Guida dell`utente SaaS Email Archiving

Guida dell'utente
Revisione D
SaaS Email Archiving
Email Archiving
Email Archiving è un servizio basato su cloud che consente di archiviare automaticamente i messaggi
e-mail in una posizione centralizzata sicura. Inoltre, consente di effettuare ricerche nelle e-mail
archiviate per individuare e recuperare rapidamente i messaggi desiderati.
Figura 1 Architettura di Email Archiving
1
Ricerca nell'archivio
È possibile trovare, visualizzare ed esportare i messaggi e-mail attualmente memorizzati nell'archivio.
Per creare una ricerca, digitare i dati conosciuti sul messaggio (o sui messaggi) nei campi dei criteri e
fare clic su Cerca.
Miglioramento dei risultati di ricerca
È possibile migliorare i risultati della ricerca seguendo alcune linee guida e procedure consigliate.
Utilizzare la giusta combinazione di termini di ricerca e funzionalità di filtraggio per trovare
rapidamente le email necessarie.
Regole della ricerca di base
•
Compilare almeno un campo di ricerca per iniziare una nuova ricerca. Maggiore è il numero di
campi compilati e più specifica sarà la ricerca, ovvero più limitato sarà il numero di risultati.
•
Per i campi di ricerca non viene fatta distinzione tra maiuscole e minuscole. La ricerca di Sales
Reports equivale alla ricerca di sales reports.
•
Scegliere con attenzione i termini di ricerca. Utilizzare parole o frasi che possono trovarsi
esclusivamente nel messaggio che si desidera trovare. Evitare l'uso di parole o frasi comuni come
un, uno e il.
Altre regole per le ricerche complesse
•
La maggior parte dei caratteri speciali (compresi +-&!><) vengono interpretati come testo normale
se utilizzati all'interno di una parola o di una frase; altri caratteri speciali (compreso #) vengono
ignorati.
•
È possibile effettuare ricerche con i caratteri jolly asterisco finale (*) e punto interrogativo (?) .
L'utilizzo di un asterisco consente di cercare uno o più caratteri, mentre con il punto interrogativo si
cerca un singolo carattere.
•
È possibile eseguire una ricerca fra gli indirizzi e-mail utilizzando l'intero indirizzo, il solo dominio o
qualsiasi parte dell'indirizzo.
•
Selezionare Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole per determinare il modo in cui deve essere
interpretato il testo immesso.
Linee guida per i caratteri speciali
•
Non utilizzare i caratteri speciali da soli.
•
Alcuni caratteri speciali sono consentiti e possono essere interpretati come testo normale se inclusi
in una stringa alfanumerica.
•
I caratteri speciali all'inizio o alla fine di una stringa vengono spesso ignorati.
Tabella 1 Caratteri speciali interpretati come testo normale
2
Carattere speciale
Nome
+
Segno più
-
Trattino
&
E commerciale
|
Barra
!
Punto esclamativo
Tabella 1 Caratteri speciali interpretati come testo normale (segue)
Carattere speciale
Nome
)
Parentesi chiusa
(
Parentesi aperta
{
Parentesi graffa aperta
}
Parentesi graffa chiusa
[
Parentesi quadra aperta
]
Parentesi quadra chiusa
^
Accento circonflesso
"
Virgolette
~
Tilde
:
Due punti
Ricerche con caratteri jolly
La ricerca in archivio supporta due tipi di caratteri jolly, l'asterisco (*) e il punto interrogativo (?),
inseriti all'interno o alla fine di una stringa.
•
Un carattere jolly non può essere inserito all'inizio di una stringa di testo.
•
Si consiglia di non inserire un carattere jolly all'inizio di un termine di ricerca e di non utilizzarlo con
un numero limitato di caratteri. Ad esempio, il termine di ricerca cavallo* restituisce risultati più
rapidi e precisi rispetto a c* o c*l.
•
I caratteri jolly non possono essere utilizzati nella ricerca di frasi.
La combinazione di caratteri jolly e caratteri speciali può causare incongruenze nei risultati della ricerca.
Ad esempio, .doc* e doc* restituiscono risultati differenti.
Esempi di ricerca con caratteri jolly asterisco (*)
L'asterisco (*) consente di eseguire la ricerca di uno o più caratteri.
