04 - Modello Organizzativo Processo Emissione Ordini

Codice Etico Comportamentale
Area Gestione Risorse Materiali
MODELLO ORGANIZZATIVO
PROCESSO e ANALISI DI RISCHIO:
“Gestione emissione ordini”
Revisione del Modello Organizzativo
N. rev.
Data
Descrizione
modifiche
Firma di redazione
Firma di verifica
Firma di Approvazione
0
1
2
3
4
5
09/10/2007
Prima emissione
Daniele Venia
Matilde Comensoli
Angelo Foschini
SCOPO
Lo scopo é quello di definire ed uniformare le modalità operative attraverso le quali sono garantiti gli
approvvigionamenti di beni e servizi e prestazioni alle UU.OO. richiedenti.
CAMPO DI APPLICAZIONE
Il presente protocollo si applica a tutte le fasi relative alle richieste di approvvigionamento e conseguenti ordini per l’acquisto di beni e servizi necessari all'Azienda ed emessi dall’UO Approvvigionamenti (Area Gestione Risorse Materiali - APR).
Quanto di competenza del Servizio di Farmacia Ospedaliera (lettera prot. n. 82/F del 13.4.2001 prodotti gestiti dalla Farmacia) e del Servizio Tecnico Patrimoniale sono oggetto di Procedure specifiche
emesse da tali servizi.
RIFERIMENTI E ABBREVIAZIONI
RIFERIMENTI
Normativa vigente in materia di appalti, come da “Elenco riferimenti legislativi” allegato.
ABBREVIAZIONI
ABBREVIAZIONE
APR
CCIAA
CEE
CSA
DSP
ECOO/ ECOT
GU
GUCE
LR
n
UO/ UU.OO.
DESCRIZIONE
Approvvigionamenti
Camera di Commercio Industria Artigianato Agricoltura
Comunità europea
Capitolato Speciale d’Appalto
Diritti Speciali di Prelievo
Economato Ospedale/ Economato Territorio
Gazzetta Ufficiale
Gazzetta Ufficiale Comunità Europea
Legge Regionale
Numero
Unità Operativa/ Unità Operative
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DIAGRAMMA DI FLUSSO E RESPONSABILITÀ
RESPONSABILITÁ
Responsabile UO
ATTIVITÀ
NOTE
Autorizzata dalla Direzione amministrativa e sanitaria di Presidio
Operatore UO APR
Operatore UO APR
RUO APR
a) operatore MAG;
b) operatore APR;
c) operatore APR;
d) operatore APR;
e) RUO APR
Definizione delle modalità di evasione della richiesta
a) provvede direttamente su richiesta
autorizzata;
b) provvede direttamente;
c) raccoglie offerte e formula proposte d’ordine;
d) formula direttamente la proposta
d’ordine;
e) formula proposta di capitolato su
indicazione dell’UO utilizzatore del
bene/servizio
Operatore
RUO APR e DA
Validano e autorizzano
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Responsabilità
Responsabili UU.OO.
Operatore
Approvvigionamenti
(Area Gestione Risorse Materiali - APR)
-
-
RUO APR
-
DA
-
Attività
Definiscono le necessità dell’UO
Emettono le richieste d’acquisto interne
Riceve le richieste di acquisto provenienti dalle varie UU.OO
Verifica la completezza della richiesta nei contenuti e nelle autorizzazioni
Attua le procedure acquisitive secondo le disposizioni impartite dal
RUO applicando i PT, il Regolamento aziendale e disposizioni legislative
Formula le proposte di ordine
Cura l’archiviazione delle pratiche, l’inoltro e il ricevimento della
corrispondenza verso i fornitori e i soggetti richiedenti
Esegue acquisti con cassa minute spese;
Emette e aggiorna la lista dei fornitori qualificati
Predispone proposte di capitolato per l’istruzione di nuova gara
d’appalto
Verifica il corretto andamento dei processi di evasione delle richieste
nella istruzione di nuove gare d’appalto
Approva le proposte di ordine
Approva le proposte d’ordine
MODALITÀ DI GESTIONE
RACCOLTA DEI FABBISOGNI DELLE UU.OO. ED EVASIONE RICHIESTE
Il Responsabile di ogni singola UO, richiede su modulo n. 0333/ASL per l’acquisto di un determinato bene, su M APR 010 - modulo n. 0307/ASL per l’acquisto di attrezzature, e lo inoltra al APR. L’operatore
riceve la richiesta e valuta che la stessa sia pertinente alle attività svolte dall’APR. Successivamente verifica la completezza della richiesta, con riferimento ai seguenti elementi minimi:
- Data e numero
- UO richiedente
- Codice Centro di costo
- Descrizione del bene/servizio richiesto e indicazione delle quantità (caratteristiche tecniche, merceologiche e prestazionali; eventuale fabbisogno nel tempo)
- Note e ditte che commercializzano la tipologia del bene richiesto
- Firma del Responsabile dell’UO (beni/servizi in gara)
- Firma del Responsabile dell’UO controfirmata dal Dirigente Sanitario e Dirigente Amministrativo di
Presidio (beni/servizi fuori gara)
Il Responsabile dell’APR acquista beni/servizi secondo quanto indicato a bilancio.
