Near: il software CRM Cloud in Italiano

 Near: il software CRM Cloud in Italiano Manuale Rapido www.infoeasy.it Sommario Sommario Accesso DashboardBenvenuto sulla tua versione di Near Talete! Importa anagrafica cliente Per accedere alla funzione Import/Export Anagrafiche: Come importare un file CSV dei propri clienti o leads: Come esportare un file CSV dei propri clienti o leads: Crea Cliente Per accedere alla funzione Crea nuovo cliente: Creare un nuovo cliente: I dati obbligatori da inserire sono: Note su altri campi relativi all’anagrafica: Crea Ticket Per accedere alla funzione Crea nuovo ticket: Creare un nuovo ticket: Come visualizzare i ticket aperti: Come prendere in carico un ticket: Come visualizzare i ticket chiusi: Calendario Attività Ogni attività prevede l’inserimento dei seguenti dati: Informazioni sulla attività importanti (ma non obbligatorie): Visualizzazione calendario Crea Preventivo Come visualizzare i preventivi e crearne nuovi: Ogni preventivo prevede l’inserimento dei seguenti dati: Scheda cliente Numerose informazioni permettono di profilare correttamente il cliente Report con funzione di stampa ed esportazione (PDF ed altri formati) Accesso 1) Apri il browser all’indirizzo internet della tua installazione di NEAR (l’indirizzo è lo stesso che ti è stato assegnato all’attivazione e che trovi nella email di attivazione). 2) Inserisci nei rispettivi campi la username e la password che ti sono stati assegnati (li puoi trovare nella email di attivazione). Potrai cambiare la password in un secondo momento. NB: Se non ti ricordi la password, clicca su “Problemi ad accedere?” sotto il tasto “ACCEDI” Dashboard
Benvenuto sulla tua versione di Near Talete! Ecco i ​
widget ​
(ovvero riquadri personalizzabili) che sono a disposizione nella tua ​
dashboard (un cruscotto per visualizzare in una soluzione unica diverse informazioni in maniera semplificata e veloce): ­ Bacheca​
. Qui verranno visualizzati gli ultimi messaggi interni inseriti su Near. La funzione di questo widget è quella di poter comunicare internamente senza per forza ricorrere alle email, conservando comunque uno storico di quanto scambiato. ­ Ultime opportunità registrate​
. Qui verranno visualizzate le opportunità inserite da te. ­ I miei Ticket aperti​
. Qui verrano mostrati i ticket di assistenza assegnati al tuo utente. ­ ToDo List​
. Qui vedrai visualizzate tutte le tue attività in scadenza nell’arco della giornata ­ Preventivi in scadenza​
. In questa tabella verranno mostrati i tuoi preventivi in ordine di scadenza. Importa anagrafica cliente La versione Near Talete (anche nella versione “dimostrativa”) permette all’utente di importare i dati dei propri clienti o dei propri leads all’interno del programma tramite un semplice file in formato elettronico denominato CSV, ovvero un file di testo tabulato. Sarà inoltre possibile esportare i dati dei clienti o dei leads che abbiamo inserito all’interno di Near, qualora sia necessario. Tutto avviene in maniera semplificata tale da permetterti di iniziare a lavorare fin da subito. Per accedere alla funzione Import/Export Anagrafiche: 1) Nel menu orizzontale in alto, cliccare sulla funzione “Aziende e contatti”; 2) Cliccare nell’opzione “Import/Export Anagrafiche” A questo punto siamo entrati nella funzione di importazione/esportazione. N.B.​
Cliccando sulla scritta “scarica il fac­simile…”, a sinistra del tasto “Importa”, potrete scaricare un file CSV già pronto per l’importazione che potete compilare con i campi relativi ai vostri clienti / leads. Come importare un file CSV dei propri clienti o leads: 1)
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Cliccare sul tasto “Scegli file”; Tramite la finestra che si aprirà, selezionare e aprire il vostro file .CSV dei clienti/lead; Selezionare il “Tipo” di dati, scegliendo fra Clienti o Leads (a seconda del vostro file); Cliccare sul tasto “Importa”; Attendere. L’operazione sarà terminata nel momento in cui verrà visualizzato il messaggio di avvenuta importazione. Come esportare un file CSV dei propri clienti o leads: 1) Selezionare il “Tipo” di dati da esportare, scegliendo fra Clienti o Leads (a seconda del vostro interesse); 2) Cliccare sul tasto “Genera file”; 3) Attendere. Verrà visualizzato un link per scaricare il file CSV. Crea Cliente Se preferite inserire manualmente un nuovo cliente (o un nuovo lead, la procedura è la medesima), potete farlo rapidamente anche senza il strumento di importazione. Per accedere alla funzione Crea nuovo cliente: 1) Nel menu orizzontale in alto, cliccare sulla funzione “Aziende e contatti”; 2) Cliccare nell’opzione “Clienti”; 3) Verrà quindi visualizzata la “Rubrica clienti”. Controllare se la nuova anagrafica che volete inserire non sia già stata inserita in precedenza. 