INAIL - Fatturazione Elettronica

"6 Giugno: un obbligo vantaggioso"
Il nuovo sistema di fatturazione alla Pubblica
Amministrazione è anche uno strumento per
velocizzare gli incassi
LA TESTIMONIANZA CONCRETA DI UNA PA
INAIL - DIREZIONE CENTRALE ORGANIZZAZIONE DIGITALE
Dr. Stefano Tomasini (CDO)
Roma,
26 maggio 2014.
Indice
1.
IL CONTESTO INTERNAZIONALE
2.
NORMATIVA
3.
IL GESTORE DEL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
4.
L’INAIL
5.
L’ORGANIZZAZIONE
6.
I VOLUMI PER LA FE
7.
LE STAZIONI APPALTANTI INAIL
8.
LE FASI DI IMPLEMENTAZIONE DELLA FE
9.
IL MODELLO INAIL PER LA FE
10. MANDATO E ORDINATIVO DI PAGAMENTO DIGITALI
11. IN SINTESI
1
Il Contesto internazionale
SCENARIO NON CONSOLIDATO
PEPPOL WP 5 - eInvoicing
 Pluralità di attori
Il MEF ha partecipato in PEPPOL direttamente (DAG,
RGS, DF) e tramite sue partecipate (CONSIP), assieme
ad altre istituzioni italiane (CSI Piemonte, IntercentER, Infocamere).
 Numerose iniziative
 Non si è ancora affermato uno standard di fatto
Il contributo italiano ha riguardato:
 la definizione dello standard di fattura
 La definizione dei legal requirement e delle regole per la
realizzazione del servizio e per la trasformazione delle
fatture nel formato nazionale
 la composizione del formato XML a partire da fatture reali
 la definizione di un pilota MEF per la sola ricezione delle
fatture internazionale
La soluzione italiana per la fatturazione elettronica è
compatibile con lo standard CEN definito in
collaborazione con il progetto PEPPOL.
Nota: i Decreti attuativi finora emessi riguardano la
fatturazione nazionale; è previsto un ulteriore
Decreto per le fatture cross-border.
2
Normativa
LA LEGGE FINANZIARIA 2008
 Stabilisce il principio della fatturazione in via esclusivamente
elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione (PA).
 Fa divieto di procedere al pagamento in assenza di fattura elettronica.
 Istituisce il Sistema di Interscambio (SdI) come punto di transito
obbligato delle fatture elettroniche.
 Demanda al Ministro dell’economia e delle finanze (MEF), di concerto
col Ministro per la PA e l’Innovazione, la regolamentazione attuativa.
I REGOLAMENTI ATTUATIVI
1) Decreto MEF per individuare il gestore del Sistema
di Interscambio (SdI) e definirne competenze e
attribuzioni, e in particolare:
– ricezione e successivo inoltro delle fatture
elettroniche alle PA destinatarie;
– gestione dei dati aggregati e dei flussi
informativi, anche a fini di integrazione nei
sistemi di monitoraggio della finanza pubblica
2) Decreto MEF, di concerto con il Ministro per la PA
e l’Innovazione, per definire:
– regole di identificazione degli uffici delle PA
destinatari della fatturazione
– regole tecniche per l’emissione e la
trasmissione delle fatture elettroniche
– linee guida per l’adeguamento delle procedure
interne delle PA
– disciplina relativa agli intermediari abilitati
– eventuali misure di supporto per le PMI
– scadenze per il passaggio al sistema di
trasmissione esclusiva in forma elettronica
– regole tecniche per garantire l'attestazione
della data, l'autenticità dell'origine e l'integrità
del contenuto della fattura elettronica
3
Il Gestore del Sistema di Interscambio
In base al DM MEF del 7 marzo 2008:
• Individua l’Agenzia delle
entrate quale gestore del
Sistema di Interscambio
della fatturazione
elettronica
• Individua SOGEI - Società
interamente partecipata dal
MEF - quale apposita
struttura dedicata ai servizi
strumentali e alla
conduzione tecnica del
Sistema di Interscambio
l’Agenzia delle entrate
– coordina il Sistema di Interscambio con
il sistema informatico della fiscalità
– controlla la gestione tecnica del
Sistema di Interscambio
– gestisce i dati che transitano attraverso
il Sistema di Interscambio, anche ai fini
della loro integrazione nei sistemi di
monitoraggio della finanza pubblica
SOGEI
– cura
sviluppo,
conduzione
e
manutenzione tecnica e operativa del
Sistema di Interscambio
– fornisce supporto e assistenza alle PA
destinatarie delle fatture elettroniche
– esegue attività di studio, ricerche,
elaborazioni e statistiche, etc.
