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Il processo di esportazione
Dal primo di gennaio entrano in vigore in via definitiva gli emendamenti sulla sicurezza emanati dall’Agenzia delle
Dogane. Il presente documento ha lo scopo di descrivere le integrazioni che sono previste al processo di esportazione
al fine di ottemperare alla nuova norma nell’ottica della fluidificazione e dell’ottimizzazione delle attività perseguita
tradizionalmente dal sistema telematico E-port dell’Autorità Portuale.
I documenti coinvolti
Per tutte le merci che lasciano il territorio della comunità scortate da un documento doganale di esportazione e
transito e/o transito, le informazioni sulla sicurezza vengo veicolate all’Agenzia delle Dogane per tramite della
dichiarazione doganale stessa. Per le merci destinate ad uscire dal territorio della comunità che non sono scortate da
una dichiarazione doganale di esportazione/transito è prevista l’emissione di una EXS che contiene i dati relativi alla
sicurezza. Questi documenti devono essere presentati alla dogana per il trasporto in container almeno 24 ore prima
del carico sulla nave, nel caso di short sea il tempo si riduce a 2h prima dell’imbarco. I controlli sulla sicurezza per le
merci scortate da dichiarazione doganale coincidono, in modo prevalente , con le verifiche doganali. Solo le partite
che hanno particolari indici di pericolosità rischiano un controllo di sicurezza sul manifesto merci in partenza.
Per le merci scortate dal documenti EXS il controllo di sicurezza viene interamente espletato per tramite del manifesto
merci in partenza.
Gli estremi delle dichiarazioni doganali telematiche, manuali e le EXS (tipicamente l’MRN corrispondente) vengono poi
inseriti dallo spedizioniere doganale negli ordinativi di imbarco a conferma che la merce ha completato il circuito
doganale. Gli ordinativi vengono trasmessi dal sistema E-port al terminal che effettuate le sue verifiche restituisce
esito positivo o dettaglio di anomalia.
Gli agenti marittimi trasmettono al sistema e ai terminal le loading list che riportano i contenitori che desiderano
imbarcare. Queste liste vengono modificate e integrate fino alla chiusura doganale prevista dal terminal per quel
determinato viaggio.
Il manifesto merci in partenza, trasmesso in modalità progressiva via via che gli pervengono gli ordinativi, per un
determinato viaggio include le dichiarazioni doganali che hanno i contenitori inseriti in loading list e che naturalmente
hanno ordinativo di imbarco positivo. L’Agenzia delle dogane risponde ad ogni invio di parte di manifesto
evidenziando MRN (dichiarazioni doganali) che per il momento non sono imbarcabili perché in attesa di analisi di
sicurezza.
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Schema grafico del processo
Figura 1 - Schema generale del processo di esportazione con l'introduzione degli emendamenti sulla sicurezza
Il Processo in termini di chi fa cosa
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Agente trasmette Loading List. Il terminal non appena disponibile si occupa di inoltrarla ad E-port questo
anche se quella disponibile riguarda una singola linea (in caso di nave in pool).
Agente trasmette eventuale aggiornamento successivo della Loading List. Il terminal non appena
disponibile si occupa di inoltrarla ad E-port.
Il terminal prima della chiusura doganale trasmette ad E-port Loading List finale.
Lo spedizioniere doganale trasmette ad E-port gli Ordinativi di imbarco a partire dalla data/ora di apertura
doganale alla data di chiusura doganale, indicata dal terminal e relativa al viaggio nave inserito dall’agente
marittimo a sistema. Naturalmente le dichiarazioni doganali e di conseguenza gli ordinativi di imbarco,
potranno essere elaborati/trasmessi solo nel caso di merce presente in area doganale (ad eccezione di
merci pervenute via ferrovia, per cui è accettabile che siano nelle adiacenze del Campasso, e delle merci
per cui la dogana sia stata espletata in una dogana interna).
