Ottimizzare la fornitura delle stampe di marketing

Azienda internazionale di telecomunicazioni
Telecomunicazioni
Case Study
Ottimizzare la fornitura delle
stampe di marketing: aumentare
la qualità, ridurre i costi
Lo scenario
Quest’azienda internazionale di
telecomunicazioni offre ad aziende e privati
un’ampia gamma di servizi di comunicazione
voce, messaggistica e dati. I materiali di
marketing stampati, quali inserti pubblicitari,
riviste, inserti acclusi alle fatture, pacchetti
di benvenuto, materiali per punti vendita
e marketing diretto rivestono un ruolo
fondamentale nell’attrarre, informare e
fidelizzare i clienti.
“Affidarci ad esperti mi ha
completamente sollevato da quelle
che erano per lo più responsabilità di
natura tattica. Adesso posso guardare
il quadro generale. E anziché correre
per rispettare le scadenze, posso
guardare il processo di ordinazione
delle stampe nel suo complesso
e lavorare insieme a Xerox per
migliorarlo”.
– Responsabile della catena di fornitura
del Regno Unito
Azienda internazionale di
telecomunicazioni
La sfida
L’azienda si avvaleva di circa 890 fornitori
di stampe di marketing in tutto il mondo,
senza un processo uniforme per l’acquisto
delle stampe. Parti diverse dell’azienda hanno
seguito procedure diverse per fornitori diversi,
impiegando sistemi manuali non adatti allo
scopo – principalmente programmi Microsoft
Office ed e-mail.
Nel Regno unito, una responsabile della
catena di fornitura del team di acquisti
dell’azienda gestiva la maggior parte degli
aspetti della stampa legata al marketing.
Trascorreva gran parte del proprio tempo
in un’affannosa ricerca di preventivi per la
stampa, ordini di acquisto, approvazioni e
bozzetti, e quando il lavoro si intensificava
troppo era fin troppo facile perdere il controllo.
Tutto dipendeva dalla capacità delle
persone di far andare avanti le cose: se
qualcuno dimenticava di inviare un’e-mail
per approvare il bozzetto finale, si verificava
un ritardo; se qualcuno andava in vacanza,
nessun altro riusciva a capire cosa stesse
succedendo, dal momento che le informazioni
erano memorizzare nella sua casella di posta
personale.
Le tipografie erano spesso costrette a
sacrificare la qualità, poiché un ritardo in
una fase iniziale del processo implicava una
stampa affrettata per rispettare la scadenza.
La mancanza di visibilità end-to-end rendeva
altresì particolarmente difficile, quando non
impossibile, al responsabile della catena di
fornitura mettere insieme le informazioni sui
modelli di spesa per la stampa. Senza
informazioni unificate ed accurate su chi
stava comprando cosa e da chi, l’azienda non
era in grado di individuare le opportunità di
acquistare stampe in modo più intelligente e
vantaggioso.
Necessitava pertanto di assumere il controllo
del proprio processo di ordinazione delle
stampe per renderlo più efficiente e generare
migliori informazioni gestionali.
La soluzione
L’azienda ha chiesto a Xerox di aiutarla ad
ottimizzare il proprio processo di ordinazione
delle stampe, migliorare la visibilità end-toend e diminuire i costi. I fattori decisivi in
questa scelta sono stati la nostra capacità
di implementare una soluzione omogenea
a livello globale e soddisfare l’esigenza di
eliminare costi di trasformazione anticipati.
Print procurement efficiente e trasparente
22% di risparmi su una sola categoria di stampa in tre mesi
Il progetto è stato avviato nel Regno Unito,
dove Xerox attualmente gestisce l’ordinazione
di tutte le forniture di stampa e di natura
cartacea, oltre ai servizi per la funzione di
marketing del Regno Unito.
Ecco i tre servizi chiave che forniamo:
• Servizio di consulenza. I consulenti del
servizio di fornitura strategico Xerox
lavorano con il team del settore marketing
dell’azienda e con le sue agenzie creative
per trovare il modo appropriato di produrre documenti, oltre a fornire consulenza sulle
specifiche di stampa che influiscono sui
costi e sui lead time.
• Gestione della catena di fornitura.
Operiamo come interfaccia unica
dell’azienda verso tutti i suoi fornitori di
stampa, assicurandoci che ottenga prodotti
e servizi di alta qualità e ad alta efficienza
economica.
• Portale web per l’ordinazione delle stampe.
Il portale offre al nostro cliente, alle sue
agenzie creative e a noi un’interfaccia
comune per il processo di ordinazione
della stampe. L’attività iniziale riflette i
processi aziendali esistenti, ma con un
migliore controllo e informazioni gestionali
complete. In una fase successiva prevede la
standardizzazione dei processi.
