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Il Sistema Nursy-Rolly
Tecnologie per la riduzione del rischio clinico
e il contenimento della spesa farmaceutica
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Il supporto operativo dell’IT nella gestione del rischio clinico
Le premesse
Che le tecnologie dell’informazione siano in grado di agire come driver per la razionalizzazione della gestione e per il
contenimento dei costi di funzionamento di una struttura per quanto complessa essa sia è un fatto ampiamente riconosciuto e dimostrato da casi di studio anche riconducibili all’ambito pubblico.
Tuttavia prima ancora di garantire un vantaggio economico la tecnologia può e deve diventare un supporto operativo per
una corretta gestione del rischio clinico da parte di tutti i soggetti coinvolti nel processo. E, anche in questo caso, alcuni
studi indipendenti evidenziano come siano possibili risparmi (sia in termini di operatività, sia soprattutto in termini di
riduzione di copertura assicurativa e/o soccombenze in contenzioso) pari a circa il 2% del totale dei costi di gestione di
una struttura ospedaliera.
Osservando la tradizionale gestione clinica del farmaco in ambito ospedaliero si possono agevolmente individuare le tre macroaree in cui le tecnologie, attualmente disponibili sul territorio
nazionale, consentono di eliminare le maggiori criticità e probabilità d’errore:
GESTIONE DELLE SCORTE / MAGAZZINO
PRESCRIZIONE
SOMMINISTRAZIONE
 il momento della prescrizione medica, fase che coincide con l’avvio del processo e che consiste nella predisposizione della terapia;
 il momento della somministrazione al paziente, che conclude il processo;
 la gestione delle scorte e del magazzino, che costituisce un flusso parallelo di approvvigionamento dei farmaci
necessari e che per essere efficace necessiterebbe di input in tempo reale provenienti da entrambi gli step sopracitati.
GLI ERRORI COMMISSIBILI
Errata associazione terapia/farmaco realmente somministrato
Errore nel tempo
di somministrazione
Errata trascrizione della terapia
da cartella clinica
Errata associazione terapia/paziente
1G 2G
3G
4G
5G
6G
Errore nel modo
di somministrazione
Errore nella dose somministrata
Errore nella registrazione
della somministrazione
Giusta persona
Giusto orario
Giusta via
Giusto farmaco
Giusta dose
Giusta registrazione
LE “6G”: “FAI LA COSA GIUSTA”
LE DISECONOMIE
Mancate trascrizioni
delle movimentazioni
di magazzino
Gestione stocastica
dei riordini
“CATTIVA SPESA”
Ottimizzazione
della supply‐chain
LE ECONOMIE
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Fase critica 1: LA PRESCRIZIONE
Secondo il tradizionale processo di gestione clinica del farmaco, la prescrizione è caratterizzata da due momenti ognuno
dei quali può introdurre criticità/errori e necessita quindi di un supporto tecnologico. In particolare:
 PRESCRIZIONE MANUALE DEL MEDICO SULLA DOCUMENTAZIONE CLINICA
Criticità
Durante la fase di elaborazione della terapia, il medico potrebbe incorrere in errori che riguardano la scelta del
farmaco, la verifica delle possibili interazioni dei farmaci prescritti, l’indicazione del dosaggio, ecc. Talvolta può
accadere che non siano disponibili al momento della diagnosi alcuni elementi/informazioni, che già appartengono alla storia clinica del paziente (es. allergie, insufficienze renali o epatiche, ecc), provocando così la prescrizione di una terapia poco adatta alle specifiche caratteristiche.
Supporto tecnologico
L’informatizzazione della prescrizione medica (Computerized Physician Order Entry, CPOE) è un’applicazione che
accetta elettronicamente le prescrizioni mediche, da tutte le postazioni informatiche del reparto o da postazioni
wireless (palmari o tablet PC). Per essere efficiente, la prescrizione informatizzata deve essere integrata
nell’applicativo di gestione dei ricoveri (es. cartella clinica informatizzata) e deve lavorare con aggiornamenti in
tempo reale.
Il software di prescrizione può essere opportunamente integrato con appositi applicativi, disponibili sul mercato
o sviluppabili sui sistemi gestionali in uso presso le Aziende, in grado di fornire informazioni aggiuntive di sostegno a una corretta prescrizione quali, ad esempio:

elenco dei farmaci presenti nel Prontuario ospedaliero, di quelli a carico del SSN;

indicazione delle restrizioni prescrittive in essere presso lo specifico ospedale (richieste motivate, linee
guida etc.);

restrizioni relative a note AIFA, o con prescrizione vincolata all’obbligo di piani terapeutici, schede di
rilevazione, ecc.;

possibilità di realizzare associazioni tra farmaci secondo protocolli;

controllo automatico delle interazioni fra farmaci;

compatibilità della prescrizione con alcuni elementi chiave del percorso clinico del paziente (es. diagnosi,
allergie, esami diagnostici, ecc.).

