DocFlow x SharePoint

DocFlow x SharePoint
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
Ottimizzare l’investimento SharePoint
automatizzando i Processi Aziendali
www.docflow.com
DocFlow x SharePoint
In ottica di continuo miglioramento, DocFlow stimola le imprese a riorganizzare le procedure di lavoro favorendone agilità, efficacia, sostenibilità, conformità e governabilità. Questo grazie a strumenti di lavoro che
risparmiano agli individui le attività di scarso valore aggiunto.
Le persone in ufficio trascorrono la gran parte del loro tempo lavorativo per interagire con altri attori interni o
esterni all’impresa, scambiandosi contenuti non strutturati. Per questo hanno bisogno di strumenti intuitivi di
Collaboration, che portino con sé Compliance e Control senza per questo appesantire l’operatività quotidiana.
SharePoint è la piattaforma ideale su cui allestire Soluzioni Applicative per la gestione di Processi Aziendali che
devono integrarsi con i sistemi Legacy.
QUALI SCENARI APPLICATIVI?
FINANZA
RISORSE
UMANE
2
• Verifica e approvazione Fatture Fornitore
• Conservazione Sostitutiva documenti fiscali
• Real-Time Finance Dashboard
•
•
•
•
Distribuzione on-line ed email del Cedolino
Composizione e conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro
Gestione completa del Fascicolo del Dipendente
Processo elettronico dei Permessi, Variazione orario, Trasferte e Nota Spese
VENDITE
• Archiviazione documenti del ciclo di vendita (dall’ordine alla fattura)
• Gestione Contratti di Fornitura
• Gestione documentazione della Clientela (CRM)
ACQUISTI
•
•
•
•
•
PRODUZIONE
• Documentazione tecnica allegata ai prodotti/equipaggiamenti
• Gestione documenti di commessa e processi autorizzativi
SISTEMI
INFORMATIVI
•
•
•
•
Emissione RDA
Emissione Ordini di Acquisto
Documentazione di Gara
Gestione completa della Pratica Acquisti
Qualifica Fornitori
Archiviazione di tutti i contenuti aziendali: file, email, documenti e dati
Gestione del Ciclo di Vita dei cespiti ICT
Governance dei Processi IT
Guasti e Richieste Intervento
AUTOMATIZZARE I PROCESSI AZIENDALI
CON SHAREPOINT E DOCFLOW
Nell’ambito dell’Information Management DocFlow mette a disposizione dei suoi Clienti l’esperienza necessaria per realizzare soluzioni
efficienti per gestire i documenti - Document Management,
implementare workflow documentali - Process Management, offrire
l'accesso a informazioni essenziali per i processi di Compliance &
Control e ottimizzare la Collaboration tra gruppi di lavoro.
DocFlow ritiene che SharePoint sia la piattaforma ideale per gestire
in modo efficiente le informazioni all’interno dell’Azienda e per realizzare soluzioni applicative per la gestione dei processi aziendali
attraverso gli strumenti attualmente in uso per la produttività individuale. Ha così deciso di sviluppare soluzioni verticali su SharePoint
implementando componenti aggiuntivi per completare la governance sui contenuti documentali, integrarsi con i sistemi
Legacy, velocizzare i processi aziendali e condividere le informazioni all’interno e tra le diverse organizzazioni.
INTEGRARE
I SISTEMI LEGACY
CON SHAREPOINT
N
egli ultimi anni le organizzazioni hanno
concentrato l’attenzione sui sistemi ERP e
CRM al fine di riuscire a gestire in maniera
rapida ed efficace i dati delle transazioni.
Ma oltre che sui dati, i processi di
business si basano sulla gestione collaborativa dei documenti, i quali precedono e affiancano le relative
transazioni. Gli ERP e i CRM sono la soluzione ottimale per la
gestione delle informazioni strutturate ma, essendo chiusi su se
stessi, non sono in grado di supportare tutti gli aspetti dei
processi. Gestire i processi documentali mediante i sistemi
gestionali senza avvalersi di un sistema documentale è possibile,
ma implica costi elevati e una rilevante complessità nelle fasi di
implementazione e di gestione.
