Leggi lo studio completo - Carlson Wagonlit Travel
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index Insieme offriamo il meglio tra l’Europa e il Nord America Quattro importanti compagnie aeree al mondo insieme per offrirle oltre 240 destinazioni nel Nord America, con collegamenti più facili e tariffe più convenienti attraverso l’Atlantico. Prenoti con noi il suo prossimo viaggio. CWT WHITE Paper Editoriale di Loretta Bartolucci pag. 2 Introduzione pag. 3 Capitolo 1 Tariffe e risparmio reale pag. 5 Capitolo 2 Tempo speso e produttività pag. 9 Capitolo 3 Controllo dei costi pag. 10 Capitolo 4 Compliance rispetto alla travel policy pag. 12 Capitolo 5 Integrazione nei processi aziendali pag. 15 Capitolo 6 Safety & security pag. 18 Capitolo 7 Informazioni e servizi per i viaggiatori pag. 20 Who is Who I travel manager intervistati pag. 22 Executive Summary pag. 23 Testo a cura dell’ufficio Marketing & Communication Carlson Wagonlit Travel | Italia Gianluca Trezzi | Sasa Carpaneda [email protected] © 2014 CWT American Airlines, British Airways, Finnair, Iberia e oneworld® sono marchi delle rispettive compagnie CWT WHITE CWT WHITE Paper Paper cwt white paper Editoriale Il futuro della comunicazione è digitale. Gli utenti internet trasferta sono nel mondo hanno superato i due miliardi, e aumenteranno spesso velocemente anche nelle economie emergenti. In Italia sono viaggiatori Molto spesso si parla dell’importanza dell’ascolto dei clienti come primo, fondamentale, passaggio per fidelizzarli e aumentare la competitività delle aziende sul mercato. Tutti si dicono d’accordo su questo assunto, ma tante volte risulta difficile darne un’applicazione concreta nella vita aziendale e ci si ferma per lo più a un’adesione teorica. 35 milioni, il 58% della popolazione, ed è uno dei tassi più anche bassi in Europa, dove i Paesi Scandinavi sono oltre il 90% e nella vita Francia e UK oltre l’80%, secondo le più recenti statistiche. privata, La connettività sta diventando sempre più pervasiva, grazie e sempre alla diffusione di smartphone e tablet: basti pensare che nel più spesso In CWT l’ascolto del cliente fa parte della vita quotidiana: i consulenti di viaggio ogni giorno sono in contatto diretto con i viaggiatori, così come i nostri Program Manager partono da un approfondito confronto con i responsabili aziendali per trovare le soluzioni più idonee al raggiungimento degli obiettivi dei clienti. 2017 ci saranno 1,5 miliardi di smartphone e il 50% delle si attendono prenotazioni online saranno eseguite via mobile, secondo o cercano le ricerche IHS e IATA. stesse modalità Anche il modo di viaggiare è stato coinvolto in nell’organizzazione di un questa rivoluzione in tutte le fasi: pre, durante e post viaggio d’affari. Addirittura pensano di poter viaggio. Un viaggiatore d’affari su tre ha pubblicato una utilizzare gli stessi strumenti, come i portali o i siti online, recensione secondo una ricerca Google e Ipsos, e nuove grazie ai quali magari hanno potuto fare una bella vacanza tendenze si sono profilate anche nei viaggi d’affari, come la a buon prezzo. L’eco di queste richieste è arrivata anche personalizzazione e la consumerization, l’aspettativa dei ai consulenti di viaggio CWT e ai Program Manager, che viaggiatori cioè di godere di una user experience semplice, assistono le aziende clienti. friendly e simile a quella riscontrata nell’ambito leisure. Le due realtà - i viaggi leisure e le trasferte aziendali - Una grande opportunità si è aperta per gli operatori del sono invece estremamente differenti e presentano Anche l’argomento cui dedicare il primo ebook è stato scelto ascoltando i dubbi e i problemi di viaggiatori e responsabili viaggi, per rispondere a una domanda che serpeggia - talvolta sottovoce, talvolta esplicitamente – tra i dipendenti delle aziende: perché non acquistare un servizio di viaggio online, senza passare dall’agenzia, visto che le tariffe talvolta sono più convenienti? turismo e ha portato alla proliferazione di siti di viaggio, caratteristiche peculiari. Abbiamo cercato di approfondire un portali, newsletter con offerte e pacchetti, specie in ambito argomento così sentito e attuale per chi viaggia per lavoro, leisure - tra cui sono emersi anche grandi brand, comunicati cercando di capire quali sono le differenze tra il servizio su tutti i media, compresi quelli tradizionali come la tv e la erogato da una TMC - travel management company, ossia Chi si occupa di travel management in azienda ha ben presente i termini della questione e sa come rassicurare i dipendenti e motivarli al rispetto della travel policy. Abbiamo quindi intervistato alcuni esperti travel manager aziendali - che hanno scelto CWT come partner o che si avvalgono di altre agenzie -, e costruito l’ebook in base alle loro risposte ed esperienze di vita vissuta. A loro va, in special modo, un sentito ringraziamento per la disponibilità a condividere le problematiche di un lavoro sempre più complesso perché interconnesso con tanti ambiti aziendali - e sfidante, alla continua ricerca della soddisfazione del viaggiatore e delle esigenze aziendali. stampa - che hanno avvicinato un pubblico sempre più vasto. agenzie specializzate nella gestione dei viaggi d’affari, come È indubbio che rispetto a solo pochi anni fa un viaggiatore CWT - e da una OLTA - online travel agency o, in generale, abbia a disposizione un numero assai più rilevante di i siti web di viaggio - e come queste sono percepite dalle risorse per organizzare la propria vacanza. Dai siti delle aziende, attraverso esempi concreti e sintetiche risposte. tante compagnie low cost a quelli dei pacchetti last minute Siamo partiti, anzi, proprio dall’ascolto dei clienti, e in o degli aggregatori di offerte combinabili (volo + hotel + particolare dei responsabili viaggi aziendali, che vivono sulla autonoleggio), è molto più semplice prenotare servizi per una propria pelle questi confronti. «Sinceramente chi gestisce il Il White Paper che ne è nato mette a fattor comune una serie di esperienze e mira a fornire a travel manager e viaggiatori un supporto dettagliato ma sintetico, autorevole - perché frutto di più voci - e facilmente consultabile. In sette brevi capitoli l’ebook cerca di approfondire le tante sfaccettature dell’acquisto di un servizio di viaggio - sia esso un biglietto aereo, una camera d’hotel o un’auto a noleggio - e le sue implicazioni, così da chiarire quali strategie e strumenti siano adottati dalle imprese e perché. vacanza a prezzi competitivi e più accessibili che in passato. travel conosce bene tutte le caratteristiche e la complessità Altrettanto chiaro è però che, nella pletora di opportunità e dei processi correlati - ci ha fatto notare Paola Mordacci, offerte, risulta assai difficile coglierne le differenze, dato che travel manager Thales Alenia Space -, perciò se qualche spesso condizioni e costi totali non sono del tutto chiari, collega di altre funzioni interviene a dare suggerimenti o anzi risultano talvolta mascherati, tanto che le competenti muove obiezioni su un’attività che non conosce dal punto A Voi dirci se abbiamo raggiunto l’obiettivo. Inviateci i Vostri feedback e suggerimenti: ne terremo conto per i prossimi White Paper. autorità nazionali o europea sono dovute intervenire più volte di vista professionale, è molto semplice mostrargli quanto per chiedere rettifiche nelle comunicazioni. Così come è difficile spesso ciò che appare