procedura acquisti di beni e servizi

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NUMERO 001
PROCEDURA
ACQUISTI DI BENI E SERVIZI
Principali contenuti
La presente procedura definisce e regolamenta le attività, le responsabilità e i controlli nell’ambito
degli acquisti di beni e servizi.
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INDICE
1. Scopo……………………………………………………………………………………………2
2. Ambito di applicazione………………………………………………………………………….2
3. Soggetti interessati………………………………………………………………………………3
4. Ruoli e responsabilità……………………………………………………………………………3
5. Qualificazione dei fornitori……………………………………………………………………...6
6. Selezione dei fornitori…………………………………………………………………………...7
6.1. Criteri generali……………………………………………………………………………...7
6.2. Il processo di gara………………………………………………………………………......8
6.3. Acquisti che non richiedono il processo di gara……………………………….……….…10
7. Compilazione e approvazione della richiesta di acquisto ……………………………………...10
8. Emissione dell’ordine di acquisto……………………………………………………………....11
9. Ricevimento…………………………………………………………………………………….13
9.1. Ricevimento di beni………………………………………………………………………..13
9.2. Ricevimento di servizi……………………………………………………………………..14
10. Ricevimento e controllo delle fatture…………………………………………………………...15
11. Contabilizzazione delle fatture e dei pagamenti………………………………………………...15
12. Archiviazione…………………………………………………………………………………...16
13. Reportistica di controllo………………………………………………………………………...16
14. Abbreviazioni…………………………………………………………………………………...17
15. Avvertenze……………………………………………………………………………………...17
16. Modulistica……………………………………………………………………………………..17
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1. Scopo
Lo scopo della presente procedura è di:
a) disciplinare il processo di acquisto di beni (incluse le immobilizzazioni materiali) e servizi;
b) attribuire chiaramente le responsabilità ai soggetti che operano nelle varie fasi del processo
di acquisto;
c) regolamentare i controlli nell’ambito delle varie tipologie di acquisto al fine di garantire i
principi di trasparenza, qualità ed economicità dell’acquisto medesimo;
d) attuare le vigenti disposizioni di legge, nonché le regole contenute nel Modello di
organizzazione, gestione e controllo che la Fondazione ha adottato in virtù del D. Lgs.
n.231/2001;
e) assicurare che le informazioni che confluiscono nella contabilità generale ed analitica
rispettino i principi di trasparenza e validità (l’operazione è reale);
f) garantire la continua adeguatezza, efficacia ed efficienza del sistema qualità e sicurezza
aziendale al fine di soddisfare i requisiti delle norme:

UNI EN ISO 9001:2000 Punti 7.4 – 7.4.1 – 7.4.2;

UNI EN ISO 13485:2004 Punti 7.4 – 7.4.1 – 7.4.2;

del D. Lgs. 626/94.
2. Ambito di applicazione
La Fondazione mira ad ottenere il massimo valore per tutti i beni e servizi che acquista dai suoi
fornitori ed a mantenere i più alti standard etici nella contrattazione (vedi Codice Etico, art. 8, pag.
10/20). Detto valore include prezzo, qualità, livello di servizio, tempi di consegna e conformità con
leggi e regolamenti vigenti.
I fornitori devono essere selezionati utilizzando un processo equo e imparziale che assicuri alla
Fondazione la massimizzazione dei benefici dei beni e servizi acquistati.
Tutti i soggetti coinvolti nel processo di acquisto sono pienamente responsabili nell’assicurare
l’osservanza della presente procedura nell’area di loro competenza.
La presente procedura si applica per tutti gli acquisti di beni (incluse le immobilizzazioni materiali)
e servizi.
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3. Soggetti interessati
La presente procedura interessa:

Il Presidente

Il Direttore

Il Direttore Scientifico

Il Direttore Sanitario

Il Direttore Amministrativo

UOS Provveditorato ed Economato

UOS Patrimonio

UOS Legale e Contenzioso

UOS Bilancio

Tutti i responsabili delle Unità Operative (UOSD, UOC e UOS) delle tre aree (area
scientifica e di ricerca, area clinica assistenziale ed area amministrativa).
Il Presidente, il Direttore, il Direttore Scientifico, il Direttore Sanitario e il Direttore Amministrativo
sono anche indicati in questa procedura con il termine «Soggetti Apicali».
4. Ruoli e responsabilità
RUOLO
UOS
Provveditorato
RESPONSABILITA’
ed

Economato
Emette l’ordine di acquisto, lo firma, nel limite massimo di
20Mila
Euro
(per
importi
superiori
deve
ottenere
l’autorizzazione del DA), e lo invia al fornitore.