4
Linee guida per l’adeguamento delle
procedure della PA
Organizzazione
Le PA devono adottare una struttura organizzativa di progetto per l’introduzione della fatturazione
elettronica, adeguare le strutture organizzative (procedure/compiti/incarichi/revisione carichi di lavoro/
formazione), garantire l’aggiornamento dell’indice dei destinatari della fattura (Rubrica PA).
Informatizzazione
Le PA devono predisporre un canale di comunicazione verso il SdI, protocollare in ingresso le fatture,
trasmettere i riscontri di acquisizione, predisporre il percorso di conservazione dei documenti di fatturazione
acquisiti elettronicamente.
Le PA possono, per incrementare i benefici legati alla fatturazione elettronica, acquisire direttamente il
documento fattura nei sistemi gestionali, ove già presenti, e adottare un sistema documentale per la
gestione elettronica del documento in tutte le attività gestionali.
Relazioni con il Fornitore
Le PA dovranno effettuare il censimento dei fornitori con cui intrattengono rapporti e fornire gli indirizzi utili
per garantire comportamenti omogenei nella trasmissione del flusso di fatturazione, modulare le modalità di
interazione con i fornitori, considerare - nei contratti o negli accordi tra le parti - le disposizioni normative
in merito alla fatturazione elettronica concordando la predisposizione di dati facoltativi e/o di eventuali
allegati transitabili anch’essi tramite SdI.
 Solo attraverso la reingegnerizzazione dei processi amministrativi è possibile cogliere tutti i
benefici derivanti dalla fatturazione elettronica e velocizzare i pagamenti.
 La fatturazione elettronica può essere una leva efficace per vincere le resistenze al
cambiamento nella PA e attuare la completa dematerializzazione dei processi amministrativi.
5
L’INAIL
Nel contesto del sistema previdenziale-assicurativo nazionale,
i principali obiettivi dell’INAIL sono la riduzione del
fenomeno infortunistico e tecnopatico, la garanzia della
copertura assicurativa dei lavoratori che svolgono attività a
rischio per la loro salute e il reinserimento nella vita
lavorativa degli infortunati sul lavoro.
DATI 2013
Le aziende assicurate dall’Istituto sono circa 3,5
milioni: 2,5 milioni interagiscono con INAIL per il
tramite di 50.000 intermediari (associazioni di
categoria e consulenti del lavoro) mentre 1 milione
in modo diretto.
6
L’Organizzazione
DIRETTORE
GENERALE
PRESIDENTE
CIV
Funzioni di Staff
Rischi
Prestazioni
Prevenzione
Programmazione
Bilancio e Controllo
Organizzazione
Settore Navigazione
Settore Ricerca
Riabilitazione e
protesi
Comunicazione
Risorse Umane
Organizzazione
Digitale
Patrimonio
Centro Protesi
Vigorso di Butrio
Centro riabilitazione