non corrisponde pienamente al capire chi si nasconda dietro ai siti e quali garanzie possa vero o è solo la punta di un iceberg molto più grande». offrire, considerando che sono stati numerosi i casi di truffe e In questo breve documento, dunque, cerchiamo di insolvenze, più o meno clamorosi. svelare cosa si nasconde alla base di questo “iceberg”, Anche il business travel è influenzato da questo fenomeno, confrontando i servizi offerti attorno a sette aree perché i collaboratori aziendali che si spostano in chiave nella gestione complessiva del viaggio aziendale. Ed è proprio dall’ascolto del mercato che ha avuto origine questo primo CWT White Paper, che con soddisfazione ora pubblichiamo. Dal confronto con i responsabili viaggi, infatti, abbiamo colto l’esigenza di ricevere approfondimenti su tematiche specifiche, in modo però semplice e veloce. Perché partecipare a convegni ed eventi formativi non è sempre possibile, per ragioni di tempo, così come diventa difficile leggere lunghi manuali, nati magari in ambito universitario. Riprendendo un’iniziativa già promossa da CWT a livello globale, abbiamo quindi deciso di pubblicare una serie di White Paper digitali, dal taglio sintetico, concreto e di rapida lettura, dedicati ad argomenti di interesse per lo specifico mercato italiano e con cui chi lavora nel business travel deve quotidianamente confrontarsi. Buona lettura e buon lavoro! 2 Introduzione Loretta Bartolucci 3 capitolo 1 CWT WHITE Paper Tariffe e risparmio reale Una delle obiezioni più frequenti che viene mossa a chi gestisce i viaggi aziendali o alle stesse agenzie riguarda le tariffe dei servizi di viaggio che gli utenti, navigando sul web, cercano di propria iniziativa, trovandone talvolta alcune in apparenza migliori. «Ho trovato una tariffa aerea/alberghiera online inferiore a quella proposta dall’agenzia di viaggi, perché non posso prenotarla?»: ecco una domanda che capita di sentire. In realtà tra l’apparenza e la realtà ci possono essere molte differenze. Innanzitutto bisogna verificare che le condizioni relative alla tariffa siano BRASILE le medesime. Per quanto riguarda gli aerei, per esempio, occorre verificare gli aeroporti di partenza e arrivo - se più lontani dalla destinazione richiedono ulteriori spese e tempi di trasferimento - i servizi a bordo, la franchigia bagaglio, i tempi del checkin richiesti, gli orari, la eventuale possibilità di cambiare volo e le penali in caso di cambio o cancellazione. Lo stesso vale per gli hotel, dove occorre verificare il tipo di camera, la presenza di servizi ancillari inclusi, le politiche di cancellazione. Tanti elementi che concorrono a determinare il costo totale del viaggio. A supporto di queste esperienze aziendali ci sono anche delle indagini di mercato. Tre studi indipendenti - condotti a livello internazionale da Topaz «Sappiamo che online si possono trovare tariffe molto attraenti, sia per i voli che per gli hotel. Grazie al nostro Hotel Program o alle tariffe corporate negoziate possiamo però avvalerci di tariffe flat concordate a livello annuale, che non subiscono la fluttuazione tipica del mercato e presentano condizioni favorevoli, come la connessione wifi inclusa, il breakfast, una politica di cancellazione non restrittiva, diversamente da quella applicata alle tariffe pubblicate online. In definitiva, guardando il total cost, queste tariffe risultano su scala annuale più convenienti» fa notare Paola Mordacci, travel manager di Thales Alenia SOLO TAP PORTUGAL OFFRE, VIA LISBONA, 12 DESTINAZIONI IN BRASILE. Space. Le politiche tariffarie delle compagnie aeree e degli hotel ciò che viene definito come yield management - sono estremamente complesse e presentano un’estrema variabilità, basti pensare che negli Stati Uniti i 29.000 voli in programma mediamente ogni giorno presentano circa 150 diverse tipologie di tariffe. E altrettanto avviene in Europa. Per queste ragioni è molto International, Sapient e BTN Group - hanno confermato che le tariffe prenotate attraverso le travel management company costano tra il 9 e il 24% in meno rispetto a quelle disponibili sul mercato. difficile effettuare paragoni effettivamente corretti. 4 5 capitolo 1 CWT WHITE CWT WHITE Paper Paper Tariffe “civetta” e tariffe reali Quando si trova una tariffa online può essere utile verificare con attenzione: che le condizioni siano le stesse: orari, classi di viaggio, ubicazione, servizi ancillari inclusi; la validità di acquisto della tariffa: fino a quando è acquistabile e per viaggi/soggiorni da svolgere in quali date; le politiche di modifica e cancellazione e la presenza di eventuali penali; BNL - Gruppo BNP Paribas. I GDS (Global Distribution System), infatti, sono i canali di distribuzione globale dei servizi di viaggio, che le agenzie di tutto il mondo, così come molti siti internet di viaggio, utilizzano come sistema informatizzato centralizzato di prenotazione e acquisto di tutta la biglietteria aerea e degli altri servizi di viaggio (hotel, autonoleggio). Ciò permette di ottimizzare tempi e costi. Tre studi indipendenti - condotti a livello internazionale da Topaz International, Sapient e BTN Group - hanno confermato che le tariffe prenotate attraverso le travel management company costano tra il 9 e il 24% in meno rispetto a quelle disponibili sul mercato. Infine non è da sottovalutare il tema dei pagamenti. Se quando si prenota un viaggio per la propria vita privata è semplice acquistare tramite la propria carta di credito, ciò non sempre può avvenire nel processo di acquisto da parte di un’azienda. «Il servizio della TMC ci è utile anche per i pagamenti, se si considera che già da anni la biglietteria aerea e ferroviaria viene prepagata dall’agenzia, e di recente ciò accade anche per le prenotazioni alberghiere. Se così non fosse dovremmo gestire migliaia di fatture e ricevute fiscali» racconta Caumo di che le modalità di pagamento siano compatibili con il sistema aziendale; Generali. E questo tipo di esperienza è condiviso da molte aziende, che si affidano che non siano selezionati in automatico costi addizionali relativi all’assicurazione o per il bagaglio; all’agenzia per i pagamenti e per la gestione di tutte le relative fatture. «Noi ci avvaliamo di un implant (un team dell’agenzia completamente dedicato e che non ci siano costi nascosti come le fee per il pagamento con carta di credito. residente presso il cliente, ndr) e tutte le prenotazioni devono passare attraverso l’agenzia, che pre-paga i servizi di viaggio per conto nostro - aggiunge Mordacci di Thales Alenia Space -». «Districarsi tra le tariffe e le politiche tariffarie dei vari fornitori è davvero difficile. Le strategie di yield management sono ormai molto complesse e fanno sì che le tariffe pubblicate e le condizioni cambino in continuazione, anche nell’arco della stessa giornata, e a seconda della piattaforma di vendita. D’altra parte è comprensibile che le discrepanze confondano i dipendenti che, per esempio, non sanno che molte tariffe che vedono online sui propri device personali non sono disponibili su GDS, che è il sistema da cui invece bisogna passare per l’acquisto» fa notare Chiara Rippa, lead buyer travel di Quando si trova una tariffa online conviene quindi soppesarla con attenzione. A supporto di queste esperienze aziendali ci sono anche delle indagini di mercato. «Il servizio dell’agenzia ci è essenziale dunque anche per i pagamenti, dato che la nostra policy