DocFlow - Forum PA

DocFlow
eProcs.Pa
Gestione del
protocollo
e dei flussi
documentali
L
’attività delle
Pubbliche Amministrazioni si esprime
principalmente nella produzione, trasformazione e
consultazione di documenti concernenti le loro
funzioni istituzionali.
La volontà di migliorare l’efficacia dell’azione amministrativa si
è quindi rivolta naturalmente a tentare di migliorare tali espressioni.
Durante la sua attività l’AIPA ha individuato quattro livelli
realizzativi possibili per la gestione dei flussi documentali:
1 Nucleo minimo
2 Funzionalità aggiuntive
eProcs.Pa si pone al terzo livello di implementazione
e fornisce supporto e strumenti al quarto livello mettendo
a disposizione strumenti di riprogettazione e simulazione
dei processi. eProcs.Pa è stato sviluppato da Docflow
interamente con tecnologia web ed utilizzando engine
di classe enterprise per la gestione dei documenti ed il
workflow, a garanzia della fruibilità del sistema e della
sua adattabilità alle evoluzioni delle esigenze del cliente.
3 Gestione dei procedimenti
eProcs.Pa è la piattaforma ideale per lo sviluppo di
4 BPR
soluzioni eGovernment.
DocFlow
C
o mponenti
I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI
La gestione dei documenti e dei fascicoli che essi
formano è orientata all’esecuzione di iter
amministrativi o procedimenti.
Il termine “procedimento” usato nel contesto della
PA differisce dal termine “processo” usato nei
manuali di organizzazione aziendale in quanto il
primo è sottoposto a vincoli normativi molto più
stratificati che nel settore privato.
I procedimenti devono essere, secondo la legge
regolamentante il protocollo informatico, descritti
nel manuale di gestione che dovrà essere redatto
da ogni PA obbligata all’istituzione del protocollo
informatico stesso.
funzionali
LA SOLUZIONE ePROCS.PA
eProcs.Pa rappresenta un sistema integrato
realizzato per gestire i processi documentali della
Pubblica Amministrazione centrale e locale in base
a quanto disposto dalla normativa vigente e secondo
le indicazioni dell’AIPA in merito alla gestione dei
flussi documentali e tenendo conto dei principi di
trasparenza, efficacia ed efficienza dei procedimenti
amministrativi.
Il sistema gestisce l’intero ciclo di vita del
procedimento, del relativo fascicolo e dei
documenti che lo formano.
eProcs-Pa è orientato non alla gestione del solo
documento ma tratta l’intera documentazione a
corredo (fascicolo) inclusi i documenti che non
vengono protocollati ma che servono per la
lavorazione della pratica.
MODULI FUNZIONALI
GESTIONE DEL PROTOCOLLO
ESPERIENZE MATURATE
La pratica sul campo ha fatto emergere alcune
esigenze che esulano dalle disposizioni tecniche
riportate:
•Gestione dell’organigramma dell’Ente.
•Gestione di proposte di assegnazione per i
documenti.
•Gestione di due tipi di fascicolo, uno di tipo
generale, statico e che raccoglie documenti dello
stesso tipo diviso in serie temporali (circolari,
gazzette, ecc.) ed uno tipo procedurale che
raccoglie i documenti relativi ad un particolare
procedimento amministrativo che segue l’iter
amministrativo e si “sposta” da un ufficio all’altro.
•Gestione di titolari e di rubriche indipendenti
per registro.
•Navigazione tra i documenti mediante i riferimenti
creando catene virtuali tra domande e risposte.
Provvede all’erogazione della numerazione
secondo la normativa utilizzando registri di
numerazione multipli e che possono essere aperti
e chiusi indipendentemente l’uno dall’altro.
Gestione documentale
Consente l’archiviazione dei documenti e dei
dati di classificazione in modo da consentire la
loro ricerca e consultazione in maniera semplice
e controllata. Gli accessi sono consentiti solo
agli utenti in possesso di adeguati permessi.