Trasmette all’UOS Legale e Contenzioso le informazioni
necessarie per la stesura del contratto, se del caso.

Coordina e dirige il processo di gara.

Partecipa al Comitato Acquisti.

Verifica e coordina periodicamente la valutazione delle
prestazioni dei fornitori (monitoraggio).
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
Gestisce l’”Albo Fornitori”.

Gestisce i contatti con i fornitori.

Collabora alla stesura del budget degli acquisti.

Verifica che gli ordini di acquisto o i contratti da emettere
rientrino nei limiti del budget assegnato.

Esegue pagamenti di importo non superiore a 50.000 Euro.

Si accerta che, al momento della firma del bonifico, la
fattura e tutti i documenti di supporto siano annullati con il
timbro “pagato”.
Tutti i responsabili delle

Definiscono il fabbisogno, cioè forniscono la descrizione del
Unità Operative (UOSD,
bene e servizio richiesto. Se del caso, definiscono il
UOC e UOS) ed i soggetti
capitolato tecnico o le specifiche di base.

apicali
Emettono la RdA indicando il nome della persona
responsabile di ricevere il bene e di verificare la
corrispondenza della qualità (natura e integrità del bene) e
della quantità con la copia dell’ordine di acquisto e con il
DDT.

Trasmettono una copia della RdA all’UOS Provveditorato
ed Economato, dopo aver ricevuto l’approvazione scritta
dalla direzione dell’area di competenza. Per le RdA emesse
dal Presidente, dal Direttore, dal Direttore Scientifico, dal
Direttore Sanitario e dal Direttore Amministrativo non è
necessaria l’approvazione da parte di organi superiori.
UOS
Legale
e

Contenzioso
Sulla
base
delle
informazioni
fornite
dalla
UOS
Provveditorato ed Economato, provvede alla stesura del
contratto.

Verifica la correttezza legale delle operazioni che si
vogliono realizzare.
Responsabile
del

Partecipa al Comitato Acquisti.

Per i beni, il responsabile del ricevimento, indicato nella
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ricevimento
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RdA, deve accertare la corrispondenza della qualità (natura e
integrità dei beni) e quantità dei beni ricevuti con la copia
dell’ordine e con il DDT. Tale verifica deve essere
evidenziata chiaramente sulla copia dell’Ordine in suo
possesso.

Per i servizi, chi ha usufruito del servizio prestato deve
attestare chiaramente sulla copia dell’ordine in suo possesso
che il servizio è stato prestato secondo i termini fissati
dall’ordine e/o dal contratto.
Ufficio Riscontro Fatture Verifica la corrispondenza dei prezzi indicati in fattura con quelli
all’interno dell’ordine di acquisto o contratto, la corrispondenza delle quantità
(opera
dell’UOS
Provveditorato consegnate con quelle fatturate e con quelle indicate nel DDT, che
ed Economato)
le condizioni di pagamento riportate in fattura corrispondono con
quelle indicate nell’ordine e la correttezza aritmetica e fiscale della
fattura. I controlli summenzionati devono essere evidenziati
chiaramente da chi fa il controllo, come prescritto dalla presente
procedura.
Direttore Amministrativo
Approva il pagamento delle fatture per importi superiori a 50.000
Euro, dopo aver accertato che le stesse siano state controllate in
conformità alla presente procedura. Firma il relativo bonifico. Si
accerta che, al momento della firma del bonifico, la fattura e tutti i
documenti di supporto siano annullati con il timbro “pagato”.
UOS Bilancio
Provvede alla contabilizzazione delle fatture passive e dei relativi
pagamenti, dopo aver accertato:
a) che la fattura evidenzia i riscontri svolti e sia stato approvato
il debito;
b) che i pagamenti si riferiscono a fatture valide.
Provvede alla contabilizzazione delle note di credito, dopo aver
accertato la validità delle stesse, cioè a dire se siano state
correttamente verificate e autorizzate secondo le procedure in
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vigore.
Comitato Acquisti

Provvede all’apertura e alla selezione delle offerte previa
valutazione tecnica e successivamente economica del
contenuto.