aziendale non consentirebbe ai singoli dipendenti di utilizzare carte di credito personali, la cui gestione, se non fosse centralizzata come ora, sarebbe più complessa e onerosa nei costi». g a ra n z i a cwt Convenienza garantita da CWT essere ottemperati dai fornitori. «Nel web si trova di tutto, anche tariffe “civetta” che richiamano l’attenzione per la convenienza ma spesso non sono poi effettivamente «Può capitare che la singola prenotazione risulti più disponibili o addirittura sono pubblicate da portali e favorevole - posto che siano davvero identiche le condizioni aggregatori all’insaputa degli stessi hotel» aggiunge Caumo. - ma la TMC garantisce complessivamente tariffe Le tariffe corporate concordate con le compagnie aeree migliori nell’arco di tutto l’anno, anche nei periodi e con gli hotel, grazie al potere contrattuale delle di picco di richieste e per destinazioni con un’offerta più agenzie, riescono a garantire le condizioni più interessanti limitata o tariffe medie più alte» spiega Alberto Caumo, per le aziende, considerando complessivamente l’intero Best Rate Guarantee Consapevole della complessità del mercato e della varietà delle proposte presenti soprattutto sul web, CWT ha predisposto una serie di soluzioni che garantiscono ai clienti di acquistare tariffe valide, convenienti e adatte al proprio sistema. Eccone alcune: CWT Fares: tariffe speciali espressamente negoziate e rilasciate a CWT dai principali vettori aerei (per oltre 870 destinazioni), più basse delle tariffe pubblicate e spesso più flessibili. CWT Best Rate Guarantee: è la formula del “soddisfatti o rimborsati”. Se un cliente trova una tariffa alberghiera per un servizio di viaggio con condizioni esattamente identiche in tutti i termini, ma più conveniente rispetto a quanto acquistato tramite CWT, l’agenzia è disponibile a rimborsare la differenza. CWT Travelfusion: strumento per la ricerca e l’acquisto di tariffe aeree presenti sul web. responsabile Travel del Gruppo Assicurazioni anno e i servizi più utili per i propri viaggiatori. CWT Value Rate: una gamma di tariffe speciali Generali. E in ogni caso, le TMC mettono a disposizione degli Senza tralasciare che sono stati riportati più volte dalla strumenti per il fare tracking che consentono di essere stampa casi di vendita online ingannevoli, non sempre aggiornati sulle tariffe disponibili sui canali di corrispondenti poi nei termini economici o non in grado di acquisto preferenziali. espressamente negoziate e rilasciate a CWT dai principali fornitori alberghieri su destinazioni strategiche (che includono late check-in e out, wifi e breakfast, policy di cancellazione flessibile, etc.). 6 CWT NEW 2015! CWT Hotel Selling Platform: una piattaforma per la ricerca e prenotazione di servizi alberghieri che include oltre 310.000 hotel presenti sul web (anche non su GDS). La piattaforma sarà disponibile sia negli strumenti di self booking tool utilizzati da viaggiatori/travel arranger sia per i consulenti di viaggio CWT. < Torna all’Indice 7 capitolo 2 CWT WHITE Paper Tempo speso e produttività Nella valutazione della convenienza o meno di una tariffa 100 67 0in 38 di viaggio, confronto anche a quelle che può capitare di 0 100 61 43 trovare online,4 occorre considerare con attenzione anche i 0 100 81 AZ AF KL DL Nº dossier : Date : 12/07/11 BLUEBIZ Nº dossier : 2009086E Date : 06/04/09 Validation DA/DC : Validation Client Validation DA/DC : Validation Client 100 10e i 0costi 0 tempi da affrontare qualora ci si discosti o si eviti 100 75 0 60 l’utilizzo di un’agenzia specializza. 0 100 100 0 100 0 100 40 Una ricerca internazionale svolta dal Center for Hospitality 0 100 80 30 Research della 100 80 0 30 Cornell University ha calcolato che per ogni prenotazione di viaggio un utente in media effettua 12 visite a siti di viaggio, dedicando 5 minuti per visita durante cui legge 7,5 pagine, per un totale di un’ora di tempo spesa nella ricerca e 90 pagine di contenuto visionate. «Ricercare le offerte per i vari servizi di viaggio e comparare le varie tariffe è un lavoro lungo, che richiede tempo. I nostri collaboratori non possono dedicare tutto quel tempo a un’attività che per la nostra azienda non è core, in quanto è più importante che restino focalizzati sulle proprie mansioni - fa notare il travel manager di un’azienda aerospaziale -. Fermo restando che ovviamente possono contattarci e segnalare sempre eventuali errori o stranezze che dovessero notare nelle prenotazioni per le proprie e lasciamo perciò che lo faccia la TMC per noi. Ovviamente gliene chiediamo conto. Senza dimenticare che, se si dovesse trasferte». aggiungere il tempo perso dai nostri dipendenti per la ricerca Inoltre, c’è da tenere in considerazione anche il lavoro gestione dei pagamenti e delle note spese - tutto ciò necessario per il controllo sull’affidabilità dei servizi rappresenterebbe un alto costo per l’azienda e una perdita acquistati. Non si può dare per scontato, infatti, che prodotti di produttività che non vogliamo sostenere». L’utilizzo e servizi acquistati online siano validi, ma bisognerebbe dell’agenzia include sempre, infatti, non solo l’acquisto dei poter valutare sia la fonte - per esempio il portale web singoli biglietti e servizi di viaggio - come avviene tramite i che offre le tariffe - sia i prodotti venduti - verificando a quel portali web - ma anche la loro gestione complessiva, evitando punto la qualità offerta per esempio da ogni singolo all’azienda una gran mole di lavoro e costi, e lasciando che i hotel: un lavoro immane se si pensa che in un Hotel viaggiatori si concentrino sul proprio business. Program aziendale annuale ci possono essere da qualche centinaia a qualche migliaia di strutture a livello globale. Come conferma Alberto Caumo del Gruppo Assicurazioni Generali: «Per noi è importante che la qualità dei servizi di viaggio offerti rientri entro determinati standard e che i fornitori siano affidabili da tutti i punti di vista. 8 Non potremmo quindi spendere tempo per verificarli tutti e prenotazione dei servizi di viaggio - e per la eventuale «Attraverso il servizio della TMC riusciamo per esempio a recuperare l’IVA sui servizi di viaggio. Se non ce ne dovessimo avvalere - consentendo per esempio l’acquisto diretto tramite portali online - non lo potremmo fare e bisognerebbe registrare migliaia di fatture e riconciliarle ogni mese, con un ulteriore costo per transazione e un pesante Ricercare le offerte per i vari carico di lavoro» dichiara Antonio di Palo, travel manager varie tariffe è un lavoro lungo, Limitandosi alla valutazione economica dei servizi di viaggio, servizi di viaggio e comparare le di Alenia Aermacchi. cui i nostri collaboratori non potrebbero dedicare tempo sottraendolo alle loro mansioni. è quindi evidente che un semplice confronto di due tariffe non tiene conto di tanti altri aspetti e di altri costi, anche importanti, correlati all’acquisto, e che si tratta dunque di un calcolo assai limitato e fuorviante. < Torna all’Indice 9 capitolo 3 CWT WHITE CWT WHITE Paper Paper Controllo dei costi dei viaggiatori individuiamo le leve su cui intervenire manager e decision maker aziendali possono avere per ottenere migliori performance - racconta Davide sempre sotto controllo i trend di spesa e le variabili più Stocchi, responsabile viaggi di Barilla. Per esempio significative dei viaggi svolti, personalizzando le voci di abbiamo definito un massimale di