Annullamento
I documenti protocollati non possono essere
modificati o cancellati, pertanto in caso di errore
i documenti devono essere annullati,
l’operazione di annullamento provvede quindi
a marcare in maniera visibile il documento come
annullato .
Scarto
Dopo la chiusura del fascicolo ed il periodo di
conservazione di legge, i documenti, a seconda
della loro natura, devono essere o distrutti oppure
trasferiti ad altro archivio (come l’archivio di
C
i
o mponenti
Stato). Il sistema gestisce il periodo di mantenimento e
mantiene il massimario di scarto per gestire queste
operazioni.
funzionali
GESTIONE DELLA POSTA ELETTRONICA
La posta elettronica è il mezzo di elezione per le comunicazioni
tra PPAA che dovranno dotarsi all’uopo di una casella postale
istituzionale il cui indirizzo sarà riportato nell’indirizzario
RUPA. Il sistema consente di gestire la casella di posta
elettronica sia dal lato Server che dal lato Client.
MODULO DI INTEROPERABILITÀ XML
MODULO DI AMMINISTRAZIONE
Consente di gestire le tabelle e le configurazioni del sistema
e di amministrare gli accessi.
ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA
Consente di potere soddisfare i requisiti di legge in modo
da poter conservare i documenti solo in forma elettronica.
GESTIONE DEI PROCEDIMENTI
Modulo di Workflow integrato che consente di gestire l’iter
dei procedimenti ed il relativo monitoraggio, compresa la
verifica della durata degli stessi e l’emissione di avvisi al
raggiungimento di livelli di attenzione rispetto alle durate
previste dal manuale di gestione.
I messaggi di posta elettronica scambiati tra le PPAA devono
avere un file di interscambio di dati in formato XML. La
formazione di tale file per i messaggi in uscita e il browsing,
per quelli in entrata è a cura di questo modulo. Sono gestiti
i messaggi specifici di ricevuta, di ripudio, informativi ecc.
Il sistema è predisposto per l'uso delle buste SOAP previste
dal piano di e-government.
FIRMA ELETTRONICA
La firma elettronica costituisce la tecnologia abilitante per la
validità giuridica del documento elettronico e per
l’archiviazione sostitutiva. Il modulo provvede a tutte le
operazioni di firma, di verifica e di crittografia richieste dal
sistema.
ORGANIGRAMMA
Permette di memorizzare i rapporti gerarchici all’interno
dell’organizzazione e quindi di fare assegnazioni in modo
da consentire la visibilità sugli atti ai superiori nel rispetto
delle norme sulla privacy.
GESTIONE DEI FASCICOLI
La gestione dei fascicoli si occupa della manutenzione delle
informazioni relative ai fascicoli stessi, alle informazioni
relative alla collocazione fisica dell’eventuale copia cartacea,
del responsabile e della riservatezza dello stesso.
Classificazione
La classificazione consiste nell’assegnare il documento
ad un fascicolo secondo il titolario di classificazione che
viene stabilito dall’ente.
Assegnazione
L’assegnazione “affida” il documento ad un ufficio o ad
un singolo impiegato affinché tratti il documento.
L’operazione di assegnazione provvede inoltre ad inviare
la notifica di avvenuta assegnazione tramite posta
elettronica e provvede a concedere all’assegnatario o agli
assegnatari i permessi necessari affinché il documento
possa essere lavorato.
Marca temporale
La marca temporale è un particolare tipo di firma che viene
utilizzato per certificare la data e l’ora in cui viene effettuata
tale operazione su di un documento. Certifica che alla
data di marcatura il documento era presso
l’amministrazione.
Verifica delle firme
Le firme apposte sui documenti possono essere verificate
in qualunque momento al fine di constatare la validità
della firme stesse, la validità del certificato di firma, l’integrità
del documento e l’identità del firmatario.
