ZTRAVEL - EXPENSE - Compilazione Nota Spese -

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ZTRAVEL - EXPENSE - Compilazione Nota Spese -
ZTRAVEL - EXPENSE Compilazione Nota Spese “Elenco sezioni ”
Documento aggiornato al 24 ottobre 2016
Applicativi coinvolti: ZTRAVEL
Modulo: EXPENSE
Rel. 02.00.00
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INTRODUZIONE ........................................................................................................................................2
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ELENCO SEZIONI ......................................................................................................................................3
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DATI COMUNI A TUTTE LE SEZIONI .............................................................................................................4
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LE SEZIONI DELLA NOTA SPESE .................................................................................................................5
Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A.
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INTRODUZIONE
Questo documento ha lo scopo di illustrare le sezioni previste per la compilazione della nota
spese.
In questo documento sono evidenziate:
➢
L'elenco delle sezioni ed il relativo dialogo;
➢
I dati che sono comuni a tutte le sezioni.
Di seguito sono elencate tutte le sezioni previste dall'applicativo, nelle impostazioni di
configurazione possono esserne previste sono alcune.
Nota1.
I campi contrassegnati da “*” sono campi obbligatori.
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ELENCO SEZIONI
Rappresenta l'elenco delle sezioni per la compilazione della nota spese. Alcune sezioni sono
sempre presenti nel dialogo, mentre altre sono disponibili in base alle impostazioni definite
nella fase di configurazione.
L'ordinamento delle sezioni potrebbe variare in base alle configurazioni effettuate.
Le sezioni che sono sempre presenti sono le sezioni “Spese” e “Itinerario e Rimborsi Km”.
L' elenco completo di tutte le sezioni previste dall'applicativo è:
✔
“Elenco Trasferte” : Rappresenta l'elenco di tutte le trasferte comprese nella nota
spese.
✔
“Spese” : Rappresenta la dichiarazione delle spese sostenute in trasferta.
✔
“Itinerario e Rimborsi Km” : Rappresenta l'itinerario della trasferta, cioè tutte le tratte
effettuate durante la trasferta, nonché l'eventuale indennità chilometrica per i percorsi
evidenziati.
✔
“Movimenti Finanziari” : Rappresenta la movimentazione di denaro ricevuto come
anticipazione delle spese di trasferta, i resi di anticipo, il prelievo di contanti e le
operazioni inerenti i cambi di valuta.
✔
“Riferimenti Contabili” : Rappresenta la ripartizione del costo della trasferta.
✔
“Movimenti” : Rappresenta la gestione delle spese effettuate con mezzi di pagamento
elettronici (es. Carte di credito).
✔
“Indennità” : Rappresenta l'attribuzione manuale delle indennità di trasferta.
✔
“Definizione Ore” : Rappresenta la dichiarazione di orari effettuati durante la trasferta.
✔
“Allegati” : Rappresenta la gestione dei documenti allegati alla nota spese.
✔
“Localizzazione Auto” : Rappresenta l'applicativo per la gestione ed il controllo delle
auto aziendali.
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DATI COMUNI A TUTTE LE SEZIONI
Per ogni sezione sono sempre evidenziati nel dialogo i dati identificativi dell'intestatario della
nota spese, i dati di riferimento della trasferta, l'elenco delle sezioni e le opzioni per salvare la
nota spese.
I dati sono:
Rappresenta i dati identificativi dell'utente intestatario della nota spese, i dati identificativi della
nota spese e della trasferta selezionata. Nello specifico sono evidenziati i seguenti dati:
✔
Nome e Società dell'intestatario della nota spese.
✔
Il numero ed il periodo della nota spese.
✔
Il periodo della trasferta.
✔
La destinazione della trasferta.
Nell'ordine: “Opzioni”
, Elabora nota spese
, Chiudi
.
“Opzioni” : consente di accedere ad altre funzioni della nota spesa (Info, Distinta rimborsi,
restituzione anticipi).
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“Info” : sono indicate alcune informazioni della nota spese, ed una piccola guida per la
compilazione della nota spese.
“Distinta rimborsi” : Rappresenta il riepilogo della fase di calcolo della nota con le
relative segnalazioni d'errore e l'opzione per la stampa della distinta.
“Rest.anticipi” : Rappresenta la gestione dei movimenti legati alle anticipazioni di
denaro.
“Elabora Nota spese” : Rappresenta il riepilogo dell'elaborazione della nota spese comprensiva
di eventuali segnalazioni e opzioni per stampare, inviare, etc la nota spese.
“Chiudi” : Consente di uscire dal dialogo della nota spese e di ritornare all'elenco delle note
spese.
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LE SEZIONI DELLA NOTA SPESE
Nell'immagine seguente sono raffigurate le sezioni previste per la compilazione d ella nota
spese. L'utente può scegliere a quale sezione accedere, selezionando la stessa dall'elenco posto
orizzontalmente nel dialogo.
Le sezioni indicate sono personalizzabili, di conseguenza l'utente potrebbe non avere a
disposizione tutte le sezioni rappresentate nell'immagine.
L'ordinamento delle sezioni potrebbe variare in base alle configurazioni effettuate.
Elenco Trasferte
Rappresenta l'elenco di tutte le trasferte comprese nella nota spese.
Per accedere alle altre sezioni del dialogo è necessario selezionare la trasferta.
✔
“Elabora Trasferte” : per effettuare la fase di calcolo e controllo della nota spese.
✔
“Aggiungi trasferta” : Per inserire una nuova trasferta nella nota spese.
Spese
Per visualizzare, inserire, aggiornare le spese.
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In base alle impostazioni di configurazione della singola spesa, nel dialogo sono esposte delle
altre sezioni, che risultano utili per definire in modo dettagliato tutte le caratteristiche della
spesa (es. Dati inerenti le spese offerte, i documenti allegati, etc).
Itinerario e Rimborsi Km
Rappresenta l'itinerario della trasferta e le eventuali indennità chilometriche.
✔
“Modifica itinerario” : Per aggiornare i dati dell'itinerario di trasferta.
✔
“Aggiungi destinazione” : per aggiungere una nuova tratta alla trasferta
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✔
“Aggiungi rimborsi KM” : per richiedere l'indennità chilometrica, in relazione all'itinerario
della trasferta.
Movimenti Finanziari
Rappresenta la modalità per inserire gli anticipi, i prelievi effettuati con la carta di credito
aziendale, i cambi valutari aziendali e gli acquisti di valuta.
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Riferimenti Contabili
Rappresenta la modalità per visualizzare, inserire i riferimenti contabili; il dialogo di
imputazione dei dati varia in base alle impostazioni di configurazione, l'immagine seguente è in
relazione ai riferimenti contabili giornalieri.
Movimenti
Rappresenta la modalità per visualizzare, aggiornare, riconciliare le spese effettuate con carta
di credito.
Indennità
Rappresenta la modalità per inserire delle indennità di trasferta.
Definizione ore
Rappresenta la modalità per indicare un quantitativo orario per determinate causali.
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Allegati
Rappresenta la modalità per allegare dei file alla trasferta.
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