spesa entro cui si Quello che distingue il semplice acquisto di servizi di viaggio dal travel analisi e generando report dettagliati e precisi. deve muovere il viaggiatore: la nostra linea guida infatti è management è appunto l’attività di gestione strategica delle spese di viaggio «Consolidamento dei dati e reportistica sono dare senz’altro quante più opzioni possibili al viaggiatore, che i responsabili aziendali devono effettuare per promuovere l’ottimizzazione «Il processo integrato estremamente importanti per noi, perché il monitoraggio per permettergli di organizzare un viaggio confortevole, ma dei costi, dei servizi offerti rispetto alle specifiche esigenze aziendali, del corretto dei dati e la visione complessiva della spesa del Gruppo ci al contempo spingerlo ad essere direttamente responsabile di gestione del travel ci svolgersi dei processi. ha permesso di introdurre delle ottimizzazioni, per esempio delle proprie scelte e della loro portata economica». consente un controllo L’attuale contesto economico impone poi una particolare attenzione ai budget nella scelta dei vettori, e di aumentare la nostra capacità I vantaggi si moltiplicano poi se l’azienda è una continuo dei costi allocati per le trasferte di lavoro, con l’obiettivo di migliorare le negoziazioni con negoziale ottenendo accordi migliori con i fornitori» racconta multinazionale, in grado di integrare i dati di diversi Paesi e Chiara Rippa di BNL - BNP Paribas. promuovere una strategia globale più efficace. Uno degli obiettivi prioritari delle aziende e dei responsabili «Le sinergie tra i vari Paesi ci consentono di tenere costi di viaggio, infatti, è non solo spendere meno - nella strutturali molto bassi con procedure standardizzate e singola prenotazione o anche, in generale, nel corso di di avere un più alto potere contrattuale nei confronti un anno - ma spendere meglio. Per farlo occorre però prefissati in termini di dei fornitori. Inoltre, grazie a una governance strutturata, poter sapere sempre come si sta spendendo e con quali abbiamo un continuo scambio di best practice mentre contenimento delle dinamiche e disporre quindi di avanzati strumenti l’analisi attenta della reportistica - robusta, dettagliata e di analisi, di cui l’azienda non sarebbe provvista se puntuale - ci consente di individuare velocemente le semplicemente acquistasse i vari servizi dal web. aree su cui intervenire per ottimizzare le performance» «Consultiamo spesso il sistema di reportistica, che ci fornisce spiega Eugenio Ferrario, direttore Purchasing Italia e un’analisi dei dati in tempo reale. Grazie a una visione Grecia e Global category team leader per il Travel e per le precisa del trend di spesa e dei comportamenti di acquisto Utilities di Henkel. e ci ha permesso di raggiungere gli i fornitori e ottenere risparmi sul totale delle spese, a parità di servizio erogato ai viaggiatori. Questo è possibile però solo se tutti i dati possono essere raccolti in automatico, consolidati e approfonditi. obiettivi che ci siamo spese» Antonio Di Palo, travel manager Alenia Aermacchi. Reporting da OSCAR NEW CWT Program Management Center è stato premiato nell’ambito degli IMA Awards 2014 - primo premio italiano “super partes”del business travel promosso dalla rivista Mission - come Miglior Sistema di reportistica per il business travel. Ecco alcuni suoi punti di forza: Verso la business intelligence CWT sta preparando un’ulteriore evoluzione di CWT Program Management Center. Si tratta di un salto culturale, prima che funzionale. Il nuovo sistema infatti è pensato per permettere una vera e propria business intelligence, con analisi approfondite, previsioni e consigli utili per migliorare le performance di spesa. Il nuovo tool - che consentirà di accedere a una mole ancora maggiore di dati aggiornati praticamente in tempo reale e a funzionalità estremamente avanzate tramite un’interfaccia di utilizzo semplice e reporting graficamente chiari e appealing - sarà introdotto sul mercato nella prima parte del 2015. 10 Grazie a un’interfaccia chiara e di semplice utilizzo, travel Un’evoluta Dashboard permette di visualizzare a colpo d’occhio i trend di spesa dei viaggiatori e altre variabili desiderate; «La gestione centralizzata delle prenotazioni tramite TMC ci permette di avere un controllo dettagliato delle spese, che andiamo periodicamente a studiare per capire, per esempio, quali centri di costo all’interno dell’azienda spendono di più, quali acquistano meglio, quali aree sono da migliorare e, di conseguenza, quali cambiamenti possiamo mettere in atto» dichiara Caumo di Assicurazioni Generali. Questo è particolarmente vero per le grandi imprese che hanno alti volumi di spesa e di transazioni ogni anno, e che grazie a un’attenta analisi dei risultati posso decidere se e come intervenire per ottimizzare i risultati. CWT mette a disposizione di tutti i clienti, per esempio, il CWT Program Management Center, un cruscotto unico di gestione e di reportistica che in un’unica schermata offre tutte le informazioni necessarie per una efficace Reportistica: è disponibile un’ampia gamma di report anche personalizzabili, con analisi multi-dimensionali e pluriannuali; Tecnologia portlet: i trend dei principali indicatori chiave, riassunti in finestre, rendono facilmente identificabili le opportunità di risparmio; Un sistema di alert è integrato con informazioni dettagliate su scioperi, emergenze sanitarie, normativa visti, etc. fornisce informazioni utili per i viaggiatori; Layout personalizzabili: è possibile inserire nel portale logo, immagini, link e documenti aziendali; Sistema multi-lingua e multi-valuta: CWT PMC è disponibile in dieci lingue diverse e supporta più di 10 opzioni in termini di valute. gestione del business travel. < Torna all’Indice 11 capitolo 4 CWT WHITE CWT WHITE Paper Paper Rispetto della travel policy della travel policy e a compiere, in particolare, la migliore decisione possibile. Se, per esempio, un pernottamento in una determinata città prevede un tetto massimo di spesa per l’albergo di 100 euro, il viaggiatore che spende Ogni organizzazione aziendale segue una propria vision 100 euro, rispettando quindi le indicazioni, evidenzia un nel modo di fare business, un codice etico di condotta, comportamento compliant alle regole. una serie di linee guida su come gestire e affrontare tutti Ma se il viaggiatore tra le opzioni di costo di 100, 90 e 80 gli ambiti di attività. Per quanto riguarda i viaggi, adottare euro sceglie quella più bassa, allora il suo comportamento una precisa travel policy è necessario per rendere sarà di super-compliance e riceverà perciò più punti e omogenei i comportamenti dei viaggiatori e regolare coerenti messaggi di gratificazione. flussi e costi secondo quanto desiderato. Le agenzie forniscono consulenza alle aziende clienti nella definizione della travel policy, che in realtà va «Nelle nostre adattata continuamente nel tempo, anche a fronte delle nuove opportunità del mercato - si pensi allo sviluppo la scelta delle tariffe best buy , le più delle compagnie low cost o dei treni ad alta velocità - o convenienti tra quelle disponibili, o di tecnologiche. vettori preferenziali - con cui abbiamo «Abbiamo definito una travel policy molto dettagliata per renderla omogenea a livello di tutto il Gruppo Finmeccanica definito tariffe corporate che ci - racconta Antonio Di Palo, travel manager Alenia riservano una serie di vantaggi e