“GESTIRE I PROCESSI DOCUMENTALI MEDIANTE I SISTEMI ERP,
SENZA AVVALERSI DI UN SISTEMA DOCUMENTALE A PARTE
È POSSIBILE, MA IMPLICA COSTI ELEVATI E UNA RILEVANTE
COMPLESSITÀ NELLE FASI DI IMPLEMENTAZIONE E DI GESTIONE”
Sono poche quindi le imprese che possono permettersi
progetti di questo tipo e, di conseguenza, il mondo transazionale e quello documentale vivono in universi separati: se
per gestire un processo transazionale serve un documento,
gli utenti devono ricercarlo e gestirlo con attività manuali
spesso causa di colli di bottiglia e costi nascosti. Si pensi, ad
processo è bloccato. Queste problematiche si incontrano ità
si
3
esempio, alle procedure per la registrazione di una fattura:
all’arrivo del documento i dati vengono inseriti manualmente
nel sistema ERP ed entrano a far parte del mondo transazionale. Ma cosa succede se per esempio il fornitore che ha
emesso la fattura non è presente nel sistema e, di conseguenza, nemmeno il relativo ordine? La fattura di solito viene
fotocopiata,
portata
alla
persona
che
si
occupa
dell’inserimento dei dati relativi ai nuovi fornitori e a quella
che si occupa degli ordini. Mentre vengono svolte queste
attività, l’intero processo è bloccato. Queste problematiche
si incontrano anche in tutte le altre aree aziendali le cui
attività si basano su transazioni: amministrazione (dati delle
fatture, delle scritture contabili…), risorse umane (dati
relativi ai cedolini di pagamento, ai permessi…), vendite
(dati relativi al ciclo di vendita), acquisti (schede fornitori,
ordini di acquisto…). Per le aziende concentrarsi solo sui
dati è quindi limitante e occorre riuscire a colmare il gap che
ancora esiste tra il mondo transazionale e quello documentale integrando in un unico sistema di orchestrazione transazioni, documenti e processi.
“DOCFLOW HA SVILUPPATO MOLTE SOLUZIONI SULL’ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT DI SHAREPOINT CHE,
INTERFACCIANDOSI DIRETTAMENTE CON I GESTIONALI,
CONSENTONO DI COLLEGARE LE TRANSAZIONI AI DOCUMENTI E
ALLE INFORMAZIONI E DI GESTIRE IN MANIERA AUTOMATIZZATA I
PROCESSI CONNESSI“
Efficienza e velocità in tutte le aree aziendali
Molte aziende hanno già adottato o sono in procinto di
adottare SharePoint per la Collaboration e quindi si sono
dotate o si doteranno anche del motore documentale che,
opportunamente integrato, consente di gestire i processi
documentali in maniera semplice ed economica.
La Collaboration è sicuramente una delle chiavi di successo
per l’incremento del business e la riduzione dei costi ma
occorre anche valutare la possibilità di offrire ai propri
utenti soluzioni produttive efficaci e a costi contenuti e
SharePoint mette a disposizione, oltre alle interfacce, anche
alcune delle componenti necessarie. DocFlow ha sviluppato
molte soluzioni sull’Enterprise Content Management di
SharePoint che, interfacciandosi direttamente con gli ERP
4
più diffusi, consentono di collegare le transazioni ai documenti e alle informazioni (strutturati e non) e di gestire in
maniera automatizzata i processi connessi.
L’unione SharePoint-DocFlow permette di far leva sugli investimenti che le imprese hanno già effettuato nei Sistemi Legacy
e nel Sistema di Collaboration e Portal, valorizzandoli
e ottimizzandoli.
“DOCFLOW NON IMPONE NESSUN MODELLO PRECOSTITUITO
MA, PARTENDO DA BEST PRACTICE SVILUPPATE IN MOLTI
ANNI DI ESPERIENZA, PROPONE APPLICAZIONI CREATE AD
HOC SULLA BASE DELLE SPECIFICHE ESIGENZE”
In pratica, i documenti vengono acquisiti da diversi canali
nella soluzione DocFlow, classificati e legati al preciso
processo di business per essere pronti a entrare nell’ECM
di SharePoint ed essere orchestrati tramite il workflow. A
questo punto l’utente di business preposto riceve una
segnalazione ed entra a far parte del processo. Quando
l’utente si trova a gestire un evento generato da ERP o
CRM il sistema in automatico mette a disposizione i documenti e le informazioni correlate e consente di innestare il
processo di approvazione, al termine del quale viene inviato
un segnale al gestionale per notificare all’utente che il
processo è concluso. Un ulteriore step per la gestione dei
documenti all’interno dell’ECM di SharePoint è dato dalla
Conservazione
Sostitutiva,
prevista
dalla
soluzione
DocFlow. Quindi grazie all’integrazione SharePointDocFlow, i documenti correlati dei Gestionali possono
essere portati direttamente in Sostitutiva.
DocFlow porta innovazione nella gestione dei processi
organizzativi legati alla gestione di documenti, modelli che
nelle imprese, negli ultimi anni, non hanno subito evoluzioni
sostanziali, nonostante i progressi dell’IT, e questo a discapito di efficienza e di efficacia. La soluzione è frutto di una
conoscenza approfondita da parte di DocFlow, non solo
delle tecnologie e delle normative, ma anche delle specificità dei processi di business. DocFlow non impone nessun
modello precostituito ma, partendo da best practice sviluppate in molti anni di esperienza, propone applicazioni
create ad hoc sulla base delle esigenze e delle caratteristiche dell’azienda.
5
SCENARI APPLICATIVI
FINANZA
VERIFICA E APPROVAZIONE
DELLA FATTURA FORNITORI
I processi di Verifica Fattura (“VeFa”) e di approvazione al pagamento legati alla fattura fornitore sono considerati i più
costosi in termini di risorse interne, per via della loro importanza e delicatezza.