consultazione immediata delle terapie, incluse quelle appena effettuate (attive, sospese, interrotte).
Tali applicativi sono in grado di lanciare un segnale di allarme in caso di anomalie o incompatibilità rilevate.
 INTERPRETAZIONE E TRASCRIZIONE SU CARTELLA INFERMIERISTICA
Una volta che la terapia viene registrata manualmente dal medico sulla documentazione clinica, è necessaria
una sua interpretazione e fedele trascrizione sul “quaderno” di terapia (registro di tutte le terapie in atto in un
reparto) e/o cartella infermieristica.
Criticità
Tra le cause più frequenti di errori riportati in letteratura compare la trascrizione inesatta o manoscritti illeggibili.
Supporto tecnologico
Proprio l’informatizzazione della prescrizione consente di eliminare il passaggio di trascrizione: le prescrizioni
sono infatti visualizzabili in qualunque momento sul computer o sui tablet PC o palmari o comodamente stampabili. In ogni caso le indicazioni del medico risultano chiare e leggibili.
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Fase critica 2: LA SOMMINISTRAZIONE
La somministrazione rappresenta il momento in cui viene dato il farmaco corretto al paziente a cui era stato prescritto,
secondo le modalità, il dosaggio e la frequenza previste dalla terapia.
Criticità
I punti chiave riguardano in primis l’identificazione del paziente ed in secondo luogo la somministrazione vera e propria. Parlando di errori di somministrazione ci si può riferire a qualunque variazione si verifichi rispetto a quanto il medico aveva indicato in cartella clinica e per tanto possiamo includere:

la mancata somministrazione,

la somministrazione fuori dall’intervallo di tempo previsto o con frequenza sbagliata,

