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Pay Per Page Green Progetto di razionalizzazione delle risorse utilizzate nella produzione di stampe e nella gestione documentale Document Consulting (dal 2001 Divisione di Ricoh Italia) • Ambito Gestione documentale e stampa • Principali servizi: Auditing dei costi di gestione documentale (TCO) Progettazione e Sviluppo di soluzioni per la • riduzione dei costi operativi • ottimizzazione tecnologica e innovazione processi • Qualità e Strumenti ISO 9001:2000 (DNV) dal 2003. Piattaforma web europea, CAPTURE-IT • Risorse 30 consulenti in Italia, specializzati in varie aree di intervento: TCO Consulting • MIF Audit (FY 2009/2010) : 22.799 device DMS Consulting Sviluppo Applicazioni Gestione Servizi Ambiti di intervento consulenziale I progetti di Gestione Documentale includono due tipologie di servizio 1. Stampa e riproduzione di documenti Ambito: Soluzioni Hardware di riproduzione e stampa (Stampanti, Copier, Scanner, Fax) Metodo: Analisi e Progettazione Obiettivo: Corretto dimensionamento delle attrezzature, effettivamente necessarie ai bisogni di stampa e riproduzione cartacea con il minor spreco di risorse Modalità di erogazione del servizio: Pay Per Page / Altre Processi non “core” per l’Azienda cliente Rilevanza economica (1-3% fatturato*) 2. Gestione di documenti elettronici Ambito: Soluzioni Software di gestione documentale (Document Management Systems) Metodo: Analisi e Progettazione Obiettivo: Digitalizzazione e automazione dei processi di acquisizione, elaborazione e recupero dei documenti Modalità di erogazione del servizio: Pay Per Use / cessione piattaforme * Estratto da ricerca Gartner Processo consulenziale Soluzioni Hardware di riproduzione e stampa Obiettivi AUDITING Condivisione Obiettivi Rilevazione Elaborazione Dati Risultati TCO Presentazione Dati Validazione Committente DETERMINAZIONE TOTAL COST OF OWNERSHIP (TCO) PROGETTAZIONE Elaborazione Progetto Condivisione Progetto Test e Collaudo Tecnologico Attivazione Servizio OTTIMIZZAZIONE GESTIONE DOCUMENTALE Reporting AREA DEL PRESIDIO (SLA) E DELLA OTTIMIZZAZIONE GESTIONE CONTRATTO DI PAY PER PAGE Rilevazione Dati Consumo Analisi Scostamenti Azioni Migliorative Ottimizzazione del parco macchine e risparmio Progetto Pay Per Page E’ una soluzione economica, finanziaria, tecnologica ed organizzativa. Consiste in un contratto di somministrazione in base al quale l’Azienda Cliente corrisponde al PARTNER un importo unitario fisso predefinito per ogni pagina prodotta (fax, copia, stampa). Il contratto ha una durata predefinita e, nel corso del suo svolgimento, solleva il cliente da ogni onere gestionale. Il parco macchine del cliente è rilevato dal PARTNER che corrisponderà l’equivalente del valore residuo. Pay Per Page Saving Copie Stampe Fax DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM 1. Controllo Stampe e Rete Soluzione per il monitoraggio delle periferiche, dei volumi e dei costi 2. Gestione delle Stampe da Host Soluzioni per la stampa dati variabili da host 3. Distribuzione del Documento Elettronico Soluzioni per la digitalizzazione e la distribuzione dei documenti 4. Archiviazione Soluzioni per la modifica, l’archiviazione e la ricerca dei documenti 5. Workflow Automazione parziale o totale dei processi documentali secondo regole procedurali 6. Sicurezza Produzione, condivisione e distribuzione sicura, per formati cartacei e digitali 7. Personalizzazioni nell’automazione dei processi Creazione di procedimenti personalizzati automatici mediante programmazione Java. Prospettive di indagine PROSPETTIVA SOCIALE PROSPETTIVA AMBIENTALE Soluzione HW, SW e servizi per migliorare efficienza e produttività Riduzione CO2 e contenimento costi energetici Risparmio nella riproduzione e stampa documentale PROSPETTIVA ECONOMICA Approccio