servizi -. Aermacchi -. Diamo quindi indicazioni sui tempi di Non sappiamo se il viaggiatore prenotazione, sulla scelta tra aereo e treno, la classe riguarda l’incentivazione alla sua effettiva adozione da di autonoleggio o la classe di viaggio in volo rispetto ai parte dei viaggiatori. seguirebbe spontaneamente queste chilometri da percorrere, o il tipo di tariffe da acquistare. «L’intermediazione dell’agenzia è utile anche per indicazioni se potesse prenotare A fronte di ciò cerchiamo di promuovere un alto rispetto promuovere il rispetto della travel policy, dato che da parte dei viaggiatori, che riusciamo ad ottenere anche abbiamo stabilito una serie di regole e di criteri di scelta direttamente» dichiara il travel manager grazie alla presenza dell’agenzia. Una deregulation degli raccomandati ai viaggiatori al momento della prenotazione. acquisti non è pensabile per una struttura come la nostra Incentiviamo per esempio l’acquisto in prima istanza di che vede 3/4.000 viaggiatori impegnati ogni anno, e una tariffe restrittive, le più convenienti tra quelle disponibili, spesa solo di biglietteria di diversi milioni di euro annui». le cosiddette best buy, che si possono cambiare solo in Una volta stabilite le regole di viaggio valide per tutti i presenza di determinate, giustificabili ragioni» spiega Chiara dipendenti e coerenti con gli obiettivi aziendali, una parte Rippa di BNL - BNP Paribas. importante del lavoro del travel Alcuni strumenti pensati con questa finalità sono ormai manager - e delle TMC di consolidati come CWT Program Messenger, un sistema conseguenza - di messaggistica completamente personalizzabile da parte dell’azienda che invia in automatico email o sms ai viaggiatori e/o ai loro responsabili se il viaggio prenotato non rispetta le regole aziendali o suggerisce altre importanti azioni da compiere prima di un viaggio. Ma la nuova strategia per promuovere la conformità alla travel policy è tutta giocata in chiave positiva, tramite i meccanismi di gamification. Si tratta cioè dell’utilizzo di elementi mutuati dai giochi e dalle tecniche di game tipiche di contesti esterni al business travel - come i meccanismi di competizione, riconoscimento e ricompensa -, in grado di coinvolgere i viaggiatori in modo innovativo e di incentivarli al rispetto 12 policy raccomandiamo di un’azienda aerospaziale. Dalla policy ai savings policy Perché le aziende insistono nel rispetto della travel policy? Perché questa si traduce in numeri, in risparmi tangibili e sostanziali, molto più alti di quelli ottenibili dall’acquisto di una semplice tariffa più conveniente trovata online. Un esempio? L’esperienza di eBay, che ha scelto CWT come TMC di riferimento per tutta l’area EMEA. il 15% - spiega Piotr Szewczyk, european travel coordinator di eBay -. Sul fronte dei viaggiatori, raccomandiamo di prenotare viaggi con almeno 14 giorni di anticipo, se possibile; monitoriamo l’emissione dei biglietti non rimborsabili e dei pernottamenti prenotati e cancellati oltre i termini; promuoviamo l’utilizzo dei canali di prenotazioni preferenziali volumi su un numero limitato di partner, così da poter beneficiare delle migliori tariffe, e stipulato contratti biennali». I risultati? «Lo scorso anno, il 65% dei biglietti è stato prenotato almeno sette giorni in anticipo, permettendo di risparmiare 3,4 milioni di dollari; le missed night in hotel sono scese dal 54% al 48% in un anno, il 66% «Abbiamo sperimentato che il consolidamento della gestione può generare un risparmio complessivo annuo di quasi (privilegiando l’online all’offline) e la scelta di hotel e compagnie aeree preferenziali. Sul fronte dei fornitori, infatti, abbiamo concentrato i nostri degli hotel appartiene oggi alla lista preferenziale, e questo ha generato un saving di 4,4 mln di dollari» . < Torna all’Indice 13 CWT WHITE DELIVERING THE PERFECT TRIP. capitolo 5 CWT WHITE Paper Paper Integrazione nei processi aziendali Le esigenze aziendali nella gestione degli acquisti per il travel si muovono - come abbiamo visto finora - su molti piani: dotare i viaggiatori degli strumenti più efficienti - e comodi per organizzare la trasferta, controllare i costi, ottimizzare le spese, trovare soluzioni di pagamento e gestione amministrativa, solo per citarne alcuni. In sintesi, occorre integrare il business travel nei processi aziendali. «La gestione del travel si deve Copyright © 2014 CWT integrare con gli altri nostri sistemi di back office contabile e per l’autorizzazione della trasferta tramite SAP, quindi deve essere in ogni caso supportata da un unico sistema, adattabile ai nostri» afferma Antonio Di Palo di Alenia Aermacchi. necessità importante In Finmeccanica sono stati, tra l’altro, integrati i sistemi di gestione già in uso (Sap di integrazione con Travel) con il tool di CWT ed è stato predisposto un flusso contabile ent-to-end con la TMC. Ecco perché è utile affrontare quest’area in un’ottica integrata e complessa, capace di affrontare l’organizzazione del viaggio aziendale considerando tutti gli aspetti SHINE WITH CWT A never-ending commitment to the perfect trip i nostri sistemi di gestione di tutti i passaggi legati al travel: correlati dall’inizio alla fine del processo. Si parla infatti di gestione del travel dalla prenotazione, in ottica end-to-end, che copre cioè ogni step del viaggio dalla definizione all’autorizzazione delle della travel policy all’organizzazione dei profili dei viaggiatori, alla prenotazione, trasferte, al back office, pagamento ed emissione dei biglietti di viaggio, al supporto durante la trasferta, Per essere un’azienda di successo, soprattutto in un contesto di mercato difficile come quello attuale, occorrono partner motivati e capaci di aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi nel modo più efficiente possibile. Con circa 19.000 consulenti esperti nella gestione dei viaggi e degli eventi in oltre 150 Paesi, Carlson Wagonlit Travel è in grado di rispondere a qualsiasi esigenza per i viaggi d’affari. Qualunque sia la dimensione della vostra organizzazione, i nostri prodotti e servizi - più volte premiati a livello internazionale -, le tecnologie e gli strumenti che abbiamo sviluppato possono ridurre i vostri costi di viaggio e aumentare la vostra efficienza, sempre con la massima attenzione al servizio. E mentre emergono nuovi modi di viaggiare e cambiano le esigenze delle aziende, la nostra offerta si evolve grazie all’esperienza affinché i vostri viaggiatori possano concentrarsi solo sul proprio business. «Abbiamo una all’elaborazione delle note spese e all’analisi della reportistica. alla rendicontazione. Questo non sarebbe «Il “fai da te” è impensabile per una realtà grande e complessa come la possibile se ogni nostra - spiega Alberto Caumo di Assicurazioni Generali -. Accanto a ciò viaggiatore acquistasse i servizi di cerchiamo soluzioni - per esempio di self booking - che siano sì avanzate, ma anche personalizzabili». Le travel management company, come CWT, grazie a investimenti importanti in viaggio da un provider diverso» spiega il travel ricerca e sviluppo, sono impegnate a innovare e migliorare l’intero processo, manager di un’azienda mettendo a punto soluzioni sempre più avanzate per rispondere alle esigenze di aerospaziale. aziende e viaggiatori. Accanto a ciò i consulenti messi a disposizione dall’agenzia aiutano ogni azienda a comprendere quali soluzioni si adattano meglio alle propria Visitate carlsonwagonlit.it 14 specifica situazione e all’ottenimento degli obiettivi desiderati. 