Top Media al profumo Top Media al profumo

Top Media
al
profumo
Cics o Sap, in Lavazza il documento a
L
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avazza è il primo cliente che ha installato il software Top Media di Top
Consult, nel gennaio ’94. “La nostra esigenza in quel momento – dice Claudio
Bertin, Responsabile Sistemi Informativi
di Lavazza – era di trovare un prodotto
per l’archiviazione e gestione dei documenti del ciclo passivo che fosse direttamente e facilmente integrabile con le
nostre applicazioni per gli acquisti e la
contabilità.”
Le applicazioni, scritte internamente in
Mvs-Cics, giravano su grandi sistemi
mainframe Ibm: l’obiettivo era quello di
visualizzare direttamente sulle loro schermate non solo la registrazione di un ordine d’acquisto o di una fattura fornitore,
ma anche i relativi documenti archiviati,
evitando di andarli a cercare negli armadi,
di farseli mandare da un altro ufficio, di
trovarli e fotocopiarli.
“Fu fatta una software selection fra diversi
fornitori, italiani e internazionali, e fu
scelta Top Consult: le funzionalità del suo
prodotto erano ottime, la sua soluzione
era meno costosa, soprattutto – fattore per
noi determinante – a differenza degli altri
qui l’integrazione con i nostri sistemi e le
applicazioni gestionali non richiedeva
alcun lavoro di programmazione, non
solo era facile, era già pronta.”
L’integrazione diretta fra
gestionale e documentale
E così, nel nuovo sistema integrato, con
un semplice click si potevano consultare
in linea tutti i documenti correlati (dall’ordine di acquisto alla bolla consegna,
alla fattura passiva) raggruppati in cartelle
elettroniche aggregate per numero e tipologia di ordine.
Nel 2000 Lavazza decide di passare a Sap
R/3, abbandonando le vecchie applicazioni proprietarie su mainframe. L’archivio
documentale Top Media viene integrato
con il nuovo sistema gestionale e fornisce
agli utenti le stesse modalità applicative
precedenti: sullo schermo ora appare da
una parte la registrazione Sap, dall’altra il
corrispondente documento.
L’integrazione fra i sistemi documentale e
gestionale, prima con il mainframe e poi
con Sap, ha permesso di snellire e rendere
più efficienti i processi amministrativi del
ciclo passivo, che coinvolgono nelle diverse aree aziendali migliaia di fornitori italiani e stranieri, grandi e piccoli, per beni
e servizi estesi dalle matite ai computer. I
documenti passivi archiviati nel sistema
Top Media sono circa 600.000: la maggior
parte provenienti in forma cartacea e trasformati via scanner in elettronici, gli altri
arrivati mediante flussi informatici già in
formato digitale. Vengono ripescati e consultati dagli impiegati amministrativi, da
quelli dei servizi generali, dalla logistica e
da chiunque in azienda faccia un ordine
di acquisto registrato da Sap. Anche le
aree commerciali italiane possono accedere ai documenti via Web, visualizzando
sia le fatture passive, sia le note di accredito da riconoscere ai clienti (pure archiviate nel sistema) che vengono verificate e
approvate dai responsabili di filiale prima
dell’inoltro.
“Il risultato di tutto ciò è un grande
risparmio di tempo che si accompagna
alla razionalizzazione del lavoro – conferma Bertin. Non dobbiamo più cercare
documenti fisici, chiederli in contabilità o
Il marchio del “saper vivere” italiano
Lavazza, il marchio più rappresentativo del
caffè e del ‘saper vivere’ italiano, conta oltre
cento anni di storia iniziati con la piccola drogheria aperta a Torino da Luigi Lavazza nel
1895. Oggi il Gruppo Lavazza è una delle maggiori aziende di torrefazione e vendita di caffè
al mondo, con un fatturato totale che nel 2006
ha raggiunto i 930 milioni di euro, con oltre
duemila dipendenti. La capogruppo, Luigi
Lavazza Spa, ha sede centrale a Torino, otto
consociate in Europa e negli Usa, distributori in
80 Paesi del mondo. Gli stabilimenti produttivi
sono tutti ubicati in Italia (due in Piemonte, uno
in Valle d’Aosta e uno in Molise): il maggiore è
a Settimo Torinese, la più grande torrefazione
d’Europa.
Lavazza è la marca di caffè scelta da gran parte
delle famiglie italiane, mentre nel mondo sono
14 miliardi le tazzine di caffè Lavazza bevute
all’anno. Recentemente la società è sbarcata
anche sul mercato indiano, dove ha rilevato due
aziende che producono e distribuiscono caffè.