Valuta le risposte del Modulo “Scheda Qualifica Fornitori”
(Mod.1) e se la valutazione è positiva, il fornitore verrà
inserito nel relativo Albo.
5. Qualificazione dei fornitori
Il processo di qualificazione consiste nel verificare se un fornitore sia in possesso di tutti i requisiti
tecnici, amministrativi, legali e finanziari per costituire un rapporto stabile e continuativo. A tal fine
dovrà essere inviato dall’UOS Provveditorato ed Economato a tutti i potenziali fornitori il Modulo
“Scheda Qualifica Fornitori” (Mod.1), fatta eccezione dei fornitori con acquisti annui previsti
inferiori o uguali a 500 Euro, oppure ad alcune categorie di fornitori quali, ad esempio, ristoranti,
taxi, linee aere, hotel, cancelleria, materiale elettrico, etc.,
In caso di primaria e consolidata importanza nazionale/internazionale del Fornitore, l’UOS PeE può
decidere di inserirlo nell’Albo Fornitori senza svolgere il processo di qualificazione.
Sarà cura del Comitato Acquisti, costituito dal Soggetto Richiedente interessato (Responsabile di
un’UO o Soggetto Apicale), dall’UOS Legale e Contenzioso, dall’UOS PeE, da un tecnico esperto
dei beni e servizi da acquistare e, se del caso, dall’UOS Patrimonio, valutare le risposte del Modulo
“Scheda Qualifica Fornitori” (Mod.1) e, se la valutazione è positiva, il fornitore sarà incluso nel
relativo Albo.
Per i fornitori dove non è necessaria la qualificazione, è sufficiente la valutazione informale
dell’UOS Provveditorato ed Economato.
La metodologia di qualificazione dei fornitori è basata sulla verifica dei parametri indicati nel
Modello “Monitoraggio Fornitori” (Mod.2), che sono:

Fornitore storico

Fornitore certificato

Tempestività evasione ordine

Qualità prodotto/servizio
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
Organizzazione e professionalità del personale

Condizioni economiche

Assistenza post-vendita

Gestione reclami
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I fornitori ritenuti idonei, in base alla valutazione svolta dal Comitato Acquisti, vengono iscritti
nell’Albo in base al seguente rating:
S = Sufficiente
B = Buono
O = Ottimo
I fornitori qualificati, iscritti nel relativo Albo, vengono monitorati e valutati con cadenza
semestrale, in base ad un’analisi del numero e della gravità delle non conformità rilevate nell’anno
di riferimento e riportate sul Modulo “Monitoraggio Fornitori” (Mod.2).
La cancellazione del fornitore dall’Albo può avvenire, oltre che in seguito a esito negativo della
qualificazione (rating non sufficiente), anche per infrazione del Codice Etico.
La cancellazione di un Fornitore dall’Albo deve essere formalmente autorizzata dal Comitato
Acquisti e dal DA.
6. Selezione dei fornitori
6.1 Criteri generali
I criteri generali per la selezione del fornitore riguardano elementi quantitativi (costo del
bene/servizio) e qualitativi (termini di consegna, supporto tecnico, qualità, etc.) e sono qui di
seguito elencati.

Chi emette la RdA per un bene o un servizio dovrà individuare, se possibile, dall’Albo
Fornitori, un fornitore idoneo da utilizzare. In mancanza di un fornitore idoneo, per le
specifiche esigenze, il Richiedente dovrà coinvolgere l’UOS PeE per la valutazione del caso.

Per gli acquisti di beni/servizi di importo superiore a 50.000 Euro è obbligatorio il processo
di gara che sarà organizzato e diretto dall’UOS PeE. Il Comitato Acquisti provvede invece
alla valutazione e selezione del fornitore. Nel caso di un fornitore esclusivista del bene e
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servizio, il Richiedente dovrà inviare all’UOS PeE una dichiarazione del fornitore che
attesta l’esclusività del bene/servizio offerto.

Gli ordini di acquisto di importo superiore a 20.000 Euro devono essere approvati per
iscritto dal DA, prima che siano inviati al fornitore.
6.2 Il processo di gara

Per processo di gara si intende il processo utilizzato per assicurare che i prezzi pagati per
beni e servizi acquistati in nome e per conto della Fondazione siano equi e ragionevoli e
tengano conto della qualità, tempi, modalità di consegna, esperienza e reputazione del
fornitore.

