Linee guida per la registrazione delle fatture nel Registro Unico

PROVINCIA REGIONALE DI PALERMO
oggi LIBERO CONSORZIO COMUNALE DI PALERMO (L.R. n. 8/2014)
UFFICIO GESTIONE RETI E APPLICATIVI
Linee guida per la registrazione delle fatture
nel Registro Unico delle Fatture (RUF)
Vers. 24/07/2014
Riferimenti normativi
Decreto Legislativo n. 66 del 2014 (Decreto Irpef):
Obbligo della tenuta del registro delle fatture presso le pubbliche amministrazioni
– art. 42
A decorrere dal 1 Luglio 2014 tutte le PA sono obbligate a tenere il Registro
Unico delle Fatture (RUF) dell’Ente.
Entro 10 giorni dal ricevimento le fatture o le richieste equivalenti di pagamento
per somministrazioni, forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni
professionali emesse nei loro confronti dovranno essere annotate sul registro.
Le fatture dovranno essere registrate e protocollate nel sistema documentale
dell’ente e sarà lo stesso sistema che provvederà al trasferimento in conservazione.
Implementazione del RUF presso il Libero Consorzio Comunale di Palermo
• Per la registrazione delle Fatture si utilizza un modulo del software di
Contabilità AscotWeb
• Gli utenti, opportunamente abilitati, hanno accesso ad una maschera per
l’immissione dei dati
• Questa maschera contiene oltre ai campi obbligatori per legge altri campi ad uso
degli addetti della Contabilità
• Si raccomanda di non valorizzare questi campi ma solamente quelli indicati
nella slide successiva
Par maggiore chiarezza esplicitiamo il significato di alcuni campi evidenziati
nella sequenza naturale in cui si presentano
• Il campo “Numero” deve contenere il numero della fattura così come
specificato da chi la emette
• Il campo “Data” deve contenere la data della fattura cosi come specificata da
chi la emette
• Il campo “Soggetto” deve contenere il nome del creditore così come registrato
in precedenza nel sistema contabile AscoT
• Il Campo “Importo” deve contenere l’importo totale al lordo di IVA e di
eventuali altri oneri e spese indicati
• Il Campo “Cod. Ufficio” deve essere valorizzato con il codice assegnato alla
direzione come da tabella allegata
• Il campo “Num. Protoc.” deve contenere il numero di protocollo della fattura
cosi come assegnato dal software ArchiPro
• Il campo “Data Prot.” deve contenere la data di protocollazione della fattura
cosi come registrata dal software ArchiPro
• Il campo “Delib” deve contenere gli estremi dell’atto di impegno così come
registrato in precedenza nel sistema contabile Ascot
• Il campo “Liquidabile” deve contenere il valore Y o N a seconda che la fattura
sia liquidabile o no (ad esempio DURC negativo)
• Il campo “Cap/art” deve contenere il capitolo su cui è stato preso l’impegno
così come registrato in precedenza nel sistema contabile Ascot
• Il campo “Impegno” deve contenere il numero dell’impegno così come
registrato in precedenza nel sistema contabile Ascot
• Il campo “DESCRIZIONE DOCUMENTO” deve contenere una breve
descrizione dell’oggetto della fattura
Per procedere alla registrazione di una fattura occorre:
1. la fattura con la segnatura di protocollo
2. l’atto di impegno
3. il CIG / CUP
Per qualsiasi problema possiate incontrare durante la registrazione di una fattura
rivolgersi alla Ragioneria - Ufficio Tesoro
doppio clic
doppio clic
doppio clic
doppio clic
premere 3 volte TAB
per raggiungere il
campo Numero
Valorizzare il campo Numero e premere TAB
valorizzare il campo Data
La data deve essere posteriore
al 30/06/2014 altrimenti la fattura
non vene registrata nel Registro
Unico delle Fatture !
con il mouse fare clic sui tre puntini
nalle finestra di ricerca che si e' aperta scrivere
il nome della ditta dopo il simbolo % e fare clic su
Trova
selezionare con il mouse la riga con il nome della
Ditta (l'elenco proposto potrebbe essere piu'
lungo con ditte dal nome simile) e fre clic su OK
premere 2 volte TAB per passare al campo
Importo
immettere l'importo (senza punti) e premere TAB
scrivere Y
premere 5 volte TAB per passare al campo
Num. Protoc. ed inserire il numero di
protocollo assegnato da ArchiPRO poi
premere TAB
inserire la data di protocollo cosi' come
registrata da ArchiPRO e premere
TAB
nel secondo campo Delibera inserire il codice Progr
che trovate, scritto a mano, nell'Atto di impegno e
premere TAB.