il farmaco sbagliato,

l’errato dosaggio o metodologia (endovena anziché intramuscolo),

la somministrazione multipla o di un farmaco scaduto.
Supporto tecnologico
I sistemi di verifica della somministrazione si basano su tecnologia BPOC (bar code-enabled point of care) o RFID e permettono così sia l’identificazione elettronica del paziente sia il controllo incrociato terapia - paziente - orario di somministrazione - personale che effettua la somministrazione.
Sia i pazienti sia il personale infermieristico indossano una banda con codice a barre, generalmente un braccialetto; il
codice a barre è riportato anche all’esterno della confezione del farmaco. Al momento della somministrazione di un farmaco a un paziente, l’infermiere scansiona con il lettore ottico la banda identificativa del farmaco, quella del paziente e
quella dell’infermiere.
Il software verifica automaticamente le “6 G” (giusto farmaco, giusta dose, giusta via, giusto orario, giusto persona,
registrazione) necessarie per una corretta somministrazione ed esamina la presenza di eventuali problemi. Se il farmaco
è corretto, il sistema registra il paziente, il dosaggio, il momento della somministrazione e l’infermiere che ha somministrato il farmaco. Se non vi è concordanza il software invia immediatamente un segnale di allarme.
Per facilitare l’infermiere che si appresta alla somministrazione vengono predisposti degli appositi “carrelli intelligenti”
o carrelli informatizzati che rendono disponibili tutti gli strumenti necessari ad effettuare tali attività (pc con software
di somministrazione a bordo, scanner per i braccialetti, ecc).
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Fase critica 3: LA GESTIONE DELLE SCORTE E DEL MAGAZZINO
Quando si parla di gestione delle scorte e del magazzino, si intendono tutte quelle operazioni che vengono effettuate
all’interno del reparto con l’obiettivo di avere la disponibilità dei farmaci necessari a garantire l’erogazione delle terapie
in corso.
Tali attività sono particolarmente critiche ed onerose in quanto prevedono la corretta identificazione dei fabbisogni,
l’invio delle richieste per il rifornimento, il controllo dei farmaci ricevuti ed una verifica costante rispetto alle scadenze ed ai livelli di riordino.
Criticità
Una gestione manuale del magazzino implica una gestione
degli ordini basata sull’esperienza e come tale caratterizzata da una forte componente soggettiva. Non si dimentichi
che il riordino non viene effettuato sempre dalla stessa persona e questo aumenta ulteriormente la variabilità con cui
tale attività viene effettuata.
La delicatezza di questa fase del processo di logistica del
farmaco, è anche connessa alla necessità di trattare stessi
principi attivi, ma nomi commerciali diversi, diversi dosaggi,
diversi farmaci ma con nomi simili ed in alcuni casi queste
problematiche vengono ulteriormente complicate della necessità di dover verificare anche la coerenza rispetto alle
modalità di acquisto predisposte dalle Aziende Sanitarie (ad
esempio l’acquisto di farmaci generici).
Supporto tecnologico
Nel caso della gestione delle scorte è doveroso fare una premessa: la tecnologia, di vario tipo ed a diversi livelli, può supportare gli operatori, tuttavia è l’integrazione di diverse informazioni ottenibili attraverso l’informatizzazione dell’intero
processo a rendere efficace ed efficiente la gestione dei magazzini. L’ottica in questo caso non è solamente quella della
riduzione delle giacenze e degli sprechi, ma anche quella di evitare la gestione delle emergenze (come l’emissione di
ordini urgenti giornalieri per sopperire alla mancanza di un farmaco prescritto per una nuova terapia) e la razionalizzazione di risorse per inventari e controlli continui.
Il sistema quindi si basa sull’adozione di hardware, come gli armadi informatizzati, e software, per l’interazione/
integrazione con il sistema di prescrizione elettronica delle terapie ed il sistema informativo della farmacia.
Gli armadi informatizzati, elemento più innovativo e caratterizzante, sono dotati di un software gestionale che registra
le giacenze e i flussi in entrata e uscita: ogni prodotto prelevato dall’armadio di reparto può venire scaricato contestualmente tramite il semplice ausilio di palmari, alimentando un circolo di riordino alla farmacia con parametri predefiniti.
Grazie all’introduzione di un sistema di gestione delle scorte sarà possibile non solo determinare le scorte in tempo reale, avere una analisi dei consumi reali (per tipo di farmaco, per reparto, per paziente, ecc), ma anche effettuare un monitoraggio dei medicinali e dei dispositivi medici, un controllo sul loro utilizzo e sulla loro movimentazione e distribuzione.
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Il contenimento della spesa farmaceutica
Un sistema integrato di gestione della filiera farmaco-paziente permette un consistente risparmio della spesa farmaceutica. Un’ indagine promossa dall’ Agenzia Regionale Socio Sanitaria del Veneto ci permette di individuare quali sono le principali voci di risparmio:
 Risparmi di tempo a livello di Reparto ospedaliero,
 Risparmio di tempo a livello di Farmacia Interna,
 Risparmi derivanti dalla riduzione delle scorte,
 Risparmi in termini di consumo di prodotti farmaceutici,
 Risultati in termini di riduzione del rischio clinico.
