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insplacorso
STILETTO ACADEMY
INSPLACORSO
inspiration
• planner • corso
Una sbirciatina!
Organizzare un evento Sponsorizzato
Idea & progetto originale
Veronica Benini - 2014
Grafica & realizzazione 2015-16
Veronica Benini
`
Customizzazioni / affiliazione / corsi tematici
[email protected]
insplagenda è un marchio registrato
Se hai delle idee o domande scrivici, rispondiamo sempre:
[email protected], @StilettoAcademy su Tw / IG / FB
• #insplacorso by stilettoacademy.com •
Una sbirciatina!
organizzare
un evento
SPONSORIZZATO
by
Veronica Benini
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Evento
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Data
• #insplacorso by stilettoacademy.com •
“Se non ci provi,
non lo scoprirai mai”
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planner
+
corso
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#insplacorso
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Benvenuta a bordo!
#insplacorso è un progetto ideato da Veronica Benini per Stiletto Academy.
I nostri corsi sono nati dall’esperienza quinquennale di Stiletto Academy per
l’organizzazione dei nostri propri eventi, e sono composti da tutte le specialità
che ruotano intorno alle nostre attività.
Abbiamo deciso di condividere la nostra esperienza sotto forma di
piccoli moduli in PDF con il supporto di lezioni in hangout o dal vivo. I
temi sono molti e saranno implementati nel corso dell’anno con tutte
le expertises delle socie fondatrici, le Stiletto Coach e le nostre socie
sostenitrici: marketing evenemenziale, product placement, CS e relazioni
con la stampa, coinvolgimento di influencer, markette digital, campagne di
marketing non convenzionale, gamification, negoziazione, work-life balance,
personal branding, blogging, attività sponsorizzate, relazioni internazionali.
Condizione sine qua non per tenere uno dei nostri corsi: essere delle
#fottuteprofessioniste (cit. Estetista Cinica!). Solo chi mangia il tema
quotidianamente e conosce tutte le insidie, senza smettere di imparare
sbagliando, potrà veicolare un #insplacorso. Puoi avere la certezza che ogni
teacher che fa un corso con noi ha un’esperienza pluriennale alle spalle e
condividerà con te i suoi successi e insuccessi. Perché si impara soprattutto
quando si sottovalutano le situazioni o si fanno delle cazzate, e noi siamo
partidarie delle esperienze raccontate nella loro interezza.
I proventi dei nostri corsi servono a sostenere la nostra Associazione, dopo
aver retribuito gli insegnanti.
Insplagenda è la nostra agenda planner in formato A5. La sua grafica è
semplice e ironica, e i fogli sono intercambiabili. Questi corsi sono in formato
insplagenda A5 per permetterti di portarli sempre con te, e sostituirli a
volontà. Puoi ritampare tutte le pagine di note e checklist, e ne trovi tante
altre nel “gallinaio”, il nostro gruppo segreto su facebook, o nella newsletter
dell’insplagenda con i famosi “plugin”.
Questo insplacorso ha una parte di testo introduttiva, i 25 punti della relazione
brand-evento, una sezione dettagliata su come ideare un product palcement
evenemenziale con 11 case study inediti, e il decalogo dell’organizzatrice di
eventi. Spero che questo insplacorso ti aiuti a fare i primi piccoli passi nel
mondo degli eventi sponsorizzati e non esitare a contattarmi se hai delle
domande. Buon lavoro!
Buon lavoro!
• #insplacorso by stilettoacademy.com •
Bibliografia
Per questo insplacorso hai bisogno di aver letto prima il mio ebook “Guida bionda
per influencer”. Costa 1,50 euro e lo trovi online da Bookrepublic o Amazon. Lo
puoi sfogliare dal telefono senza kindle. È breve e lo leggi in mezz’ora, ma descrive
bene che cos’è una marketta, perché gli sponsor si interessano ai blogger e come
si fa per non vendersi a un brand conservando la tua etica. Grazie!
METODO #Spostit: come funziona?
Hai visto il posto per gli #spostit? Funziona così: puoi incollarci dei post-it piccoli
sopra e toglierli, sostituirli o eliminarli via via che cambi idea o finisci delle cose,
oppure incollarci delle basi pre-stampate su post-it realizzate col nostro tutorial
che puoi scaricare sul sito stilettoacademy.com/spostit. Il tutorial ti permette di
piazzare dei post-it su un foglio A4 e stamparci sopra delle basi come checklist,
appuntamenti, etc. Se sei brava con qualche programma di grafica puoi farti i
tuoi spostit da sola, sono utilissimi!
