DIREZIONE AZIENDALE

Regolamento Procedurale
Commissione Mista Conciliativa Azienda USL 6
Articolo 1 Finalità e struttura del regolamento
a. finalità
Il presente regolamento definisce le modalità di funzionamento della CMC della
Azienda USL 6 di Livorno, per quanto non espressamente previsto dalle linee guida
regionali e dal regolamento di pubblica tutela aziendale
b. struttura
Il lavoro della CMC può essere descritto attraverso le seguente fasi:
• accesso alla CMC
• convocazione
• seduta
• attività istruttoria di approfondimento
• tentativo di conciliazione
• decisione
Il presente regolamento vuole, per ciascuna di queste fasi, individuare le attività
elementari, i documenti di riferimento, attori e responsabilità
Articolo 2 Norme generali di funzionamento
2.1. circolarita' delle informazioni a membri titolari e a membri supplenti
Per assicurare la massima efficacia dei lavori della Commissione è adottato il principio
che tutte le informazioni prodotte e processate dalla CMC (ordine del giorno, verbali,
istruttore, relazioni, dati, ecc.) siano sempre condivise in tempo reale con tutti i
Membri, effettivi e supplenti; questo assicura la possibilità di una piena
partecipazione, in caso di assenza dei titolari, anche da parte dei membri supplenti.
2.2 riservatezza delle informazioni
Come previsto dal Regolamento di Tutela, i membri della CMC sono tenuti al segreto
sulle notizie di cui vengono in possesso per ragioni di ufficio e che siano da ritenersi
segrete o riservate ai sensi delle leggi vigenti.
2.3 esclusivita' – ove possibile – delle comunicazioni per via elettronica
Per ovvie ragioni di efficienza e di tempestività la CMC adotta il principio di esclusività
delle comunicazioni per via elettronica. Ogni membro fornisce un indirizzo e-mail
personale, ove verranno inviate tutte le comunicazioni e la documentazione quando
tecnicamente possibile. La documentazione riguardante i singoli casi verra' inviata,
per motivi di riservatezza della comunicazione, con esclusione o cancellazione dei dati
sensibili, attraverso l'apposizione di un codice numerico progressivo a ciascun caso
(l'associazione tra codice numerico e nominativo dell'utente e' a carico dell'Ufficio
Relazioni con il Pubblico).
Articolo 3 Accesso alla CMC
3.1. accesso alla CMC su istanza dell’utente
a) L’URP, ricevuta la richiesta dell’utente di adire la CMC, e verificato che trattasi di
richiesta congrua rispetto alla missione della CMC stessa e che non sia da
instradare su un altro percorso già previsto (es. richiesta risarcitoria), provvede
alla trasmissione della richiesta al Presidente della CMC insieme all'istruttoria già
svolta sul reclamo
b) Il Presidente presenta il caso alla prima seduta utile della CMC per una prima
valutazione
1)
La CMC può chiudere immediatamente l'istanza ritenendola non
meritevole di approfondimento: il caso viene archiviato e il diniego
motivato viene verbalizzato. L’URP ne dà comunicazione all’utente
2) La CMC può ritenere di procedere agli approfondimenti: vedi Paragrafo 6,
Attivita' Istruttoria
3.2. accesso alla CMC per decorrenza dei termini (d’ufficio)
a) L’URP si impegna a segnalare al Presidente della Commissione i reclami per i quali
siano scaduti i termini per una risposta dell'Azienda e non si sia nella fase
conclusiva dell'istruttoria (risposta alla firma della Direzione); tali termini, secondo
il combinato disposto del comma 1 e del comma 3 dell'art. 8 del Regolamento di
Tutela, sono 60 giorni dalla data di ricevimento del reclamo.
b) L'URP comunica al responsabile della struttura interessata dall’esposto e al DG la
trasmissione d’ufficio della pratica alla CMC.
c) L’URP provvede ad avvisare l’utente della trasmissione della pratica alla CMC.
d) Il Presidente acquisisce dall’URP tutta l'istruttoria già svolta e, dopo eventuale
integrazione, inserisce il caso all'O.d.G. della commissione
3.3.accesso alla CMC su proposta dell’URP
a) L’URP ha la facoltà di inserire all’O.d.G della CMC la richiesta di trattare alcuni fatti
oggetto di esposto per i quali abbia ritenuto, in ragione della complessità e
delicatezza della materia, di investirne la Commissione.
b) Il responsabile dell’URP relaziona sul caso alla CMC.
3.4.attività su iniziativa della CMC
Su proposta del Presidente della commissione, o di un suo membro, può essere
inserita all’O.d.G. la trattazione di problematiche generali relative a eventi sentinella o
a singoli episodi dai quali emergano necessità di riflessioni più generali in merito al
funzionamento di una determinata struttura.
• La CMC può accogliere la proposta e concordare le modalità di effettuazione
dell’approfondimento istruttorio
• La CMC può non accogliere la proposta: il diniego motivato viene verbalizzato.
Articolo 4 Convocazione Sedute plenarie
a) La seduta della commissione viene convocata dal Presidente, che fissa l’O.d.G. e
provvede alla comunicazione dello stesso, tramite l’URP, a tutti i membri effettivi e
supplenti della CMC almeno 7 giorni prima della data di effettuazione della seduta.
Laddove possibile il Presidente trasmette tramite l'URP anche le relative istruttorie
(come detto in 2.1)
b) I membri effettivi che non possono prendere parte alla CMC in maniera motivata
ne danno comunicazione all’URP e provvedono motu proprio ad attivare i membri
supplenti per la sostituzione; è responsabilità del membro titolare comunicare al
Presidente l'eventuale assenza anche del membro supplente
c) Il Presidente propone periodicamente un calendario complessivo delle sedute
plenarie; la commissione si riunisce di norma mensilmente, fatta salva la facoltà
del Presidente di convocare di sua iniziativa o su istanza di un membro della CMC
sedute straordinarie per discutere casi urgenti che rientrano nella casistica
prevista dai punti 3.3 e 3.4.