4) Se il cliente non è già inserito nel database, cliccare sul tasto “Crea Nuovo” sulla destra dello schermo. Creare un nuovo cliente: A questo punto sarà possibile creare un nuovo cliente. I dati che potrete inserire sono numerosi e potrete inserirli nei relativi campi che trovate in questa sezione. Tuttavia sono tutti dati facoltativi, non necessari al corretto funzionamento del programma, ma utili invece alla gestione aziendale su cui Near vi darà supporto. La procedura è la medesima anche per l’inserimento di un nuovo lead: si dovrà semplicemente selezionare all’interno della funzione “Aziende e contatti”, invece che l’opzione “Clienti”, l’opzione “Leads”, procedendo poi cliccando su “Crea nuovo”. I dati obbligatori da inserire sono: ­
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Il campo “Codice” (è automatico, non è modificabile). E’ il codice che Near assegna automaticamente al cliente per poterlo identificare all’interno del database; Il campo “Ragione Sociale”, nel quale inserirete la ragione sociale precisa del vostro cliente. Note su altri campi relativi all’anagrafica: ­
Il campo “Alias ragione sociale” può essere utile quando la ragione sociale del nostro cliente è un acronimo, soprattutto per agevolare la ricerca dell’anagrafica stessa. Prendiamo ad esempio ​
F.I.A.T. S.p.A​
.. In questo caso si inserirà la ragione sociale precisa nel relativo campo obbligatorio, registrandola come ​
F.I.A.T. S.p.A​
.. Si inserirà invece il semplice termine ​
FIAT​
, senza punti e senza tipologia di azienda, nel campo “Alias ragione sociale”. Potremmo così ricercare, all’interno di Near, sia ​
F.I.A.T.​
che FIAT​
, ottenendo il medesimo risultato. Crea Ticket Near Talete è realizzato per adempiere, oltre alla funzione di CRM, anche alla funzione di piattaforma per la gestione dell’assistenza sui vostri clienti. Per accedere alla funzione Crea nuovo ticket: 1) Nel menu orizzontale in alto, cliccare sulla funzione “Assistenza”; 2) Cliccare nell’opzione “Crea Ticket”; 3) Verrà quindi visualizzata la maschera di creazione “Ticket”. Creare un nuovo ticket: N.B.​
Prima di inserire il vostro primo ticket, è necessario sapere che alcuni campi, al fine di poter fruire di una DEMO standard e funzionante, sono stati decisi a priori. Tuttavia Near Talete potrà essere in parte personalizzato sulla base delle vostre esigenze più specifiche. 1) Ricercare l’azienda cliente di cui si vuole aprire il ticket digitando la ragione sociale direttamente nel campo “Azienda” (es. ​
F.I.A.T. spa​
); 2) Selezionare un eventuale contatto qualora il programma ve lo proponga (ad es.: Mario Rossi). ​
N.B.​
Per fare in modo che Near vi proponga i contatti collegati all’azienda, sarà necessario popolare la funzione “Persone” all’interno della “Scheda cliente” (si veda la parte della guida relativa alla “Scheda cliente”)​
; 3) Inserire l’oggetto del ticket (es. Problema PC). L’oggetto è obbligatorio; 4) Compilare la descrizione nel caso in cui si disponga di ulteriori informazioni relative alla problematica di assistenza; 5) Assegnare il ticket o a un utente singolo, o a un gruppo di utenti. Scegliendo fra le diverse modalità “Gruppo” e “Utente”, nel menu a tendina sottostante verranno caricate diverse opzioni da poter selezionare; 6) Selezionare infine il “Tipo ticket”, la “Priorità” e infine lo “Stato” del ticket. Sono tutti campi obbligatori che, come scritto sopra, possono essere personalizzati; 7) Inserire un eventuale allegato qualora sia necessario; 8) Cliccare infine sul tasto “Memorizza” (se si vuole rimanere nel ticket) oppure “Memorizza e chiudi” (se si vuole tornare alla schermata “Ticket aperti”). Come visualizzare i ticket aperti: Una volta inserito il ticket, è possibile visualizzarne lo stato di lavorazione, nonché le altre caratteristiche principali del ticket stesso. 