Il risparmio di tempo all’interno di un Ospedale(*) è stimato intorno alle 65
ore settimanali ovvero circa 84.500 euro/anno. Le voci più significative di
risparmio di tempo sono: interpretazione della cartella clinica e aggiornamento delle schede terapeutiche (da 30 a 0 ore), preparazione delle terapie
(da 10 ore a 0 ore dovute a mancanza del farmaco necessario, difficoltà di
lettura delle prescrizioni cartacee), compilazione degli ordini e controllo
merce (12 ore e 30 minuti a 30 minuti).
La Farmacia interna alla struttura ospedaliera beneficia di tutti i sistemi di
gestione del farmaco ottimizzando di fatto i tempi di risposta e le risorse
umane. Si stima infatti, grazie alla riduzione dei tempi di evasione degli
ordini e per tutte le elaborazioni necessarie alla gestione delle scorte, una
riduzione dei tempi dedicati a tali attività di 10 ore settimanali per un risparmio annuale di 13 mila euro.
I sistemi informatici per la gestione del farmaco permettono anche una gestione efficiente del magazzino farmaceutico che fa ridurre le scorte del
50% producendo un risparmio di circa 7.000 euro (considerando il costo
medio delle giacenze paria a circa 10-12%).
La voce che permette una riduzione importante della spesa sanitaria è quella legata al rischio clinico derivante da una errata somministrazione del farmaco. Riportiamo di seguito uno schema sintetico dei risparmi ottenibili grazie ad una gestione informatizzata della logistica del farmaco.
Risparmi Azienda Sanitaria/anno
GESTIONE FARMACI
Risparmio scorte
Risparmio Consumo Farmaceutico
€ 6.771
€ 37.916
GESTIONE RISORSE UMANE
(*)
Risparmio di Tempo Infermieristico
€ 84.500
Risparmio di Tempo Farmacia
€ 13.000
Risparmio rischio clinico
€ 63.000
TOTALE/anno
€205.187
L’analisi è stata svolta considerando una struttura ospedaliera costituita da 5 reparti e 106 posti letto.
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Il carrello farmaci informatizzato Nursy Rolly
Un Sistema per ridurre il rischio sanitario e contenere i costi farmaceutici
L’utilizzo di un sistema informatizzato per la gestione del farmaco nasce dall’esigenza di ottimizzare e garantire la
tracciabilità dell’intero ciclo del farmaco che parte dalla prescrizione, passa per la somministrazione e si chiude con la
dimissione del paziente.
La soluzione NursyRolly è il risultato
dell’abbinamento di un software per la gestione
dei processi di prescrizione/somministrazione di
terapie farmacologiche in ambito ospedaliero a un
vero e proprio carrello farmaci informatizzato e
ad un sistema di identificazione del paziente.
Il carrello, concepito appositamente per l’uso in
corsia, reca a bordo un PC con display touch
screen completo di software per la prescrizione
e somministrazione della terapia. L’operatore è
identificato dal PC attraverso smart-card o badge
RFID. Il paziente viene identificato attraverso un
braccialetto dotato di barcode o RFID.
Il sistema Nursy-Rolly elimina potenzialmente
tutti gli errori riconducibili all'errato
abbinamento "paziente-terapia" o alla
mancata/errata interpretazione delle
prescrizioni stabilite o alla non corretta
identificazione del farmaco.
La terapia è visualizzata sul PC. Su comando dell’operatore, il
software autorizza l’apertura dei cassetti del carrello e avvia
la procedura di somministrazione, per concludere con la
registrazione dell’evento e l’aggiornamento dei dati di
magazzino.
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L'amministrazione dei processi di approvvigionamento dei farmaci in una logica "pull" (le richieste di riordino vengono
effettuate sulla base dei consumi reali) contribuisce a realizzare quel ciclo virtuoso che porta a uno degli obiettivi più
importanti: ottimizzare la tracciabilità del farmaco e ridurre i costi.
L’efficienza dei processi di reparto
 Software Terapia integrato nel carrello
 Collegamento WI-FI e infrastruttura con server di
reparto
 Identificazione dell’operatore (smartcard o RFID o
tastiera)
 Identificazione del paziente (braccialetto barcode o
RFID o tastiera)
 Prelievo del farmaco guidato da software (pick to light)
 Identificazione del farmaco (lettore barcode o RFID)
 Accesso online a banche dati dei farmaci
In un’ottica di outsourcing i contenitori possono essere inviati
a un magazzino esterno centralizzato
Requisiti di progetto
Sicurezza elettrica, EMC, Risk Analysis, Usabilità
(EN60601-1, EN60601-1-2, EN ISO14971, EN60601-1-6)
Materiali speciali: Corian, Arflex
Autonomia di 8 ore e tempo massimo di carica di 5 ore
Display LCD da 15” con touch screen a onda acustica
Prelievo del farmaco guidato: sblocco cassetto e ‘pick to
light’
Personalizzabile su richiesta: zona rifiuti, contenitori
farmaci
Cassetti modulabili: contenitori estraibili e trasportabili,
con vani per farmaci di forme e dimensioni diverse
Design(*) estetico ed ergonomico: dimensioni e forma, 4 ruote pivotanti, maniglie, peso limitato
(*)
sviluppato dallo studio MM Design noto a livello internazionale e partner dello IUAV di Venezia con cui ha attivato il Master in Design medicale
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L’impegno per la Qualità
Il Sistema NursyRolly è in grado di gestire quindi tutta la filiera a partire dalla prescrizione della terapia per arrivare
al riordino dei farmaci, eliminando potenzialmente tutti gli errori riconducibili all’errato abbinamento “paziente/