Spesso la VeFa rappresenta l’unico vero processo di controllo delle spese di commessa e la sua gestione permette
di riallineare tutto il processo che va dall’ordine al pagamento.
Il processo di automazione può essere suddiviso in tre fasi:
• pre-booking: controllo preventivo della fattura, recupero e correzione dati e invio alle transazioni di registrazione dell’ERP
• post-booking: flusso di approvazione al pagamento, totale o parziale, per livelli di procura, seriale o in parallelo
• pagamento: incrocio tra le scadenze di pagamento indicate dal sistema ERP e il reale livello di approvazione ricevuto
dalla fattura
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
• Semplificare e velocizzare la verifica
e l’approvazione delle fatture sin dal
loro arrivo in azienda senza circolazione di carta
• Coinvolgere efficacemente i procuratori per le autorizzazioni
• Rendere il processo trasparente
e certificabile
• Lettura automatica del contenuto
delle fatture (OCR)
• Integrazione con l’ERP
per la registrazione
automatica della fattura
• Workflow via Web/Mail/Mobile
con notifiche e code di lavoro
“intelligenti”
• Efficienza: minori risorse per il ciclo di
verifica, approvazione e archiviazione
• Efficacia: i Contabili si occupano
della sola parte pregiata
del proprio lavoro
• Compliance: un processo automatizzato è un processo controllato
e misurabile
• Competitività: migliora l’immagine
aziendale verso l’esterno
• Opportunità: il processo, svincolato
dalla carta, può essere esternalizzato
IL PROCESSO DI LAVORO
1
2
Preparazione fatture
Aperte le buste, le fatture
sono separate l’una dall’altra
con barcode o fogli separatori
speciali per formare lotti di
documenti
8
6
Conservazione sostitutiva
Si preparano CD/DVD
conformi alle normative
italiane sulla conservazione: le fatture cartacee
possono essere distrutte o
remotizzate
Scansione massiva
3
I lotti sono scansiti con speciali
scanner da 20-50 pagine/minuto in grado di leggere i separatori automaticamente; terminata
l’operazione, le fatture sono
riposte in una scatola per lo
stoccaggio
6
7
Post-booking workflow
Raccolta delle autorizzazioni relative
al pagamento delle fatture e alla
gestione delle anomalie
OCR fatture
I principali campi della
fattura sono riconosciuti
da uno speciale “motore
OCR” in grado di leggere i
campi senza un training
specifico
Registrazione contabile
Registrazione
contabile
automatizzata nel sistema
Legacy con inserimento
automatico dei campi
previsti e collegamento
all’immagine della fattura
4
Data-Entry Correzione
Dopo la fase di scansione
è possibile la correzione
dei dati non riconosciuti
dall’OCR (circa il 20%).
L’ERP valida i dati inseriti
5
Pre-booking workflow
Raccolta dei dati contabili
e delle autorizzazioni propedeutiche alla registrazione contabile delle
fatture
SCENARI APPLICATIVI
RISORSE UMANE
PROCESSO ELETTRONICO
DEI PERMESSI E DELLE VARIAZIONI DI ORARIO
L’automazione del processo di gestione dei permessi e delle variazioni di orario è solo uno dei tanti processi HR “distribuiti” trasformabili in elettronico con buoni vantaggi per l’azienda. I candidati naturali per questo tipo di automazione
sono tutti i processi di richiesta provenienti dal dipendente, che generalmente si articolano in:
• compilazione del modulo elettronico e cartaceo
• approvazione da parte del responsabile o dell’addetto HR
• caricamento della transazione nel sistema ERP o Legacy di riferimento
L’automazione possibile con DocFlow permette a tutti gli attori coinvolti in questo processo aziendale di recuperare efficienza.
I vantaggi aumentano con l’aumentare del numero di dipendenti e della complessità aziendale.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
• Velocizzare e semplificare il processo di richiesta senza circolazione
di carta
• Rispetto delle date del payroll
• Archiviare e consultare i documenti
prodotti
• Lettura automatica dei moduli cartacei via OCR
• Workflow via Web/Mail/Mobile con
notifiche e code di lavoro “intelligenti”
• Registrazione automatica delle transazioni sui sistemi ERP o Legacy
• Efficienza: minori risorse per la
raccolta dei moduli e la registrazione
• Efficacia: reportistica ed “early
indicators” dell’andamento del processo
• Compliance: totale trasparenza
e monitoraggio del processo
IL PROCESSO DI LAVORO
4
1
Il processo di automazione da
parte dei responsabili si svolge
su Web, client di posta
Outlook/Lotus o dispositivo
mobile
Gli utenti dotati di PC
compilano a video la
richiesta
2
3
Gli utenti non dotati di PC
(ad es. gli operai) compilano manualmente la richiesta e la inviano a un centro
di raccolta
5
L’operatore effettua la scansione del
modulo con un software in grado di
leggere automaticamente il CID, il
nominativo, la motivazione, le date e
gli orari contenuti in esso
La specifica transazione del
sistema legacy registra automaticamente il permesso.