1) Nel menu orizzontale in alto, cliccare sulla funzione “Assistenza”; 2) Cliccare nell’opzione “Ticket Aperti”; 3) Verrà visualizzata la tabella con tutti i Ticket che risultano ancora da gestire o in gestione. Lo status di un ticket può essere: ● Aperto. Il ticket deve ancora essere preso in carico da un operatore. ● In gestione. Un operatore ha preso in carico il ticket di assistenza e se ne sta occupando. ● In attesa di risposta. L’operatore che ha in gestione il ticket sta aspettando risposta dal cliente. ● Chiuso. Il ticket è stato gestito e quindi può essere chiuso. Come prendere in carico un ticket: All’interno della tabella “Ticket aperti” è possibile prendere direttamente in carico un ticket di assistenza che risulta aperto. Basterà posizionarsi sulla riga del ticket che vogliamo prendere in gestione e cliccare sulla rispettiva icona della matita che trovate sulla destra. Il software vi chiederà se volete trasformare lo stato del ticket da “Aperto” in “In gestione”. Cliccate sì. A questo punto sarete dentro la maschera di gestione del ticket. All’interno potrete inserire alcuni commenti tramite l’apposito riquadro “Commenti” e cliccando successivamente sul tasto “Pubblica commento”, indicando ulteriormente se questo commento modifica lo stato del ticket oppure lo lascia inalterato. Sarà inoltre possibile, dalla medesima maschera, assegnare il ticket ad un altro operatore qualora lo si ritenga necessario. Per farlo potrete andare a modificare il campo “Assegnato a”, scegliendo nel menu a tendina un utente diverso oppure un gruppo di utenti diverso. Cliccare successivamente sul tasto “Memorizza” o su “Memorizza e chiudi” per salvare le modifiche e tornare alla schermata dei “Ticket aperti”. Come visualizzare i ticket chiusi: Una volta chiuso il ticket, è possibile visualizzarne lo storico di lavorazione, nonché le altre caratteristiche principali del ticket stesso. 1) Nel menu orizzontale in alto, cliccare sulla funzione “Assistenza”; 2) Cliccare nell’opzione “Ticket Chiusi”; 3) Verrà visualizzata la tabella con tutti i Ticket che risultano chiusi. Calendario Attività Con Near è possibile pianificare ogni attività del tuo lavoro, in maniera semplice e veloce. Per accedere al Calendario, nel menù orizzontale in alto clicca su “Attività” e successivamente su “Calendario”. Di default verrà visualizzato il calendario dell’utente con cui si sta lavorando. E’ comunque possibile filtrare il proprio calendario con le opzioni che troviamo in alto, nello specifico: ● Filtra Gruppo. Con questa funzione è possibile visualizzare i calendari degli utenti assegnati ai relativi gruppi utenti. ● Filtra Utenti. Con questa opzione è possibile visualizzare i calendari dei singoli utenti. E’ possibile effettuare una selezione multipla. ● Raggruppa per. Con questo filtro si potranno raggruppare i calendari multipli secondo i criteri di Data o di Risorsa. N.B.:​
In alto sulla destra è possibile visualizzare varie tipologie di suddivisione temporale (​
periodo​
) del proprio calendario. Nello specifico: Giorno, Settimana lavorativa, Settimana, Mese. Una volta selezionato il periodo di interesse, è possibile inserire direttamente un’attività sul calendario. Utilizza il doppio click del mouse (oppure il tasto destro, cliccando successivamente su “modifica l’attività”) per inserire i dettagli dell’attività stessa. Si aprirà la maschera di inserimento dati relativi all’attività. Ogni attività prevede l’inserimento dei seguenti dati: ●
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Data / ora di Inizio e data / ora di Fine. ​
N.B.​
I dati di inizio e di fine sono gli stessi che verranno visualizzati sul calendario. E’ quindi importante inserirli correttamente. Durata. E’ la durata che si stima per quella attività, al di la della durata effettiva stabilita da Inizio e Fine. Assegnatario dell’attività, ovvero il gruppo o la persona a cui è intestata l’attività. Di default l’attività è assegnata all’utente che sta inserendo la stessa attività. Tipologia attività (ad esempio: appuntamento, riunione, intervento). Le tipologie sono personalizzabili. Oggetto. E’ il testo che riassume chiaramente l’attività (e quindi è obbligatorio). Lo stato dell’attività. Descrive lo stato dell’attività e si divide in: pianificato, in corso, svolto, non svolto. Informazioni sulla attività importanti (ma non obbligatorie): ●
