manuale inserimento statistica

ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE IN MODO SEMPLICE E CORRETTO
DELLA TAVOLA A FORMATO EXCEL
Le quattro Tavole in formato Excel, rispettivamente per i mesi da 28, 29, 30 e 31 giorni, sono file
di sola lettura, pertanto come operazione preliminare dovranno essere salvati sul proprio computer
(seguendo la procedura “File” e poi “Salva con nome”). Solo a seguito di questa operazione i file
consentiranno il salvataggio dei dati inseriti.
OPERAZIONI PRELIMINARI (dopo il salvataggio sul proprio computer)
Aprire il file e verificare che la tavola che si sta utilizzando per numero di giorni sia quella corretta
per il mese che si deve compilare (ad esempio per il mese di Aprile deve essere utilizzata la tavola
da 30 giorni).
La tavola A va compilata come segue:
Nella cella B5 inserire il nome della struttura ricettiva, preceduto dalla tipologia;
Nella cella B8 inserire il Comune dove è situata la struttura ricettiva
Nella cella J5 indicare il numero di giorni di apertura effettivi del mese di riferimento
Nella cella J6 inserire l’anno di competenza dei dati registrati
Nella cella J7 indicare il mese cui si riferisce la tavola (si apre un menù a tendina con i mesi predefiniti)
Nella cella N5 indicare il numero dei letti disponibili per il mese di competenza (*)
Nella cella N6 indicare le camere disponibili per il mese di competenza (**)
Da gennaio 2012 sono state introdotte da ISTAT informazioni aggiuntive che tutte le strutture
indifferentemente devono inserire. Tali informazioni riguardano:
(*) Letti disponibili (cella N5): ovvero il numero di posti letto effettivamente disponibili alla vendita
nel mese di riferimento. Tale numero può essere diverso da quello dichiarato ufficialmente, come
nel caso di ristrutturazione di parte della struttura o di ampliamento temporaneo della capacità.
Qualora il numero dei letti disponibili variasse nel corso del mese di riferimento, occorre riportare la
media mensile dei letti disponibili: la somma del numero dei letti disponibili ogni giorno di apertura
diviso il numero dei giorni di apertura.
Attenzione: il letto matrimoniale deve essere conteggiato come n. 2 posti letto. Per i campeggi e le
aree attrezzate se non è noto il numero effettivo dei posti considerare n. 4 posti letto per piazzola.
I letti aggiunti non devono mai essere conteggiati né indicati.
(**) Camere disponibili (cella N6): per le strutture alberghiere e residenze turistico-alberghiere
(RTA) deve essere obbligatoriamente compilata anche la cella relativa a Camere disponibili. Per
le altre strutture pur non essendo questo dato obbligatorio, chiediamo ugualmente la sua
compilazione per poter disporre di un maggior numero di informazioni e dati di raffronto omogenei.
Nella cella N6 deve essere inserito il numero di camere effettivamente disponibili alla vendita
nel mese di riferimento. Analogamente a quanto scritto per i letti disponibili queste non devono
necessariamente corrispondere alle camere autorizzate, ma potrebbero anche, per svariati motivi
(es. ristrutturazione di parte della struttura e/o presenza di riscaldamento solo in parte delle
camere ovvero per ampliamento temporaneo della capacità), differire in determinati periodi
dell’anno. Qualora il numero delle camere disponibili variasse nel corso del mese di riferimento,
occorre riportare la media mensile delle camere disponibili.
Attenzione: per le residenze turistico-alberghiere (RTA) se non è noto il numero effettivo delle
camere indicare il numero delle unità abitative; per i campeggi e le aree attrezzate indicare il
numero di piazzole; per i villaggi turistici indicare il numero di alloggiamenti.
COMPILAZIONE DEI MOVIMENTI
Come prima operazione da effettuare è importante inserire nella riga 12, qualora ci fossero, i
clienti presenti nella struttura dal mese precedente.
I clienti vanno inseriti in base alla residenza (nazione per gli stranieri, regione per gli italiani). Per
compilare la tavola in modo corretto bisogna inserire il numero dei clienti arrivati (in base alla
nazione o regione di residenza) nel relativo giorno di arrivo alla riga denominata arrivati.