Tabella 2 Esempi di ricerca con caratteri jolly asterisco (*)
Termine di ricerca
Restituisce...
greg*
greg, gregs, gregg, gregory, gregorian
gre*
greg, gregs, gregg, gregory, gregorian
pina, pinta, pinza
pi*a
pina, pila, pizza, pirata
*pin
Non consentito
Esempi di caratteri jolly punto interrogativo (?)
Il punto interrogativo (?) consente di eseguire la ricerca di caratteri singoli.
Tabella 3 Esempi di caratteri jolly punto interrogativo (?)
Termine di ricerca
Restituisce...
greg?
gregs, gregg
pin?
pino, pina
pi?a
pila, pina
3
Tabella 3 Esempi di caratteri jolly punto interrogativo (?) (segue)
Termine di ricerca
Restituisce...
p??no
piano, panno, pruno
?pin
Non consentito
Indirizzi e-mail
I campi Da e Destinatario consentono di cercare indirizzi email nei campi A e Da dell'intestazione del
messaggio. È possibile cercare un indirizzo email completo ad esempio [email protected],
solo la parte locale (Giuseppe.Rossi) o solo il dominio (esempio.it). È inoltre possibile cercare
all'interno della parte locale e del dominio utilizzando parti di ogni frase come Giuseppe, Rossi,
esempio o com.
Utilizzare le diverse opzioni di ricerca in modo strategico per espandere o restringere i risultati della
ricerca.
•
Utilizzare l'indirizzo completo per limitare i risultati a un indirizzo specifico.
•
Utilizzare la parte locale per trovare tutti i messaggi associati a un determinato nome o
account utente.
•
Utilizzare la parte di dominio per trovare tutti i messaggi associati a un determinato
dominio.
•
Utilizzare solo le parti di un indirizzo per espandere la ricerca e trovare tutti gli indirizzi
associati a uno o più termini.
All'interno di un indirizzo email è possibile cercare una parte o un termine di cui è stato modificato il
tipo di testo o l'uso delle maiuscole/minuscole.
•
Testo separato da un carattere speciale.
•
Passaggio da lettere maiuscole a lettere minuscole e viceversa.
•
Passaggio da caratteri alfabetici a caratteri numerici e viceversa
È possibile utilizzare i caratteri jolly con termini di ricerca all'interno di un indirizzo email.
Non è possibile effettuare ricerche in base a una combinazione di termini di ricerca che non
costituiscono una parte locale, un dominio o un indirizzo completo.
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Tabella 4 Ricerche dell'indirizzo email: [email protected]
Ricerca di
I termini di ricerca validi includono...
parti
dell'indirizzo
email...
I termini di ricerca non validi
includono...
Indirizzo
email
completo
• [email protected] • [email protected]
Parte locale
• GiuseppeM.Ros
si7
• Rossi
• Giuseppe
• 7
• [email protected]
• GiuseppeM
• Rossi7
• GiuseppeM.Rossi
• M
Dominio
• esempio.secondario.it
• esempio.secondario
• esempio
• esempio.it
• secondario
• it
In alcuni casi, viene visualizzato un nome con l'indirizzo email. Ad esempio, Giuseppe Rossi
<[email protected]>. In questo caso, la ricerca del nome Giuseppe o del cognome Rossi restituisce
messaggi associati a Giuseppe Rossi e all'indirizzo email [email protected].
5
Esempi di ricerca di indirizzi e-mail
Tabella 5 Esempi di ricerca di indirizzi e-mail
Termine di ricerca
Restituisce...