In caso di acquisto di beni/servizi di importo superiore a 50.000 Euro è obbligatorio il
processo di gara.

È possibile derogare al processo di gara in presenza di:
 beni e servizi acquistati da fornitori esclusivisti;
 beni e servizi richiesti in situazioni di emergenza per la manutenzione o riparazione
di infrastrutture e attrezzature critiche, per le operazioni di routine e/o necessarie per
evitare gravi rischi di salute e sicurezza o per adempimenti normativi;
 beni e servizi forniti da fornitori strategici con i quali è attivo un contratto
pluriennale, che sarà sottoposto a gara alla scadenza.

L’UOS Provveditorato ed Economato sia in caso di gara che di deroga alla gara deve
compilare il modulo “Assegnazione gara/Deroga al processo di gara” (Mod.3), che dovrà
essere archiviato dall’UOS PeE insieme alla documentazione di supporto.

Il modulo “Assegnazione gara/Deroga al processo di gara” riepiloga sinteticamente:
 le motivazioni per cui è stato scelto il fornitore vincitore della gara;
 le specifiche cause di deroga al processo di gara;
 la giustificazione del prezzo.

Il processo di gara si svolge nell’ordine seguente:
 L’UO o il Soggetto Richiedente invia all’UOS PeE la RdA con allegato, se del caso,
il capitolato tecnico o le specifiche.
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 L’UOS PeE invia contemporaneamente ad almeno due ditte qualificate (cioè iscritte
nell’Albo Fornitori) la richiesta di offerta (Mod.5), allegando, se del caso, il
capitolato e/o le specifiche. L’UOS PeE richiede che l’offerta sia fatta pervenire in
un’unica busta chiusa sigillata, entro una data fissata.
 L’UOS PeE può, se lo ritiene necessario, chiedere contestualmente offerte a ditte non
qualificate, ma l’incarico dovrà essere assegnato solo dopo la fase di qualificazione.
 Il Comitato Acquisti, formato dal responsabile dell’UOS PeE, dal Richiedente del
bene/servizio, dall’UOS Legale e Contenzioso, da un tecnico esperto dei beni e
servizi da acquistare e, se del caso, dall’UOS Patrimonio, provvede all’apertura e alla
selezione delle offerte previa valutazione tecnica e successivamente economica del
contenuto. È responsabilità dell’UOS PeE organizzare l’apertura delle buste e
coordinare l’attività del Comitato. In caso di assenza di uno o più componenti, l’UOS
PeE può decidere ugualmente di aprire le buste.
 Per poter effettuare la valutazione definitiva, il Soggetto Richiedente, coadiuvato
dalle altre funzioni coinvolte, prepara la comparazione tecnica ed economica delle
ditte partecipanti alla gara in modo da facilitare la scelta della ditta più vantaggiosa.

Il rappresentante dell’UOS Legale e Contenzioso provvede alla stesura del Modulo 3, che
illustra i criteri di scelta e giustifica la scelta del fornitore, e lo archivia con la
documentazione relativa.

L’UOS PeE, una volta selezionato il fornitore, emette l’ordine di acquisto (Mod.6), lo fa
firmare dal responsabile, ottiene l’autorizzazione scritta dal DA e lo invia direttamente al
fornitore.

Qualora si ritiene che sia necessaria l’emissione di un contratto, l’UOS PeE trasmette
all’UOS Legale e Contenzioso le informazioni necessarie per la stesura del contratto.

L’UOS Legale e Contenzioso provvede ad ottenere la firma del fornitore ed invia il contratto
per la firma del rappresentante legale o del procuratore della Fondazione. Quest’ultimo
dovrà inoltre provvedere a:
 eventuale registrazione del contratto;
 conservare un originale;
 inviare l’altro originale al fornitore;
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 inviare una copia o estratto del contratto all’UOS PeE e al Soggetto Richiedente,
quali responsabili dell’applicazione delle clausole.

A seguito della creazione del contratto, è necessario emettere sempre l’Ordine di Acquisto
secondo le normali procedure aziendali, che avrà esclusiva validità interna per ragioni
amministrative e non dovrà per alcun motivo essere inviato al fornitore.
6.3 Acquisti che non richiedono il processo di gara
Gli acquisti di beni/servizi d’importo inferiore a 50.000 Euro o in deroga al processo di gara, si
svolgono secondo l’iter qui di seguito indicato:

Il Soggetto Richiedente invia all’UOS PeE la RdA.