E-port genera un prototipo di manifesto incrociando i contenitori indicati sulla loading list e gli ordinativi
inviati che hanno esito positivo. L’ordinativo è valido solo se il contenitore è presente nel parco del
terminal.
Lo spedizioniere nave importa tramite specifiche funzionalità sull’applicazione manifesti merce in partenza
il prototipo prodotto da E-port.
Il manifesto parziale generato viene trasmesso all’Agenzia delle Dogane e viene ricevuto il relativo esito.
Il sistema segnala allo spedizioniere nave eventuali discrepanze tra i contenitori presenti nell’ultima
Loading List e agli item-contenitori che hanno avuto esito positivo sul MMP
Il sistema trasmette al terminal un messaggio XML generato automaticamente che riporta l’elenco degli
MRN con i relativi contenitori ed il loro stato doganale (imbarcabili, in attesa di esito). L’elenco trasmesso
viene sempre incrociato con l’ultima loading list disponibile.
Il terminal imbarca in base all’esito positivo del manifesto merci in partenza.
Lo spedizioniere nave successivamente alla chiusura doganale convalida il MMP trasmettendo il record H
all’Agenzia delle dogane. Nel caso ci siano ancora delle merci soggette a verifiche e quindi in attesa di esito
le partite corrispondenti non potranno essere imbarcate e verranno automaticamente annullate del
manifesto.
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Raccomandazioni
Agenti Marittimi
Dalle considerazioni precedenti consegue che i tempi di sincronizzazione sono di massima rilevanza e, in
particolare, l’invio da parte delle Agenzie, delle loading list non può essere effettuato in prossimità della
chiusura doganale. Questo perché più la loading list viene ritardata più viene ritardata l’emissione del
manifesto con la conseguenza che si alza notevolmente la probabilità di contenitori che non possono essere
imbarcati perché in attesa di esito di manifesto. Indicativamente la loading list deve quindi essere inviata
dall’Agente al Terminal 24 ore prima e comunque non meno di 12 ore prima della chiusura doganale
(closing time).
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Spedizionieri Merce
Lo spedizioniere merce deve trasmettere gli ordinativi di imbarco che devono essere compilati con la
massima cura, in particolare nell’esplicitazione degli MRN e trasmessi tempestivamente. Va ulteriormente
ribadito che la dichiarazione doganale deve obbligatoriamente essere presentata (trasmessa) alla dogana
almeno 24 ore prima dell’inizio dell’imbarco (operativamente l’inizio dell’imbarco è da considerarsi
coincidente con la closing time del terminal). Nel caso di short sea il tempo si riduce a 2h prima
dell’imbarco.
In caso di imbarco parziale (non tutti i contenitori di pertinenza di una dichiarazione doganale sono
imbarcati) occorre fare pervenire allo spedizioniere nave tutti i dettagli della spedizione pena il rischio di
perdita di imbarco.
Ricapitolando quindi:
•
Compilare le dichiarazioni doganali associando per ogni eventuale singolo il/i contenitore afferente.
È consigliato specificare i contenitori di pertinenza per ogni singolo della dichiarazione doganale.
Questo favorisce l’eventuale comunicazione successiva per un imbarco che sia stato effettuato
parzialmente.
•
Presentare le dichiarazioni doganali 24h ore (relative a contenitori) prima dell’imbarco
L’emendamento sicurezza prescrive che le dichiarazioni doganali devono essere presentate (allibrate
– trasmesse) 24h ore prima dell’imbarco, nel caso di short sea il tempo si riduce a 2h prima
dell’imbarco. L’esito sicurezza nella stragrande maggioranza dei casi sarà comunicato
contestualmente all’esito doganale, ma in ogni caso la conclusione del circuito sicurezza avviene per
tramite del manifesto che potrebbe evidenziare, in casi particolari, la necessità di ulteriori controlli.