terapia” o alla mancata/cattiva interpretazione delle prescrizioni stabilite e garantendo una gestione ottimizzata dei
processi di approvvigionamento dei farmaci in una logica “pull” (le richieste di riordino vengono effettuate sulla
base dei consumi reali).
Si realizza quindi un circolo virtuoso all’interno del processo di TERAPIA, SOMMINISTRAZIONE, MOVIMENTAZIONE e
RIORDINO.
Le implicazioni economico-finanziarie di questo scenario sono evidenti, soprattutto se si tiene in considerazione il fatto
che la spesa farmaceutica ospedaliera italiana, secondo quanto sostenuto dalle Regioni, rischia di raddoppiare nel 2010
rispetto a quanto previsto dallo Stato nella definizione dei tetti massimi di spesa (4,8 miliardi di Euro contro i 2,5
previsti).
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Il Centro Ricerche GPI
Il Centro Ricerche GPI è frutto dell’esperienza maturata nel mercato della Sanità e del Sociale da GPI in oltre 20 anni.
CRG si dedica alla ricerca e alla diffusione di conoscenze scientifiche, tecnologiche, funzionali e di processo applicate
principalmente al settore e-health, e-welfare, well-being.
Grazie alla rete di relazioni e collaborazioni intrecciata con enti nazionali e internazionali, il Centro Ricerche GPI partecipa a progetti finalizzati all’ingegnerizzazione di prodotti e servizi all’avanguardia e di nuove modalità operative.
CRG è impegnato in numerosi progetti internazionali ed è partner di importanti Centri di Ricerca, tra cui:
 la Fondazione Bruno Kessler - FBK, ente di ricerca della Provincia autonoma di Trento che opera nel campo
scientifico tecnologico e delle scienze umane;
 l’Università degli studi di Trento, in particolare il Dipartimento di Ingegneria e Scienza dell’informazione e il
Dipartimento di Sociologia e Ricerca Sociale, per attivare processi tecnologicamente avanzati in ambito
e-Government e interoperabilità;
 la Fondazione Don Carlo Gnocchi, una delle più grandi realtà europee operanti nel settore socio sanitario.
CRG mantiene contatti sistematici di collaborazione con le diverse società, aree produttive e business unit del Gruppo
GPI, al fine di trasmettere le nuove competenze organizzative e tecniche acquisite e favorirne l’adozione mediante lo
sviluppo di progetti che si innestano su queste principali linee di ricerca:
 cooperazione applicativa socio-sanitaria, con particolare riferimento all’evoluzione del Fascicolo Socio Sanitario
Elettronico (progetto CSS); ciò al fine di rispondere alla crescente complessità delle informazioni necessarie per
costruire il profilo del cittadino, in accordo coi vincoli derivanti dalla regolamentazione sulla privacy;
 gestione e il controllo di processi clinici, con particolare enfasi sulla valutazione preventiva e operativa del Rischio Clinico;
 progettazione di sistemi di Ambient Assisted Living, disponibili presso le abitazioni o fruibili dai cittadini con
strumenti di tipo mobile, in continuità col progetto Call Center;
 nuovi modelli gestionali e di organizzazione necessari per competere a livello internazionale nel campo dei servizi di e-health/e-welfare per i cittadini.
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Il Gruppo GPI
Il Gruppo GPI riunisce aziende, controllate o partecipate in diversa misura dalla capofila GPI SpA, Società che dal 1988
opera nel mercato Sanità e Sociale. Obiettivo del Gruppo è mettere a fattor comune le competenze distintive delle entità che lo compongono allo scopo di ampliare l’offerta e migliorare le prestazioni erogate.
La proposta del Gruppo si rivolge sia al settore pubblico che a quello privato e comprende soluzioni per la sanità e il
sociale, per la domotica, l’assistenza domiciliare e la riabilitazione, Web tools, soluzioni di Business Intelligence e
Data Warehousing, sistemi di e-payment (POS), soluzioni per Contact Center e global services. La profonda e articolata
conoscenza dell’area IT consente di qualificare l’offerta con servizi mirati di progettazione, sviluppo e consulenza.
Il Gruppo GPI è in costante crescita dal punto di vista dell’occupazione, del fatturato e degli investimenti in ricerca e
formazione: nel 2010 il fatturato ha superato i 29 milioni di euro, coinvolgendo oltre 480 persone. Nel 2011, grazie
all’ingresso nel Gruppo a fine 2010 di Sysline e Selfin.it, si prevedono ricavi per 49 milioni di Euro e un organico che supererà le 720 persone.
La sede principale è a Trento e numerose sono le filiali distribuite sul territorio nazionale.
Sono più di 400 i clienti in Italia che lavorano con le soluzioni del Gruppo GPI: Aziende sanitarie, Aziende ospedaliere
pubbliche e private, centri diurni e comunità, case di cura, Residenze Sanitarie Assistenziali, asili, cooperative, istituti di
credito, Grande Distribuzione Organizzate, piccole e medie imprese e altri ancora.
Il Gruppo GPI – attraverso la capofila – è socio di Confindustria Trento e di Assinform, l’associazione che riunisce le principali Aziende di Information Technology operanti sul mercato italiano; è socio del Consorzio per l’Informatica Sanitaria
e dell’Istituto per le Tecnologie Innovative di Bolzano.
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La presenza sul territorio
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GPI SpA
Via Ragazzi del ‘99, 13
I-38123 TRENTO
www.gpi.it
Tel.: +39. 0461. 381 515
Fax: +39. 0461. 381 390
E-mail: [email protected]