L’operatore interviene solo nei
casi anomali
7
SCENARI APPLICATIVI
VENDITE
GESTIONE DOCUMENTAZIONE
DELLA CLIENTELA
Quando si implementa un sistema di Customer Relationship Management (CRM) non deve essere dimenticata l’importanza
di una gestione efficiente ed efficace dei documenti e dei processi relativi non strettamente legati al sistema.
Esistono difatti attività comunemente effettuate dal CRM che coinvolgono documenti, e ben si prestano all’automazione:
• protocollare i documenti in ingresso ed archiviarli
• imbustare/spedire comunicazioni e contratti
• gestire i faldoni dell’archivio
La soluzione CRMDocs di DocFlow offre un ampio ventaglio di funzionalità da cui attingere per migliorare i propri processi CRM.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
• Velocizzare e semplificare il processo di richiesta senza circolazione
di carta
• Archiviare e consultare i documenti
prodotti
• Archiviazione centralizzata di tutti
i documenti della Clientela
• Storico di lavorazione delle pratiche
• Dispacciamento automatico
• Integrazione bidirezionale con i principali sistemi CRM
• Efficienza: minori risorse occorrenti
per la gestione della documentazione
• Efficacia: i documenti non vanno
smarriti e sono accessibili immediatamente dal Contact Center
• Compliance: calcolo immediato di
KPI e prevenzione degli scostamenti
dagli SLA per aderenza a normative
interne, esterne e di settore
IL PROCESSO DI LAVORO
3
Le notifiche, le approvazioni e il recupero di altre informazioni utili al processo CRM
sono estese a tutta l’azienda via Web, e-mail e Mobile. L’archivio storico della clientela
è consultabile via Web, DashBoard, reportistica, calcolo KPI legati alla qualità del
servizio alle normative del settore. Conservazione sostitutiva a norma di legge
2
4
1
8
Archiviazione dei documenti in
ingresso su carta, e-mail, fax e
documenti Office.
Profilazione di tutti i documenti in
ingresso e uscita con creazione di
una “pratica del cliente” e di una
sotto-pratica per la specifica
attività CRM
6
Archiviazione automatica di documenti generati
dal CRM e da altri sistemi legacy con trasformazione in PDF, firma digitale o protocollazione
Specifiche categorie di documenti ricevuti e
lavorati dal Workflow andranno a generare in
automatico la corrispondente attività sul CRM
(”Service Request” su Siebel e “Business
Activity” su SAP CRM)
Distribuzione automatica delle comunicazioni alla clientela via e-mail, e-mail
certificata, Postel e fax
5
Gli utenti del CRM e gli operatori del Call Center
accedono a tutta la documentazione della clientela
direttamente dal client SAP o Siebel o altro Legacy
senza dover interrompere il proprio lavoro o aprire
un’altra applicazione
SCENARI APPLICATIVI
ACQUISTI
GESTIONE COMPLETA
DELLA PRATICA ACQUISTI
L’approvvigionamento è uno principali fattori strategici e competitivi per un’azienda. Questo processo necessita pertanto
di procedure efficaci e sistemi efficienti, in grado di snellire con criterio i vari step operativi, ciascuno dei quali produce una
precisa tipologia di documenti più o meno destrutturati.
Caratteristica del processo degli acquisti è quella di essere trasversale all’organigramma: non tutti gli attori coinvolti
possono avere accesso ai sistemi ERP e il ciclo di vita di una pratica richiede la gestione di retroazioni e sincronizzazioni
“push”. Con l’ERP si sostiene la parte transazionale del ciclo di vita, ma si trascurano le restanti parti content-enabled,
destrutturate per loro natura. Per la gestione dei documenti relativi alle pratiche di acquisto, il crescente bisogno di
compliance e di supporto alle azioni di audit giustifica l’introduzione di un sistema specializzato e integrato con i sistemi
ERP. Le funzionalità di automazione che DocFlow introduce nel processo di approvvigionamento sono una risposta efficace proprio a questa esigenza.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
• Gestire un processo molto articolato e disperso
• Aumentare la trasparenza dei processi autorizzativi
• Archiviare e rendere sempre consultabili i documenti storici delle
pratiche
• Archiviazione centralizzata di tutti
i documenti suddivisi per “Pratica
Fornitore”
• Storico di lavorazione delle pratiche
• Invio automatico al Fornitore
• Integrazione con i processi di business SAP del procurement
• Efficienza: servono meno risorse per
la gestione della documentazione
• Efficacia: buyer focalizzati sul processo e non sulla gestione dei documenti
• Compliance: l’aderenza dei processi
autorizzativi alle regole interne ed
esterne e alle normative di settore
è documentabile
IL PROCESSO DI LAVORO
Archivio storico del fornitore
Bandi gare
Ordine/i di acquisto
Richiesta/e di offerta
Richiesta di acquisto
Conferma ordine/i
Offerta/e fornitori
Specifiche tecniche
Lettera di assegnazione e accettazione
PRATICA
ACQUISTI
Ricerca e
navigazione
via Web
Dashboard
andamento
pratiche
CONFERMA ORDINE DI
ACQUISTO
Accesso
documenti da
SAPGui
APPROVAZIONE E
INVIO FORNITORE
via Mobile
CREAZIONE ORDINE DI
ACQUISTO
via e-mail,
FORMALIZZAZIONE
PROPOSTA
Workflow di
assegnazione e
autorizzazione
via Web,
ANALISI E VALUTAZIONE
OFFERTE FORNITORI
FORMALIZZAZIONE
RICHIESTA DI OFFERTA
INDIVIDUAZIONE
FORNITORI
FORMALIZZAZIONE
PRATICA DI ACQUISTO
ANALISI RICHIESTA DI
ACQUISTO
ANALISI PRELIMINARE E
ASSEGNAZIONE BUYER
Acquisizione
automatica dei
documenti via
scanner,
fax server,
client utente,
documenti emessi
da SAP
Distribuzione
multi-canale dei
documenti verso fornitori
Via e-mail
Via Postel
Via fax
9
SCENARI APPLICATIVI
PRODUZIONE
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
ALLEGATA A PRODOTTI ED EQUIPAGGIAMENTI
La documentazione allegata ai dati dei sistemi ERP per quanto riguarda prodotti, attrezzature, macchinari e in genere
equipaggiamenti, è un tema molto vasto.