•
Emettere l’ordinativo per tempo
Il processo portuale, per aumentare al massimo la probabilità dell’imbarco che sarà possibile solo
ad esito positivo di manifesto, prevede che lo Spedizioniere Nave trasmetta il manifesto merci in
partenza in modo progressivo. L’invio tempestivo dell’ordinativo di imbarco permette di sfruttare a
pieno questa opportunità.
Di seguito alcune note sulla compilazione degli ordinativi in caso di EXS/LME
•
•
•
•
Codice registro per EXS = XS
Nel caso di transhipment inferiore ai 14 giorni si continuerà a compilare l’LME, dove non è
obbligatorio l’MRN ma l’esito/Cin e Data ed il registro può assumere il valore previsto (basta
che non sia XS)
Nel caso di transhipment superiori ai 14 giorni è prevista la compilazione della EXS, ma nel
campo del trasporto bisognerà continuare ad indicare LME, il registro dovrà essere XS e dovrà
essere compilato l’MRN. In questo caso non bisogna compilare l’esito/cin e data.
Nel caso di dichiarazione EXS generica (NO Transhipment), nel campo del trasporto si potrà
indicare la tipologia del documento corrispondente (no LME), l’MRN sarà obbligatorio ed il
registro sarà XS. In questo caso non bisogna compilare l’esito/con e data.
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Riepilogo
Tipologia
documento
CAMPO MRN
REGISTRO
ESITO,CIN,DATA
LME (entro i 14 gg)
Non presente
Diverso da XS
Presente
LME (oltre i 14 gg)
Presente
XS
Non Presente
Diverso da LME
Presente
XS
Non Presente
Eventuali altri casi di
merci che escono dalla
comunità senza essere
scortati da documento
doganale
•
E’ possibile che le merci afferenti ad una unica dichiarazione (MRN) non siano totalmente destinate
all’imbarco (o imbarcate). Si evidenziano i seguenti casi:
-
Lo Spedizioniere Merce emette ordinativo di imbarco con l’intento di imbarcare solo
parzialmente le merci afferenti ad un’unica dichiarazione doganale (1 MRN)
Si consiglia, qualora sia possibile, di evitare questo caso emettendo dichiarazioni separate.
Operando in questo modo la procedura si semplifica drasticamente riconducendo gli eventuali
due imbarchi parziali in due imbarchi totali
-
La loading list limita l’imbarco e determina imbarco parziale della bolla
La loading list trasmessa dall’Agente taglia una o più merci (contenitori) afferenti ad un’unica
dichiarazione. Lo Spedizioniere Merce potrà essere contattato dallo Spedizioniere Nave che si
occupa del manifesto merci in partenza per avere le informazioni necessarie all’imbarco
parziale (vedi sotto). Nel caso di dubbi, in alternativa può contattare il call center.
-
Per motivi diversi la merce afferente ad un’unica dichiarazione doganale (MRN) è imbarcata
parzialmente
Non tutte le merci afferenti ad una dichiarazione doganale (MRN) e previste all’imbarco lo sono
state effettivamente. La notifica di imbarco parziale avviene a posteriori da parte del terminal
per tramite della loading report. Anche in questo caso lo Spedizioniere Merce potrà essere
contattato dallo Spedizioniere Nave che si occupa del manifesto merci in partenza per avere le
informazioni necessarie all’imbarco parziale (vedi sotto). Nel caso di dubbi, in alternativa può
contattare il call center.
Nel caso di imbarco parziale è necessario specificare per ogni contenitore/merce che si intende
imbarcare colli e il peso suddivisi per ogni singolo di appartenenza della dichiarazione doganale .