Nel caso di impossibilità di acquisto informa l’UO richiedente del problema per trovare la soluzione alternativa.
Le richieste di approvvigionamento di beni in economia di norma vengono evase non oltre 20 giorni dal
ricevimento delle stesse, (onde effettuare ricerche di mercato, richiesta preventivi, ricevimento offerte,
emissione ordine al fornitore prescelto).
Le richieste di approvvigionamento di beni di consumo in gara di norma vengono evase non oltre 5 giorni
dal ricevimento delle stesse.
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Le richieste che rivestissero carattere di urgenza, ed in quanto tali debitamente motivate e contingentate,
verranno gestite con carattere di priorità.
Analisi del rischio:
Il Rischio individuato è quello che la richiesta da parte delle U.O. sia superiore al fabbisogno; i motivi
possono essere legati alla incapacità di valutare correttamente il fabbisogno da parte delle U.O. / servizi;
gli effetti di tali azioni sono legati alla possibilità di creare eccessive giacenze di materiale e di conseguenza il rischio di materiale scaduto.
Probabilità Bassa
Media
Alta
DANNO
ALTO
MEDIO
BASSO
Rischio accettabile
La probabilità che si verifichi un danno è stata valutata dal gruppo di lavoro aziendale come bassa in
quanto la gestione informatizzata degli ordini e delle richieste riduce notevolmente la stessa.
Per lo stesso motivo il gruppo di lavoro ha classificato come basso il danno in quanto la informatizzazione permette controlli ritmici e costanti delle giacenze.
Per ridurre ulteriormente tali rischi il gruppo di lavoro propone di implementare ulteriormente il software attualmente in gestione e perfezionare la procedura di budget, anche formando il personale delle
U.O. addetto.
GESTIONE DELLE RICHIESTE
Per qualsiasi procedura concorsuale l’APR provvede alla predisposizione di una cartella contenente una
serie di informazioni necessarie alla preparazione di tutta la documentazione di gara.
L’Azienda, avendo personalità giuridica pubblica, ha l’obbligo del rispetto di procedure “rigoristiche” che
non consentono arbitrarietà nella scelta del contraente.
La normativa in materia (Comunitaria, Nazionale e Regionale) definisce la “soglia” entro la quale sia
possibile stipulare “contratti in economia”: molte forniture e servizi vengono pertanto appaltate a seguito
di procedure di gara cosiddette ad “evidenza pubblica”, in ottemperanza alle disposizioni di legge sopraccitate.
Prima di procedere all’iter di assegnazione della fornitura, definito nel punto seguente, in accordo al decreto n. 318 del 7.4.2005, l’APR verifica sul sito “Acquisti in rete della Pubblica Amministrazione”(gestione CONSIP Spa ovvero Concessionaria Servizi Informativi Pubblici per convenzioni di acquisti per conto di delle Amministrazioni dello stato ed Enti pubblici).
Sono sempre più caldeggiate, per lo meno a livello regionale, le unioni d’acquisto fra più Aziende Sanitarie. Nel caso di specie, in data 27.10.2003 il Direttore Generale dell’ASL di Vallecamonica ha sottoscritto
un accordo interaziendale denominato AIPEL (Accordo Interaziendale Provveditori Est Lombardia) per
la disciplina delle forme aggregate riguardanti la fornitura di beni e l’appalto di servizi che vede coinvolte
altre Aziende Sanitarie Lombarde, regolarmente recepito in Regione Lombardia a prot. n.PG-2003-31199
in data 24.11.2003.
PROCEDURA DI AFFIDAMENTO
La scelta della procedura di gara da adottare è effettuata in base alla tipologia di bene/servizio della gara e
al valore della fornitura, sulla base di quanto disposto dalla normativa europea, nazionale e regionale vigente.
Le procedure sono:
- Procedura aperta (pubblico incanto);
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-
Procedura ristretta (licitazione privata);
Procedura negoziata (trattativa privata);
Dialogo competitivo;
Accordo quadro;
Sistemi dinamici di acquisizione.
Procedura aperta: possono partecipare tutti i fornitori interessati che possiedono i requisiti minimi richiesti con bando di gara.