motoria di Volterra
Tipografia
Formazione
Villa Lemmi
Servizio Centrale
Acquisti
Filiale di Roma
Direzione Regionale
Piemonte
Direzione Regionale
Lombardia
Direzione Regionale
Veneto
Direzione Regionale
Lazio
Direzione Regionale
Campania
Direzione Regionale
Puglia
Direzione Regionale
Emilia Romagna
Direzione Regionale
Toscana
Direzione Regionale
Friuli Venezia Giulia
Direzione Regionale
Sicilia
Direzione Regionale
Abruzzo
Direzione Regionale
Calabria
Direzione Regionale
Liguria
Direzione Regionale
Marche
Direzione Regionale
Umbria
Direzione Regionale
Molise
Direzione Regionale
Basilicata
Direzione Regionale
Sardegna
Sede Regionale
Aosta
Direzione
Provinciale Bolzano
Direzione
Provinciale Trento
7
I Volumi
VOLUMI PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA
NUMERO CONTRATTI ATTIVI
4.000
NUMERO FORNITORI
2.000
NUMERO ANNUO FATTURE PASSIVE
100.000
VALORE ANNUO FATTURE PASSIVE
≥ 1,5 Mld €
NUMERO ANNUO FATTURE ATTIVE
30.000
VALORE ANNUO FATTURE ATTIVE
≥ 40 mln €
NUMERO STAZIONI APPALTANTI
47
8
Le Stazioni Appaltanti INAIL
STAZIONI APPALTANTI CENTRALI
Unità Organizzativa
D.C. Organizzazione Digitale
D.C. Prestazioni Economiche
D.C. Patrimonio
D.C. Acquisti
Servizio Supporto Organi e Coordinamento Legislativo
D.C. Risorse Umane
D.C. Rischi
D.C. Programmazione Bilancio e Controllo
Servizio Comunicazione
D.C. Organizzazione
D.C. Prevenzione
D.C. Prestazioni Sanitarie e Reinserimento
Sovrintendenza Sanitaria Centrale
Consulenza Tecnica Accertamento Rischi e Prevenzione
Consulenza Statistico Attuariale
D.C. Ricerca
Dip. Medicina ed Epidemiologia e Igiene del Lavoro e Ambientale
STAZIONI APPALTANTI TERRITORIALI
Codice IPA
81GXA9
YT0096
TUZ08L
7JN1MF
CZBP55
UC9KGT
R4VZPA
VIW7NK
LOPZDP
MLSELJ
8XZ4CV
INNBVN
ZPUEF5
YGWW3S
KTPNE5
WJPLFB
4ZQBNI
Unità Organizzativa
Codice IPA
Direzione Regionale Piemonte
Sede Regionale Aosta
Direzione Regionale Lombardia
Direzione Provinciale Bolzano
Direzione Provinciale Trento
Direzione Regionale Veneto
Direzione Regionale Friuli Venezia Giulia
Direzione Regionale Liguria
Direzione Regionale Emilia Romagna
Direzione Regionale Toscana
Direzione Regionale Umbria
Direzione Regionale Marche
Direzione Regionale Lazio
Direzione Regionale Abruzzo
Direzione Regionale Molise
Direzione Regionale Campania
Direzione Regionale Puglia
DR9KS5
KU7N1F
5O795T
7EPTJJ
4HDQZS
5S4QXM
50AMJB
O77Y1Q
6N8W46
VWA9YC
V4PL0I
W8CBJG
G0LPEA
QZBEJR
M18YBG
TIWMSP
FPMR0O
Dip. Innovazioni Tecnologiche e Sicurezza degli Impianti Prodotti e Insediamenti Antropici
HD2XFZ
Direzione Regionale Basilicata
XM143Q
Avvocatura Generale
Servizio Ispettorato e Sicurezza
Servizio Casellario Centrale Infortuni
Ufficio Stampa
Centro Protesi Vigorso di Budrio
C.T.O.