L’UOS PeE invia una richiesta di offerta (Mod.5) a un fornitore qualificato, iscritto
nell’Albo Fornitori.

L’UOS PeE ricevuta l’offerta, in accordo con il Richiedente, contatta il fornitore per la
negoziazione economica e per la definizione delle condizioni commerciali. Se lo ritiene
opportuno può procedere alla verifica dell’economicità chiedendo un’offerta ad un altro
fornitore.

L’UOS PeE emette l’ordine di acquisto e lo invia al fornitore.

Nel caso si ritiene che sia necessario stipulare un contratto con il fornitore, la procedura da
seguire è quella indicata in precedenza nella sezione 6.2 pag.8.
È vietata la pratica del frazionamento degli ordini per eludere il processo di gara.
7. Compilazione e approvazione della richiesta di acquisto
La RdA (Mod.4) è il documento con il quale il responsabile di un’Unità Operativa o un Soggetto
Apicale richiede l’acquisto di uno o più beni o servizi e, se del caso, la Direzione dell’area di
competenza lo autorizza per iscritto. Per le RdA emesse dai soggetti Apicali non è necessaria
l’approvazione di organi superiori. La RdA costituisce il documento che attiva l’iter di acquisto di
beni e servizi da parte dell’UOS PeE.
Gli elementi costitutivi della RdA (Mod.4) sono:
1. il numero del documento;
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2. la tipologia dell’acquisto;
3. il codice del Centro di responsabilità al quale bisogna addebitare il costo;
4. dati del Richiedente;
5. prezzo totale presunto, per la verifica della capienza del budget;
6. indicazione dell’oggetto o degli oggetti da acquistare;
7. indicazione del nome della persona che provvederà al ricevimento del bene e verificherà la
corrispondenza della quantità e qualità ricevuta con l’ordine e il DDT, dandone evidenza
scritta;
8. indicazione del nome della persona che ha richiesto il servizio e che provvederà ad attestare
per iscritto, sul retro dell’OdA, che il servizio è stato prestato in conformità all’ordine e/o al
contratto;
9. eventuali note esplicative con l’eventuale segnalazione del fornitore suggerito e
dell’urgenza;
10. il riferimento di eventuali allegati (ad esempio, capitolato tecnico, specifiche, etc.);
11. la firma del Richiedente e del Responsabile che approva la RdA.
Il Richiedente compila correttamente la RdA e provvede, se del caso, a farla approvare dalla
Direzione dell’area di riferimento ed a inviarne, senza indugio, una copia all’UOS PeE. Pertanto, la
RdA è emessa solo in due copie: una per il Richiedente, l’altra per l’UOS PeE.
8. Emissione dell’ordine di acquisto
L’UOS Provveditorato ed Economato sulla base della RdA o dei risultati del processo di gara,
emette l’ordine di acquisto (Mod.6) e trasmette l’originale al fornitore, una copia all’UO o al
soggetto che ha emesso la RdA, una copia alla persona designata a ricevere il bene o ad attestare il
corretto ricevimento del servizio, una copia all’ufficio Riscontro fatture e una copia per archivio.
Come indicato in precedenza, anche in presenza di un contratto, viene sempre emesso l’ordine di
acquisto, che avrà esclusiva validità interna per ragioni amministrative e non dovrà essere inviato al
fornitore.
Gli elementi costitutivi dell’Ordine di Acquisto sono:
1. il numero del documento;
2. l’indirizzo del fornitore;
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3. l’identificazione del bene o del servizio richiesto specificando:
 il codice identificativo, se esiste;
 la descrizione esatta del bene/servizio;
 l’unità di misura e la quantità ordinata dei beni;
 il prezzo unitario quotato e l’eventuale sconto da applicare;
 il totale imponibile e il totale imponibile con l’IVA.
4. l’identificazione delle condizioni di fornitura (data, luogo di consegna e condizioni di
pagamento);
5. firma del responsabile dell’UOS Provveditorato ed Economato che emette l’ordine;
6. firma di chi autorizza l’ordine, se l’importo totale è uguale o superiore a 20.000 Euro.
Sul retro dell’ordine sono riportate le clausole di rispetto del Codice Etico della Fondazione e del
Modello ex D. Lgs.231/2001.
Sul retro della copia dell’ordine destinata al soggetto designato dalla RdA a ricevere il bene, è
riportata la seguente dicitura:
«La fornitura è stata ricevuta. È stata verificata la corrispondenza tra i beni ricevuti in quantità e
qualità con quelli dichiarati nel DDT e nell’ordine di acquisto. Non si rilevano irregolarità.»
Data………………………………
Firma……………………………………..
(per esteso da chi ha ricevuto il bene e firmato il DDT)
Sul retro della copia dell’ordine destinata a chi ha richiesto il servizio, è riportata la seguente
dicitura:
«Il servizio è stato prestato correttamente in conformità all’ordine o/e contratto. Non si rilevano
irregolarità.»
Data………………………………
Firma……………………………………..
(per esteso da chi ha richiesto il servizio)
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Il soggetto che riceve il bene o il servizio deve inviare, senza indugio, all’ufficio riscontro fatture
(UOS Provveditorato ed Economato) una copia dell’ordine che contiene le suddette attestazioni e