Articolo 5 Seduta plenaria
a) Registrazione dei presenti. Il segretario provvede alla verbalizzazione della seduta.
Il verbale deve contenere i seguenti elementi: presenze, O.d.G. e decisioni.
Rimane salva la possibilità per i convenuti di far mettere a verbale eventuali
dichiarazioni.
b) Vengono acquisiti agli atti gli esiti della attività istruttoria della CMC
c)
Ogni seduta viene verbalizzata in tempo reale dal segretario; al termine della
seduta il verbale viene stampato, letto e sottoscritto dai presenti; il verbale viene
comunque inviato a tutti i membri titolari e supplenti entro 2 giorni dallo
svolgimento della seduta plenaria.
Articolo 6 Attività istruttoria
a) La Commissione può decidere, dopo la presentazione di un caso da parte del
Presidente e la relativa discussione, di procedere a un supplemento istruttorio
(richiesta approfondimenti)
b) L’attività istruttoria può prevedere raccolta di documentazione e dati e relazioni
OVVERO colloqui diretti con gli operatori e gli utenti
c) La richiesta di eventuale documentazione, dati e relazioni viene verbalizzata e
dettagliata nel corso della seduta, e viene trasmessa dagli uffici competenti a
cura dell'URP, con la raccomandazione di una risposta da darsi in tempi
comunque compatibili con l'esercizio della tutela degli utenti (10-15 gg)
d) La convocazione di utenti o di operatori è fatta dal Presidente tramite l'URP
sulla base delle decisioni prese in seduta. Nella lettera si informano i destinatari
che hanno facoltà di essere accompagnati da un patrocinatore o persone di loro
fiducia. Al colloquio con utenti od operatori partecipa il Presidente e un altro
membro della Commissione delegato dalla stessa nella seduta plenaria (“Seduta
ristretta”). Gli esiti di tali colloqui sono riportati e verbalizzati nella seduta
plenaria successiva all'incontro.
Articolo 7
Tentativo di conciliazione
a) La Commissione può decidere, dopo aver analizzato le risultanze degli
approfondimenti di un caso, di procedere a un tentativo di conciliazione tra le parti
b) Il Presidente insieme a un altro componente della CMC, e con il supporto dell’URP,
provvede a convocare le parti per il tentativo di conciliazione in un incontro a
parte (“Seduta ristretta”)
c) Nella seduta plenaria successiva all’incontro tra le parti il Presidente rende
partecipe la commissione degli esiti dell’incontro. La Commissione elabora quindi
una propria decisione che prende atto dell'avvenuta conciliazione o meno.
Articolo 8 Decisione
a) Le decisioni della CMC sono valide in caso di maggioranza assoluta dei partecipanti
(ai sensi del Regolamento di Tutela la Commissione si riunisce validamente purchè
siano presenti il Presidente o il suo sostituto e almeno due componenti interni e
due esterni). Il Presidente provvede a far pervenire all'URP la decisione relativa a
ciascun caso. All'interno della decisione deve indicare se essa è stata presa
all'unanimità e in caso negativo il Presidente chiede ai membri che hanno votato
contro di redigere in calce alla decisione una nota motivata.
b) L’URP trasmette la decisione della CMC al DG per l’adozione definitiva:
1. in caso di condivisione il DG elabora la formale adozione della decisione
e la inoltra all’URP per gli adempimenti di sua competenza.
2. in caso di non condivisione, il DG trasmette la pratica tramite l’URP alla
CMC per la procedura di riesame.
La CMC provvede al riesame della pratica e trasmette tramite l’URP la
propria decisione al DG che decide in via definitiva.
c) L’URP ricevuta la decisione della CMC, fatta propria dal DG, la inoltra all’utente
autore dell’esposto e al Difensore Civico Regionale, dandone comunicazione alle
Associazioni di Volontariato e Tutela Accreditate che ne fanno richiesta, priva degli
elementi che consentano l’individuazione dell’esponente e degli altri soggetti
eventualmente coinvolti.
d) Il DG provvede a comunicare alle strutture interessate all’esposto le eventuali
azioni di miglioramento da adottare individuate all’interno della decisione.
Articolo 9 Azioni di miglioramento
Semestralmente l’URP provvede a verificare lo stato di avanzamento nella
realizzazione delle azioni di miglioramento adottate dall’azienda su impulso della
commissione e ne dà opportuna comunicazione.
Articolo 10 Norma Transitoria
Il Presente Regolamento, adottato all'unanimità nel corso della prima seduta della
CMC, viene sperimentato per un periodo di 6 mesi e quindi adottato definitivamente
dalla Commissione od eventualmente modificato sempre all'unanimità
ALLEGATO:
Schema riassuntivo del flusso di lavoro della CMC secondo quanto
disposto dal Regolamento Procedurale
FLUSSO DI LAVORO DELLA COMMISSIONE MISTA CONCILIATIVA
Accesso da
Utente
Accesso
d’Ufficio
Accesso da
URP
Propria
iniziativa
Ricezione
dati e
relazioni
Presidente
Convoca
Sed.Plenaria
(odg)
Prima
Valutazione
Adozione da
parte del DG e
invio all’utente
Avvio
Istruttoria:
richiesta
approfondi
menti ed
event.
incontri
Valutazione
risultanze
istruttoria
Convocazione
operatore (sed.r.)
Istanza non meritevole di
approfondimento
(verbalizzazione)
30 gg
30 gg
Convocazion
e utente
(sed.r)
Decisione
Tentativo di
conciliazione