La Work Breakdown Structure

“La Work Breakdown Structure
(
(WBS)”
)
Alessandro De Nisco
Università del Sannio
Corso di “Tecniche di Gestione dei Progetti Complessi”
La WBS
COSA E’ UNA WORK BREAKDOWN STRUCTURE
La WBS (Work Breakdown Structure), talora denominata PBS
((Project
j
Breakdown Structure)) è una forma di scomposizione
p
strutturata del progetto, che si sviluppa tramite l’individuazione di
sotto-obiettivi e attività definite ad un livello di dettaglio sempre
maggiore. Scopo della WBS è di identificare e collocare all’ultimo
livello gerarchico pacchetti di lavoro (deliverables) chiaramente
gestibili e attribuibili a un unico responsabile, affinchè possano
essere programmati, schedulati, budgetati, controllati e valutati.
Dal punto di vista grafico la WBS si configura come una struttura
ad albero dove ciascun livello rappresenta porzioni sempre più
piccole del progetto.
Per la sua costruzione è necessario dare risposta ad una domanda
tanto semplice quanto essenziale: COSA DOBBIAMO FARE
CONCRETAMENTE?
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La WBS
LA STRUTTURA LOGICA DI UNA WBS
Titolo progetto
Sottobiettivo 1
Attività 1.1
Sottobiettivo 2
Attività 1.2
Compito 1.1.1
Sottobiettivo 3
Attività 3.1
Attività 3.2
Compito 3.2.1
Compito 1.1.2
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La WBS
1 ELEMENTI METODOLOGICI PER LA DEFINIZIONE DI
1.
UNA WBS: I CRITERI DI SCOMPOSIZIONE
I Criteri e le logiche di disaggregazione di un progetto possono
essere più di uno, in base agli obiettivi del progetto e ai criteri di
attribuzione delle responsabilità:
„
PER “OBIETTIVI”: in questo caso il primo sottolivello è costituito
da macroblocchi di attività legati ai processi per perseguire un
obiettivo
bi tti e i subobiettivi
b bi tti i del
d l progetto
tt
„
PER “FASI”: la scomposizione della attività viene effettuata in base
al ciclo di vita del progetto
„
PER “PROCESSI DI LAVORO”: il progetto viene disaggregato in
base ai processi che dovranno essere posti in atto per la
realizzazione dei deliverables. Si utilizza per progetti ad elevata
standardizzazione
„
PER “LOCALIZZAZIONE”: la suddivisione gerarchica è connessa
allo spazio fisico o paese dove l’output del progetto verrà realizzato
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Esempio
PER OBIETTIVI
Progetto
Sicurezza
Evento
Controllo
Criminalità
Presidio Strade
Regolamentazione
Modifica Piano
Traffico
Dispositivi
Controllo
Chiusura Punti
di Accesso
Definizione
Itinerari
Alternativi
Accesso
Pedonale
Segnalazione
Itinerari
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Uscite di
Sicurezza
Esempio
PER FASI
Progetto
Convegno
Definizione
Contenuti
Studio ad hoc
Inviti
Depliant
Relatori
Realizzazione
Partecipanti
Backoffice
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In loco
Esempio
PER PROCESSI DI LAVORO
Progetto Casa
Opere Civili
Fondamenta
Idraulica
Costruzione
Tubazioni
Lavori Elettrici
Acqua
calda/Fredda
Impianto
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Collegamenti
Esempio
PER LOCALIZZAZIONE
Progetto Impianto
Sede
Ingegneria
Architettura
Cantiere
Componenti
Costruzione
Impianto
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Installazione
Utilities
La WBS
2 ELEMENTI METODOLOGICI PER LA DEFINIZIONE DI
2.
UNA WBS: LA DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’
Ciascun elemento della WBS deve essere identificato da una
descrizione che deve essere al contempo concisa, chiara e priva
di ambiguità. Accanto alla descrizione per ciascuna attività è
previsto un codice al quale si fa riferimento sia per ll’applicazione
applicazione
delle tecniche reticolari che per l’attribuzione delle
responsabilità.
Il codice WBS è un codice numerico o alfanumerico che contiene
un numero di item pari al numero di livelli presenti nella struttura
gerarchica.
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Esempio
I CODICI WBS
Progetto Impianto
1
Sede
1.1
Ingegneria
1.1.1
Architettura
1.1.2
Cantiere
1.2
Componenti
1.1.3
Costruzione
Impianto
1.2.1
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Installazione
Utilities
1.2.2
La WBS
3 ELEMENTI METODOLOGICI PER LA DEFINIZIONE DI
3.
UNA WBS: IL PACCHETTO DI LAVORO
La suddivisione per livello procede riducendo ampiezza e
complessità fino a quando non perviene a una descrizione
adeguata e inequivocabile della voce finale. Quest ultimo livello si
definisce “pacchetto di lavoro” o “work package” e deve avere le
seguenti caratteristiche:
„
DEVE ESSERE DISTINTO DA OGNI ALTRO PACCHETTO DI
LAVORO
„
DEVE ESSERE PROGRAMMABILE IN TEMPI DI COSTI E
RISORSE
„
DEVE AVERE UN SOLO RESPONSABILE
„
LA SUA DURATA DEVE ESSERE LIMITATA A PERIODI DI TEMPO
DEFINITI
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Esempio
QUALE DI QUESTI NON E’ UNA WORK PACKAGE?