Qualsiasi “elemento” inserito in un sistema ERP si accompagna infatti a una dote più o meno consistente di documenti,
legati a qualità, dati di produzione, gestione operativa, riparazione e altro ancora. Questa documentazione può provenire dall’interno, essere generata automaticamente dai sistemi di produzione o arrivare dai fornitori. Va aggiunta poi
la documentazione del cosiddetto storico, già esistente in azienda e custodita su supporti di diverso tipo, dischi o
anche in forma cartacea. La proposta di DocFlow per la gestione degli “allegati” si compone di un sistema documentale
integrato con l’ERP in grado di archiviare, organizzare e rendere disponibile l’intera documentazione, in modalità
semplice e sicura.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
• Organizzare e storicizzare tutta
la documentazione di produzione
• Condivisione della documentazione
proveniente da altre Business Unit
• Automatismi per l’archiviazione
della documentazione pregressa
• Integrazione con i processi di business dell’ERP
• Efficienza: servono minori risorse per
la gestione della documentazione
• Efficacia: nessuno smarrimento di
documenti, che diventano facilmente
accssibili via Web e tramite
la GUI dell’ERP
• Compliance: il sistema soddisfa
la regolamentazione interna, esterna
e le normative di settore legate
all’archiviazione dei documenti
IL PROCESSO DI LAVORO
2
Le email e i documenti
cartacei ed elettronici
da archiviare, vengono
prima acquisiti via Web,
per poi essere indicizzati con i codici degli
equipaggiamenti ERP di
riferimento. In ultimo
inviati a DOCFLOW per
essere archiviati
3
I documenti cartacei ed elettronici vengono acquisiti direttamente dal client ERP a partire dalla transazione dell’oggetto
e inviati a DOCFLOW per essere archiviati come i suoi
allegati
4
Utenti Web
1
5
I documenti, i tabulati e quant’altro
emesso dai diversi moduli ERP
vengono automaticamente convertiti
in PDF e inviati a DOCFLOW per
l’archiviazione
Utenti SAP
10
Moduli automatici provvedono alla
archiviazione automatica di intere
cartelle del file-system contenenti i
documenti organizzati per codice di
equipaggiamento
La consultazione, la ricerca e la
estrazione di documenti e di
porzioni dei tabulati è possibile
sia da client web che direttamente
dal client ERP
SCENARI APPLICATIVI
SISTEMI INFORMATIVI
Governance dei Processi IT
La governance dei processi IT rappresenta un’esigenza sempre più diffusa nelle aziende che oggi devono: supportare
adeguatamente i processi di business; garantire disponibilità, integrità e confidenzialità dei dati; favorire la piena produttività
dei sistemi informativi di supporto; adempiere completamente alle esigenze di conformità ai vari requisiti di legge che gravano sulle aziende quotate e non. Adeguarsi alla normativa di settore sugli aspetti di auditing delle procedure e dei sistemi
informativi richiede, al fine di mitigare il rischio operativo, la certificazione dell’adeguatezza delle procedure amministrativocontabili e l’effettiva applicazione dei controlli in esse contenuti. In sostanza, la legge richiede alle società di identificare i
processi che alimentano e generano le informative di natura patrimoniale, economica e finanziaria, di formalizzare adeguate
procedure amministrativo-contabili e di fornire alle figure responsabili gli elementi necessari a valutarne e attestarne periodicamente l’adeguatezza e l’effettiva operatività.