leo
• Leo Bianchi
<[email protected]>
• Leo Verdi
<[email protected]>
• Leonardo Rossi
<[email protected]>
• Pino Rossi
<[email protected]
>
• Leo Rossi
<[email protected]>
• Pino Verdi
<[email protected]>
• Leo Verdi
<[email protected]>
leo rossi
• Leo Bianchi
<[email protected]>
• Pino Verdi
<[email protected]>
• Leonardo Rossi
<[email protected]>
• Pino Rossi
<[email protected]>
• Leo Rossi
<[email protected]>
• Giuseppe Rossi
<[email protected]>
• Leo Verdi
<[email protected]>
• GigiR
<[email protected]>
• Leo Verdi
<[email protected]>
• Pino Bianchi
<[email protected]>
• Pino Rossi
<[email protected]
>
impresa.it
• Leo Bianchi <[email protected]>
• Giuseppe Rossi <[email protected]>
filiale.impresa.it
• Leo Bianchi <[email protected]>
• Giuseppe Rossi <[email protected]>
[email protected]
• Leo Bianchi <[email protected]>
• Mario Verde <[email protected]>
le*
6
• Leo Verdi
<[email protected]>
• Bruno levi
<[email protected]
>
• Leandro Neri
<[email protected]>
• Pino Verdi
<[email protected]>
• Pino Rossi
<[email protected]
>
• Mario Tozzi
<[email protected]
>
Ricerca con le opzioni Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole
La ricerca in archivio consente di cercare parole o frasi specifiche all'interno di un messaggio email. È
inoltre possibile applicare regole agli stessi campi di testo per filtrare i risultati Quando si immettono
più termini di ricerca in un campo di testo, è possibile trattarli come una frase esatta, come singoli
termini o come gruppo di termini.
Nelle ricerche evitare l'uso di parole comuni come un, uno o il. Generalmente la ricerca ignora le parole
comuni. Utilizzare invece parole e frasi specifiche delle email che si desidera visualizzare o scaricare.
•
Ricerca con l'opzione Frase: consente di trovare le e-mail contenenti la frase esatta con le parole
esattamente nell'ordine specificato.
•
Ricerca con l'opzione Qualsiasi parola: consente di trovare le e-mail contenenti una o più parole
specificate, indipendentemente dall'ordine.
•
Ricerca con l'opzione Tutte le parole: consente di trovare le e-mail contenenti tutte le parole
specificate in qualsiasi ordine.
Non è possibile utilizzare i caratteri jolly in una ricerca di frasi.
Esempi di ricerca con le opzioni Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole
La ricerca dei termini milano memo restituisce serie di risultati diverse a seconda di come
si applicano le regole.
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Tabella 6 Ricerca di milano memo con le opzioni Frase, Qualsiasi parola o
Tutte le parole
Regola
Restituisce il testo...
Ma non...
Frase
• martedì milano memo
• milan
o
trasp
orti
mem
o
• trasp
orti
mem
o
• firenz
e
mem
o
• firenz
e
trasp
orti
• milano memo risposta
• mem
o per
milan
o
Qualsiasi parola
Tutte le parole
• martedì
milano
memo
• firenze
memo
• milano
memo
risposta
• memo
per
milano
• milano
trasporti
memo
• trasporti
memo
• firenze trasporti
• martedì milano memo
• firenze memo
• milano memo risposta
• firenze trasporti
• milano trasporti memo
• trasporti memo
• memo per milano
Evitare le parole non significative
Le parole non significative comprendono parole di uso comune che vengono ignorate dal sistema
quando si effettua una ricerca in quanto è difficile che restituiscano risultati univoci. Quando si imposta
una ricerca, è consigliabile utilizzare parole e frasi specifiche dei messaggi e-mail che si desidera
trovare, evitando parole e frasi generiche o utilizzate molto frequentemente. In Email Archiving sono
supportate diverse lingue ed è disponibile un elenco di parole non significative per ciascuna lingua.
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Visualizzazione di un messaggio
È possibile aprire e visualizzare i messaggi e-mail per leggerne il contenuto, recuperare gli allegati ed
esaminare i metadati e le informazioni dell'intestazione.
Prima di iniziare
Per trovare il messaggio che si desidera visualizzare, è necessario innanzitutto eseguire una
ricerca e quindi ordinare i risultati.
•
Aprire il messaggio dal riquadro Risultati effettuando una delle operazioni seguenti:
•
Fare doppio clic sul messaggio per visualizzarlo nella finestra Messaggio.
•
Selezionare un'opzione dal menu Anteprima per aprire il messaggio nel riquadro Messaggio.
Se si seleziona Anteprima, il messaggio viene visualizzato nel riquadro Messaggio. In caso contrario, viene
visualizzato in una finestra separata.