Centro Riabilitazione Motoria Volterra
Tipografia di Milano
FKUR8C
YE5WYV
TJ96MK
XJBYO1
W3Z7SK
SRYBYR
K1KQAF
9FITDY
Direzione Regionale Calabria
Direzione Regionale Sicilia
Direzione Regionale Sardegna
DME7T7
S1JX0T
1J1YGP
9
Le Fasi di implementazione
IMPLEMENTAZIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA IN INAIL
TEMPI
ATTIVITA
FASE
1
3
2
INTEGRAZIONE
CON IL SISTEMA
DI INTERSCAMBIO
IDENTIFICAZIONE
UFFICI PA
DESTINATARI DI
FATTURE
Adeguamento dei Caricamento degli
sistemi e verifica uffici destinatari
di fatture
del colloquio tra
elettroniche
il canale tecnico
nell’ambito
di acquisizione
dell’Indice delle
fatture indicato
Pubbliche
nell’Indice PA e il
Amministrazioni
Sistema di
(IPA) a cui il
Interscambio
Sistema Dinamico
di Interscambio
(SDI) dovrà
recapitare le
fatture
febbraio 2014
febbraio 2014
4
RICOGNIZIONE
CONTRATTI
ATTIVI E
COMUNICAZIONE
AI FORNITORI
5
AVVIO
FATTURAZIONE
ELETTRONICA
Comunicazione ai
fornitori dei
contratti in essere
dei codici uffici
presenti in IPA a cui
devono essere
indirizzate le
fatture elettroniche
e delle modalità di
personalizzazione
delle fatture
Avvio della
fatturazione
elettronica e
assicurazione
della
disponibilità dei
servizi di
conservazione di
documenti
elettronici
maggio 2014
6 giugno 2014
IN CORSO
6
INTEGRAZIONE FE
CON SISTEMI
GESTIONALI
DIGITALIZZAZIONE
MANDATO E
ORDINATIVO DI
PAGAMENTO
Immissione dei
dati della fattura
elettronica nei
sistemi gestionali
deputati al
rilascio della
regolare
esecuzione di
ordinativi/presta
zioni e alla
richiesta di
emissione del
mandato di
pagamento
Gestione
interamente
digitale del
mandato di
pagamento e
dell’ordinativo di
pagamento al
cassiere
dell’Istituto
novembre 2014
dicembre 2014
Da giugno 2014 attive
integrazioni su SIMEA e
Vigorso di Budrio, da
attivare per novembre
GRAI-Terzi.
(rilascio nuova
piattaforma ECM
– progetto
PRINCE)
Ordinativo di pagamento
informatico già attivo per
le Direzioni Centrali e la
Direzione Regionale Lazio
10
Il Modello INAIL per la Fattura Elettronica
INAIL
Dati monitoraggio
Finanza Pubblica
RGS
Intermediari
Notifiche e
riscontri
Notifiche e
Intermediari
Operatori
Economici
Sistema di
Interscambio
Notifiche e
riscontri
SMISTAMENTO
Fattura
elettronica
Fattura
elettronica
PROTOCOLLAZIONE
STAZIONE APPALTANTE INAIL 1
SISTEMA
DOCUMENTALE
CONSERVAZIONE
STAZIONE APPALTANTE
INAIL 2
STAZIONE APPALTANTE
INAIL 3
STAZIONE APPALTANTE
INAIL …
STAZIONE APPALTANTE
INAIL N
GESTIONE
CONTRATTI /
PROGETTI
GESTIONE
CENTRO
PROTESI
GESTIONE
GRAI-TERZI
GESTIONE
SPORTASS
CONTABILITÀ
11
Mandato e Ordinativo di Pagamento – la prassi
AREA OPERATIVA
Stipula
contratto
Verbali di
collaudo
Mandato di
Pagamento
Busta
contabile
Documenti del
contratto, collaudo
e busta contabile
Gestione del contratto e
formazione del fascicolo
AREA CONTABILE
Documentazione
del Fornitore
Fatture
Fornitore
Verifica documenti e
validazione Mandato
di Pagamento
Emissione
Ordinativo
Pagamento
Verifica
Ordinativo
Pagamento
Nota: flusso esemplificativo.
12
Mandato e Ordinativo di Pagamento – a regime
AREA OPERATIVA
AREA CONTABILE
Validazione
Mandato di
Pagamento
Fatture
Fornitore
Stipula
contratto
Documentazione
del Fornitore
Esegue il
collaudo
Mandato di
Pagamento
Verifica
documenti
Emissione
Ordinativo
Pagamento
Generazione automatica
Busta contabile
+
Archivia,
Nota: flusso esemplificativo.
+
Organizza
e
Gestisce
il processo
Piattaforma ECM
13
In Sintesi
ELEMENTI QUALIFICANTI DEL NUOVO MODELLO INAIL DI GESTIONE DELLE FATTURE
 Gestione completamente informatizzata degli ordini e delle prestazioni
 Regolare esecuzione rilasciata in elettronico
 Emissione fattura solo dopo il rilascio della regolare esecuzione
 Meccanismi per l’abbinamento automatico della fattura alla regolare esecuzione
 Mandato e Ordinativo di pagamento interamente digitali
Rispetto dei termini di legge (30/60 gg) per il pagamento
delle fatture che hanno ottenuto la regolare esecuzione.
14