DocFlow per venire incontro a queste esigenze ha realizzato una soluzione di gestione delle iniziative di budget IT, compatibile con i requisiti imposti dalla normativa e dalle procedure interne del Cliente. Il sistema implementato prevede di gestire
un processo integrato: definizione delle voci di budget e approvazione; richiesta e validazione della soluzione e dell’offerta
economica con il Fornitore; definizione della Scheda di Intervento e della documentazione obbligatoria; validazione
dell’Intervento da parte del Cliente Interno; verifica e validazione dell’Intervento. Il sistema fornisce inoltre i report di
controllo del budget e i report operativi per monitorare lo stato delle iniziative.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
• Gestione del processo di definizione
e approvazione budget
• Controllo del flusso d’offerta con il
Fornitore
• Rispetto del Processo e della
documentazione per il Change
Management
• Automatizzazione dei processi
approvativi per la realizzazione e
il monitoraggio del budget
• Controllo della Compliance, del
completamento della documentazione e report per audit
• Integrazione con sistemi ERP
• Efficienza: maggiore efficienza del
processo di definizione del budget e
del processo di approvazione
• Efficacia: nessuno smarrimento di
documenti, che vengono controllati
e profilati
• Compliance: il sistema soddisfa le
regole interne, esterne e l’aderenza
alla normativa di settore
IL PROCESSO DI LAVORO
1
Demand
Manager
2
Nuova Scheda
Richiesta Attività
4
Notifica per
Approvazione
Richiesta.
Inserita da
Risorsa IT
Notifica
Approvazione
3
Verifica Soluzione
Proposta
7
Approva
Scheda
Risorsa IT
8
Apertura RdA
su ERP
Risorse IT
5
6
Cliente
Interno
Approvazione
Specifiche
Richiesta
Offerta e
Quotazione
Allega Offerta e
Quotazione
Fornitori
11
CASE HISTORY
GRUPPO FERRETTI
DocFlow Synergy per l’automazione dei processi
di business per le Aree Industriale, Commerciale
e Amministrativa
L’azienda
Il Gruppo Ferretti è tra i leader mondiali nella progettazione, costruzione e commercializzazione di motor yacht di
lusso, con un portafoglio unico di alcuni tra i più esclusivi
brand della nautica mondiale: Ferretti Yachts, Pershing,
Itama, Bertram, Riva, Mochi Craft, CRN e Custom Line. Il
Gruppo Ferretti controlla inoltre due Società attive nel
settore dell’arredamento per la nautica, che rappresentano
un importante vantaggio competitivo, consentendo il
presidio di una fase significativa della catena del valore.
Inoltre queste Società offrono componenti anche al mercato esterno: Diesse Arredamenti S.p.A., acquisita nel 2002,
è attiva nella produzione e commercializzazione di componenti di arredamento per imbarcazioni; Zago S.p.A., acquisita nel 2003, è specializzata nella produzione e assemblaggio di manufatti e arredamenti in legno per mega-yacht
superiori ai 100 piedi.
L’esigenza
Gruppo Ferretti aveva l’esigenza di dotarsi di un sistema
informativo adeguato al nuovo assetto societario e ai
relativi processi aziendali. L’obiettivo è stato raggiunto
attraverso il re-engineering del modello di controllo, del
piano dei conti e di alcuni processi chiave in area industriale
e commerciale, e con l’adozione di una soluzione uniforme
per il Gruppo, integrata alla nuova piattaforma SAP a
supporto di tutti i processi aziendali.
Le Aree impattate sono l’Area Industriale per i processi di
gestione delle modifiche e della fattibilità, l’Area Commerciale per il processo di gestione delle offerte fuori standard
e l’Area Amministrativa per la gestione del processo di
verifica fattura.
La soluzione
Gruppo Ferretti ha implementato DocFlow Synergy, che
fornisce le funzionalità di Enterprise Content Management,
e Business Process Management, necessaria alla realizzazione delle soluzioni per le tre Aree interessate.
La soluzione ha consentito per l’Area Amministrativa:
la smaterializzazione delle fatture passive, la verifica dei dati,
12
la raccolta informazioni, la registrazione automatizzata,
l’approvazione al pagamento e l’archiviazione storica. In
questo modo vengono unificati i processi di lavorazione e
approvazione, ed è possibile accedere ai documenti
direttamente dal client SAP. Gli immediati vantaggi
raggiunti sono: eliminazione degli interscambi di documenti
in cartaceo per approvazioni e anomalie, semplificazione
dei processi, possibilità di notificare immediatamente i
diversi eventi che accadono ed eliminazione degli archivi
cartacei grazie alla Conservazione Sostitutiva.
Per l’Area Industriale sono stati realizzati due Workflow, il
primo a supporto del processo di gestione del modello
base e delle relative modifiche dettate da esigenze di
marketing, di re-engineering e di riduzioni costi.
Il secondo flusso supporta il processo di gestione della
fattibilità di personalizzazioni richieste dal cliente e di
aggiunte di accessori dopo l’avvio dei lavori.
Per l’Area Commerciale è stato automatizzato il processo di
autorizzazione delle offerte commerciali che risultano fuori
standard per: valore, scontistica, garanzia, credito e rischio
tecnico.