„
COSTRUIRE LE MURA DI UNA CASA
„
GESTIRE I RAPPORTI CON UN PARTICOLARE FORNITORE
„
PROGETTARE UN CHIP PER UN DISPOSITIVO ELETTRONICO
„
DEFINIRE IL PROGRAMMA DI UN CORSO UNIVERSITARIO
„
TRASFERIRE UN MACCHINARIO DA UN IMPIANTO INDUSTRIALE
AD UN ALTRO
„
CONTROLLARE LA CIRCOLAZIONE
QUARTIERE CITTADINO
STRADALE
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IN
UN
La WBS
4. COME ARRICCHIRE UNA WBS
Ad ogni
g casella della WBS è p
possibile associare il nominativo
della persona o dell’unità organizzativa preposta a garantire
l’esecuzione di quella attività. In questo modo si ottiene la
versione OBS ((Organizational
g
Breakdown Structure)) della
scomposizione strutturata del progetto.
Possono inoltre essere aggiunte informazioni sulla durata sulla
durata necessaria a eseguire le singole attività e il costo a essa
associabile
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Esempio
INFORMAZIONI AGGIUNTIVE DELLA WBS
t= 8 mesi
C= 200.000 euro
Progetto
g
Casa
Ing. A
t = 2 mesi
Fondamenta
C= 40.000
Ing. B
Corpo Casa
Ing. A
C= 120.000
Copertura
Ing. B
t = 3 mesi
C= 40.000
Int n i
Intonaci
Esterni
Geom. Z
Ri ti
Rivestimenti
ti
Esterni
Geom. Z
Solaio
Geom W
t = 0,5 mesi
t = 0,5 mesi
t = 2 mesi
t = 1 mese
C= 10.000
C= 20.000
C= 10.000
C= 30.000
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C= 10.000
Scavo
Geom. X
Fondazioni
Geom. X
Murature
Geom. X
t = 1 mese
t = 1 mese
t = 1,5 mesi
C= 20.000
C= 20.000
C= 80.000
Finit r
Finiture
Interne
Arch. Z
t = 3 mesi
t = 0,5
0 5 mesi
T
Tegole
l
Rivestimenti
Geom W
La Matrice di
Responsabilità
LA MATRICE DI RESPONSABILITA’
La matrice di responsabilità ha la finalità di allocare le persone
assegnando
g
responsabilità
p
e compiti.
p
Nella sua intersezione è
utile indicare il tipo di persona a cui è delegata una persona o
un’unità organizzativa. Generalmente vengono utilizzate sigle
che esprimono responsabilità quali:
„
il coordinamento dei compiti compresi in un’attivita’ e delle
risorse che li eseguono (C)
„
la partecipazione alla presa di decisione, singola o di gruppo
(D)
„
la conoscenza di una certa situazione,
situazione espressa dal fatto di
venire informati (I) da chi coordina l’attività
„
l’esprimere, in quanto esperto, un giudizio o un parere, ossia
essere consultati (Co)
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La Matrice di
Responsabilità
FASI
LA MATRICE DI RESPONSABILITA’
ATTIVITA’
Persona A
Persona B
Persona C
Persona D
1.1
1.1.1
1.1.2
12
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.3
1.3.1
1.3.2
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Persona E
Esempio
ATTRIBUIRE LE RESPONSABILITA’
Consideriamo un progetto consistente nel preparare una conferenza per
un’impresa bancaria. Il team è composto da 4 persone: uno ha idee brillanti ma è
poco meticoloso; un secondo membro è una persona quieta e timida ma
estremamente perfezionista; la terza è una donna dura e mascolina, che vuole
avere tutto sotto controllo ed è molto abile nelle trattative; l’ultimo è una persona
che ha molti contatti ed è abile a risolvere i problemi. L’insieme delle attività
individuate nel progetto è la seguente:
compilare una lista dei partecipanti, con indirizzi e numeri di telefono
„ prenotare un albergo dove svolgere la conferenza
„ contattare e dare istruzioni a uno studio di design per l’arredamento e la
realizzazione degli stampati
„ lavorare con la direzione dell’azienda per scegliere gli argomenti da trattare
„ predisporre un sistema di rilevamento dei costi per tutto il tempo in cui si svolge
la conferenza
„ programmare e tempificare tutto il progetto
„
Come suddividereste il compito tra i quattro collaboratori?
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ASSEGNO
COSA FARE A CASA
„
LUCIDI E APPUNTI:
APPUNTI studia
t di i lucidi
l idi integrandoli
i t
d li con gli
li
appunti presi in aula
„
LIBRO DI TESTO: puoi trovare molti dei concetti visti in
aula sul libro di testo “Organizzare e Gestire Progetti” –
Cap 4,
Cap.
4 pagg.
pagg 60-71 (WBS) e Cap.
Cap 3,
3 pagg.
pagg 56-57 (Matrice
di Responsabilità)
„
ESERCITAZIONE: svolgi in forma scritta l’esercitazione
indicata nel lucido successivo
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ASSEGNO
ESERCIZIO
Considera l’esempio indicato sul
s l testo alle pagg.
pagg 57-59.
57 59 Partendo
dallo schema WBS indicato a pag. 58 prova a rimodulare il progetto
scegliendo uno dei criteri di scomposizione visti durante la lezione
(per obiettivi, per fasi, per processi, per localizzazione). Motiva la tua
scelta.
A p
partire dalla tua WBS elenca le competenze
p
necessarie p
per
l’esecuzione delle varie attività e costruisci la relativa matrice di
responsabilità, considerando un team composto da 7 persone.
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