15 capitolo 5 CWT WHITE CWT WHITE Paper Paper «Comprendiamo le richieste di maggiore flessibilità per la tratta Milano-Roma - e possibilità di scelta da parte dei viaggiatori, tuttavia racconta Chiara Rippa di attualmente la situazione risulta molto monitorata ed BNL -. efficiente e difficilmente si potrebbe riuscire a costruire Lo strumento si è La nuova frontiera della gestione della pratica di viaggio tra- un’alternativa, in modo economico. Per esempio, se da un rivelato idoneo al mite self booking è quella door-to-door, che comprende lato vorremmo introdurre anche alcuni portali aggregatori di tipo di traffico cioè tutta la trasferta dall’esatto punto di partenza tariffe alberghiere tra le possibili fonti, tuttavia, trattandosi per point-to-point (casa o ufficio che sia) fino alla meta finale (per esem- lo più di siti non nati per dialogare con contesti aziendali, dell’azienda pio orario e luogo del meeting di lavoro). si renderebbero necessari investimenti piuttosto alti e una tanto che è Anzi, rispetto all’approccio tradizionale, i self booking tool di serie di soluzioni anche tecniche da trovare, per cui stiamo utilizzato dagli ultima generazione come CWT Online powered by KDS valutando con prudenza questa scelta» aggiunge Di Palo di utenti anche - costituito da moduli per la pianificazione, il booking del Alenia Aermacchi. mentre sono viaggio e la gestione delle note spese - costruiscono l’itine- Uno strumento sempre più utilizzato dalle aziende in trasferta e rario a partire dal punto di vista del viaggiatore. Inserendo è quello dei self booking tool, gli strumenti per la quando è temporaneamente il punto di partenza e il punto e l’orario di arrivo desiderato prenotazione della trasferta tramite piattaforme online fuori servizio per manutenzione i viaggiatori ne sono visualizzate le varie soluzioni possibili, con il detta- personalizzate, di semplice e rapido utilizzo, che consentono sentono la mancanza». glio dei costi e dei tempi di trasferimento necessari di velocizzare i processi dal punto di vista del viaggiatore e dell’autorizzatore, ridurre i costi, promuovere il rispetto della travel policy e di registrare e consolidare in automatico tutti i dati di viaggio, utili in fase di rendicontazione amministrativa e di analisti strategica. pubblici o in taxi (oltre a auto, treno, aereo e hotel), con il punto da CWT ci sono CWT Online powered by KDS - calcolo del costo totale e l’evidenza di varie opzioni (dalla che offre la possibilità di progettare la trasferta doot to door più economica a quella più ecocompatibile). (vd. box L’itinerario è door-to-door) - e CWT Book2Go, progettato specificatamente per il mercato italiano. In particolare CWT Book2Go - il primo sul mercato adottato da alcune entità del Gruppo, che a più di due italiano con queste caratteristiche - consente la gestione anni dal lancio vede ora un’apprezzata percentuale di dell’intera trasferta, anche mista (online/offline), adoption rate, superiore all’80% tramite un unico processo autorizzativo, anche per le prenotazioni via mobile. 90% per tutte le tratte, compresi gli spostamenti sui mezzi Tra le innovative soluzioni di self booking tool messe a «Siamo soddisfatti dell’utilizzo di un self booking tool aeree e al L’itinerario è door-to-door «Abbiamo deciso di implementare in azienda un self booking tool - da integrare al servizio tradizionale degli agenti di viaggio per le pratiche più complesse - e questo ci ha richiesto un certo impegno per adattarlo perciò le TMC hanno messo a punto anche altre soluzioni report altamente personalizzabili e da cui si possono con da integrare nel sistema aziendale per la gestione delle facilità generare tabelle e grafici di semplice lettura. In note spese - come quelle offerte nel pacchetto CWT Online questo modo viene integrata ancora un’altra attività nel powered by KDS che inseriscono in automatico i biglietti procurement aziendale. emessi in moduli che il viaggiatore deve poi solo confermare -, o per il recupero dell’iva versata per i servizi di viaggio. alle nostre esigenze, ridisegnare i Per la gestione amministrativa poi ci sono tool, anche web- processi, coinvolgere i viaggiatori based come CWT Web Invoice, che consentono di avere con la necessaria formazione per a disposizione tutta la documentazione relativa alla propria l’utilizzo - spiega Davide Stocchi di azienda in formato elettronico e di scaricarla in autonomia, Barilla -. Siamo convinti che potrà snellendo i processi amministrativi. Il tool di CWT permette rendere più semplice per i viaggiatori di visualizzare movimenti contabili, fatture, bolle, voucher e la pianificazione della trasferta e più altri documenti di rendicontazione, offrendo anche i totali efficiente per l’azienda il controllo e aggregati per tipologia di servizio (air, hotel, rent a car). la gestione integrata delle spese di viaggio, consentendoci importanti saving. Il commitment aziendale in questo progetto è alto, perciò fin dal primo anno ci siamo prefissi un alto tasso di adoption rate pari all’80%». Ma la prenotazione è solo una fase del viaggio, 16 Pensando poi alle altre spese dell’azienda in parte correlate ai viaggi, come quelle legate all’organizzazione di convention, meeting, viaggi incentive ed eventi, CWT ha ideato una M&E Dashboard che raccoglie e consolida tutti i dati relativi alle spese per gli eventi, comparandoli anche anno su anno, fornendo < Torna all’Indice 17 capitolo 6 CWT WHITE CWT WHITE Paper Paper Safety & Security Ecco perché l’impegno delle TMC a favore delle aziende è fondamentale anche su questo fronte. L’ultima versione del programma CWT Safety & Security, ad esempio, include alert informativi ricchi di dettagli utili e un tool di traveller Le recenti vicende politiche dell’Ucraina - culminate con l’abbattimento tracking che permette di tracciare gli spostamenti includendo dell’aereo Malaysian Airlines -, il diffondersi dell’epidemia di Ebola, l’instabilità di i dati sia pre- sia post-viaggio, aggiornati entro pochi minuti vari Paesi in Nord Africa e Medio-Oriente (Libia e Egitto in primis, per non parlare dalla prenotazione. di situazioni ad alto rischio ormai cronico come quelle di Iraq, Afghanistan, Inoltre questo servizio comprende un traveller locator Siria, Pakistan, Nigeria), nonché i cambiamenti climatici con le conseguenti che visualizza su una mappa globale la posizione dei tempeste improvvise e allagamenti sempre più frequenti, anche in aree non viaggiatori aziendali con colori diversi corrispondenti al tradizionalmente toccate da questi fenomeni, hanno riportato in primo piano livello di criticità dell’area (cfr. grafico della pagina a fianco). l’importanza di garantire la sicurezza dei viaggiatori. Poterli rintracciare quando sono «Abbiamo utilizzato più volte il servizio di travel tracking in trasferta, essere in grado di che ci ha permesso di individuare potenziali pericoli e di comunicare con loro in ogni segnalare adeguatamente la situazione al viaggiatore situazione, di organizzare i loro - racconta Davide Stocchi di Barilla -. Fortunatamente non aggiunto alla partnership già in atto con un altro leader spostamenti ed eventualmente un abbiamo mai dovuto fronteggiare una reale emergenza che internazionale del settore - iJet -, prevedendo soluzioni rientro d’emergenza rappresentano coinvolgesse i nostri viaggiatori in