Il progetto
La Piattaforma ha consentito di automatizzare i processi
richiesti abilitando i seguenti benefici:
• Velocità di Business: la soluzione garantisce la massima
velocità di adattamento al mutare delle esigenze di
business (mercato, prodotti, clienti)
• Tipologia degli Attori: gli attori operativi sono diversi, di
varie organizzazioni e spesso non in ufficio e quindi
necessitano di notifica via mail di compiti assegnati,
accessi Web e Mobile, documenti on-line
• Approccio Implementativo: il processo nasce sul campo,
dopo una prima sgrossatura del flusso si realizzano
“prototipi incrementali”, che aggiungono evoluzioni in
termini di copertura di rami del processo e strumenti
operativi all’utente
• DashBoard Operativa: necessità da parte della direzione di avere una chiara visione dell’andamento “business”
del processo (indicatori di saturazione, stato delle
trattative, durata del processo)
CASE HISTORY
NOVARTIS VACCINES
DocFlow Synergy per automatizzare il processo di
approvazione delle fatture passive e automazione
del processo di autorizzazione dei pagamenti
L’azienda
La soluzione
Novartis è una delle aziende leader mondiale nell'offerta di
terapie per proteggere la salute.
Presente in oltre 140 Paesi, con più di 100.000 collaboratori, è strutturata in quattro grandi divisioni: prodotti
farmaceutici, Vaccini & Diagnostica, Sandoz e Consumer
Health. Novartis Vaccines and Diagnostics è l’unica azienda
biotecnologica impegnata nel settore dei vaccini in Italia,
l’unica che ricerca, sviluppa e produce vaccini nel nostro
Paese.
Oggi Novartis Vaccines, con i due siti di Siena e Rosia, le sue
competenze scientifiche e il suo elevato livello di innovazione tecnologica, rappresenta un solido punto di riferimento
dello scenario sanitario italiano e internazionale per quanto
riguarda la lotta alle malattie infettive.
L’azienda vanta oltre cento anni di attività. Dal 1904, anno
della Fondazione dell'Istituto Sieroterapico e Vaccinogeno
Achille Sclavo, ad oggi ha prodotto e commercializzato
vaccini che hanno contribuito al miglioramento della qualità
della vita di milioni di persone in tutto il mondo.
Novartis ha implementato DocFlow Synergy che ha
consentito di migliorare i processi autorizzativi per
l’approvazione al pagamento delle fatture passive. Il flusso
prevede che all’arrivo della fattura di un fornitore questa
venga sottoposta all’archiviazione elettronica mediante
scansione e allo smistamento ai responsabili per
l’approvazione o alle segreterie che possono re-inoltrare ai
responsabili. Una volta inserite nel documentale e smistate,
le fatture sono pronte per essere lavorate mediante
l’imputazione dei dati mancanti a cui seguirà poi
l’autorizzazione, la gestione del pagamento al fornitore e
l’archiviazione.
Per la gestione del processo di pagamento DocFlow ha
realizzato un workflow per la compilazione del modulo di
richiesta, l’autorizzazione del pagamento, la sua approvazione e il successivo inoltro all’Ufficio Tesoreria per la
preparazione della documentazione necessaria alla fase di
effettivo pagamento e gestione degli esiti.
Per entrambe le soluzioni la piattaforma ha consentito di
realizzare delle funzioni di notifica e alert, oltre che su
normali sistemi Office, anche su sistemi Mobile così da
venire incontro alle esigenze degli utenti, spesso in trasferta,
e consentire loro l’approvazione anche da remoto.
L’esigenza
La divisione Amministrazione di Novartis Vaccini aveva la
necessità di gestire il ciclo di approvazione delle fatture
passive che avveniva mediante la circolazione del cartaceo
con ovvi problemi di perdita di documenti e ritardi dovuti
alla difficile reperibilità degli approvatori spesso in trasferta.
Inoltre, esisteva l’esigenza di automatizzare il processo di
approvazione di alcune tipologie di pagamenti gestiti fuori
dalle normali procedure.
Il progetto
Nei progetti la parte consulenziale si è rivelata importante
nella progettazione del ciclo organizzativo di processo con
l’obiettivo di adattare la soluzione alle specifiche esigenze.
Il valore dell’approccio DocFlow risiede nel fatto di essere
incrementale, consentendo l’immediata risoluzione di
eventuali problematiche, sia di tipo tecnico sia organizzativo, e lo sviluppo del processo mediante fasi successive
dopo l’avvio in produzione. Questo approccio ha permesso
di rendere operativi i sistemi in tempi molto rapidi, con un
ridotto impatto sull’utenza, fornendo da subito benefici
tangibili.
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SHAREPOINT 2010
Negli scorsi anni SharePoint è diventata la piattaforma più usata per la Collaboration e l’ECM nelle e tra le
aziende di qualsiasi dimensione a livello Worldwide, l’arrivo sul mercato della versione 2010 le ha consentito
di fare un ulteriore passo avanti in quanto, l’aggiunta di specifiche funzionalità ECM, l’ha resa una piattaforma
solida per la realizzazione delle CCA ovvero, secondo Gartner, le Composite Content Application . Inoltre,
la politica di licensing di Microsoft, le permetterà una «naturale e graduale» penetrazione del mercato da parte
delle aziende con contratti attivi.
