Travel Expenses Management

Gestione integrata basata su web
delle note spese e delle trasferte
Travel Expenses Management
Travel Expenses Management
Why
Travel Expenses Management gestisce tutti gli aspetti legati alle trasferte.
Rimborsi spese per dipendenti e collaboratori che effettuano trasferte di lavoro sul territorio nazionale e/o estero.
Controllo delle ore effettuate da ciascun collaboratore su progetti, clienti o attività assegnate.
Why
Why
Le aziende italiane sanno bene quanto è impegnativa la gestione del proprio personale:
Data Entry, archiviazione, controllo, pagamenti, statistiche.
Travel Expenses Management automatizza i flussi di gestione e si propone come strumento comune in grado di far collaborare tutto il team di persone
coinvolte in tali processi.
Obbiettivo apparentemente semplice ma oggi sempre più complicato da raggiungere. Una delle difficoltà maggiori è data dall’esigenza di ridurre i costi
e i tempi impiegati per la gestione. La situazione è infatti spesso peggiorata da strumenti poco compatibili tra loro, che limitano la capacità di ricerca
delle informazioni e la visione globale del processo.
• Risparmio di tempo fino al 40% in fase di compilazione.
• Risparmio di tempo fino al 60% in fase di controllo delle note spese.
• Risparmio di tempo fino al 95% in fase di contabilizzazione (co.ge. + co.an.), rifatturazione trasferimento dati alla procedura paghe.
• Risparmio del 70% in fase di gestione del processo.
• Riduzione degli errori di calcolo fino al 90%.
• Miglioramento della qualità del servizio offerto ai propri collaboratori.
Questi sono solo alcuni dei vantaggi apportati da TEM alla tua azienda.
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Una roadmap per identificare e realizzare valore
Travel Expenses Management
Nuova release 2.5 di TEM, la soluzione immediata e basata su web per la gestione completa ed integrata
delle trasferte dei dipendenti e dei collaboratori. Permette di gestire la trasferta lungo tutto il suo ciclo
di vita: dall’ autorizzazione alla missione alla compilazione della nota spese, alla verifica dei giustificativi
fino all’autorizzazione e contabilizzazione dei rimborsi.
Funzionalità
• Gestione degli anticipi al dipendente
• Gestione delle indennità di trasferta
Gestisce la richiesta, l’autorizzazione, l’erogazione e
Agevola la gestione di eventuali compensi aggiuntivi
la restituzione in euro o valuta degli anticipi; gli estrat-
legati a disagi particolari della trasferta (distanza, du-
ti conto per funzione aziendale forniscono una visione
rata, ecc.) e/o a differenti gestioni delle policy aziendali
chiara e completa delle erogazioni in atto a tutti i livelli
di controllo.
• Immissione e modifica della nota spese
Il collaboratore, via browser web, ha una pagina, il “Tabellone”, che lo aiuta e lo guida in modo immediato ed
efficace nel caricamento dei corrispettivi. Il processo è
di viaggio.
• Calcolo dell’imponibilità per i dipendenti
Semplifica la gestione dell’imponibilità, tenendo conto
dei massimali per classe di spesa e dei massimali di
gruppo.
• Verifica della detraibilità per l’azienda
semplicissimo per facilitare il dipendente nella compila-
Annulla i tempi di verifica della detraibilità e della conse-
zione e l’azienda nel processo di formazione.
guente imputazione in contabilità.
• Workflow di approvazione note spese inserite
• Trasferte
Organizza ed ottimizza la gestione dei flussi di dati; con
Consente l’inserimento del time sheet e del rapporto di
un motore di workflow on-line sono gestite le richieste,
trasferta; è possibile implementare la stampa dei moduli
le notifiche e-mail, le approvazioni on-line e i follow-
e/o documenti a supporto della trasferta.
up in tempo reale. Consente agli incaricati di verifica-
• Rifatturabilità
re, approvare o retrocedere la nota spese. I monitor a
Consente la rifatturazione delle spese e delle ore di
supporto di queste fasi decisionali rendono chiaro sia il
attività effettuate durante la trasferta ai propri clienti e
tipo di anomalia eventualmente rilevata rispetto ai mas-
partner.
simali, sia il suo valore economico, facilitando quindi la
• Reportistica per il controllo
risoluzione del problema evidenziato e rendendo molto
Consente di monitorare, anche da un punto di vista sta-
più veloci i processi.
tistico, le missioni, le note spese e le singole categorie
• Gestione Prepagati
di spesa. I report a corredo del prodotto forniscono tutti
Permette di gestire ogni tipo di prepagato che l’azienda
gli elementi di una Business Intelligence applicata all’ar-
acquista per la trasferta (biglietti aerei e ferroviari, alber-
gomento spese di trasferta.
ghi, ecc.).
• Gestione delle carte di credito
La procedura consente l’inserimento di spese sostenute con carta di credito (aziendale e corporate). Il processo è automatizzabile per le carte Amex, Visa, CartaSI.
Massimali fiscali
Il sistema consente il controllo della deducibilità
aziendale e dell’ imponibilità al dipendente sulle
spese sostenute in funzione ed ottemperanza
Questa fase in particolare consente di annullare i tempi
della normativa fiscale;
di riconciliazione cambi e di inserimento dati.