trasferta, ma abbiamo integrate di safety & security. oggi un must per le aziende nei gestito anticipatamente il rischio». confronti dei propri collaboratori. «Poiché i nostri viaggiatori si devono recare in aree Questa consapevolezza è tanto più Per chi poi ha esigenze particolarmente importanti legate del Pianeta che possono potenzialmente presentare sentita dalle imprese che operano su alla gestione della sicurezza e della tutela della salute rischi per la sicurezza e la salute, abbiamo attivato un scala globale e che non sono sempre dei propri viaggiatori, c’è la possibilità di avvalersi dei servizio ad hoc tramite un provider specializzato - racconta in grado di valutare autonomamente i servizi di società specializzate. Proprio di recente CWT, il travel manager di un’azienda aerospaziale -. CWT dialoga rischi collegati ai viaggi d’affari. per esempio, ha stretto un accordo di collaborazione con questo provider associando a ogni biglietto emesso una con International SOS - società specializzata nei servizi comunicazione che rende noti gli spostamenti e permette la di assistenza medica e di sicurezza in viaggio -, che si è tracciabilità e reperibilità dei viaggiatori». «I nostri viaggiatori si possono trovare in aree a rischio, e ci è capitato infatti di dover tracciare e recuperare nostri collaboratori in situazioni difficili in Afghanistan, Libia, Nigeria, e - più di recente - in Israele. Il tema della safety & security, che in azienda è gestito da una funzione ad hoc, è dunque molto Security Anche se non capita importante per noi» racconta Antonio Di Palo di Alenia Aermacchi. spesso di dover Spostarsi in sicurezza Le innovazioni tecnologiche possono senz’altro rappresentare un valido aiuto per fronteggiare una perseguire questi obiettivi. Solo le agenzie specializzate sono in grado di offrire Grazie a CWT Safety & Security viaggiatori, travel manager gli alert informativi (su maltempo, scioperi, disastri naturali, problemi di sicurezza e sanitari) presentano ora più reale emergenza che soluzioni avanzate che consentono di anticipare possibili disagi (evitando e security manager sono assistiti durante tutte le fasi della trasferta, dalla prenotazione fino al rientro. Ecco al- dettagli utili; coinvolga direttamente i così situazioni di pericolo e riducendo i costi di mancata gestione del rischio), di localizzare i viaggiatori in caso di necessità, di garantire la comunicazione tramite viaggiatori in trasferta, per più mezzi (email, sms o telefono) e di assisterli con riprotezioni o immediati rientri. le aziende è importante Per le aziende i casi in cui si rende necessaria l’applicazione di queste soluzioni poter gestire anticipatamente il rischio. possono essere marginali nel corso dell’anno, ma è importante poterne disporre in chiave preventiva, come spiega Chiara Rippa di BNL: «La gestione centralizzata dei movimenti dei viaggiatori ci dà garanzie in termini di sicurezza. Nell’attuale contesto globale, percorso da varie crisi e problematiche, anche se, fortunatamente, non abbiamo mai dovuto fronteggiare situazioni di estrema emergenza, è fondamentale poter localizzare i viaggiatori in trasferta in aree cune nuove funzionalità avanzate inserite nell’offerta core, inclusa gratuitamente nei servizi erogati ai clienti CWT: il tool di traveller tracking, che permette di monitorare gli spostamenti dei viaggiatori, include i dati sia pre- che post-viaggio, aggiornati entro pochi minuti dalla prenotazione; è possibile visualizzare su una mappa globale dove si trovano i viaggiatori con colori diversi corrispondenti al livello di criticità; oltre agli spostamenti relativi a prenotazioni aeree, hotel e treni sono inclusi quelli legati al noleggio auto. critiche e/o eccezionalmente soggette a criticità». 18 < Torna all’Indice 19 capitolo 7 CWT WHITE CWT WHITE Paper Paper Servizi per i viaggiatori La app multifunzione per i viaggiatori L’innovativa applicazione CWT To Go offre informazioni in tempo reale e un accesso sicuro ai dettagli della trasferta. Disponibile per iPhone, BlackBerry, piattaforme Android - incluso Kindle Fire -, iPad e Window Phone, si scarica gratuitamente dal sito CWT. Fino a maggio 2014 è stata scaricata da 355.000 viaggiatori nel mondo, ricevendo ottime recensioni (4,4 su 5 in Google Play Store e 4 su 5 nell’Apple App Store). Cosa fa CWT To Go: Nell’organizzazione e gestione delle trasferte aziendali uno degli obiettivi prioritari è garantire un ottimo livello di servizio per i viaggiatori. Ogni impresa si deve preoccupare infatti di ridurre il più possibile lo stress di viaggio dei propri dipendenti e favorire, oltre alla sicurezza, la loro produttività. Invia in automatico via email o sms alert relativi ai voli prenotati (in caso di ritardi, modifiche, cancellazioni) e sui cambi di gate; La centralità del viaggiatore nel processo di viaggio sta diventando un criterio-guida per le scelte delle aziende e anche per le TMC, che stanno mettendo a punto sempre più Visualizza i dettagli sempre sincronizzati degli itinerari di viaggio relativi a voli, hotel e autonoleggi pre- strumenti pensati per assisterlo e facilitarlo. Una delle necessità più sentite è quella di notati, anche di viaggi non organizzati con CWT o dei colleghi; trovare facilmente le informazioni utili per il per l’accesso in Paesi extraeuropei, la situazione sanitaria ed eventuali precauzioni o vaccinazioni consigliate, ma anche la presenza di situazioni mobili. Fiore all’occhiello di CWT è per esempio CWT To critiche legate a scioperi nei mezzi di trasporto, crisi politiche, Go, un’app estremamente avanzata in rapporto anche alle allineate a questo trend. maltempo straordinario, solo per citarne alcune. altre presenti sul mercato del bt - tanto da essere stata più CWT Hotel Intel volte premiata a livello internazionale e anche in Italia allo per esempio è una Smau Mob App Award 2014-, che consente di avere a piattaforma social Sul fronte della portata di mano tutte le informazioni essenziali relative al per la condivisione comunicazione, in proprio itinerario di viaggio e di svolgere importanti funzioni, delle recensioni particolare, si stanno come il check-in con molte compagnie aeree e, presto, la dei viaggiatori di moltiplicando i ricerca e prenotazione di una camera d’hotel. un’azienda sugli canali e le modalità «La app mobile CWT To Go consente di avere tutte le hotel dove hanno di trasmissione. informazioni necessarie relative al viaggio in modo soggiornato; qui possono dare una valutazione, inserire Già da tempo si è semplice e immediato. Anche io - che viaggio assai di commenti e un giudizio complessivo, in modo che i colleghi portato tutto quanto frequente - la utilizzo molto, anzi non ne posso più fare a possano conoscere la loro esperienza e fare una scelta più può essere utile ai meno» dichiara, Eugenio Ferrario di Henkel. Ed è questa consapevole. un’esperienza assai condivisa: i viaggiatori vogliono rapidità Questo “social network aziendale”, riservato ai collaboratori, nei portali di gestione delle trasferte, come CWT Portal, e semplicità, e la app le garantisce anche quando si è in ha un importante valore aggiunto in quanto raccoglie e si sono configurati sistemi di messaggistica, come CWT mobilità, fuori ufficio o in trasferta. recensioni pubblicate non da utenti anonimi, che Program Messenger, che consentono l’invio di email o sms personalizzati. L’ultimo trend riguarda però, doverosamente, il