Non è difficile pensare che nei prossimi due anni SharePoint diventerà a tutti gli effetti in una comodidy e, per
le aziende, questo comporterà un consolidamento ed una razionalizzazione della piattaforma (con conseguente risparmio) per tutte quelle applicazioni non coperte da sistemi Legacy.
Per Docflow questo si trasforma in una opportunità per introdurre con maggiore semplicità nelle aziende le
soluzioni di automazione dei processi «ad elevato scambio di conoscenza» che implementa.
NUOVE FUNZIONALITÀ ECP
DI SHAREPOINT 2010
Il principale motivo del successo di SharePoint 2010 come piattaforma ECM è dovuto dall’introduzione di
nuove e migliorate funzionalità base di Gestione Documentale:
Vediamo alcune:
• Introduzione del concetto di identificativo univoco per ogni documento (DocumentID)
• Nuovo concetto di Pratica aggregante per più documenti (DocumentSet)
• Nuovi paradigmi di gestione dei Metadati (viste ad albero, form dati, form di lookup, tassonomie
personalizzabili e tagging)
• Gestione automatizzata ed integrate dello storico/off-line (Records Management)
• Introdotto il DAP: Digital Asset Management ovvero la gestione dei contenuti multimediali
• Nuovo motore di indicizzazione e ricerca dei contenuti “Enterprise Search”
• I file fisici dei documenti possono risiedere nel database oppure essere gestiti in file system
separati con il modulo RBS: Remote Blob System
• Scalabilità! (1 milione di documenti per Folder, sistema multi-site)
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CHI È
Un Partnerper innovare
Le attività di tutte le organizzazioni si basano su documenti, informazioni e processi collaborativi che l’ERP, per la
sua stessa natura, non è in grado di supportare. DocFlow invece sì, portando innovazione tecnologica e organizzativa nelle imprese che vogliono migliorare l’efficienza e l’agilità del business a partire dai processi. Le soluzioni,
rese disponibili anche in outsourcing, e i servizi di consulenza/progettazione che la società propone sono frutto
di anni di esperienza e di competenze specifiche, best practice e una profonda conoscenza delle tecnologie, delle
normative e dei processi di business che caratterizzano le diverse aree aziendali e i settori merceologici.
Processi documentali integrati
L’obiettivo di DocFlow è ‘cablare’ i processi aziendali, formalizzandoli e facendo in modo che vi sia integrazione
tra questi processi, i documenti presenti nel sistema documentale e i dati del Sistema Legacy.
Per questa integrazione DocFlow non impone alcun modello standardizzato, ma propone progetti e ‘plasma’ le
applicazioni sulla base della specificità del business.
Si parte quindi con un’analisi della situazione ‘as is’ per comprendere le esigenze, i requisiti di business e le
possibili aree di miglioramento. Questo con un lavoro sinergico tra DocFlow e l’azienda cliente e un forte coinvolgimento dei key user. Dopo di che si parte con un progetto pilota che viene ampliato per abbracciare tutte
le aree di interesse. Il contributo di DocFlow non termina con il roll-out della soluzione, ma prosegue in un ciclo
virtuoso di partnership con il cliente per un costante tuning del progetto per un miglioramento continuo.
Questo spiega perché DocFlow è menzionata da Gartner tra le aziende ‘ECM Vendor’ per la regione Emea.
Tra le aree che possono essere migliorate grazie a DocFlow: documenti e processi amministrativi, processi
collaborativi negli ambiti regolamentati, ciclo di vendita, documenti del personale, ciclo di vita dei documenti
di commessa, gestione del protocollo aziendale e gestione dei processi content-enabled in ambito customer
care. In tutti questi ambiti DocFlow riesce a colmare il gap tra la gestione transazionale del gestionale e la reale
necessità di gestione del processo collaborativo.
DocFlow® è un marchio registrato di DocFlow Italia; SAP® è un marchio registrato di SAP AG; SIEBEL® è un marchio registrato di Oracle Corporation;
DYNAMICS ® è un marchio registrato di Microsoft Corporation
Partnership with Microsoft
Docflow è partner Microsoft dal 1996 nell’area del “Collaboration”. Segue da vicino
l’evoluzione del prodotto SharePoint sin dal 2000 e dalla versione 2003 ha iniziato a
integrarlo nelle sue soluzioni e a utilizzare la sua componente ECM.
Con la versione 2007 DocFlow ha effettuato l’integrazione di tutte le tecnologie con la
componente di ECM offrendo così ai suoi clienti la possibilità di sfruttare l’infrastruttura
SharePoint per processi documentali di produzione integrati con SAP.
La versione 2010 aggiunge l’ultimo tassello, con la piena maturità del prodotto sia in
termini funzionali sia di scalabilità.
DocFlow Italia SpA
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