San Tommaso 10. Nel centro di Torino, dove nacque nel 1895 la prima
drogheria di Luigi Lavazza, oggi c’è il locale che mixa tradizione, storia
e futuro del caffè.
o
di
…caffè
appare con un click
in direzione acquisti, che magari dovevano a loro volta rivolgersi all’archivio centrale, con tempi lunghi, il rischio di perdere qualche documento nei vari giri,
l’impossibilità di tracciarne i passaggi.
Anziché in uno o due giorni, ora il documento viene trovato e consultato in pochi
secondi: è un vantaggio rilevantissimo,
che elimina la carta, sveltisce il lavoro,
consente al personale di svolgere compiti
a più alto valore. Senza dimenticare che
l’autorizzazione al pagamento delle fatture
può essere fatta a video molto rapidamente, aumentando la soddisfazione dei fornitori, che vengono pagati senza ritardi nei
tempi previsti.”
Sulla Senna un duplicato
La gestione integrata del ciclo passivo
interessa la capogruppo Luigi Lavazza e
anche la più grossa delle consociate, quella francese. A Parigi infatti è stato installato un secondo Top Media che replica l’integrazione italiana con il sistema Sap per
gestire – in forma autonoma – il ciclo passivo locale.
Oltre che per le applicazioni amministrative, in Italia il sistema documentale è
impiegato anche in altri settori. Nella
Direzione del Personale è integrato con
l’applicazione paghe e stipendi e archivia
tutti i cedolini stipendio del personale
(società e consociate italiane), i cartellini, i
Cud e i vari documenti che vanno a costituire la cartella elettronica del dipendente,
e in più le comunicazioni organizzative, i
curriculum vitae, la corrispondenza e la
documentazione di segreteria. La
Direzione Affari Legali archivia invece le
pratiche societarie e quelle legate al contenzioso con i clienti. Nel sistema trovano
posto anche i contratti con i pubblici
esercizi, i contratti pubblicitari, l’archivio
fotografico sui rivenditori.
Complessivamente, in Lavazza, sono circa
200 gli utenti del sistema Top Consult,
mentre i documenti archiviati e gestiti
sono 900.000 per un totale di qualche
milione di pagine.
Recentemente ha fatto il suo ingresso in
Lavazza l’ultima versione del software Top
Consult, Top Media NED per la
Navigazione Elettronica dei Documenti,
sul quale sono già state migrate le applicazioni riguardanti le direzioni personale e
legale; seguirà a breve anche l’allineamento con Sap.
Un rapporto di fiducia
duraturo
“Abbiamo scelto Top Consult e acquisito
per primi il suo nuovo software 13 anni
fa, quando era ancora una piccolissima
azienda al suo esordio. Abbiamo avuto
fiducia nella sua serietà, scelta rivelatasi
corretta, e l’abbiamo via via confermata –
sostiene Bertin. Fin dall’inizio abbiamo
apprezzato la facilità di integrazione del
suo software (mantenuta anche al variare
delle nostre scelte IT) e la facilità di utilizzo da parte degli utenti finali, chiave
essenziale per una diffusione di successo
in azienda. Top Consult ci ha sempre
garantito con precisione e puntualità servizi sistemistici per risolvere qualsiasi problema e servizi applicativi per affrontare
La sede centrale del Gruppo Lavazza a Torino, in Corso Novara.
A sinistra, la grande area di stoccaggio dello stabilimento di
Settimo Torinese.
nuove esigenze di archiviazione e nuove
tipologie di documenti. Le persone, sempre disponibili, sono dotate di grande
competenza e conoscono a fondo le varie
problematiche
connesse, anche
perché Top
Consult è nata per
la gestione elettronica dei documenti e continua ad
essere completamente focalizzata
su un unico settore e un unico prodotto. Il nostro
rapporto continua
quindi in termini
molto positivi.”
Ormai in Lavazza la gestione elettronica
documenti ha assunto un ruolo centrale:
“utenti e direzione ne sono consapevoli.
Quando abbiamo iniziato molte grandi
aziende non erano ancora dotate di sistemi documentali ed eravamo un po’ dei
precursori. Oggi il panorama è cambiato e
la gestione documenti si sta diffondendo
rapidamente. In Lavazza è diventata uno
strumento che si dà per scontato,
uno strumento di lavoro al pari di Word
o di Excel.”
Si sta ora pensando agli sviluppi futuri,
c’è un progetto – in corso di valutazione –
per estendere la gestione documentale
anche al ciclo attivo e adottare la conservazione sostitutiva a norma di legge in
ambito fiscale.
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