Massimali aziendali
• Valute e cambi
Il sistema consente il controllo delle regole azien-
Consente l’inserimento di spese in valuta rendendo
dali rispetto alle spese sostenute dal dipendente.
semplici ed efficaci gli adempimenti amministrativi con-
La policy aziendale è così descritta e applicata in
nessi (es. riconciliazione cambi, applicazione del cam-
maniera automatica e uniforme secondo le tipo-
bio dell’anticipo).
logie di rimborso, utente, territorio, ecc.;
Vantaggi
Novità
• Risparmio di tempo fino al 40% in fase di compilazione
• Nuovo “Tabellone”
• Risparmio di tempo fino al 60% in fase di controllo delle note spese
• Risparmio di tempo fino al 95% in fase di contabilizzazione (co.ge. + co.an.), rifatturazione trasferimento
dati alla procedura paghe
Nuova interfaccia grafica estremamente semplice ed intuitiva, velocizza e semplifica l’inserimento e il controllo
delle note spese da parte del dipendente.
• Parco auto
Ideale per le aziende che gestiscono un parco auto di
• Risparmio del 70% in fase di gestione del processo
proprietà e/o a noleggio a lungo termine e desiderano
• Riduzione degli errori di calcolo fino al 90%
avere un controllo totale su utilizzo, scadenze, contratti
• Miglioramento della qualità del servizio offerto ai propri
e manutenzioni.
collaboratori
• Application Manager (Menù e Funzioni Aperte)
Consente all’utente di tenere aperte contemporaneamente più pagine con la possibilità di navigare tra le
“Funzioni Aperte” senza doverle ricaricare dal server.
• B2B (Agenzie viaggio)
Consente la gestione completa e interna al sistema della procedura di richiesta, offerta e acquisto di pacchetti
viaggio prepagati mettendo in comunicazione direttamente utente, azienda ed agenzia.
• Gestione ferie, permessi e tracciabilità assenze
Integrabile con i sistemi di gestione presenze e paghe,
permette di incrociare e completare i dati delle presenze, inserire le informazioni necessarie alle paghe per il
cedolino, verificare e controllare eventuali anomalie su
nota spese.
• Modulo Off-Line
Consente l’inserimento di dati senza connessione a Internet.
• Web Reporting
Potente strumento, permette di effettuare le analisi più
complesse impostando ogni tipo di filtro, di elaborare i
risultati e di visualizzarli attraverso delle tabelle Pivot e
dei grafici.
Soluzione
Automatizzare e controllare i flussi e le informazioni che
concorrono a generare il processo di compilazione, approvazione, controllo e contabilizzazione delle note
spese.
Con Travel Expenses Management 2.5
Integrazioni
• Il trasfertista provvede alla compilazione della nota spe-
La gestione delle trasferte interagisce con una serie di
se via browser web, scegliendo tra categorie di spesa
aree all’interno dell’azienda. Per garantire i migliori risultati
precaricate (es. vitto, alloggio, autostrada, ecc.); può
di gestione, Travel Expenses Management 2.5 è integra-
verificare on-line lo stato dei propri rimborsi; può richie-
bile con:
dere anticipi e prepagati; può prenotare le auto azien-
• i software di contabilità generale e analitica
dali.
• i software per il controllo di gestione
• Chi autorizza la nota spese ha un monitor che lo in-
• i software paghe
forma sulle eventuali tipologie di anomalie presenti e
• i software di rilevazione presenze
sulla entità economica delle stesse al fine di consentir-
Travel Expenses Management 2.5 inoltre è già integrato
ne la valutazione secondo la policy aziendale; il monitor
con PROJ di Gruppo PRO e collegato a ACG, Diap@son,
controllo anomalie è uno strumento a supporto della
Impresa, Inaz, JDE, SAP e Zucchetti.
decisione di approvare o retrocedere una nota spese.
• Chi controlla la nota spese e ne verifica la Corrispondenza con i giustificativi ha un sistema che aiuta e agevola la spunta dei corrispettivi.
• Chi rimborsa la nota spese può usufruire dei flussi in
Caratteristiche della procedura
Travel Expenses Management 2.5 è:
uscita in modo da erogare il rimborso anche attraverso
multi aziendale, permette infatti la gestione di più azien-
il cedolino; il software contempla il calcolo delle even-
de facenti parte della stesso gruppo societario;
tuali imponibilità al dipendente.
multi divisa, consente la gestione delle missioni all’este-
• Chi contabilizza non deve ricordare e scorporare gli im-
ro;
porti detraibili ma premere semplicemente il tasto di
multi lingua, cioè predisposto per la gestione di lingue
contabilizzazione; il software si occupa di fare le even-
differenti dall’italiano.
tuali registrazioni in analitica sui centri di costo definiti in
Già disponibili le versioni inglese, ceco e slovacco.
fase di modellazione.
Tecnologia
Il prodotto è realizzato secondo le più moderne logiche di
sviluppo con tecnologia web (Microsoft ASP).
Proprio per le sue caratteristiche, l’applicativo non necessita di alcuna installazione preventiva all’utilizzo.
Sicurezza
L’accesso alle informazioni è controllato e profilato per
ciascun utente tramite login e password.
Un ulteriore livello di sicurezza è possibile dall’implementazione sull’application server del protocollo HTTPS, che
cripta le informazioni trasmesse da e verso Travel Expenses Management 2.5.
Implementazione
• Veloce e sicura
• Formazione utente in 5 ore
• Modellazione e caricamento in 8 giorni
• Installazione in 1 giorno
Solo 9,5 giorni
grazie al Know-How acquisito attraverso le implementazioni sui nostri clienti e alle logiche di gestione create
sulle specifiche necessità delle aziende e della normativa
fiscale italiana.
TEM risolve ogni tipo di implementazione senza modificare in alcun modo i processi di gestione del cliente.
Diagram: Comparative Overview