Visualizzazione di un messaggio e-mail archiviato
È possibile aprire e visualizzare qualsiasi messaggio e-mail memorizzato nell'archivio direttamente dal
riquadro dei risultati di ricerca.
Sia la finestra di anteprima che la finestra del messaggio consentono di visualizzare il contenuto del
messaggio, le intestazioni ed eventuali allegati associati al messaggio e di archiviare informazioni
specifiche, compresi l'ID e la data di scadenza.
Individuazione di e-mail mediante la ricerca
Utilizzare il modulo di ricerca per trovare i messaggi e-mail in base a un indirizzo, a un intervallo di
date o a un testo.
Attenersi alle seguenti linee guida:
•
Compilare un campo per trovare i messaggi corrispondenti a un unico valore.
•
Compilare più campi per trovare i messaggi corrispondenti a tutti i valori.
•
Combinare campi aggiuntivi con una ricerca di tipo Testo messaggio per filtrare i risultati in una ricerca
Frase, Qualsiasi parola o Tutte le parole
•
Quando si seleziona Frase, non è possibile utilizzare i caratteri jolly.
Attività
Per le definizioni delle opzioni, fare clic su Guida in linea nell'interfaccia.
1
Selezionare Email Archiving | Messaggi archiviati.
La ricerca viene visualizzata per impostazione predefinita.
2
Compilare uno o più dei seguenti campi:
•
Da
•
Destinatario
•
Intervallo date
•
Testo messaggio
9
3
Fare clic su Cerca.
I messaggi e-mail corrispondenti ai criteri di ricerca vengono visualizzati nel riquadro Risultati.
Esempi di ricerca
Nell'esempio seguente vengono confrontati i risultati di due ricerche simili, una eseguita con
l'opzione Frase e l'altra effettuata con l'opzione Qualsiasi parola in una ricerca Testo messaggio.
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Tabella 7 Esempi di ricerca
Criteri
Restituisce...
Non...
• Destinatario:
[email protected]
I messaggi inviati a
Pino tra luglio e
ottobre 2009
contenenti la frase
milano memo.
• I messaggi inviati a Pino nel
giugno 2009 contenenti la frase
milano memo.
• Intervallo date:
dall'01/07/2009
all'01/11/2009
• Testo messaggio con
Frase: milano memo
• Destinatario:
[email protected]
• Intervallo date:
dall'01/07/2009
all'01/11/2009
• Testo messaggio con
Qualsiasi parola:
milano memo
• I messaggi inviati a Stefano tra
luglio e ottobre 2009
contenenti la frase milano
memo.
I messaggi inviati a
Pino tra luglio e
ottobre 2009
contenenti le parole
milano o memo,
comprese le
seguenti stringhe:
• I messaggi inviati a Pino nel
giugno 2009 contenenti le
parole milano o memo,
comprese le seguenti stringhe:
milano memo, viaggio a
milano,firenze memo.
• milano memo
• I messaggi inviati a Stefano tra
luglio e ottobre 2009
contenenti le parole milano o
memo, comprese le seguenti
stringhe: milano memo,viaggio
a milano,firenze memo.
• viaggio a milano
• firenze memo
• Destinatario:
[email protected]
• Intervallo date:
dall'01/07/2009
all'01/11/2009
• Testo messaggio con
Tutte le parole: milano
memo
• I messaggi inviati a Pino
nell'agosto 2009 contenenti la
frase memo per milano.
I messaggi inviati a
Pino tra luglio e
ottobre 2009
contenenti le parole
milano e memo nella
riga dell'oggetto,
comprese le
seguenti stringhe:
• I messaggi inviati a Pino nel
giugno 2009 contenenti
entrambe le parole milano e
memo nella riga dell'oggetto,
comprese le seguenti stringhe:
milano memo e memo per
ufficio di milano.
• milano memo
• La posta inviata a Pino tra
luglio e ottobre 2009
contenente una sola delle
parole milano o memo nella
riga dell'oggetto, comprese le
seguenti stringhe: convention
di milano, viaggio a milano,
firenze memo.
• memo per ufficio
di milano
• memo relativo a
software milano
• I messaggi inviati a Stefano tra
luglio e ottobre 2009
contenenti entrambe le parole
nella riga dell'oggetto,
comprese le stringhe milano
memo, memo per l'ufficio di
milano e memo relativo al
software di milano.