Prendi una pagina d’agenda liscia e mettici dei Post-it
RINNOVO
PASSAPORTO:
-
bollo
foto decenti
pass vecchio
formulario
DA FARE:
Tizia
richiama Caia
fai ricarica
x chiama
x
Spostali di pagina o sostituiscili quando finisci le cose:
SPESA:
latte
cereali fragole
sale grosso
broccoli
scolapasta
detersivo
dentifricio
RINNOVO
PASSAPORTO:
-
bollo
foto decenti
pass vecchio
formulario
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Perché fare degli eventi sponsorizzati?
Gli eventi sponsorizzati sono una tipologia mista e molto difficile da
calibrare: da una parte hai l’evento portante, il cosiddetto “contenuto”,
che può essere una mostra d’arte, un concerto, un workshop, una
presentazione, una conferenza o tavola rotonda, eccetera.
Dall’altra parte ci sono gli sponsor che prendono l’evento come contenitore
per promuoversi, e anche loro devono avere i riflettori puntati sopra.
Chi decide come e quanto puntare le luci sei tu, Direttrice d’Orchestra.
I brand ti sponsorizzano non perché siano buoni e filantropi, ma perché
sono interessati al pubblico e alla visibilità mediatica del tuo evento.
Per loro l’evento è un contenitore per un messaggio promozionale
esperienziale. Il loro interesse sta nelle persone, e con la sponsorizzazione
loro pagano l’essere visti dal tuo target, sia durante l’evento che online e
sulla stampa, ma vogliono che l’evento sia strapieno di gente e che la loro
presenza faccia Hollywood buzz.
Inutile raccontargli tanto altro: uno sponsor calcola il budget a testa
per partecipante, e se vengono venti persone in meno la prende male e
magari vuole darti meno soldi, appunto, facendo i conti con le 20 persone
in meno. Ovviamente se vengono 20 persone in più tu non puoi fargli lo
stesso discorso. Sono molto schietta perché la vita vera è schietta.
Gli eventi si organizzano sempre di più come vettore, come contenitore per
veicolare brand, prodotti o servizi. La cosa spesso non parte dall’evento
in sé, tipo la mostra d’arte, ma dal brand che vuole fare qualcosa di
notiziabile e si ingegna per organizzare qualche cosa di bello finché non
trova la stupenda idea della mostra d’arte per beneficenza. È un esempio.
Gli eventi sponsorizzati non si fanno tanto per vendere direttamente i
prodotti, ma per farli conoscere ed aumentare il loro prestigio, dargli un
valore in pubblico e far sentire l’esperienza. Per lanci “cool” e col “buzz”.
Ecco perché sono sempre di più le agenzie di marketing ad organizzare
eventi: trovano o creano contenitori appositamente, e propongono a delle
realtà o persone con lo stesso target di organizzare qualcosa insieme, o
di partecipare. Esempi? Le associazioni di cose per malati o bambini:
ottima scusa, tutti felici di partecipare perché “i proventi andaranno ai
bambini poveri”. In realtà ci va poco, ma le Associazioni hanno bisogno di
eventi per veicolare la loro missione, quindi sono ben felici di fare questi
eventi coi super brand, e sono tutti contenti per una buona e giusta causa.
Adesso parliamo di te: vuoi organizzare un evento X e fra spese, staff,
location e gettoni per gli ospiti d’onore non hai i soldi per farlo. Quindi ti
dici “OK, troviamo degli sponsor!”.
Continua...
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Riempire un evento
Adesso ci sono moltissime agenzie di Digital PR che fanno sempre più
eventi e cominciano a farsi un’idea, ma è normale che ti dicano:
“Abbiamo pubblicato una paginata su Vanity, l’evento sarà strapieno!”
“Sull’evento facebook ci sono un sacco di iscritti, successone!”
“Abbiamo spedito i comunicati stampa”
“Abbiamo invitato dei blogger”
Ma avere visibilità non significa che la gente verrà.
Riempire un evento gratuito sponsorizzato è DIFFICILISSIMO.
Il fatto che sia gratuito rende tutto più complesso perché le persone non
gli danno valore e se lo scordano pure. Che in molti clicchino “partecipo”
su facebook o si iscrivano su eventbrite non significa niente. La media per
Stiletto Academy è del 65% di iscritte che muove il culo e poi si presenta
davvero. In molte zone siamo sotto il 50%, ed è normale.
Le persone fanno le cose per loro stesse, non per te o per il tuo evento o
per gli sponsor, anche se regalano la roba. Un evento si comunica dando
valore all’esperienza dell’evento, in modo che le persone capiscano che
hanno qualcosa da guadagnarci e scatti la necessità intima di partecipare.