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Il cliente o il lead per il quale si svolge tale attività (se si svolge l’attività per la propria azienda, lasciare il campo “Associa a” su “Nessuno”). Annotazioni, utili per arricchire la descrizione dell’attività ed agevolarne la comprensione per chi dovrà svolgerla (l’assegnatario). Visualizzazione calendario Una volta memorizzata l’attività, se abbiamo inserito correttamente i dati, sarà possibile visualizzarla all’interno del nostro calendario. Ogni attività è colorata diversamente, sul bordo sinistro, a seconda del suo stato. Nello specifico avremo il rosso per le attività pianificate, il blu per le attività in corso, in nero per le attività non svolte e in verde le attività svolte. Possiamo effettuare delle ​
modifiche rapide sulle attività direttamente sul calendario​
e senza entrare nella finestra di inserimento / modifica dell’attività. Nello specifico possiamo: ● Cambiare rapidamente lo stato dell’attività. Basterà cliccare con il tasto destro oppure sull’icona della freccia che appare direttamente sull’attività, posizionarsi sulla funzione “Mostra come” e selezionare il nuovo stato della nostra attività. ● Cambiare rapidamente la durata dell’attività. Si può cambiare la durata (modifica minima di 30 minuti) semplicemente trascinando l’attività dopo averla agganciata col mouse sulla parte inferiore. ● Spostare l’attività. Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse possiamo trascinare l’attività dove riteniamo. Il calendario automaticamente va ad affiancare due o più eventi che si sovrappongono. ● Copiare l’attività. Tenendo premuto il tasto ​
CTRL ​
e contemporaneamente il tasto sinistro del mouse, sarà possibile trascinare e copiare una nuova attività partendo da quella vecchia. E’ importante rilasciare il tasto sinistro del mouse dopo il tasto CTRL. Crea Preventivo Utilizza NEAR per tenere traccia di tutti i preventivi sui tuoi clienti o sui tuoi leads. Come visualizzare i preventivi e crearne nuovi: 1) Nel menu orizzontale in alto, cliccare sulla funzione “Marketing”; 2) Cliccare nell’opzione “Preventivi & Offerte”; 4) Verrà visualizzata la tabella con tutti i Preventivi inseriti a sistema con le varie relative caratteristiche. E’ possibile creare un preventivo cliccando sul tasto “Crea Nuovo” sulla destra. Si aprirà la maschera di inserimento dati relativi al preventivo. Ogni preventivo prevede l’inserimento dei seguenti dati: ● L’opportunità / segnalazione da cui deriva il preventivo. ● La campagna marketing al quale eventualmente il preventivo afferisce. ● Un codice di riferimento (obbligatorio, assegnato automaticamente dal sistema). ● Il Tipo Contatto (cliente o lead) per il quale il preventivo è formulato (obbligatorio). ● l’operatore a cui è assegnata la pratica (obbligatorio) ● le date di inizio e fine validità del preventivo (obbligatorio) ● importo totale ● probabilità di realizzo ● descrizione (obbligatorio) E’ possibile altresì indicare ulteriori informazioni di contatto relative al preventivo. Una comoda funzionalità presente nella maschera di dettaglio di un preventivo inserito è il link per creare un ordine di vendita a partire da tale preventivo, velocizzando molto l’inserimento e tenendo traccia del collegamento fra l’opportunità, il preventivo e dunque la chiusura positiva che scaturisce in un ordine effettivo. Scheda cliente Mettere il cliente al centro è una priorità delle aziende moderne e, per farlo, il software NEAR permette di collegare tutte le informazioni al cliente (od al lead/prospect). Dalla scheda clienti è possibile pertanto avere una visione d’insieme di tutte le attività fatte per tale azienda, le chiamate ricevute, i preventivi compilati, gli ordini che ne sono scaturiti, e così via. Numerose informazioni permettono di profilare correttamente il cliente NEAR non obbliga l’operatore ad inserire informazioni che non si ritengono utili, ma offre flessibilità e completezza in un mondo di imprese così eterogeneo come quello attuale; alcuni esempi sono: ­ categorie ­ aree geografiche ­ raggruppamenti per tipologia di prodotto/servizio Report con funzione di stampa ed esportazione (PDF ed altri formati) Dalla scheda cliente, oltre alla maschera per la modifica, si accede anche al report: con il pulsante stampa si attività la generazione di una scheda con tutta la storia del cliente (intesa come la rete delle informazioni ad esso connesse). Il report è stampabile ed esportabile in numerosi formati elettronici (PDF, Immagine, XML e molti altri).