Il numero dei clienti che partono (sempre in base alla residenza) va inserito nel relativo giorno di
partenza alla riga denominata partiti.
Le righe denominate presenti non sono modificabili, sono bloccate e contengono le formule che
consentono i calcoli.
I totali di riga e di colonna (TOTALE PAESI ESTERI, TOTALE ITALIA, TOTALE GENERALE) sono
automatici.
Per presenti alla riga/colonna TOTALE GENERALE si intende il numero di notti
complessivamente trascorse dai clienti nella struttura e non il numero di persone ancora presenti
nella stessa.
COMPILAZIONE GIORNALIERA DELLE CAMERE OCCUPATE
Un’ulteriore informazione richiesta da ISTAT a partire da gennaio 2012 è quella relativa a Camere
occupate (cella B11). Nella colonna “B” deve essere inserito giornalmente il numero di camere
occupate da ospiti.
Questo campo è obbligatorio per le strutture alberghiere e residenze turistico-alberghiere
(RTA). Per le altre strutture chiediamo ugualmente la compilazione della colonna “B” per poter
disporre di un maggior numero di informazioni e dati di raffronto omogenei.
ATTENZIONE: CASI PARTICOLARI “Clienti che non soggiornano per almeno una notte”
I clienti che restano nell’esercizio ricettivo solo alcune ore durante la giornata (e che, quindi,
non trascorrono la notte) non devono essere conteggiati.
Devono essere, invece, conteggiati i clienti che arrivano dopo la mezzanotte e partono lo
stesso giorno. Per necessità di calcolo, si suggerisce di imputare al giorno precedente l’arrivo, la
presenza e la camera occupata; il giorno seguente verrà registrata la partenza (con relativa
presenza del giorno nulla).
Esempio: un cliente fa il check-in alle ore 1:40 di mattina dell’ 05/01/2012 e parte alle 10 di mattina
dell’05/01/2012 , l’arrivo, la presenza e la camera occupata vanno imputati al giorno 04/01/2012;
il giorno 05/01/2012 verrà registrata la partenza (con presenza nulla del giorno stesso).
ERRORI FREQUENTI
Se si inseriscono in partenza un numero di persone superiore a quelle già registrate come presenti
nella struttura, la tavola calcola presenze negative evidenziate con celle azzurre e numeri rossi.
Vi preghiamo di fare attenzione e di rivedere sempre nel complesso la tavola prima di inviarla, e di
accertare che non compaiano numeri negativi. Spesso questo tipo di errore dipende dall’omesso
inserimento dei clienti in carico del mese precedente. Controllate sempre che la riga 12 “Presenze
del giorno precedente” sia valorizzata correttamente.
NESSUN CLIENTE NEL MESE
Se nel mese di riferimento le presenze sono zero, predisporre il file compilando solo l’intestazione
(Denominazione, Comune, giorni apertura, anno, mese, letti disponibili, camere disponibili) della
Tavola.
Il file dovrà essere inviato a mezzo posta elettronica e nella mail è gradita l’indicazione del
mancato movimento per escludere l’errore di compilazione.
Esempio di messaggio mail: “Statistica aprile 2012 Albergo Pinco Pallino di Reggio: nessuna
presenza”.
SALVATAGGIO E INVIO
Una volta conclusa la compilazione, salvate il file rinominandolo nel seguente modo:
Nome della struttura_Comune_mese_anno di riferimento
(es. PincoPallino_Reggio_aprile_2012)
e come “Cartella di lavoro Microsoft Office Excel (*.xls)”.
Inviate il file entro il 4 del mese successivo. Dovreste inoltre avere l’accortezza di inserire anche
nell’oggetto della mail il nome della vostra struttura, Comune e il mese che state spedendo (es.
Albergo Pinco Pallino Reggio aprile 2012); questo ci consente una più efficiente archiviazione dei
messaggi e delle tavole evitandoci di attribuire l’invio a altra struttura con stessa denominazione,
ma ubicata in Comune diversi.
Il file non deve essere stampato, ma conservato sul computer per due anni.