Quando un evento è gratis, tu devi comunque calcare la mano con
l’overbooking, e ti insegnerò a farlo con le strategie giuste a seconda di
come butta. Ti insegnerò anche quand’è il caso di cancellare un evento,
perché è meglio annullare che andare incontro ad un flop quando hai di
mezzo degli sponsor paganti.
Per anni ho cercato di risolvere comunicando i gadget e puntando
all’avidità delle persone, perché è assurdo quanto possa fare una donna
per un mini gadgettino così cariiiiino! Ma poi la nostra strategist mi ha
interrogata su quale valore avesse il mio workshop se le ragazze venivano
perché gli davo una pochette gratis. Mi è successo a Torino molti anni fa,
e siccome mancavano due manicuriste per uno degli stand, delle blogger
si sono lamentate della cattiva organizzazione perché loro erano venute
per farsi le unghie.
E parliamo di un evento Stiletto Academy ossia un corso di tacchi, non di
una fiera di nail art. Gli sponsor erano più importanti del corso.
La cosa non torna e stavo sbagliando tutto, non trovi?
Quindi che bisogno hai di quel tipo di partecipanti? Nessuno, a meno
che lo sponsor non voglia solo il pienone e anche tu, per una serie di
motivi. Allora, dopo che abbiamo rifatto la strategia di comunicazione,
e abbiamo imboccato una strada diversa. Ci vorrà del tempo ma sono
fiduciosa che il Tour 2016 sarà tutto molto diverso.
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Il valore delle cazzate
Organizzare un evento non è difficile in sé, basta essere precise e procedere
con metodo. Le fasi dell’organizzazione di un evento sponsorizzato sono
tre: la ricerca di location e sponsor, l’organizzazione dell’evento in tutte le
sue parti, e la sua comunicazione al pubblico.
Sono tre mestieri diversi che deve spesso fare una persona sola, quindi è
qui che si vede la bestia, ed è qui che cominciano i problemi.
In 5 anni di eventi ho fatto tantissimi errori, come cedere alle pressioni
delle location che chiedeva 2500euro di buffet che non ha mangiato
quasi nessuno, e solo perché volevo che mi tenessero in frigo le bibite
portate da uno sponsor per risparmiare sul bere. MEGAERRORE. A volte
è meglio noleggiare un frigo a pozzetto e comprare del ghiaccio che
pagare servizi di cui non hai bisogno. Imparato a caro prezzo.
Poi ho imparato a farmi dare la caparra, a far firmare un contratto per
richiedere i pagamenti in tempo con carte alla mano, e ho persino
imparato a minacciare se non mi vogliono pagare. Fino a 6mila euro di
fattura non vale la pena pagare un avvocato, e questo la gente lo sa. Ma
se uno sponsorizza un tuo evento è perché vuole fare il figo, e la sola idea
che tu lo sputtani non lo diverte.
A volte ci sono degli imprevisti come l’audio che non va o le hostess
che ti paccano, ma the show must go on. Una volta mi è successo che
non funzionavano né il microfono né il power point, e allora ho dovuto
improvvisare. Non è bello e non ti puoi incazzare perché devi lavorare, e per
lavorare ti devi concentrare su quel che stai facendo, non sull’incazzatura.
Però ho anche imparato a incazzarmi con l’energia giusta e non esitare
a protestare se qualcosa non funziona come deve, e gli eventi non sono
un mondo per gente moscia. Una volta una nota blogger mi ha vista
cazziare una hostess e ha detto: “La Spora gli spiccia casa alla Wintour!”.
La cosa più importante, però, è lavorare. Se tu sei il leader, devi esser la
prima ad arrivare e l’ultima ad uscire. Solo chi lotta in prima linea e con
una missione vera ottiene un team combattivo. Fare il punto col tuo team
è importantissimo: li motivi e senti il polso della tua squadra.
Adesso vai: lavora, sbaglia e impara.
Continua...
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La tua relazione col brand in 25 punti
MARKETING EVENEMENZIALE & BRAND
1. Che cos’è una marketta lo trovi nel mio ebook “Guida bionda per
influencer” (1,99€, 40K). L’ebook parla della relazione simbiotica da
stabilire fra blogger (o evento) e brand, invece del vampirismo che
si innesca non solo per sfruttamento dei blogger da parte del brand,
ma anche perché i blogger non conoscono le dinamiche che si celano
dietro ogni campagna marketing e non danno valore alla visibilità nel
loro spazio sul blog e le loro reti social, facendosi fagocitare.
2. Certi sponsor non possono pretendere la roba gratis perché sono
grossi: sono loro ad avere bisogno del nostro evento come contenitore,
fra le molteplici azioni che attuano nella loro strategia globale.