mobile. Scopri che tipo di viaggiatore sei e come ti può essere utile CWT To Go nel nuovo quiz CWT. NEW ! A breve, sarà anche possibile ricercare una camera d’hotel e prenotarla direttamente dalla app. non si conoscono e spesso pubblicano recensioni opposte nell’arco di breve tempo, ma da colleghi fidati e che hanno esigenze simili alle proprie. «Il tool CWT Hotel Intel ha avuto un grande successo tra i nostri viaggiatori: nei primi dieci giorni dall’attivazione Mentre smartphone e tablet si stanno diffondendo sempre 20 Mette a disposizione informazioni sulla destinazione come previsioni del tempo, mappe della destinazione, un elenco di amenity (tra cui ristoranti, bar, locali), un convertitore di valuta e un indicatore dei fusi orari. c w t To G o viaggio, come le norme sui visti e i documenti viaggiatori sul web, includendo, le informazioni Consente di effettuare il check-in mobile con un elevato numero di vettori; di più - tanto che secondo una recente ricerca di CWT entro Quanto poi alla possibilità di trovare online delle recensioni abbiamo ricevuto più di 200 recensioni. Oltre che essere il 2017 il 25% delle prenotazioni di viaggio avverrà condivise dagli utenti, per esempio, sulle strutture uno strumento utile per le scelte dei viaggiatori, è anche una via mobile - anche le TMC stanno sviluppando prodotti alberghiere, ritenute ormai quasi indispensabili dai leva nelle negoziazioni con hotel/catene alberghiere e specifici che portino la gestione della trasferta sui device viaggiatori per compiere una scelta, anche le TMC si sono fornisce molti spunti di miglioramento» ha aggiunto Ferrario. < Torna all’Indice 21 CWT WHITE CWT WHITE Paper Paper Who is Who Ringraziamo i travel manager e responsabili viaggi aziendali che si sono resi disponibili alla condivisione di punti di vista e pratiche in materia di business travel. Eccoli: Davide Stocchi Barilla, Facility Management Dpt.. Una laurea in Economia e Commercio, Stocchi lavora nella funzione di Facility Management (Direzione Group Human Capital) occupandosi, da più di dieci anni, dei viaggi corporate e della flotta auto. CWT è la TMC di riferimento di Barilla per l’Italia e molti altri Paesi. Executive Summary L’esplosione dei siti di prenotazione di viaggio e di offerte aldilà del singolo acquisto di un servizio, ma deve coprire una presenti online ha catalizzato l’attenzione dei viaggiatori, pluralità di azioni e strumenti da mettere in campo, tanto che portando talvolta a credere che possa essere più semplice e si può dire che l’acquisto di un biglietto aereo, ferroviario o di conveniente acquistare direttamente i servizi di viaggio, senza una camera in hotel rappresenti solo la punta di un iceberg passare dalla consulenza di un’agenzia specializzata. che nasconde un processo molto più vasto. Ecco sette buone La gestione del business travel in azienda, in realtà, va ben ragioni per cui conviene prenotare i viaggi tramite TMC: Antonio Di Palo Alenia Aermacchi, travel manager. 34 anni, inizia la sua carriera nel 2005 in Finmeccanica all’interno della società di Shared Services del Gruppo nel team dedicato al Travel Management. Nel 2007 passa in Alenia Aermacchi nell’Ufficio Acquisti per occuparsi di Marketing e Acquisti ma continuando a svolgere anche il ruolo di travel manager. Nel 2010 l’attività di Travel Management passa sotto la funzione Risorse Umane, dove Di Palo assume, oltre al ruolo di travel manager, anche la responsabilità sulle attività di Compensation, Rewarding e Benefit. CWT è la TMC di riferimento di Alenia Aermacchi 1 Chiara Rippa BNL - Gruppo BNP Paribas, lead buyer. Con particolare focus sulle categorie di spesa Travel Management & Facility Management e con la responsabilità di pianificare gli acquisti sulla base delle indicazioni definite dal cliente interno dell’azienda. Rippa, 38 anni, ha maturato una lunga esperienza nel Gruppo BNP Paribas, dove lavora da 17 anni e ha ricoperto anche il ruolo di Local procurement and Travel Manager BNP Paribas. CWT è la TMC di riferimento di BNP Paribas per l’Italia e molti altri Paesi. Tariffe e costi sono complessivamente più bassi, se si valutano le condizioni, i costi nascosti, le oscillazioni tariffarie nel corso dell’anno, le modalità di pagamento, il potere negoziale delle TMC nel definire le tariffe corporate - che le ricerche rivelano più convenienti tra il 9 e il 24%. Il servizio svolto dall’agenzia permette ai dipendenti di restare focalizzati sulle proprie mansioni, 2 senza perdere tempo e produttività nelle ricerca e comparazione delle tariffe e nell’acquisto. La disponibilità di tutti i dati sulla quantità e tipologia delle spese registrate in dettaglio permette di avere un costante controllo dei costi e di compiere analisi Piotr Szewczyk eBay, Travel Coordinator Europe. In azienda dal 2007, prima come specialista per le soluzioni di rimborso spese e le carte di credito aziendali, poi come coordinatore del Travel Program e della Policy Compliance per l’Europa. Di nazionalità polacca, ha una formazione economica e un certificato di GBTA come Corporate Travel Expert. CWT è la TMC di riferimento di eBay per l’Italia e altri Paesi. Alberto Caumo Gruppo Assicurazioni Generali, responsabile Travel. Una laurea in Economia e Commercio, e in Assicurazioni Generali dal 1993. Da circa 10 anni si occupa di definire le strategie di acquisto e le corrette implementazioni della Travel Policy in ambito nazionale. 3 Grazie al supporto delle TMC le aziende possono identificare una travel policy più appropriata alle proprie esigenze e promuoverne l’effettivo rispetto da parte dei Henkel, Global category team leader per il Travel e per le Utilities. 53 anni, una laurea in chimica, è dal 1991 in Henkel dove ha ricoperto vari incarichi di responsabilità, nei reparti Qualità, Produzione, R&D, Marketing, fino al Purchasing. Oggi Ferrario assomma il ruolo di Direttore Purchasing Italia e Grecia a quello di Global category team leader per il Travel e per le Utilities. CWT è la TMC di riferimento di Henkel per l’Italia e molti altri Paesi. 22 Paola Mordacci Thales Alenia Space, travel manager. In azienda dal 1989, ha maturato una lunga esperienza nell’Ufficio Acquisti occupandosi di tutte le classi merceologiche relative ai Servizi Generali. Ha iniziato a seguire le problematiche legate al travel a partire dalla fine del 2006, per arrivare a ricoprire l’incarico di travel manager. CWT è la TMC di riferimento di Thales Alenia Space per l’Italia. 4 viaggiatore, con conseguenti miglioramenti nei processi e nei risultati economici relativi al bt. Gli strumenti offerti dalle TMC - dai self booking tool alle soluzioni per il recupero dell’iva o per i processi amministrativi - si integrano con gli altri gestionali dell’azienda e permettono 5 Eugenio Ferrario utili per migliorare le performance aziendali, generando importanti savings. una gestione del viaggio in ottica end-to-end coprendo tutte le fasi della trasferta. Le TMC offrono servizi di safety & security dedicati - sempre più utili in 6 un contesto globale di alti rischi ambientali e politici - che aiutano le aziende a garantire la sicurezza dei collaboratori in trasferta. 7 Il viaggiatore è sempre più al centro dei servizi di viaggio erogati dalle TMC, che stanno moltiplicando in particolare gli strumenti per comunicare tutte le informazioni utili per la trasferta, attraverso piattaforme web, email, sms e innovative app mobile. < Torna all’Indice 23