Automaticamente si valorizzeranno i restanti campi
Controllate che gli estremi dell'Atto corrispondano !
dopo aver raggiunto con 5 TAB i campi CIG
e CUP valorizzandoli (nel nostro esempio
non sono disponibili) passare con TAB al
campo Eser (Esercizio) e valorizzarlo
valorzzare il campo EPF
(Esercizio Provenienza Fondi) e premere
2 volte TAB per passare al campo impegno
valorizzare il campo Impegno con il valore
che trovate scritto a mano nell'Atto di impegno
dopo IMP e premere TAB
Appariranno automaticamente i campi Cap/Art
Verificare che siano giusti !
Per passare al campo DESCRIZIONE
DOCUMENTO premere Pag Giù
inserita la descrizione documento
per memorizzare tutto ed inserire la Fattura nel
Registro Unico premere il tasto funzione F3
Se dovessero comparire messaggi di
errore/avvertimento fare clic su OK
il sistema ha assegnato il codice
di Registro alla fattura
per uscire fra clic con il mouse
dove è posizionato il
puntatore nella slide
il processo di registrazione della Fattura e' concluso
• Si raccomanda di annotare il numero di “Registro unico” assegnato dal Sistema
alla fine della registrazione della fattura in modo da poter richiamare la
registrazione per eventuali successivi completamenti
Per richiamare una registrazione già effettuata occorre seguire la procedura di
seguito esposta
doppio clic
apparsa la maschera di immissione
premere F8 per entrare in modalità
ricerca
specificare l'Esercizio
2014 e premere TAB
specificare il numero di Registro
(ad es. 6) e premere F9
CODICE UFFICIO DA UTILIZZARE PER LA REGISTRAZIONE DELLE FATTURE SUL REGISTRO UNICO
Codice Ufficio
DIREZIONI 2014
Titolarità
1R.F
DIREZIONE PROTEZIONE CIVILE, POLIZIA PROVINCIALE, VIGILANZA DEL PATRIMONIO, CONTROLLO
E VIGILILANZA VIABILITA' PROVINCIALE, SUPPORTO ATTIVITA' DI CONTROLLO E DIFESA DEL SUOLO
AMBIENTALE
DR. LA MANNO GIUSEPPE
2R.F
UFFICIO DI GABINETTO - AFFARI GENERALI
3R.F
4R.F
DIREZIONE AFFARI LEGALI
DIREZIONE GESTIONE RISORSE UMANE - GARE E CONTRATTI
DIREZIONE POLITICHE SOCIALI GIOVANILI PUBBLICA ISTRUZIONE - PARI OPPORTUNITA'
DIREZIONE ATTIVITA 'PRODUTTIVE - CULTURA -SPORT - TURISMO - CONSUMATORI E LOTTA
ALL'USURA
DIREZIONE BILANCIO E FINANZE, CONTROLLO E VIGILANZA SULLE PARTECIPATE, GESTIONE
ECONOMICA DEL PERSONALE, PROGRAMMAZIONE OO.PP.
5R.F
6R.F
7R.F
8R.F
DIREZIONE GESTIONE PATRIMONIO DEMANIO E PROVVEDITORATO, FITTI ATTIVI E PASSIVI,
GESTIONE SISTEMI INFORMATICI, TELECOMUNICAZIONI AZIENDALI, AUTOPARCO
9R.F
DIREZIONE INFRASTRUTTURE, VIABILITA' PROVINCIALE, MOBILITA' E TRASPORTI CLASSIFICAZIONE STRUTTURE RICETTIVE ALBERGHIERE
10R.F
DIREZIONE VIABILITA' AREA METROPOLITANA
11R.F
DIREZIONE PIANIFICAZIONE TERRITORIALE, PROGRAMMAZIONE FONDI COMUNITARI, S.I.T.
12R.F
DIREZIONE MANUTENZIONE EDIFICI SCOLASTICI, MANUTENZIONE EDILIZIA SPORTIVA, TURISTICA E
PER LE ATTIVITA' PRODUTTIVE - NUOVA EDILIZIA SCOLASTICA PATRIMONIALE, TURISTICO
SPORTIVA
13R.F
DIREZIONE SOVRINTENDENZA BENI CULTURALI, ARTISTICI E MONUMENTALI, MUSEI
15R.F
DIREZIONE AMBIENTE ED ENERGIA RISERVE NATURALI
16R.F
17R.F
18R.F
DIREZIONE CONTROLLO E DIFESA DEL SUOLO E AMBIENTALE
SEGRETERIA GENERALE
DIREZIONE GENERALE
DR. SPALLINA FILIPPO
DR. SUPPORTA ANDREA
DR. ZINGALE MAURIZIO
D.SSA VOLPE MATTEA
D.SSA MIRTO MARIANNA
DOTT. BONOMO MASSIMO
DOTT. ANTONINO CARUSO
ARCH. DI BENEDETTO ROSA
MARIA
ING. DELFINO
ARCH.CALASCIBETTA
MIRELLA
ING. FARDELLA SIMONE
ING. FARDELLA SIMONE
ING. PAMPALONE SALVATORE
ANGELO
ARCH. DI GRIGOLI GIUSEPPA
AVV.CURRAO SALVATORE
AVV.CURRAO SALVATORE