3. Capire a quale tipo di sponsor puoi puntare. A loro interessano i
tuoi numeri, ossia la gente e i follower dato che l’evento deve anche
avere una ricaduta sui social, prima durante e dopo. Se punti a
multinazionali come Coca Cola ma hai i fan della Spora, non va.
Funge se sei la Ferragni. Quando sei piccola devi rivolgerti a sponsor
medi o emergenti, così crescete insieme. Questo tipo di brand, però,
raramente decidono di investire in sponsoring, quindi sono pochi e
bisogna cercarli accuratamente, anche perché spesso sono di quelli
che hanno la pagina facebook gestita da miocuggino. A volte, però, i
brand grossi decidono di sparare sulla folla media dando dei piccoli
budget a blogger medi. Decidi tu se hai qualcosa da offrirgli per
300euro o se vuoi impegnarti con un brand più a fondo e più a lungo
per costruire qualcosa di duraturo e coerente, e per un compenso o
vantaggio che giustifichi la tua esposizione con lui.
4. Nessuno sponsor ti darà dei soldi se non ha un ritorno più alto di
quello che gli può dare una pagina su un giornale o semplicemente
un tuo concorrente che può morire di voglia di fare le cose con loro
anche gratis, per far vedere che lavora con brand grossi. Ecco: molti
blogger o piccole realtà possono dargliela gratis ai big brand per quel
circolo vizioso che rappresenta il prestigio veicolato dal brand stesso.
Spiego bene questo meccanismo nella Guida bionda per influencer.
Con questo non dico che non devi accettare sponsor gratis solo per
tirartela: ma siine cosciente, usali da buttadentro. Se accetti un super
brand gratis, poi tiratela in lungo e in largo perché altri brand vogliano
lavorare con te. Nessuno saprà che non c’è stato compenso.
5. Una pagina su Corriere costa 600euro, su Vanity 6mila. Ma a parte
fare dei conti a grandi linee, non si può comparare l’impatto di un
Continua...
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ùN, dué, CAFFÈ!
Faccio cose...
oggi spacco!
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Prontooooo?
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Decalogo dell’organizzatrice di eventi
• Fatti un taglio di capelli autoportante: chi organizza eventi non ha
quasi mai il tempo per farsi la piega il giorno X
• Unghie: o le hai colorate col gel super potente, oppure neutre e corte.
Chi organizza eventi non deve avere lo smalto sbeccato o le unghie
rotte. E credimi, allestendo stand e sedie sollevi qualsiasi cosa.
• La storia della cacca la mattina dell’evento è sacrosanta. Se non ti
riesce, fai come diceva una mia amica francese: “cafè, sigarètt, cacà”.
Senza cacca lavori meglio e hai la pancia sgonfia, non voglio bizze.
• Non aspettare che ti mandino il facchino: se vuoi una cosa fatta, falla tu.
Anche perché al facchino non gliene importa nulla delle sedie allineate,
ma a te si. Insisti perché faccia le cose bene, e torna a controllare.
• Le foto degli eventi non sono mai abbastanza. Istruisci i fotografi a fare
anche foto di dettagli. Se sono uomini devi insistere. E insistere.
• I patti sono patti, e il lavoro è lavoro: se un fornitore non fa le cose come
prestabilito e penalizza il tuo evento, non pagarlo. E cambia fornitore.
• Il briefing con lo staff è vitale, serve ad organizzare i ruoli e motivare
la tua gente. Parla loro con entusiasmo e dagli la carica. Se un membro
arriva tardi non umiliarlo davanti agli altri ma diglielo in privato dopo
l’evento, mentre lo congedi. Il lavoro è lavoro, e tu sei li dall’alba.
• Definisci bene i ruoli dello sponsor il giorno dell’evento perché non ti
stressi ogni minuto. Se lo sponsor è cagacazzi, affibbiagli una hostessbabysitter per tenerlo a bada sparandogli una scusa logistica.
• Le hostess per le attività degli sponsor devono avere il cervello, non le
gambe. Lo sponsor vuole che abbiano anche le gambe. Buona fortuna
con le selezioni e istruiscile con indicazioni a prova di bionda.
• Tu sei la responsabile di tutto = tutte le colpe sono tue. Sii pronta a
ingoiare sorridendo, mentre con il tuo quinto braccio telefoni alla
persona che risolverà il problema. Ci penserai dopo a capire chi ha
sbagliato, ma non esistono i problemi: esistono solo le soluzioni.
BONUS. Trova la tua uniforme figa e vestiti sempre uguale: risparmi tempo
ed energie. Fai come Zuckerberg, la Spora o Puffetta: semplificandoti la
vita fai pure personal branding.
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Una sbirciatina!
organizzare
un evento
SPONSORIZZATO
by
Veronica Benini
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