integrato: totale outsourcing dalla consulenza alla gestione del contratto Prospettiva economica PEOPLE PROFIT PROGETTO Proposto Situazione ATTUALE Volumi (Totale) Copier 35.159 9.752+ 791 Fax 2.428 Printer Ink Jet Printer Laser N. Periferiche 775+ 629 20.026+ 758 18 Volumi (Totale) 34.328 MFP 24.596+1.314 Printer Laser 7.556+862 N. Periferiche 11 Copier 2 MFP 5 Fax 3 Printer Laser 6 Printer Ink Jet 6 Printer Laser 7 = SESSIONE DI STAMPA – sostituzione prefincati Progettazione personalizzata: Rapporto UTENTI / VOLUMI DI STAMPA (attrezzature = STRUMENTI) PLANET Prospettiva economica PEOPLE ESEMPIO DI ANALISI: COMPOSIZIONE MIF E ANALISI DEI COSTI Include costo macchina (storico o noleggio), consumabili, assistenza, ricambi. Costi effettivi di utilizzo divisi per i volumi Unità Volumi Mensili Costi Mensili (€) TCO (€) TCO (Lit.) MFP 5 40.253 1.011,75 0,0251 49 COPIER 3 1.109 146,13 0,1318 255 PRINTER 19 19.502 795,49 0,0408 79 FAX 4 775 89,49 0,1155 224 TOTALE B/N 31 61.639 2.042,85 0,0331 64 TOTALE COLORE 5 1.102 149,69 0,1358 263 36 62.741 2.192,54 TOTALE PROFIT PLANET Prospettiva economica PEOPLE PROFIT ESEMPIO DI PROGETTO: SAVING DI PROGETTO 60 MESI COSTI ATTUALI MENSILI € 2.192,54 SOLUZIONE PPP MENSILE € 1.749,50 SOLUZIONE PPP (LOGICA TCO) B&N : 0,0272 € 60.000 Garantite mese COL : 0,1175 € 1.000 Garantite mese RISPARMIO CON LA SOLUZIONE PROPOSTA 20,2% TOTALE SAVING DURATA CONTRATTUALE (60 MESI) € 26.582,40 VALORE RESIDUO DEL PARCO MACCHINE ATTUALE € 7.500,00 PLANET Prospettiva sociale / organizzativa PEOPLE ESEMPIO DI ANALISI: INDICI DI VALUTAZIONE PROFIT CONFRONTO COSTI/VOLUMI RIPARTIZIONE DEI COSTI 100% 80% 60% 40% 20% 0% mfp copier printer fax colore assistenza 17% 34% 12% 24% 3% consumabili 36% 15% 53% 26% 74% hw 47% 51% 35% 50% 23% DISTRIBUZIONE TECNOLOGIA Periferiche presenti Marche presenti Modelli presenti MFP MFP 66 44 55 Copie Copier r 33 22 33 Stampanti Stampanti 23 23 33 13 13 Fax Fax 44 22 44 Totale Totale 36 36 88 25 25 PLANET Prospettiva sociale / organizzativa PEOPLE ESEMPIO DI PROGETTO: RIEPILOGO SOLUZIONE TECNOLOGICA PROFIT Attuale PayPerPage Unità 36 25 Punti Copia 9 11 Punti Stampa 28 25 Punti Fax 4 5 Punti Scanner di Rete 4 11 14ppm/5ppm 26ppm/23ppm Funzioni 45 52 Utenti 54 54 Rapporto Utenze/Unità 1,5 2,2 Rapporto Utenze/Funzioni 1,2 1,0 Velocità di stampa bn/col PLANET Prospettiva ambientale PEOPLE PLANET PROFIT ENERGIA Numero macchine e volumi Tempo e consumo in modalità “sleep” (save) Tempo e consumo in modalità “ready” (macchina pronta) Tempo e consumo in modalità produzione (macchina in stampa) Costo Kw/h CO2 Percentuale di utilizzo Fronte-retro per il monitoraggio del consumo carta ed emissione CO2 Riduzione emissioni CO2 dovute al consumo energetico I vantaggi del Progetto: Bilancio Sociale POTREMMO FARVI CONOSCERE: - Quanto vi costa stampare e gestire documenti - Quanto sono efficienti tecnologie/processi - Qual è l’impatto sull’Ambiente Con il PAY PER PAGE GREEN - Quanto potreste risparmiare - Come potreste rendere migliore il lavoro - Di quanto potreste abbattere il consumo energetico e la produzione di CO2 "Il Bilancio Sociale è uno strumento straordinario, rappresenta infatti la certificazione di un profilo etico, l'elemento che legittima il ruolo di un soggetto, non solo in termini strutturali ma soprattutto morali, agli occhi della comunità di riferimento, un momento per enfatizzare il proprio legame con il territorio, un'occasione per affermare il concetto di impresa come buon cittadino, cioè un soggetto economico che perseguendo il proprio interesse prevalente contribuisce a migliorare la qualità della vita dei membri della società in cui è inserito. La missione aziendale e la sua condivisione sono elementi importanti per ottenere il consenso della clientela, del proprio personale, dell'opinione pubblica".