Il file di Excel va inviato come allegato di messaggio di posta elettronica,
CHIARIMENTI SU POSSIBILI DUBBI
•
i dati relativi alla dipendenza vanno comunicati unitamente ai dati relativi alla casa madre
(unica comunicazione statistica a nome della casa madre);
•
i clienti “non turisti” (ad es: persone che utilizzano l’esercizio ricettivo come residenza
permanente, prestatori d’opera alle dipendenze di un datore di lavoro residente nel comune
dove è localizzato l’esercizio, ospiti della struttura in emergenza abitativa a causa di
calamità naturali, etc..) non devono essere conteggiati;
•
per "camera" si intende l'unità formata da una stanza o una serie di stanze costituente
un’unità indivisibile in una struttura ricettiva o in una abitazione.
Il numero di camere esistenti tiene conto esclusivamente di quelle che la struttura mette a
disposizione per i turisti.
Per le residenze turistico-alberghiere: se non è noto il numero effettivo delle camere,
indicare il numero di unità abitative.
Per i campeggi e le aree attrezzate: indicare il numero di piazzole, roulotte,
mobilhome.
Per i villaggi turistici: indicare il numero di alloggiamenti.
•
per "letto" o "posto letto" si intende un letto singolo dell'esercizio ricettivo.
Un letto matrimoniale viene contato come due posti letto.
Un posto tenda, piazzola, roulotte, mobilhome in genere rappresentano quattro posti
letto, a meno che nella autorizzazione/DIA/SCIA non sia indicato il numero complessivo di
persone ospitabili.
NOVITÀ NORMATIVE:
•
i bambini devono sempre essere conteggiati, indipendentemente dall'età, anche se non
occupano un letto effettivo;
•
i letti aggiunti non devono mai essere conteggiati né indicati;
•
arrivi e presenze di clienti che occupano letti aggiunti devono essere conteggiati;
•
per ogni componente di un gruppo al momento del check in dovrà essere annotata la
propria regione/paese di residenza (non bisogna attribuire a tutto il gruppo la residenza
del leader o di chi ha effettuato la prenotazione);
•
per i viaggiatori businnes al momento del check in dovrà essere annotata la
regione/paese di residenza del viaggiatore (non bisogna attribuire al viaggiatore
business la residenza della società di appartenenza o di chi ha effettuato la prenotazione);
•
l’elenco degli Stati/Paesi esteri di residenza è stato modificato (si veda foglio "Nazioni"
presente in tutti i file di Excel Tavola_A_di_spoglio_XX_giorni.xls);
Di seguito elenchiamo le aggregazioni di paesi previste nella tavola A e le relative nazioni che
appartengono al raggruppamento:
• Altri Paesi Europei [ Albania, Andorra, Bosnia-Herzegovina, Kosovo, Macedonia, Monaco,
Montenegro, San Marino, Serbia, Stato della città del Vaticano]
• Altri paesi o territori Nord-Americani [Bermuda (UK), Greenland (DK), Saint Pierre and
Miquelon (FR)]
• Altri Paesi Centro-Sud America (già Altri Paesi dell’America Latina) [Antigua e Barbuda,
Bahamas, Barbados, Belize, Bolivia, Cile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Domenica,
Ecuador, El Salvador, Giamaica, Grenada, Guatemala, Guyana, Haiti, Honduras,
Nicaragua, Panama, Paraguay, Perù, Repubblica Dominicana, Saint Kitts e Nevis, Saint
Lucia, Saint Vincent e Grenadine, Suriname, Trinidad e Tobago, Uruguay]
• Altri Paesi Asia Occidentale (già Altri Paesi del Medio Oriente) [Arabia Saudita, Armenia,
Azerbaigian, Bahrein, Emirati Arabi Uniti, Georgia, Giordania, Iran, Iraq, Kuwait, Libano,
Oman, Qatar, Siria, Territori dell'Autonomia Palestinese, Yemen]
• Altri Paesi Africa Mediterranea (già Paesi dell’Africa Mediterranea) - [Libia, Tunisia, Algeria,
Marocco]
• Altri paesi o territori Oceania [Figi, Kiribati, Isole Marshall, Stati Federati Micronesia,
Naruru, Palau, Papua Nuova Guinea, Isole Salomone, Samoa, Tonga, Tuvalu, Vanuatu]