Vengono consultate le Revocation List opportune per il
controllo.
Motore di ricerca full text
Il contenuto informativo dei documenti viene messo a
disposizione tramite il motore di ricerca full text che estende
AMM
DocFlow
R.U.P.A.
AMMINISTRAZIONE A
GESTIONE EMERGENZA
AMMINISTRAZIONE B
IMPRONTA DEL
DOCUMENTO
FILE XML
le funzionalità di ricerca di base che sono
fondate sulle sole informazioni di classificazione
contenute nelle “schede” del documento.
Il motore di ricerca può inoltre creare tassonomie
automatiche provvedendo alla riclassificazione
automatica del contenuto del sistema
documentale ed integrando la base dati
documentale con fonti esterne.
LDAP gestione indirizzario RUPA
Le Aree Organizzative Omogenee delle varie
PPAA dovranno istituire una casella di e-mail
primaria che dovrà essere resa nota tramite la
pubblicazione dell’indirizzario stabilito presso
il Centro Tecnico della Rete Unitaria della
Pubblica Amministrazione.
eProcs.Pa consente di consultare direttamente
questo strumento in modo da mettere a
disposizione la rubrica dei destinatari istituzionali
pubblicata.
In caso di fermo del servizio di protocollo dovuta
a problemi tecnici può essere autorizzata la tenuta
di un registro manuale durante la sospensione.
Alla ripresa del funzionamento viene gestita la
ripresa dei dati registrati in manuale.
COPIA SU SUPPORTO NON RISCRIVIBILE
Il responsabile del servizio deve provvedere
giornalmente alla copia dei dati di segnatura su
un supporto non riscrivibile al fine di garantire la
non alterazione dei dati. La procedura provvede
alla trascrizione su CD-Rom dei dati.
Impronta elettronica
Al fine di assicurare la rispondenza tra
documento elettronico e relativa segnatura sul
sistema viene memorizzata l’impronta elettronica
(Hash) del documento.
Stampa controllata
La stampa dei documenti viene controllata in
modo che su tutti i documenti stampati venga
apposta in maniera evidente un timbro
(watermark) che evidenzi che si tratta di una
copia.
MARCATURA
L’operazione di marcatura consiste nell’apporre
sui documenti ricevuti in forma cartacea dei dati
relativi alla segnatura.
Acquisizione
Consente di acquisire il documento da scanner,
da file o da e-mail, da fax.
L’operazione di scansione può avvenire
singolarmente per ogni documento, con uno
scanner associato alla stazione di lavoro, oppure
in lotti di acquisizione con scanner automatici
ad alta velocità oppure affidati a centri di
scansione esterni, sono gestiti sia i documenti
primari sia gli allegati.
AVVIO PROCEDIMENTO
REDICI DOCUMENTO
REDATTORE
INOLTRO AUTOMATICO
?
INOLTRO FUNZIONARIO COMPETENTE
DOCUMENTI DA FIRMARE
FIRMA
DOCUMENTI DA PROTOCOLLARE
ASSOCIAZIONE
Provvede ad associare il file del documento ai dati
di segnatura, provvede inoltre a trasformare il file
in formato PDF per garantire la leggibilità in
maniera indipendente dalla stazione di lavoro da
cui in futuro si leggerà il documento.
e
DA MODIFICARE
PROTOCOLLA DOCUMENTO
SPEDISCI DOCUMENTO
DOCUMENTI DA INVIARE
ARCHIVIO
DocFlow
A
r c h i t e t t u r a
L
’architettura del sistema è interamente predisposta per la fruizione tramite browser ed è composta da
un sistema di gestione delle business rules basato su un workflow engine ed un sistema di archiviazione
documentale. Come engine sono stati scelti componenti internazionali di classe enterprise in modo da
garantire la scalabilità e la manutenibilità della soluzione.