Procedura ristretta: possono partecipare tutti i fornitori che, avendo presentato domanda sulla base del
bando di gara, vengono selezionati e invitati dall’azienda.
Procedura negoziata: l’Azienda individua direttamente i fornitori da invitare alla procedura tenendo conto sia delle domande pervenute a seguito di pubblicazione di bando che degli strumenti di valutazione,
qualificazione e selezione.
Dialogo competitivo: qualsiasi operatore economico può chiedere di partecipare; l’Amministrazione aggiudicatrice avvia un dialogo con i candidati ammessi a tale procedura, al fine di elaborare una o più soluzioni atte a soddisfare le sue necessità e sulla base della quale o delle quali i candidati selezionati saranno invitati a presentare le offerte.
Accordo quadro: si conclude tra una o più amministrazioni aggiudicatici e uno o più operatori economici,
con lo scopo di stabilire le clausole relative agli appalti da aggiudicare durante un dato periodo, in
particolare per quanto riguarda i prezzi e, se del caso, le quantità previste.
Sistemi dinamici di acquisizione: consiste in un processo di acquisizione interamente elettronico, per acquisti di uso corrente, le cui caratteristiche generalmente disponibili sul mercato soddisfano le esigenze
dell’amministrazione aggiudicatrice, limitato nel tempo ed aperto per tutta la sua durata a qualsivoglia
operatore economico che soddisfi i criteri di selezione e che abbia presentato un’offerta indicativa conforme al capitolato d’oneri.
Nelle procedure di gara i requisiti minimi di partecipazione vengono dichiarati in un’autodichiarazione
(M APR 007 - M APR 008), da parte della ditta partecipante, in conformità a quanto disposto dalla normativa vigente.
Gli acquisti sono disciplinati dal Regolamento Aziendale per l’acquisto in economia di beni e servizi approvato con decreto del Direttore Generale n. 502 del 29.08.2006, dal Codice degli Appalti (D.Lgs. n.163
del 12.4.2006) e vengono effettuati in funzione dei seguenti importi:
1. Ordini fino a € 20.000,00 Iva esclusa (ordini in acquisizione diretta)
2. Ordini da € 20.000,00 fino al valore della soglia comunitaria DSP (Diritti Speciali di Prelievo)
200.000,00 Iva esclusa (ordini in Economia con emissione di decreto di aggiudicazione)
3. Ordini superiori a DSP 200.000,00 Iva esclusa (gara pubblica)
Analisi del rischio:
I rischi individuati dal gruppo di lavoro sono i seguenti:
Rischio peculato, interessi privati in atto di ufficio,concussione, dichiarazione false, frazionamento della
gara, turbativa d’asta.
L’analisi del rischio ha evidenziato i seguenti risultati:
Probabilità Bassa
Media
Alta
DANNO
ALTO
MEDIO
BASSO
Rischio Critico
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La frequenza è giudicata media in quanto le procedure di affidamento rivestono un ruolo centrale e vitale
per il funzionamento dell’azienda e il rischio è valutato come alto in quanto gli interessi sussunti sono
molteplici.
Le azioni individuate dal gruppo di lavoro per ridurre frequenza e rischiosità sono:
la rigorosa applicazione del codice degli appalti;
l’utilizzo sempre più frequente del consorzio delle aziende sanitarie lombarde (come da disposizioni
regionali;
l’utilizzo dei servizi CONSIP;
CODIFICHE PRODOTTI
Avvengono con l’utilizzo di supporto informatico inserendo le seguenti informazioni, gli operatori accedono ai dati mediante password personale:
Codice Merceologico - Codice Articolo
Descrizione Prodotto Prezzo
Unità dì misura
Iva
Bene patrimoniale o bene di consumo
Destinazione del bene
Piano dei conti
Delibera di riferimento
Descrizione commerciale
PIANIFICAZIONE DELLE GARE
In funzione delle scadenze degli appalti viene compilato e tenuto aggiornato, un calendario in cui sono
indicate le procedure di gara in corso, il periodo contrattuale e le date di scadenza di ogni singola gara, allo scopo di tenere costantemente monitorata l'attività procedurale dell'ufficio gare.
Le gare vengono raggruppate, tenendo conto dell’elenco sopra in un calendario, distinto per anno, nei
quale si può avere una situazione aggiornata dei procedimento.