• I messaggi inviati a Pino tra
luglio e ottobre 2009
contenenti la parola milano
nella riga dell'oggetto e memo
nel corpo del messaggio.
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Esportazione di messaggi
È possibile scaricare uno o più messaggi trovati durante una ricerca e visualizzarli in un client email.
Durante l'esportazione, i messaggi vengono compressi in un file .zip.
I messaggi possono essere esportati dal riquadro Risultati o dalla visualizzazione Messaggio.
Linee guida per i file ZIP
Le norme che regolano il file .zip scaricato durante l'esportazione dei messaggi determinano la
dimensione totale dei file, le email incluse, i nomi assegnati ai file delle email e il formato delle email.
•
La dimensione totale del file scaricato non può essere superiore a 2 GB. Se il set di risultati è più
grande, è necessario affinare i criteri di ricerca e limitare i risultati.
•
Al momento del download il sistema esegue nuovamente la ricerca originale. Di conseguenza il set
di messaggi del file ZIP può essere diverso dai risultati iniziali a causa delle modifiche nell'archivio.
•
I messaggi vengono memorizzati come file .eml. Ogni nome di file corrisponde all'ID di archivio
univoco del messaggio.
•
Il formato di ogni email varia in base al ruolo utente:
•
Il ruolo Utente riceve il messaggio originale.
•
Il ruolo Amministratore clienti riceve il diario busta oltre al messaggio originale incluso come
allegato.
Per estrarre i file delle email, è necessaria un'utilità per file .zip.
Visualizzazione di file .eml
I file di email scaricati sono in formato .eml e richiedono un client email compatibile.
McAfee consiglia Microsoft Outlook Express o una versione recente di Microsoft Outlook.
Tabella 8 Client e-mail per la visualizzazione di file .eml
Sistema operativo Client email consigliati...
Mac OS
• Microsoft Outlook 2011
• Apple Mail
• Mozilla Thunderbird
Windows
• Microsoft Outlook 2010
• Microsoft Outlook 2007 con KB 956693
Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo all'indirizzo http://
support.microsoft.com/kb/956693
• Microsoft Outlook Express
• Microsoft Windows Live Mail
• Mozilla Thunderbird
Linux
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Mozilla Thunderbird
Esportazione di messaggi
È possibile scaricare i messaggi email dall'archivio e visualizzarli nel proprio client email. Questa
opzione è disponibile sia nel riquadro Risultati (per più messaggi) che nella visualizzazione Messaggio
(per i singoli messaggi).
Prima di iniziare
Elementi necessari:
•
Utilità .zip per estrarre i messaggi e-mail scaricati
•
Client e-mail in grado di visualizzare i file .eml
Attività
Per le definizioni delle opzioni, fare clic su Guida in linea nell'interfaccia.
1
Eseguire una ricerca nel riquadro Criteri.
2
Effettuare una delle seguenti operazioni per selezionare i messaggi da scaricare.
Opzione
Definizione
Esporta tutti nel riquadro Risultati
Fare clic su Esporta | Esporta tutti per scaricare tutti i risultati di
ricerca.
Esporta selezionati nel riquadro Risultati
Fare clic sulla casella di controllo corrispondente a ciascun
messaggio di interesse e quindi su Esporta | Esporta selezionati
per scaricare i risultati di ricerca selezionati.
Esporta nella visualizzazione Messaggio Fare doppio clic sul messaggio oppure selezionare il
messaggio e fare clic su Anteprima. Quindi fare clic su Esporta
per scaricare il singolo messaggio.
Nel browser viene visualizzata una finestra di dialogo.
3
Seguire le istruzioni del browser per aprire o salvare il file.
Il file viene salvato nel sistema locale.
4
Individuare il file e aprirlo utilizzando l'utilità .zip.
Viene visualizzato il file ZIP e il relativo contenuto.
5
Estrarre i messaggi dal file ZIP e salvarli in una cartella.
I singoli messaggi sono ora memorizzati nel sistema locale.
È possibile aprire e visualizzare i messaggi nel client e-mail.
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possono essere rivendicati come proprietà di terzi.
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