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Spedizioniere Nave
Premesso che, come da circolare prot. 148463 RU del 23 dicembre 2011:
I nuovi tracciati ver. 4.3 saranno messi in produzione dall’Agenzia delle Dogane a partire dal 5
gennaio dalle ore 11.00. Di conseguenza i MMP, presentati prima del 5 gennaio 2012,devono
essere convalidati/chiusi improrogabilmente entro e non oltre il 4 gennaio, inviando il record di
chiusura “H” (che deve essere inviato separatamente dagli altri tipi record). Inoltre, la convalida delle
integrazioni dei manifesti presentati prima del 5 gennaio 2012, devono essere presentate in
dogana in tempo utile per consentire all’ufficio competente di convalidare tali integrazioni
entro e non oltre il 4 gennaio. Sempre entro il 4 gennaio gli uffici della dogana dovranno
apporre il visto uscire alle dichiarazioni di esportazione di competenza.
Lo spedizioniere che cura la compilazione del manifesto può trasmettere il manifesto merci in partenza in
modo progressivo, e quindi a parti, appena disponibile la prima loading list di pertinenza e i primi ordinativi
di imbarco. In caso di necessità contatta il call center.
Sarà necessario specificare manualmente, quando si hanno a disposizione i dati, colli e peso suddivisi per
singolo nel caso di gli imbarchi parziali. Nel caso tali dati non siano disponibili lo Spedizioniere Nave dovrà
contattare lo Spedizioniere Merce eventualmente supportato dal call center.
Alla chiusura doganale lo spedizioniere nave effettua l’ultima trasmissione per tramite della final loading list
trasmessa a cura del terminal.
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Terminal
Completa con le date di pertinenza i viaggi nave inseriti dall’agente. Trasmette le loading list parziali e
quella definitiva (final loading list) prima della chiusura doganale, imbarca le merci che hanno ottenuto
esito positivo del manifesto merci in partenza. A carico nave effettuato restituisce conferme di imbarco
(loading report).
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Cronogramma temporale di massima
Condizioni iniziali:
-
Viaggio presente a sistema a cura dell’Agente Marittimo
Date operative compilate a cura del Terminal
Chi
Quando
Cosa
Verso chi
Spedizioniere
Merce
24h prima dell’imbarco.
Nel caso di short sea il
tempo è ridotto a 2h prima
dell’imbarco.
A partire da 24h prima
della chiusura doganale
(closing time)
Successivamente
alla
ricezione
da
parte
dell’Agente
A
svincolo
doganale
ottenuto
Presenta dichiarazione doganale
Agenzia
Dogane
Loading list e aggiornamenti
Terminal
Sistema
Telematico
Sistema
Telematico
Agente
Marittimo
Terminal
Spedizioniere
Merce
Spedizioniere
Nave
Sistema
Telematico
Terminal
Spedizioniere
Nave
Sistema
Telematico
Terminal
Spedizioniere
Nave
Sistema
Telematico
Terminal
Loading list e aggiornamenti
Ordinativo di imbarco
delle
/
Sistema
Telematico
/
Terminal
Appena disponibile
a Emette Manifesto Merci in partenza Agenzia delle
sistema il prototipo di (parte)
Dogane
manifesto (Loading list +
ordinativi)
Alla ricezione dell’esito Trasmette elenco merci manifestate con Terminal
manifesto
stato (MRN – Sigla Cnt)
30 min. prima della Trasmette Final Loading List
Sistema
chiusura doganale
Telematico
A chiusura doganale
Effettua ultimo invio manifesto
Agenzia delle
Dogane
Alla ricezione dell’esito Trasmette elenco merci manifestate con Terminal
manifesto
stato (MRN – Sigla Cnt)
Ricevuto esito manifesto Inizia pianificazione e successivamente Operazione
post chiusura
imbarco
interna
Successivamente all’ultimo Trasmette record H di chiusura manifesto. Agenzia delle
invio
Le merci ancora in attesa di esito sono Dogane
eliminate.
Alla ricezione dell’esito Trasmette elenco merci manifestate con Terminal
manifesto
stato (MRN – Sigla Cnt). Le eventuali merci
che erano in attesa e che ricevono ok
all’imbarco non hanno garanzia di essere
imbarcate.
Alla conclusione delle Trasmette loading report
Agente
operazioni di imbarco /
Marittimo
/
partenza nave
Sistema
Telematico
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