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Massime autorità finanziarie
dei Länder tedeschi
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26 novembre 2010
Oggetto: Conservazione dei documenti digitali relativi alle operazioni gestionali
eseguite con il registratore di cassa
GZ
IV A 4 - S 0316/08/10004-07
DOK
2010/0946087
(in caso di risposta indicare gentilmente GZ [prot., n.t.] e DOK [doc., n.t.])
Di concerto con le massime autorità finanziarie dei Länder tedeschi, riguardo alla conservazione
delle operazioni gestionali ricavate mediante registratori di cassa, bilance con funzione di
registratori di cassa, tassametri e contachilometri (di seguito “dispositivi”) è stato stabilito quanto
segue: a partire dal 1° gennaio 2002 tutta la documentazione, ai sensi del § 147 comma 1 del
testo unico delle leggi tributarie (Abgabenordnung, AO), ricavata grazie ad un sistema di
elaborazione dei dati, deve risultare sempre disponibile, immediatamente fruibile e analizzabile
meccanicamente per tutto il periodo di conservazione (§ 147 comma 2 n. 2 del AO). A partire
dalla data indicata, i dispositivi di sopra elencati, nonché i documenti digitali ricavati grazie al
loro utilizzo oltre ai “Principi sui sistemi informatizzati di contabilità a norma” (GoBS) del
7 novembre 1995 (Gazzetta ufficiale contenente leggi e decreti in materia fiscale, parte I – BstBl I
– p. 738) devono rispettare anche i “Principi di accesso dati e verifica dei supporti digitali”
(GDPdU) del 16 luglio 2001 (BStBl I p. 415) (§ 147 comma 6 del AO). L’onere della prova è a
carico del soggetto a obbligo fiscale (contribuente). In particolare ogni singolo dato rilevante ai
fini fiscali (obbligo di registrazione separata) va conservato integralmente e in formato non
modificabile assieme ad eventuali fatture in formato elettronico prodotte con uno dei dispositivi
ai sensi del § 14 della Legge tedesca sull’IVA (UStG). Non sono permesse la compressione dei
dati in questione o una semplice memorizzazione degli importi definitivi di fattura. Non è
sufficiente l’esibizione in formato unicamente cartaceo di documenti con obbligo di
conservazione, che devono invece essere messi a disposizione in forma di dati elettronici
analizzabili assieme alle relative informazioni strutturali.
Qualora la memorizzazione integrale dei dati rilevanti ai fini fiscali (nel caso del registratore di
cassa si fa riferimento soprattutto ai dati di journal, di analisi, di programmazione e relativi alla
modifica di dati principali) all’interno del dispositivo non sia possibile, essi vanno salvati in formato
non modificabile e integrale su un supporto dati esterno. Un sistema d’archivio deve permettere
la stessa possibilità di consultazione offerta dal sistema in uso.
I luoghi e intervalli temporali concreti di utilizzo dei dispositivi di cui sopra vanno protocollati e i
protocolli conservati (cfr. § 145 comma 1 del AO, § 63 comma 1 della direttiva IVA, UStDV).
Il luogo di utilizzo in caso di tassametri e contachilometri è il veicolo in cui trova applicazione il
dispositivo. Inoltre le scritture contabili necessarie alla verifica delle entrate in contanti vanno
condotte e conservate separatamente per ogni singolo dispositivo. I manuali e tutto ciò che é
parte integrante dei dispositivi, in particolare le istruzioni d’uso, le istruzioni di programmazione e
tutta la restante manualistica relativa alla programmazione del dispositivo devono essere
conservati (§ 147 comma 1 n. 1 del AO).
Se grazie a simili dispositivi si realizzano transazioni scritturali (ad es. contanti elettronici, ELVProcedura elettronica di debito), a riprova dei singoli dati prodotti va garantito un saldo tra le
transazioni di pagamento in contanti e scritturali e la relativa registrazione pertinente nei registri e
scritture contabili.
Qualora si tratti di documentazione necessaria alle annotazioni sui cosiddetti Schichtzettel dei
tassisti, sui quali, vengono riportati le entrate e i km percorsi in un turno, ai sensi della sentenza
della Corte fiscale federale (BFH) del 26 febbraio 2004, XI R 25/02 (BStBl II p. 599), le procedure
descritte valgono anche per la documentazione digitale prodotta per mezzo di tassametri e/o
contachilometri. In particolare, vanno registrati:
•
Cognome e nome dell’autista
•
Durata del turno (data, inizio e fine turno)
•
Somma dei km totali e con taxi occupato in base al tassametro
•
Numero delle corse in base al tassametro
•
Totale delle entrate in base al tassametro
•
Km percorsi in base al contachilometri (a inizio e fine turno)
•
Entrate per corse senza l’utilizzo del tassametro
•
Modalità di pagamento (ad es. in contanti, contanti elettronici, ELV- Procedura elettronica di
debito, carta di credito)
•
Totale entrate
•
Informazioni su eventuali ritenute sul salario degli impiegati
•
informazioni su altri tipi di ritenuta (ad es. le cosiddette Verrechnungsfahrten – corse
compensative effettuate nel caso in cui un cliente abbia prenotato il servizio per poi non
utilizzarlo)
•
Totale delle restanti entrate
•
Totale degli importi consegnati all’imprenditore
•
Targa del taxi
Lo stesso vale per imprenditori senza personale impiegato.
Se a causa del tipo di fabbricazione un dispositivo (registratore di cassa) non soddisfa o soddisfa
solo in parte le disposizioni di legge fissate, il contribuente può continuare ad utilizzare il
dispositivo in questione al massimo fino al 31 dicembre 2016, senza essere contestato. Tuttavia si
dà per scontato che il soggetto con obbligo d’imposta si preoccuperà possibilmente di
aggiornare i software e di aumentare le memorie al fine di soddisfare i requisiti legali contenuti
nella presente comunicazione. Nel caso di registratori di cassa, sui quali non può essere
effettuato l’upgrade mediante l’aggiornamento dei software e l’estensione delle memorie,
continuano a valere in toto le disposizioni della comunicazione del Ministero delle Finanze del
9 gennaio 1996.
Con il presente documento, la comunicazione del Ministero delle Finanze sulla “Rinuncia alla
conservazione di scontrini di cassa in caso di utilizzo di registratori di cassa elettronici“ del
9 gennaio 1996 (BStBl I p. 34) viene annullato.
Il presente documento verrà pubblicato nella Gazzetta Ufficiale contenente leggi e decreti in
materia fiscale, parte I (BStBl I).
L’incaricato del Ministro delle Finanze
Il presente documento è stato inviato in forma elettronica e presenta firma soltanto nella bozza.