Compliance che gli comunicheranno la condotta da tenere. E’ totalmente escluso accettare qualsiasi regalo od offerta al proprio domicilio personale. Analogamente, è vietata la messa a disposizione a condizioni privilegiate di un prodotto o servizio a titolo personale e/o al domicilio del collaboratore e ogni proposta di questa natura proveniente da un fornitore deve essere segnalata gerarchicamente e al Responsabile Compliance, la Direzione Acquisti di Gruppo si riserva il diritto di chiedere periodicamente ai fornitori, così come a terzi eventualmente coinvolti, l'elenco dei doni e benefici consentiti al personale i pasti di lavoro con i fornitori devono essere subordinati alle relazioni utili al gruppo Société Générale e la presa in carico delle relative spese deve essere equilibrata tra le due parti. Devono essere rispettati i plafond e le approvazioni richieste per i pasti di lavoro così come definiti dalla politica di Gruppo. I pasti di lavoro sono vivamente sconsigliati durante le fasi della gara di appalto e di consultazione. La cena deve avere carattere eccezionale e la frequentazione comune a spettacoli è da evitare, a meno che l’invito non riguardi un gruppo di persone e/o si riferisca ad una operazione pubblicitaria. Soltanto la linea gerarchica può autorizzare un viaggio di studio proposto da un fornitore attuale o potenziale; in questo caso, viaggi e hotel saranno pagati dal gruppo Société Générale o dalla sua controllata, è vietato trattare con una società nella quale lui stesso o un famigliare detiene una partecipazione (azioni, quote, gestione) o con la quale sarebbe in situazione di conflitto di interesse, così come precisato nell’istruzione n° 13846. In questi casi, deve essere informata la linea gerarchica o il Responsabile Compliance, che deciderà eventualmente di trasferire il dossier ad un altro collaboratore, i membri del personale, qualora abbiano ricevuto potere di firma da Société Générale o da una delle sue controllate, non possono avere un altro impiego né svolgere un’attività retribuita al di fuori del gruppo Société Générale senza aver provveduto ad informare preventivamente i responsabili gerarchici e la Direzione Compliance (9). Non possono, senza autorizzazione espressa da parte della linea gerarchica e della Direzione Generale (o della Direzione Compliance se da quest’ultima delegata), esercitare funzioni di amministratore, gestione o direzione in qualsiasi altra impresa, ogni collaboratore che interviene nel processo di Acquisto, qualora sollecitato da un fornitore e in caso di difficoltà nel definire il comportamento appropriato di fronte alla proposta di regali, inviti, offerte inabituali, ecc., deve informare tempestivamente la linea gerarchica e il Responsabile Compliance, in situazioni difficili o dopo aver attivato le vie gerarchiche o il Responsabile Compliance, ogni soggetto in situazioni di conflitto di interesse può esercitare il diritto di allerta tramite la procedura definita nel codice di comportamento (nello specifico tramite un messaggio indirizzato al dipartimento compliance all’indirizzo [email protected]). ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ (9) Questa disposizione non si applica alla produzione di opere scientifiche, letterarie o artistiche. 13