una copia del DDT.
9. Ricevimento
9.1 Ricevimento di beni
La persona incaricata a ricevere il bene, indicata nella RdA, dovrà verificare la corrispondenza in
quantità e qualità tra i beni ricevuti e quelli dichiarati nel DDT e nell’ordine.
Al ricevimento dei beni si possono verificare i seguenti casi:
a) Quantità dei beni ricevuti maggiore della quantità dei beni ordinati.
In tal caso l’incaricato del ricevimento rileva la quantità dei beni ricevuti e la comunica al
Richiedente. Il Richiedente può:
 avviare la procedura di reso al fornitore;
 accettare la quantità in più, comunicando tempestivamente all’UOS Provveditorato
ed Economato la necessità di predisporre l’ordine di acquisto.
b) Quantità dei beni ricevuti inferiore alla quantità dei beni ordinati.
In tal caso, l’incaricato del ricevimento blocca l’ordine e comunica la situazione al
Richiedente, il quale provvede a sollecitare il fornitore, unitamente all’UOS Provveditorato
ed Economato, a consegnare i beni mancanti.
c) Beni non conformi
Nel caso in cui l’incaricato del ricevimento dovesse riscontrare una non conformità dei beni
ricevuti (ad esempio, colli danneggiati, apparecchiatura medicale inadeguata per mancato
rispetto della specifica di acquisto, mancato rispetto dei termini di consegna, ecc), provvede,
senza indugio, ad avvisare, tramite il modulo “Rapporto di non conformità” (Mod.7) il
Richiedente.
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Sarà cura del Richiedente e dell’UOS Provveditorato ed Economato decidere le azioni da
intraprendere (ad esempio, avviare la procedura di reso al fornitore o accettare con riserva i
beni, etc.).
I beni risultati non conformi vengono individuati apponendovi sopra un cartellino con la
dicitura “Beni non conformi”.
Se i beni acquistati sono immobilizzazioni materiali, l’incaricato del ricevimento dovrà chiedere
alla Direzione Sanitaria che sia applicata su ogni bene l’etichetta inventariale.
9.2 Ricevimento di servizi
Il ricevimento dei servizi dovrà essere rilevato sulla relativa copia dell’ordine di acquisto nel mese
di avvenuta prestazione. Tale copia dovrà essere inviata tempestivamente all’ufficio Riscontro
fatture presso l’UOS Provveditorato ed Economato.
Al ricevimento del servizio si possono verificare i seguenti casi:
a) Prestazione ricevuta maggiore di quella ordinata
Il Richiedente può:
 accettarla, motivandola, e chiedendo all’UOS Provveditorato ed Economato
l’emissione di un ordine d’acquisto ad integrazione del precedente;
 respingerla, bloccando l’ordine di acquisto e avvisando l’UOS Provveditorato ed
Economato, che sarà coinvolto nelle eventuali trattative con il fornitore.
b) Prestazione ricevuta parziale rispetto a quella ordinata
Il Richiedente blocca l’ordine di acquisto, avvisando l’UOS Provveditorato ed Economato,
in attesa che il servizio sia completato.
c) Prestazioni non conformi
Nel caso in cui il Richiedente dovesse rilevare una non conformità del servizio prestato (ad
esempio, servizi di manutenzione ordinaria inadeguati per mancato rispetto degli standard di
qualità previsti dal contratto), provvederà senza indugio ad avvisare tramite il modulo
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“Rapporto di non conformità” (Mod.7) l’UOS Provveditorato ed Economato, che deciderà le
azioni da intraprendere.
10. Ricevimento e controllo delle fatture
La fattura emessa dal fornitore, con l’indicazione del numero dell’ordine di acquisto o del contratto,
è inviata direttamente all’Ufficio “Riscontro fatture” (presso l’UOS Provveditorato ed Economato).
Questo ufficio verifica:
 la corrispondenza dei prezzi indicati in fattura con quelli dell’Ordine di Acquisto;
 la corrispondenza delle quantità consegnate con quelle fatturate;
 le condizioni di pagamento riportate in fattura corrispondono con quelle indicate nell’Ordine
di Acquisto;
 la correttezza aritmetica e fiscale della fattura.
Se le suddette informazioni concordano, l’Ufficio procede all’approvazione del debito.
Ad evidenza delle verifiche soprariportate, l’Ufficio appone sulla fattura il timbro, qui di seguito
indicato:
Riscontro fattura come da procedura
Firma…………………………….
Debito approvato
Firma………………………….
Data Pagamento…………………..
11. Contabilizzazione delle fatture e dei pagamenti
L’Ufficio Contabilità, che fa parte dell’UOS Bilancio, riceve la fattura con i documenti di supporto.
Prima di avviare la procedura di contabilizzazione, l’Ufficio Contabilità si accerta che la fattura
evidenzi la firma per esteso della persona dell’Ufficio “Riscontro fatture” che ne conferma la
validità attraverso il timbro.
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L’Ufficio Contabilità riceve copia dei bonifici emessi e delle relative fatture. Una volta accertato
che il pagamento sia stato formalmente autorizzato, secondo le procedure in vigore, procede alla
contabilizzazione.
12. Archiviazione
L’UOS Provveditorato ed Economato è responsabile dell’archiviazione della documentazione a
supporto dell’acquisto. In particolare, archivia in formato cartaceo:

l’Ordine di Acquisto;

la copia dell’OdA che evidenzia che il bene è stato ricevuto e che il servizio è stato prestato;

il DDT;

la fattura di acquisto;

le distinte di bonifico con le relative autorizzazioni;

la scheda di qualifica del Fornitori;

la scheda “Monitoraggio Fornitore”;

la scheda “Assegnazione Gara/Deroga al processo di gara;

la RdA.
L’incaricato del ricevimento dei beni archivia il DDT in caso di merce non conforme.
13. Reportistica di controllo
L’UOS Provveditorato ed Economato elabora con cadenza giornaliera un report che indica:
a) in sequenza numerica, gli Ordini di Acquisto emessi;
b) per ogni Ordine di Acquisto, se il bene o il servizio relativo è stato ricevuto;
c) per ogni bene e servizio ricevuto, se la relativa fattura è pervenuta.
L’UOS Provveditorato ed Economato analizza il suindicato report con l’obiettivo di:

portare all’attenzione delle UO coinvolte ordini non evasi da molto tempo e per poter
contattare il fornitore inadempiente per sollecitare l’invio dei beni o la prestazione dei
servizi ordinati;
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 rilevare beni e servizi ricevuti scoperti da fattura necessari per effettuare la registrazione
contabile alla fine dell’esercizio o di un periodo per «fatture da ricevere»;
 rilevare eventuali anomalie o incongruenze.
14. Abbreviazioni
DA Direttore Amministrativo
DDT Documento di trasporto
OdA Ordine di Acquisto
RdA Richiesta di Acquisto
UO
Unità Operativa
UOC Unità Operativa Complessa
UOS Unità Operativa Semplice
UOSD Unità Operativa Semplice Dipartimentale
UOS PeE Unità Operativa Semplice Provveditorato ed Economato
15. Avvertenze
In caso di dubbi sull’interpretazione e sull’applicazione dei contenuti della presente procedura, si
prega di rivolgersi alla Sig.ra Cristina Vurruso.
Tutti coloro che venissero a conoscenza direttamente o indirettamente di fatti e/o comportamenti
non conformi alla presente procedura, devono segnalarli all’Organismo di Vigilanza, anche in
forma anonima.
16. Modulistica
Mod.1 Scheda qualifica fornitori
Mod.2 Monitoraggio fornitori
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Mod.3 Assegnazione gara/Deroga al processo di gara
Mod.4 Richiesta di acquisto
Mod.5 Richiesta di offerta
Mod.6 Ordine di acquisto
Mod.7 Rapporto di non conformità
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