Document Server
Data Repository
DBMS
Application Server
Document
Management
(Docs Fusion)
Application Server
DocFlow
Framework
Application Server
Workflow
Management
(e-work)
DocFlow Framework Core Services
Protocollo
InteropXML
Amministrazione
Titolario
eProcs.Pa
Intra
Extra
Inter
Procedimenti
Fascicoli
net
REQUISITI DI SISTEMA
• Hummingbird DocsFusion Suite
• Microsoft SQLServer 7 (o superiori),
• Microsoft Windows 2000 o
• Microsoft IIS 4 SP5 su Windows NT
Ver 3.9 o superiori
Windows NT4
oppure Oracle 8.1.6 o 8.1.7
4, o Microsoft IIS 5 SP1 su
Windows 2000
A
l t r i
IsoDocs/2000
p r o d o t t i
Applicazione per la gestione della documentazione e dei processi del Sistema Qualità. Comprende le
funzioni di gestione revisioni, ciclo di approvazione, distribuzione controllata ed accesso web. In opzione
un modulo di workflow per l'implementazione dei processi in ottica Vision 2000.
DocFlow Synergy
Sistema di gestione dei documenti amministrativi, comprende I documenti del ciclo attivo con cattura degli
spool di stampa ed i documenti del ciclo passivo, inclusa la gestione degli scanner e della procedura di
approvazione delle fatture. Opzionale il modulo di archiviazione a norme AIPA.
DocFlow Framework
Un sistema di work management deve essere in grado di trattare grandi volumi per un elevato numero di
utenti. E’ necessario l’impiego di tecnologie note e sperimentate in ambienti di produzione. In anni di
attività Docflow ha realizzato un ambiente integrato composto da “engine” affidabili ed integrati con oggetti
specifici per l’automazione di processi documentali. Docflow FrameWork mi permette di realizzare
applicazioni Web-based per la gestione dei documenti e dei processi di lavorazione ad essi associati.
Docflow FrameWork offre le funzionalità di: Acquisizione/Cattura documento, Archiviazione documentale,
Gestione del processo (pratica), Integrazione con sistemi 3 parti.
DocFlow Backoffice
Docflow BackOffice acquisisce ed archivia tutta la posta/documenti in ingresso (posta, mail, fax, …) e ne
gestisce tutto il processo di lavorazione contattando tutti gli uffici interessati alla “pratica” generata. Docflow
BackOffice si propone come sistema CIM (Customer Integration Module) per i moderni sistemi CRM.
Minerva
Minerva gestisce a 360° ogni aspetto relativo alle Cartelle Cliniche di istituti ospedalieri. Minerva offre tutte
le sue funzionalità distinguendo per Archivisti, Direttori Sanitari, Personale Medico e Pazienti. Minerva fa
uso delle moderne tecniche di “Web Identity” per la sicurezza via web e di “Firma Elettronica” per gestire
processi autorizzativi.
SAP-Fusion
Soluzione dedicata alla gestione dei documenti amministrativi/contabili siano essi del “ciclo attivo” che
“ciclo passivo” integrata con SAP R/3. SAP-Fusion è modulare ed integrata in oltre 30 applicazioni SAP
come SD, FI, HR ed MM.Supporta tutte le tipologie di documenti SAP: Report (ALF), documenti in uscita
(PDF/OTF), dati d’archivio (REO), documenti in ingresso (FAX) più le altre tipologie definibili dall’utente
ShareDocs
Il portale “entry-level” dedicato a tutti i documenti prodotti da una azienda. ShareDocs offre una sofisticata
interfaccia web, parametrizzabile da ogni utente secondo le proprie necessità, che permette l’accesso e
la condivisione di qualsiasi documento aziendale in ogni formato.
DocFlow Italia S.r.l. Centro Direzionale Milanofiori Strada 6 Palazzo N4 - 20089 Rozzano MILANO
Tel 02-57 50 33 66 Fax 02-57 50 33 69 • [email protected] - www.docflow.com
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