REDAZIONE DECRETI
Oltre alla predisposizione di decreti “routinarie” di indizione e di esito di gare, l’APR si occupa anche
della redazione di altri decreti (acquisto attrezzature, donazioni, comodati d'uso) e del relativo iter procedurale:
a) proroghe contrattuali
b) casi particolari di acquisti di beni e/o servizi al di fuori delle formalità delle gare.
c) proroghe contrattuali: qualora per motivi particolari dovuti ad esigenze organizzative non si possa rispettare la scadenza dei contratti, si richiede la proroga per un periodo predeterminato al fine di poter
continuare la fornitura. L’UO utilizzatore del bene/servizio in gara deve inviare all’APR una relazione
dettagliata e motivata, da inserire nell’atto deliberativo del Direttore Generale.
L’atto deliberativo è strutturato come segue:
Parte narrativa con:
Richiamo del precedente decreto di esito di gara con relativo importo presunto di aggiudicazione
Esposizione delle motivazioni per le quali non si è eventualmente rispettata la previsione di spesa
Quantificazione della maggior spesa prevista
Indicazione della copertura finanziaria
Evidenziazione del parere favorevole dei Direttori Amministrativo e Sanitario.
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Parte decretata con:
- Enunciazione formale circa la decisione dell’Azienda
- Indicazione della copertura finanziaria
b) casi particolari d’acquisto di beni e/o servizi al di fuori delle formalità delle gare (gare non concluse
per mancanza di partecipanti, tempi troppo brevi per indire un bando, sperimentazione di nuove tecnologie).
Si tratta di casi che rivestono particolari caratteristiche d’urgenza o di altra specialità.
In base alle offerte economiche presenti nel decreto viene predisposta una relazione nella quale sono confrontate anche le varie offerte economiche pervenute e si espongono le motivazioni che sono alla base
dell’orientamento dell’UO verso un certo acquisto.
Ove necessario si provvede ad acquisire, tramite relazione dettagliata, i pareri delle Direzione Sanitaria
e/o dell’UO Tecnico Patrimoniale oltre, naturalmente, alla copertura tecnica finanziaria da parte dell’Area
Gestione Risorse Finanziarie.
Al termine della procedura l’APR provvederà all’emissione della relativa comunicazione di aggiudicazione a mezzo corrispondenza commerciale inviata tramite fax alla ditta aggiudicataria; e successivamente provvederà ad impegnare la contabilità mediante l’inserimento a terminale dell’ordine corrispondente.
EMISSIONE ORDINE
In tutti i casi sopraesposti, l’ordine viene riprodotto in almeno n. 3 copie: l’originale viene inviato a mezzo fax al destinatario, una copia rimane agli atti della pratica ed una copia viene consegnata al magazzino
per il ricevimento e controllo delle merci.
L’ordine immesso a terminale deve contenere almeno:
Intestazione ASL di Vallecamonica-Sebino
Nome ed indirizzo ditta fornitrice
Numero ordine
Data ordine
Numero di conto
Riferimento contratto (ove presente)
Codice del bene oggetto d’acquisto
Descrizione del bene oggetto d’acquisto
Quantità
Prezzo
Sconti
Iva
Importo complessivo
Firma del Dirigente Amministrativo APR e DA
Luogo ed orari di ricevimento merci
Modalità pagamento fatture.
MATERIALI IN CONTO DEPOSITO
I contratti di fornitura relativi a particolari categorie di prodotti critici, in genere tutto il materiale protesico, ma non solo quello, prevedono la gestione del “conto deposito”. Trattasi cioè dell’obbligo della ditta
aggiudicataria di mettere a disposizione per l’UO utilizzatore un determinato quantitativo di materiale,
che verrà “acquistato” dall’Azienda solo al momento dell’avvenuto utilizzo.
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Al termine di ogni seduta operatoria il personale può inoltrare telefonicamente alla ditta interessata la richiesta di reintegro di quanto utilizzato, che dovrà essere recapitato perentoriamente entro i termini contrattuali stabiliti e trasmette la relativa richiesta di acquisto su Mod.0333/ASL all’APR che a sua volta
emette l’ordine verso il fornitore.
LIQUIDAZIONE FATTURE
In seguito al ricevimento presso il magazzino i rispettivi responsabili provvedono alla verifica del prodotto acquistato in accordo alla PT APR 002 Gestione e controllo materiali in ingresso.
L’accettazione del materiale (firma sulla bolla di consegna o firma del verbale di collaudo per attrezzature) comporta:
la liquidazione (nulla osta al pagamento) della fattura da parte dell’ufficio APR
l’invio della relativa pratica all’Area Gestione Risorse Finanziarie che darà corso al pagamento.
Per quanto non espressamente citato nella presente procedura vale quanto riportato nei documenti elencati al punto 3 della presente, in particolar modo è da considerare parte integrante alla presente procedura il
“Capitolato Generale d’Appalto” approvato con decreto n.806 del 26.7.2001.
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