Abbiamo adottato un approccio scaglionato
al progetto per ridurre al minimo l’interruzione
di attività ed essere sicuri di comprendere le
problematiche delle persone direttamente
coinvolte dagli imminenti cambiamenti. Un
project manager Xerox ha gestito l’intero
progetto: il cliente non ha avuto bisogno di
nominarne uno proprio.
La prima fase è consistita nel seguire la
responsabile della catena di fornitura e
subentrarle nell’attività di ordinazione delle
stampe, usando i suoi processi manuali
esistenti. La seconda fase è consistita nel
lancio del portale.
Il processo di ordinazione delle stampe
adesso inizia quando qualcuno del reparto
marketing o un’agenzia carica le specifiche e
la scadenza di un lavoro di stampa sul
portale. In seguito ci occupiamo di gestire
il preventivo e il processo di selezione del
centro stampa.
Il portale consente a chiunque di visualizzare
le specifiche, i prezzi e le date di fornitura e
approvazione dei bozzetti. Inoltre implica il
rispetto dei processi: nessun lavoro di stampa
inizia prima dell’emissione di un PO – un
requisito che prima veniva rispettato in modo
irregolare. Grazie alla memorizzazione dei
dettagli di ciascun lavoro nel portale, l’azienda
dispone delle informazioni di cui ha bisogno
per finalità di analisi e rendicontazione.
correre per rispettare le scadenze, posso
guardare il processo di ordinazione delle
stampe nel suo complesso e lavorare insieme
a Xerox per migliorarlo”.
Il futuro
Pensando al futuro, l’obiettivo è decisamente
quello di utilizzare le informazioni gestionali
fornite dal portale per prendere decisioni
di acquisto più informate e migliorare le
efficienze del processo per l’azienda.
Case Study in breve
I risultati
La sfida
Anche se le cifre complete sui risparmi
non sono ancora disponibili, si sono
immediatamente registrati dei successi. Nel
corso di tre mesi l’azienda ha visto scendere
del 22% il costo degli inserti pubblicitari,
con un risparmio di £50.000. Inoltre, sta
beneficiando di migliori contratti sul livello di
servizio, con conseguente miglioramento dei
livelli qualitativi.
• Migliorare la qualità di stampa e
il controllo grazie alla visibilità del
processo end-to-end e migliori
informazioni gestionali
• Abbattere il costo dell’ordinazione
delle stampe dei materiali di marketing
“Avere specialisti di stampa dedicati
coinvolti in ciascuna fase del processo fa
davvero la differenza in termini di costi e
qualità, specialmente per i lavori complessi”,
commenta il responsabile della catena di
fornitura del Regno Unito.
Il portale assicura all’azienda la trasparenza
e il controllo sul processo di ordinazione delle
stampe che desiderava. Con una suddivisione
completa delle tempistiche del lavoro, è
sempre possibile sapere esattamente dove il
processo sta funzionando bene e dove ci sono
problemi. Grazie al frazionamento completo
della spesa, il sistema offre all’azienda le
informazioni necessarie a razionalizzare la
gestione delle forniture e ad abbattere i costi.
“Affidarci ad esperti mi ha completamente
sollevato da quelle che erano per lo più
responsabilità di natura tattica”, dichiara
il responsabile della catena di fornitura.
“Adesso posso guardare il quadro generale.
Posso occuparmi di categorie di stampa che
sono state relativamente trascurate, come
fatture e supporti per esterni. E anziché
Informazioni su Xerox Services. Xerox Corporation è leader mondiale nel campo dei servizi
di processi aziendali, IT e outsourcing della documentazione. La nostra esclusiva combinazione
di competenza nel settore e capacità operativa su scala globale vi aiuta a ridurre i costi,
semplificare i processi operativi e incrementare i profitti, permettendovi al contempo di
concentrarvi su ciò che conoscete meglio: il vostro core business.
La soluzione
• Consulenti di stampa Xerox per
fornire consulenza sulla produzione
di documenti
• Portale web per fornire informazioni
gestionali e ottimizzare la
collaborazione tra azienda, agenzie
creative e Xerox
• Gestione della catena di fornitura
affidata a Xerox
• Implementazione a più fasi per ridurre
al minimo l’interruzione dell’attività
aziendale
I risultati
• Risparmio immediato sui costi: 22% su
una sola categoria di stampa in
tre mesi
• Stampe di qualità migliore grazie alla
competenza di Xerox sulla stampa e a
migliori contratti sul livello di servizio
• Completa visibilità dei rallentamenti
del processo e informazioni esaustive
sulla spesa legata alla stampa per
sollecitare miglioramenti nei processi
e nella catena di fornitura
• Responsabile della catena di fornitura
del cliente liberato da snervanti
responsabilità tattiche, libero di
concentrarsi sul quadro generale
Per ulteriori informazioni su come possiamo aiutarvi, visitate www.xerox.it.
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